Изменение номера документа в 1с 8.3. Восстановление нумерации «Экспресс-проверкой»
Автоматически присваивается следующий номер. Что делать если сбилась нумерация документов в 1С, как восстановить хронологический порядок, каковы причины такого сбоя - рассматриваем по порядку.
Восстановление хронологического порядка нумерации документов.
Любой документ (document, англ.) системы в 1С полностью характеризуется тремя его составляющими - номером, датой и временем. Нумерация документов в 1С настроена так, что новый его номер предлагается автоматически, но может быть введён и вручную. При этом (и в том, и в другом случае) со стороны Нумератора контролируется его уникальность - с одним и тем же создание будет запрещено.
Документация определённого вида собирается в отдельные журналы (и каждому из них Нумератором присваивается свой уникальный номер):
Нумератор
Так же как документы и журналы, Нумератор относится к прикладным объектам. Его использование призвано для того, чтобы сквозным образом нумеровать документы в различных журналах в соответствии с их видами.
Исправление ошибок нумерации в 1С 7
Механизм Нумератора в семёрке настроен проще, чем в 1С 8. Исправиться в ней можно так.
Вручную
Для этого:
- Открыть журнал соответствующего вида документации;
- Отсортировать по нарастающей дате;
- Исправить вручную все неправильные номера начиная от первого (по времени) до последнего.
Новая нумерация
Ещё одним выходом будет создание новой нумерации. Для чего достаточно поменять начальный префикс.
Автоматически
Эта операция требует особой осторожности. Делается с помощью автообработки UCHOICE.ERT. Лежит она в папках ExtForms информационных баз. Можно подобную обработку попросить у друзей или у специалистов.
Исправления в восьмёрке
Документация в учёте разбивается на два вида:
- Входная - полученная от контрагентов (в ней важны номера, присвоенные встречной стороной). Некорректный её ввод порождает неправильное отражение реквизитов в справках аналитических расчётов. Например, в актах сверки ;
- Исходящая - она создаётся самим пользователем (в ней нумерование должно выполняться сквозным образом во временном промежутке). Это важно, например, для реестров налоговых накладных .
Рассмотрим варианты исправления проблемы в разных случаях.
Входящая нумерация
Номера входной документации вбиваются вручную. Постоянное внимание работнику сохранять тяжело и, при отработке большого объёма данных, оператор обречён на промах. Для исправления номеров во входящих документах - их открывают, а в назначенном поле вводят правильный атрибут. Например, в доке «Поступление товаров»:
В «Поступление на счёт»:
Во входной счёт/фактуре:
Аналогично исправляются реквизиты в журнале «Поступление товаров/услуг», в прочей входящей корреспонденции.
Исходящий документооборот
Автоматически проставленный номер созданного документа видно после его записи или проведения. При попытке его исправить программа отобразит предупреждение об автонумерации.
При ручном его присвоении (вводе) срабатывает один нюанс работы Нумератора. Введённый последним номер система 1С всегда запоминает как новый для последующего отсчёта. Например, крайний номер, присвоенный автоматически, - был КА-000175. А пользователь при ручном вводе присвоил следующему - ПО-000123. Следовательно, очередной автономер будет - ПО-000124. То есть произойдёт сбой существующего правила. Очевидно, что ошибки нумерации в журналах возникают только по невнимательности пользователей (при ручной корректировке).
ВАЖНО. Ручное исправление исходящей нумерации не рекомендуется во избежание расстройства целостности учёта.
Восстановление нумерации «Экспресс-проверкой»
В третьей версии восьмёрки осуществлена возможность автоматического восстановления хронологического порядка входящих/исходящих документов сервисом «Экспресс-проверка». Для начала все галочки окна настроек по всем разделам учёта нужно снять:
«Плюсиком» открыть «Операции по кассе», галочками отметить «соблюдение нумерации документов». После раскрытия «плюсика» напротив «Ведение книги продаж» отметить галочкой соблюдение нумерации.
Проверка выполняется по кнопке «Выполнить». В отчёте указывается:
- Контролируемый предмет;
- Полученный результат контроля;
При наличии ошибок - совет по устранению (перенумерация) и анализ появления будут доступны для обозрения в разделе Рекомендации. Также предоставляется детальный отчёт-список доков с ошибками:
Если обратиться к команде перенумерации, то система предупредит о возможном несовпадении номеров уже выданных документов с находящимися в базе. Кроме этого, доступен выбор документа для начала перенумерации и тип новых номеров:
После команды о перенумерации, система её выполняет. А по окончании выводится информационная табличка с отражённым списком исправленных документов, с перечнем новых и заменённых номеров. Появится доступ отправки на печать исправленной документации или её реестра. Так же восстанавливается нумерование выданных сч/фактур:
ВАЖНО. Принимая автоперенумерацию, существует риск отклонения между данными учёта с уже выданной первичкой. Такие случаи осложняют подачу деклараций налоговикам.
Чтобы избавиться в окне Экспресс-проверки от ошибки корректности нумерования, окошко перенумерации нужно закрыть и провести проверку учёта повторно.
Один из рассмотренных способов поможет вам в исправлении сбоя нумерации. Если же ни одним из способов вам не удалось настроить/изменить нумерование в нужном русле - обратитесь к специалистам в этой области.
Новым документам бухгалтерская программа на платформе 1С:Предприятие 8.3 присваивает номера автоматически. Но бывают ситуации, когда нумерация счетов, счетов-фактур или других документов сбилась, и нужно поменять номер документа и установить новый. Номер документа бухгалтер не может исправить обычным способом, поскольку в настройках программы установлены значения для защиты от необдуманных и поспешных действий пользователя.
Рассмотрим, как изменить порядок и установить номер документа на примере документа «Счет» в 1С:Бухгалтерия 8.3.
Откроем документ и попытаемся отредактировать номер. На наши действия программа выдает сообщение о том, что номер заполняется автоматически, и предлагает его отредактировать.
Рис.1. Диалоговое окно – Редактирование номера документа
Ответив «Да», мы можем отредактировать номер документа. Обратите внимание, что система запоминает исправление, и новый номер автоматически будет проставлен как следующий за номером исправления. Ручное исправление номеров не рекомендуется, т.к. это может привести к нарушению нумерации документов. Чаще всего ошибки нумерации в журналах возникают при ручном исправлении номеров документов.
Отключение «Автонумерации» документов в «Конфигураторе»
В более ранних версиях программ 1С в меню «Сервис» - «Служебные» был доступен пункт «Настройка стратегии изменения номеров (кодов) объектов». Такую функцию убрали из редакции 3.0, но все же сохранили возможность, чтобы номер редактировать сразу, не делая лишних шагов с записью. Для этого необходимо всего лишь снять галочку «Автонумерация» в конфигураторе программы (нельзя сделать в базовой версии). Минус этого варианта в том, что при обновлении эту галочку придется постоянно снимать, а нумеровать документы вручную, поскольку она вообще не будет проставляться.
Так, если у вас версия программы ПРОФ, запускаем программу в режиме конфигуратор, открываем конфигурацию – меню «Конфигурация» - «Открыть конфигурацию».
Прежде чем мы будем вносить изменения, надо снять защиту с изменения конфигурации. «Конфигурация» - «Поддержка» - «Настройка поддержки».
Рис.2 Окно конфигуратор программы. Меню конфигуратора - снятие с поддержки
В открывшемся окне, справа вверху нажимаете кнопку «Включить возможность изменения» и отвечаем «Да».
Рис.3 Окно настройки поддержки
В следующем окне ставим две точки «Объект поставщика редактируется с сохранением поддержки».
Рис.4 Диалоговое окно – Настройка правил поддержки
Двойным щелчком мышки открываем документ и слева ищем пункт «Нумерация». Справа надо снять галочку с пункта «Автонумерация».
Рис.5 Окно конфигуратора - редактирование документа «Счет»
Но все же отключать «Автонумерацию» я бы не рекомендовала.
Восстановление нумерации «Экспресс-проверкой»
В версии программы 1С:Бухгалтерия 3.0 реализована возможность проверки нумерации ПКО, РКО, счетов-фактур и автоматического исправления нумерации в хронологическом порядке. Для этого предназначен сервис «Экспресс-проверки».
Рис.6 Окно «Экспресс-проверка»
По нажатию кнопки «Выполнить» производится проверка и выводится отчет.
При наличии ошибок программа выдаст совет по их устранению – перенумерация документов. При этом система предупредит о возможном несовпадении номеров уже выданных документов с находящимися в базе (Рис. 7) и выполнит перенумерацию документов.
Рис.7 Окно «Экспрес-проверка» - сообщение об ошибках
Рис.8 Перенумерация счетов-фактур
Но важно помнить, что при перенумерации возникает риск отклонения номеров уже выданных документов от исправленных в программе учета.
Обычно в 1С Предприятии нумерация новых документов, в том числе и счетов-фактур, осуществляется автоматически. Тем не менее, иногда требуется изменить созданные программой номера. В этой небольшой статье я покажу вам, как исправить нумерацию счетов фактур в 1С на примере конфигурации "Бухгалтерия предприятия". Для большей ясности приведу два примера — для версии 8.2 и версии 8.3.
Общие правила нумерации документов в 1С
Прежде чем исправлять автоматически созданные номера счетов фактур, следует вспомнить общие принципы нумерации документов в 1С. Во-первых, номера в 1С присваиваются только объектным данным: для справочников этот реквизит называется Код, а для документов — Номер. В обоих случаях смысл абсолютно одинаков, равно как и принципы изменения нумерации. Кроме того, рассмотренные принципы исправления нумерации счетов фактур 1С применимы и к документам других типов, например, приходным и расходным кассовым ордерам, а также к элементам любых справочников.
При записи нового счета фактуры в базу, ему присваивается следующий по счету порядковый номер. Если у счета фактуры уже есть номер, то это значит что он уже записан. Нумерация счетов фактур последовательная, сплошная (например, 1,2,3,...10 и так далее).
Ещё один важный момент. Любой объект в 1С имеет некий уникальный идентификатор, позволяющий однозначно отличить его от других объектов. И это вовсе НЕ номер, как многие думают! Номер документа является лишь одним из реквизитов и его можно легко изменить.
сайт_Особенность изменения номеров в 1С
Независимо от версии 1С, вы не сможете присвоить элементу справочника или документу уже занятый номер. Имеется ввиду, если этот номер уже занят объектом того же типа, поскольку у разных документов и элементов справочников нумерация своя собственная. Исключением является возможность присвоить занятый номер, но для другой организации в базе, поскольку у разных организаций также своя последовательность номеров.
Если вы хотите , к примеру на 4212, но он уже занят, то сначала вам потребуется освободить этот номер. Для этого нужно сначала сменить номер у того счёта фактуры, который этот номер занимает. Сменить его можно, как обычно, на любой незанятый (например, 99999999). После этого присваиваем освободившийся номер (4212) нужному вам документу. Что делать с другим перенумерованным документом, смотрите сами. К примеру, можно сменить временный номер 99999999 на тот, что занимал перенумерованный вами счет фактура.
Как видите, я привёл тут типичную операцию исправления нумерации счетов фактур 1С, при которой требуется поменять местами номера у документов. Такая ситуация запросто возникает при записи документа неправильной датой (по поводу даты обязательно читать это). Если же просто требуется присвоить счету фактуре другой номер и этот номер не занят, то задача упрощается до смешного и делается за несколько секунд.
Если вы ещё даже не записали счет фактуру, а уже хотите СРАЗУ присвоить ему какой-то определённый номер, то это невозможно. Так что сначала запишите документ, а потом смените номер. Возможность самостоятельно устанавливать номера у документов встречается очень-очень редко, поскольку в этом нет необходимости.
При смене номера счета фактуры в 1С Предприятии указывать незначащие нули слева необязательно.
Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!
Как исправить номер счёта фактуры в 1С 8.3
Для начала нужно чтобы вы вообще видели поле этого самого номера. Если этот реквизит почему-то скрыт, то отобразите его.
Чтобы исправить номер счёта-фактуры в 1С, откройте документ и просто щёлкните мышкой на поле номера и нажмите, к примеру, клавишу Backspace (кнопка над Enter со стрелкой влево, используемая для стирания текста). Поле Номер в большинстве документов просто так редактировать нельзя, поэтому оно по умолчанию заблокировано. 1С спросит вас, действительно ли вы хотите изменить номер. Ответьте Да. При этом поле номера счета фактуры станет активным и вы можете установить тот номер, который вам нужно. Не забудьте записать документ.
Как исправить номер счёта фактуры в 1С 8.2
В 1С версии 8.2 для смены номера счета фактуры вам необходимо открыть документ, после чего зайти в меню Действия и в самом низу выбрать пункт "Изменить номер" (аналогично у справочников этот пункт называется "Изменить код"). 1С Предприятие также спросит подтверждение, в котором нужно ответить Да, после чего поле номера станет активно. По окончании исправления нумерации не забудьте сохранить счет фактуру.
Ошибки из-за исправления нумерации счетов фактур 1С
Стоит иметь ввиду, что исправление нумерации счетов-фактур, а также иных документов 1С Предприятия, может повлечь за собой ошибки в учёте, которые сразу обнаружить вы не сможете. Стоит также учесть и тот случай, когда документ уже распечатан и передан контрагенту. Тема достаточно обширная, я всегда выделяю её на своих занятиях, так что и вам советую быть поосторожнее, чтобы не наделать глупых (и не очень) ошибок в 1С из-за смены нумерации счетов фактур, ПКО, РКО или других документов, в которых номер важен не только в программе, но и за её пределами.
