Типичные ошибки, допускаемые в организациях при расчетах по подотчетным суммам. Закупка товаров через подотчетное лицо-лимит наличных Приобретение подотчетным лицом за наличный расчет

Авансовый отчет - это первичный документ, который служит для подтверждения израсходования сумм, выданных ранее, подотчетными лицами.

Денежные средства под отчет могут выдаваться, например, для следующих целей: командировочные расходы , хозяйственно-операционные расходы.

Выдача денег под отчет производится на основании завизированного руководителем письменного заявления работника, в котором обязательно указывается целевое назначение суммы аванса и срок, на который он выдается. Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях . Не допускается выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.

Подотчетное лицо обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средств ах не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы.

Необходимо проверить авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдено два условия.

Во-первых , проконтролируйте целевое расходование денег . Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги.

Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету.

Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

Во-вторых , убедитесь в наличии оправдательных документов , которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек , квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности . А при расчетах по банковской карте - оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Оправдательные документы для разных ситуаций

Чтобы учесть расходы на покупку товаров (оплату услуг), нужны подтверждающие документы. Кроме того, сможете ли вы принять к вычету «входной» НДС зависит от вида первичных документов. Давайте посмотрим, какие документы работник должен приложить к авансовому отчету.

Работник купил мелочевку в магазине

Приобрести канцтовары или другие необходимые товары подотчетник может в обычном магазине. Тогда кассир выдаст ему кассовый и/или товарный чек и. Если кассовый чек содержит полную информацию о наименовании, количестве и цене приобретенного товара - требовать от продавца товарный чек не обязательно. Кассового чека будет достаточно для оприходования товарно-материальных ценностей и списания затрат. Но! Принять к вычету «входной» НДС в этом случае вы не сможете.

Мелкий опт за наличку

Сотрудник что-то купил не в розницу, его попросят предъявить доверенность от вашей организации. Тогда скажите своему представителю, чтобы он требовал от продавца:

• квитанцию к приходному ордеру + кассовый чек;
• накладную;
• счет-фактуру, если приобретаемые ценности облагаются НДС.

Покупка ГСМ за наличный расчет

Если ваши водители приобретают топливо на АЗС за наличный расчет, документы будут те же, что и при покупке товаров в розницу. На заправке водитель получит кассовый чек, в котором будет указан вид топлива, количество литров, цена и сумма. Счета-фактуры не будет. Всю сумму стоимость бензина включите в затраты без выделения НДС.

Лимит расчета наличными

Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У установлен предельный размер расчета наличными - 100 тысяч рублей в рамках одного договора. Обратите внимание! Лимит установлен именно для каждого договора с контрагентом. То есть оплатить, например, по 95 тысяч рублей несколькими платежами нельзя. Если вы хотите заплатить одному бизнес-партнеру больше 100 тысяч рублей наличными - заключите разные договоры . При этом! Если в течение дня расчеты вы производите по нескольким договорам, каждый из которых заключен на сумму менее 100 тысяч рублей, а общая сумма всех платежей превышает установленный лимит, это не будет нарушением.

Это же правило относится к расчетам наличными, которыми рассчитывается подотчетник. Он может что-то купить или оплатить в одном месте и по одному документу (чеку, квитанции и т.д.) не больше чем на 100 тысяч рублей.

Ответственность за нарушение лимита . За нарушение предельной суммы расчетов наличными ваша фирма может быть оштрафована в соответствии с нормой статьи 15.1 КоАП РФ. Сумма штрафа составляет:

• для организации - от 40 000 до 50 000 руб.;
• для ее руководителя - от 4000 до 5000 руб.

Общий срок давности привлечения к ответственности за административные нарушения составляет два месяца (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если этот срок пропущен, штраф наложить нельзя.

Внимание! Субъекты малого предпринимательства (компании и ИП) могут не устанавливать кассовый лимит (п. 2 Указания 3210-У), но для этого рекомендуем подготовить соответствующий приказ.

В связи вступлением нового Закона о бухучете, кассовый чек может являться первичным документом при списании затрат, если он будет соответствовать определенным требованиям, т.е. будет содержать все необходимые реквизиты, на основании которых этот документ можно признать первичным.

Мнение ФНС по поводу кассового чека: кассовый чек подтверждает только факт оплаты товаров, но требованиям закона о бухучете не соответствует.

Минфин рассмотрел эту ситуацию, и сделал выводы: кассовый чек можно принять к учету в качестве первичного документа без подтверждающих документов, если он будет содержать следующие реквизиты: название документа, содержание операции, сумма, дата, Ф. И. О. сотрудника, и самое главное – подпись ответственного лица (продавца).

В основном, кассовые чеки содержат такую информацию, но не содержат подписи. Только из-за этого расходы кассовыми чеками подтвердить нельзя (письмо ФНС России № ЕД-4-3/ от 25.06.13).

Как подтвердить расходы только кассовым чеком?

Если вы предоставите вместе с кассовым чеком еще какой-нибудь подтверждающий документ (например, товарный чек, накладную и пр.), то принять к учету такие расходы вполне законно. Если расходы подтверждаются товарной накладной, то в ее реквизитах должен быть указан в качестве покупателя не работник, а сама компания. Налоговики могут внимательно рассмотреть накладную, и если там будет указана Ф.И.О. покупателя, а не компания, то сей факт рассматривается как расходы физического лица , и не могут быть отнесены в затраты компании, кроме как в судебном порядке.

Некоторые налоговики утверждают, что если работник отчитался за потраченные деньги кассовым чеком, приложив его к авансовому отчету, такой документ вполне можно рассматривать как первичный, поскольку авансовый отчет содержит все необходимые сведения . Но такой подход к учету устроит далеко не всех инспекторов.

Реквизиты кассового чека для принятия его к учету.

Какие данные содержатся в кассовом чеке? В основном, это название магазина, ИНН, сумма платежа, номер чека, название товара. Если такие данные уже содержатся в документе, не хватает самой малости: название документа и подписи продавца. Название документа часто отсутствует, поэтому даже слово «кассовый чек» здесь вполне подойдет. К тому же необходима и подпись продавца. Многие продавцы охотно подписывают чеки, правда, недоумевают, зачем это нужно.

Поэтому во избежание проблем с налоговой, необходимо предупредить сотрудников о том, чтобы с кассовым чеком они приносили или подтверждающие документы (накладные, товарные чеки т.п.) или брали подписи у продавцов. В любом случае налоговики не отрицают, что расходы можно подтвердить кассовым чеком, если он содержит реквизиты первичного документа. Так что в неунифицированных формах отчетности тоже есть свои плюсы: они заменяют некоторые документы.

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Однако возникает вопрос: а как быть с кассовым чеком? Ведь при переходе на онлайн-кассы с 2017 года содержание этого документа серьезно меняется. И среди новых его реквизитов есть «Признак расчета» (п.1 статьи 4.7 новой редакции закона №54-ФЗ). Данный реквизит обозначает статус операции по производимому расчету:

• «приход» – это поступление денежных средств от клиента;
• «возвращение прихода» – это возврат средств, ранее полученных от клиента;
• «расход» - это операция по выдаче денег клиенту;
• «возврат расхода» – это получение средств от клиента, выданных ранее ему.

Но какой должен стоять «Признак расчета» при получении денег от покупателя в виде предоплаты либо аванса? На этот счет у ФНС РФ есть ответ, которого еще пока нет в самом законе №54-ФЗ!

Каким должен быть кассовый чек при получении аванса (предоплаты) от клиента за товар?

Переход на онлайн-кассы в 2017 году полностью меняет кассовый чек, дополняя его большим числом реквизитов, которые перечислены в статье 4.7 новой редакции закона №54-ФЗ. Однако для целей применения ККТ в случае получения предоплаты (либо аванса) от клиента продавец оказывается перед проблемой, какой признак расчета на чеке должен стоять?

Дело в том, что предоплата (аванс) в понимании статьи 487 Гражданского Кодекса – это обязанность продавца:

• по передаче товара покупателю;
• или по возвращению денежных средств в случае отсутствии товара, за который вносился аванс (предоплата);
• и по выплате процентов, начисленных на сумму предоплаты (аванса), если этот платеж или товар не были переданы в установленный срок.

Поэтому аванс (предоплату) считать приходной операцией для цели применения онлайн-кассы не совсем корректно. В связи с этим выпущено разъясняющее письмо ФНС РФ №АС-4-20/ от 11.11.2016 года (, текст в формате word), в котором объявляется об уточнении реквизита «Признак расчета» путем пополнения его таким способом оплаты, как аванс (предоплата).

Для этой цели разработан проект приказа ФНС РФ «Об утверждении форматов фискальных документов, сроках хранения реквизитов фискальных документов, дополнительных реквизитах фискальных документов, дополнительных требованиях к порядку формирования и обработки фискальных данных» (, в формате PDF).

Принимать или не принимать старые образцы кассовых чеков для подтверждения произведенных в 2017 году расходов – это будет решать каждый бухгалтер для себя сам.

Однако почему бы и не принимать:

1. Кассовый чек – это документ, который только подтверждает применение продавцом ККТ при осуществлении наличных расчетов и (или) с помощью электронных средств платежа (для старой редакции №54-ФЗ – расчетов с помощью наличных средств и (или) платежных карт). И он не является бухгалтерским документом.
2. Для целей бухгалтерского учета произведенных расходов документ должен содержать реквизиты, которые поименованы в статье 9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». И кассовый чек старого образца не соответствует указанным требованиям, поскольку:

• как правило, не содержит в себе названия документа;
• не всегда в нем присутствует описание хозяйственной операции (например, наименования товаров);
• в нем не указываются единицы измерения (например, штуки, литры, метры и прочие единицы, предусмотренные Общероссийским классификатором единиц измерения);
• не указывается должность и Ф.И.О лица, которое ответственно за оформление или совершение операции, и не ставится его подпись.

Таким образом, обязательное наличие кассового чека для признания расходов расходами, в том числе и для целей налогообложения, довольно спорно.

Тем более, не все организации и предприниматели обязаны использовать в 2017 году в работе ККТ, а для отдельных их категорий вообще предусмотрено право перехода на онлайн-кассы только в июле 2018 года.

Поэтому если товарный чек не сопровожден кассовым чеком, то расходы можно признать. Но при условии, что сам товарный чек соответствует требованиям статьи 9 закона №402-ФЗ.

Выбор редакции

Предприятие общественного питания (ООО,УСН Доходы) через подотчётное лицо закупает товар для своей хоз.деятельности в магазинах розничной торговли.Подотчётное лицо к авансовому отчёту прикрепляет только кассовые чеки.1.Можно ли оприходовать закупленный товар на основании кассового чека,так как других приходных документов нет?2.Если нельзя,то чем это нарушение грозит предприятию,так как ранее таким-образом оформлялось поступление товара?3.Имеем ли мы право требовать в магазинах розничной торговли приходные документы(Торг-12 и т.д.) на основании кассового чека?4.На какие нормативные акты мы должны ссылаться требуя приходные документы и что делать,если нам отказывают их выдать?

Ответ

1. Да, можно. Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей. Например, при поступлении материалов составьте акт о приемке материалов по форме № М-7 или по самостоятельно разработанной и утвержденной форме.

2. Если не оформите акт о приемке, то налоговики исключат эти расходы в целях налогообложения. Кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные ценности через сотрудника к учету.

3.Если сотрудник приобретал ценности как физическое лицо без доверенности от организации, то Вы не имеете права требовать товарную накладную по форме № ТОРГ-12, счет-фактуру и другие документы на основании кассового чека. Ведь в этом случае он выступает как обычный человек, приобретающий ценности для личного пользования. Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик обязан выставить счет-фактуру и товарную накладную (п. 3 ст. 168 НК РФ). Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.

4. Продавец обязан выдать товарный чек при продаже определенных видов товаров. Перечень таких товаров смотрите ниже. За невыдачу товарного чека при продаже товаров, отпуск которых обязательно оформляется этим документом, предусмотрена административная ответственность. Штраф составит:

Для организации от 10 000 до 30 000 руб.,

Для должностных лиц от 1000 до 3000 руб.

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Доверенность

Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждены доверенностью. Ее можно выписать по унифицированным формам или . Они утверждены .

Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Если не ведете, то применять проще .

Ситуация: обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации

Нет, не обязательно. Законодательство не содержит такого требования.

Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) ().

Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.

Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ ().

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)

Да, можно.

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, ).

Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по ( , ).

Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц ( , ).

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только товарный чек (без кассового чека). Сотрудник купил материалы у организации на ЕНВД

Да, можно. Но только если в товарном чеке приведены обязательные реквизиты.

Организации на ЕНВД вправе не применять ККТ. Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, подтверждающие продажу товара. При этом данные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:



- сумму оплаты;

Это предусмотрено статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

Если в товарном чеке есть все эти данные, авансовый отчет принять можно. Такие расходы организация сможет учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае стоимость материалов в расходах признать нельзя.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России , .

Купив имущество у человека, составьте документ, форму которого разработайте самостоятельно. Ведь в отличие от покупки у организации или предпринимателя для ситуации, когда вещь приобретают у человека, никаких унифицированных форм нет. Таким документом может быть, например, .

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Как документально оформить продажу товаров в розницу

Состав документов, которые нужно выставить покупателю, различается в зависимости от того, продает ли организация товар в розницу или .

Товарный чек должен быть оформлен обязательно при продаже следующих товаров населению:

• при разносной торговле, за исключением продовольственных товаров ( Правил, утвержденных );
• текстильных, швейных, трикотажных, меховых изделий ( Правил, утвержденных );
• технически сложных товаров бытового назначения, например бытовой радиоэлектронной аппаратуры, средств связи, фото- и киноаппаратуры, музыкальной аппаратуры, электробытовых приборов и т. п. (п. и Правил, утвержденных );
• автомобилей, мототехники, прицепов, номерных агрегатов ( Правил, утвержденных );
• драгоценных металлов и драгоценных камней ( Правил, утвержденных );
• животных и растений ( Правил, утвержденных );
• оружия и патронов ( Правил, утвержденных );
• строительных материалов и изделий ( Правил, утвержденных );
• мебели ( Правил, утвержденных ).

За невыдачу товарного чека при продаже товаров, отпуск которых обязательно оформляется этим документом, предусмотрена административная ответственность ().

При проведении проверки сотрудники Роспотребнадзора могут вынести или выписать штраф. Размер штрафа составляет:

• для организации - от 10 000 до 30 000 руб.;
• для должностных лиц (например, руководителя организации, кассира-операциониста (продавца)) - от 1000 до 3000 руб.

Такие правила установлены статьями и Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Товарный чек можно составить в . Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:
- наименование, порядковый номер и дату выдачи документа;
- наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;
- наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
- сумму оплаты;
- должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись.

Ситуация: можно ли вместо товарного чека выдать покупателю товарную накладную по форме № ТОРГ-12. Организация продает товары в розницу

Кроме того, требование о составлении товарного чека является одним из требований продажи отдельных видов товаров. Следовательно, если организация не выдала товарный чек, она нарушила правила торговли и права потребителя. К такому выводу, в частности, пришел ФАС Северо-Западного округа в .

За несоблюдение таких требований .

В кассовом чеке не требуется название покупок

Да, Галина, вы вправе списать расходы.

Кассовый чек не является первичным документом (). Он подтверждает только факт и время оплаты. Поэтому для списания расходов дополнительно к кассовому необходим товарный чек, в котором должны быть все необходимые для первички реквизиты. Это дата, содержание операции, ИНН и КПП продавца, список товаров и подпись составителя. Поэтому даже если кассовый чек без детализации покупок, а работник приложил к авансовому отчету товарный чек, то вы вправе учесть затраты.

Идеальный образец
Приказ о порядке расчетов с подотчетными сотрудниками и другие документы есть в разделе «Ваш кадровый секретарь» > «Оформление различных выплат работникам» > «Сотруднику выдают деньги под отчет».

По мнению ФНС России, расходы, подтвержденные лишь чеком ККТ, в налоговом учете не отражаются

По общему правилу при расчете налога на прибыль организация вправе учесть только обоснованные и документально подтвержденные расходы (). Вместе с тем Налоговый кодекс не содержит четких перечней документов, которыми можно подтвердить конкретные виды расходов. В статьи 252 НК РФ лишь указано, что подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ, а если расходы произведены на территории иностранного государства, то в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в этом государстве.

В этой связи возникает вопрос: считаются ли надлежаще подтвержденными расходы организации на приобретение товаров, работ или услуг через подотчетное лицо, если продавец выдал лишь один первичный документ, например только кассовый чек или только товарный? И можно ли учесть расходы, подтвержденные одним лишь этим документом? Проанализируем письма налоговых органов разных уровней, чтобы узнать, что проверяющие думают по этому поводу.

ФНС России считает, что для подтверждения расходов одного лишь кассового чека достаточно, а для признания этих расходов в налоговом учете — нет

Недавно ФНС России выпустила письмо, в котором, отвечая на запрос организации, указала, что в принципе понесенные расходы можно подтвердить одним лишь кассовым чеком, выданным продавцом (). Однако в том же письме ведомство отметило, что для признания таких расходов в налоговом учете у компании-покупателя в дополнение к кассовому чеку должны быть и другие первичные документы, свидетельствующие о связи произведенных расходов с ее деятельностью, направленной на получение дохода 1 . Ведь в целях налогообложения расходами считаются только те затраты, которые произведены для осуществления предпринимательской, хозяйственной или иной деятельности, направленной на получение дохода ().

Логика налоговиков такова. По их мнению, кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждает лишь факт наличного денежного расчета между продавцом и покупателем ( Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утв. ). Из следует, что в чеке ККТ приводятся сведения только о расчете с продавцом (в том числе дата и время оплаты, общая сумма платежа), а не о приобретении у него товаров, работ или услуг.

Более того, ведомство подчеркнуло, что чек ККТ не содержит всех обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые перечислены в статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (см. врезку «Справка»). В частности, в кассовом чеке обычно отсутствуют такие реквизиты, как наименование должности и подпись лица, совершившего хозяйственную операцию и являющегося ответственным за правильность ее оформления. Из этого налоговики сделали вывод, что чек ККТ не является первичным учетным документом, на основании которого компания вправе признать расходы. Тем более что кассовый чек выдается не самой организации, а физическому лицу (обычно ее сотруднику), через которое был произведен расчет с контрагентом или совершена покупка. Таким образом, чек ККТ подтверждает лишь то, что работник (а не компания) рассчитался с продавцом за приобретенные у него товары, работы, услуги.

Налоговое ведомство указало, что расходы на покупку за наличные можно учесть, только если в дополнение к кассовому чеку у организации также имеются иные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с ее деятельностью, направленной на получение дохода

В свою очередь этот сотрудник отчитывается перед организацией за израсходованные деньги путем составления и подачи в бухгалтерию авансового отчета с приложением к нему кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, бланков строгой отчетности и других документов, подтверждающих факт оплаты. Именно на основании авансового отчета и товарных, а не кассовых чеков компания принимает к учету товарно-материальные ценности, приобретенные для нее сотрудником за наличный расчет. Кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности и другие подобные документы подтверждают лишь факт оплаты ТМЦ. Поэтому ФНС России пришла к следующему выводу ():

«<…> Учитывая изложенное, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов».

Исходя из аргументов ведомства, можно предположить, что организации достаточно иметь хотя бы авансовый отчет для того, чтобы доказать наличие связи между понесенными расходами и хозяйственной деятельностью компании. Ведь авансовый отчет и общая сумма расходов по нему утверждаются генеральным директором организации или иным уполномоченным на то лицом. Утверждая авансовый отчет работника, должностное лицо компании фактически подтверждает целесообразность произведенных расходов и дает указание бухгалтерии оприходовать приобретенные подотчетным лицом товары, работы, услуги и списать с него выданные под отчет денежные средства. Однако прямого вывода о том, достаточно ли для признания расходов авансового отчета и приложенного к нему кассового чека, в не содержится.

Впрочем, раньше московские налоговики считали, что кассовый чек все-таки является первичным учетным документом, подтверждающим приобретение за наличный расчет товаров, работ, услуг (письма и ). Поэтому они разрешали компаниям признавать в налоговом учете расходы, осуществленные по такому чеку ():

«<…> Если расходы организации подтверждены документами, соответствующими требованиям Закона о бухгалтерском учете, указанные документы, в том числе кассовый чек, могут быть рассмотрены в целях документального подтверждения учитываемых при налогообложении прибыли затрат».

Справка

В любом первичном учетном документе должно быть семь обязательных реквизитов

Перечень этих реквизитов приведен в статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ и включает в себя:

— наименование документа;
— дату его составления;
— наименование организации, предпринимателя или иного экономического субъекта, составившего документ;
— содержание факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции);
— величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
— наименование должности лица (лиц), совершившего сделку или операцию и являющегося ответственным за правильность ее оформления;
— подпись этого лица с указанием его фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для его идентификации

Налоговики указали, что при наличии в чеке ККТ перечня покупок оформление еще и товарного чека не является обязательным

Перечень обязательных реквизитов кассового чека установлен Положения по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. ). В него включены:

— наименование и ИНН организации;
— заводской номер ККМ;
— порядковый номер чека;
— дата и время покупки или оказания услуги;
— стоимость покупки или услуги;
— признак фискального режима.

Московские налоговики признали, что кассовый чек, содержащий перечень купленных товаров, подтверждает не только их оплату, но и приобретение. Поэтому он может являться основанием для оприходования ТМЦ и отражения расходов на их покупку в налоговом учете

Помимо перечисленных в этом пункте реквизитов, в кассовом чеке могут присутствовать и другие сведения, предусмотренные техническими требованиями к ККТ либо обусловленные особенностями сферы ее применения (абз. 3 п. 4 Положения по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением). Чаще всего на кассовых чеках, отпечатанных на современной технике, имеется перечень приобретенных товаров, включающий их наименование, количество, цену и общую стоимость товаров одного наименования.

Московские налоговики считают, что при наличии в чеке ККТ перечня покупок товарный чек не нужен ():

«<…> Если на выдаваемом покупателю кассовом чеке указано наименование приобретенного товара, организация, осуществляющая розничную торговлю, не обязана выдавать товарный чек».

Более того, УФНС России по г. Москве признало, что кассовый чек, содержащий перечень товаров, подтверждает не только их оплату, но и приобретение, поэтому он может являться основанием для оприходования ТМЦ и отражения расходов на их покупку в налоговом учете ():

«<…> Кассовые чеки также могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг)».

Лишь в случае отсутствия в чеке ККТ перечня приобретенных товаров продавец по просьбе покупателя выписывает ему товарный чек (письма и ). Этот документ должен содержать все семь реквизитов, обязательных для первичных учетных документов (см. врезку «Справка»).

По мнению ФНС России, чеки с номером ККТ, не зарегистрированной за продавцом в налоговых органах, не являются подтверждением расходов

Если в качестве документального подтверждения расходов представлен кассовый чек с номером ККТ, не зарегистрированной за контрагентом в налоговых органах, ФНС России рекомендует инспекторам на местах исключать у покупателя расходы и отказывать ему в вычете НДС по этой сделке

Нередко при проведении выездных проверок налоговики обнаруживают, что на кассовых чеках, предъявленных в качестве документального подтверждения расходов на приобретение товаров, работ или услуг, указан номер ККТ, которая не зарегистрирована за контрагентом в налоговых органах. В подобных ситуациях инспекторы как минимум исключают расходы организации-покупателя на покупку товаров, работ, услуг у этого контрагента и пересчитывают ей налог на прибыль. ФНС России подтвердила правильность таких действий.

В июне 2013 года ведомство подготовило для территориальных инспекций обзор арбитражной практики по спорам, возникающим в связи с применением административной ответственности за наиболее распространенные нарушения в порядке ведения кассовых операций и при работе с наличными деньгами ( 2). Помимо прочих выводов, рекомендованных инспекторам для применения на практике, ФНС России указала:

«<…> Представленные в подтверждение расходов кассовые чеки, содержащие номер контрольно-кассовой техники, которая в налоговом органе за контрагентом не зарегистрирована, свидетельствуют о том, что хозяйственные операции организацией, от имени которой представлены кассовые чеки, фактически не осуществлялись».

Поскольку реальность операций с контрагентом не доказана, ведомство отметило, что при аналогичных обстоятельствах инспекторы вправе исключить у покупателя расходы, подтвержденные такими кассовыми чеками, и отказать ему в вычете НДС по этой сделке.

Московские налоговики считают, что в некоторых случаях расходы можно подтвердить даже с помощью заверенной копии кассового чека

Со временем информация, отраженная на кассовом чеке, может потускнеть или вообще полностью выцвести. Нередко по истечении всего нескольких месяцев чеки ККТ превращаются в абсолютно чистые листки бумаги, как будто на них вообще ничего не было напечатано. Такое случается, если в ККМ используется, например, метод термопечати. Самостоятельно восстановить утраченную информацию практически невозможно.

Конечно, организация-покупатель может попросить дубликат кассового чека у продавца. Но и это не всегда удается. В такой ситуации московские налоговики порекомендовали делать ксерокопии с чеков ККТ и заверять их должным образом (письма УФНС России по г. Москве и ). Очевидно, что ксерокопии необходимо сделать, когда информацию на кассовом чеке еще можно прочитать. Оригинал самого чека целесообразно подшить к его копии. О том, как заверить копию кассового чека, читайте во врезке «Обратите внимание».

По мнению УФНС России по г. Москве, заверенные ксерокопии чеков ККТ можно считать первичными учетными документами, подтверждающими расходы на приобретение за наличный расчет товаров, работ, услуг (). Значит, отсутствие читаемого чека ККТ при наличии заблаговременно сделанной с него копии не является препятствием для признания в налоговом учете расходов на покупку товаров, работ, услуг, оплаченных этим чеком. Вместе с тем выдача самим продавцом копий кассовых чеков, а не их дубликатов не допускается ().

Даже если чек ККТ все-таки выцвел и организация-покупатель не успела снять с него ксерокопию, она сможет подтвердить расходы товарным чеком (письма УФНС России по г. Москве и ):

«<…> Если применяемые в установленном порядке модели ККТ формируют неустойчивые оттиски платежных документов (чеков), на которых со временем может теряться (выцветать) отраженная информация (например, используется метод термопечати), налогоплательщику необходимо сделать заверенные должным образом копии таких чеков либо иметь мягкие (товарные) чеки с соответствующими реквизитами».

Если кассовый чек все-таки выцвел и организация-покупатель не успела снять с него ксерокопию, она сможет подтвердить расходы на приобретение товаров, работ, услуг по нему товарным чеком

В товарном чеке должны быть указаны наименование продавца, дата продажи, названия приобретенных товаров или услуг, их цены и количество, фамилия, инициалы и подпись продавца, то есть все реквизиты, являющиеся обязательными для первичного учетного документа.

Расходы на покупку ТМЦ у лица, применяющего ЕНВД или патентную систему и не использующего ККТ, и на их оплату можно подтвердить одним товарным чеком

Некоторые категории продавцов при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт вправе не применять ККТ. К таким категориям, в частности, относятся ( Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», далее — ):

— организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ЕНВД, при реализации товаров, работ, услуг в рамках «вмененной» деятельности;
— предприниматели, перешедшие на патентную систему налогообложения, при осуществлении видов деятельности, в отношении которых применяется эта система.

Указанные лица вместо чека ККТ обязаны в момент оплаты товара, работы, услуги выдавать по требованию покупателя товарный чек, квитанцию или другой документ, подтверждающий прием денег. Перечень сведений, которые должны быть отражены в этом документе, приведен в статьи 2 Закона о ККТ. ФНС России пояснила, что чек ККТ и такой документ с точки зрения подтверждения факта оплаты товара являются идентичными ( 3):

«<…> В этой связи организация, которая приобрела за наличный расчет товар у поставщика — плательщика ЕНВД, вправе использовать для подтверждения своих расходов в целях налогообложения прибыли документ, оформленный в соответствии с статьи 2 Закона о ККТ».

Таким образом, товарный чек, квитанция или другой аналогичный документ, выданный «вмененщиком» или применяющим патентную систему налогообложения предпринимателем, одновременно подтверждает и приобретение ТМЦ, и их оплату. Аналогичной точки зрения придерживаются и московские налоговики (). Они дополнительно указали, что типовая форма товарного чека не утверждена, поэтому каждый налогоплательщик вправе разработать, утвердить и применять собственную его форму. Главное, чтобы в нее были включены все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные Законом о ККТ и законодательством о бухгалтерском учете.

Обратите внимание

Для подтверждения расходов достаточно, чтобы ксерокопия кассового чека была заверена подписью должностного лица и печатью организации

Копия документа полностью воспроизводит информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеет юридической силы ( ГОСТ Р 51141-98, утв. ).

В отличие от простой копии заверенная копия документа содержит дополнительные реквизиты, придающие ей юридическую силу (). Речь идет о проставлении на копии документа заверительной надписи. Такая надпись состоит из следующих элементов ( ГОСТ Р 6.30-2003, утв. ):

— слова «Верно»;
— наименования должности лица, заверившего копию (не обязательно этим лицом должен быть генеральный директор организации, копию документа вправе заверить, например, его заместитель, главный или даже рядовой бухгалтер);
— личной подписи этого должностного лица;
— расшифровки подписи (инициалов и фамилии);
— даты заверения.

Налоговики признают, что законодательство о налогах и сборах не уточняет, что следует понимать под документом, заверенным должным образом (). Поэтому они считают, что, если гражданским законодательством РФ не установлена обязанность по нотариальному заверению документов или их копий, достаточно их заверить подписью должностного лица компании и оттиском ее печати

Товарный чек, квитанция или другой аналогичный документ, выданный «вмененщиком» или применяющим патентную систему налогообложения предпринимателем, одновременно подтверждает и приобретение ТМЦ, и их оплату

Однако, чтобы признать в налоговом учете расходы на такую покупку, организации-покупателю в дополнение к указанному документу также потребуются первичные документы, свидетельствующие о связи произведенных расходов с осуществлением деятельности, направленной на получение доходов ( НК РФ и ).

Отметим, что в случае приобретения товаров, работ, услуг у лиц, которые на совершенно законных основаниях не используют ККТ, инспекторы все равно могут предъявить претензии к документальному подтверждению этой операции. Ведь только на основании одного товарного чека невозможно достоверно установить, что его выдал именно плательщик ЕНВД или предприниматель, применяющий патентную систему налогообложения. Поэтому организациям, приобретающим ТМЦ у указанных категорий налогоплательщиков, целесообразно запрашивать у них копию патента или выданного инспекцией уведомления о постановке на учет в качестве «вмененщика».

Конечно, не исключено, что продавец откажется выдать копию такого документа, тем более что он не обязан предоставлять ее своим клиентам. В таком случае при возникновении разногласий с налоговиками рекомендуем ссылаться на то, что нормы Налогового кодекса не возлагают на покупателя обязанность по проверке налогового статуса его контрагентов.

1 О том, в каких случаях организациям для подтверждения расходов приходится представлять еще и различные внутренние документы, читайте в статье «С помощью каких внутренних документов, не являющихся первичными, компании подтверждают экономическую обоснованность расходов» этого номера журнала.

3 Это письмо включено в перечень разъяснений ФНС России, обязательных для применения налоговыми органами, и размещено на сайте Федеральной налоговой службы в соответствующем разделе.

Приобретение материальных ценностей подотчетным лицом отражается проводкой в зависимости от того, есть ли у подотчетного лица доверенность от организации или нет. Что должен знать бухгалтер, принимая ТМЦ по авансовому отчету, какими проводками приходуются данные ценности и какие оправдательные документы должны быть у подотчетного лица — об этом пойдет речь в данной статье.

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Какими документами регулируются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдаются деньги под отчет, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете расходов, понесенных подотчетным лицом, см. в материале .

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале .

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале .

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале .

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Приобретение материалов через подотчетное лицо: проводки

Бухгалтерские проводки приобретения ТМЦ подотчетным лицом будут отличаться в зависимости от следующих факторов:

• выдана ли работнику доверенность от имени организации;
• является ли продавец ТМЦ плательщиком НДС или нет.

Рассмотрим каждый из этих случаев подробно.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом без доверенности

Если материальные ценности приобретены работником без доверенности, то проводки следующие:

• Дт 10 (15, 41) Кт 71 — куплены за счет подотчетных средств материальные ценности;

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности

Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
• Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
• Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
• Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:

• Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
• Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
• Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
• Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
• Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
• Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Итоги

Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.

Мы производим закупки согласно 44-ФЗ. Нужно отправить в командировку сотрудника. Задали вопрос в наш Комитет госзаказа о необходимости отражения расходов на оплату проезда и проживания в план-графике (т.к. с этим трудности - ЖД вокзал не предоставляет коммерческих предложений о стоимости проезда, невозможно в городе командирования собрать коммерческие предложения от гостиниц). Комитетом было предложено следующее: сотрудник едет в командировку за свои средства, по возвращении пишет заявление "прошу возместить расходы за проезд и проживание", тогда это за рамками 44-ФЗ. Но в данном случае ведь будет нарушение трудового законодательства - отправить сотрудника в служебную командировку, не выплатив командировочные расходы перед ее началом? Какая разница, когда выплачивать командировочные до начала командировки или после ее, чтоб оплата проезда и проживания была за рамками 44-ФЗ? Как правильно отразить расходы и нужно ли вносить изменения в план-график до начала командировки, если они все же подпадают под 44-ФЗ? В план-график изменения вносятся за 10 дней, а если командировка срочная и нет на это времени, либо узнали об учебе в другом городе за несколько дней до начала, как быть в этом случае?

Ответ

По общему правилу закупки, связанные с командировками сотрудников, учреждение должно производить у единственного поставщика, путем заключения контрактов на основании п. 26 части 1 статьи 93 Закона 44-ФЗ от 05.04.2013г. (то есть без выдачи наличных денег под отчет). Эти расходы должны быть учтены в совокупном годовом объеме закупок.

Согласно последним частным разъяснениям специалистов Минэкономразвития РФ закупки за наличный расчет, выдача командировочных сумм подотчетным лицам (в том числе и возмещение понесенных расходов) возможны, и они должны учитываться в плане-графике закупок как закупки у единственного поставщика до 100 тысяч рублей. Поясняется это тем, что в соответствии со статьей 21 закона № 44-ФЗ планы-графики содержат перечень закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд на финансовый год и являются основанием для осуществления закупок. В план-график включается информация в отношении каждой закупки, предусмотренная частью 3 указанной статьи. При этом Закон № 44-ФЗ не содержит понятия «возмещение расходов». Таким образом, возмещение расходов подотчетному лицу, в том числе командировочные расходы (кроме суточных), следует считать закупкой для нужд учреждения.

Для того, чтобы произвести закупку за наличный расчет у единственного поставщика Вам следует внести изменения в план-график и добавить эту закупку в него не позднее, чем за 10 календарных дней до дня закупки.

Закупки у единственного поставщика за наличный расчет следует обосновать по общим правилам в документально оформленном отчете (форма отчета в настоящее время не утверждена).

В случаях, когда производится закупка у единственного поставщика до 100 т.р., заказчик вправе оформить сделку, не учитывая требования по оформлению контракта, установленные Законом 44-ФЗ (часть 15 статьи 34 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).

По мнению автора статьи 4 выдача наличных на командировки не является закупкой и не учитывается в плане-графике. Однако, по мнению специалистов Минэкономразвития России, эти суммы также должны быть учтены в 5% закупок у единственного поставщика.

Таким образом, суммы возмещения расходов подотчетным лицам следует учесть в 5% объеме закупок. Основанием для отражения в учете данных товаров (работ, услуг) в данном случае будут счета на оплату гостиничных услуг, (договор или акт, если сотрудник проживал в съемной квартире), проездные билеты, товарные чеки, счета.

Статьей 434 ГК РФ предусмотрено, что договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других юридических лиц или у населения.

К операционно-хозяйственным расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплата мелких транспортных затрат или покупка горюче-смазочных материалов.

Покупка небольших партий товара и операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

В том случае, когда предприятию необходимо приобрести за наличный расчет какие-либо товары или услуги подотчетное лицо пишет заявление о выдаче ему подотчетной суммы.

На основании утвержденного руководителем предприятия заявления, бухгалтерия заполняет расходный кассовый ордер, и кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (документ, удостоверяющий личность), либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность. При приобретении товарно-материальных ценностей, основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

• - товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара;
• - счета;
• - счета-фактуры;
• - торгово-закупочные акты;
• - накладные на отпуск товаров;
• - акты выполненных работ, оказанных услуг,

с учетом кассовых чеков или корешков приходных ордеров, подтверждающих оплату данного товара.

Кассовый чек фиксирует факт оплаты и представляет собой упрощенную форму публичного договора купли-продажи или договора о предоставлении услуг. Наличие кассового чека подразумевает исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на заполнение товарного чека, в котором должны быть указаны наименования приобретенных товаров, их цена, количество и сумма.

Зачастую при покупке товаров продавец заполняет бланк товарного чека; "канцтовары" или "хозтовары", а бухгалтер относит эти расходы на себестоимость продукции. При проверках налоговых органов такие расходы будут исключены из себестоимости продукции, ведь согласно Положению о составе затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) можно отнести стоимость приобретенных товаров только в том случае, когда видна их производственная направленность.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться в использовании полученных денежных средств.

Неиспользованные остатки наличных денег сдаются в кассу организации. При оформлении авансовых отчетов кроме документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей, должны быть документы, подтверждающие факт их оприходования на склад. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

При представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", и затем списывается на зачет с бюджетом.

В бухгалтерском учете фиксируются следующие проводки:

Д 71 - К 50 - выдана сумма подотчетному лицу;

Д 08, 10, 41 - К 71 - отражена приемка материальных ценностей по учетной стоимости;

Д 19-1, 3 - К 71 - учтена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям;

Д 68 - К 19-1, 3 - осуществлен зачет с бюджетом по НДС,

где: счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", счет 10 "Материалы", субсчет 19-1 "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", субсчет 19-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам", счет 41 "Товары", счет 50 "Касса", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС в бухгалтерском учете расчетным путем не выделяется и на зачет с бюджетом не относится.

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица:

Д 94 - К 71 - отражено отсутствие авансового отчета подотчетного лица;

Д 73-2 - К 94 - предъявлена финансовая претензия подотчетному лицу;

Д 70 - К 73-2 - осуществлены удержания из заработной платы подотчетного лица,

где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

При приобретении товарно-материальных ценностей у юридических лиц бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на то, что расходы подотчетных лиц должны подтверждаться первичными документами:

• - подтверждающими факт получения товарно-материальных ценностей (накладные, счета);
• - подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности).

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" № 402-ФЗ установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• 1) наименование документа;
• 2) дата составления документа;
• 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
• 4) содержание факта хозяйственной жизни;
• 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• 7) подписи лиц, предусмотренных настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

В тех случаях, когда производится оптовая продажа товаров, предприятием-продавцом осуществляется выписка накладных и приходных кассовых ордеров. В этом случае вместо чека покупателю выдается корешок к приходному кассовому ордеру, иной документ строгой отчетности, предусмотренный при расчетах между юридическими лицами, подтверждающий оплату товара покупателем и накладная.

Размер денежных средств, выдаваемых под отчет, не ограничен Порядком ведения кассовых операций, однако, следует иметь в виду, что в соответствии с указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей (указание вступило в силу с 21.11.2001).

При покупке материальных ценностей у физического лица составляется договор купли-продажи, который должен содержать реквизиты, обусловленные письменной формой сделки купли-продажи, в нем должны быть отражены данные о физическом лице, продавце товара.

При покупке сельхозпродукции у физического лица составляется торгово-закупочный акт, в котором должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер. Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Главная » Процессуальное право » Типичные ошибки, допускаемые в организациях при расчетах по подотчетным суммам. Закупка товаров через подотчетное лицо-лимит наличных Приобретение подотчетным лицом за наличный расчет