Все документы, представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены исключительно для ознакомительных целей. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких ограничений. Вы можете размещать информацию с этого сайта на любом другом сайте.

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обращения с документированной
служебной информацией
ограниченного распространения
в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.

Москва

Отметка о возврате

Проверка исполнения

Прочие отметки

(Оборотная сторона)

Формат А5 (148 ´ 210) или А6 (105 ´ 148)

Приложение 2

к п. .

ЖУРНАЛ
учета документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» *

Окончание

* Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

Приложение 3

к п. .

ЖУРНАЛ
учета и распределения изданий «Для служебного пользования»

Приложение 4

к п. .

КАРТОЧКА УЧЕТА
выдаваемых дел и изданий с грифом «Для служебного пользования»

К служебным документам, содержащим информацию ограниченного доступа (распространения), относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающуюся деятельности воинских частей, ограничения на доступ к которой и распространение диктуются служебной необходимостью.

Не может быть органичен доступ к:

• нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;
• информации о состоянии окружающей среды;
• информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);
• информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан и организаций такой информацией;
• иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в инструкции с учетом положений Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (постановление Правительства РФ от 3.11.1994 г. № 1233).

На служебных документах (изданиях), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования», необходимость которой определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим (утверждающим) служебный документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Прием, регистрация и учет служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, службой делопроизводства.

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются по журналу учета служебных документов, а служебные издания - по журналу учета служебных изданий, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру служебного документа добавляется пометка «дсп».

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» печатаются (размножаются) в машинописном бюро. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, отпечатавшего (размножившего) документ, дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику службы делопроизводства, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с отражением факта уничтожения в учетных формах.

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» (приложение № 55):

• передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение, и только под роспись;
• пересылаются сторонним организациям фельдъегерско-почтовой связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
• размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего командира (начальника);
• хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);
• разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и т.п. Они выдаются под расписку руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в чемоданах (портфелях).

При направлении служебного документа с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается исполнителем и утверждается начальником штаба, командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

Исполненные служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в которое помещены такие служебные документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

Уничтожение дел, служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача служебных документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного командира (начальника).

При смене сотрудника службы делопроизводства, ответственного за учет служебных документов (изданий) с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим командиром (начальником).

Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом командира (начальника) воинской части. В состав таких комиссий обязательно включаются сотрудники службы делопроизводства, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий. Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты служебных документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного доступа (распространения), либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику), который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде командиру (начальнику), назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Снятие пометки «Для служебного пользования» производится приказами командиров (начальников), подписавших (утвердивших) такие служебные документы (издания), или приказами вышестоящих должностных лиц. О снятии пометки «Для служебного пользования» на служебных документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Имеющиеся на служебных документах, делах или изданиях пометки «Для служебного пользования» зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки, воинского звания (при наличии), должности, фамилии и инициалов лица, снявшего пометку.

Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения, касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной промышленности, материально-технического обеспечения и других аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с пометкой «Для служебного пользования».

За разглашение служебной информации ограниченного доступа (распространения), а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, военнослужащий (работник) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

Снятие копий со служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», поступивших из вышестоящей воинской части, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения командира (начальника), подписавшего служебный документ.

размер шрифта

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 03-11-94 1233 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ... Актуально в 2018 году

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных документов, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах; учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации.

При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам подразделений под расписку;

Пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

Размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приемки-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

2.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

2.11. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Очередной набросок документа из папки "нужно разобрать":
name="more">

1. Общие положения

Настоящее Положение разработано с целью защиты интересов <организация> и его клиентов на случай раскрытия (передачи) информации, которая не предназначена для широкого распространения, а также соблюдения надлежащих правил обращения с конфиденциальной информацией.

Настоящее положение предназначено для использования всеми сотрудниками <организация> и регулирует правила работы с конфиденциальной информацией.

Сотрудники <организация>, доступ которых к конфиденциальной информации, необходим для выполнения ими своих служебных обязанностей, должны быть ознакомлены под роспись с настоящим Положением и предупреждены о возможной ответственности за его нарушение.

К работе со сведениями, содержащими конфиденциальную информацию, допускаются сотрудники <организация> заключившие трудовой договор, содержащий соответствующее «Соглашение о конфиденциальности и не разглашении информации».

Отнесение сведений к категории конфиденциальной информации осуществляется в соответствии с «Перечнем сведений, составляющих конфиденциальную информацию <организация> .

2. Порядок обращения с документами

Конфиденциальная информация фиксируется на бумажных (документы, издания и т.п.), магнитных (дискеты, CD , flash ) и других носителях (Далее - Документы). Все Документы, содержащие конфиденциальную информацию подлежат обязательному учету. Таким Документам присваивается одна из пометок ограничения распространения «конфиденциально (К) », «строго конфиденциально (СК) » или «для служебного пользования (ДСП) ».

Создание, обработка, пересылка, хранение и уничтожение конфиденциальных документов на технических средствах обработки информации разрешается только при наличии установленных на них специальных средств защиты.

2.1. Оформление документов

Необходимость проставления пометки ограничения на документах, содержащих конфиденциальные сведения, определяется исполнителем документа на стадии подготовки документа. Подтверждение соответствия грифа на документах производится руководителем подразделения или руководством <организация> , подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка ограничения проставляется:

в правом верхнем углу первой страницы документа;

на обложке или титульном листе;

на первой странице в правом верхнем углу сопроводительного письма;

к учетному номеру документа;

в правом верхнем углу конверта пересылаемых документов;

к индексу дела по номенклатуре дел.

На магнитных носителях информации (CD – диск, флоппи диск) такая пометка проставляется в любом удобном месте на элементе конструкции носителя информации.

Пометка ограничения распространения «ДСП», «К» или «СК» могут не проставляться на документах строгой отчетности, расчетно-денежных документах, договорах с клиентами, кредитных и иных досье клиентов. Руководитель структурного подразделения, где находятся эти документы, несет персональную ответственность за организацию работы с ними, за обеспечение доступа к ним сотрудников структурного подразделения согласно списку, а также лиц, имеющим разрешение на работу с этими документами.

2.2. Учет документов

Обработка входящей и исходящей корреспонденции, содержащей конфиденциальные сведения, а также учет внутренних Документов в <организация> осуществляет секретариат.

Вся входящая конфиденциальная корреспонденция вскрывается сотрудниками секретариата.

Работа с входящими конфиденциальными Документами включает следующие этапы:

прием входящих Документов;

регистрация;

доклад руководству о полученных Документах;

рассмотрение руководством и принятие решения;

направление на исполнение;

исполнение;

помещения Документа в дело;

дальнейшее использование;

передача в архив;

уничтожение.

При получении проверяется:

целостность их упаковки;

количество листов;

количество экземпляров;

наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).

В случае обнаружения нарушения целостности конверта или отсутствия некоторых документов - составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя, а другой – хранится у сотрудника секретариата.

Все Документы(поэкземплярно) должны быть зарегистрированы (учтены).

Регистрация Документов заключается в присвоении учетного номера и проставлении его на документе с указанием даты регистрации. Учётный номер Документу присваивается сотрудником секретариата.

После регистрации Документы передаются Руководству для принятия решения. Руководитель после рассмотрения Документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению Документа. Эти указания оформляются на самом Документе в виде резолюции.

С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю.

При приеме конфиденциального документа на электронном носителе проверяется наличие и подлинность электронной цифровой подписи (далее ЭЦП) корреспондента.

При отсутствии ЭЦП на входящем конфиденциальном документе, уполномоченный сотрудник обязан проставить в нем свою ЭЦП для гарантии неизменности документа.

При обнаружении недостачи вложения составляется акт, в котором перечисляются все вложения, оказавшиеся в наличии, а также недостающие, их тематика, наличие или отсутствие повреждений на конверте, другие необходимые, по мнению составителей акта, сведения, а для конфиденциальных документов в электронном виде – объем и тематика полученного документа, факт нарушения ЭЦП.

По завершении работы над Документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего Документ сотрудником секретариата подшивается в дело.

Решение о дальнейшем использовании конфиденциального Документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные Документы могут:

использоваться в дальнейшем;

передаваться в архив на хранение;

уничтожаться.

Работа с конфиденциальными исходящими Документами включает следующие этапы:

согласование документа;

подписание документа;

регистрация документа;

отправка документа.

Проект исходящего конфиденциального Документа разрабатывается исполнителем документа и по необходимости согласовывается с другими сотрудниками <организация> После чего передается на подпись Председателю Правления <организация>. После подписания документа, он регистрируется сотрудником секретариата в журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных Документов осуществляется согласно подписанных руководством списков с указанием учетных номеров отправленных Документов.

Конфиденциальная информация в электронном виде может приниматься и передаваться только с использованием защищенных каналов связи на рабочих местах, специально предназначенных для этих целей.

Исходящие конфиденциальные Документы в электронном виде скрепляются ЭЦП исполнителя и помещаются в электронное сообщение.

Порядок работы с конфиденциальными внутренними Документами.

Работа с конфиденциальными внутренними Документами включает следующие этапы:

разработка проекта документа;

согласование;

подписание документа;

регистрация документа;

направление на исполнение;

исполнение;

помещение документа в дело;

принятие решения о дальнейшем использовании:

дальнейшее использование;

передача в архив;

уничтожение.

Отправка Документов, содержащих конфиденциальную информацию, средствами факсимильной связи допускается только после получения на это разрешения руководства <организация> .

При передаче Документов между структурными подразделениями <организация> их регистрация не производится.

2.3. Печатание и копирование документов

Печать конфиденциальных Документов осуществляется исполнителями, либо лицами, имеющими право допуска к работе с конфиденциальной информацией. При печати Документов должна быть исключена возможность просмотра информации посторонними лицами. Посторонними лицами являются не только лица, не работающие в <организация>, но и лица, находящиеся в помещении, где происходит печать, у которых нет доступа к данной информации.

Черновики и варианты Документов, уничтожаются лично исполнителем, который несет персональную ответственность за их уничтожение. Уничтожение осуществляется на стандартных бумагорезательных машинах, либо другими способами, исключающими возможность прочтения.

Распечатки конфиденциальной информации следует сразу же забирать из принтера.

Документы, поступившие из сторонних организаций, копируются с их согласия, если на документе есть пометка “Без права размножения”.

Входящие Документы копируются (тиражируются) с обязательной отметкой в журнале регистрации о количестве размноженных экземпляров. В журнале также отмечается, кому направлен каждый экземпляр размноженного Документа. Каждый экземпляр передается исполнителю (согласно визе на документе).

Копирование Документов, исполнителями которых является структурное подразделение <организация>, осуществляется в этом подразделении. Количество копий указанных Документов определяется исполнителем документа по визе руководителя структурного подразделения, подготовившего документ.

Копирование Документов для сторонних организаций осуществляется по письменному запросу организации за подписью ее руководителя и с разрешения Руководства <организация> .

Ответственность за несанкционированное копирование Документоввозлагается на руководителя структурного подразделения <организация> .

2.4. Порядок комплектования документов в дела

Исполненные конфиденциальные Документы подшиваются в дела (отдельно от несекретных документов). На обложке дела, в которое помещены Документы, проставляется ограничительная пометка.

Делами, в которые подшиты Документы, могут пользоваться только сотрудники, которым это необходимо для выполнения своих функциональных обязанностей. На отдельном листе, хранящемся в деле, указывается список сотрудников, которым разрешено ознакомление с Документами, подшитыми в дело.

2.5. Хранение документов

Конфиденциальная информация хранится в <организация> в электронном виде (в т.ч. в компьютерных сетях, на магнитных носителях), а также в форме печатных документов.

Средства обработки и хранения конфиденциальной информации должны быть расположены так, чтобы уменьшить возможность подглядывания.

Запрещается оставлять на рабочем месте документы без присмотра.

Документы, не используемые в данный момент, следует убирать в особенности при уходе из помещения.

Конфиденциальные Документы в электронном виде должны храниться только на СВТ, оснащенных специальными средствами защиты.

Хранение Документов и дел вне рабочее время осуществляется в надежно запираемых служебных помещениях <организация> .

2.6. Снятие грифа ограниченного распространения

Снятие грифа с конфиденциального Документа производится руководителем подразделения или руководством <организация>, подписавшим (утвердившим) документ при условии, что сведения, содержащиеся в нем, утратили конфиденциальность, а также при корректировке «Перечня сведений конфиденциальной информации <организация> ».

Снятие грифа с информации, владельцем которой на договорных началах является сторонняя организация, разрешается только с ее письменного согласия.

О снятии грифа делается отметка на самом Документе, в учетных экземплярах и в учетном журнале.

2.7. Уничтожение документов

Уничтожение Документов и дел осуществляется по акту путем их сжигания (измельчения) или иным путем, исключающим возможность восстановления текста.

Уничтожение электронной документации производится путем ее стирания с использованием специальных средств.

Акты на уничтожение регистрируются и комплектуются в отдельное дело.

Запрещается конфиденциальные Документы просто выбрасывать в мусорное ведро.

После уничтожения Документов в журналах регистрации делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

2.8. Порядок отправки документов

Оформленные и зарегистрированные Документы передаются на отправку.

Отправляемые Документы должны быть упакованы в отдельные от другой документации конверты.

К конвертам с Документами составляется опись вложения в двух экземплярах, один из которых вместе с Документами направляется получателю, другой - подшивается в дело.

Доставка Документов в сторонние учреждения (предприятия, организации) осуществляется службами доставки (фельдсвязь, спецсвязь, заказными или ценными почтовыми отправлениями). При необходимости Документы с пометкой ограниченного распространения могут доставляться курьером по вопросам, содержание

Лицо, ответственное за подготовку и проведение совещания, переговоров, на которых планируется использование конфиденциальных сведений, разрабатывает проект программы проведения совещания, переговоров, список участников и перечень вопросов, с которыми каждому участнику разрешено знакомиться.

На совещание приглашаются лица, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым на нем вопросам, и участие которых вызывается служебной необходимостью.

Совещания проводятся в помещениях, где может быть обеспечена