Согласование, подписание и утверждение документа. Внутреннее согласование В каких случаях происходит согласование документа

Регламент согласования документов. Пример, шаблон, образец с пояснениями и комментариями. Берите за основу, наполняйте своим содержанием. (10+)

Порядок согласования документов. Регламент, положение. Образец, пример, шаблон

Предлагаю Вашему вниманию регламент согласования проектов документов.

Утверждено приказом
генерального директора
N _________ от ___________

Регламент. Положение о порядке согласования.

Цели и задачи регламента.

Настоящий регламент направлен на повышение управленческой эффективности компании, быстроты и качества принятия решений. Выполнение регламента должно обеспечить конкурентные преимущества компании на динамичных рынках, требующих быстрого и ответственного принятия решений.

Регламент устанавливает порядок формирования документов для согласования, порядок и сроки рассмотрения заявок на согласование, порядок выставления замечаний и их устранения.

Порядок подготовки документов для согласования

Инициатор согласования готовит комплект документов для согласования. На согласование направляется полностью готовый, сформированный комплект документов. Внесение изменений по собственной инициативе в комплект документов, уже направленный на согласование, инициатором допускается только в экстренных случаях (обнаружение ошибок) с последующим обязательным депремированием инициатора, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.

[Комментарий. На согласование должны направляться готовые документы. Если разрешить направлять полуфабрикаты, то согласующие подразделения завалятся бумагой, будут по десять раз смотреть один и тот же документ]

Инициатор для каждого согласующего подразделения оформляет отдельный лист согласования, в котором указывает название документа, согласующее подразделение и дату направления.

[Комментарий. Отдельные листы согласования для различных подразделений совместно с правилом, что каждый работает только с вопросами своей компетенции, позволяют проводить согласование параллельно]

Инициатор направляет документ на согласование в подразделения, чьи сферы ответственности затрагивает документ.

Инициатор уведомляет секретариат о начале согласования документа, передает в секретариат список служб и отделов, куда направлен документ с указанием даты направления.

Порядок формирования замечаний

Согласующее подразделение в трехдневный срок обязано согласовать документ или подготовить исчерпывающий список замечаний. На следующих этапах согласования обсуждаются только вопросы, поднятые на этом этапе. Появление новых замечаний по уже проработанному тексту возможно только в экстренных случаях (обнаружение пропущенных ошибок) с последующим обязательным депремированием согласующего специалиста, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.

Выставление подразделением замечаний, не относящихся к сфере его компетенции, не допускается.

[Комментарий. Пункты направлены на исключение затягивания согласования. В такой формулировке регламента мы на первом этапе сразу имеем исчерпывающий список замечаний от всех подразделений. При этом замечания от разных подразделений не пересекаются. Так что их исправление не требует повторного согласования в других подразделениях.]

В листе согласований делается отметка "Согласовано" или "Внесены замечания и предложения". Список замечаний прилагается.

Порядок устранения замечаний

Исполнитель вносит исправления по полученным замечаниям, если считает это возможным. В случае, если исполнитель внес в документ редакцию в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, повторное согласование не требуется. Если исполнитель считает невозможным внести изменения в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, исполнитель направляет пояснительную записку, объясняющую ситуацию.

Для сближения позиций исполнитель может провести рабочее совещание с лицом, ответственным за согласование.

Обо всех документах, которые не удается согласовать в 15-дневный срок, докладывается руководству компании.

Сфера действия регламента

Настоящее положение распространяется на все подразделения и сферы деятельности компании. Регламент обязателен для исполнения всеми сотрудниками компании, в чьи служебные обязанности входит согласование документов.

Согласование осуществляется в следующих подразделениях:

Информационные технологии, программное обеспечение, компьютеры и связь - Отдел информационных технологий.

Юридические вопросы - Юридическая служба.

Кадровые вопросы, обучение, социальные программы, премирование и поощрение, подбор персонала, аттестация, сокращения и увольнения - Служба управления персоналом.

Финансовые вопросы - Финансовый департамент, бухгалтерия.

Структура, содержание, текст документов, ознакомление сотрудников - Секретариат.

Вопросы доступа, вопросы безопасности - Служба безопасности.

Раскрытие информации, интервью, публикации, реклама и рекламные материалы - Служба рекламы и PR.

Ответственность

Сотрудник, согласовавший документ, в части своих компетенций несет ответственность за его правильность и соответствие интересам компании. Ответственность сотрудника регулируется законодательством и внутренними документами компании.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!

Особенности написания официальных и деловых документов. Примеры текстов в формал...

Стиль официальной переписки. Особенности, примеры...
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...

План-график выполнения работ, оказания услуг, поставки. Составить. Вып...
План-график. Образец, советы по составлению....

Как составить протокол совещания? Советы, инструкция...
Образец протокола совещания. Как составить стенограмму обсуждения. Как написать...

Положение, приказ, концепция кадровой политики предприятия, организаци...
Пример положения о кадровой политике....

Как составить докладную записку? Текст, пример....
Советы по составлению докладных записок. Правила, структура, примеры. Как правил...

Порядок согласования и визирование проекта документа.

Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов - от создания или получения до исполнения или отправки - обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

• в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
• в их адрес имеются поручения;
• из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т. е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др.

Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

• составитель документа;
• руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
• руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
• руководитель юридической службы (юрист организации).

Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

Обратите внимание!

В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки

При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела.

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.

• 
  Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования .


• 
  Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования . Визирование проекта д.


• 
  Как оформляется согласование документа ?
  Какой порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметка о заверении копии». Реквизит № 23 «Подпись» Написание – обязательный реквизит служебного документа .


• 
  Как оформляется согласование документа ?
  Состав и виды кадровой документации . Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов , в которых зафиксирова... подробнее ».


• 
  При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования ».
  Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на...


• 
  Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта документа , то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления
  В необходимых случаях проводится внешнее согласование .


• 
  Какой порядок оформления приложений к документу ? Реквизит № 22 «Отметка о приложении» Написание – приложения дополняют, объясняют
  Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.


• 
  Какими способами оформляется утверждение документа ? На документах , подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа . Гриф утверждения оформляется следующим образом...


• 
  Назвать виды организационных документов и указать особенности их составления и оформления .
  номер (10); - место составления или издания документа (12); - заголовок (17)1; - текст (19); - отметка о наличии приложения (20)2; - подпись (21); - гриф согласования (22) или...


• 
  - сбор и обработку информации; - подготовку проекта документа ; - оформление ; - согласование ; - представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений

Найдено похожих страниц:10

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и/или получение согласия на его издание.

Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т.п. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами.

Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

В процессе согласования документа его текст корректируется и изменяется по замечаниям, уточнениям и дополнениям, вносимым специалистами в первоначальный вариант проекта документа.

Согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами называется внешним согласованием.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием учреждения, его органа, должностного лица, не являющегося автором документа.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

ü Например:

ü СОГЛАСОВАНО

ü Директор Государственного

ü учреждения «Национальный

архив Республики Беларусь»

Подпись В.Д.Селеменев

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:

ü СОГЛАСОВАНО

ü Протокол заседания

экспертного совета

18.10.2008 № 13

ü СОГЛАСОВАНО

Письмо Государственного комитета

по стандартизации, метрологии и

сертификации Республики Беларусь

03.10.2008 № 11-10/1186

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:

Например:

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования

прилагается

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Виза официального документа – это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирницкий

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

Проекты документов на стадии их предварительной подготовки при необходимости согласовываются с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон

Согласование - это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Согласование может быть внешним (с подведомственными и неподведомственными органами) и внутренним (с различными подразделениями, службами и должностными лицами) (7).

Внешнее согласование может быть оформлено:

· грифом согласования;

· протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа;

· листом согласования или справкой согласования.

Реквизит 23 «Гриф согласования документа» может быть оформлен двумя способами.

1) При согласовании документа с конкретным должностным лицом гриф включает: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласуется документ, включая наименование организации, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату согласования.

СОГЛАСОВАНО

Председатель комитета финансов

Личная подпись И.С. Иванов

Несколько грифов согласования располагают двумя вертикальными рядами. Первый ряд печатают от границы левого поля документа, второй - через 40 печатных знаков от него.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 40 Директор школы № 128

Личная подпись И.В. Иванов Личная подпись Б.Н. Прохоров

08.04.2007 09.04.2007

2) Для ускорения процесса согласования копии проекта документа могут рассылаться заинтересованным сторонам. В этом случае согласование документа оформляется, как правило, письмом (протоколом, решением и др.), а название, дата и номер документа, которым осуществляется согласование, включаются в гриф согласования.

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без разрядки и без кавычек, после него не ставится двоеточие. Все элементы грифа печатаются от границы левого поля, каждый элемент с новой строки через 1-1,5 межстрочных интервала друг от друга.

Гриф согласования располагают на последнем листе первого экземпляра проекта документа и на копии отправляемого документа (например, письма) ниже реквизита «Подпись».

При большом числе инстанций допускается оформление отдельного листа согласования. Лист согласования оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке). Он должен иметь название ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ или СПРАВКА О СОГЛАСОВАНИИ. В нем приводятся все справочные сведения о согласуемом документе (наименование вида и автора документа, его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту) (8).

На месте расположения грифа согласования в согласуемом документе должна быть оформлена отметка о наличии листа согласования или справки о согласовании. Отметку о наличии листа согласования подписывает лицо, подготовившее проект документа.

Реквизит 24 «Визы согласования документа» используются для внутреннего согласования с теми подразделениями и должностными лицами, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В организации должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении.

Виза включает личную подпись, должность визирующего лица, расшифровку подписи (инициалы имени, отчества перед фамилией) и дату визирования.

Руководитель технического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз на отдельном листе. В этом случае на нем указывается, к какому документу этот лист относится. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

При наличии компьютерной сети визирование документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Отказываться от согласования (внешнего и внутреннего), а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний или дополнений лицо, визирующее документ, излагает их на отдельном листе. В этом случае виза на документе должна включать отметку о наличии замечаний и дополнений.

Замечания прилагаются

Начальник ОК

Личная подпись Н. П. Шаталова

Главная » Трудовое » Согласование, подписание и утверждение документа. Внутреннее согласование В каких случаях происходит согласование документа