Акт приема-передачи документов при смене директора, основания и порядок увольнения. Что такое акт передачи дел при увольнении генерального директора и как его правильно оформить? Акт приемки передачи дел

Закон не регулирует прием-передачу дел. Каждый работодатель проводит в 2018 году ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. В статье рассказывается, как составить акт приема-передачи дел.

Из статьи вы узнаете:

Как составить и оформить акт приема-передачи дел

Хорошо принимать дела у предшественника, который пояснит, при каких обстоятельствах оформляли кадровые документы, и поможет составить акт приема передачи дел главного бухгалтера. Но нередко в первый день работы секретарь остается перед ворохом бумаг один на один, потому что прежний сотрудник уже уволился. Кто-то решает начать с аудита. Кто-то в панике исправляет ошибки в первых попавшихся документах, а потом несет ответственность за чужие недочеты. Расскажем, как правильно принять дела в первый рабочий день, если передать их вам никто не может.

Что нужно сделать в первую очередь

В первый день работы соберите все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год.

Составьте акт передачи дел по кадровому учету на дату вашего первого рабочего дня (образец ниже).

В акте приема-передачи дел директором отразите наименование документов, период времени, который они охватывают, количество, а также сведения об отсутствии или повреждении документов. Можете оставить ваши замечания по содержанию и оформлению.

Когда будете составлять опись, обратите внимание, правильно ли оформлены документы и содержат ли они информацию, которую требует трудовое законодательство. Обязательно проверьте наличие всех обязательных локальных актов приема-передачи дел, установленных Трудовым кодексом и иными законами.

Как проверить кадровую документацию и исправить ошибки

Как говорилось выше, проверьте, есть ли в кадровой службе обязательные документы. Прежде всего, это правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР), трудовые договоры, график отпусков, приказы по личному составу и др. Чтобы не держать список документов в голове, воспользуйтесь нашим чек-листом (образец ниже).

Просмотрите локальные акты приема-передачи дел главного бухгалтера и образец, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудников. В них должны быть подписи работников, что они ознакомились с содержанием документа (ст. 22 ТК РФ).

Составьте опись не только бумажных, но и электронных документов, если в компании принят электронный документооборот. Узнайте, трудятся ли в компании дистанционные сотрудники. Изучите договоры с ними. В них обязательно должен быть прописан дистанционный характер работы (ст. 312.1 ТК РФ). Если с удаленными сотрудниками обмениваются электронными документами, проверьте наличие усиленной квалифицированной электронной подписи.

На что обратить внимание при составлении акта

Ошибки в документах

Если вы нашли ошибки или выявили, что отсутствует необходимый документ , отметьте это в акте приема передачи дел при смене руководителя. Не стоит составлять и утверждать документы прошлой датой или датой приема первого работника. Такими действиями вы фальсифицируете данные. При ознакомлении с документами не сможете собрать подписи уволенных работников, да и действующие сотрудники могут отказаться подписывать документ задним числом. Поэтому новые документы и все исправления в старых оформляйте текущей датой. При этом указывайте реальные даты начала работы, переводов и т. д.

ПРИМЕР

Компания начала свою деятельность 13 января 2017 года и с этого же дня приняла на работу 10 человек. Все они продолжают работать. Кадровик при трудоустройстве 3 февраля 2018 года приняла дела и обнаружила, что с работниками не заключили трудовые договоры. Кадровик составила их и указала текущую дату заключения - 3 февраля 2018 года. Но в тексте договора отразила дату фактического начала работы сотрудников - 13 января 2017 года.

Регистрация и хранение документов. Посмотрите, как принято регистрировать документы в компании. Если это делают в электронной форме, не поленитесь завести журналы регистрации в бумажном виде и обязательно предусмотрите в них графу для подписей работников. При проверке инспекции труда журнал поможет доказать, что документ действительно существует, его не составили задним числом и выдали сотруднику. Ведь кадровик ведет журналы регистрации последовательно с начала года, прошивает и нумерует.

Чтобы понять, как хранится кадровая документация, проверьте номенклатуру дел. Если она отсутствует, это сигнал, что систему хранения не продумали и не организовали должным образом. Поэтому, после того как примете дела, обязательно разработайте номенклатуру дел, обеспечьте сохранность всех кадровых документов, чтобы защитить их от утраты и повреждений. Тем более такое требование устанавливает закон (Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Как принять трудовые книжки

Сначала проверьте, оформили ли приказ, которым руководитель назначает вас ответственным за ведение трудовых книжек. Если этого не сделали, подготовьте приказ и подпишите его у руководителя организации. Сделайте это, даже если обязанность работать с трудовыми книжками прописали в вашей должностной инструкции. Затем приступайте к приему трудовых книжек работников.

Посмотрите, где хранятся трудовые книжки. Это должен быть несгораемый сейф. Сверьте количество книжек со списком работников организации, а также выясните, внесены ли все необходимые записи на текущую дату. Проделанную работу удобно оформить отдельным актом приема-передачи личных дел (образец ниже). В нем укажите Ф.И.О. владельца трудовой книжки, ее серию и номер, а также ваши комментарии об отсутствии, повреждении, содержании и оформлении документа .

Проверьте книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируют трудовые книжки, которые впервые оформили в организации или получили от сотрудников при приеме на работу. Книга должна иметь твердую обложку, быть пронумерована и прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Акт приема-передачи дел и должности составляют, если уходит, например, руководитель отдела, который заведует документами и вещами, исчезновение которых повлечет большие неприятности для организации. Это могут быть печати, трудовые книжки работников, конфиденциальные документы и т. д. Если нужно передать дела между рядовыми работниками, то, составлять акт или нет, решается индивидуально.

Для организации приема-передачи дел в организации специальным приказом создают комиссию (образец ниже). Комиссия составляет акт передачи дел при увольнении работника. Строгой формы этого документа нет, здесь дан один из вариантов оформления (образец ниже). Члены комиссии не только передадут дела другому сотруднику, но и будут свидетелями того, что он их принял и несет за них ответственность. Если работник заболел, то дела обычно принимает его заместитель.

Образец. Приказ о создании комиссии и установлении порядка приема-передачи дел

Образец. Акт приема-передачи дел, документов, материальных ценностей

Если вас беспокоит этическая сторона вопроса, то волноваться не нужно: вы не вторгаетесь в личное пространство другого человека и не касаетесь личных вещей. Компьютер, стол, шкаф с документами, сейф - имущество не заболевшего работника, а работодателя, и расположены они на территории работодателя.

Всегда предусматривайте вероятность того, что кто-то из сотрудников завтра может не прийти на работу. Подготовьте несколько экземпляров ключей от сейфа - они должны храниться у конкретных сотрудников. Нельзя допустить ситуацию, когда организация лишается печати из-за того, что та лежит в сейфе, а ключ от него находится только у одного человека и он носит его с собой, а с сегодняшнего дня этот сотрудник в отпуске или заболел.

Для того, чтобы понять, когда и для чего требуется оформлять акт приема-передачи, необходимо для начала четко уяснить смысл и порядок смены руководства.

Важно! Глава организации (директор) вправе уволиться по собственному желанию. Также его может уволить наниматель по общим основаниям, предусмотренным ТК РФ.

Смена руководителя организации (т. е. ее директора, главы) – стандартная процедура, которая состоит из нескольких обязательных этапов. Ее проведение требует соблюдения заведенного порядка, который предполагает выполнение определенных действий, перечисленных далее в таблице.

Процедура смены руководства не имеет четкого регламента, закрепленного законодательством. Но важно грамотно к ней подойти, поскольку глава организации – материально-ответственное лицо, которое несет ответственность и за свою работу (применительно ко ст. 277 ТК РФ). А такой документ, как приемо-передаточный акт, хоть, по сути, и не является обязательным, но имеет юридическое значение и может использоваться впоследствии при разрешении многих споров, разногласий.

Между тем, как показывает судебная практика, в большинстве разбирательств суд устанавливает, что бывшему главе организации необходимо предъявлять требование о передаче документации. Соответственно, при смене руководства уволенный директор должен передавать новому главе организации все виды документов (учредительные, бухгалтерские т. д.), а также печати, штампы.

Какая форма приемо-сдаточного акта применяется организациями в 2020 г. при смене руководящего состава

Данный документ не имеет унифицированной формы либо какого-либо рекомендуемого типового бланка. Посему организации самостоятельно разрабатывают под него шаблон либо составляют его в свободной форме. Оптимальным вариантом здесь будет утверждение соответствующего Положения о передаче документации (дел) при высвобождении от должности главы организации. В него следует включить как минимум:

• перечень конкретных документов, которые должен передать бывший директор вновь избранному (учредительные, бухгалтерские, правоустанавливающие, организационно-распорядительные и т. д.), с указанием их названий, количества;
• необходимость составления акта приема-передачи дел, используя при этом специально разработанную для этого форму, с включением требуемых сведений, приложений и т. п.;
• дополнительные нормативы и положения, предусматривающие привлечение третьих ответственных лиц к подготовке, оформлении данного акта.

Вся документация, которая подлежит передачи по действующему в организации Положению, должна пройти предварительную проверку на предмет полноты, соответствия, достоверности. Только после этого проводится ее передача, а сам факт передачи оформляется приемо-передаточным актом. Как принято, составляется 2 экземпляра приемо-сдаточного акта, один из которых новый директор забирает себе. Второй отдают бывшему руководителю.

Разрешается заполнять бланк акта приема-передачи документов от руки и печатью на рабочем компьютере. Для этого используется обычный лист формата А4. Заверять печатью акт не обязательно, а вот подписать его должны все ответственные полномочные лица (в первую очередь оба директора, бывший и новый, а затем и остальные присутствующие лица).

Структура и содержание акта приема-передачи документов, оформляемого при смене директоров

При разработке приемо-сдаточного акта за основу берется стандартная структура документа. Она должна иметь его все необходимые составные части и отображать факт передачи документации от одного руководителя другому. Структура акта должна предусматривать занесение следующих сведений:

1. Дату, место оформления акта (число, месяц, год, город).
2. Выполняемые действия (сдача и принятие документов бывшим директором вновь избранному, с указанием основания).
3. Список передаваемой документации, оформленной, например, в виде таблицы, составленной по схеме: № п/п – название документа – датировка – прочие реквизиты – число страниц каждого из них – примечание. Краткое содержание, описание каждого переданного документа.
4. Перечисление фактов, свидетельствующих о наличии конкретных недостатков, выявленных при передаче документов (отсутствие печатей, штампов, прочие нарушения).
5. Подпись полномочных лиц (бывшего директора, передавшего полномочия с документацией, и нового директора, которые их принял).
6. Составитель акта приема-передачи (Председатель, члены комиссии – должность, подпись каждого с расшифровкой).
7. Список иных присутствующих лиц и их подписи (также должность, подпись с расшифровкой каждого).

После того, как приемо-передаточный акт составлен и подписан, вся полнота ответственности за переданную документацию переходит к новому директору.

Как правильно составить приемо-сдаточный акт при передаче документов

С учетом приведенных выше норм в качестве некоего руководства к действию при разработке собственного шаблона акта приема-передачи рекомендуется использовать следующий вариант бланка.

Утверждаю__________________________

(Председатель общего собрания…)

(Подпись) ________ /___________________/

Акт приема-передачи дел при смене директора

г. ____________ «__»________

В связи с ________________________________ (указать основание, т. е. увольнение с должности директора одного лица и назначение на его место другого, реквизиты протокола общего собрания с соответствующими решениями) _________________________________ составлен настоящий Акт о том, что (указать ФИО уволенного директора) _______________________________ передал, а (указать ФИО вновь избранного директора ) _____________________ принял следующие документы (перечислить) :

Перечисленные документы и печать переданы в надлежащем состоянии. Претензий к оформлению не имеется. Настоящий приемо-передаточный Акт оформлен в 2 экз., один из которых передается (уточнить) ____________________________________________________, а второй (уточнить)__________________________________________________________________. При его составлении присутствовали:

комиссия в составе (перечислить всех) :__________________________________________ _________________________________________________________________________________

увольняемый (ФИО) ___________________________________________________________________

вновь избранный (ФИО) _______________________________________________________________

Подписи сторон:

Сдал: _______ /______________/ Принял: ________ /_____________/

Присутствующие лица:

__________________________

__________________________

Предложенный вариант бланка содержит обобщающий минимум сведений, которые обычно включают в акт приема-передачи. Их можно дополнять, перестраивать, видоизменять. Ограничений по компоновке подобных документов как таковых не имеется.

Пример 1. Вариант оформления приемо-сдаточного акта при передаче документов по причине смены руководства ООО «Форпост»

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ ДИРЕКТОРА

Настоящий Акт составлен для целей подтверждения передачи дел при смене директора ООО «Форпост». Основанием для смены руководства Общества является решение общего собрания участников (протокол № 123 от 11.09.2020).

Составление приемо-сдаточного Акта проводилось с участием Комиссии в составе:

1. Председатель общего собрания ООО «Форпост» Федоркевич Тарас Антонович.
2. Главный бухгалтер ООО «Форпост» Толочина Глафира Ростиславовна.
3. Юрисконсульт ООО «Форпост» Красильникова Виолетта Герасимовна.

Высвобожденный от должности директора ООО «Форпост» Цылинский Максим Юрьевич передал, а вновь избранный на должность директора ООО «Форпост» Барсов Михаил Николаевич принял:

1. Учредительные документы (15 л.).
2. Свидетельство о госрегистрации и постановке на учет (10 л.).
3. Банковские документы (10 л.).
4. Договора, заключенные с контрагентами (55 л.).
5. Лицензии (5 л.).
6. Правоустанавливающие документы на недвижимое имущество и транспортные средства ООО «Форпост» (30 л.)
7. Кадровые и бухгалтерские документы в полном объеме (100 л.).
8. Фирменные бланки общества (400 шт.).
9. Оборудование (1 компьютер, 1 факс, 1 принтер).
10. Ключи от кабинета (3 шт.) и сейфа (2 шт.).
11. Печать Общества (1 шт.).
12. Штамп (1 шт.).

Переданная документация, оборудование, печать, штамп находятся в удовлетворительном состоянии. Претензий к оформлению и передаче дел нет. С 12.09.2020 все обязательства ООО «Форпост», связанные с вступлением в должность и предусмотренные Уставом Общества и законом, возлагаются на Барсова Михаила Николаевича.

Настоящий приемо-сдаточный Акт оформлен в 2 экз., один из которых передается на утверждение Председателю общего собрания Федоркевичу Тарасу Антоновичу, а второй остается у бывшего директора Цылинского Максима Юрьевича.

Подписи:

Сдал: Принял:

_______ Цылинский М. Ю. _________ Барсов М. Н.

Присутствующие лица:

________ Федоркевич Т. А.

________ Толочина Г. Р.

________ Красильникова В. Г.

Распространенные ошибки при составлении и оформлении акта приема-передачи

Ошибка 1. Самостоятельно разработанная форма акта приема-передачи дел может содержать пункты, позволяющие бывшему директору, который сдает дела, зафиксировать, отобразить свое несогласие с конкретными положениями приемо-сдаточного акта. Запретов по этой части не имеется.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Если нет нового директора, участники его не назначили, как и кому передают дела?

Организацию оставить «в свободном плавании» не могут. Обычно в подобных ситуациях назначают временного исполняющего обязанности главы организации. Собственно ему (либо комиссии) передают все дела.

Все участники хозяйственного оборота обязаны вести бухгалтерский учёт - так установлено законом. Юридическая ответственность за его правильность и своевременность возложена на собственника или уполномоченного им руководителя предприятия, а также на главного бухгалтера.

Лица с правом подписи

Руководитель предприятия и главный бухгалтер, как правило, подписывают все бухгалтерские документы предприятия. Такое право закрепляется за ними законодательно или внутренними документами предприятия.

Полномочия руководителя обычно фиксируются в учредительных документах и контракте; полномочия главного бухгалтера могут закрепляться в его должностной инструкции, в приказе руководителя или в трудовом контракте.

Что делать, если меняются должностные лица

Смена директора или главного бухгалтера - дело довольно хлопотное и требует продуманного подхода. В этом случае предприятию нужно не только уведомить контролирующие органы и обслуживающий банк, но и правильно провести приём-передачу первичных бухгалтерских документов новому работнику.

Законодательно такой порядок предусмотрен только для бюджетных организаций; хозрасчётные предприятия определяют его самостоятельно, например, отдельным приказом или положением. В любом случае оформляется акт приёма-передачи документов, пример которого приведён ниже.

Исходя из сложившейся деловой практики, при смене лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учёта, на предприятии создаётся приказом специальная комиссия, которая проводит внутреннюю проверку и принимает документы у руководителя или главного бухгалтера.

Аудиторская проверка не является обязательной, однако предприятие может самостоятельно привлечь аудиторов, которые дадут заключение о состоянии бухгалтерского и налогового учёта. Такой документ может помочь предприятию избежать в будущем финансовых санкций проверяющих органов.

Если сменяющиеся должностные лица были материально ответственными, то проводится обязательная инвентаризация имущества и документов в установленном порядке.

Как правильно передать документы при смене директора или главного бухгалтера

За нарушение порядка ведения бухгалтерского учёта на предприятии для должностных лиц предусмотрена ответственность вплоть до уголовной, поэтому так важно правильно оформить приём-передачу документов при их смене.

Дела передаются вновь назначенному директору или главному бухгалтеру, а при отсутствии кандидатов – комиссии, или назначенному приказом работнику. Комиссия или ответственный работник впоследствии передают принятые документы вновь назначенному директору или главбуху. Если меняется главный бухгалтер, то принять документы может непосредственно руководитель предприятия.

Акт оформляется в трёх экземплярах: один – для сменяемого работника, второй – для назначенного, третий - для бухгалтерии. Акт приёма-передачи документов при смене директора подписывают члены комиссии или ответственный работник, главный бухгалтер и новый руководитель. А в случае смены главбуха это делают члены комиссии, руководитель предприятия и новый бухгалтер.

Акт приёма-передачи документов: образец

Акт приёма-передачи первичных бухгалтерских документов ООО "Ранг".

Дата, место составления.

Нами, директором ООО "Ранг" Павловым Иваном Трофимовичем, действующим на основании Устава, членами комиссии по приёму-передаче документов экономистом Лепта О.В., бухгалтером Кудь Н.П., архивариусом Руденко Т.Л., действующими на основании приказа, с одной стороны, и главным бухгалтером Алферовой В.А., действующей на основании приказа о приёме на работу и должностной инструкции, с другой стороны, составлен настоящий акт в том, что Алферова В.А. передаёт, а ООО "Ранг" в лице директора и комиссии принимает следующие документы ООО "Ранг" за период с апреля 2010 года по апрель 2015 года (подробный перечень):

• накладные на отпуск товара и налоговые накладные, акты на отпуск ТМЦ и товаров, договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, акты сверок;
• налоговую и финансовую отчетность;
• расшифровку сумм задолженности, активов и обязательств;
• документацию по зарплате;
• акты приёма-передачи документов в архив;
• акты проверок контролирующих органов (при наличии).

Директором и комиссией установлена недостача 1 налоговой накладной от 01.04.2014 года по договору поставки №3 от 01.01.2014 года. По данному факту от Алферовой В.А. получена объяснительная записка, и у контрагента письменно запрошен дубликат недостающего документа.

В остальном замечаний по ведению бухгалтерской документации не имеется.

Аудиторская проверка и инвентаризация не проводились в связи с отсутствием оснований.

Акт составлен в трёх аутентичных экземплярах: один - для Алферовой В. А., второй для бухгалтерии ООО "Ранг", третий для директора ООО "Ранг", и подписан тремя сторонами.

Совет юриста: для удобства перечень документации можно оформить в виде обязательного приложения к акту приёма-передачи.

Кого и как уведомить о смене ответственных лиц

В 10-дневный срок со дня изменений предприятие должно уведомить налоговые органы о смене ответственного лица. Оформляется такое уведомление путём подачи утверждённой регистрационной формы.

Также нужно оформить для обслуживающего банка новую карточку с образцами подписей, заверенную нотариально.

Если на предприятии имеется электронная цифровая подпись, то следует обратиться в сертификационный центр для аннулирования старой и оформления новой цифровой подписи, необходимой для сдачи электронной отчётности.

В случае смены директора также нужно внести изменения в государственный реестр предприятий: для этого предусмотрен специальный бланк.

Ответственность и санкции

Если внутренней проверкой при передаче дел выявлены нарушения, комиссия должна истребовать от директора или главбуха письменные объяснения. Если документ пропал или уничтожен, необходимо письменно уведомить об этом правоохранительные органы и включить их представителя в комиссию.

Законом установлено, что ответственность за неправильное ведение бухгалтерского учёта несут подписанты, однако это не освобождает предприятие от возможных санкций при проверках. Новый директор или бухгалтер не будут нести ответственность за ошибки предыдущего, а на предприятие, как субъекта хозяйствования, могут быть наложены финансовые санкции. Именно поэтому так важно правильно оформить процесс приёма-передачи документов при смене должностных лиц.

Акт передачи дел главного бухгалтера

В процессе ведения делопроизводства могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, ведущие к инициированию процедуры передачи дел. Для этого необходимо составить соответствующий акт, цель которого — снять ответственность с конкретного работника (например, даже подрядчика, не выполняющего свои обязательства по возведению строения, указанные в соответствующем ). Документ помогает правильно осветить истинное положение дел в определенный момент времени.

Что это такое?

Акт приема-передачи дел — необходимая документация, которая оформляется для подтверждения факта передачи определенных функций и документов. Смена руководителя организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и других сотрудников, чья трудовая деятельность напрямую связана с документами, влечет за собой передачу всех дел от одного работника — к другому. Передаются не только текущие дела, но и бумаги, для кассира, к примеру, передаче подлежат и наличные средства в кассе.

Составлять акт приема-передачи дел необходимо, чтобы:

При смене директора

Особенность передачи дел при смене директора заключается в том, что соответствующая категория граждан имеет статус материально ответственного лица ( ). Это означает, что перед составлением акта приема-передачи дел, требуется реализовать инвентаризацию имущества и документации, доказывающей имущественные права предприятия.

Основной список документов, который подлежит обязательной передаче от бывшего руководителя к новому, регламентируется Постановлением «О приеме-передаче документов учреждению исполнительной службой при освобождении от должности».

В обязанности руководителя входит передача следующих документов:

• регистрационные и учредительные бумаги;
• первичка;
• лицензии и другие разрешения;
• доверенности, заверенные в нотариальной конторе;
• интернациональные соглашения;
• бухгалтерские отчеты;
• ценные бумаги, векселя и другие финансовые контракты;
• удостоверение о праве собственности и иные правоустанавливающие свидетельства;
• докладные, объяснительные записки, внутренние кооперативные отчеты.

При смене главного бухгалтера

Особенности оформления акта передачи дел при смене главного бухгалтера:

• документ составляется только после завершения текущих учетных процедур, полной проверки состояния бухгалтерского учета, а также после заключения отчетности;
• чтобы руководитель предприятия одобрил решение об оформлении акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера, должна быть произведена полная инвентаризация всего имущества, финансовых средств и других существенных статей баланса;
• проводится сверка расчетов с налоговыми службами и внебюджетными предприятиями (ПФР, ФСС);
• период приема-передачи дел и оформления акта также устанавливаются в приказе, изданном руководителем организации.

Передача дел и документов главного бухгалтера — трудоемкий процесс, требующий время и дополнительные затраты. Соответствующий акт оформляется в произвольной форме, в содержание которого необходимо включить все важные для данной процедуры моменты — доказательства факта передачи дел, а также описание учетных и отчетных документов.

образец акта приема — передачи дел при смене главного бухгалтера

Главная » Трудовое » Акт приема-передачи документов при смене директора, основания и порядок увольнения. Что такое акт передачи дел при увольнении генерального директора и как его правильно оформить? Акт приемки передачи дел