Роли участников перевозки

Транспортная накладная — документ нескольких сторон, и каждая заполняет свою часть. Понимание, где заканчивается ваша зона, экономит больше всего времени на старте.

В транспортной накладной несколько сторон, и у каждой своя часть. Разберём их с точки зрения небольшой компании, которая отправляет товар.

Грузоотправитель

Тот, кто передаёт груз к перевозке. Его часть — первая и самая содержательная:

сведения о себе и о грузополучателе;
описание груза: наименование, количество, масса, объявленная стоимость, особые условия;
адреса погрузки и выгрузки, сроки;
условия перевозки и порядок расчётов.

Ответственность отправителя — за достоверность этих сведений и за состояние груза при передаче. Ошибка в весе или в адресе выгрузки — это его ошибка, и исправляется она отдельным документом.

Отправителем оказываются почти все, кто отгружает товар покупателю: интернет-магазин, мастерская, оптовик, производитель. Наличие собственного транспорта здесь роли не играет.

Перевозчик

Тот, кто везёт. Заполняет и подписывает сведения о принятии груза, транспортном средстве и водителе, а затем о сдаче груза получателю.

Для отправителя важна одна практическая деталь: перевозчик тоже должен работать электронно. Если он не подключён, документ не закроется, и это выясняется в самый неподходящий момент.

Грузополучатель

Принимает груз и подписывает соответствующую часть. Если при приёмке обнаружены расхождения, они фиксируются здесь же.

Когда получатель — розничный покупатель без электронной подписи, транспортная накладная обычно вообще не применяется: доставка физическому лицу оформляется иначе. Накладная — документ для перевозок между организациями и предпринимателями.

Экспедитор

Отдельная фигура, которую путают с перевозчиком. Экспедитор не везёт, а организует перевозку: подбирает перевозчика, оформляет документы, отвечает за процесс.

Работа через экспедитора — типичная схема для небольшой компании: своих машин нет, искать перевозчиков некогда, проще заплатить одному подрядчику за результат. У экспедиторской деятельности свой набор документов — поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка, — и он тоже переведён в электронную форму.

Когда ролей несколько

Небольшая компания часто оказывается сразу в двух ролях: например, отправляет товар покупателю и одновременно получает сырьё от поставщика. Это нормально: в одних накладных вы отправитель, в других получатель.

Технически ничего дополнительного не требуется — одна учётная запись, одна подпись, разные документы.

Что важно решить внутри компании

Кто именно подписывает документы. Если это руководитель, всё просто. Если кладовщик или менеджер — им нужны собственные сертификаты физических лиц и машиночитаемые доверенности от компании.

И кто подписывает, когда основной человек недоступен. Отгрузка не ждёт отпуска, а документ без подписи отправителя дальше не пойдёт.

Разберём вашу схему перевозок

Опишите, как у вас организована доставка, — скажем, в какой роли вы выступаете и что нужно подключить.

Смотрите также

Частые вопросы

Мы отправляем товар покупателю через транспортную компанию. Кто мы?

Грузоотправитель, если перевозка оформляется транспортной накладной и договор перевозки заключаете вы. Если же вы передаёте товар транспортной компании по её договору и она сама организует перевозку, оформление документов на ней.

Может ли одна компания быть и отправителем, и получателем?

Да, при перемещении между своими складами или подразделениями. Обе части заполняются от имени одного лица, но по разным адресам.

Чем экспедитор отличается от перевозчика?

Перевозчик везёт груз сам. Экспедитор организует перевозку: находит перевозчика, оформляет документы, отвечает за организацию процесса. У него свой набор документов — поручение экспедитору и экспедиторская расписка.