Оставить заявку

Документы с контрагентами

Электронный документооборот избавляет не столько от бумаги, сколько от ожидания. Документ уходит контрагенту за минуты и с фиксированной датой передачи.

Электронный документооборот — это обмен юридически значимыми документами через оператора. Оператор не просто передаёт файлы: он фиксирует, кто и когда отправил и получил документ, и именно эти сведения потом смотрит налоговая.

Что меняется на практике

Пропадает ожидание. Акт, который раньше ехал неделю и возвращался подписанным через месяц, уходит за минуты. Для малого бизнеса это в первую очередь вопрос денег: закрывающие документы часто держат оплату.

Пропадает вопрос «где оригинал». Документ хранится в системе, находится поиском и выгружается по запросу — вместе с подтверждением подписания.

Появляется дата. Момент отправки и получения фиксирует оператор. Спорить о том, «когда вы это прислали», больше не о чем.

Исчезает почтовый расход. Не самая большая статья, но заметная, если контрагентов десятки.

Что можно передавать

Счета-фактуры и универсальные передаточные документы, акты выполненных работ, товарные накладные, договоры и дополнительные соглашения, акты сверки. Для части документов утверждены форматы, для остальных подходит произвольный вид — юридическую силу даёт подпись, а не формат.

Отдельный случай — счета-фактуры: они передаются только через оператора и только подписанные усиленной квалифицированной подписью. Это прямое требование законодательства, а не условие сервиса.

Что нужно для начала

Квалифицированная электронная подпись — та же, которой вы сдаёте отчётность. Отдельный сертификат «для документооборота» не нужен.

Дальше — учётная запись в системе и приглашение контрагентов к обмену. Приглашение отправляется по ИНН; тем, кто уже работает в системе, оно приходит внутри неё, остальным — на почту.

Если контрагенты у разных операторов

Так бывает почти всегда, и на этом обычно спотыкаются в первый месяц. Решение — роуминг: операторы связаны между собой и передают документы друг другу.

Настраивается он по заявке и один раз для пары операторов. После настройки контрагент из другой системы виден так же, как свой.

Сколько это стоит

Тарифицируются исходящие документы, входящие не тарифицируются вовсе — это важно для тех, кто в основном получает документы, а не отправляет.

Пакеты покупаются на год: 250 документов — 2 950 ₽, 1 200 — 12 300 ₽, 6 000 — 55 500 ₽, 50 000 — 351 100 ₽. Чем больше пакет, тем ниже цена одного документа.

С чего начинать малому бизнесу

Не с полного перехода. Разумный порядок — подключиться, пригласить нескольких контрагентов, с которыми больше всего переписки, и посмотреть, как это работает на реальном потоке. Остальных подключать по мере надобности: заставлять контрагента переходить не нужно и не получится.

Подключить документооборот

Расскажите, сколько документов в месяц вы отправляете и в какой программе работаете, — подберём тариф и поможем начать.

Коротко о сервисе

Стоимость
от 2 950 ₽ в год за пакет исходящих · входящие бесплатны
Кому подходит
Предпринимателям и компаниям, которые обмениваются документами с контрагентами, сдают НДС, работают с маркетплейсами и сетями или хотят перестать возить оригиналы почтой.
  • Счета-фактуры, акты, накладные, УПД и договоры
  • Фиксация даты отправки и получения оператором
  • Подписание квалифицированной подписью
  • Роуминг с другими операторами
  • Хранение документов и выгрузка по запросу

Что вы получаете

  • Один сертификат на все сервисы

    Кабинет налогоплательщика, отчётность, госуслуги, банк и электронные договоры закрываются одной квалифицированной подписью.

  • Выпуск за рабочий день

    Когда декларацию нужно отправить на этой неделе, срок решает: заявку берём в работу в день обращения.

  • Настройка компьютера

    Криптопровайдер, расширение браузера, корневые сертификаты и первое подписание — доводим до состояния, когда документ действительно уходит.

  • Помощь на старте

    Регистрация ИП или ООО, расчётный счёт и онлайн-бухгалтерия подключаются здесь же: собирать сервисы по разным поставщикам не придётся.

  • Доверенности на тех, кто подписывает

    Если документы отправляет бухгалтер или помощник, оформим машиночитаемую доверенность — без неё подпись за компанию не работает.

  • Скажем, если вам это не нужно

    Половина электронных сервисов предпринимателю на патенте не понадобится. Так и ответим, а не продадим комплект целиком.

Частые вопросы

Обязателен ли электронный документооборот?

Для большинства документов — нет, это добровольный порядок. Обязательным электронный обмен стал в отдельных областях: прослеживаемость товаров, маркировка, перевозочные документы. Всё остальное — вопрос удобства и требований контрагентов.

Что делать, если контрагент у другого оператора?

Работает роуминг: операторы обмениваются документами между собой. Настраивается он один раз по заявке, дальше обмен идёт как с обычным контрагентом.

Сколько это стоит?

Тарифицируются только исходящие документы, входящие бесплатны на любом пакете. Годовой пакет на 250 документов стоит 2 950 ₽, дальше цена за документ снижается: 1 200 документов — 12 300 ₽, 6 000 — 55 500 ₽.

Нужна ли отдельная подпись для документооборота?

Нет. Подходит обычный квалифицированный сертификат, тот же, которым вы сдаёте отчётность и входите в кабинет налогоплательщика.