В трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

Правильное заполнение трудовых книжек является очень важным моментом. Это документ, который подтверждает не только факт работы в определенный период, но и указывает, в какой организации и в какой должности трудился его владелец.

Зачастую кадровые службы или иные ответственные лица, на которых возложены функции кадровиков в организации, допускают ошибки при внесении записей. Но именно конкретная запись может серьезно повлиять на расчет пенсии. Особенно, когда дело касается отнесения к льготным профессиям и досрочного назначения пенсии.

Неверная запись может стать поводом для отказа в получении пенсии.

Законодательная база

Заполнение трудовых книжек подчиняется нескольким нормативным документам, среди которых:

1. Трудовой кодекс РФ;
2. Инструкция, утвержденная Постановлением Министерства труда от 10.10.2003 № 69, содержащая правила заполнения трудовых книжек;
3. Правила ведения и хранения книжек, утвержденные Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225.

Трудовой кодекс в статье 66 определяет трудовую книжку, как основной документ, хранящий в себе сведения о трудовой жизни гражданина. Поэтому работодатели при приеме на работу нового сотрудника обязаны издать соответствующий приказ и на его основании внести запись в его трудовую книжку. Исключение составляет лишь работа по совместительству.

Поскольку этот документ ведется на протяжении всей трудовой деятельности гражданина, то все записи, вносимые в документ, не должны вызывать нареканий со стороны органов, осуществляющих проверку. Поэтому допущенные ошибки необходимо исправлять вовремя и в соответствии с Инструкцией по заполнению.

Не все кадровики относятся внимательно к внесению записей в трудовую книжку, не придают значения нумерации, точности информации, связанной с приемом, переводами и увольнением. Но в конечном итоге все эти ошибки могут вылиться в отказ от рассмотрения таких записей при назначении пенсии.

Особенно это важно, когда гражданин трудился фактически на вредных и опасных работах, а запись оказалась неверной. В соответствии с действующим законодательством такую запись придется уточнять или специалисты пенсионного фонда будут вынуждены отказать гражданину в досрочном выходе на пенсию.

Когда вносятся изменения в трудовую книжку?

Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции. Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями. Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.

Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.

На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:

• связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
• об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.

Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.

В этом случае следует поступить следующим образом:

• подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
• запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
• запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате?

Согласно п.1.2 Инструкции по заполнению ТК для исправления ошибки в дате приема или увольнения следует в следующей свободной строке внести исправительную запись, свидетельствующую о признании ошибочной записи недействительной. Оформляется она следующим образом:

• графа 1 – проставляется номер по порядку вслед за последней записью.

Например , ошибка допущена в строке записи под номером 9. Далее в трудовой книжке заполнены следующие строки и последняя из них уже имеет номер 15. Исправительная запись будет производиться с порядковым номером 16;

• графа 2 – дата приема на работу, которая является правильной;
• графа 3 – написать информацию о том, какая информация была ошибкой "Запись за номером ___ недействительна". Следом вносятся правильные сведения;
• графа 4 – документ, на основании которого запись была внесена. Она обычно совпадает с приказом о приеме на работу.

Запись недействительна в трудовой книжке - образец 2019

Такой же порядок действует и при исправлении записи об увольнении.

Образец исправления ошибки на титульном листе в трудовой книжке

Ниже приведены примеры распространенных ошибок, введенных руководителем или кадровиком.

Исправление даты рождения

Помарки и ошибки могут обнаружиться в дате рождения, которая указывается на титульном листе. Работодатель, заметивший неточность или невозможность однозначно истолковать какую-либо из цифр, может зачеркнуть дату и над ней сделать правильную запись. Такое право следует из п. 26 Правил ведения трудовых книжек. При этом на обратной стороне обложки обязательно должна присутствовать ссылка на документ, по которому взята дата рождения. Это паспорт или свидетельство о рождении.

Исправление даты заполнения

На титульном листе указывается дата заполнения или открытия трудовой книжки. В ней кадровый работник чаще всего допускает ошибку на стыке годов. Например, с наступлением нового года, когда еще не успели перестроиться, указывают старый год. Обнаружить такое несоответствие можно, только сопоставив первую запись в трудовой книжке с датой на титульном листе.

Исправить ее может работодатель, который оформил трудовую книжку, либо он же выдаст справку по учету движения бланков ТК. Только на основании такой справки работодатель, у которого в настоящий момент трудится гражданин, сможет внести изменения.

Изменение фамилии в трудовой книжке: образец 2019

Выше мы описывали, каким образом вносятся изменения, связанные с личными данными работника. При смене фамилии прежняя зачеркивается сплошной чертой и рядом прописывается новая.

Информация о смене фамилии и основании заносится на внутреннюю часть обложки. Запись обязательно заверяется следующим образом:

• указывается должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек;
• ответственное лицо ставит свою подпись;
• проставляется печать организации.

Образец исправления

Делаем запись в трудовую книжку о переименовании организации (образец)

В случае изменения наименования работодателя обязательно вносятся сведения об этом во все трудовые книжки работников, трудящихся в организации на данный момент. Процедура регламентирована п.3.2 Инструкции о заполнении:

• производится запись отдельной строкой;
• в разделе сведений о работе (графа 3) отображается информация о переименовании с указанием нового и даты изменения;
• в графе 4 должны содержаться сведения о документе, на основании которого произошло переименование.

При этом следует обратить внимание, что запись производится в строке без номера.

Сведения о переименовании работодателя

Образец заполнения

Что не подлежит исправлению?

Важно отметить, что запись об увольнении должна быть заверена печатью организации. Если этого не было сделано вовремя и далее следует информация о приеме на работу в другую организацию, то исправить уже не получится. Достаточно сложно будет уже вписать данные о лице, ответственном за ведение книжки на прежнем месте работы.

Поэтому подтвердить подлинность записи об увольнении возможно при помощи уточняющего документа. Его необходимо запросить в организации, которая допустила ошибку. Иначе подтвердить период работы там не преставится возможным.

Ошибки в виде опечатки в титульном листе исправлять довольно сложно, поскольку есть указания, что исправления и дополнения вносятся на основании документов. Поэтому многими кадровиками решается оставить все, как есть, если ошибка не критична. Но тогда гражданину впоследствии придется доказывать, что документ принадлежит ему. Поэтому ответственное лицо должно максимально внимательно заполнять титульный лист и давать ознакомиться с ним работника.

Обращаем внимание , что трудовая книжка, в которой записи в титульном листе и сведениях о работе исправлены неправильно, считается недействительной.

При заполнении трудовых книжек ошибки не редкость. Некоторые из них безобидные, например когда перепутана нумерация записей, а некоторые могут повлечь применение мер ответственности к работодателю, например при неверном указании наименования профессии. Однако встает вопрос: все ли ошибки и неточности нужно исправлять? Сегодня разберемся в этом вопросе, а также обратим внимание на самые распространенные ошибки, допускаемые работодателями, и расскажем, как исправить недочеты.

Исправлять или нет

Основными нормативными актами, регламентирующими ведение и хранение трудовых книжек, являются:

Трудовой кодекс;

Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225;

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже работника. Любой работодатель, кроме работодателя - физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, обязан вести книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной.

Основанием для внесения записей являются оригиналы соответствующих документов, например для записи об образовании - подлинник документа об образовании, для записи о приеме на работу - соответствующий приказ.

Поскольку до сих пор трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже работника, записи, внесенные в нее, не должны вызывать нареканий ни у кого - ни у работника, ни у контролирующих органов.

Как исправить ошибку, поясняется в Инструкции по заполнению трудовых книжек, с примером записи о приеме на работу.

По аналогии принцип исправления ошибок распространяют на иные неточности.

Примечание. Трудовая книжка хранится в организации по основному месту работника в кадровой службе в специальном сейфе или несгораемом запирающемся шкафу.

Некоторые кадровики не придают значения неверной нумерации, неточной информации о переводе на другую работу, ошибкам в сведениях о награждении, полагая, что поскольку Пенсионному фонду данные сведения не важны (если только эти записи не связаны с вредными или опасными условиями труда), смысла исправлять их нет. Однако мы считаем, что это неверный подход. Нужно исправлять любые неточности в книжке, начиная от неверной нумерации записей и заканчивая неверными записями или признанными судом незаконными. Ведь помимо ПФ РФ, который не обращает внимания на соблюдение трудового законодательства, есть еще ГИТ, которая, обнаружив ошибки, обязательно выдаст предписание об устранении таковых и привлечет виновного к ответственности.

Общие правила внесения исправлений

На основании разд. III Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. 1.2, 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправления могут быть осуществлены:

По месту работы, где была внесена неправильная запись;

Работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке сделана работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Важно, что исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого были внесены исправления. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п. 29 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Обратите внимание! Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек.

По общему правилу изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке изменяется запись об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Порядок исправления записей в разделе "Сведения о работе" следующий:

В графе 1 указать порядковый номер вносимой записи;

В графе 2 - дату внесения записи;

В графе 3 написать "Запись за номером таким-то недействительна". После этого сделать правильную запись;

В графе 4 повторить дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признаются недействительными записи об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе".

Примечание. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Ошибки, допускаемые на титульном листе трудовой книжки

Не стоит думать, что титульный лист трудовой книжки заполняется единожды - при оформлении книжки впервые. В процессе работы, возможно, потребуется внесение на титульный лист исправлений (например, при заключении или расторжении брака) или новых сведений (например, об образовании).

В силу п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Для этого одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Если указана неверная дата или номер записи

Нередко можно встретить следующую ошибку: в книжке сделаны две разные записи, но под одним номером. Причем сами записи верные.

Имейте в виду: зачеркивать неверный номер и рядом писать верный нельзя. Это прямо запрещено законодательством. Как же быть? Исправлять нумерацию не обязательно. Просто при внесении следующей записи укажите верный порядковый номер - ошибка в нумерации записей на содержание раздела "Сведения о работе" не влияет.

А можно сделать так.

Если ошибка в нумерации не особенно важна, то ошибка в дате приема на работу может иметь для сотрудника серьезные последствия. Например, если его должность или профессия была связана с предоставлением гарантий и льгот, то ПФ РФ не зачтет в стаж период работы и сотруднику придется обращаться в суд.

Итак, в графе 2 трудовой книжки мы указываем дату приема на работу и увольнения, а не число, когда кадровик вносит запись. Соответственно, даты приказа, указанные в графе 4, в большинстве случаев должны совпадать с датами, указанными в графе 2.

Если все же при внесении записи о приеме на работу вы спутали год, дату или месяц, необходимо скорректировать запись. Сделать это можно следующим образом.

К сведению. Аналогично исправляется ошибка в реквизитах приказа, отражаемых в графе 4: запись признается недействительной. Главное - не зачеркивать неверные сведения, не замазывать их и не подчищать.

Наименование профессии

Ошибки в наименовании профессии или должности в трудовой книжке, даже орфографические, будут стоить работнику судебных споров о включении периода работы в специальный стаж в случае, когда труд осуществлялся во вредных или опасных условиях. Поэтому, как только вы обнаружите такую ошибку, ее нужно исправить, например так:

К сведению. Судебная практика о включении в стаж периодов работы, которые сотрудник отработал при неправильном наименовании должности или ошибочном ее написании, говорит о том, что неправильное наименование (не соответствующее квалификационным справочникам) работодателем должности, связанной с предоставлением льгот, а также отсутствие документальных подтверждений, не зависящее от работника, не может являться основанием для лишения работника гарантированного права на назначение страховой пенсии, поскольку он не может нести ответственность за правильность заполнения, а также обеспечение сохранности документов работодателем (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 10.01.2017 по делу N 33-45/2017).

Если работодатель забыл...

Иногда, может быть, второпях, а может, от невнимательности кадровики забывают указывать те или иные необходимые сведения. Например, после записи об увольнении сразу вносят запись о приеме на работу - без указания наименования организации, куда, собственно, принят работник.

Отсутствие наименование работодателя также считается ошибкой, поэтому его обязательно нужно внести. Как это сделать? Смотрите ниже.

А если в наименовании организации допущена орфографическая ошибка, например перепутаны буквы, исправлять или нет такую запись? Как мы говорили выше, конечно, нужно.

Сложнее, когда ошибка обнаружена после внесения другим работодателем последующей записи о приеме на работу. Исправление в данном случае вносится по месту работы, где сделана ошибка. По новому месту работы такие исправления можно сделать только на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если учреждение, сделавшее неверную запись, реорганизовано, исправить запись может его правопреемник, а если ликвидировано - работодатель по новому месту работы на основании официального документа (п. 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Такими документами могут быть копии приказов, выписки из приказов о приеме на работу или, как вариант, справка о периоде работы в компании.

Говоря о наименовании организации, нельзя не сказать о ситуации, когда в процессе работы предприятие реорганизовано и его наименование изменилось, но кадровик своевременно не внес информацию об этом в трудовую книжку. В результате запись об увольнении заверяется печатью, в которой наименование организации не совпадает с тем, куда был принят работник.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек не поясняется, что делать в такой ситуации. Полагаем, что для исправления ошибки нужно внести пропущенную запись о реорганизации. Поскольку запись об увольнении уже сделана, проставлены подписи и печать, в графе 3 трудовой книжки напишите заголовок - актуальное наименование организации. После внесите запись о реорганизации, которую согласно п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек не нужно нумеровать и датировать. Дату реорганизации проставьте в графе 3. В графе 4 укажите документ-основание: приказ работодателя. После этого снова поставьте свою подпись и печать.

Если наименование организации забыли внести в раздел "Сведения о награждении" - ничего страшного. Для назначения пенсии работнику ошибки, допущенные в данном разделе, значения не имеют. Но это нарушение правил ведения трудовых книжек, соответственно, если инспектор при проверочных мероприятиях выявит его, то потребует исправить ошибку. Как? После записи о награждении в графе 3 нужно сделать, например, такую запись: "Запись за номером таким-то сделана в Муниципальном казенном учреждении "Автодор" (МКУ "Автодор")", - затем указать наименование должности лица, ответственного за заполнение трудовых книжек, поставить подпись и печать.

Отметим, что кадровики "забывают" внести не только наименование организации, но и записи о переводах на другую работу и даже об увольнении.

С пропущенной записью о переводе все просто - контролеры не догадаются о ней, если только не сверят записи в книжке с иными кадровыми документами, а вот для работника такой пробел может сыграть негативную роль, если перевод был осуществлен на работу, которая позволяет досрочно уйти на пенсию.

К сведению. Для внесения пропущенной записи о переводе, когда уже внесена запись об увольнении, необходимо в графе 3 вновь указать наименование организации, внести пропущенную запись (дополнительно можно указать, что запись была пропущена). После этого нужно поставить свою подпись и печать организации.

Запись об увольнении

В данном виде записей чаще всего встречается два вида ошибок:

Орфографические;

Запись не заверяется печатью работодателя.

Иногда запись вносится в отношении не того работника - кадровик путает книжки.

Орфографическая ошибка не грозит ничем ни работнику (у него не возникнет проблем с подтверждением стажа), ни прежнему работодателю (обнаружится такая ошибка лишь при проверке уже у нового работодателя). Однако если работник заметит ее при получении книжки, исправить ее все-таки придется. Для этого в графе 3 раздела "Сведения о работе" укажите наименование организации, а затем:

В графе 1 поставьте следующий порядковый номер;

В графе 2 - дату;

В графе 3 признайте запись об увольнении недействительной, внесите правильную;

В графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого произведена запись.

Если запись об увольнении не заверена печатью организации или подписью должностного лица, уполномоченного на это, у работника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа работы. Скорее всего, ошибку заметит кадровик на новом месте работы и посоветует исправить. Работник придет к прежнему работодателю. Но поставить печать и внести сведения о лице, ответственном за заполнение трудовых книжек, можно лишь до того момента, как сделана запись о приеме на новую работу.

Если в трудовой книжке уже имеются другие записи, то ничего исправлять не нужно. В таком случае рекомендуем выдать работнику документ, подтверждающий период работы в данной организации.

Ну и пару слов скажем о ситуации, когда запись об увольнении была внесена по ошибке. Такая запись не понравится работнику, хотя она никак не повлияет на подсчет стажа и не повлечет за собой применение мер ответственности к работодателю. Тем не менее признайте ее недействительной, а когда работник на самом деле соберется увольняться - тогда и внесите верную запись.

Подведем итог

Нормативные акты, регламентирующие порядок заполнения и ведения трудовых книжек, недостаточно четко регулируют вопросы внесения изменений в этот документ, установлен лишь общий порядок. Однако в большинстве случаев мы руководствуемся именно ими и признаем ошибочную запись недействительной, а затем вносим верную. Такой способ применим и в случае, когда допущена орфографическая ошибка или неверно указана дата. Не игнорируйте ошибки в трудовых, исправляйте их своевременно и сможете избежать административного наказания по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Трудовая книжка – это важный личный документ каждого гражданина, который подтверждает его стаж и гарантирует пенсионное обеспечение. Если запись в трудовой сделана неправильно, то работник может испытывать трудности при следующем трудоустройстве или начислении пенсии. Многие работодатели при занесении информации в книжки своих сотрудников допускают ошибки, которые нужно исправлять, соблюдая определенный порядок и закон.

В РФ к основным нормативным актам, утверждающим регламент трудовых книжек, относятся:

• Трудовой кодекс РФ, статья 66}
• Правительственное постановление РФ №225, устанавливающее правила хранения и занесения информации в трудовые книжки}
• Постановление Минтруда РФ №69, утверждающее инструкции корректного ведения.

Как сделать исправление неверной записи в трудовой?

Дополнение или замена изначально правильных записей называются изменениями, а исправления – заменой неверных, ошибочных записей. Итак, как же исправить неверную запись в трудовой книжке?

Правила устанавливают следующее: исправление неверной, ошибочной информации в книжках выполняется по месту работы сотрудника, где такие сведения были внесены, или работодателем на новой работе на основе предоставленного документа.

Этим документом может быть приказ о восстановлении, приеме, увольнении с занимаемой должности, переводе, различные выписки. При ходатайстве работника работодатель обязан оказывать ему всестороннюю помощь.

Если предприятие или организация, произведшие неточную или ошибочную запись, реорганизованы, то коррекция осуществляется их правопреемником. Если предыдущее место работы ликвидировано, коррекция вносится уже другим работодателем по п. 28 Правил. Официальным документом – подтверждением ликвидации организации – является выписка из единого госреестра лиц юридического типа.

Скорректированные данные полностью должны отвечать документу, устанавливающему регламент на их исправление. Если подобный документ утерян или не соответствует содержанию внесенных изменений, то коррекция осуществляется на основании иных документов, фиксирующих выполнение работ, не отмеченных в трудовых сотрудников. Сюда можно отнести свидетельства учета времени труда, личные карточки, платежно-расчетные ведомости и прочие документы.

Записи исправлений нельзя производить на основе свидетельских показаний. Это не распространяется на данные, по которым имеются решения суда и данным, утерянным в массовом порядке или в экстремальных условиях.

Особенности осуществления изменений в титульном листе

Обычно в титульные листы заносятся изменения (по п. 2.3 Инструкции), а не исправления. Что делать, если в трудовой книжке неправильная запись на титульном листке? При первом оформлении титульного листа неточности и коррективы недопустимы. Если была занесена ошибка или неточность, то такой бланк требуется уничтожить, создав специальный акт, и использовать новый бланк. Можно прилагать к акту о ликвидации неправильных бланков и номер-подлинник, который предварительно вырезается из устраняемого бланка перед его устранением. Это служит официальным доказательством существования бланка с требуемым номером. Деньги за испорченный бланк с сотрудников не взимаются.

При внесении любых корректив важно помнить, что старые данные должны зачеркиваться одной линией, а новые данные – вноситься выше старых. Старые данные должны оставаться разборчивыми. На внутренней стороне трудовой необходимо оставлять ссылку на документ, регламентирующий внесение тех или иных изменений, а также подпись и печать ответственной организации или сотрудника кадрового отдела.

Запрещается осуществлять какие-либо коррективы в книжке на основании слов ее владельца. В качестве оснований могут выступать только различные документы личного характера:

• паспорт}
• свидетельство о расторжении брачных отношений}
• свидетельство о браке}
• идентификационный код и другие документы.

Информация в книжке сотрудников о профессии, образовании является неизменной, она может только дополняться. Если такая информация в трудовой отсутствует, требуется просто заполнить нужные строки.

Неточность при ведении трудовой книжки возможна и при внесении корректив титульного листа. Тогда изменения вносятся в обычном режиме, потому как зафиксированная информация не дополняет сведения о работе, увольнении или награждении. Ошибки внесения корректив титульного листа исправляются текущим работодателем на основании документа, регулирующего внесение таких поправок (п. 27 Правил). Некорректную запись требуется зачеркнуть одной аккуратной чертой и вписать правильную информацию. На обложке, с внутренней стороны, необходимо делать соответствующую запись с подробным примечанием коррективы. Эту запись необходимо обязательно заверить подписью и штампом организации.

Пункт 30 Правил запрещает делать замазывания, зачеркивания, подделывание ошибочных или некорректных записей в любых разделах трудовой книжки, которые содержат информацию о должности или награждениях. Ошибочную или неточную запись просто признают недействительной и вписывают корректную информацию. Для этого соответствующие графы должны содержать следующее:

• графа 1 – номер по порядку, идущий за последней записью}
• графа 2 – дата осуществления записи}
• графа 3 – указание о недействительности записи с номером и корректная запись}
• графа 4 – номер приказа, на основе которого была осуществлена ошибочная запись. Если приказ был выдан с ошибкой и потом отменен, то вписывается номер и дата отменяющего его приказа.

Такой же порядок внесения корректив должен соблюдаться при исправлении всех ошибочных и некорректных записей – о поступлении на работу, награждении, увольнении. Сюда также относится информация об увольнениях, признанных недействительными Рострудинспекцией, судом или непосредственно работодателем. Необходимо наличие соответствующей ссылки на распоряжение или другой приказ работодателя о смене формулировок причин увольнения или восстановлении на работе.

В случае, когда требуется восстановить, следуя установленному порядку и нормам, непрерывный стаж труда на последней должности – в третьей графе с информацией о работе требуется наличие специальной записи. Одновременно, в четвертой графе необходимо указать ссылку на название документа, исходя из которого, была занесена информация, а также его номер, дата. Это требование регламентируется п. 3.4 Инструкции и п. 23 Правил.

Работник, согласно п. 33 действующих Правил, претендует на получение дубликата своей трудовой, где требуемая информация будет внесена правильно.

Как изменить название организации-работодателя

Часто наблюдаются случаи отсутствия в книжке сотрудника информации о переименовании предприятия, компании или фирмы работодателя. Как следствие, потом возникают разночтения информации о трудоустройстве и увольнении. Это создает немалые сложности в формировании пенсии, требуя наличия вспомогательного документального оформления в виде справок с рабочих мест или архивов.

Учитывая все это, в случае переименования организации во время работы сотрудников необходимо постоянное внесение изменений в трудовые книжки, фиксирующих подобные перемены. Такие сведения вводятся отдельным пунктом в третьей графе, где находится информация о занимаемой должности, в четвертой графе заносится основание изменения названия организации – распоряжение (приказ) или любое другое решение работодателя, его номер, дата. Не предусматривается Инструкцией внесение каких-либо корректив в первую и вторую графы трудовой при перемене названия организации-работодателя.

В случае перемены организационно-правовой структуры организации-работодателя также требуется специальная запись с такой информацией в книжке сотрудника.

Реорганизация или переименование считаются выполненными не со времени подтверждения решения участниками (учредителями), а со времени фиксирования соответствующих изменений в Едином госреестре юридических лиц. Это регламентируется законом 08.08.2001 г. и органами РФ, курирующими правила и порядок занесения в госреестр. Таким образом, третья и четвертая графы должны фиксировать дату не такового решения учредителей организации, а дату появления сведений в ЕГРЮЛ, которая указывается в специальном свидетельстве. На базе этого свидетельства издается распоряжение или приказ работодателя, свидетельствующий о занесении трудовую книжку сотрудника информации о реорганизации или переименовании. Четвертая графа должна обязательно фиксировать дату с номером указа.

Регламент внесения поправок

Как исправить неправильную запись в трудовой, когда любая некорректная запись выявлена сразу или спустя незначительное время? Как правило, ее исправление не представляется сложным. Сотрудник отдела кадров просто вносит необходимую поправку. Если же неправильная запись была выявлена спустя несколько лет, то порядок исправления несколько отличается.

Если работник после занесения неверной записи уже имеет другое место работы, то коррективы вносятся в обычном режиме. Ниже последних сведений указывается следующий по порядку номер. Следующим пунктом необходимо внести запись, признающую недействительность предыдущей и сделать корректную запись. Нужно вписать не дату, указанную в неправильной записи, а дату исправления. В четвертой графе необходимо указать ссылку на соответствующий указ с наименованием работодателя.

В ситуации, когда некорректная запись или информация в книжке выявлена сразу после оформления увольнения, требуется обратить внимание на такой нюанс. В подобном случае увольнение уже оформлено полностью, и блок соответствующих сведений закреплен подписями и печатью. Если же внести нужную информацию без наименования работодателя, то возникнет спорный вопрос – станет неясным автор занесенной информации. Поэтому в подобной ситуации необходимо создать новый блок сведений с наименованием работодателя и последующим номером по порядку хронологии и датой. Следующим шагом вносятся требуемые коррективы, и информационный блок подтверждается печатью и подписями. Необходима печать и подпись отдела кадров и подпись сотрудника о подтверждении сведений.

Важно помнить, что без печати и подписи соответствующего лица, блок информации считается недействительным. Такие требования к оформлению также сохраняются и в ситуации, когда сотрудник приходит к бывшему работодателю спустя неопределенное время для исправления записи за период своей работы у него, и если он имеет уже внесенную информацию об увольнении у другого работодателя.

Некорректная запись при оформлении документов для кадров может стать причиной штрафа, выплаты компенсации и восстановления работника, уволенного на незаконных основаниях. Работник всегда вправе требовать от работодателя внесение поправки в трудовую при помощи суда. Заполнение блоков трудовых книжек и занесение в них любых поправок должно производиться с соблюдением всех норм действующего законодательства.

: Видео

Если вы обнаружили в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника неправильную или неточную запись, ее нужно исправить. Исправления можно внести двумя способами.

Первый – сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке.

Второй способ – организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления. Вносить исправления в трудовую книжку сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

Примечание : Пункт 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник. Если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Если неправильную или неточную запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность, исправления должны быть внесены также по новому месту работы. Такой порядок установлен в пункте 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Итак, если специалист по кадрам внес в трудовую книжку неверную запись. Понятно, что это не очень приятный факт. Но что же сейчас делать? Как теперь эту ошибочную запись в трудовой книжке исправить?

Зачеркнуть? Замазать ошибочные данные? Ни в коем случае!!! Не нужно зачеркивать, перечеркивать, стриать или замазывать ошибочные данные. Правила заполнения трудовых книжек это запрещают. Есть только один единственный возможный вариант - это признать запись недействительной. И сделать об этом пометку в трудовой книжке И только после этого внести новую, верную запись.

Примечание : Пункт 1.2 Инструкции 69 по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .

1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.

2. Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной. То есть ту дату, когда вы вносите исправления.

3. В графе 3 пропишите «Запись под №___ недействительна».

4. В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.

5. Правильную запись внесите в графу 3.

6. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.

к меню

Исправление трудовых книжек, образец

Бывает так, что при приеме на работу в трудовой книжке сотрудницы на внутренней стороне обложки трудовой книжки обнаруживается ошибка, допущенная предыдущим работодателем. К примеру, неверно указан номер свидетельства о браке, на основании которого у сотрудницы поменялась фамилия. Как поступить? Как сделать исправления в трудовой книжке, образец?

Порядок исправления таких ошибок законодательством не установлен. Но... Прямо предусмотрено п.1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, что зачеркивание неточных или неправильных записей в трудовой книжке не допускается только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки. Поскольку запрета на зачеркивание неточных или неправильных записей на внутренней стороне обложки трудовой книжки нет, то при исправлении трудовых книжек неправильно указанный номер свидетельства о браке можно зачеркнуть и указать правильный, заверив подписью нынешнего работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы)».

Как видим, сотрудницу не обязательно отправлять к своему прежнему работодателю – вы сами можете все исправить. Вот и всё! Успехов Вам в вашей нелегкой и ответственной работе!

к меню

Как в трудовой книжке исправить грамматическую ошибку, допущенную в наименовании организации

Применить схему исправления неточных и неправильных записей нельзя, так как записи о наименовании организации не нумеруются. Сделать можно так: после последней записи в разделе «Сведения о работе» без указания порядкового номера и основания внесения записи сделайте отметку о том, что в наименовании организации допущена ошибка. Дальше укажите правильный вариант.

Все исправления в разделе «Сведения о работе» вносите через новую запись. Зачеркивать, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью ранее внесенные записи запрещено. В графе 3 первой незаполненной строки раздела укажите на ошибку в наименовании организации и внесите запись с правильным наименованием. Графы 1, 2 и 4 этой же строки не заполняйте.

Примечание : Пример исправления грамматической ошибки, допущенной в наименовании организации при заполнении трудовой книжки сотрудника

к меню

Неверная запись в трудовой книжке, но уже оформлено увольнение сотрудника.

Если в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника была обнаружена неправильная или неточная запись, ее нужно исправить (п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Исправить неверную запись, обнаруженную после увольнения, может как бывший работодатель, так и новый на основании соответствующих документов, представленных прежним работодателем.

Чтобы исправить неверную запись в трудовой книжке сотрудника, обнаруженную уже после его увольнения, нужно сделать следующее. Создайте в трудовой книжке новый блок – вновь напишите в виде заголовка наименование организации, затем поставьте порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении и дату. После этого внесите необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки, как при увольнении. Печать организации или кадровой службы ставьте, только если организация использует ее (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Если в организации нет кадровой службы (сотрудника, отвечающего за ведение кадрового учета), записи в трудовой книжке может подписывать руководитель (предприниматель).

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка

Работа кадровика связана с оформлением большого количества бумаг, в том числе таких важных, как трудовая книжка. Степень ее значимости сложно переоценить: несмотря на разговоры о переходе на электронный учет, в настоящее время стаж работника все еще подтверждается бумажной трудовой книжкой. Поэтому даже незначительная на первый взгляд ошибка, допущенная при заполнении документа, нередко приводит к печальным последствиям: некорректному расчету стажа, проблемам с назначением пенсионного или больничного пособия, необходимости собирать дополнительные справки для ПФР.

Найдите все ошибки в трудовой книжке с помощью тренажера от журнала «Кадровое дело»

Конечно, в идеале никаких неточностей в трудовой книжке быть не должно. Но следует принимать во внимание человеческий фактор: как сказано выше, кадровику приходится изо дня в день заполнять множество документов, а от ошибок в рутинных процедурах никто не застрахован.

Допустим, вы завели трудовую книжку новому работнику и неправильно указали фамилию или имя. Или правильно заполнили титульный лист, но забыли свериться со штатным расписанием, оформляя запись о приеме на работу, и вписали не ту должность. Более того, вы могли все сделать правильно, но в процессе оформления столкнуться с погрешностями, допущенными предыдущими работодателями. Как быть, если выявлена ошибка в трудовой книжке, как исправить неверную запись?

Кто обязан внести изменения в трудовую книжку при ошибке или изменении данных

Понять, как исправить запись в трудовой книжке и кто конкретно должен этим заниматься, помогут нормативные документы:

• Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003;
• Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Если неправильные данные внес кадровик по новому месту работы, он должен исправить свою ошибку сразу же, как только ее обнаружит. Для исправления неточных или неверных записей, внесенных по одному из прежних мест работы, можно обратиться как к работодателю, допустившему ошибку, так и по новому месту работы (п. 27,28 Правил №225).

Шпаргалка: ошибки в трудовой книжке

Скачать шпаргалку вы можете >>

Практика показывает, что лучше вносить все коррективы в трудовую книжку по месту актуального трудоустройства. Так экономится время, и права работника не ущемляются. Тем более что прежний работодатель, неправильно оформивший запись, к этому моменту уже может быть ликвидирован или реорганизован. А нового работодателя закон наделяет полным правом вносить необходимые данные и признавать прежние недействительными, если в его распоряжении есть необходимые подтверждающие документы: приказы, договоры, выписки.

Внесение исправлений в трудовую книжку: образец и инструкция по каждому типичному случаю

Каждый кадровик должен знать, как внести исправления в трудовую книжку при обнаружении ошибки. Но есть один случай, когда неверная запись не корректируется. При первичном оформлении трудовой новому работнику исправления на титульном листе не допускаются (п. 42 Правил №225).

Это значит, что в случае ошибки бланк придется признать недействительным и заменить новым, не взимая с работника плату за испорченный экземпляр. В остальных ситуациях требуется исправление ошибки в трудовой книжке (образец корректирующей записи с подробной инструкцией даны отдельно по каждой распространенной ошибке).

Если неправильно указано название организации:

1. Сделайте запись без порядкового номера в разделе «Сведения о работе». Напишите, что в названии допущена ошибка, и укажите корректный вариант.
2. Не заполняйте 1,2 и 4 графу. Поскольку речь идет об исправлении неточности, не связанной с профессиональной деятельностью работника, и никакой подтверждающий документ в данном случае не требуется. Так будет выглядеть исправление в трудовой книжке (образец):

Исправление грамматической ошибки

Скачать образец вы можете >>

Пропуск записи в разделе «Сведения о работе» - частая ошибка в трудовой книжке. Чтобы ее исправить, следует сначала уточнить, не следует ли за ней запись об увольнении. От этого зависит порядок оформления.

Если после пропущенной записи еще нет отметки об увольнении:

1. В разделе «Сведения о работе» сделайте новую запись. Укажите порядковый номер, поставьте текущую дату и внесите пропущенные сведения по общим правилам со ссылкой на документ-основание.
2. Заполняя графу 3, укажите дату, с которой фактически вступило в силу изменение , например, перевод или присвоение разряда. При этом не нужно признавать недействительными записи, следующие за пропущенной.

Оформление записи о работе, пропущенной текущим работодателем

Скачать образец вы можете >>

Если после пропущенной записи уже есть отметка об увольнении:

1. Создайте новый блок в трудовой книжке. Название организации напишите в виде заголовка без порядковой записи.
2. Поставьте порядковый номер и внесите пропущенную запись с указанием реквизитов приказа или иного документа-основания и даты, с которой изменение фактически вступило в силу. Дату поставьте текущую.
3. Закройте блок. Поставьте подпись и печать, как при оформлении увольнения (приказ Минтруда №589н от 31.10.2016). Ознакомьте работника со внесенными изменениями под подпись.

Внесение записи о переводе сотрудника после записи об увольнении

Скачать образец вы можете >>

Если в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» есть лишняя запись:

1. Признайте ее недействительной. Для этого внесите под следующим порядковым номером новую запись, указав, что предыдущие сведения внесены по ошибке. Дату поставьте текущую.
2. Укажите в графе 4 реквизиты приказа о внесении исправлений или иного документа-основания. Поскольку закон не требует издавать такой приказ в обязательном порядке, можно оставить последнюю графу пустой.

Внимание! Если кадровик ошибочно внес запись об увольнении, у работника есть выбор: дать работодателю возможность исправить запись в трудовой книжке или потребовать дубликат, оформленный без ошибок .

Признание ранее внесенной записи об увольнении недействительной

Скачать образец вы можете >>

Если в записи о работе допущены ошибки:

1. Признайте запись недействительной. Присвойте отменяющей записи очередной порядковый номер, в графе 3 напишите номер отменяемой записи, а в графе 4 - реквизиты приказа, на основании которого она вносилась. По этой схеме отменяются любые неточные или неверные записи в разделе «Сведения о работе»: о трудоустройстве, переводе, увольнении (в том числе по решению суда или ГИТ). Аналогичным способом отменяются записи в разделе «Сведения о награждении».
2. Внесите правильный вариант записи. В графе 4 снова укажите реквизиты приказа или иного документа, послужившего основанием для ее оформления. Если же ошибка была допущена в самом приказе, который со временем отменили, в графе 4 укажите реквизиты отменяющего документа. Так выглядит образец исправления записи в трудовой книжке сотрудника, уволенного по ошибке и в настоящее время продолжающего работу:

Исправление ошибочной записи об увольнении

Скачать образец вы можете >>

Если сразу несколько записей подряд нуждаются в исправлении, при этом ошибки допущены в формулировках, датах или реквизитах, признайте их недействительными по отдельности.

Исправление нескольких неверных записей

Скачать образец вы можете >>

★ Для сведений, изначально внесенных по ошибке, можно применить другой, более простой порядок. Сделайте одну отменяющую запись, признающую недействительными несколько ранее внесенных (п. 30 Правил №225, п. 1.2 Инструкции №69).

Внесение изменений в трудовую книжку: пошаговая инструкция

Внесение изменений в трудовую книжку при ошибке - не единственная ситуация, когда приходится корректировать ранее сделанные записи. Иногда сведения просто устаревают. Сотрудник может получить новую профессию или специальность, сменить имя или фамилию. Какими бы кардинальными ни были изменения, переоформлять документ не нужно: исправление записи в трудовой книжке поможет актуализировать данные.

Если изменились персональные данные сотрудника:

1. Запросите подтверждающие документы. Это может быть паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о рождении или изменении фамилии, имени, отчества. Вносить изменения только со слов работника или на основании документов, не входящих в этот список, запрещается.
2. Зачеркните устаревшие данные. Не используйте корректирующую жидкость, достаточно одной аккуратной чертой перечеркнуть запись (она должна легко читаться даже в зачеркнутом виде).
3. Рядом впишите новые сведения. Например, сбоку в той же строке, если в ней осталось место, или сверху.
4. Сделайте пояснительную запись на внутренней стороне обложки. Укажите название и реквизиты документа, на основании которого вносились изменения, заверьте надпись подписью и печатью организации.

Внесение изменений в титульный лист

Скачать образец вы можете > >

Если сотрудник получил новую профессию или специальность:

1. Запросите документ, подтверждающий получение образования. Работник должен предъявить оригинал диплома. Без подтверждающего документа запись не вносите, неоконченное высшее образование в трудовой не отражайте.
2. Дополните сведения в графе «Профессия, специальность» . Прежние сведения не зачеркивайте, а новые просто впишите рядом через запятую (или выше, если места рядом не осталось).

Если диплом получен после 1 января 2014 года, сведения о высшем образовании отражайте с указанием образовательного ценза. Всего уровней четыре: бакалавриат, специалитет, магистратура и подготовка кадров высшей квалификации (см. закон №273-ФЗ от 29.12.2012). Поэтому сначала внимательно ознакомьтесь с дипломом и узнайте, какой квалификационный уровень присвоен сотруднику. , читайте в журнале «Кадровое дело».

1. Просто заполните пустые строки , если ранее в трудовой книжке работника не было никаких записей о полученном профессиональном образовании.

Внимание! Повышение квалификационного разряда, не связанное со сменой профессии или специальности, отражайте не на титульном листе, а в разделе «Сведения о работе».

Не спешите паниковать, если допустили ошибку при заполнении трудовой книжки или обнаружили неверную запись, внесенную предыдущим работодателем. Внести коррективы можно в любой момент, главное - следовать инструкциям и правильно указывать реквизиты документов-оснований. А если речь идет об ошибочном или незаконном увольнении, впоследствии отмененном по решению самого работодателя, суда или ГИТ, по требованию работника выдайте ему дубликат документа, заполненный без ошибок.

Главная » Финансовое » В трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки