В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

(word) — для передачи в другую организацию

— для сдачи в архив

3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

3.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

3.7.5. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

3.7.6. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

3.7.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 1). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.7.3 - 3.7.4.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

3.7.10. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

3.7.11. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

3.7.12. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

3.7.13. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

3.7.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.

После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

3.7.15. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

3.7.16. Каждой законченной описи присваивается номер.

3.7.17. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

3.7.19. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

3.7.20. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

3.7.21. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 2). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (см. п. 3.7.10).

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.

3.7.22. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение 3). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.

3.7.23. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Для более эффективного использования информации, содержащейся в описях дел архивных фондов, для ускорения поиска документов в научных и практических целях к описям создается справочный аппарат, который включает:

Титульный лист;

Предисловие;

Список сокращенных слов;

Переводные таблицы шифров (в случае переработки описи);

Указатели (при необходимости).

Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а также способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению содержания описи (список сокращений) и др.

Титульный лист описи

Титульный лист описи является обязательным элементом справочного аппарата для всех описей. Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись к конкретному фонду или его части, определенному периоду времени, а также поисковые данные.

На титульном листе описи дел постоянного хранения указываются (приложения NN 8, 9):

Полное название государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (Центральный архив города Москвы, Центральный архив общественно-политической истории Москвы и др.);

Название фонда;

Номер фонда;

Номер описи;

Название описи;

Крайние даты дел, включенных в опись.

Название фонда организации пишется в виде официального названия организации-фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и официально принятыми сокращенными названия (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной даты каждого названия при этом могут указываться только годы, либо месяца и годы. Если организация продолжает функционировать, конечная дата названия не проставляется.

При этом на титульном листе указывается сначала последнее его название, а затем все изменения его названий.

Если название фондообразователя менялось многократно, на титульном листе дается его последнее название, а все переименования приводятся в листе переименований , который помещается за титульным листом. На листе переименований названия организаций даются в том же порядке, как на титульном листе.

Для объединенных архивных фондов указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования. После обобщенного названия объединенного фонда в скобках указывается - "объединенный фонд". Например:

Отделения Московской советской рабоче-крестьянской милиции

(объединенный фонд)

Для архивных коллекций на титульном листе указывается название коллекций, например:

Коллекция документов о деятельности религиозных объединений.

Номер фонда присваивается в государственном архиве, куда передаются документы или в архиве организации, если организация не является источником комплектования государственных архивов. Документам по личному составу ликвидированных организаций, которые передаются на хранение в архивы кадровой документации по административным округам, присваивается отдельный номер фонда в архиве кадровой документации.

При первом поступлении документов в государственный архив номер фонда на титульном листе не указывается.

Номер описи . Описям присваиваются учетные номера. К номерам описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, "лс" (личный состав), "н" (научная документация) и др. В необходимых случаях (создание новых описей и т.п.) вопрос о присвоения номера описи согласовывается с государственным архивом.

Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией (например, N 1 и N 1лс), если они поступают в один государственный архив.

Номер описи дел фонда присваивается при первом поступлении документов в архив, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи (при этом к номеру описи в скобках добавляется слово "продолжение). Заголовки дел во всех описях одного номера нумеруются в валовом порядке до достижения четырехзначного номера (9999), после чего опись считается законченной и следующему годовому разделу этой описи присваивается другой номер.

В случае составления дополнительной описи на дела, не включенные в опись по каким либо причинам при упорядочении документов и обнаруженные впоследствии, описи присваивается новый порядковый номер, при этом к номеру описи в скобках добавляется слово "дополнение к описи N ". В предисловии указываются причины и основания составления дополнительной описи.

Название описи включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), а также конкретное название описи (если оно имеется). Например:

Опись N 3

дел постоянного хранения

Переписка Мэрии и Правительства Москвы

Опись N 2

дел временного хранения (свыше 10 лет)

по опеке и попечительству

Крайние даты документов и дел, включенных в опись, указываются на титульном листе после названия описи с новой строки.

Они показывают даты всех документов, включая даты документов, заведенных предшественниками фондообразователя, а также даты документов приложений, а также документов, созданных в процессе ликвидации, выходящих за хронологические рамки фонда.

Если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись включены дела. Например: 1989-1995, 1999-2003 гг.

Против названия каждого раздела, подраздела и т.д. указываются номера соответствующих листов описи. В случае необходимости могут приводиться и номера дел.

Предисловие

Обязательным элементом справочного аппарата к описи является предисловие.

Предисловие составляется к каждой отдельной описи фонда, чтобы отметить особенности построения описи и состава документов, а также их описания.

К описям объединенного архивного фонда составляется общее предисловие, если дела фондов, входящих в него, включены в одну опись. Кроме того, могут составляться предисловия к описям каждого фонда, включенного в объединенный архивный фонд. В этом случае в общее предисловие включаются все общие сведения относительно объединенного архивного фонда и отдельных его фондов и их описей. В предисловиях к описям отдельного фонда излагаются сведения, касающиеся лишь этого фонда, и даются ссылки на общее предисловие.

Это положение относится и к предисловию к описям архивных коллекций документов.

В предисловии к описи излагаются:

История организации-фондообразователя;

Истории фонда;

Состав и содержание документов описи;

Особенности формирования, описания и систематизации дел;

Состав справочного аппарата к описи и порядок пользования им.

В предисловии к описи история фондообразователя и история фонда излагается кратко, сжато, так как помимо предисловия к описи составляется историческая справка к фонду за период соответствующий документам в описи, в которой подробно рассматриваются эти вопросы (см. раздел 9).

В предисловии освещаются следующие вопросы:

Дата возникновения, реорганизации, ликвидации организации со ссылкой на номера и даты распорядительных документов, его подчиненность, а также название учреждения-предшественника или учреждения унаследовавшего его функции;

Компетенция, структура, функции учреждения - фондообразователя, сеть подведомственных организаций;

Дата и основание поступления док’ументов фонда в архив, их объем и крайние даты.

После краткой характеристики истории фондообразователя и истории фонда в предисловии, необходимо дать ссылку на историческую справку, где указанные вопросы рассматриваются более подробно. Например: "Подробнее см. Историческую справку к фонду... за...".

Если по какой-либо причине историческая справка к фонду отсутствует, или она недоступна для пользователей, в предисловии приводятся сведения по истории фондообразователя и фонда в объеме требований, предъявляемых к исторической справке (см. раздел 9).

В предисловии к описи объединенного фонда, включающему однородные организации, приводятся общие сведения по истории данных организаций, в необходимых случаях, освещаются индивидуальные особенности каждого учреждения.

При характеристике в предисловии состава и содержания дел, включенных в опись, указываются хронологический период, за который документы включены в опись и общее количество дел, отмечаются наиболее типичные группы дел как по их видам, так и по содержанию. Оговаривается наличие документов, выходящих за хронологические рамки описи. Подчеркивается наличие и состояние фотодокументов, альбомов, графических документов, входящих в состав документов описи.

Если в опись дел постоянного хранения включены документы временного срока хранения (квартальные отчеты) необходимо объяснить целесообразность включения таких документов. При отсутствии ряда документов постоянного хранения и по личному составу в описи, в предисловии указываются конкретные виды отсутствующих документов, и дается объяснение причин этого (не составлялись, утрачены и др.). Кроме того, отмечается в каких делах описи или в фондах других организаций может содержаться информация, восполняющая сведения отсутствующих документов.

В предисловии должны быть указаны основные принципы формирования дел, особенности описания и оформления дел. Перечисляются, какие виды работ были проведены с целью упорядочения документов (экспертиза ценности, формирование или переформирование дел, описание дел на обложках, техническое оформление дел, систематизация и т.д.). Отмечаются особенности формирования отдельных категорий дел и составления заголовков к ним.

В предисловии следует отметить наличие подлинных документов и копий в делах и особенности указания копийности документов в заголовках дел.

Также необходимо обосновать объединение документов за несколько лет в одно дело, если такие дела включены в опись.

Следует указать принцип систематизации дел в описи, в необходимых случаях аргументировать его выбор, отметить отступления от принятой схемы, если таковые имеются.

Указывается также структура фонда (наличие других описей за этот период), в предисловии к описи постоянного хранения отмечается место хранения документов по личному составу организации.

В случае переработки описи, в том числе в архиве организации при утрате большого количества документов, в предисловии к переработанной описи дается сравнение с прежней, указываются преимущества нового способа построения описи и причины переработки описи. В необходимых случаях следует отмечать основные исправления и внесенные дополнения (проведена унификация приемов описания заголовков в тексте; исключены документы, не относящиеся к профилю фонда; проведена пересистематизация дел, перешифровка дел и т.д.).

В заключении предисловия к описи дается характеристика справочного аппарата к описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования справочным аппаратом.

В предисловии отмечается наличие документов, относящихся к деятельности организации в других фондах или архивах Главархива Москвы.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и помещается в начале описи после оглавления (содержания).

Предисловие к описи ликвидированных организаций, передающим документы по личному составу в Главархив подписывается руководителем организации (председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим) или составителем и заверяется печатью.

Предисловие, составленное в государственных архивах Москвы при переработке фондов, при упорядочении документов фондов поступивших и поставленных на учет в состоянии россыпи подписывается составителем.

.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

• в делопроизводстве - при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
• в архиве - при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила).Следует учитывать, что для организаций - источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.

Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной описи дел)

Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса - какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.

Для определения сроков хранения используют:

• номенклатуру дел за соответствующий год;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
• ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более поздний период. Документы за 2009 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

Оформление сдаточной описи документов в архив

В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй - в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре;
• заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
• крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10 :

02 - принятый номер отдела в организации;

сп - префикс, обозначает «структурное подразделение»;

10 - количество документов за определенный год, включенных в опись.

Пример 1

Опись дел структурного подразделения

Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»

(ООО «Хлопок»)

Отдел обеспечения

УТВЕРЖДАЮ

Начальник отдела обеспечения

Комкова А.П. Комкова

(подпись) (расшифровка)

ОПИСЬ № 02сп-10

В данную опись внесено 6 (шесть) ед. хр.

(цифрами и прописью)

с № 1 по № 7 , в том числе:

литерные номера: 2а ______

пропущенные номера: 5, 6

Старший бухгалтер

Непоседова Д.А. Непоседова

(подпись) (расшифровка)

СОГЛАСОВАНО

Начальник канцелярии

Гиляровская Л.Е. Гиляровская

(подпись) (расшифровка)

Передал 6 (шесть) ед. хр.

(цифрами и прописью)

Старший бухгалтер Непоседова Д.А. Непоседова

(подпись) (расшифровка)

Передал 6 (шесть) ед. хр.

(цифрами и прописью)

и нет регистрационно-контрольных карточек к документам

Ведущий специалист Рыжкова Я.П. Рыжкова

На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.

Опись дел постоянного хранения

В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения. Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК». Если в перечне документов срок указан с добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 - № 86 а).

В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

Для организаций - источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.

Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости - список сокращений (при их наличии).

Согласно нормативным требованиям организации - источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

• опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
• рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
• представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций - источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
• утверждает руководитель организации.

Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.

К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Пример 2

Опись дел постоянного хранения

В данный раздел описи внесено 4 (четыре) ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № 86 по № 88, в том числе:

литерные номера: 86 а

пропущенные номера: нет

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Ведущий специалист общего отдела Мембрана Т.В. Мембрана

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.

Опись дел по личному составу

Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3). Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают три экземпляра описи.

Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:

• приказы и распоряжения по личному составу;
• списки личного состава;
• протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
• документы о награждении;
• документы о проведении служебных проверок;
• личные дела и личные карточки;
• лицевые счета работников по заработной плате;
• акты о несчастных случаях.

При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.

Пример 3

Опись дел по личному составу

Открытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ

"Каска" Генеральный директор

(ОАО "Каска") ОАО "Каска"

Копылов Н.С. Копылов

В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед. хр., с № 61 по № 65 ,

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Начальник отдела кадров Корягина А.Ю. Корягина

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Составление описей дел постоянного и долговременного срока хранения - это совместная работа архива организации (ведомственного архива) с делопроизводственной, кадровой службами, а также с ведущими специалистами всех структурных подразделений организации.

Е.Л. Полоса, документовед, архивист

1. Общие положения

1.1.Инструкция составлена в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).

1.2.Требования настоящей инструкции, распространяются на описи дел общего делопроизводства, составляемые работниками отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, других структурных подразделений Государственного архива Российской Федерации, а также работниками архивов организаций, являющихся источниками комплектования ГА РФ.

1.3.Цель настоящей инструкции - приведение в соответствие с современными требованиями положений «Инструкции по составлению исторических справок, оформлению описей и составлению научно-справочного аппарата к ним» (М., 2002).

2. Составление исторических справок

2.1.Историческая справка составляется о каждой организации и ее архивном фонде, хранящемся в ГА РФ или поступающем на хранение в ГА РФ.

2.2. Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда и характеристики документов фонда.

2.3. Историческая справка составляется в следующей последовательности: первая часть (об истории фондообразователя), в основном, составляется до начала работ по описанию документов фонда и уточняется в процессе работы над фондом. Вторая и третья части справки (об истории фонда) составляются после завершения описания.

2.4. Основными источниками для написания исторической справки являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы фондообразователя, его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.

2.5. Для поиска необходимых сведений может быть использован научно-справочный аппарат архива (описи дел, систематический каталог по истории государственных учреждений, Российской Федерации и т.д.), печатные издания, имеющиеся в СИФ ГА РФ.

2.6. История фондообразователя должна содержать следующие сведения:

Название и подчиненность фондообразователя, а также изменения в них с указанием дат и основных причин произошедших изменений;

Дату создания фондообразователя и его местонахождение;

Название организации - предшественника. В случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции;

Задачи и функции фондообразователя, даты и основные причины их изменений;

Структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин;

Состав системы подведомственных (непосредственно подчиненных) организаций (их виды, территориальное размещение), все последующие ее изменения с указанием дат и основных причин;

Даты и причины преобразования и ликвидации фондообразователя;

Название организации - правопреемника.

2.7. При составлении истории фондообразователя необходимо иметь в виду следующее:

2.7.1. на основании правового акта указывается точное и полное, а также официально принятое сокращенное название организации.

Если в документах (правовых актах, распорядительных, учредительных и т.п.), относящихся к вопросу создания, деятельности организации и её преобразований, будут обнаружены расхождения в названии организации, приводятся все имеющиеся в документах названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов о создании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке;

2.7.2. указывается непосредственная подчиненность фондообразователям (например, министерству или какому-либо его структурному подразделению);

2.7.3. даты создания, преобразования, ликвидации указываются со ссылкой на законодательные акты и распорядительные документы.

При наличии нескольких правовых документов разных органов (Указ Президента Российской Федерации, Постановление Правительства Российской Федерации, приказ федерального органа исполнительной власти) в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа исполнительной власти.

При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, преобразовании, изменении подведомственности, ликвидации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется ранний по времени подписания акт.

Если в тексте правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, несовпадающую с датой правового акта («образовать с такого-то числа» или « упразднить с такого-то числа»), то оговариваются обе даты.

При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и т.п.), что оговаривается в исторической справке.

При указании даты упразднения (ликвидации) организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о его упразднении. В случае официального создания ликвидационных комиссий их наличие и крайние даты их работы оговариваются.

2.7.4. Задачи и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.

2.7.5. Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений (в зависимости от объёма структуры и количества ее изменений).

2.7.6. При изложении фактов создания, преобразования и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «реорганизовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.п.

2.7.7. Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы. Если при составлении исторической справки были использованы документы организаций, фонды которых хранятся в ГА РФ, ссылки даются на эти фонды. Например, если в исторической справке были использованы сведения из приказа министерства, фонд которого хранится в ГА РФ, то ссылки даются на этот фонд.

Ссылки на указы Верховного Совета РСФСР, постановления Совета Министров РСФСР, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации даются по официальным печатным изданиям в соответствии с приложением № 1.

Если документы находятся на ведомственном хранении, вместо названия ГА РФ приводится название архива организации. Например: «Архив Минздрава России, ф. ... , оп. ... , д. ... , лл. ... ».

2.7.8. Если организация является действующей, сведения по ее истории в исторической справке должны охватывать тот же хронологический период, что и опись дел постоянного хранения, представляемая на утверждение ЭПК ГА РФ.

2.7.9. Если организация была упразднена (ликвидирована), то историческая справка содержит сведения по истории фондообразователя за весь период ее деятельности независимо от того, за какой период документы представлены в описи.

2.7.10. Сведения по истории организации излагаются в исторической справке в хронологической последовательности.

2.7.11. Если историческая справка составляется на объединенный архивный фонд, то сведения по истории всех фондообразователей даются отдельно по каждой организации.

2.8. История фонда должна содержать следующие сведения:

Количество дел в фонде;
- крайние даты документов фонда;
- наименование организации, передавшей документы на государственное хранение;
- сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления.

2.9. При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее:

2.9.1. Крайними датами документов фонда будут даты деятельности организации: ее создания и упразднения (ликвидации).

Если организация действующая, или документы фонда сохранились не за весь период деятельности фондообразователя, либо выходят за хронологические рамки его деятельности, то крайними датами документов фонда будут годы, за которые имеются документы.

2.9.2. Хронологическими границами объединенного архивного фонда будут даты образования наиболее ранней, по времени возникновения, организации и ликвидации последней из них;

2.9.3. Если фонд является объединенным, то в исторической справке приводится обоснование его создания и указывается присвоенное ему наименование.

2.9.4. Если ЭПК ГА РФ принималось решение о фондировании, то в исторической справке излагается данное решение со ссылкой на протокол ЭПК.

2.10. В третьем разделе исторической справки отражается:

Основной состав документов, вошедших в опись, и их полнота;

Перечень структурных подразделений в делопроизводстве которых отложились документы постоянного хранения;

Сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

Степень сохранности и физическое состояние документов;

Наличие и место хранения документов по личному составу;

Наличие документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива, с указанием их названий и номеров;

Сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно);

Наличие документов фонда в других государственных архивах, библиотеках, музеях, с указанием места хранения и дат документов;

Возможность использования документов фонда (в каких целях);

Состав научно-справочного аппарата к фонду.

2.11. При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее:

2.11.1. в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска;

2.11.2. если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда;

2.11.3. сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т.д.).

2.12. При составлении исторической справки на объединенный фонд в ней излагаются сведения по истории объединенного фонда в целом.

2.13. Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда и указанием хронологического периода, который она охватывает.

Название фонда состоит из последнего полного и (в скобках) - официально принятого сокращенного названия организации, её подчиненности и крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке.

Например:

Историческая справка о Российском агентстве по патентам и товарным знакам (Роспатент) за 1992 - 1999 годы и его фонде.

2.13. Название объединенного архивного фонда устанавливается в зависимости от принципа его формирования и состава входящих в него фондообразователей: например, для последовательно сменявших друг друга организаций в названии объединенного архивного фонда перечисляются их названия, для руководящего органа и подчиненных ему учреждений даётся название руководящего органа и обобщенное название подчиненных учреждений (см. приложение 1).

При необходимости, название фонда оформляется решением ЭПК ГА РФ. При наличии уже утвержденного названия фонда, используется название, утверждённое ранее.

2.14. Историческая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.

2.15. Исторические справки составляются в соответствии с изложенными требованиями независимо от категории фондов.

2.16. В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда, в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется.

2.17. При утверждении ЭПК ГА РФ новых годовых разделов описей вместе с разделом обязательно представляется «Дополнение к исторической справке». Оно составляется к фонду организации, независимо от того, какие документы включены в опись (учреждения в целом или какой-либо его структурной части). Дополнение к исторической справке составляется в соответствии с пунктами 2.1 - 2.14 настоящей инструкции за тот период, к которому относятся документы, внесённые в соответствующие годовые разделы.

Если за данное время не произошло каких-либо изменений в истории фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке.

2.18. При поступлении документов и описей дел в ГА РФ, вместе с ними поступают соответствующие им исторические справки и дополнения к ним.

2.19. Исторические справки и дополнения к ним, составленные на фонды, хранящиеся в ГА РФ, помещаются в дела фондов. Исторические справки составленные на фонды, документы которых не поступили на хранение в ГА РФ, хранятся вместе с контрольным экземпляром описей (или их годовых разделов), утвержденных ЭПК ГА РФ, в отделе организации хранения и учета документов ГА РФ.

3. Составление справочного аппарата к описи

3.1.В ходе описания документов архивного фонда, составляется справочный аппарат, в состав которого входят:

Титульный лист;
- оглавление;
- предисловие;
- список сокращенных слов.

3.2.Для облегчения поиска необходимых сведений к описям могут составляться указатели, как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

3.3 Составление титульных листов

3.3.1. Титульные листы составляются к законченной описи (архивной и дел постоянного хранения), а также томам описей (см. приложение 2).

3.3.2. На титульном листе указываются:

Полное название государственного архива, включая хронологические рамки;
- название фонда;
- номер фонда;
- номер описи;
- название описи;
- крайние даты документов, внесенных в опись.

3.4. Название фонда указывается в соответствии с п. 2.13 инструкции.

Если в течение периода, за который составлена опись, название организации изменялось, на титульном листе указывается её последнее название и подчиненность. Полный перечень всех изменений приводится на отдельном листе, следующим за титульным. При этом после каждого названия указываются крайние даты существования организации под данным названием (см. приложения 3,3а).

Если фонд является объединенным, на титульном листе приводится его полное название (см. приложение 4).

3.5. Название описи архивного фонда может совпадать с названием фонда организации, если она охватывает дела всех ее структурных подразделений. В этом случае название описи на титульном листе не указывается (см. приложение 2), приводится лишь номер описи, а для её новых годовых разделов к номеру описи добавляется номер тома.

Если состав описи ограничен делами лишь определенной структурной части организации, то названием описи будет название этой структурной части или совещательного органа (см. приложение 5). Если название структурного подразделения изменялось, то на титульном листе указывается его последнее наименование, а все изменения приводятся на листе, следующем за титульным листом, по аналогии с примером, рассмотренным в п.3.5.

Если в опись включены отдельные группы документов, названием описи будет название видов этих документов (см. приложения 6,6а).

При составлении описи дел на документы объединенного архивного фонда, название описи будет состоять из названий тех фондообразователей, документы которых вошли в данную опись (см. приложение 7).

3.6. Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

3.7. Составление оглавлений

При составлении оглавления к законченной описи, оглавления к годовым разделам изымаются. Оглавление к законченной описи помещается в ее начале. В нем перечисляются все составные части описи: предисловие к законченной описи, предисловия к годовым разделам, список сокращенных слов, названия всех разделов, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия указываются номера соответствующих листов описи (в случае необходимости могут приводиться и номера дел) (см. приложение 8).

3.8. Составление предисловий

3.8.1. Предисловия составляются

К каждой описи;

К годовым разделам описей, представляемым на утверждение ЭПК ГА РФ, томам описей;

Одно общее, в отдельных случаях, ко всем описям фонда;

3.8.2. Если предисловие составляется к каждой описи фонда, оно должно содержать сведения, относящиеся только к данной описи. В этом случае сведения по истории организации и истории фонда в целом помещаются в предисловии к первой, основной, описи.

3.8.3. Если составляется одно общее предисловие ко всем описям, оно помещается в первой описи и содержит необходимые сведения обо всех описях фонда. В этом случае в оглавления остальных описей вносится слово «предисловие» и делается ссылка «см. предисловие к описи № 1».

3.8.4. Если фонды, входящие в состав объединённого архивного фонда, включены в одну опись, к ним составляется общее предисловие.

3.8.5. Если документы фондов, составляющих объединенный архивный фонд, включены в отдельные описи, составляется общее предисловие, в которое включаются все сведения, относящиеся к объединенному фонду и его отдельным фондам и описям, по принципу формирования объединенного архивного фонда. При этом также составляются предисловия к описям отдельных фондов, в которых излагаются сведения, которые относятся только к данным фондам, и даются ссылки на общее предисловие.

3.8.6.Если фонд не является законченным, предисловия составляются к годовому разделу каждой описи, утверждаемых ЭПК ГА РФ.

3.8.7 В предисловиях к описи (единой или к каждому годовому разделу) излагаются:

История фондообразователя (или его структурной части);

История фонда;

Состав документов, включенных в опись;

Особенности фондирования документов (для объединенных архивных фондов);

Особенности формирования, описания и систематизации дел;

Состав научно-справочного аппарата к фонду

Место хранения документов по личному составу

3.8.8.При описании состава документов, включенных в опись, оговаривается наличие основных категорий документов, их полнота, отсутствие или появление новых комплексов документов, наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отсутствие подлинников и т.п.

3.8.9.Состав научно-справочного аппарата к фонду в предисловии излагается в соответствии с п. 2.11.3. настоящих методических рекомендаций.

3.8.10. Предисловие подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.

3.8.11. В случае выявления дополнительных данных по истории фондообразователя, истории фонда, проведения работ, вызвавших изменения в составе фонда, а также обнаружения ошибок, в предисловие вносятся необходимые изменения, оно дополняется или пересоставляется.

3.8.12 Справочный аппарат к описи распечатывается без использования оборотной стороны листа.

3.9. Составление списков сокращенных слов

3.9.1. Списки сокращенных слов составляются к годовым разделам, к законченной описи (ее тому) если в них употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Общепринятые сокращения в список сокращенных слов не вносятся (см. приложение 9) .

3.9.2. Сокращённые слова с соответствующими им полными наименованиями располагаются в алфавитном порядке.

3.9.3. Названия организаций при внесении их в текст описи при первом их наименовании в тексте указываются полностью, а затем, в круглых скобках, сокращенно (в соответствии со списком сокращенных слов). Далее в тексте описи слова, внесённые в список сокращённых слов, приводятся только в сокращённом наименовании.

3.9.4. Если полное название организации изменялось, а сокращенное - нет, то в списке сокращенных слов против этого сокращённого наименования приводятся все его полные наименования, с указанием даты изменения полного названия.

3.9.5. При формировании годовых разделов в законченную опись (том) составляется единый список сокращенных слов, списки сокращенных слов к годовым разделам изымаются.

4. Оформление описей, составление итоговых записей и листов-заверителей

4.1. Описи оформляются на лицевой и оборотной сторонах листа и нумеруются полистно.

4.2. Дела, внесённые в опись под литерными номерами, вносятся в неё с помощью добавления к номеру соответствующего дела букв алфавита, например: 1, 2, 3, 4, 4а, 4б, 5, 6, 7, 7а, 8 т.д.

4.3. Если опись составляется в ведомственном архиве, то первый и последний листы годовых разделов описи оформляются в соответствии с приложениями 10 и 10а.

4.4. Если опись составляется в ГА РФ на документы, хранящиеся в архиве (архивная опись), первый и последний листы описи оформляются в соответствии с приложением 11.

В случае, если архивная опись полностью завершена, то в последнем разделе описи указывается общая итоговая запись ко всей описи.

4.5. К каждому годовому разделу и законченной описи составляются заверительные надписи на отдельных листах-заверителях (см. приложение 12). При составлении заверительной надписи к законченной описи заверительные надписи к годовым разделам изымаются.

4.6. Описи и справочный аппарат к описям в бумажном виде составляются и оформляются в 4-х обязательных экземплярах для описей дел постоянного хранения и 3-х обязательных экземплярах для описей дел по личному составу.

При передаче контрольных экземпляров исторических справок, описей и справочного аппарата на бумажном носителе в ГА РФ, также передаются их электронные версии в двух экземплярах на отдельных носителях. Исторические справки, описи и справочный аппарат передаются в форматах документа Microsoft Word, базы данных Microsoft Access, в случае других форматов - по согласованию с ГА РФ.

4.6.1. При подготовке и оформлении описей с применением персонального компьютера необходимо руководствоваться «Инструкцией по подготовке архивных описей с применением компьютерных технологий» (М.: ГА РФ, 2001), «Требованиями к графическому оформлению архивных описей» и «Памяткой по графическому оформлению внутренних описей дел распорядительной документации» (Приложения №№ 13-15).

Приложение № 1

Приложение № 2

Приложение № 3

Приложение № 3а

Приложение № 4

Приложение № 5

Приложение № 6

Приложение № 6а

Приложение № 6а (продолжение)

Приложение № 7

Приложение № 8

Приложение № 9

Приложение № 10

Приложение № 10а

Приложение № 11

Приложение № 12

Приложение № 13

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Инструкция по подготовке архивных описей
с применением компьютерных технологий

для организаций - источников комплектования ГА РФ

Введение

Широкое распространение персональных компьютеров дает возможность применения современных информационных технологий в архивах при подготовке архивных описей с использованием ПК. Данная инструкция предназначена для оказания помощи организациям и ведомствам, не имеющим специализированных программ (баз данных) для работы с описями, в наборе, форматировании и распечатывании описей с помощью наиболее распространенного программного обеспечения - текстовых редакторов , поддерживающих корректную работу с таблицами, например, Microsoft Word для Windows. Для ввода годится любой редактор, позволяющий работать с таблицами (как основными элементами форматирования описи).

Корректная работа с таблицами является обязательным требованием к текстовым редакторам, так как основным элементом архивной описи является таблица, состоящая из строк и столбцов:

Хх.х.хх.)..Ххх#

Правка и форматирование (переформатирование) такого текста - крайне трудоемкий процесс, поэтому рекомендуется использовать редакторы, предлагающие другой подход - каждый элемент таблицы, представляющий из себя отдельный параграф, формируется программой - редактором. Элементы такой таблицы автоматически делятся на столбцы и строки, в каждой ячейке содержится одна единица текста (состоящая из одного и более абзацев), что позволяет с легкостью менять форматирование текста (изменение ширины столбцов, перемещение всего содержимого строки, изменение размеров и начертания шрифтов и пр.). Подобные таблицы позволяют прилагать минимум усилий для работы с ними. Наиболее распространенный текстовой редактор, позволяющий работать с такими таблицами - Microsoft Word для Windows . Кроме того, эта программа позволяет отображать текст так, как он будет выглядеть на бумаге, что необходимо для распечатывания бумажных описей в соответствии с правилами оформления архивных описей.

Подготовка описей с использованием персональных компьютеров состоит из нескольких этапов:

1. ввод (набор) описи и внесение исправлений в опись,
2. оформление описи и распечатывание готовой описи.

1. Ввод описи:

1.1 Подготовка файла с таблицей:

Файл в Word создается через меню "Файл" - "Создать" (в открывшемся окне надо щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопку "ОК", либо щелчком мыши на иконке с изображением чистого листа с загнутым уголком на панели инструментов.

левое поле - 2,5 сантиметра,

верхнее поле - 1 см,

нижнее поле - 1,5 см,

правое поле - 1,2 - 1,5 см.

Таблица вставляется следующим образом: немного отступив от начала страницы (нажав несколько раз на клавишу "Enter"), в меню "Таблица" - "Вставить таблицу". В появившемся диалоговом окне необходимо указать, что нужно шесть столбцов (порядковый номер дела, индекс дела, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечание ) и строк (для начала достаточно 10 - 20), затем, нажав на кнопку "автоформат", выбрать в новом окне (прокрутив список вниз) оформление таблицы - обычно это сетка 1 или сетка 6 (предпочтительней использовать сетку 6):

Линии сетки таблицы, прорисованные пунктирной линией, видны только в окне редактора, при печати они не отображаются. Если эти линии не видны в окне редактора, необходимо в меню "Таблица" щелкнуть на пункте "Сетка".

Форматирование сетки в Word для Windows может отличаться в зависимости от версии программы, поэтому при вставке таблицы в подменю «автоформат» следует обратить внимание на окно предварительного просмотра таблицы и, при необходимости, отметить или убрать галочки в соответствующих пунктах «использовать» и «изменить оформление»

Следующим шагом является подгонка таблицы:

Во-первых, надо, выделив таблицу, указать через меню "Формат" - "Шрифт" необходимый шрифт и его размер (например, Arial Cyr, 12) .

Затем, перейдя в режим разметки страницы через меню "Вид" - "Разметка страницы", с помощью мыши установить ширину столбцов. Для этого указатель мыши ставится на линию, ограничивающую столбец слева или справа. Когда указатель мыши примет вид двух вертикальных линий со стрелками, надо, нажав и не отпуская левой кнопки мыши, передвинуть линию столбца до требуемой позиции влево или вправо, затем отпустить кнопку мыши. При изменении ширины столбцов сдвигаются и другие столбцы, поэтому для изменения ширины только двух смежных столбцов, необходимо предварительно выделить нужный столбец ("Таблица" - "Выделить столбец") и передвинуть его.

После создания файла с таблицей необходимо сохранить его. Для этого следует в меню "Файл" - "Сохранить" ввести имя файла и нажать кнопку "Сохранить". Теперь файл для описи готов к использованию.

1.2 Ввод описи в таблицу

Ввод описи в таблицу в принципе не отличается от обычной работы с текстом. Следует помнить, что Word самостоятельно разбивает текст внутри абзаца на строки, поэтому нажимать на клавишу "Ввод" (Enter) следует только для перехода на новый абзац, текст внутри одного абзаца вводится в одну строчку. Перемещаться по строкам и столбцам можно клавишами для перемещений (со стрелками) или ставя в нужную ячейку указатель мыши (указать на нужную ячейку и нажать на левую кнопку мыши). Если в таблице не видны линии сетки, необходимо в меню "Таблица" щелкнуть по пункту "Сетка".

В первую строку таблицы вводятся наименования столбцов. Для нее выбирается меньший размер шрифта с полужирным начертанием и выравниванием по центру.

Если поставить курсор в верхнюю строку таблицы, то выбором в меню "Таблица" пункта "Заголовки" можно указать редактору Word вставлять в начале каждой новой страницы эту строку в качестве заголовка таблицы. Практически это можно использовать, вставив в две первые строки таблицы наименования столбцов и их номера, затем, поставив курсор на вторую строчку, вставить разрыв таблицы ("Таблица" - "Разбить таблицу") и указать строчку с номерами столбцов, ставшей первой строкой в таблице как заголовок таблицы. Чтобы разрыв таблицы не бросался в глаза, необходимо выделить место разрыва и выбрать для него минимальный размер шрифта (в меню "Формат" - "Шрифт" в поле выбора размера шрифта ввести цифру 1). При разбиении таблицы получаются две автономные таблицы, поэтому подгонку ширины таблицы и ее столбцов под страницу следует делать до разбиения таблицы.

При вводе описи на каждую строку таблицы должен вводиться только один элемент описи. Недопустимо вводить, например, в одну ячейку несколько заголовков дел: во-первых, такое форматирование будет сбиваться при изменении любого из параметров текста (интервалов между абзацами, использовании другого шрифта, размера букв и др.), во-вторых, при этом оформлении автоматическое конвертирование (преобразование) для передачи текста в базу данных невозможно, каждый заголовок необходимо исправлять и подгонять вручную.

Для ввода заголовков разделов / подразделов описи следует использовать пустые строки: курсор ставится на строку первого дела данного раздела и в меню "Таблица" выбирается пункт "Вставить строки". Заголовок раздела описи вводится в столбец заголовка дела.

Для ввода наименований разделов разных уровней следует использовать отдельные строки, выделяя начертанием (например полужирный шрифт), размером шрифта и выравниванием по центру. Если заголовки разных уровней идут друг за другом, их также следует печатать в разных строках, например:

Пустые строки добавляются в таблицу либо указанным выше способом (в этом случае строка добавляется над той строкой, где стоит курсор), либо нажатием клавиши табулятора ("Tab") в последней ячейке последней строки.

При вводе описи в Word существует несколько способов ускорения работы:

• проверка орфографии (подчеркивание слов с ошибками при вводе или проверка всего текста сразу через меню "Сервис" - "Орфография") облегчает исправление орфографических ошибок (последнее позволяет проверить орфографию по всему тексту после ввода описи);
• использование инструмента автозамены (автокоррекции) позволяет задавать сокращения, которые при вводе будут заменяться на соответствующее выражение. Таким образом можно автоматизировать ввод повторяющихся слов и выражений, в том числе на иностранных языках;
• аналогично можно использовать элемент "Автотекст": в этом случае достаточно выделить фрагмент текста и выбрать в меню "Правка" пункт "Автотекст". В этом случае предлагается дать этому элементу автотекста имя и нажать на кнопку "Добавить". Замена будет производиться при вводе имени элемента автотекста и нажатии клавиши F3. В качестве имени элемента также можно давать сокращения;
• использование буфера обмена позволяет, скопировав текст в память ("Правка" - "Копировать") или вырезав ("Правка" - "Вырезать", используется для перемещения), многократно вставлять его ("Правка" - "Вставить"). При копировании и перемещении через буфер обмена или с помощью мыши можно копировать или перемещать не только текст, но и элементы таблицы - строки, столбцы, ячейки.
• расширением копирования является использование мыши: выделенный кусок текста можно переместить на новое место, нажав на левую кнопку мыши (для этого необходимо так поставить курсор мыши на выделенном тексте, чтобы он принял форму стрелки), либо копировать на новое место при нажатой клавише "Ctrl".
• в Word возможно повторить последнюю операцию нажатием клавиши F4 (верхний ряд клавиш на клавиатуре), а также отменить последнюю операцию или вернуть отмененное действие через меню "Правка" - "Отменить..." или "Повторить...", либо используя кнопки со стрелками налево (отменить) или направо (повторить) , кнопки со стрелками (треугольниками) вниз рядом с кнопками отмены операции или возврата отмененной операции позволяют выбрать сразу несколько операций для отмены или возврата.

При вводе описи следует избегать вставки лишних абзацев: в столбце дат, например, желательно отделять даты пробелами (если даты сбиваются на одну строку, следует отрегулировать ширину столбца). Во-первых, увеличивать или уменьшать интервалы между строками удобнее, если выделить таблицу и выбрать нужный интервал перед и после абзаца через меню "Формат" - "Абзац", во-вторых, такое форматирование необходимо только при выводе документа на печать.

Текст вне таблицы в начале и конце описи печатается обычным способом.

1.3 Внесение исправлений в опись и распечатывание черновика.

Внесение исправлений в опись подразумевает считывание текста описи и ввод исправлений. Для считывания и выделения мест, нуждающихся в правке, опись можно распечатать в черновом экземпляре. Печать черновиков описей осуществляется стандартным способом:

Создается копия файла описи: в меню "Файл" выбрать команду "Сохранить как..." и в строке "Имя файла" дать новое имя файла, например "Черновик описи". Это необходимо для того, чтобы при подготовке чистовика описи не пришлось удалять лишние абзацы, вставленные во время форматирования черновика. Созданная таким образом копия описи форматируется и распечатывается, после вывода на бумагу ее можно стереть.

Опись желательно отформатировать таким образом, чтобы заголовки дел не переносились на другой лист (достигается вставкой дополнительных абзацев в конце предпоследнего заголовка на странице) и чтобы на бумаге было место для рукописных пометок (т.е. выделить весь текст (меню "Правка" - "Выделить все") и поставить в меню "Формат" - "Абзац" полуторный или двойной межстрочный интервал);

Печать осуществляется стандартными средствами текстового редактора: меню "Файл" - "Печать...";

После распечатывания черновика и считывания текста описи, исправления вносятся в основной файл описи.

2. Подготовка и печать чистового экземпляра описи.

Печатается опись стандартным способом через меню "Файл" - "Печать". Если необходима двусторонняя печать, то перед печатью в параметрах страницы отмечается галочкой пункт "Зеркальные поля": на печать документ выводится сперва на печать выводятся нечетные страницы (пункт "Вывести на печать:" в меню печати), затем, по окончании печати - четные страницы. Для печати четных страниц необходимо перевернуть листы (как класть листы зависит от модели принтера).

Перед печатью текст описи подгоняется на том компьютере, с которого будет осуществляться печать. Для начала необходимо перейти в режим разметки страницы (меню "Вид").

Сперва нужно проверить, как текст умещается в столбцах (например, в столбцах номера, индекса дел, крайних дат), при необходимости столбцы можно расширить или сузить.

На следующем этапе надо отформатировать (исправить) расположение текста на листе. Производится форматирование в режиме разметки страницы ("Вид" - "Разметка страницы") на том компьютере , на котором будет осуществляться печать при помощи вставки абзацев (клавиша Enter). Абзацы для раздвижения строк следует вставлять в тот столбец, где они не требуются для ввода (при оформлении) описи, например в столбец номеров дел. Опись форматируется таким образом для того, чтобы названия разделов не находились в самом конце страницы, заголовки дел не переносились на новую страницу, оставляя на старой странице первую строку или перенося на новую страницу только последнюю строчку, даты печатались на одной странице. Кроме того, если опись находится на стадии разработки, при форматировании желательно оставлять свободное место в конце страницы (раздвигать абзацами), чтобы, например, при необходимости вставить в опись (пропущенное) дело, можно было бы ограничиться перепечатыванием нескольких страниц, а не с места вставки и до последней страницы.

Нумерация страниц в описи при двусторонней печати (печати с оборотом) не ставится; при печати описи на одной стороне листа нумерация страниц должна продолжать нумерацию страниц (подсчитывается количество листов в НСА, следующем перед описью, и в меню "Вставка" - "Номера страниц..." - кнопка "Формат" в поле "Начать с:" ввести получившуюся цифру + 1 .

В случае необходимости внести поправки в готовую опись, в том числе после представления описи на рассмотрение ЭПК архивного учреждения (при наличии замечаний экспертов), соответствующие изменения должны вноситься также в опись в электронном формате

Одной из задач архивных учреждений и ведомственных архивов является создание научно-справочного аппарата на документы, хранящиеся в этих архивах и составляющие архивный фонд страны. Данная инструкция была составлена таким образом, чтобы облегчить и унифицировать работу ведомственных архивов по подготовке архивных описей с использованием компьютерной техники и предусмотреть возможность создания электронного НСА в архивах, используя уже имеющиеся в электронном формате описи. Именно этим обусловлено требование поддержания электронной версии описи в строгом соответствии с описью на бумажном носителе; кроме того, необходимо предусмотреть возможность предоставления в госархив вместе с обязательным экземпляром описи на бумажной основе ее электронной версии.

Точное выполнение требований данной инструкции позволит в дальнейшем использовать создаваемые в учреждениях электронные версии описей для создания БД "Опись дел " на документы, поступающие на государственное хранение.

Список сокращенных слов

Приложение 1. Ввод научно-справочного аппарата к описи.

Научно-справочный аппарат к архивным описям готовится как обычный документ Word. Для ввода НСА рекомендуется создать новый файл. Элементы НСА в файле располагаются в том порядке, в котором они должны следовать в бумажной копии.

Сразу после создания файла устанавливаются размеры страницы: через меню "Файл" - "Параметры страницы", вкладка "Поля" - в открывшемся окне установить размеры полей:

левое поле - 2,5 сантиметра,

верхнее поле - 1 см,

нижнее поле - 1,5 см,

правое поле - 1,2 - 1,5 см.

В отличии от описи в файл НСА можно вставлять номера страниц: меню "Вставка" - "Номера страниц...", пункт "Номер на первой странице" должен быть чистым (первая страница предназначена для титульного листа).

После каждого из элементов НСА ставятся разделители страниц (меню "Вставка" - "Разрыв..." - "Начать новую страницу".

Титульный лист . Для сдвига вправо названий фонда и номера фонда можно использовать таблицу (если линии таблицы видны на распечатке, то следует выбрать всю таблицу (меню "Таблица" - "Выделить таблицу") и в меню "Таблица" - "Автоформат..." выбрать вариант форматирования <нет>, из всех остальных пунктов в этом окне рекомендуется убрать галочки), например:

ПОСЛЕДНЕЕ НАЗВАНИЕ ФОНДА

ЗА (хххх - хххх) ГОДЫ

СПИСОК СОКРАЩЕННЫХ СЛОВ

Видимые при распечатке линии таблицы можно убрать.

Предисловие. Предисловие вводится как обычный документ, набираемый в Word. Абзацы выравниваются по ширине ("Формат" - "Абзац" - "Выравнивание: по ширине"); красные строки ставятся в меню "Формат"-"Абзац" - "Первая строка" - "Отступ" (для примера, этот абзац инструкции имеет отступ 0,75); расстановка переносов слов в Word 95/7.0 ставится через меню "Сервис" - "Расстановка переносов...", в Word 97 / 2000 через меню "Сервис" - Язык" - "Расстановка переносов...".

Сноски в предисловии внизу страницы вставляются через меню "Вставка" - "Сноска..." - "обычная", при этом сноски вставляются в то место, где стоит курсор, номера сносок формируются и изменяются при добавлении, удалении и перемещении сносок автоматически. Сноски можно перемещать, копировать и удалять отдельно от текста или вместе с текстом, к которому они относятся. Режим отображения текста сносок зависит от представления документа:

• в режиме "обычный" (меню "Вид" - "Обычный") текст сносок не виден, для доступа к сноскам нужно щелкнуть дважды по номеру уже вставленной сноски либо добавить новую;
• в режиме "разметка страницы" ("Вид" - "Разметка страницы") текст сноски всегда виден внизу страницы.

Иногда при печати документов со сносками происходит смещение сносок на следующую страницу. В этом случае попробовать передвинуть основной текст над сносками вниз: для этого добавляются пустые абзацы перед последним параграфом (абзацем) на листе.

Приложение 2. Передача текста описи в базу данных.

Под конвертированием понимается передача текста документа из одного формата в другой. Это может быть как перенос данных внутри одного семейства ПО (текстовых редакторов, СУБД) , так и между СУБД и текстовыми редакторами. Следует отметить, что в данном случае учесть все возможные варианты крайне сложно, однако следующие моменты достаточно универсальны:

• наиболее универсальным способом перевода данных является использование в качестве промежуточного звена т.н. простого текста, т.е. текста, не содержащего никакого оформления, в котором элементы данных разделены тем или иным способом (символами - разделителями или расположены на определенном месте строки/страницы), кроме того, такой текст могут прочитать практически все программы;
• многие программы имеет встроенные средства преобразования других форматов в собственный и наоборот, однако
• СУБД, как правило, понимают только форматы баз данных, электронных таблиц и простой текст, текстовые редакторы - соответственно форматы текстовых файлов, в том числе простой текст, и некоторые программы способны импортировать данные из баз данных при наличии соответствующих конверторов.

Винворд способен импортировать данные баз данных, при наличии подобных конверторов . Для экспорта данных наиболее удобным способом конвертирования данных является просто текст, оформленный соответствующим образом.

Для создания из таблицы промежуточного файла для передачи данных в Ms Access необходимо:

1. удалить из таблицы все названия разделов и подразделов, пустые строки;

2. удалить из документа все элементы кроме таблицы;

3. удалить все абзацы (в заголовках дел заменить через "Правку" - "Замену" на любой символ, не встречающийся в тексте, например "!!!", кроме символа табуляции, в остальных полях либо просто удалить (см. выше про форматирование текста для печати), либо заменить на пробелы;

4. выделив таблицу, в меню "Таблица" выбрать пункт "Преобразовать в текст..." и выбрать в качестве разделителей символ табуляции;

Получившийся в итоге текстовой документ можно свободно импортировать в большинство баз данных (для СУБД под ДОС необходимо сохранять как "текст D OS ".

Способы импорта данных в Винворд зависят от формата источника. Если это база данных Access, dBase, FoxPro и ряд других, то Винворд способен импортировать данные непосредственно из файлов баз данных, кроме того, многие из них могут экспортировать текст в Винворд напрямую (Access), либо через формат RTF или буфер обмена. В последнем случае, текст нужно приводить к таблице.

Однако такой способ не всегда доступен или удобен, в этом случае необходимо выводить данные из СУБД в текстовом формате, если это предусмотрено, либо печатать с сохранением текста в файл. В последнем случае надо смотреть "Проблемные файлы" .

При импортировании данных через текстовой файл с разделителями текста в Винворд необходимо проделать следующие операции:

• открыть текстовой файл, при этом, если текст в кодировке ДОС, открыть его именно как текст ДОС ;
• удалить из файла все элементы перед и после данных, не имеющих отношения к будущей таблице;
• если текст был импортирован с какими-либо разделителями, то достаточно убедиться, что каждый набор элементов (номер, индекс, заголовок и т.д.) занимают один абзац;
• если разделителей нет, например, каждый элемент занимают отдельную строку, необходимо отформатировать документ для приведения в надлежащий вид (сперва заменить все абзацы, разделяющие наборы элементов, на какой-либо символ, затем заменить оставшиеся абзацы на символ табуляции в меню "Правка" - "Замена" - "Специальный", затем символ из первой операции заменить обратно на абзацы);
• выделить все записи и через меню "Таблица" - "Преобразовать в таблицу..." преобразовать в таблицу, указав как символ-разделитель символ табуляции;
• проверить получившуюся таблицу;
• отформатировать текст.

Проблемные файлы могут быть нескольких видов:

1. текстовые файлы, которые были изначально выведены в формате таблицы, представленной следующим образом:

#..........Ххххххххх.хх......................#

Ххххххххххх.х.ххххххх.......

ХХХХХ.Хххххххххх.ХХХХ.х

Хххххххххх.х.хххххххххх-

Ххххх-ххххххххххххххх.хх-

Ххххх.х.ххххххх.хххххххххх

...........(ххххх.хххххх.х.хххххххххх-

Ххх,хххх,ххххххх,ххххххх-

Хх.х.хх.)..Ххх#

#..........Хх.хх.ххх.#.......................#

.......................................

В этом случае, если нет возможности получить исправленный файл (экспортировать данные в правильном формате из базы данных, текстового редактора) все исправления придется выполнять вручную, то есть объединять в отдельные строки заголовки дел, даты, выносить на отдельные строки другие элементы, затем заменять символы абзацев на символы - разделители;

2. данные находятся в базе данной, оболочка которой не предоставляет условий для экспорта данных в необходимом формате. Для получения нужного результата необходимо либо использовать промежуточные форматы, если это возможно, либо печатать записи в файл, причем результирующий файл, скорее всего, будет похож на указанный в пункте 1), затем править вручную. При использовании промежуточного формата вероятна потеря части данных.

Приложение № 14

Требования к графическому оформлению архивных описей

Архивная опись:

Архивная опись состоит из следующих элементов:

Графическое оформление текста в описи

Основной шрифт описи - Arial (Arial Cyr).

В описи не допускается использование сокращения "То же" для однотипных заголовков дел. Указание "Том " пишется полностью после основного заголовка, в одну строку, и отделяется от него точкой. В конце заголовка точка не ставится.

Приказ № 150 Роспрома от 1 июня 2006 года по основной деятельности о предоставлении лицензий

Приказы №№ 2 - 150 Роспрома по основной деятельности за 2007 год

Соглашения о взаимодействии между Роспромом и администрациями субъектов Российской Федерации за 2004 год. Том 1 (республики, края)

Отчет Минпромторга России об организации выставки " HeliRussia ", г. Москва, 1-3 апреля 2006 года.

Штатные расписания Роспрома на 2004 год

В заголовках дел год/года в датах не сокращаются, названия месяцев пишутся прописью без сокращений, допускается группирование дат:

"от 1 марта 2009 года ", "за 2009 год ", "на 2009 год ", "за 2009-2010 годы ", "за январь-февраль 2009 года ", "1-5 марта 2009 года "

В заголовках дел, содержащих документы по определенному человеку (личное дело, персональное дело и т.д.), фамилия, имя и отчество этого человека пишутся в именительном падеже:

Личное дело работника Роспрома, уволенного в 2004 году:
Иванов Иван Иванович

Личное дело сотрудника персонального пенсионера.
Иванов Иван Иванович

Документы на выплату денежной компенсации.
Иванова Мария Ивановна

Оформление крайних дат

В датах название месяца пишется буквами, полностью. В крайних датах "г. ", "гг. ", "год " не ставятся. Если дата содержит указание на век, он пишется прописными буквами латинского алфавита со словом "век ". При совпадении года и месяца в крайних датах дела, каждая дата пишется полностью. Примеры:

Крайние даты в столбце крайних дат отделяются символом-разделителем "- " для диапазона или ", " для отдельных дат. Перенос дат осуществляется с использованием разрыва строки (сочетание клавиш "ШИФТ"-"ВВОД" / "SHIFT"-"ENTER").

Оформление таблицы описи

Первоначальное форматирование таблицы описи включает в себя указание полей документа, создание таблицы и определение ширины столбцов, формата основного текста (заголовков дел).

Поля документа составляют 2,5 сантиметра левое поле (при зеркальных полях - называется внутренним), 1 см - правое (внешнее) и 1-1,5 см верхнее и нижнее поля.

Ширина столбцов определяется примерно так:

1 графа - по количеству знаков в шифре дела с учетом литерных номеров, рекомендуется выделить столбец, вмещающий не менее 5 знаков без переноса;

2 графа - если не заполняется, то следует проследить, чтобы помещалось название столбца; если заполняется, то размер определяется в зависимости от вводимого текста и ширины других столбцов;

3 графа - заголовок дела заполняется в зависимости от ширины других столбцов и, как правило, является самым широким;

4 графа - заполняется, исходя из размера крайних дат (например, "23 сентября 2002- ") в расчете 1-2 строки на одну крайнюю дату, но не меньше 12 знаков на одну строку;

5 графа - как правило, ширина определяется названием столбца ("кол-во листов" мелким шрифтом в две строки) и должна вмещать 3 символа шрифтом 12 Arial.

6 графа - если заполняется, то размер зависит от вводимого текста и ширины других столбцов; если не заполняется, то ширина поля определяется минимальными полями, в котором принтер может распечатать название столбца и собственно названием графы.

Также на этом этапе целесообразно выставить размеры интервалов между абзацами.

Окончательное форматирование таблицы описи целесообразно проводить после завершения основного ввода, перед отправлением описи на печать. На этом этапе окончательно подбирается ширина столбцов, устанавливается повтор номеров столбцов на каждом листе, текст описи форматируется таким образом, чтобы не было висячих строк и названий разделов/подразделов, отделенных от следующих за ними заголовков дел, итоговая запись располагалась на одном листе вместе с последней описательной статьёй описи и подписями, имелось место для штампа ЭПК ГА РФ.

Для печати с оборотом устанавливаются зеркальные поля в свойствах страницы (меню "Файл" - "Параметры страницы" - "Поля" - "Зеркальные поля").

Номера столбцов из шапки таблицы описи выставляются следующим образом: после завершения подбора ширины столбцов курсор ставится на строку с номерами столбцов (1, 2, 3...) и в меню "Таблица" выбирается пункт "Разбить таблицу", затем курсор ставится в первую строку нижней таблицы (с номерами столбцов) и в том же меню "Таблица" ставится галочка у пункта "Заголовки".

Разрыв между строкой с названиями граф и собственно описью маскируется следующим образом - в образовавшемся промежутке (в один абзац) выделяется текст (с помощью указателя мышь или вручную клавишами SHIFT - стрелочка вправо) и в иконке изменения размера шрифта впечатывается размер шрифта "1" и нажимается клавиша Ввод.

После разрыва таблицы можно изменить форматирование линий столбцов таблицы. Для этого таблица с основной описью выделяется, затем в строке панелей инструментов в раскрывающемся по нажатию мыши окне выбора границ выбирается сперва иконка (нет границы), затем иконка (внутренняя вертикальная граница). Горизонтальные линии для первой строки с номерами столбцов выставляются следующим образом: выделяется строка и последовательно нажимаются кнопки с прорисованной верхней границей, затем - с нижней.

Приложение № 15

Памятка по графическому оформлению внутренних описей дел, содержащих распорядительную документацию для последующего конвертирования в БД «Документ »

Внутренняя опись должна иметь 5 граф см. образец

Внутренняя опись

документов дела №

В графе 1 указывается номер документа арабскими цифрами (официально зарегистрированный номер приказа, указания, распоряжения), если документ имеет дополнительное буквенное обозначение, то буквенное обозначение указывается строчными буквами без пробела. При обозначении двойных и более номеров используется знак « / » дробь.

Если в распорядительных номерах есть пропущенный номер, то в графе № 2,4 необходимо указать « - » тире. В случае если пропущенных номеров более 2 подряд, то в графе 5 (примечание) указываются номера пропущенных распорядительных документов

Номер документа проставляется вручную, применение автонабора в графе 1 не допускается.

В графе 2 - дата документа обозначается следующим образом: день - арабскими цифрами «01», «12» , месяц - строчными буквами, год арабскими цифрами

В графе 3 - заголовок документа переносится полностью без сокращений

Если документ имеет заголовок и является постановлением Правительства, декретом, указом или другим распорядительным документом высших органов государственной власти (федеральных органов законодательной и исполнительной власти), которые публикуются в официальных изданиях, то в данном поле следует указывать заголовок документа без изменений. Если все же какую-то корректировку приходится делать, то все вставленные слова необходимо заключать в квадратные скобки.

Если документ не имеет заголовка, то составитель сам формулирует заголовок документа в соответствии с правилами.

В графе 4 - номера листов указываются арабскими цифрами

Если номер документа пропущен, то в графе необходимо проставить « - » тире.

В графе 5 - вносится дополнительная информация, указываются пропущенные номера распорядительной документации, если таковых более чем 1-3 подряд, обозначение ДСП для документов, если имеются.

Новый лист внутренней описи должен начинаться с обозначения граф

В одну строку вносится информация только об одном документе.

При их составлении следует руководствоваться п. 5.5.4 « Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов...», М, 2007

Оглавление Описи № 1 дел постоянного хранения Фонда социального страхования Российской Федерации за 2003-2005 годы

Текстовые редакторы (процессоры) предназначены для работы с текстовыми документами. Предпочтительнее привлечение систем управления базами данных (СУБД) для создания и дальнейшего использования электронного НСА (архивных описей), однако процесс разработки, заполнения и работы с базами данных более трудоемок и требует наличия соответствующих знаний у разработчиков и пользователей. Привлечение текстовых редакторов - наиболее удобный и быстрый способ ввода при отсутствии готовой описи и специальных программ (баз данных): он позволяет достаточно быстро вводить данные, проверять орфографию, форматировать текст, распечатывать описи.

Далее Word.

Названия пунктов меню могут изменяться в зависимости от версии программы.

Данная опция работает начиная c 7 -ой версии Word (Ms Office 95).

Для проверки орфографии в Ms Word встроены специальные словари. Слова, не совпадающие с внесенными в словарь, определяются как слова с опечатками. Могут отмечаться как ошибочные фамилии, специальная лексика, некоторые сокращения, в этом случае при проверке предлагается либо их пропускать либо добавлять в словарь.

Автозамена доступна через меню "Сервис" - "Автозамена". Можно вводить сокращения (что заменять) и их расшифровку (на что заменять) либо вызвав это диалоговое окно, либо выделив в документе требуемую фразу - в этом случае достаточно указать в окне "Что заменять" какое-либо сокращение. После ввода слова и нажатия на пробел, вставки точки или запятой, сокращение автоматически заменяется его значением. Например:

вс рф - Верховный Совет Российской Федерации

россии - России

Как правило, при переносе текста с одного компьютера на другой подобное форматирование сбивается и связано это, скорее всего, с установленным в системе принтером и/или его отсутствием. Правила составления заголовков дел, крайних дат - см. подробнее:

п. 5.4.2.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007);

разделы 2, 4, 7 Основных правил работы ведомственных архивов (М., 1986).

Главная » Финансовое » Справочный аппарат описи. Опись дел постоянного хранения – образец составления Как составлять титульный лист для описи образец