Как правильно заверить копию трудовой книжки своему работнику «работает по настоящее время. Как заверить копию трудовой книжки правильно

Вы хотите заверить у нотариуса копию своей трудовой книжки? Давайте разберем как это верно сделать, не допустив досадных ошибок.

Чтобы непосредственно обеспечить возможность мероприятий, подобных тем, что упомянуты выше, нет потребности предъявления оригинала документа. Достаточно его копии, но только в том случае, если ее оформление проведено по правилам, закрепленным законодательно.

Копия ТК

При необходимости предъявления оригинала ТК надо иметь в виду, что он находится у работодателя, поэтому должны быть законные причины для его получения на руки. Хотя в большинстве случаев государственные органы и другие структуры довольствуются копией рассматриваемого вида документа.

Копией ТК следует считать документ, который создан посредством технических устройств в виде того же ксерокса или принтера, дополненного сканером. При этом созданная таким образом копия должна содержать все требуемые печати и подписи.

Когда может быть нужна копия:

1. При устройстве на вторую работу
2. Получении малого кредита в банке или займа в микрофинансовой организации
3. Для полноценного оформления прав на пенсию в ПФ (оригинал находится в организации, можно представить копию)
4. Комплект документов на визу
5. Социальные льготы по закону
6. оформление пенсионных выплат;
7. процедура усыновления;
8. получение загранпаспорта

И разные другие случаи. Полезным будет сделать и хранить заверенную копию трудовой как страховку в случае утери и порчи оригинала трудовой. Это поможет доказать и восстановить оригинал.

Не путайте копию и выписку из трудовой . По факту, выписка – это тоже копию, но лишь частичная, отдельных страниц. Хотя выписка тоже может быть использована и востребована.

Оформление копии

Трудовая – это бланк строгой отчетности, который хранится в сейфе или другом важном месте в организации. Чтобы сделать копию, следует сначала получить оригинал. С запросом о выдаче на время оригинала трудовой можно обратиться:

1. Директору
2. Главбуху
3. Начальнику отдела кадров или специалисту по кадрам

Порядок ваших действий:

• Обращаетесь к одному из вышеуказанных лиц
• Написать заявление на получение копии трудовой . Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
• Ждете получения копии . Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.

Пример (образец) заявления на выдачу копии трудовой книжки

В результате работник должен получить оформленный и заверенный документ. Обязанность по подготовке копии лежит на лице, которое отвечает на предприятии за кадровую деятельность и ведение трудовых книжек. Этот порядок действий используется в том случае, если гражданин трудоустроен и его книжка хранится у работодателя. Однако если он является безработным, но ему требуется копия, изготавливает он ее самостоятельно.

Когда вы сделаете ксерокопии всех страниц их можно заверить у руководителя по последнему месту работы. Если данное предприятие или организация были ликвидированы, то единственный вариант – обращаться к нотариусу. Стоит учитывать, что у копии трудовой книжки установлен определенный срок действия.

Срок действия копии книжки

• Копия, предоставленная работодателем (руководителем, главным бухгалтером, кадровой службой предприятия) действительна в течение одного месяца.
• Документ, заверенный нотариально , не имеет ограниченного срока действия.

В обоих случаях копия может использоваться только до того момента, пока в нее не будут внесены новые записи о работе. После этого документ становится недействительным и не может дальше использоваться.

Делаем копию правильно!

Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства. Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник.

• На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна» . Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
• Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи , не исключая титульный лист и вкладыши в трудовую.
• На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
• Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты . В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и отметка «Копия верна».
• Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны . Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.
• Печать, проставленная на страницах копии , не должна размещаться на пустом поле документа – частично она должна охватывать подпись и заверительную надпись.Нарушение этих пунктов приведет к тому, что копия будет считаться недействительной.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец, пример)

• Не всегда требуется полная копия трудовой книжки . Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
• Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников . Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.
• Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки . Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика, и находится в «пустом» месте страницы. Оттиск печати должен быть расположен так, чтобы захватывать копию.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно сделать новую ксерокопию нужной страницы и заверить ее должным образом.

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2017 года

В скором времени заверять документ станут, опираясь на новые требования. Изначально планировалось ввести в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 c 1 июля 2017. Но приказом Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст дата его введения была перенесена на 1 июля 2018 года.

Согласно ГОСТу, правила заверения будут зависеть от того, для какой цели человеку нужна копия трудовой книжки.

Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка:

Для сторонней организации

на документе ставится отметка “Верно”;

указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;

указывается дата заверения;

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить . Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно:

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года, образец записи

С 1 июля 2018 года внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации, под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята. Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Копия для банка (особенности)

При рассмотрении заявки потенциального заемщика банки зачастую требуют предоставить копию трудовой книжки. Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию:

• место работы;
• стаж (общий, непрерывный на текущем месте работы);
• уровень платежеспособности и кредитоспособности;
• подтвердить официальное трудоустройство и наличие постоянного источника дохода.

Если кадровый специалист не знает, как оформить копию трудовой книжки для банка, ему необходимо изучить общие требования к такому документу, которые ничем не отличаются от типовых условий.

Важные моменты:

• Если последняя запись расположена внизу страницы , обязательно нужно сделать копию и следующей за ней пустой страницы – это нужно, чтобы доказать, что сотрудник не был уволен или переведен на другую должность.
• Конкретные требования по форме копии лучше уточнить в банке . Для некоторых допустимо делать на одном листе два разворота трудовой книжки, а в других учреждениях это может стать основанием для отказа.

Обратите на них внимание, иначе вам могут отказать, например, в выдаче кредита.

Даже если она будет составлена в соответствии со всеми нормативными требованиями, в займе может быть отказано, если сотрудники банка сочтут документ несерьезным. При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право.

Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов. Требуется она в следующих случаях:

• для оформления ипотеки;
• для оформления крупного займа или кредитной карты с большим лимитом;
• для получения доступа к продуктам с господдержкой.

Сбор документов – очень важный фактор, который может стать решающим при рассмотрении заявки. В списке необходимых документов банки прописывают, сколько действует копия трудовой книжки для кредита или другого банковского продукта. Практика показывает, что действие этого документа длится месяц после его заверения у руководителя учреждения или кадрового специалиста. Даже при оформлении ипотеки актуален такой временной промежуток.

Ряд банков принимает копию трудовой только в течение 14 дней после ее оформления. Некоторые финансовые учреждения и вовсе устанавливают срок действия, равный 3–5 дням.

Заверяем у нотариуса

Копии документов, заверенные нотариально, всегда имеют преимущества перед другими дубликатами. Такой способ, хоть он и является более затратным, предоставляет документу большую юридическую силу и, говоря о том, сколько действует, знайте, что она имеет практически неограниченный срок действия.

Что касается трудовой книжки, то ее нотариально заверенная копия действительна до того момента, пока в документ не будут внесены изменения или он не утратит своей силы.

Стоимость заверения трудовой варьируется в зависимости от региона работы и расценок конкретного нотариуса. Для того чтобы заверить копию у нотариуса, потребуется минимальный пакет документов:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• генеральная доверенность (в некоторых случаях).

Кроме наличия этих документов, важным условием также является качество самой трудовой – она должна быть оформлена с соблюдением всех требований, не иметь повреждений или неправильных исправлений. В случае недействительности трудовой нотариус имеет полное право отказать в оформлении ее копии, причем при необходимости отказ должен быть обоснован в письменном виде.

Справка 2-НДФЛ

При оформлении кредита в составе пакета необходимых документов, кроме копии трудовой обязательно указывается справка 2-НДФЛ. В ней содержатся сведения о доходах, которые конкретный сотрудник получил за определенный период, а также сумма отчисленных налогов. За получением этой справки необходимо обращаться в бухгалтерию предприятия-работодателя. Документ может быть выполнен в печатной форме или заполнен от руки – любая из этих форм по правилам допустима.

Однако для банка лучше предоставить именно печатную версию – рукописный вариант выглядит несолидно и вряд ли вызовет доверие у банковских сотрудников . Еще одно обязательное требование для этой справки – наличие на ней подписи бухгалтера. Если документ будет подписан другим сотрудником, который отвечает за финансы предприятия (финансовым, генеральным директором, кассиром), это тоже может стать причиной для отказа в кредите.

Копия трудовой может понадобиться во множестве жизненных ситуаций – для оформления некоторых документов, получения кредитов и выплат и т. п. При этом работник имеет право на ее получение вне зависимости от того, есть ли у него для этого серьезные основания.

Оформление копии трудовой для УФМС

Для оформления ряда документов в УФМС гражданин должен принести трудовую книжку. Если он официально трудоустроен, то достаточно ее копии, заверенной кадровым специалистом. Регламент устанавливает, что такая бумага действительна в течение месяца после оформления.

Если же копия перестала иметь законную силу, то копировать и заверять все страницы трудовой книжки вновь необязательно. Можно снова обратиться к своему работодателю, чтобы он опять заверил документ, проставив новую дату, свою подпись и печать. Вся информация на копии должна быть разборчивой.

Сегодня нередко для свершения многих действий требуется копия трудовой книжки с места официального трудоустройства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

При этом необходимость в подобном документе возникает достаточно часто и в самых разных ситуациях. Именно поэтому стоит по возможности заранее обзавестись им.

Куда она необходима

На сегодняшний день трудовая книжка является очень важным документом. Она подтверждает сам факт официального трудоустройства конкретного гражданина Российской Федерации. Именно поэтому нередко требуется предоставление её копии.

Простому работнику лучше всего заранее узнать, куда нужна копия трудовой книжки (работодатель заверить и передать её обязан по первому требованию). Так как таким образом можно будет сэкономить достаточно большое количество времени.

Чаще всего копия рассматриваемого документа требуется в следующих случаях:

• при оформлении кредитного займа любого типа в банковском учреждении;
• для восстановления утерянной трудовой книжки – при наличии заверенной копии эта процедура займет минимальное количество времени;
• для составления резюме;
• для пенсионного фонда;
• для получения загранпаспорта;
• для иных целей – их перечень достаточно обширен.

Почти всегда при устройстве к новому работодателю необходимо предоставлять информацию о прежних местах трудоустройства.

Занимаемые ранее соискателям должности служат подтверждением наличия определенного опыта, необходимого в конкретном случае.

Но согласно действующему на территории РФ законодательству после заключения трудового договора оригинал трудовой книжки обязательно должен храниться в отделе кадров.

Забрать её оттуда не имеется возможности. Именно поэтому требуется заверенная копия. Потенциальный работодатель сможет легко оценить опыт своего будущего работника.

Иногда случается, что работник или же работодатель теряют трудовую книжку. В таком случае желательно восстановить её. При отсутствии копии данного документа такая процедура займет очень большое количество времени.

Если же на руках у работника будет заверенная копия, то она может быть осуществлена всего за один день. Потому стоит заранее озаботиться получением такого документа. Это существенно упростит жизнь в случае утери оригинала.

Также стоит приложить копию трудовой копии к своему резюме – если осуществляется отправка его простой или же электронной почтой работодателю. Таким образом, стоит заранее обратиться к своему работодателю с просьбой о её изготовлении.

Зачем нужна копия трудовой книжки для банка

Чаще всего трудовая книжка требуется в первую очередь при обращении в банк за получением кредита. Обычно наличие данного документа строго обязательно. Его отсутствие может послужить причиной отказа в предоставлении услуги.

Данный документ требуется банку для следующих целей:

• установления основного источника дохода обратившегося клиента;
• определения платежеспособности – насколько велика будет вероятность возврата кредита в случае его выдачи;
• если по какой-то причине клиент решит не возвращать взятые в долг у банка средства – чтобы осуществить операцию взыскания по месту работы клиента.

Также трудовая книжка является одним из подтверждений правдивости всех предоставленных в банк данных. Но в первую очередь данный документ необходим для определения платежеспособности.

Специальная кредитная комиссия на основании копии трудовой, а также обширного перечня иных документов и различных важных факторов осуществляет анализ вероятности возврата долга. И только если данный показатель близиться к 90% — кредит будет выдан.

При этом трудовая книжка служит источником информации о постоянстве клиента. Обычно не вызывают доверия лица, часто меняющие место своего трудоустройства.

Такие клиенты вызывают подозрения у работников кредитного комитета. Потому чем большее количество записей будет представлено в трудовой за короткий срок, тем меньше вероятность получить кредит.

Также работодатель имеет право вносить пометку о причине увольнения. К данному разделу трудовой книжки работники банка присматриваются особенно пристально.

Наличие факта увольнения по статье может стать причиной невозможности получения кредитного займа. Фактически трудовая книжка является для банка вторым паспортом. Она содержит массу важной информации.

Причем как раз именно по этому причине в некоторых случаях не стоит предоставлять банку данный документ (если в трудовой книжке имеются записи об увольнении по статье).

Для загранпаспорта

Согласно ранее действующему на территории РФ законодательству для получения загранпаспорта необходимо было предоставить копию или же оригинал трудовой книжки – в зависимости от статуса работодателя.

Так, для выдачи или же замены этого документа необходимо было представить:

• ксерокопию каждой страницы с печатью организации и подписью непосредственного руководителя;
• на чистый лист переписать все данные о местах трудоустройства за последние 10 лет (данный документ обязательно должен быть заверен кадровой службой работодателя).

Копия всех страниц трудовой книжки с печатями и подписями требуется в случае, если получающий загранпаспорт работает в частной организации.

Выписка всех мест работы за последние 10 лет допускается в случае трудоустройства в государственной организации, муниципальной. Данные требования предъявляют очень многие учреждения, занимающиеся выдачей загранпаспортов.

Хотя фактически они незаконны – законодательством прямо запрещается в данном конкретном случае требовать от официально трудоустроенного гражданина РФ такие документы.

Ранее обозначенная выше процедура регламентировалась специальным нормативно-правовым актом – Приказом Министерства внутренних дел от 26.05.97 г.

Данный НПД предусматривал процедуру получения паспорта лицом, возраст которого составлял 18 и более лет. На данный момент документ действительным не является.

Этим же ведомством 07.04.13 г. был принят приказ №320. По нему был дан целый ряд разнообразных пояснений Федеральной миграционной службы.

Именно одно из этих пояснений содержит мнение о том, что копия трудовой для получения загранпаспорта на данный момент не требуется.

Тем не менее, стоит все же обзавестись заранее документом рассматриваемого типа. Так как некоторые выдающие паспорта учреждения не придерживаются нового законодательства.

Что является нарушением. Но в некоторых случаях проще всего избегать конфликта с паспортным столом. Чтобы разобраться, нужна ли копия трудовой книжки для загранпаспорта старого образца, необходимо в обязательном порядке ознакомиться с освещающими данный момент НПД.

При возникновении по этому поводу конфликта с паспортным столом следует обратиться в региональное отделение ФМС – это позволит разрешить многие трудности.

Д ля Пенсионного фонда

Как бы странно это не звучало, но порой требуется предоставить копию трудовой книжки именно для Пенсионного фонда РФ. Так как трудовая книжка является основным подтверждением наличия трудового стажа у конкретного гражданина Российской Федерации.

Именно поэтому в случае оформления пенсии по старости ПФР вправе запрашивать у подающего документы копию трудовой книжки.

Данный момент регламентируется следующими нормативно-правовыми документами:

• Трудового кодекса РФ;
• Правил подсчета величины трудовой пенсии;
• Постановление правительства от 24.07.02 г.

Согласно обозначенным выше НПД, сотрудники Пенсионного фонда имеют право запрашивать у обращающегося в него документы, перечисленные специальном перечне – в него входит копия трудовой.

Данный перечень устанавливается Постановлением Министерства труда РФ от 27.02.02 г. Копия трудовой обозначается в рассматриваемого перечня. При это нередко работники пенсионного фонда требуют от работника кадрового отдела предоставления оригинала трудовой.

Следует знать, что подобное требование является незаконным и кадровику стоит отказать. Но, в то же время, он может пойти на встречу ПФР и под подписку выдать работнику оригинал.

Но следует помнить, что согласно требованиям НПД о хранении документов рассматриваемого типа, в случае его утери ответственность полностью ложится именно на работодателя. Он обязан будет в кратчайшие сроки восстановить рассматриваемый документ.

Нужна ли копия трудовой книжки для визы

Для оформления некоторых документов в случае поездки за рубеж необходимо обязательно предоставлять копию трудовой книжки – не только для загранпаспорта.

У каждого работающего человека должна быть трудовая книжка. Время от времени людям требуется ее копия и возникает вполне уместный вопрос о том, как заверить копию трудовой книжки.

Описание

Трудовая книжка представляет собой документ, в котором, помимо личных сведений гражданина, указывается информация о местах работы человека.

При приеме должен быть указан номер приказа, на основании которого осуществляется поступление сотрудника, а также отмечается его должность и полное наименование организации.

В трудовой книжке, помимо мест, могут содержаться особые отметки в графе о работе, если гражданину на основании какого-либо приговора запрещено заниматься основной деятельностью (к примеру, педагогической). Это необходимо для того, чтобы при поступлении человек не смог обмануть отдел кадров, умолчав о приговоре в его отношении.

Поощрения и награждения также указываются. Однако заверенная копия трудовой книжки, фото которой расположено ниже, не должна содержать данных сведений.

Таким образом, данный документ является основным для гражданина, который содержит всю информацию о всех местах, где человек когда-либо работал, а также содержание его деятельности.

Где заверить копию трудовой книжки?

Если работающему гражданину требуется скопированная версия, ему необходимо обратиться в кадровую службу, так как данный документ на весь период рабочей деятельности хранится в этом подразделении предприятия. На руки книжка не выдается никогда, а делается ее копия.

К этому вопросу сотруднику отдела по персоналу следует подойти очень внимательно, так как любая, даже самая простейшая ошибка в проставлении печатей и подписей на копии может закончиться тем, что гражданину откажут в предоставлении каких-либо услуг или льгот, для получения которых и требуется заверенная копия трудовой книжки.

Как это делают кадровики?

Все листы копируются на обычном копировальном инструменте, желательно, чтобы на бумаге не было черных полос и все данные были четко видны. Каждая из страниц копируется на отдельном листе, а затем они все скрепляются степлером, как правило.

Обычно требуется только информация, которая относится к работе. Поощрения и взыскания, а также другая информация, указываемая на страницах, начиная с 23-й, не копируются.

На каждой странице копированного материала сотрудник отдела кадров, уполномоченный производить такие действия, ставит обязательно дату, печать со словами «копия верна», штамп организации, свою должность и подпись.

Сроки действия

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, действительна как документ в течение 30 дней со дня выдачи. Все действия по оформлению должны производиться в присутствии сотрудника, которому эта копия нужна. Выдача производится на основании заявления работника, и работодатель в лице руководителя, главного бухгалтера или сотрудника отдела персонала обязан представить запрашиваемый документ в течение трех дней совершенно бесплатно.

Необходимо иметь в виду, что для работающего гражданина вообще не должен возникать вопрос о том, как заверить копию трудовой книжки, так как по закону никто не имеет права заверять данный документ, кроме указанных выше лиц.

Причины получения

Понадобиться копия этого документа, который является по значимости вторым после паспорта, может для чего угодно. Это может быть получение и заграничного паспорта, и кредита. Если человек хочет устроиться на вторую работу по совместительству и ему нужно подтвердить свою занятость, копия просто необходима.

Кроме этого, часто требуют копию в органах социальной защиты для назначения пособия или льгот родителям ребенка или просто отдельным категориям граждан.

Зачем еще нужна копия?

Кроме указанных причин получения документа, можно отметить еще и необходимость наличия информации о работе в случае утери трудовой книжки. К сожалению, такое случается нередко, а восстановить все сведения о работодателях, тем более если они уже расформированы как юридические лица, невозможно. Заверенная копия трудовой книжки, образец которой представлен в статье, к тому же если она подписана прежним работодателем или нотариусом, поможет гражданину в нелегком труде восстановления информации.

У нотариуса

Заверение копии трудовой книжки в нотариальной конторе – дело непростое в том случае, если в данном документе имеются исправления (особенно у женщин в связи со сменой фамилии), неточности и обычные помарки. Не каждый специалист данного профиля возьмется заверять документ, который неидеален в этом отношении.

Однако при правильном подходе изначально к содержанию трудовой как со стороны владельца, так и со стороны отдела кадров можно получить такой документ, как заверенная копия трудовой книжки.

Образец заполнения, как правило, находится в кабинете отдела кадров. Нужно только при получении на руки при очередном увольнении просматривать документ на предмет неточностей, помарок и других отметок, которые могут потом негативно повлиять на какую-либо жизненную ситуацию человека.

В этом случае копия делается уже самостоятельно самим гражданином и вместе с оригиналом предоставляется для заверения нотариусу по месту жительства или просто в своем регионе.

Как заверяется копия?

Процедура представляет собой обычное проставление печати и подписи, а также занесение специалистом информации о данном действии в особую книгу.

Стоимость заверения копии документа различается в разных регионах и зависит от количества листов или от других обстоятельств, предусмотренных у конкретного нотариуса.

Стоит отметить, что копия трудовой книжки, заверенная нотариально, имеет срок действия не 30 дней, а бессрочно. Единственный момент, когда копия становится недействительной, то есть теряет свою юридическую силу, – внесение в книжку новых записей. В этом случае придется оформить документ повторно у того же специалиста или уже у работодателя.

Как заверить копию трудовой книжки безработному?

Еще также стоит сказать, что граждане, которые не работают, но состоят на учете в местном Центре занятости населения, имеют полное право тоже делать и заверять все документы, их никто в этом не ограничивает. Как заверить копию трудовой книжки, можно узнать у специалиста данной организации. Это может быть любое уполномоченное лицо, чаще всего руководитель. Также проставить необходимые реквизиты могут и сотрудники службы.

Предполагается, что при этом граждане должны приносить уже сделанные по всем правилам копии своей книжки. Это связано с тем, что у специалистов не всегда хватает времени осуществлять такие действия. Кроме этого, трудовая книжка у безработного человека всегда находится при нем, так что копии сделать будет совсем нетрудно.

При различных жизненных ситуациях возникает необходимость в заверенных копиях документов. Дабы избежать лишних хлопот, каждый грамотный человек должен знать, где и как сделать заверенную копию трудовой книжки. Заверенный документ может понадобиться вам:

1. для получения кредита в банке или оформления поручительство по кредиту,
2. для оформления документов на получение загранпаспорта,
3. в налоговую инспекцию для получения социальных вычетов или любых социальных льгот,
4. для оформления наследства и пенсии. Это далеко не полный список мест, куда могут потребовать копию заверенной трудовой.

По закону, согласно документу «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», который был утвержден правительственным постановлением № 225 от 16 апреля 2003 г, работник имеет право, предоставив руководству письменное заявление, получить заверенную копию своей трудовой книжки.

Тем не менее, каждый работающий человек должен знать, как выглядит заверенная копия трудовой книжки, чтобы, получив копию на руки, убедиться в правильности ее оформления.

К кому обратиться, чтобы получить заверенную организацией копию трудовой книжки

Оригинал трудовой книжки работающего гражданина храниться в организации, где он работает на данный момент. Кто отвечает за ведение трудовой книжки, к кому обратиться?

Крупная организация

В крупной организации существует собственная кадровая служба: это может быть департамент по кадрам, кадровый отдел или просто специалист по кадрам. Именно у них находится трудовая книжка, они отвечают за своевременное и грамотное заполнение этого вашего документа. Именно они, по вашему письменному заявлению, обязаны предоставить запрошенную копию вашей трудовой книжки, предварительно заверив ее, в срок, не превышающий 3 дней.

Небольшая организация

Небольшие организации не имеют возможность держать целое структурное подразделение, которое бы занималось кадровыми вопросами – эти обязанности обычно перепоручаются либо секретарю руководителя, либо бухгалтеру. Следует написать заявление на имя директора с просьбой предоставить вам заверенную организацией копию вашей трудовой книжки. Сотрудник, выполняющий обязанности кадровика знает, как правильно заверять копии трудовой книжки.

Возможны несколько способов изготовления копии:

• ксерокопия документа}
• сканкопия документа}
• компьютерный набор информации, содержащейся в трудовой книжке}
• переписывание от руки.

В зависимости от того, какая организация запросила заверенную копию, следует принять решение, как правильно снять копию трудовой книжки. При серьезных случаях следует настоять на изготовлении компьютерной копии – в книжке могут содержаться записи, сложные для прочтения в связи с неразборчивым почерком, которым они выполнены, или неяркие печати, при копировании которых утратится четкость оттиска. Наличие любого из данных недостатков может стать причиной отклонения документа организацией, которая ее запросила.

Приняв решение, как оформить копию трудовой книжки, следует иметь в виду, что существует 2 способа заверить документ.

1. На копии каждой страницы делается запись «Копия верна», роспись с расшифровкой ответственного лица, дата и печать организации. Часто возникает вопрос, нужно ли заверять каждую страницу копии трудовой книжки – при таком оформлении документа это необходимо.
2. Копии страниц книжки нумеруются и брошюруются. Шнур прошивки выводится на последнюю страницу и проклеивается листочком бумаги, на который и ставится заверяющая печать и подпись ответственного лица. Ниже пишется «пронумеровано и прошнуровано» с указанием количества листов.

Часто работники, выполняющие по совместительству функции кадровика, не уверены, нужно ли ставить дату заверения на копии трудовой книжки. Не лишним будет проверить наличие даты заверения либо на каждой странице (1 способ заверения), либо на последней (2 способ), в связи с тем, что юридически копия является действительной в течение 1 месяца.

Необходимо знать, что писать на копии трудовой книжки:

• в случае, если вы работаете в организации, пишут «Продолжает работать»}
• если не работаете, пишут « Не работает» с указанием даты увольнения}
• если вы пенсионер – «Не работает, назначена пенсия» с указанием основания и датой назначения.

Получив на руки копии трудовых книжек, не существенно, заверяются ли организацией или нотариально эти документы, следует потратить дополнительное время и проверить грамотность заверения документа во избежание наличия ошибок. Неверно сделанная или заверенная копия не будет принята по месту требования и придется все делать заново, теряя время, которое часто весьма ограничено.

Чтобы получить кредит, необходимо подтвердить свою трудовую деятельность не менее установленного в банке предела. Сделать это можно с помощью трудовой книжки. Она является официальным документом, подтверждающим текущую трудовую деятельность и стаж работника у того или иного работодателя.

На руки оригинал трудовой книжки никто не выдаст. В каждой организации есть сотрудник, который ответственен за хранение трудовых. Но можно попросить его изготовить ксерокопию документа и правильно её заверить.
Как правило, все трудовые книжки сотрудников хранятся в отделе кадров предприятия, так как одной из функций кадровой службы является ведение и хранение трудовых книжек всех сотрудников, независимо от должности, которую они занимают на данном предприятии. Когда нового сотрудника принимают на работу, на него оформляют личное дело. Здесь же и хранится копия трудовой книжки. А оригинал - в сейфе ответственного работника.

Именно в отдел кадров необходимо обратиться за изготовлением копии трудовой книжки. Если предприятие маленькое, то отдел кадров может располагаться в бухгалтерии, бухгалтер может совмещать должность кадровика. Тогда трудовые книжки будут храниться в бухгалтерии.

Чтобы получить копию своей трудовой книжки, необходимо обратиться именно к тому сотруднику отдела кадров, который ответственен за их хранение. Выдача копии происходит в официальном порядке, то есть сотрудник, которому она необходима, должен написать заявление на имя руководителя предприятия. Заявление пишется либо в свободной форме, либо по образцу, установленному на данном предприятии. Поэтому, прежде чем писать заявление, необходимо уточнить, в какой форме его составлять. В заявлении нужно указать цель получения копии. Так как в данном случае она необходима для банка, то эту причину и нужно указывать.

Как заверить трудовую для банка

Копия трудовой книжки для банка должна быть заверена соответствующим образом. Заявление на выдачу копии отдаётся в отдел кадров, там его рассматривают.
Оснований для отказа в законодательстве не предусмотрено. Поэтому, если сотрудник отдела кадров отказывает работнику в выдаче копии документа, отказ должен быть представлен в письменном виде и быть обоснован.

Причин для отказа быть не должно, поэтому сотрудник отдела кадров сразу же приступит к оформлению копии. Для этого он снимает копии со всех страниц документа, начиная с титульного листа. Копии делаются с помощью копировального аппарата. Можно сделать ксерокопию, а можно снять скан документа. И тот и другой вариант подходит для банка. После этого нужно скрепить все копии в порядке нумерации, как в оригинале. На каждом листе ставится печать организации. Особое внимание стоит обратить на печать! Это не простая печать «для документов» или «для пакетов», а основная печать предприятия, на которой указаны все основные сведения о нём.

Обязательно нужно написать на каждой странице «копия верна». Делает это ответственный сотрудник отдела кадров. Эту надпись он заверяет своей подписью, а рядом ставит расшифровку. Не стоит забывать, что нужно проставить и число, когда была выдана копия.
На последней странице копии делается запись, что данный сотрудник до сих пор работает в данной организации. Здесь указываются ФИО работника и его должность.

Инструкция по заверке

Чтобы копия трудовой книжки имела свою юридическую силу, необходимо правильно её заверить. Для этого нужно следовать инструкции:

• работник, которому нужна копия, пишет заявление на имя руководителя предприятия. Закон не устанавливает единой формы такого документа, но она может быть утверждена локальным актом по предприятию. Поэтому нужно сначала выяснить в отделе кадров, по какой форме писать заявление. Оно должно содержать в себе следующие сведения:
  • должность руководителя предприятия;
  • полностью его ФИО;
  • должность заявителя;
  • полностью его ФИО.
    Эти сведения указываются в «шапке» документа - в правом верхнем углу. Затем пишется слово «заявление» и идёт его текст. Здесь нужно изложить просьбу о выдаче копии трудовой книжки и указать причину, по которой она требуется. Копия трудовой книжки выдаётся по конкретной причине, а не «по месту требования»;
    В конце заявления ставится дата его написания, а также подпись заявителя и её расшифровка. Заявление, как правило, пишется от руки на листе формата А4 чёрной или синей ручкой. На некоторых предприятиях вся документация компьютеризирована, поэтому заявление можно оформить на компьютере, а потом его распечатать. Естественно, оно должно быть подписано заявителем лично. Подпись - факсимиле не подойдёт.

• затем заявление нужно передать руководителю организации, чтобы он поставил свою резолюцию. Лучше это сделать через секретаря, который зарегистрирует заявление должным образом. Так оно не потеряется. Если предприятие большое, то заявление можно направить по электронной почте руководителю;
• руководитель передаёт заявление в отдел кадров, который его и рассматривает;
• объективных причин для отказа не существует, но если, по каким-либо причинам, отдел кадров отказывает заявителю в выдаче копии трудовой книжки, то отказ должен быть оформлен в письменном виде, а также должен содержать в себе аргументированные основания для отказа;
• если причин отказывать нет, сотрудник, который является ответственным за хранение трудовых книжек, приступает к оформлению её копии;
• с каждой страницы книжки снимается копия с помощью копировального или сканирующего аппарата. Копия снимается, начиная с титульного листа;
• все листы скрепляются между собой;
• на каждой странице сотрудник отдела кадров ставит основную печать организации;
• также он делает запись на каждой страниц «копия верна». Эту запись он заверяет своей подписью. Также он указывает свою должность и инициалы;
• на последней странице ставится дата заверения копии, а также делается пометка, что заявитель до сих пор работает в данной организации, и указывается ФИО заявителя и его должность. Заверять копию трудовой книжки может ограниченный круг сотрудников. Как правило, это начальник отдела кадров или руководитель предприятия. Если компания небольшая, то такими полномочиями может обладать и главный бухгалтер;
• затем сам заявитель ставит свою подпись, расшифровывает её и указывает дату. Это говорит о том, что он ознакомлен с указанными сведениями, и получает копию на руки;
• эти записи также заверяются печатью организации и подписью сотрудника отдела кадров, который выдавал копию.

Срок действия копии трудовой книжки ограничен, и составляет 1 месяц с той даты, которая указана на последнем листе. Поэтому оформлять копию нужно перед тем, как предъявлять полный пакет документов банкирам.
Если копия будет оформлена в вышеуказанном порядке, то у сотрудника банка не будет основания для отказа в её принятии к рассмотрению.

Заверение для получения кредита

Для получения кредита трудовая книжка заверяется точно так же, как указано выше. То есть копия должна содержать все необходимые печати и подписи.
Стоит обратить внимание на следующее:

• заверяющая надпись должна стоять на каждой странице копии;
• печати и заверяющие подписи должны быть «живые», то есть они ставятся на самой копии;
• печати не должны быть расплывчатыми. Она должна быть полностью на листе копии, быть чёткой и читабельной, чтобы все реквизиты предприятия можно было прочесть.

Если же трудовая книжка гражданина, которому нужен кредит, хранится у него на руках, то заверить её копию может только нотариус. У работающего человека книжка должна храниться в отделе кадров. Поэтому только безработный гражданин может держать этот документ дома.
Для того чтобы нотариус смог заверить копию трудовой книжки, необходимо предъявить паспорт и написать заявление по установленной форме. Бланк заявления выдаст помощник нотариуса. Оснований для отказа в заверке копии документа у нотариуса нет. Но если он по каким-либо причинам всё же откажет, то отказ должен быть оформлен на бланке нотариата с печатью и подписью нотариуса. Кроме того, он должен быть мотивирован и аргументирован.

Нотариус проделывает те же самые действия, что и сотрудник отдела кадров. Только вместо подписи кадровика и печати предприятия, на каждом листе копии будет стоять печать нотариуса и его подпись. Он сам снимает копии со всех страниц трудовой книжки, а потом ставит на каждом листе свою печать и подпись. Срок действия копии документа, сделанного у нотариуса, точно такой же, как и копии из отдела кадров - 1 месяц.

Но для банка срок можно либо продлить, либо уменьшить. Когда заявитель будет подавать документы на кредит в банк, ему уточнят, какой срок действия копии трудовой книжки для них действителен.
Если срок действия копии трудовой для банка меньше, чем 1 месяц, что бывает чаще всего, сотрудник отдела кадров может самостоятельно прописать этот момент на копии. Если в банке утверждают, что копия трудовой книжки для них действительна больше или меньше, чем 1 месяц, то сотрудник отдела кадров указывает на копии период, в течение которого копия действительна. Например, 01.02.2018 г. - 15.02.2018 г.

Если же срок наоборот должен быть увеличен, то сотрудник отдела кадров также указывает период. Например, 01.02.2018 г. - 08.03.2018 г. Также он делает запись, что в случае необходимости, сотруднику на руки может быть выдана другая копия. Все эти записи сотрудник отдела кадров делает на последнем листе копии.

Главная » Финансовое » Как правильно заверить копию трудовой книжки своему работнику «работает по настоящее время. Как заверить копию трудовой книжки правильно