Комментарий к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры"

При отгрузке товаров продавец передает покупателю , в состав которого помимо счета-фактуры входит накладная на отгруженные материальные ценности (ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и т.д.). Информация о товаре в счете-фактуре дублирует сведения, включенные в отгрузочные документы. При этом организации не могут отказаться от применения этих документов, поскольку они имеют различные цели.
Накладная относится к первичным учетным документам, которыми оформляются факты хозяйственной жизни (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Первичные учетные документы служат основанием для ведения бухгалтерского учета и учета для целей налогообложения прибыли (ст. 313 НК РФ, п. 1 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
Счет-фактура служит для принятия покупателем к вычету НДС, предъявленного продавцом товаров (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Специалисты ФНС России считают, что налогоплательщики могут объединить накладную и счет-фактуру в единый документ, который будет соответствовать как требованиям Закона о бухгалтерском учете, так и нормам НК РФ - гл. 25 "Налог на прибыль организаций" и 21 "Налог на добавленную стоимость".
Дело в том, что с 1 января 2013 г. формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и др.), перестали быть обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012), и у организаций появилась возможность разрабатывать собственные формы первичных учетных документов. Для применения таковых экономическому субъекту достаточно утвердить их приказом руководителя (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Свою позицию по этому вопросу налоговики высказали в комментируемом Письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры".

Примечание. Нельзя не заметить, что "новорожденный" первичный документ возник не случайно. Первый шаг на пути его появления был сделан год назад, когда был обнародован проект дорожной карты "Совершенствование налогового администрирования" (СНА).
В перечне целей этого документа были указаны усовершенствование принципов документооборота, устранение устаревших форм документов, отказ от ведения налогового и иных форм регламентированного учета параллельно бухгалтерскому учету. В качестве одной из мер по реализации этих целей указывалось сокращение избыточного документооборота. В итоге это должно привести к снижению трудозатрат на подготовку отчетных бухгалтерских документов.
А сама дорожная карта СНА была создана в качестве реализации мер по выполнению поручений, данных Правительству РФ в Указе Президента РФ от 07.05.2012 N 596 "О долгосрочной государственной экономической политике". В целях повышения темпов и обеспечения устойчивости экономического роста страны Кабинету министров поручалось в области налоговой политики реализовать до 1 ноября 2012 г. мероприятия по упрощению бухгалтерской (финансовой) отчетности для отдельных категорий субъектов экономической деятельности. А для улучшения условий ведения предпринимательской деятельности - до 2015 г. обеспечить меры налогового стимулирования и налогового администрирования, в том числе при реализации дорожных карт по совершенствованию делового климата, разработанных в рамках национальной предпринимательской инициативы по улучшению инвестиционного климата в РФ. Позже меры по реализации этих поручений нашли свое отражение в Основных направлениях деятельности Правительства РФ на период до 2018 года (утв. Председателем Правительства РФ 31.01.2013).
Мероприятия, предусмотренные дорожной картой СНА, отмечены и в Основных направлениях налоговой политики РФ на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов (одобрены Правительством РФ 30.05.2013, комментарий к документу опубликован в "720 часов" N N 7, 8 и 9 за 2013 г.).

Как объединить счет-фактуру и накладную в один документ

Основой для создания является форма счета-фактуры, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. В форму счета-фактуры можно вносить дополнительные реквизиты, поскольку это не запрещено ни гл. 21 НК РФ, ни Постановлением Правительства РФ N 1137 (Письма Минфина России от 30.10.2012 N 03-07-09/146, от 09.02.2012 N 03-07-15/17 (направлено нижестоящим налоговым инспекциям Письмом ФНС России от 12.03.2012 N ЕД-4-3/4061@), ФНС России от 18.07.2012 N ЕД-4-3/11915@).
Следовательно, организация вправе дополнить счет-фактуру теми реквизитами, которые являются обязательными с точки зрения бухгалтерского учета (п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). После утверждения формы УПД организация может использовать ее при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг .
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Следовательно, УПД необходимо составлять в день отгрузки товаров, передачи выполненных работ или оказанных услуг.
В комментируемом Письме N ММВ-20-3/96@ налоговики приводят форму такого универсального передаточного документа - УПД (Приложение N 1). Если организации будут оформлять операции по отгрузке товаров (передаче выполненных работ, оказанных услуг) этим документом, то его можно использовать и в бухгалтерском учете, и при расчете налога на прибыль, и при вычете предъявленной суммы НДС. При этом никаких налоговых рисков в этом случае у организации не возникает.
Разработанная налоговиками форма УПД носит рекомендательный характер . Следовательно, организациям не обязательно переходить на его применение, отказавшись от традиционной формы счета-фактуры и унифицированных форм накладных.

Операции, в которых может быть использована форма УПД

В Приложении N 2 к Письму N ММВ-20-3/96@ налоговики перечислили операции, для оформления которых может быть использована форма УПД. Рассмотрим этот Перечень подробнее.

Продажа товаров

Прежде всего, УПД можно использовать при отгрузке товаров. Напомним, что товаром для целей НК РФ признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации (п. 3 ст. 38 НК РФ).
Следовательно, УПД может применяться при отгрузке любого имущества (кроме объектов недвижимости):

• без транспортировки с передачей товара покупателю;
• с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) или иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров.

Передача имущественных прав

Еще одна группа операций, при осуществлении которых может использоваться УПД, - это передача имущественных прав. В этом случае универсальный передаточный документ передается при:

• заключении договора об отчуждении исключительного права - правообладателем, передающим исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и (или) на средства индивидуализации, приобретателю этих прав (ст. 1234 ГК РФ);
• заключении лицензионного договора - лицензиаром лицензиату (ст. 1235 ГК РФ);
• заключении договора коммерческой концессии - правообладателем пользователю по договору коммерческой концессии (ст. 1027 ГК РФ);
• передаче права требования другому лицу - кредитором, передающим права (требования) на возмездной основе, лицу, к которому переходит право (требования) (ст. 382 ГК РФ).

Выполнение работ и оказание услуг

По новой форме может оформляться передача результатов выполненных работ, а также оказания услуг. В этом случае УПД составляется при заключении договора:

• подряда - подрядчиком (субподрядчиком) их заказчику (генподрядчику) (ст. 702 ГК РФ);
• о выполнении научно-исследовательских работ - исполнителем НИР их заказчику (ст. 769 ГК РФ);
• возмездного оказания услуг - исполнителем услуг их заказчику (ст. 779 ГК РФ);
• транспортной экспедиции - экспедитором клиенту при составлении документа на вознаграждение экспедитора (ст. 801 ГК РФ);
• финансирования под уступку денежного требования - финансовым агентом клиенту (ст. 824 ГК РФ);
• хранения - хранителем поклажедателю (ст. 886 ГК РФ);
• договора доверительного управления - доверительным управляющим доверителю управления (ст. 1012 ГК РФ).

Посреднические договоры

При заключении посреднических договоров, в которых посредник действует от своего имени, УПД оформляется и передается:

• при покупке товаров (работ, услуг) для комитента (принципала):

а) продавцом товаров (работ, услуг) комиссионеру (агенту);

б) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу);

• при продаже товаров (работ, услуг), принадлежащих комитенту (принципалу), - комиссионером (агентом) покупателю товаров (работ, услуг).

Обратите внимание : при передаче товаров комиссионеру (агенту) комитент (принципал) составляет только накладную на передаваемые материальные ценности. Счет-фактуру он выставляет комиссионеру (агенту) только после реализации им товаров покупателям.
Кроме того, УПД может использоваться в качестве документа, отражающего начисление комиссионного, агентского вознаграждения или вознаграждения поверенному. В этом случае УПД оформляется и передается при заключении договора:

• поручения - поверенным доверителю (ст. 971 ГК РФ);
• комиссии - комиссионером комитенту (ст. 990 ГК РФ);
• агентского - агентом принципалу (ст. 1005 ГК РФ).

Порядок заполнения УПД

Статус документа

Его необходимо указать в левом верхнем углу УПД.
Если УПД используется одновременно в качестве счета-фактуры и передаточного документа (накладной, акта и т.д.), то в этом поле проставляется код 1 . При этом отдельный счет-фактуру составлять не следует.
Форма УПД может быть использована только в качестве первичного документа для оформления фактов хозяйственной жизни. В этом случае в поле "Статус" проставляется код 2 , а показатели, установленные в качестве обязательных для счетов-фактур, не заполняются . В частности, необходимо оставить незаполненными строки (графы) или поставить прочерки:

• в строке 5 "К платежно-расчетному документу";
• в графе 6 "В том числе сумма акциза";
• в графе 7 "Налоговая ставка";
• в графе 10 "Цифровой код страны происхождения товара";
• в графе 10а "Краткое наименование страны происхождения товара";
• в графе 11 "Номер таможенной декларации".

В качестве первичного учетного документа УПД могут использовать организации и индивидуальные предприниматели (ИП), которые не являются плательщиками НДС. При этом они не заполняют графы 7 "Налоговая ставка" и 8 "Сумма налога, предъявляемая покупателю". Несмотря на то что в названии УПД указаны слова "Счет-фактура", оформление УПД с кодом 2 (первичного документа) не приведет к необходимости перечислять в бюджет НДС.
Помимо этого, форму УПД можно использовать и при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД будет выступать в качестве первичного документа на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них. При заполнении УПД комитент (принципал, доверитель) в строке 8 "Основания передачи (сдачи)/получения (приемки)" указывает договор на оказание посреднических услуг, а строки 2 "Продавец", 2а "Адрес", 2б "ИНН/КПП продавца" и 6 "Покупатель", 6а "Адрес", 6б "ИНН/КПП покупателя" не заполняет.

Обратите внимание : статус документа, указанный организацией в верхнем левом углу УПД, носит информационный характер. Фактический статус документа определяется наличием или отсутствием в нем всех обязательных реквизитов, установленных Законом N 402-ФЗ в отношении первичных учетных документов, или обязательных реквизитов, определенных п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ в отношении счетов-фактур.

Реквизиты и показатели счета-фактуры

При составлении УПД со статусом "1" необходимо заполнить строки 1 - 7, в которых приводятся реквизиты, обязательные для счетов-фактур, а также графы 1 - 11. Заполнять эти строки и графы следует в соответствии с Приложением N 1 к Постановлению Правительства РФ N 1137.

Внимание, неясность: в комментируемом Письме ничего не говорится о порядке присвоения номеров УПД в случае, когда организация выставляет покупателям и счета-фактуры, и УПД. По нашему мнению, в этом случае целесообразно вести сквозную нумерацию указанных документов, чтобы номера счетов-фактур и УПД не повторялись.

По мнению ФНС России, строку 3 "Грузоотправитель и его адрес" можно дополнить информацией об ИНН и КПП грузополучателя, а строку 4 "Грузополучатель и его адрес" - информацией об ИНН и КПП грузоотправителя.
Если счет-фактура подписывается иным лицом, уполномоченным на то приказом или иным распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации, в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или должность лица, подписавшего счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.04.2012 N 03-07-09/39).

Реквизиты и показатели первичного документа

Чтобы УПД можно было использовать в качестве первичного учетного документа в бухгалтерском учете, необходимо заполнить строки 1, 1а, 2 "Продавец", 6 "Покупатель", 7 "Валюта: наименование, код" и графы 1 "Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права", 2 "Единица измерения", 3 "Количество (объем)" и 9 "Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом - всего". Кроме того, можно заполнить и другие строки, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, а именно строки 2а, 2б, 3, 4, 5, 6, 6а, 6б, графы 4, 5, 6 и др.

Графы А и Б

Для удобства поиска и визуального выделения позиций в форму УПД включена графа А, в которой отражается порядковый номер в таблице.
В графе Б "Код товара/работ, услуг" в отношении товаров следует указать артикул, а в отношении работ и услуг - вид деятельности, в рамках которого они выполнялись, в соответствии с ОКВЭД или ОКУН. Подобная информация может использоваться для обозначения применения специальных налоговых режимов, налоговых льгот (освобождений от уплаты налога), пониженных тарифов страховых взносов и пр.
Обратите внимание: заполнять графы А и Б не обязательно, поскольку законодательно этот реквизит в качестве обязательного не установлен.

Строка 8 "Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)"

По этой строке отражаются сведения о договоре (соглашении, поручении и т.д.), на основании которых осуществляется операция.

Строка 9 "Данные о транспортировке и грузе"

Эта строка уточняет содержание факта хозяйственной жизни при осуществлении транспортировки грузов своим транспортом или силами сторонних организаций , при приемке товаров по количеству мест, по весу и т.д. Здесь отражаются реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и другая уточняющая информация о перевозке. В частности, по этой строке может быть указана масса груза нетто (брутто) и т.д.
Кроме того, в этой строке можно указать базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена товара (выборка, отгрузка, доставка и прочее с возможным использованием Международных правил толкования торговых терминов "Инкотермс 2010" (публикация МТП N 715)) или наименование организации, которая несет транспортные расходы, и др.

Строка 10 "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал"

По этой строке может быть указана должность лица, совершившего отгрузку товара, или ответственного за передачу результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации, а также его подпись и расшифровка подписи.

Строка 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)"

По этой строке отражается дата совершения факта хозяйственной жизни - дата отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав.

Обратите внимание : эта дата может не совпадать с датой составления документа.

Пример 1 . УПД оформлен 11 ноября 2013 г. (строка 1), но фактически по ряду причин отгрузка состоялась только на следующий день.
В строке 11 в этом случае следует указать дату "12.11.2013".

Если дата в строке 11 не указана, это будет основанием полагать, что дата совершения отгрузки товаров совпадает с датой составления документа (строка 1).

Строка 12 "Иные сведения об отгрузке, передаче"

Здесь отражается иная существенная информация об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшая в форму УПД. Это могут быть данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

Строка 13 "Ответственный за правильное оформление акта хозяйственной жизни"

По этой строке следует указывать должность, Ф.И.О. лица, которое отвечает за правильное оформление сделки. Если таких лиц несколько, то необходимо ввести дополнительные строки (13а, 13б и т.д.) для указания должности, Ф.И.О. этих лиц. Строка содержит подпись указанных лиц.
Если таковым является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в этой строке можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Если этим лицом является лицо, поставившее подпись в строке 10 "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал", то в строке 13 можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Строка 14 "Наименование экономического субъекта - составителя документа, в т.ч. комиссионера (агента)"

Здесь могут быть указаны наименование и реквизиты организации или ИП, составившего документ со стороны продавца. Речь в данном случае идет об организации (ИП), ведущей бухгалтерский учет организации-продавца на основании договора.
Кроме того, УПД может быть составлен комиссионером (агентом) в случае передачи комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг), приобретенных у продавца от своего имени. В этом случае в строке 8 следует указать реквизиты посреднического договора, а по строке 14 - сведения об организации-посреднике.
В случае когда субъект, составивший документ, проставляет на УПД печать со своим полным наименованием, строку 14 он может не заполнять .

Строка 15 "Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял"

В этой строке может быть указана должность лица, получившего товар, или уполномоченного на принятие результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации, а также его подпись и Ф.И.О.

Строка 16 "Дата получения (приемки)"

Здесь отражается дата совершения факта хозяйственной жизни - дата получения товара, оказания услуги, принятия результатов выполненных работ, передачи имущественных прав.

Обратите внимание : дата, указанная в строке 16, не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты отгрузки товара (строка 11). При этом дата по строке 16 может не совпадать с датой составления документа (строка 1) и с датой отгрузки товаров (строка 11).

Пример 2 . УПД оформлен 11 ноября 2013 г. (строка 1), но фактически отгрузка состоялась 12 ноября. Покупатель получил товар 15 ноября.
В строке 16 УПД в этом случае следует указать дату "15.11.2013".

Если дата в строке 16 не указана, это будет основанием полагать, что дата принятия товаров совпадает с датой передачи товаров (строка 11), а в случае, когда в строке 11 дата не проставлена, - с датой составления документа (строка 1).

Строка 17 "Иные сведения о получении, приемке"

Эта строка предназначена для отражения иной существенной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД. Например, в ней мог быть отражены:

• сведения о наличии или отсутствии претензий;
• данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Строка 18 "Ответственный за правильное оформление факта хозяйственной жизни"

Здесь указывают должность, Ф.И.О. лица, которое отвечает за правильное оформление сделки со стороны покупателя. Если таких лиц несколько, то необходимо ввести дополнительные строки (18а, 18б и т.д.) для указания должности, Ф.И.О. этих лиц.
Если таковым является лицо, поставившее подпись в строке 15 "Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял", то в строке 18 можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Строка 19 "Наименование экономического субъекта - составителя документа"

Здесь могут быть указаны наименование и реквизиты организации или ИП, составившего документ со стороны покупателя.
Речь в данном случае идет об организации (ИП), которая ведет бухгалтерский учет организации-покупателя на основании договора.
В случае когда субъект, принимавший участие в составлении документа, проставляет на УПД печать со своим полным наименованием, строка 19 может не заполняться.

Регистрация УПД со статусом "1" в книге продаж и в книге покупок

Примечание. В Приложении N 5 к Письму N ММВ-20-3/96@ приведен описываемый далее автором порядок отражения показателей УПД со статусом "1" в книге покупок и продаж, а также в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур. Этот порядок нацелен на налогоплательщиков, которые реализуют товары (работы, услуги, имущественные права), облагаемые по налоговым ставкам в размере 10 и 18% либо освобождаемые от налогообложения в соответствии со ст. 149 НК РФ. Рекомендации по отражению показателей даны в разрезе двух ситуаций для продавца : в день совершения факта хозяйственной жизни (ситуация 1), а также при составлении УПД как перед, так и непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни (ситуация 2).
Для покупателя в этом Приложении приведены особенности составления и использования УПД со статусом "1", позволяющие определить дату получения этого документа.

Учет у продавца

Счета-фактуры регистрируются в ч. 1 журнала учета полученных и выданных счетов-фактур по дате их выставления (п. 3 разд. II Приложения 3 к Постановлению Правительства РФ N 1137). При регистрации показатель из строки 1 УПД переносится в журнал в графу 6 "Дата составления счета-фактуры".
Продавец обязан регистрировать счета-фактуры в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство (п. 2 разд. II Приложения 5 к Постановлению Правительства РФ N 1137). Моментом определения налогового обязательства является день отгрузки товаров, работ, услуг, имущества (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).
При реализации товаров (работ, услуг) счет-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней считая со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).
На практике возможны две ситуации.

Ситуация 1: УПД составлен продавцом непосредственно в день совершения факта хозяйственной жизни , то есть:

• в день передачи товара (груза) покупателю или в день доставки товара (груза) покупателю;
• в день передачи имущественного права;
• в день оказания услуг, а при длящихся услугах - в последний день налогового периода (Письмо Минфина России от 25.06.2008 N 07-05-06/142);
• в день сдачи заказчику результатов выполненных работ (и в тех случаях, если созданная (обработанная, переработанная) в ходе работ вещь передавалась для перевозки в более ранние сроки).

В этой ситуации даты составления и выставления счета-фактуры покупателю будут совпадать. Поэтому никаких проблем при регистрации УПД в ч. 1 журнала учета счетов-фактур и книге продаж у продавца не возникнет.
УПД регистрируется в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур и книге продаж в том налоговом периоде, к которому относится дата его выставления. При этом дата выставления УПД (строка 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)") совпадает с датой составления УПД (строка 1). Исключением являются случаи сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка 16). При передаче результатов работ в графу 2 "Дата выставления" счета-фактуры ч. 1 журнала переносится показатель из строки 16 УПД.

Пример 3 . Организация 26 ноября 2013 г. заключила договор подряда с обществом на выполнение ремонтных работ. Вместо акта выполненных работ и счета-фактуры продавцом (производителем работ) 30 ноября 2013 г. был составлен УПД.
Фактически работы были закончены 30 ноября (строка 11 УПД), а приняты заказчиком 4 декабря (строка 16 УПД).

• в графе 2 "Дата выставления" была указана дата "04.12.2013" (из строки 16 УПД);
• в графе 6 "Дата составления счета-фактуры" была указана дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).

Ситуация 2: УПД составлен продавцом перед или непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни .
В этой ситуации датой выставления счета-фактуры является дата отгрузки товаров (передачи выполненных работ, оказанных услуг), указанная в строке 11 УПД. Следовательно, регистрировать в журнале учета и книге продаж такой УПД необходимо в том налоговом периоде, к которому относится дата, указанная в строке 11 УПД, за исключением случаев передачи результатов работ, когда дата выставления счета-фактуры определяется по дате, указанной в строке 16.

Пример 4 . Организация А 25 ноября 2013 г. заключила договор купли-продажи с обществом В. Вместо накладной по форме ТОРГ-12 и счета-фактуры 30 ноября 2013 г. в адрес покупателя был оформлен УПД. Фактически товар был отгружен 1 декабря 2013 г., получен покупателем 2 декабря.
Продавец зарегистрировал УПД в ч. 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур за IV квартал 2013 г. следующим образом:

• в графе 2 "Дата выставления" была указана дата "01.12.2013" (из строки 11 УПД);
• в графе 6 "Дата составления" указана дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).

Помимо этого, продавец зарегистрировал УПД в книге продаж за IV квартал 2013 г., в графе 1 "Дата и номер счета-фактуры продавца" он указал дату "30.11.2013" (строка 1 УПД).

Учет у покупателя

Покупатель должен регистрировать полученные счета-фактуры в ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур в хронологическом порядке по дате получения (п. 10 разд. II Приложения 3 к Постановлению Правительства РФ N 1137). Эта дата определяется на основании показателя по строке 16 "Дата получения (приемки)" УПД. Показатель из строки 16 УПД переносится в графу 2 "Дата получения" ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а показатель из строки 1 - в графу 6 "Дата составления счета-фактуры" ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
По мере возникновения права на налоговые вычеты счета-фактуры регистрируются в книге покупок (п. 2 разд. II Приложения 4 к Постановлению Правительства РФ N 1137). При использовании УПД дата получения счета-фактуры и дата принятия к учету приобретенных товаров (работ, услуг) совпадают (строка 16). Показатель из строки 16 УПД переносится в графу 4 "Дата принятия на учет товаров (работ услуг), имущественных прав" книги покупок, а показатель из строки 1 УПД - в графу 2 "Дата и номер счета-фактуры продавца" книги покупок.

Пример 5 . Используем условия примера 3.

• в графе 2 "Дата получения" была указана дата "04.12.2013" (из строки 16 УПД);

Покупатель зарегистрировал УПД в книге покупок за IV квартал 2013 г.:

• в графе 4 "Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав" указал дату "04.12.2013" (из строки 16 УПД).

А теперь проиллюстрируем примером порядок регистрации у покупателя в ситуации, когда УПД составлен продавцом непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни.

Пример 6 . Используем условия примера 4.
Покупатель зарегистрировал УПД в ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур за IV квартал 2013 г. следующим образом:

• в графе 2 "Дата получения" была указана дата "02.12.2013" (из строки 11 УПД);
• в графе 6 "Дата составления счета-фактуры" - дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).

Покупатель зарегистрировал УПД в книге покупок за IV квартал 2013 г. следующим образом:

• в графе 2 "Дата и номер счета-фактуры продавца" он указал дату "30.11.2013" (из строки 1 УПД);
• в графе 4 "Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав" указал дату "02.12.2013" (из строки 11 УПД).

Отражение показателей УПД со статусом "1" в налоговом учете

Примечание. Порядку отражения показателей УПД со статусом "1" в налоговом учете в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ посвящено Приложение N 6 Письма N ММВ-20-3/96@. Оно содержит рекомендации как для продавца, так и для покупателя. При этом в сноске к Приложению указано, что при использовании УПД только в качестве учетного документа (статус "2") учет оформленной таким образом операции для целей налогообложения осуществляется в общем порядке, что не требует пояснений применительно к специфике использования УПД.

Учет у продавца

Доходы от реализации товаров отражаются в налоговом учете на основании УПД в зависимости от условий договора.
Если право собственности на товар переходит к покупателю в момент передачи продавцом покупателю или перевозчику товаров, то доходы продавец признает на дату оформления отпуска груза, указанную по строке 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)".
Если право собственности на товар переходит в момент вручения вещи покупателю, то доходы продавец признает на дату получения груза, указанную по строке 16 "Дата получения (приемки)".

Пример 7 . Используем условия примера 4, дополнив их числовыми показателями. Организация А по договору купли-продажи реализовала обществу В пять металлических дверей по цене 23 600 руб. за штуку, в том числе НДС 3600 руб.
По условиям договора право собственности на товар переходит к покупателю на дату получения груза. Выручку от реализации товара организация А отражает в бухгалтерском и налоговом учете 2 декабря 2013 г. (по дате, указанной в строке 16 УПД). При этом в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 62 Кредит 90-1

• 118 000 руб. (23 600 руб. x 5 шт.) - отражена выручка от реализации металлических дверей;

Дебет 90-3 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС",

• 18 000 руб. (20 000 руб. x 5 шт. x 18%) - начислена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет.

Доходы от реализации выполненных работ или оказанных услуг продавец признает по наиболее позднему показателю из указанных по строкам 1, 11 или 16.

Учет у покупателя

На основании УПД покупатель может учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение материалов, товаров, основных средств, имущественных прав, на получение результатов работ и на потребление услуг. При этом дата признания соответствующего расхода не может быть ранее даты, указанной по строке 16 "Дата получения (приемки)".

Пример 8 . Вновь используем условия примера 4.
По условиям договора право собственности на товар переходит к покупателю на дату получения груза. Поступление металлических дверей общество В отразит в бухгалтерском и налоговом учете 2 декабря 2013 г. (по дате, указанной в строке 16 УПД). При этом в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 41 Кредит 60

• 100 000 руб. (118 000 - 18 000) - приняты на учет металлические двери;

Дебет 19 Кредит 60

• 18 000 руб. - выделена сумма НДС, указанная продавцом в УПД;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19

• 18 000 руб. - сумма НДС предъявлена к налоговому вычету.

Универсальный передаточный документ (УПД) разработан на основе формы счета-фактуры. Применение УПД позволяет, не нарушая законодательства, объединить счет-фактуру с разными формами учета, которые во многом его дублируют , М-15, товарный раздел ТТН), а также:

• учесть оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета;
• использовать право на налоговый вычет по НДС;
• подтвердить затраты в целях исчисления налога на прибыль (и других налогов).

УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных документов. То есть он заменяет сразу 2 документа (например, счет-фактуру и ТОРГ-12). Однако УПД можно использовать и только как первичный документ (например, ТОРГ-12). Для этого в УПД не заполняют строки, установленные исключительно для счета-фактуры:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
• «В том числе сумма акциза» (графа 6);
• «Налоговая ставка» (графа 7);
• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Имейте в виду, выставлять отдельный счет-фактуру при отгрузке товаров (работ, услуг), имущественных прав не требуется, если составлен УПД.

Перечень операций, для оформления которых может быть использован УПД (см. таблицу 1):

УПД также можно использовать при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД - первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них.

Составление и форма УПД

А теперь рассмотрим, как построчно заполнить форму УПД, в таблице 2:

Отражение УПД со статусом «1» в книге покупок, книге продаж и журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур

Рассмотрим, как нужно регистрировать универсальный передаточный документ со статусом «1» при выставлении или получении у продавца и покупателя.

Отражение УПД у продавца

Напомним, что счета-фактуры регистрируют в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, то есть по моменту определения налоговой базы (п. 1 ст. 167 НК РФ). Если документ формируется при отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав), то моментом определения налоговой базы является день их отгрузки или передачи.

Также счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Особенности составления и использования УПД в статусе «1» позволяют определить дату отгрузки. Но при этом создаются две ситуации, когда день составления УПД совпадает с днем отгрузки и, наоборот, не совпадает. Рассмотрим их.

День составления УПД совпадает с днем отгрузки

Продавец составил УПД:

• в день передачи (перевозки, доставки) товара покупателю;
• в день передачи имущественного права;
• в день оказания услуг (при длящихся услугах - последний день налогового периода (письмо Минфина России от 25 июня 2008 г. № 07-05-06/142);
• в день сдачи заказчику результатов выполненных работ.

В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. В этот же день производится и отгрузка (передача) товаров, работ, услуг, имущественных прав. В общем случае эта же дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры на бумажном носителе покупателю (кроме сдачи работ).

В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры. За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).

А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления.

Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 3:

День составления УПД не совпадает с днем отгрузки

Продавец составил УПД в день, не совпадающий с датой (раньше или позже):

• передачи товара (перевозки, доставки) покупателю;
• передачи имущественного права;
• оказания услуг;
• сдачи заказчику результатов выполненных работ.

В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. Однако при этом в строке указывается еще и фактическая дата отгрузки (передачи) товара, услуг, результатов работ, имущественных прав, вносимая ответственным лицом продавца. В общем случае эта дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры покупателю (кроме сдачи работ). Дата составления документа в таких условиях является просто показателем, позволяющим однозначно идентифицировать документ.

В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата фактической отгрузки (дата строки УПД). За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).

А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления. Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 4:

Отражение УПД у покупателя

Напомним, что покупатели регистрируют полученные счета-фактуры в хронологическом порядке по дате получения в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

УПД со статусом «1» позволяет определить эту дату как дату оформления (подписания) грузополучателем/заказчиком документа о принятии товара, имущественных прав, оказанных услуг, результатов выполненных работ - это показатель строки .

Эта дата (строка УПД) проставляется в графе 2 части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а в графе 6 части 2 журнала указывается дата составления документа, приведенная в показателе строки (1) УПД.

Что касается книги покупок, то покупатели регистрируют в ней счета-фактуры после их регистрации в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, по мере возникновения права на налоговые вычеты (ст. 172 НК РФ), то есть не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг, имущественных прав (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

При составлении и использовании УПД со статусом «1» дата получения счета-фактуры и дата возникновения основания для принятия к учету приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав совпадают - это показатель строки .

Эта дата (строка УПД) отражается в графе 4 книги покупок. При этом в графе 2 книги покупок указывается дата, приведенная в показателе строки (1) УПД.

Какие даты нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге покупок, наглядно показано в таблице 5:

Отражение УПД со статусом «1» в налоговом учете

Рассмотрим, как продавцу и покупателю определить доходы и расходы в налоговом учете при применении УПД со статусом «1».

Налог на прибыль у продавца

Напомним, что в целях исчисления налога на прибыль при применении налогоплательщиком метода начисления датой признания полученных доходов продавцом признается дата реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 271 НК РФ).

С учетом правил статьи 39 Налогового кодекса, это дата передачи на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, независимо от фактического поступления денежных средств (иного имущества, работ, услуг, имущественных прав) в их оплату.

Доходы определяются на основании первичных документов или других документов, подтверждающих полученные доходы, а также документов налогового учета (п. 1 ст. 248 НК РФ).

Внимание

УПД со статусом «2» приравнивается к простому первичному документу, и поэтому отражается в налоговом учете в обычном порядке.

Применим эти правила к УПД со статусом «1» и получится, что датой признания дохода для включения выручки в состав налоговой базы по налогу на прибыль, будет считаться:

• дата оформления отпуска груза (показатель строки (1) или более поздний показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент передачи вещи продавцом покупателю (заказчику) или уполномоченному им лицу, или перевозчику;
• дата оформления получения груза (показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент вручения вещи покупателю или уполномоченному им лицу;
• дата оформления обоими сторонами факта приемки-передачи услуг, имущественных прав, результатов работ, то есть наиболее позднее значение показателей строк (1), и

Во всех перечисленных случаях при наличии иных документов, подтверждающих указанные факты, в целях налогообложения продавца (исполнителя, правообладателя) будет применяться более ранняя дата, следующая из иного документа.

Налог на прибыль у покупателя

Аналогичные даты используются покупателем (заказчиком) при определении даты осуществления расходов в целях их отражения в регистрах налогового учета. Принятые по УПД ценности отражаются в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ для дальнейшего применения к ним соответствующих правил учета в составе расходов, установленных главой 25 Налогового кодекса для различного вида затрат.

Имейте в виду, что дата признания отраженной в УПД со статусом «1» суммы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль покупателем (заказчиком, правополучателем) не может быть ранее показателя строки , если только иное не следует из содержания факта хозяйственной жизни, зафиксированного в документе.

Актуально на 3 квартал 2016 года

Универсальный передаточный документ

1.12.37 Что такое универсальный передаточный документ. При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). Начиная с 1 января 2013 года без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).

Рекомендуемая форма универсального передаточного документа отвечает требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в . Это письмо размещено на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами». Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно добавлять столбцы или вносить дополнительную информацию ().

1.12.38 Что заменяет собой универсальный передаточный документ. УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

Товарной накладной;

Товарного раздела товарно-транспортной накладной;

Накладной на отпуск материалов на сторону;

Акта о приеме-передаче объекта основных средств.

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы , и , и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.

По своему статусу УПД приравнивается к первичному учетному документу. Это относится и к упрощенщикам. Такие выводы чиновники сделали в . Данное письмо размещено на сайте nalog.ru и является обязательным для инспекторов.

1.12.39 Назначение УПД. Назначение УПД зависит от статуса, присвоенного этому документу, - 1 или 2. УПД составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и статус документа.

Статус 1 означает, что УПД можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для вычета НДС, то есть как счет-фактуру.

Статус 2 означает, что УПД решили применять только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. В этом случае продавцу придется составить отдельный счет-фактуру.

Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в УПД заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет заявить к вычету НДС по такому УПД. Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом счета-фактуры (). Без него счет-фактура считается заполненным неправильно, и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.

1.12.40 Кто может использовать УПД. Форму УПД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы или использующие освобождение по Налогового кодекса РФ. Они могут применять УПД в качестве первичного учетного документа. При этом им не нужно заполнять:

Графу 7 «Налоговая ставка»;

Графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

1.12.41 Для каких операций можно применять УПД. С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.

Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняют:

На отгрузку одной партии продукции можно оформить товарную накладную, а на другую в рамках того же договора - УПД. И это не помешает заявлять вычет НДС и учитывать стоимость товаров в расходах. К такому позитивному выводу пришли сотрудники ФНС России в .

Форма УПД - рекомендательная. Поэтому можно выдавать и его, и накладные, в том числе в рамках одного договора. Более того, этот УПД приравнивается одновременно и к первичке, и к счету-фактуре. А значит, дает право учитывать расходы при определении базы по налогу на прибыль и заявлять вычет по НДС. Конечно, при условии, что все обязательные реквизиты верно заполнены и в статусе УПД стоит 1.

Но чтобы исключить хаос в документообороте, закрепите такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договоре с контрагентом. Это также заранее исключит вопрос налоговиков: почему по одному договору у вас разные формы первички? Но даже если у вас не будет оговорки о смешанном способе оформления отгрузок, инспекторы не вправе снять вычеты и расходы.

1.12.42 Заполнение УПД. Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов () и для счета-фактуры ().

Если же компания использует форму УПД только как первичный документ, то есть ставит в нем статус 2, заполнять все реквизиты необязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять «Наименование экономического субъекта - составителя документа (в том числе комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) - «Наименование экономического субъекта - составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

С 7 апреля 2015 года ООО и АО получили право работать без круглой печати (). Нужно проверить, предусмотрена ли в уставе формулировка об использовании печати. Ведь в законе сказано, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе компании ( , ).

Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, нужно заполнять по правилам, установленным для оформления этих документов.

1.12.43 Дата составления УПД. В форме УПД могут быть зафиксированы три даты:

1.12.45 Регистрация УПД у покупателя. УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, покупатель (заказчик) должен в хронологическом порядке регистрировать в книге покупок.

УПД, в которых не заполнены обязательные реквизиты счета-фактуры, в книге покупок регистрировать нельзя.

В книге покупок УПД регистрируют в том квартале, в котором у организации появилось право на вычет НДС. В графе 2 «Дата и номер счета-фактуры продавца» книги покупок указывают дату, приведенную в «Счет-фактура». А в графе 4 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав» отражают дату, приведенную в «Дата получения (приемки)». Об этом сказано в к .

1.12.46 Подтверждение доходов продавца. Статус УПД (1 или 2) не влияет на налоговый учет доходов и расходов, то есть его нужно вести в общем порядке. Если право собственности на груз переходит в момент его передачи покупателю или перевозчику, то выручку признают на дату оформления отпуска груза. То есть либо на дату, указанную в «Счет-фактура», либо на более позднюю дату, указанную в «Дата отгрузки, передачи (сдачи)».

Если право собственности на груз переходит в момент его вручения покупателю, то выручку признают на дату оформления получения груза. То есть на дату, указанную в строке 16 «Дата получения (приемки)».

При реализации результатов работ, услуг или имущественных прав датой признания выручки считается дата оформления обеими сторонами факта приемки-передачи. То есть наиболее поздняя из дат, указанных в строках «Счет-фактура», «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» или «Дата получения (приемки)».

Если помимо УПД при реализации товаров (работ, услуг) стороны составляли другие документы (например, акты, товарные чеки, отчеты и т. п.), то признать выручку нужно на дату того документа, который оформили раньше. Такие разъяснения содержатся в к .

1.12.47 Подтверждение расходов покупателя. Ресурсы, полученные по УПД, нужно отразить в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ. В зависимости от того, каким критериям они соответствуют.

Расходы, связанные с приобретением этих ресурсов, учитывают по общим правилам. Дата признания расходов, подтвержденных УПД, не может быть раньше той, что значится в «Дата получения (приемки)». Об этом сказано в к .

1.12.48 Как компании на упрощенке регистрировать УПД в книге учета доходов и расходов. Поставщик вместо накладной и счета-фактуры вправе выставить компании на упрощенке универсальный передаточный документ (УПД). ФНС России подтвердила, что затраты, оформленные УПД, можно учесть при формировании налоговой базы (). Естественно, если компания платит налог с разницы между доходами и расходами. При этом предусмотрен отдельный учет материальных затрат (), стоимости покупных товаров, предназначенных для реализации (), и сумм НДС (). В связи с этим в графе 5

Операции по отгрузке товаров или выполнению работ и услуг должны быть оформлены соответствующей первичной документацией. Затем компания выставляет счет-фактуру, необходимую для оплаты реализации. Однако законодатели предусмотрели упрощенный порядок документооборота с применением универсальных передаточных документов.

О чем пойдет речь

Универсальный передаточный документ объединяет в себе сразу несколько бланков первичной документации, что позволяет существенно сократить издержки предприятия, а также упростить процесс документооборота между поставщиками и покупателями. Далее приведем актуальный на текущий год образец заполнения УПД (универсальный передаточный документ).

Как это работает

Ранее действовал более сложный алгоритм.

Например, НКО «Доброволь» реализовала товары, работы, услуги сторонней компании. Документацией, подтверждающей факт реализации, в данном случае является товарная накладная, которая подписывается обеими сторонами при передаче готовой продукции, товаров и прочих ТМЦ, либо акт выполненных услуг, который также подписывает заказчик и исполнитель по окончанию работ или услуг. Только после подписания накладной или акта исполнитель выставлял счет-фактуру на оплату.

Что происходит теперь? Сокращенный документооборот между компаниями выглядит так. Например, при отгрузке товара исполнитель выставляет универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счета-фактуры. В бланке ПД оба документа объединены. Следовательно, заказчик, получив товары, может сразу приступить к оплате. Аналогичный вариант действует и при реализации работ и услуг.

Действующий бланк универсального ПД утвержден отдельным Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и законом № 402-ФЗ «О бухучете».

Бланк универсального ПД

Данный бланк — всего лишь рекомендация чиновников. Компания вправе использовать иные УПД, бланки которых разработаны и утверждены в учетной политике компании. Однако при формировании индивидуальной формы передаточной документации учитывайте обязательные реквизиты для первичных документов (статья 9 закона № 402-ФЗ).

Кто и когда может применять

Форму универсальной первичной документации могут применять практически все организации и индивидуальные предприниматели, в том числе и учреждения бюджетной сферы и некоммерческие организации. Причем выбранная система налогообложение не играет никакой роли.

Применять универсальный ПД можно для отражения следующих операций:

1. При реализации товаров (готовой продукции, ТМЦ, МПЗ), выполнении работ либо при оказании услуг.
2. При передаче имущественных прав по активам.
3. При оформлении сделок по посредническим операциям.

Отдельные виды сделок и операций поименованы во втором разделе письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Правила и образец заполнения УПД

Для УПД правила заполнения утверждены во втором приложении Письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные правила:

24.11.2013 01:26

Применение УПД

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться - отменять их МФ ПФ не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).

Применяться может для оформления следующих операций:

• отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
• передача результатов выполненных работ;
• оказание услуг;
• передача имущественных прав;
• отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

УПД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и счет-фактура) и как только первичный учетный документ.

Заметьте, использовать новую форму в документообороте не обязательно. Организации и предприниматели могут по-прежнему применять любые другие документы, соответствующие требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Статус УПД

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.

Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
• «В том числе сумма акциза» (графа 6);
• «Налоговая ставка» (графа 7);
• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Номер УПД

Номер универсального передаточного документа зависит от его статуса. Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур , в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).

Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу , то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:

• в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;
• в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).

Как заполнить дату УПД

• строка (1) - дата составления документа;
• строка - дата совершения факта хозяйственной деятельности (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
• строка - дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.

Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры , момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:

• счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
• счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
• моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).

Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной деятельности, а при невозможности - непосредственно после его окончания.

Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:

• УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной деятельности (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
• Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.

В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ - в строке 16.

• УПД может составляться до совершения факта хозяйственной деятельности (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. составление документа - дата, указанная в cтроке 1;

2. отгрузка - дата, указанная в cтроке 11;

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ - в строке 16.

Может сложиться ситуация, когда составить документ при совершении факта хозяйственной деятельности не было возможности, и УПД был составлен непосредственно после его окончания (в предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ случаях), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. отгрузка - дата, указанная в cтроке 11;

2. составление документа - дата, указанная в cтроке 1;

3. приемка - дата, указанная в cтроке 16.

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ - в строке 16. Что касается покупателя, то он вправе заявлять вычет по НДС не раньше даты получения товара или даты приемки работ, указанной в строке 16.

Кто ставит подпись в УПД

Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».

В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной деятельности, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.

В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной деятельности, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете "» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной деятельности, мнимые и притворные сделки».

Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной деятельности , обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за правильность оформления фактов хозяйственной деятельности».

Наименование экономического субъекта и печать

Строка 14 УПД - показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны продавца (исполнителя). Это может быть лицо, ведущее бухгалтерский учет продавца (исполнителя), или комиссионер (агент), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные в его интересах.

В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.

Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.

Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.

Необязательные к заполнению поля

УПД содержит дополнительные поля , которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны для пользователей. К дополнительным относятся следующие поля УПД:

• Графа «А» - порядковый номер записи в таблице - может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций.
• Графа «Б» - артикул (для товаров), код вида деятельности для работ (услуг) и т.п. Эту графу рекомендуется заполнять, например, для подтверждения права применения льготных тарифов по страховым взносам для фондов.
• В строке 8 указывается информация, идентифицирующая отношения сторон (реквизиты договоров, соглашений, счетов и т.д.) Этот показатель позволяет определить содержание факта хозяйственной деятельности и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе. В некоторых случаях может косвенно подтверждать содержание сделки и ее условия, что может явиться существенным условием для целей определения налога на прибыль.
• В строке 9 при необходимости указываются реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручения экспедитору, складских расписок и т.д.; базис поставки; сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д.
• Строка 12 может включать дополнительные сведения о грузе (данные о сертификатах, паспортах), а также здесь могут указываться иные сведения, являющиеся неотъемлемыми приложениям УПД. Эта строка может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.
• В строке 17 указываются дополнительные сведения о наличии/отсутствии претензий, данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком при получении товаров (работ. услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями УПД.

В программе «1С:Бухгалтерия 8 » универсальный передаточный документ включен в список печатных форм для документов реализации и выданных счетов-фактур на реализацию.

Распечатать УПД со статусом «1», можно на основании счета-фактуры, который был зарегистрирован для документа отгрузки в информационной базе. При нажатии на кнопку Печать нужно выбрать Универсальный передаточный документ. Программа автоматически заполняет реквизиты УПД по данным учетной системы, однако некоторые показатели придется заполнить в режиме редактирования.

Корректировка УПД

В настоящее время форма корректировочного УПД отсутствует. Но ФНС России сообщила, что занимается разработкой такого документа. Поэтому для корректировки нужно использовать счет-фактуру в соответствии с Постановлением Правительства №1137.

Главная » Корпоративное » Универсальный передаточный документ: полезен ли он налогоплательщику.