Товарная накладная онлайн заполнение. Бланк товарной накладной и правила его заполнения

Универсальный бланк товарной накладной ТОРГ-12, скачать который предлагается бесплатно в Excel и Word на этой странице, специально разработан, чтобы грамотно организовать учет торговых операций в любой компании. Правильное заполнение предложенного образца в двух экземплярах будет основанием продающей стороне для списания отпущенных материальных ценностей, а покупающей - для оприходования приобретенной продукции. Практически, товарная накладная (ТН), выступая в роли первичного документа, позволяет законно оформить переход прав собственности на указанную продукцию от одного собственника к другому.

Назначение ТОРГ-12

Накладная ТОРГ-12 - специфический бланк, предназначенный для документального оформления специфических операций, связанных с перемещением товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между отдельными организациями, с одной стороны в числе которых юридические лица или индивидуальные предприниматели, а с другой - как предприятия, так и частные покупатели. Заполнение бумажной версии первичного документа реализуется в двух экземплярах. Один остается в компании (ИП), отпускающей товары или продукцию, а второй передается предприятию (ИП или частному лицу), приобретающему ТМЦ.

Истоки появления и особенности УФТН ТОРГ-12

Унифицированная форма товарной накладной (УФТН) - ТОРГ-12 в формате Word, как и правила заполнения, утверждена в декабре 1998 г. специальным постановлением Госкомстата. А так как, согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывается обязательное оформление фактов хозяйственной деятельности первичными документами, ее необходимо выписывать при каждой отгрузке (отпуске) или продаже различных товарно-материальных ценностей.

С января 2013 года использование унифицированной формы стало необязательным, за исключением определенных оговорок. С этого периода по инициативе главного бухгалтера директор компании (ИП) мог самостоятельно определить образец первичных документов, которые планировалось применять для дальнейшего оформления хозяйственной деятельности своей организации.

Каждое предприятие (ИП) может использовать либо предложенную Госкомстатом версию УФТН или самостоятельно разработанные, в том числе и фирменные бланки товарных чеков (ТЧ) и товарных накладных (ТН). При этом разрешается корректировка (внесение изменений) путем добавления реквизитов, полей, граф, строк и пр. Причем нет «жестких» требований как в плане количества пунктов, так и относительно формата данного документа. В зависимости от специфики деятельности компании и/или особенностей реализуемой продукции можно скачать и распечатать книжную или альбомную версию бланков товарных накладных.

В то же время существуют обязательные требования по поводу самостоятельной разработки первичных документов. В товарной накладной любой компании (ИП) должны присутствовать следующие моменты:

• наименование и номер этого документа;
• шаблон для заполнения даты оформления;
• полное название компаний, участвующих в сделке, с указанием всех реквизитов: ИНН, контакты, адрес в ТОРГ-12, р/счет и пр.;
• описание фактов хозяйственной деятельности, в отношении которых оформляется текущая накладная;
• документы, на основании которых реализуется сделка;
• перечень реализуемых наименований с указанием количества, цены за единицу, НДС, массы и итоговой стоимости покупки;
• должности лиц, которые непосредственно совершают сделку и отвечают за ее документальное оформление;
• подписи в ТОРГ-12 и печати.

С января 2016 года в дополнение к бумажному формату товарных накладных в Word, традиционно заполняемых под копирку, разрешено использование электронных версий на одном листе, сформированных программой Excel, с последующей распечаткой и заверением электронной подписью. В этом случае один лист (файл) необходимо отправить покупателю, а первоисточник остается на хранение у продавца.

В чем отличие товарной накладной от товарного чека

ТН (товарная накладная) считается обязательным первичным документом, подтверждающим сделку, совершаемую на основании предварительно заключенного договора о сотрудничестве юридического лица со сторонней организацией или частным лицом (например, о поставках). Она оформляется при передаче (продаже) продукции другой организации.

ТЧ (товарный чек) выдается в качестве подтверждения розничной продажи-купли без предварительного заключения каких-либо документов. В определенных моментах ТН вполне может заменить ТЧ.

Сроки хранения ТОРГ-12

Согласно требованиям действующих актов Минфина РФ срок хранения товарных накладных ТОРГ-12 и счетов-фактур составляет 4 года после завершения отчетного налогового периода, в котором последний раз использовался данный первичный документ. Например, если ТН и С-Ф были «закрыты» (учитывались в расчете НДС) в первом квартале 2017 года, следовательно, срок их хранения истекает в апреле 2021 года. Однако в интересах бухгалтерии период сбережения учетных документов составляет 5 лет, поэтому ТОРГ-12 придется сохранять до 1 апреля 2022 года.

Нововведения с 1 июля 2017 г.

В соответствии с приказом № ММВ-7-15/329 ФНС РФ с 1 июля 2017 года всем компаниям и ИП разрешается оформлять первичные документы, связанные с движением ТМЦ, двумя способами (форматами):

• бумажный : заполнение ТОРГ-12 в бланке Word, введенном в действие с 9.01.2016 приказом №551 ФНС РФ от 31.11.2015;
• электронный : предоставление на 1 листе электронной версии первичного документа вместе со счетом-фактурой в формате Excel, введенном в действие с 1 июля 2017 г. приказом №555 ФНС РФ от 24.03.2016.

В то же время формально разрешено до конца 2020 года использование и «фирменных» - собственно разработанных бланков ТОРГ-12, которые были применены приказом №172 ФНС РФ от 21.03.2102 г. Заверенные бумажные копии таких товарных накладных при истребовании необходимо будет направлять в налоговую инспекцию.

Особенности заполнения ТОРГ-12

Использование установленных форм товарных накладных предполагает соблюдение определенных правил заполнения. Оформление товарной накладной может проводиться как специалистами бухгалтерии, так и кладовщиками, продавцами и прочими лицами, уполномоченными для отпуска продукции. Бумажная версия первичного документа обязательно составляется в 2 экземплярах, один из которых передается получателю товаров.

В «шапке» УФТН ставится номер и дата совершения сделки. Здесь же заполняются реквизиты компании (ИП), отпускающей товар: полное наименование, адрес в ТОРГ-12, контакты, расчетный счет и другая информация, утвержденная директором (ИП). Аналогично оформляются поля «Плательщик» и «Грузополучатель в ТОРГ-12». Далее - записываются реквизиты договора поставок или других документов, на основании которых совершается текущая сделка.

После этого оформляются данные о реализуемых товарах с указанием перечня, кодов (артикулов), единиц измерения, типов упаковки, цен за единицу наименования, НДС и пр. Если продукция отгружается в особой упаковке (таре), целесообразно заполнять поля «Масса брутто». Иногда в конце бланка перечисляются приложения и сопроводительные документы.

Завершается заполнение ТОРГ-12 информацией о лицах, которые совершают и контролируют сделку. Их подписи, как правило, заверяются печатью компании.

Скачать накладную

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Товарная накладная ТОРГ-12 типовой бланк

Товарная накладная является первичным учетным документом, на основании которого оформляется отпуск товарно-материальных ценностей сторонним организациям и ведется учет соответствующих операций. Согласно законам №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и №63-ФЗ «Об Электронной подписи» , товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном. Более того, был утвержден рекомендуемый формат XML-файла электронной ТОРГ-12. Составленные в таком формате товарные накладные налогоплательщики смогут направлять в налоговую по Интернету (ТКС).

Как составить и подписать товарную накладную

Бумажная

Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.

Товарная накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца (организации, сдающей товарно-материальные ценности(ТМЦ)) и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается покупателю и является основанием для оприходования этих ценностей. В ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:

• три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы законодательно закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;
• одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) — в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя — это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.
• еще одна подпись — в строке «Груз принял» — ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности — в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.

Конечно, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и доверенность на ТМЦ, и право подписи первичных документов). И в этом случае чаще подпись ставится только в строке «Груз получил», исходя из практики делового оборота, а также арбитражной судебной практики (Постановление ФАС СЗО от 1 марта 2006 года N А13-5001/2005-05).

Электронная

Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов. Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа — на стороне покупателя. Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем согласно рекомендуемому формату ТОРГ-12 (утвержденному Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@), а также материалам судебных разбирательств (в частности, постановлению ВАС ВВО от 11.08.2010 г. по делу N А43-5226/2010) электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной — со стороны покупателя. Итого две подписи.

При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» - информация о доверенности уполномоченного лица.

Отчасти, возможность подписывать ТОРГ-12 одной ЭП обусловлена тем, что проставление ЭП на документе не означает заполнение строки подписанта, а означает защиту информации и определение подписанта (№63-ФЗ «Об ЭП»). И достаточно одной ЭП, чтобы выполнить данные условия.

Нужна ли ТОРГ-12 при транспортировке товара

Бумажная

Товарная накладная передается водителю вместе с другими документами и водитель обязан передать документы грузополучателю.

Согласно ряду нормативных документов, например таких, как:

• Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30.07.71г;
• Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
• Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом»;
• Правила Дорожного Движения от 01.07.94 г;

в пути водителю не обязательно иметь при себе товарную накладную.

Электронная

Если товарная накладная будет передаваться через Интернет, то необходимость передавать ее водителю отпадает: документ можно напрямую отправить грузополучателю. В пути водителю товарная накладная не нужна, у него есть ТТН, а в ней, пусть и в общей форме, но перечислены позиции перевозимого груза.

Сложность заключается лишь в случае транспортировки товара силами посредника-перевозчика. Законодательством требуется заполнить строки «По доверенности №» и «Груз принял», в которых указать информацию о доверенности на перевозку ТМЦ, а также ФИО и должность экспедитора. В данном случае есть два выхода:

1. Продавец при формировании электронной ТОРГ-12 указывает в соответствующих графах номер и даты ТТН: в самой ТТН уже прописаны должность и ФИО экспедитора, а также информация о доверенности.
2. Покупатель при получении электронной ТОРГ-12 сам заполняет строки «По доверенности №» и «Груз принял» и подписывает ТОРГ-12 электронной подписью.

Как исправлять товарную накладную при возврате товара

Бумажная

Согласно законодательству при обнаружении ошибок исправление товарной накладной должно происходить следующим образом: в обоих экземплярах документа делаются вычерки, которые заверяются подписями с обеих сторон. Рядом с подписями ставится дата внесения изменений (п. 5 ст. 10 закона о бухгалтерском учете).

Зачастую на практике взамен неверного документа задним числом формируется новый. Однако правила бухгалтерского учета не предполагают необходимости и возможности составлять или исправлять первичные документы таким образом.

Электронная

Для документов, даже частично созданных автоматизированным способом (с помощью компьютера), никаких правил исправления не установлено. Это позволяет организациям право определить такие правила самостоятельно. Такое право следует из п. 8 ПБУ 1/98: «если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерского учету». Поэтому в учетной политике можно указать способ исправления первичного документа за счет составления другого документа. При этом рекомендуется обязательно указать в исправительном документе, что он является неотъемлемой частью первоначального.

Так как электронную накладную невозможно исправить способом, который предлагает законодательство, то решением данной ситуации может стать составление и подписание сторонами отдельного документа, на основании которого в учет будут вноситься исправительные записи (такой формат исправления необходимо будет прописать в учетной политике и договоре с контрагентом). Организация составляет акт об установленном расхождении или самостоятельно разрабатывает такой документ при условии включения в них обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), согласовывает его со своими контрагентами.

Например, существует практика, когда стороны при приемке товара и обнаружении ошибок составляют акты (по форме ТОРГ-2 и 3), которые применяются для оформления приемки ТМЦ, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акты составляются на месте приема товара и являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

Прием товара и товарная накладная

При приемке товара ответственное лицо сверяет выгружаемый товар с документами.

Бумажная

С бумажной накладной все просто — водитель передает документы ответственному лицу для проверки на месте. Ответственный за прием товара подписывает документы и передает их в бухгалтерию.

Электронная

В случае, если поставщиком была отправлена электронная товарная накладная, у ответственного за прием товара должна быть возможность получать такие документы и оперативно их обрабатывать (подписывать, распечатывать или пересылать) — т.е. у него должно быть организовано рабочее место и выход в Интернет.

Учет товарных накладных и хранение

Бумажная

Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных. Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.

На практике обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.

ИП и организации, применяющие УСН, ведут книги учета расходов и доходов, которые составляются на основании первичных документов. Книги можно вести в электронном виде, но по окончании налогового периода они распечатываются. Бумажные документы хранятся в архивных помещениях.

Электронная

Электронные товарная накладная и товарный отчет — оригиналы первичных документов. Они могут храниться исключительно в электронном виде либо на локальном компьютере, либо на специально выделенном сервере организации.

Как перевести документооборот ТОРГ-12 в электронный вид

На сегодняшний день в системах операторов электронного документооборота (ЭДО) реализована возможность передавать ТОРГ-12 как в произвольном формате, так и в рекомендованном ФНС (см. Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@). Чтобы начать обмениваться электронными товарными накладными, достаточно:

• разработать и согласовать со своими контрагентами порядок оформления возврата доставленного груза (для тех случаев, когда при разгрузке делались вычерки в бумажной ТОРГ-12);
• купить сертификаты электронных подписей и оформить право подписи уполномоченным лицам;

При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.

При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12

Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.

Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.

Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.

В каких еще случаях оформляется ТОРГ-12, рассказано в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

1. Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
2. Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
3. Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
4. Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)» ).
5. Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
6. Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Количество экземпляров товарной накладной

Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.

Электронная накладная ТОРГ-12

Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте

Все вопросы, связанные с заполнением заголовочной и табличной частей ТОРГ-12, подробно освещены в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Итоги

Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.

Чтобы оформить передачу или прием товарно-материальных ценностей, используется накладная ТОРГ-12. Заполнить онлайн или скачать чистый бланк и образец можно на этой странице.

Разберем правила оформления ТОРГ-12. Накладная составляется в двух экземплярах: один остается в компании, которая сдает ТМЦ, второй - передают сторонней организации. Документ служит основанием для оприходования товара. Смотрите пример заполнения ТОРГ-12 - можно подставить свои данные и начинать работу.

Унифицированную форму ТОРГ-12 отменили в 2013 году. Но многие компании по-прежнему ее используют, потому что она простая и удобная. В 2019 году правила заполнения ТОРГ-12 не изменились. Главное - указать необходимые сведения:

• название документа и дату его составления,
• наименование компаний,
• информацию о договоре, на основании которого заключается сделка,
• сведения о товаре: название, количество, цена и т.д.,
• данные транспортной накладной.

Подписать документ должны:

• сотрудник, который разрешил отпуск товара,
• главный бухгалтер,
• работник, который продукцию отгрузил,
• получатель.

Если товар забирает водитель, в накладной нужно указать информацию о доверенности.

ТОРГ-12: заполнение онлайн

Строгих требований к оформлению накладной ТОРГ-12 нет: ее можно сделать как в бумажном виде, так и онлайн, в электронном. Последний вариант гораздо удобнее: вы сэкономите до 70% времени и точно не ошибетесь. В сервисе МойСклад можно бесплатно заполнить накладную ТОРГ-12 онлайн за несколько минут: просто введите данные о компании, контрагенте и товаре - и все, документ готов.

×

Заполните ТОРГ-12 онлайн!

В МоемСкладе можно заполнить и другие бланки, без которых в торговле не обойтись, например, доверенность на получение ТМЦ. Все документы можно сохранить в архив, распечатать или прямо из сервиса отправить контрагентам.

ТОРГ-12 без НДС: образец заполнения

Если нужно оформить накладную без НДС, графу «Ставка» нельзя оставлять пустой или ставить прочерк. Есть два варианта:

• Написать «Без НДС» - при спецрежимах или проведении не облагаемых НДС операций.
• Указать «0%» - при льготных ставках НДС.

Возьмите наш образец заполнения ТОРГ-12 без НДС - подставьте свои данные и используйте. Вместе с ним можно скачать и пустой бланк, это бесплатно.

Хотя инструкция по заполнению ТОРГ-12 очень простая, иногда все-таки возникают вопросы. Мы разобрали основные.

Что лучше выбрать: УПД или ТОРГ-12?

Использование универсального передаточного документа сокращает документооборот и экономит время, поэтому в целом это удобнее. Но в некоторых случаях УПД нельзя применять вместо накладной:

• При получении аванса.
• При начислении НДС с полученного аванса.
• Если покупатель принимает к вычету НДС с выплаченного аванса.
• Если продавец принимает к вычету НДС с полученного аванса.
• При корректировке показателей в случае изменения стоимости отгруженных товаров.
• При исправлении ошибок в документах.

У вас можно скачать бланк накладной ТОРГ-12 на одном листе в word или excel?

Да, можно. Обратите внимание, что если в накладной больше одной страницы, на первом листе нужно указать количество страниц.

Главная » Конституционное право » Товарная накладная онлайн заполнение. Бланк товарной накладной и правила его заполнения