Формирование дел и хранение документов

Формирование дел и хранение документов 1

Формирование дел 1

Номенклатура дел 2

Подготовка документов к архивному хранению 3

Оформление дел 5

Оформление обложки дела 7

Формирование дел

Важным участком работы секретаря является установление порядка в организации делопроизводства и обеспечение сохранности документов.

Все документы, образующиеся в процессе деятельности предприятия, секретарь обязан организовывать в папки (ДЕЛА). Каждой папке дать заголовок, т.е. общее название тех документов, которые находятся в ней. Во избежание путаницы и дублирования папок секретарь должен составить список заведенных дел с указанием сроков их хранения. Этот список носит название номенклатура дел предприятия. Дела следует формировать в строгом соответствии с разработанной заранее номенклатурой.

Таким образом, формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заглавиями дел по номенклатуре.

Помещать вместе все документы, которые относятся к решению данного вопроса.

Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходных дел.

Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков сохранения.

Включение документов в дела должно проводиться в день окончания их исполнения, после проставления на них отметки «В дело №_____» (Реквизит 29). При включении документов в дело необходимо проверить правильность их оформления (наличие дат, номера, отметки «В дело») и соответствие содержания документа содержанию дела, в которое он направляется.

В деле не должны содержаться документы, которые подлежат возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Номенклатура дел

Для создания в организации единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа, отбора документов на государственное хранение составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел – это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий (брошюр, справочников, бюллетеней, реферативных журналов и др.)

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типичный состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются органами высшего уровня для организаций, которые принадлежат к сфере управления учреждения, и используются ими как методические пособия во время составления индивидуальных номенклатур дел.

Каждая организация должна иметь индивидуальную номенклатуру дел. Как правило, она состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделений.

Размещение заголовков дел в номенклатуре структурного подразделения должно отвечать степени важности решаемых вопросов с учетом взаимосвязи документов, включенных в конкретные дела. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы органов высшего уровня, далее группа организационно-распорядительной документации самой организации (приказы, распоряжения, решения и т. п.), планово-отчетная документация и переписка.

Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно имеет условное обозначение – индекс. Индекс дела – это цифровое и (или) алфавитно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел, которое фиксируют на обложке дела. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения (по штатному расписанию) и порядкового номера в пределах подразделения.

По окончании года номенклатура дел структурного подразделения в обязательном порядке закрывается итоговой записью, в которой указывают количество и категории фактически заведенных в течение года дел. Итоговую запись скрепляет своей подписью лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Номенклатура дел структурного подразделения организации составляется в трех экземплярах, на каждом из которых обязательно заполняются грифы согласования с экспертной комиссией организации и руководителем архивного подразделения: первый экземпляр – неприкосновенный, хранится в структурном подразделении; второй экземпляр – передается в службу ДОУ организации; третий экземпляр – используется для формирования дел и поиска необходимого документа.

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения и анализа сводится в единую (сводную) номенклатуру дел организации.

Жизнедеятельность ни одной организации, фирмы, предприятия, и даже государства невозможна без налаженного документооборота. Документы, как и необходимость их перемещения, создания или получения до возврата, окончания срока действия или прикрепления к делу, прочно вошли в жизнь человека с момента появления письменности. Сохранившиеся еще с древнейших времен, они подтверждают документирование разных сфер жизни отдельных личностей или государственных дел.

История делопроизводства в России

Первыми документами, которые фиксировали жизнь древнерусского государства, были летописи. Они повествовали о договорах, которые заключались между Русью и Византией, отражали исторические события. Также дипломатические отношения отмечались в грамотах. Помимо этого в них же говорилось о разных соглашениях, преимущественно между купцами. Грамоты в зависимости от цели могли быть судными и указными.

Все документы писались на пергаменте, который в то время считался очень дорогим материалом. Вплоть до окончания периода феодальной раздробленности Руси о понятии делопроизводства как системе было рано говорить.

История делопроизводства в Российском государстве состоит из периодов: дореволюционного, советского и постсоветского.

Дореволюционное

Дореволюционное делопроизводство сложилось в XVI — начале XX веков. Данный этап в свою очередь разделяется на несколько периодов:

1. Приказное делопроизводство начало складываться после формирования централизованного Русского государства. Оно велось в избах (приказной, губной, земской) дьяками. Сама система же сложилась в приказах — центральных учреждениях. Отсюда и идет название периода. Отличительной особенностью приказного делопроизводства считается появление отдельного “штата” людей, которые занимались подготовкой проектов, наведением справок, организацией хранения бумаг, переписыванием черновиков набело.
2. Коллежское делопроизводство сложилось после реформы центрального управления. В коллегиях стали применять регистрационные книги и организованные архивы. Хранение документов в установленном порядке впервые было организовано именно в период коллежского делопроизводства.
3. Исполнительное (в XIX — начале XX в.) получило развитие во времена реформ. В основу новой административной системы легли принципы единоначалия — точное исполнения приказов руководящих лиц, а также иерархии — строгое распределение обязанностей между чиновниками различных рангов и должностей.

Советское делопроизводство начало складываться с октября 1917 и продолжалось до 1991 г. В этот период власти стремились сделать эту систему как можно более рациональной. Были предприняты попытки внедрения норм в работе с официальными документами. Сформирован перечень типовых документов по управлению на предприятии, который устанавливал сроки хранения подобной документации. В семидесятые была специально создана единая госсистема делопроизводства, которая устанавливала единые формы и методы работы с документами.

Делопроизводство постсоветского периода сложилось, начиная с 1991 года, и развивается по настоящее время. В 90-х годах ХХ века в Российской Федерации начала совершенствоваться законодательно-нормативная правовая основа, устанавливающая требования к документации.

Хранение документов на предприятии

В процессе деятельности фирм, учреждений, предприятий проходит огромный поток документов, бумаги получают и создают. Когда нужда их использования в ежедневной деятельности для разрешения текущих проблем и вопросов пропадает, возникает необходимость в накоплении и сохранении информации. Кроме того, предельно важно обеспечить легкий и быстрый доступ к необходимым данным в любое время, даже по прошествии нескольких дней, месяцев или лет после выхода бумаги из оборота. При неправильной организации архивов и несоблюдении сроков в дальнейшем могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги. Быстрый поиск и применение документов по назначению возможно лишь при четком их распределении по группам, сегрегации, например, в дела.

Специальным систематизирующим справочником, который определяет порядок распределения бумаг в дела, служит номенклатура дел.

Понятия “номенклатура дел” и “дело”

Номенклатурой дел называют самый простой классификатор наименований дел, который позволяет быстро рассортировать бумаги для быстрого их поиска в случае необходимости, с указанием сроков хранения в установленной форме. Такой классификатор отличается большой значимостью в организации бесперебойной работы компании или муниципального учреждения.

Дело — это помещенные под одну обложку документ или их совокупность, которые относятся к определенному вопросу или виду деятельности. В делах запрещается дублирование черновых вариантов бумаг, повторяющихся или утративших важность, с закончившимся нормативным сроком хранения.

Номенклатура дел — документ многоцелевой, который:

• Является основой для размещения документов по папкам, поиска необходимых бумаг.
• Указывает индексацию документов и дел.
• Определяет сроки хранения документов.
• Является своеобразным пособием по первому этапу экспертизы.
• Является документом, который учитывает дела временного (до десяти лет) хранения.
• Является основой для формирования описей документов, которые будут храниться постоянно и временно.
• Является местом хранения актов на уничтожение дел предприятия с окончившимися сроками хранения (уничтожение бумаг).

Виды номенклатур на предприятиях

Выделяют три вида номенклатур. Типовой номенклатурой называют нормативный документ, устанавливающий состав дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций одного типа.

Отдельная номенклатура дел определенного предприятия формируется сотрудниками документационного обеспечения и документооборота организации. В процесс привлекаются руководители структурных подразделений, так как те имеют представление о планируемом развитии предприятия, что позволяет эффективно предусмотреть виды бумаг, которые могут в ближайшем будущем появиться в организации.

Основные нормы хранения документации

Огромное количество бумаг, различных по представляемой ценности и значимости, образуется в процессе деятельности любого предприятия. Виды бумаг, для которых должно быть организовано хранение документов в организации, порядок и сроки хранения отражены в различных нормативно-правовых актах, которые могут относиться, как к корпоративному законодательству отдельной организации, к законодательству об архивном деле, так и к законам о бухгалтерском учете. Законы о бухгалтерском учете и архивном деле имеют равную силу с нормативными актами, выпущенными учредительным советом или руководством конкретной организации.

Базовым законодательным актом в этой сфере является закон "Об архивном деле в РФ", вступившим в силу с момента опубликования - 25 октября 2004 г. Именно этим законодательным актом регулируются различного рода отношения в сфере управления архивным делом в интересах гражданского населения страны, социума и государственной власти, а также отношения в вопросах организации хранения бумаг, вне зависимости от форм собственности предприятий.

На основании ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, предприниматели, частные и государственные организации обязаны беречь архивные документы в течение сроков их хранения, в том числе бумаги по личному составу. В зависимости от статуса коммерческого предприятия установлен порядок исполнения обязанности по хранению бумаг, и срок хранения документов в организации. Коммерческие учреждения имеют право прекратить хранение документов по истечению сроков.

Бухгалтерские документы

В статье 17 Закона № 129-ФЗ установлены общие сроки хранения документов, бумаг бухгалтерского учета и бухгалтерских отчетов. Согласно акту, предприятие обязано обеспечить хранение бухгалтерских документов в течение не менее пяти календарных лет с первого января года, последующего тому, которым датируется бумага.

Для определения сроков для конкретных видов документов нужно обратиться к такому акту, как типовой перечень сроков хранения документов, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года. Что важно, сроки, указанные в перечне, отсчитывают не от даты составления чистового варианта бумаги или официальной публикации документа, а с первого января последующего календарного года. Однако если руководитель компании оформил распоряжение с учетом специфики деятельности, то срок хранения бумаг по сравнению с тем периодом, который устанавливает перечень, может быть увеличен.

Налоговые декларации и другие бумаги для расчета налогов

Временной период, в течение которого предприятие или муниципальное учреждение обязано сохранять отчетность по налоговым отчислениям, устанавливаются в пункте 170 упомянутого перечня. Так, срок хранения документов в организации, если речь идет о налоговых декларациях за последний календарный год, составляет не менее десятилетия, поквартальные хранят не менее пяти последующих календарных лет, месячные подлежат хранению не менее одного календарного года - такую информацию указывает перечень сроков хранения документов. При отсутствии отчетности за календарный год, другие виды деклараций хранят не менее десяти лет. Так, другие виды отчетности следует беречь не менее пяти календарных лет. Отчеты за календарный месяц при отсутствии квартальных, хранятся по тем же принципам.

Документы, благодаря которым исчисляются налоги и сборы, в законе не определены. Однако в подпункте восьмого пункта первой статьи 23 Налогового кодекса РФ стоит указание на то, что в течение четырех лет налогоплательщикам необходимо хранить документы: бухгалтерского и налогового учета, любые другие, доказывающие получение прибыли, осуществление трат, уплату и удержание налоговых и других сборов. То же самое устанавливает перечень документов с указанием сроков хранения. Он размещается на официальных сайтах правительства РФ и Росархива.

Сроки хранения документации на предприятии

Срок хранения документов - это временные рамки, определенные законодательством РФ и отобранные экспертизой ценности, в течение которых они должны храниться до своего уничтожения.

В результате деятельности предприятия и учреждения создаются бумаги, имеющие разное значение. Типовой перечень хранения документов разрешает уничтожать ту документацию, которая уже выполнила поставленную задачу. А есть такие, которые не теряют свою важность в течение ряда лет. И третий вид, это содержащие научно или практически значимую информацию. Подобный тип имеет постоянный срок хранения.

Итак, типовые сроки хранения документов могут быть:

• временными до десяти лет;
• временными свыше десяти лет;
• постоянными.

В подразделениях, которые занимаются справочной работой, дела остаются в течение двух лет, вне зависимости от статуса, который имеет дело: постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения. В архив организации они сдаются по прошествии этого времени.

Вне зависимости от формы, в которой выполнена документация (бумажной или электронной), сроки хранения документов не меняются. Определяющее значение длительности использования их зависит от заключенной в них информации. Этим вопросом занимается экспертиза ценности.

Экспертиза ценности документов - это установление значимости, от которой зависит определение периода их сбережения. Для определения того, какие конкретно бумаги наилучшим образом могут обеспечить государство, социум, науку и отдельных лиц необходимыми данными, проводится экспертиза. Для документов, которые были отобраны на временное хранение, следует определить, в течение какого периода в будущем они могут понадобиться. Важной задачей экспертизы бумаг считается также определение периода хранения документации.

Таким образом, выделились следующие задачи экспертизы ценности:

• Передача на постоянное хранение в госархивы РФ документации, имеющей важное значение для политики, экономики, хозяйства, науки, культуры страны, предварительный отбор для этого.
• Документы, сохраняющие практическое значение, но не представляющие научно-исторической ценности отбирают на временное хранение.
• Утратившие значение и не имеющие научной ценности отбирают для уничтожения.
• Установление сроков хранения документов, изменение их.

Во время экспертизы проверяются также качество организации номенклатуры дел, архивов и установления сроков хранения документов.

Способы организации хранения бумаг на предприятии

С появлением электронных технологий отпадает необходимость под архив использовать целое здание, достаточно будет и нескольких комнат, если речь идет о большой организации с десятилетней историей. Но в любом случае возникает необходимость организовать хранение документов в организации.

Можно выделить несколько вариантов того, как можно организовать электронный архив:

1. Локальный — доступный способ хранения, заключающийся в сборе документов в одной папке на компьютере или, при наличии у компании локальной сети, создании специальной сетевой папки и настройки прав доступа к ней. Недостатками подобного метода хранения являются отсутствие гарантии безопасности, необходимость самостоятельно контролировать время хранения, обеспечивать средства просмотра (речь идет о программах просмотра документов, изображений, видео, чертежей и других бумаг) и проверки электронной подписи.
2. Специальный электронный архив - специализированные системы документооборота в электронном виде или электронные архивы. Такие системы хранения информации не повторяют упомянутые выше минусы локального архива. То есть, СЭД обеспечивает просмотр, контролирует сроки сохранения бумаг, позволяет получить информацию об электронной подписи. Минус - услуга платная.
3. В облаке - перспективный способ хранения документов, они могут храниться прямо в онлайн-сервисе и не занимать места на компьютерах организации. Сотрудники всегда имеют возможность обратиться к необходимой документации, сервис обеспечит просмотр соответствующими инструментами и предоставит данные о сертификате безопасности - был бы только доступ в сеть.

Законодательство не регламентирует, какой способ хранения должен быть использован, Перечень документов с указанием сроков говорит лишь о нормативных временных рамках. Важно лишь соблюдение регламента передачи документов, правильная форма исполнения и сертификат для подписи.

Законодательная база

Порядок, согласно которому хранят документы, регламентируется такими документами, как:

• Закон «об архивном деле», который действует, начиная с 2004 года;
• Правила, которые были одобрены Росархивом, начиная с 2002 года;
• Приказ №558 относительно архивных документов, который был одобрен в 2010 году;
• Приказ №105, который одобрен Министерством финансов.

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.

1. В каком здании можно организовать архив?

Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару.

Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания. Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию.

Когда выбирают помещение, в котором планируют хранить архив документов, следует учитывать то, что они могут подразделяться на:

• Помещение, в котором будут хранить временные документы;
• Помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;
• Архивохранилище;
• Специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов.

2. Какие функции архиваруса существуют?

Функции архивариуса следующие:

• Сотрудник архива должен формировать списки, в которых нужно отразить структурное подразделение организаций;
• Он должен принимать архив документов различных организаций;
• Вести учет о сохранности всех документов;
• Предоставлять информацию руководителям, которые передали в архив свои документы;
• Вести учет, в котором указано для каких целях были использованы те или иные документы;
• Принимать участь в случае проведения экспертизы;
• Контролировать правильность заполнения, а также оформления каждого документа;
• Составлять номенклатуру дел;
• Предоставлять рекомендации, касательно заполнения документов;
• Принимать участие в разработке основных правил, касательно архивных документов;
• Принимать участие в повышение квалификации тех сотрудников, которые работают в архиве.

Сроки хранения архивных документов

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

• Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
• Налоговые декларации;
• Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
• Статистический отчет, который сформирован за год.

К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:

• Квартальная отчетность деятельности предприятия;
• Рабочий план счетов;
• Квартальный отчет по налогам;
• Счет-фактура;
• Книга осуществляемых покупок;
• Книга продаж предприятия;
• Различные первичные документы;
• Путевой лист;
• Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
• Исполнительные документы;
• Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
• Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
• Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
• Вексельные документы;
• Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
• Договоры, а также соглашения;
• Акты;
• Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
• Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
• Прочие документы.

Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

Хранение и учет документов, которые находятся в архиве

Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив, необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты:

• Закон «Об архивном деле»;
• Закон «О ведении бухгалтерского учета»;
• Закон «Об акционерных обществах»;
• Постановление № -03-33пс, в котором указано в каком порядке и какой период хранить те или иные документы;
• Закон «Об ООО».

Все документы должны храниться в том месте, о котором знает руководитель предприятия.

1. Основные правила хранения архивных документов

Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив документы. Рассмотрим некоторые из них:

1. Световой режим. В данном случае в архивном помещении, необходимо правильно расположить освещение. Для этого необходимо придерживаться следующих правил:

• Документы не должны попадать под прямой солнечный свет;
• Желательно, чтобы окна были расположены на северной стороне здания;
• Можно в помещении создавать искусственный свет, используя лампы накаливания либо другие лампы, которые закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью;
• По возможности изолировать помещение от дневного света.

2. Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.

3. Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Основные правила:

• Обеспечить герметичность хранилища;
• Один раз в год убирать всю пыль, которая образовалась на полках;
• Периодически проводить влажную уборку внутри помещения;
• Проветривать помещение.

4. Охранный режим. Помещение, в котором хранятся архивные документы обязательно нужно защищать, обеспечивая им безопасность.

2. Как осуществляется передача документов на архивное хранение?

В основном передача документов из организации в архив осуществляется в порядке очереди. График сдачи документов разрабатывают сотрудники архива, который утверждается вместе с руководителем той или иной компании.

Все дела и документы могут сдавать сотрудники компании, которые будут нести ответственность за передачу данных. Как было сказано выше, документы могут храниться разный период времени – от 1 и вплоть до 75 лет. Это зависит от вида документа.

3. Подготовка документов к архивному хранению

Любое предприятие или организация должно своевременно и точно в указанный срок передавать документы в архивное отделение, которое может быть создано на предприятии либо же в ведомственный архив. Для того чтобы подготовить документы к передаче, необходимо создать комиссию, которая будет состоять из 3–5 человек.

Подготовка документов включает следующие этапы:

1. Оформление дел;
2. Необходимо провести экспертизу и оценить ценность тех или иных документов;
3. Составить акт, в котором будет указанно, какие дела подлежат к уничтожению;
4. Описать каждое дело.

Экспертная комиссия представляет собой совещательный орган. Обычно решение комиссии составляется в виде акта, при согласии которого руководитель предприятия должен поставить свою подпись. Комиссия заседание проводит только 2 раза в год, при этом составляя соответствующий протокол.

Экспертиза документов осуществляется на основании номенклатур дел и ряда документов, в которых указанно какой срок необходимо хранить документ. Все документы очень внимательно просматриваются. Эксперты проверяют наличие достоверной информации, а также правильность заполнения того или иного документа.

После того, как экспертиза будет окончена, необходимо все документы описать и составить соответствующие акты. После документы передают в архив.

Те документы, которые подлежат уничтожению, отбирают после того, как каждый документ подвергнется описи. Все документы, подлежащие уничтожению, описываются и составляются на них акты. Комиссия на заседании определяет, какие именно документы подлежат уничтожению. Все акты должны быть подписаны руководителем предприятия.

4. Классификация архивных документов

Прежде чем отправить документы в архив, необходимо их классифицировать:

1. Временное хранение архивных документов – это первая группа;
2. Документы постоянного хранения – это вторая группа.

Документы, которые относятся к временным, – это те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет.

Документы постоянного хранения предполагают срок сохранения около 75 лет.

Помимо этого, те документы, которые подлежат постоянному хранению, необходимо в обязательном порядке передавать в муниципальный либо же в государственный архив. Но изначально все документы подвергаются архивной обработке.

К документам временного хранения относятся:

• Приказы на отпуск;
• Приказы на командировку;
• Приказы по административно-хозяйственной деятельности;
• Любые договоры, которые были заключены с юридическими лицами;
• Документы, в которых указано какие государственные закупки осуществляло предприятие;
• Акты с указанием перечня работ, которые были приняты предпринимателем;
• Различные бухгалтерские документы;
• Путевые листы;
• Различные другие документы.

К документам длительного хранения относятся:

• Журнал регистрации приказов о деятельности предприятия;
• Штатное расписание работников;
• Опись каждого дела;
• Номенклатура каждого дела;
• Акты, в которых указанно по каким причинам уничтожают дело либо по каким причинам были утрачены документы;
• Годовой налоговый, бухгалтерский и финансовый отчет;
• Годовая смета;
• Реестр акционеров компании;
• Уставные документы;
• Список лиц, которые имеют право получать дивиденды;
• Лимиты;
• Паспорта сделок;
• Гаранты;
• Приватизационные документы;
• Реестр собственников ценных бумаг;
• Документы, подтверждающие участие предприятия в благотворительной деятельности;
• Ценники;
• Тарифы на продукцию;
• Прейскуранты;
• Годовой план деятельности предприятия;
• Книга учета работ, которые проводятся с акциями компании;
• Различные журналы, которые ведутся на предприятии;
• Годовой отчет в фонды;
• Заключение аудитора;
• Заключение ревизионной комиссии;
• Другие документы.

Тем лицам, которым предприниматель доверил получить тот или иной документ в архиве, должен иметь при себе доверенность. После чего он должен будет поставить свою подпись в расписке, а также указать паспортные данные. Если документ был подшит в общее дело, тогда отдельно он не выдается.

Как видно, любые документы предприятия должно сдавать в архив. Это важно, ведь информация о прошлой деятельности или о проводимых операциях может понадобиться в самое неожиданное время. Поэтому документы стоит хранить с учетом всех правил, которые были сформированы в законодательном порядке.

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"), в том числе Перечнями:

• типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, далее - Перечень N 558);
• типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182, далее - Перечень 1182);
• типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988).

В число указанных нормативных правовых актов входит и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс, далее - Положение N 03-33/пс).

Общие сроки

Бухгалтерским и налоговым законодательством РФ, а также законодательством РФ о страховых взносах установлены общие сроки хранения документов. Их несоблюдение может как привести к штрафным санкциям, которые установлены КоАП РФ, так и поспособствовать наложению штрафа за нарушения налогового законодательства и законодательства о страховых взносах в государственные внебюджетные фонды.

Сроки хранения , установлены п. п. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", вступившего в силу с начала текущего года.

Так, документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, должны храниться данным субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

В подразделе 4.1 "Бухгалтерский учет и отчетность" Перечня N 558 приведены 113 позиций документов (с 351 по 463) с указанием сроков их хранения. Им, в частности, установлены следующие сроки хранения:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность годовая должна храниться постоянно, квартальная - пять лет, месячная - один год (поз. 351);
• регистры бухгалтерского учета, и приложения к ним - пять лет (поз. 361, 362);
• договоры по залогу имущества организации - 10 лет после истечения срока действия договора (поз. 451);
• оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей - 10 лет после закрытия счета (поз. 374);
• реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые карточки, счета работников - 75 лет (поз. 397, 413).

Сроки хранения документов, приведенные в Перечне N 558, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 разд. I "Общие положения" Перечня N 558).

Пример 1. В июне 2013 г. организацией получено положительное судебное решение по имущественному иску к контрагенту.

Документы о порядке востребования имущества хранятся 15 лет после вынесения окончательного судебного решения (поз. 426 Перечня N 558). Отсчет срока начинается с 1 января 2014 г. Соответственно, судебное решение организации надлежит хранить до 31 декабря 2028 г.

Примечание. Постоянно хранятся:

- передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним (поз. 353);

- документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации (поз. 429);

- договоры по лизингу имущества (поз. 449);

- документы по залогу недвижимого имущества (поз. 451).

В Перечне N 558 имеется еще и подраздел 4.2 "Статистический учет и отчетность", в котором приведены 17 позиций документов (с 464 по 480).

Сроки хранения кадровых документов, связанных с приемом, перемещением (переводом), увольнением работников, указаны в подразделе 8.1 Перечня N 558 (поз. 648 - 695). Так, личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителей организации хранятся постоянно, личные дела работников - 75 лет (поз. 656). Те же 75 лет должны храниться книги учета (поз. 695):

• приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
• личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов);
• выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним.

Командировочные удостоверения надлежит хранить 5 лет (поз. 668).

Личные карточки хранятся 75 лет (поз. 658 Перечня N 558). Отсчет срока начинается с 1 января 2014 г. Карточку, соответственно, надлежит хранить до 31 декабря 2088 г.

В подразделе 13.3 "Эксплуатация и модернизация АС, АбнД и БД" Перечня N 1182 приводятся сроки хранения документов, связанных с электронным документооборотом. Договор между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа ЭЦП должен храниться 10 лет (поз. 1959), акт сдачи в эксплуатацию рабочего места со средствами ЭЦП хранится постоянно (поз. 1969).

В разд. II Положения N 03-33/пс приводятся сроки хранения документов акционерных обществ. Так, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, бюллетени для голосования, доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров, заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества хранятся постоянно.

Среди обязанностей налогоплательщиков, перечисленных в п. 1 ст. 23 НК РФ, законодатель указал и обеспечение сохранности в течение четырех лет данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

По общему правилу течение налоговых сроков, установленных в годах, начинается на следующий день после календарной даты (наступления события), которой определено начало срока, и оканчивается в соответствующие месяц и число последнего года срока (п. п. 2, 3, 7 ст. 6.1 НК РФ). Минфин России в Письме от 30.03.2012 N 03-11-11/104 уточнил, что течение срока хранения начинается после окончания периода, в котором документ в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Указанный срок хранения - четыре года - установлен абз. 4 пп. 1 п. 19 ст. 1 Федерального закона от 09.07.1999 N 154-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации". Первоначальной же редакцией первой части НК РФ налогоплательщику вменялась обязанность по хранению указанных документов в течение трех лет.

На необходимость обеспечения сохранности индивидуальным предпринимателем в течение четырех лет первичных учетных документов, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, указано и в п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (утв. совместным Приказом Минфина России и МНС России от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430). Финансисты при этом разъяснили, что физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, должно обеспечивать сохранность первичных учетных документов и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет независимо от прекращения статуса индивидуального предпринимателя (Письмо Минфина России от 11.05.2012 N 03-02-08/45).

Налоговые агенты обязаны обеспечивать сохранность документов по исчислению, удержанию и перечислению налогов в тот же четырехлетний срок (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Документы, связанные с исчислением и уплатой НДС:

• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• книга продаж, применяемая при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• книга покупок, применяемая при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• дополнительные листы к книге продаж и книге покупок (приведены соответственно в разд. I Приложений N N 3, 4, 5 и в разд. III Приложений N N 4 и 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137), - хранятся в течение не менее четырех лет с даты последней записи (абз. 5 п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, абз. 4 п. 24 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, абз. 4 п. 22 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, приведены в разд. II Приложений N N 3, 4, 5 к Постановлению Правительства РФ N 1137).

В течение этого же срока необходимо хранить не регистрируемые в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур документы, перечень которых приведен в п. 15 Правил ведения журнала.

Ранее же действовавшие Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914) обязывали налогоплательщиков сохранять указанные документы в течение полных пяти лет с даты последней записи (п. п. 15 и 27 Правил). Как видим, в следующем своем Постановлении по вопросам учета счетов-фактур, ведения журнала их учета, книг продаж и покупок Правительство РФ, устанавливая сроки хранения документов, исходило из сроков, прописанных в первой части НК РФ.

Плательщики страховых взносов в государственные внебюджетные фонды должны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов (пп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"). Перечень же N 558 предлагает хранить годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в Фонд социального страхования постоянно (поз. 390).

Порядок исчисления сроков по страховым взносам установлен ст. 4 Закона N 212-ФЗ. И он идентичен порядку, применяемому в налогообложении.

Первичные учетные документы, бухгалтерские и налоговые регистры необходимы проверяющим для целей контроля за соблюдением:

• налогоплательщиками (плательщиками сбора, налоговыми агентами) - законодательства РФ о налогах и сборах;
• страхователями - законодательства РФ о страховых взносах в государственные внебюджетные фонды.

И требуют они их обычно при проведении выездных проверок. Иной раз проверяющие могут потребовать отдельные документы и при проведении камеральных проверок. За непредставление в установленный срок в налоговые органы документов или иных сведений на налогоплательщика могут быть наложены штрафные санкции в соответствии со ст. 126 НК РФ (Письмо Минфина России от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288). Штраф составляет 200 руб. за каждый непредставленный документ. Президиум ВАС РФ в Постановлении от 08.04.2008 N 15333/07 указал, что налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности, если число не представленных им документов достоверно не определено налоговым органом. Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия у налогоплательщика хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо.

Отказ или непредставление в установленный срок плательщиком страховых взносов в территориальные отделения ПФР и ФСС РФ документов (копий документов), необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов, влекут взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Закона N 212-ФЗ).

Напомним, что в рамках выездной проверки как налоговики, так и страховщики могут проверить период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о ее проведении (п. 4 ст. 89 НК РФ, п. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ).

Особые моменты начала отсчета срока хранения

На практике у организаций нередко в части налогообложения возникает необходимость хранения документов за пределами общего срока, установленного законодательством. Но это связано с тем, что момент начала отсчета полагающихся для хранения четырех лет исчисляется не с окончания периода, в котором первичный документ был оформлен и его данные использовались для составления налоговой отчетности, а с иного события. В определенных случаях указанные события установлены правовыми нормами, иной же раз они вытекают из правоприменительной практики.

Налогоплательщики, понесшие убыток, исчисленный в соответствии с гл. 25 НК РФ, в предыдущем налоговом периоде или в предыдущих налоговых периодах, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на всю сумму полученного ими убытка или ее часть (перенести убыток на будущее). Срок переноса убытка на будущее не должен превышать 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 283 НК РФ). Следовательно, организация вправе уменьшать налоговую базу на сумму полученного убытка только в течение десяти лет после убыточного года.

Напомним, что убытком в налоговом учете признается отрицательная разница между доходами, определяемыми в соответствии с гл. 25 НК РФ, и расходами, учитываемыми в целях налогообложения в порядке, предусмотренном гл. 25 НК РФ (п. 8 ст. 274 НК РФ).

При переносе убытков на будущее налогоплательщик в силу п. 4 ст. 283 НК РФ обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Налоговым законодательством не разъяснено, какие именно документы подтверждают объем убытка.

Финансисты в свое время разъяснили, что к таким документам относится вся первичная документация, которая подтверждает полученный финансовый результат (Письмо Минфина России от 03.04.2007 N 03-03-06/1/206).

Президиум ВАС РФ в Постановлении от 24.07.2012 N 3546/12 подчеркнул, что убыток представляет собой финансовый результат хозяйственной деятельности организации, на размер которого влияет сумма произведенных в налоговом периоде расходов, которые учитываются при определении налогооблагаемой прибыли при условии соответствия их требованиям, перечисленным в ст. 252 НК РФ. Расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Порядок документального оформления затрат предполагает обязательное оформление всех хозяйственных операций, проводимых организацией, оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет.

В случае отражения в налоговой декларации убытка без соответствующих подтверждающих первичных документов на основании регистров налогового учета и иных аналитических документов порядок, установленный п. 4 ст. 283 НК РФ, по мнению высших судей, не соблюдается.

Поскольку возможность учесть суммы убытка носит заявительный характер и на налогоплательщика возложена обязанность доказать их правомерность и обоснованность, при отсутствии документального подтверждения убытка соответствующими документами, включая первичные учетные документы, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу на суммы ранее полученного убытка, налогоплательщик несет риск неблагоприятных налоговых последствий.

Обязанность по сохранению рассматриваемых документов в течение всего срока списания убытков с налогоплательщика не прекращается даже в том случае, если за период, в котором понесены убытки, или периоды, в которых он учитывался, фискалами проведены налоговые проверки (Письма Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278, от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276). Финансисты при этом в обоих случаях подчеркивали, что списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

И некоторые арбитражные суды приходят к такой же позиции (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 21.09.2012 N А56-70108/2011, ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.06.2010 N А33-12338/2009 (Определением ВАС РФ от 20.09.2010 N ВАС-9926/10 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

В Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 24.08.2012 N А20-3689/2011 указано, что при отсутствии надлежащих документов налогоплательщик утрачивает право воспользоваться положениями ст. 283 НК РФ, так как соответствующие затраты не будут удовлетворять критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ (Определением ВАС РФ от 13.11.2012 N ВАС-14298/12 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

Судьи же ФАС Поволжского округа уточнили, что акт выездной налоговой проверки не является документом, подтверждающим правомерность учета убытков (Постановление ФАС Поволжского округа от 25.01.2012 N А12-5807/2011).

Правом переноса убытков на будущее могут воспользоваться в том числе и налогоплательщики - правопреемники реорганизованных организаций, которые прекратили свою деятельность. Они вправе в порядке правопреемства уменьшать налоговую базу на сумму убытков, полученных реорганизуемыми организациями до момента реорганизации (п. 5 ст. 283 НК РФ, Письма Минфина России от 02.05.2012 N 03-03-06/1/215, от 26.06.2008 N 03-03-06/1/368). Перенести сумму убытков на будущее правопреемник вправе только на основании первичных документов, подтверждающих величину убытков за убыточный год. Президиум ВАС РФ в упомянутом Постановлении N 3546/12 указал, что в отсутствие первичных учетных документов реорганизованной организации, подтверждающих размер понесенного ею убытка и период его возникновения, налоговые регистры, налоговые декларации и передаточные акты данного юридического лица не могут быть признаны достаточными доказательствами несения подобных затрат, влекущих формирование убытка в заявленном предприятием размере.

Как видим, при переносе убытка на будущее необходимо наличие первичных учетных документов, подтверждающих его образование. Такие первичные документы налогоплательщик должен хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на их суммы. И только с завершением налогового периода, в котором убыток окончательно перенесен на будущее, начинается отсчет общих четырех лет, установленных для хранения документов частью первой НК РФ.

Аналогичные положения по хранению документов, подтверждающих объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду, в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка, установлены для плательщиков:

• УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов" (абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ),
• ЕСХН (абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ);
• НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок (абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ).

Следовательно, плательщики указанных налогов должны хранить первичные учетные документы, подтверждающие его образование и перенос на будущее, в течение всего срока, когда они уменьшают облагаемую базу по соответствующему налогу текущего налогового периода на их суммы, и еще четырех лет, исходя из общего срока их хранения.

Для хранения первичных документов, подтверждающих расходы в виде амортизационных отчислений, установлен общий срок четыре года. Сумма амортизации определяется исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества, способа ее начисления и срока полезного использования, установленного согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1).

Следовательно, первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, используются для составления налоговой отчетности в течение всего периода начисления амортизации. Поэтому их срок хранения с учетом требований ст. 252 НК РФ, по мнению финансистов, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (Письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270).

Первоначальная стоимость основных средств, как известно, определяется на основании первичных учетных документов, подтверждающих сумму расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором объект пригоден для использования (п. 1 ст. 257 НК РФ). И она указывается в акте приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений), акте о приеме-передаче здания (сооружения), акте приема-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

Пример 3 . Организация в июле 2013 г. ввела в эксплуатацию сервер, первоначальная стоимость которого в налоговом учете - 48 680 руб. Налогоплательщиком в налоговом учете используется линейный способ начисления амортизации по амортизируемому имуществу.

Средства вычислительной техники по Классификации основных средств отнесены ко второй амортизационной группе со сроком полезного использования свыше двух до трех лет включительно. При вводе сервера в эксплуатацию организацией установлен срок полезного использования 25 месяцев.

Последним месяцем начисления амортизации по серверу будет август 2015 г. Исходя из этого четырехлетний срок хранения первичных документов, подтверждающих его первоначальную стоимость, начнет течь с января 2016 г. и окончится в декабре 2019 г.

Выше приводилось, что упомянутый Перечень N 558 обязывает хранить документы об определении амортизации основных средств постоянно.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников налогоплательщика (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Законодателем при учете расходов на указанное обучение установлено ограничение: если трудовой договор между указанным физическим лицом и налогоплательщиком был прекращен до истечения одного года с даты начала действия договора обучения, налогоплательщик обязан включить во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором прекратил действие данный трудовой договор, сумму платы за обучение, профессиональную подготовку или переподготовку соответствующего физического лица, учтенную ранее при исчислении налоговой базы (абз. 1 пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Выполнение контроля за данным ограничением повлекло за собой необходимость установления специального срока для хранения документов, подтверждающих расходы налогоплательщика на обучение работника по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку. Он установлен на весь срок действия такого договора обучения и одного года работы данного физического лица, но не менее четырех лет (абз. 2 пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Для признания же в целях налогообложения прибыли расходов на обучение документальным подтверждением могут служить:

• договоры на обучение с организацией, имеющей соответствующую лицензию на образовательные услуги;
• копия лицензии (копия лицензии не понадобится, если в договоре на обучение имеется на нее ссылка);
• приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений;
• акт на оказанные услуги, в котором есть ссылка на договор, а также указаны Ф.И.О. лица, прошедшего обучение, наименование курса, место и время проведения обучения;
• документ, выданный слушателю курсов или образовательной программы (диплом, удостоверение о повышении квалификации, сертификат и т.п.).

Расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика в силу пп. 28 п. 1 ст. 264 включаются в прочие его расходы, связанные с производством и (или) реализацией. Учитываются они в соответствии с положениями п. 4 ст. 264 НК РФ.

Федеральным законом от 13.03.2006 N 38-ФЗ "О рекламе" установлен срок хранения рекламных материалов или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоров о производстве, размещении и распространении рекламы. Указанные документы должны храниться в течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров (ст. 12 Закона N 38-ФЗ). Рекламные материалы хранятся преимущественно в виде подлинников, хотя возможно сохранять и их копии.

Данный годичный срок установлен для целей государственного контроля, осуществляемого территориальными органами ФАС России (п. 1 ст. 33 Закона N 38-ФЗ, п. 3 Положения о государственном надзоре в области рекламы, п. 1 Положения о Федеральной антимонопольной службе, утв. соответственно Постановлениями Правительства РФ от 20.12.2012 N 1346 и от 30.06.2004 N 331).

Статьей 12 Закона N 38-ФЗ допускается также возможность существования иных сроков хранения документов, если они предусмотрены иными федеральными законами. В первую очередь это приведенные выше нормы п. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ и пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Следовательно, указанный в ст. 12 Закона N 38-ФЗ срок хранения рекламных материалов, их копий и договоров на производство, размещение и распространение рекламы (один год) не должен быть определяющим для организаций - заказчиков рекламы в целях бухгалтерского учета и налогообложения. Ведь перечисленные в Законе N 38-ФЗ документы будут являться одним из оснований для признания расходов на рекламу в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). А таковые подлежат хранению не менее четырех лет.

Для целей налогового контроля инвестор по соглашению о разделе продукции (или оператор такого соглашения) обязан хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, в течение всего срока действия такого соглашения (п. 2 ст. 346.42 НК РФ).

Данное требование к хранению документов связано с тем, что выездной налоговой проверкой может быть охвачен любой период в течение срока действия соглашения с учетом положений ст. 87 НК РФ начиная с года вступления соглашения в силу (п. 1 ст. 346.42 НК РФ).

Как видим, приведенные в п. 2 ст. 346.42 НК РФ сроки хранения документов являются обеспечительной мерой реализации положения п. 1 этой статьи, которым снимается ограничение периода, охватываемого выездной налоговой проверкой при выполнении соглашений. При отсутствии обязанности хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, более четырех лет теряла бы смысл норма, допускающая проведение выездной налоговой проверки за период более трех календарных лет, предшествовавших году ее проведения.

Дебиторскую задолженность можно списать в прочие расходы в бухгалтерском учете и уменьшить на ее величину налогооблагаемую прибыль, в частности при истечении срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ, пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ, абз. 2 ст. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Общий срок исковой давности, после которого необходимо списать задолженность, составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Для некоторых обязательств ГК РФ установлены специальные сроки исковой давности, которые могут быть и короче, и длиннее общего срока (трех лет) (п. 1 ст. 197 ГК РФ).

В частности, установлен специальный сокращенный срок исковой давности по требованиям, вытекающим из перевозки груза, который равен одному году с момента, определяемого в соответствии с транспортными уставами и кодексами (п. 3 ст. 797 ГК РФ). Срок исковой давности предъявляемых требований в связи с ненадлежащим качеством работы, выполненной по договору подряда, составляет также один год (п. 1 ст. 725 ГК РФ).

Срок исковой давности (как общий, так и специальный) может прерываться, причем неограниченное число раз. Если должник письменно признает долг, то срок исковой давности начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ). Так, при подписании должником акта сверки, получении от должника гарантийного письма, в котором он признает свою задолженность, при частичной оплате задолженности, при подаче заявления о зачете взаимных требований, при предъявлении иска о взыскании долга в установленном порядке срок исковой давности начинает течь заново (п. п. 15, 20 совместного Постановления Пленума ВС РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18, Письма Минфина России от 19.07.2011 N 03-03-06/1/426, ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955).

Для признания долга безнадежным, как было сказано выше, достаточно истечения срока исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ; Письма Минфина России от 04.03.2013 N 03-03-06/1/6313, от 18.05.2012 N 03-03-06/1/250; Определения ВАС РФ от 06.05.2008 N 4786/08, от 06.03.2008 N 2883/08). Дебиторскую задолженность, по которой истек срок исковой давности, надлежит учесть во внереализационных расходах либо списать за счет резерва сомнительных долгов, если организация создавала его в налоговом учете. Списание долга должно происходить в периоде, когда истекает срок исковой давности.

В налоговом учете документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности и истечения срока ее исковой давности, хранятся в общем порядке - не менее четырех лет.

В бухгалтерском же учете при списании долга в прочие расходы не происходит аннулирование задолженности. Данная задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (абз. 2 п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета). Поэтому она учитывается на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Исходя из этого отсчет положенных для хранения пяти лет для рассматриваемых документов начинается после истечения пяти лет с момента ее списания.

Ответственность за нарушение срока хранения

Как видим, в соответствии с законодательством любая организация (независимо от формы собственности) обязана обеспечить хранение своих документов в течение установленных сроков.

Выше приводилось, что за непредставление в установленный срок в налоговые органы и территориальные отделения ПФР и ФСС РФ документов или иных сведений, необходимых для контроля, налогоплательщик-страхователь может быть оштрафован на 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение сроков хранения документов по различным участкам учета, в частности:

• нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение на должностных лиц экономического субъекта административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ);
• несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям влечет наложение административного штрафа (п. 6 ст. 15.25 КоАП РФ):

на юридических лиц - в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

на должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.;

• нарушение установленных сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля влечет наложение административного штрафа (п. 2 ст. 14.20 КоАП РФ):

на юридических лиц - в размере от 10 000 до 20 000 руб.;

на должностных лиц - от 1000 до 2000 руб.;

• нарушение рекламодателем, рекламопроизводителем или рекламораспространителем сроков хранения рекламных материалов или их копий, а также договоров на производство, размещение или распространение рекламы, установленных законодательством о рекламе, влечет наложение административного штрафа (ст. 19.31 КоАП РФ):

на юридических лиц - в размере от 20 000 до 200 000 руб.;

на должностных лиц - от 2000 до 10 000 руб.;

• неисполнение акционерным обществом - профессиональным участником рынка ценных бумаг обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, влечет наложение административного штрафа (п. 1 ст. 13.25 КоАП РФ):

на должностных лиц - от 2500 до 5000 руб.;

• неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, влечет наложение административного штрафа (п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ):

на юридических лиц - в размере от 200 000 до 300 000 руб.;

на должностных лиц - от 2500 до 5000 руб.

. Организация хранения исполненных документов. В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

хранение документов в процессе их исполнения;

хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. По ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Требования, предъявляемые к номенклатуре дел, изложены в части 3.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ), при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.);

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Более подробно порядок формирования дел описан в части 3.5 Основных правил работы архивов организаций.

Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который должен осуществляться по правилами, изложенным в части 3.6 Основных правил работы архивов организаций.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Подробнее порядок комплектования архива организации и передачи в него дел описаны в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил работы архивов организаций.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.

45. Основные требования нормативных документов, регламентирующих данный этап документооборота. Ответственность за сохранность документов.

46. Основные этапы передачи документов в архив или на уничтожение: подготовительный (обоснование выбора способа сохранения или уничтожения путем проведения экспертизы ценности документов), основной (подготовка дел для передачи в архив), завершающий (передача в архив или уничтожение).

. Каков же порядок передачи документов в архив на хранение?

Передаче в архив подлежат дела как постоянного, так и временного (более 10 лет) хранения, а также дела по личному составу.

Передача документации производится строго по соответствующим описям. Дела долговременного и постоянного хранения передаются в архив, как только прошёл 1 год по завершении их использования в делопроизводстве.

Но соблюсти все формальности - это только «полбеды». Сложность вот в чём - порядок передачи документов в архив на хранение гласит: предварительно каждая бумага должна пройти полную архивную обработку. А это - ряд трудоёмких этапов и целый круг формальных действий.

Так, сперва вычисляют срок незадействованности документов в делопроизводстве, систематизируют их по содержанию, переплетают дело, нумеруют листы, а в некоторых случаях - составляют так называемый «лист-заверитель» дела.

Следующий этап подготовки передачи документов в архив на хранение - проведение экспертизы их ценности.

Эта процедура позволяет выделить для хранения наиболее ценные документы. Если бумаги имеют особую ценность, подготовка документов сопровождается полистным просмотром их содержимого.

При этом на всех экземплярах описи делается отметка об их наличии и фактическом количестве. Затем проверяется соответствие количества дел, включённых в опись, количеству дел, указанных в номенклатуре организации.

Завершающим и самым главным этапом является само архивирование бумаг.

Передача и приём документов в архив на хранение фиксируются в нескольких экземплярах описи. И лишь после этого можно указать ответственное лицо и проставить дату передачи дел в архив.

И это лишь вкратце. А сколько непредвиденных трудностей могут нарушить порядок передачи документов в архив на хранение.

Как видим, подготовка бумаг к архивированию - дело долгое и трудозатратное, требующее безупречного соблюдения норм.

Этапы подготовки документов складываются в один трудоёмкий и кропотливый процесс.

А сам порядок передачи документов в архив на хранение - правила, от которых невозможно «отмахнуться». И тем более - проигнорировать или отложить «на потом».

Любая проверка быстро выявит малейший беспорядок в архиве компании, что грозит предпринимателю серьёзными проблемами.

К тому же, при подготовке к передаче документов в архив на хранение очень часто совершаются серьёзные методические и практические ошибки.

Главная » Конституционное право » Определение срока хранения документов. Оперативное хранение документов Сроки хранения документов могут устанавливать руководитель организации