Образцы и шаблоны документов. Что такое фирменный бланк ип и как его изготовить

Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа». ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.-С. 2, п. 44.

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требования, которые установлены ГОСТ Р 6.30-97 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычислительной техники реквизиты всегда оформляются центрованным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

06 - наименование организации; 12 - место составления документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»).

В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:

14 - адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);

17 - заголовок к тексту документа;

18 - отметка о контроле;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 09 «Дата документа» и 10 «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита 08 «Наименование вида документа».

Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, например, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конкретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически является разновидностью общего бланка, так как общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 05 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разновидность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и бланка конкретного вида документа приведены в прил. 2-6.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 07 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 12 «Место составления документа» размещается реквизит 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.

В реквизите 07 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 12 «Место составления документа».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 06 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, необходимо сделать макет бланка в масштабе 1:1, на который должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые отметки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположения реквизитов. Необходимо указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходимые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обычно пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть подпись руководителя и печать организации.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов федерации приведен в разд. 5 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой бланк документа по определению ГОСТ Р51141-98?

2. Какими способами можно изготавливать бланки документов?

3. Что является основой для проектирования бланка документа?

4. Сколько видов бланков установлено ГОСТ Р 6.30-97?

5. Для оформления каких видов документов используется общий бланк?

6. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

7. Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов?

8. Чем общий бланк отличается от бланка письма?

9. Какие требования предъявляются при изготовления бланка с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

10. Что необходимо представить в типографию для изготовления бланка?

Понятие “бланк документа”. Основные виды, бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и Республики Коми. Порядок их учета и использования.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.(ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы - для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (например, бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона).

Требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

14 - место составления или издания документа.

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации";

09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.2

15 – адресат;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле.

Порядок их учета и использования

На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка; - дата поступления; - номер сопроводительного документа; - наименование организации - поставщика гербовых бланков; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

Наименование вида гербового бланка; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков; - наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалыдолжностного лица - получателя гербовых бланков; - расписка в получении; - примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатанных шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно - регистрационной форме" (ГОСТ Р 6.30-2003 п. 5.4, 5.5, 5.6).

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

(word) — для передачи в другую организацию

— для сдачи в архив

Как должен выглядеть фирменный бланк организации и как его создать? Об этом читайте в нашей статье.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях нужно использовать фирменный бланк

Деловая переписка является неотъемлемой частью информационного взаимодействия компании с партнерами и официальными структурами.

Она входит в состав исходящих и входящих потоков в структуре общего документооборота любой организации. Жанровое разнообразие деловых писем исключительно велико: от коммерческих предложений и рекламных материалов до претензий, требований и инструктивных писем.

Существующие нормы и правила деловой переписки требуют от секретаря умения оформлять исходящую корреспонденцию надлежащим образом.

Разработанный заблаговременно ирменный бланк делового письма существенно облегчает эту задачу. Он не только ускоряет процесс создания письма, но и выполняет роль визитной карточки фирмы, способствует формированию респектабельного имиджа и демонстрирует наличие стиля у ее руководства.

В свою очередь, адресаты корреспонденции получат необходимую информацию о вашей компании, ее реквизитах и контактных данных. Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Требования к оформлению фирменных бланков организаций

Задачу по созданию фирменного бланка организации обычно поручают службе делопроизводства. Конечно, в этом процессе принимает участие несколько человек - секретарь следить за соблюдением существующих стандартов оформления делового письма, работник бухгалтерии проверяет актуальность банковских реквизитов, а профессиональный дизайнер разрабатывает стиль оформления бланка .

В Российской Федерации на законодательном уровне не существует определения "фирменный бланк организации". Есть ряд общих требований по оформлению деловой корреспонденции. К ним можно отнести положения некоторых ГОСТов:

Сам текст письма набирается шрифтом не меньше 12 кегля, гарнитура может быть любой из стандартного набора Microsoft Office, чаще всего это Times New Roman.

Использование двух разных шрифтов в шапке бланка является не желательным. В самом послании для выделения важных моментом можно пользоваться курсивом или жирным текстом. Абсолютно запрещается выделять части текста ЗАГЛАВНЫМИ буквами, это также не красиво, как кричать во время беседы.

Это были общие моменты, теперь пошагово разберем, как самостоятельно создать шапку фирменного бланка, не пропустив ни одного компонента.

Сразу отметим, что удобнее всего все элементы оформления создавать в верхнем колонтитуле, чтобы передотвратить их случайное изменение.

Пошаговое создание "шапки" фирменного бланка

Шаг 1.

Размещаем логотип и наименование компании. Основное назначение этих элементов - моментальная идентификация отправителя и удобство дальнейшей обработки корреспонденции. Если логотип фирмы находится в стадии разработки или вовсе отсутствует, то вместо него можно просто дать крупным шрифтом полное наименование фирмы. Если в Уставе вашей компании или в других учредительных документах имеется сокращенный вариант названия, то его нужно указать сразу под основным (в скобках). Размер шрифта определяем приблизительно так - если основной текст послания будет набран 12 кеглем, то для наименования подойдет 16 кегль, если основной текст - 14, то наименование -18.

Шаг 2.

Размещаем официальные данные компании и реквизиты ИНН/КПП. Эту информация помещается на одной строке. Сразу под нет можно дать номер ОГРН. Размер кегля, которым набираются эти данные, - 8-10.

Шаг 3.

Размещаем банковские реквизиты, расчетный счет и корреспондентский счет, название и БИК банка.

Шаг 4.

Размещаем контактные данные вашей компании: телефоны с указанием кода города, почтовый адрес с индексом, email и адрес страницы или сайта в интернете.

Когда ввод данных закончен, не забудьте отделить шапку от основного текста одной сплошной линией.

Советы по оформлению текста на фирменном бланке организации:

1. Согласно современному деловому стандарту формат даты должен быть цифровым 01.08.2017;
2. Заполнение поля "Адресат" осуществляется в следующем порядке: название компании, должность, инициалы и фамилия получателя.
3. Инициалы должны располагаться перед фамилией - А.Е. Петрову, а не Петрову А.Е .
4. Должность и фамилия адресата дается в дательном падеже, т.е. отвечает на вопрос "Кому?"
5. Всегда необходимо указывать заголовок деловой бумаги: "Приглашение", "Уведомление", "Претензия", "Требование" и т.д.
6. В конце письма необходимо указывать не только фамилию и инициалы лица, его составившего, но и его должность.
7. Использовать государственную символику Российской Федерации имеют право только государственные организации, частным компаниям это делать запрещено.

Образец фирменного бланка организации

Заключение

Поскольку никаких законодательных нормативов в отношении фирменного бланка организации не существует, то каждая компания может разрабатывать его на свой вкус, руководствуясь исключительно деловой этикой. При этом имейте в виду, что грамотно составленный, хорошо оформленный и напечатанный на дорогой бумаге бланк скажет о вашей фирме гораздо больше, чем десятки пустых рекламных фраз. Фирменный логотип, разработанный профессиональным дизайнером, повысит узнаваемость вашей компании и подчеркнет ее статус.

Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Многие компании и организации тратят немалые деньги на то, чтобы создать фирменную бумагу с уникальным дизайном, даже не догадываясь о том, что сделать фирменный бланк можно самостоятельно. Это не займет много времени, а для создания понадобится всего одна программа, которая и так используется в каждом офисе. Конечно же, речь идет о Microsoft Office Word.

Используя обширный набор инструментов текстового редактора от Майкрософт, можно оперативно создать уникальный образец, а затем использовать его в качестве основы для любой канцелярской продукции. Ниже мы расскажем о двух способах, с помощью которых можно сделать фирменный бланк в Ворде.

Ничто не мешает вам сразу приступить к работе в программе, но куда лучше будет, если вы набросаете приблизительный вид шапки бланка на листе бумаги, вооружившись ручкой или карандашом. Это позволит увидеть то, как элементы, входящие в бланк, будут сочетаться между собой. При создании наброска необходимо учесть следующие нюансы:

• Оставьте достаточно места для логотипа, названия компании, адреса и другой контактной информации;
• Подумайте над тем, чтобы добавить на фирменный бланк и слоган компании. Эта идея особенно хороша в случае, когда основная деятельность или услуга, предоставляемая компанией, не указаны на самом бланке.

Создание бланка вручную

В арсенале MS Word есть все необходимое для того, чтобы создать фирменный бланк в целом и воссоздать набросок, созданный вами на бумаге, в частности.

1. Запустите Ворд и выберите в разделе «Создать» стандартный «Новый документ» .

Примечание: Уже на данном этапе вы можете сохранить пока еще пустой документ в удобное место на жестком диске. Для этого выберите «Сохранить как» и задайте название файла, например, «Бланк сайта Lumpics» . Даже если вы не всегда успеете своевременно сохранять документ по ходу работы, благодаря функции «Автосохранение» это будет происходить автоматически через заданный промежуток времени.

2. Вставьте в документ колонтитул. Для этого во вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Колонтитул» , выберите пункт «Верхний колонтитул» , а затем выберите шаблонный колонтитул, который устроит вас.

3. Теперь нужно перенести в тело колонтитула все то, что вы набросали на бумаге. Для начала укажите там следующие параметры:

• Название вашей компании или организации;
• Адрес сайта (если таковой имеется и он не указан в названии/логотипе компании);
• Контактный телефон и номер факса;
• Адрес электронной почты.

Важно, чтобы каждый параметр (пункт) данных начинался с новой строки. Так, указав название компании, нажмите «ENTER» , то же проделайте и после номера телефона, факса и т.д. Это позволит разместить все элементы в красивом и ровном столбике, форматирование которого все же тоже придется настроить.

Для каждого пункта этого блока выберите подходящий шрифт, размер и цвет.

Примечание: Цвета должны гармонировать и хорошо сочетаться между собой. Размер шрифта названия компании должен быть хотя бы на две единицы больше шрифта для контактных данных. Последние, к слову, можно выделить другим цветом. Не менее важно, чтобы все эти элементы по цвету гармонировали с логотипом, который нам только предстоит добавить.

4. Добавьте в область колонтитула изображение с логотипом компании. Для этого, не покидая области колонтитула, во вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Рисунок» и откройте подходящий файл.

5. Задайте подходящие размеры и положение для логотипа. Он должен быть «заметным», но не большим, и, что не менее важно, хорошо сочетаться с текстом, указанным в шапке бланка.

Совет: Чтобы удобнее было перемещать логотип и изменять его размеры около границы колонтитула, задайте ему положение «Перед текстом» , кликнув по кнопке «Параметры разметки» , расположенной справа от области, в которой находится объект.

Для перемещения логотипа кликните по нему, чтобы выделить, а затем потяните в нужное место колонтитула.

Примечание: В нашем примере блок с текстом находится слева, логотип — в правой части колонтитула. Вы же, по желанию, можете разместить эти элементы иначе. И все же, разбрасывать их по сторонам не следует.

Для изменения размера логотипа, наведите указатель курсора на один из углов его рамки. После того, как он трансформируется в маркер, потяните в нужном направлении для изменения размера.

Примечание: Изменяя размер логотипа, старайтесь не сдвигать его вертикальные и горизонтальные грани — вместо необходимого вам уменьшения или увеличения, это сделает его ассиметричным.

Старайтесь подобрать такой размер логотипа, чтобы он соответствовал общему объему всех текстовых элементов, которые тоже расположены в шапке.

6. По мере необходимости, можно добавить и другие визуальные элементы в ваш фирменный бланк. Например, для того, чтобы отделить содержимое шапки от остальной части страницы можно провести сплошную линию по нижней грани колонтитула от левого до правого края листа.

Примечание: Помните о том, что линия как по цвету, так и по своим размерам (ширине) и виду, должна сочетаться с текстом в шапке и логотипом компании.

7. В нижнем колонтитуле можно (или даже нужно) разместить какую-нибудь полезную информацию о фирме или организации, которой принадлежит этот бланк. Мало того, что это позволит визуально уравновесить верхний и нижний колонтитул бланка, так еще и предоставит дополнительные данные о вас тому, кто знакомится с компанией впервые.

Совет: В нижнем колонтитуле можно указать девиз компании, если такой, конечно, есть, номер телефона, сферу деятельности и т.д.

Для добавления и изменения нижнего колонтитула выполните следующее:

Примечание: Девиз компании лучше всего написать курсивом. В некоторых случаях лучше писать эту часть заглавными буквами или же просто выделить Первые буквы важных слов.

8. Если это необходимо, вы можете добавить на бланк строку для подписи, а то и саму подпись. Если нижний колонтитул вашего бланка содержит текст, строка для подписи должна находиться выше него.

Совет: Для выхода из режима работы с колонтитулами нажмите клавишу «ESC» или дважды кликните по пустой области страницы.

9. Сохраните созданный вами фирменный бланк, предварительно его просмотрев.

10. Распечатайте бланк на принтере, чтобы увидеть, как он будет выглядеть вживую. Возможно, вам уже сейчас есть, где его применить.

Создание бланка на основе шаблона

Мы уже рассказывали о том, что в Microsoft Word есть очень большой набор встроенных шаблонов. Среди них можно найти и те, которые послужат хорошей основой для фирменного бланка. Помимо того, создать шаблон для постоянного использования в этой программе можно и самостоятельно.

1. Откройте MS Word и в разделе «Создать» в строке поиска введите «Бланки» .

2. В списке слева выберите подходящую категорию, например, «Бизнес» .

3. Выберите подходящий бланк, кликните по нему и нажмите «Создать» .

Примечание: Часть представленных в Ворде шаблонов интегрирована непосредственно в программу, но часть из них, хоть и отображается, подгружается с официального сайта. Кроме того, непосредственно на сайте вы сможете найти огромный выбор шаблонов, которые не представлены в окне редактора MS Word.

4. Выбранный вами бланк будет открыт в новом окне. Теперь вы можете изменить его и подстроить все элементы под себя, аналогично тому, как это написано в предыдущем разделе статьи.

Введите название компании, укажите адрес сайта, контактные данные, не забудьте разместить на бланке логотип. Также, не лишним будет указать девиз фирмы.

Сохраните фирменный бланк на жестком диске. Если это необходимо, распечатайте его. Кроме того, вы всегда можете обращаться и к электронной версии бланка, заполняя его согласно выдвигаемым требованиям.

Теперь вы знаете, что для создания фирменного бланка отнюдь не обязательно идти в полиграфию и тратить кучу денег. Красивый и узнаваемый фирменный бланк вполне можно сделать самостоятельно, особенно, если в полной мере использовать возможности Microsoft Word.

Главная » Конституционное право » Образцы и шаблоны документов. Что такое фирменный бланк ип и как его изготовить