Командировка на личном транспорте. Как оформляется командировка на личном транспорте? Приказ о командировке на личном автомобиле образец

Направляя сотрудника в рабочую командировку, руководители предприятий нередко прибегают к использованию общественного транспорта для достижения работником места назначения и его последующего передвижения. В свою очередь работники, обладающие собственным средством передвижения, для большего комфорта и повышения мобильности предпочитают использовать личный автомобиль. При достижении договоренности с работодателем в выборе второго варианта, стороны должны согласовать условия командировочной поездки, а также подготовить перечень сопроводительных документов. Подробнее ознакомиться с нюансами оформления командировки на личном автомобиле поможет представленная публикация.

Особенности командировки на личном автомобиле

Процедура направления сотрудника в командировку на личном автомобиле в некоторой степени отличается от оформления стандартной поездки с использованием общественного транспорта. Это обусловлено тем, что эксплуатация персонального средства передвижения требует дополнительных гарантий со стороны работодателя. В частности это касается необходимости возмещения затрат за использование личного автомобиля во время командировки, на его ремонт или компенсацию убытков в случае аварийных ситуаций.

Конкретный перечень условий, связанных с направлением работника в командировочную поездку на персональном средстве передвижения, должен быть обозначен в содержании локальных документов предприятия и трудового договора подчиненного. Подробный перечень правил, которые касаются служебной командировки трудящегося, представлен в , и , и прочих разъяснительных нормативно — правовых актах.

Использовать личный автомобиль для отправления в командировку работник вправе исключительно после одобрения работодателя и согласования нюансов служебной поездки. В противном случае сотрудник может лишиться собственных денежных средств, затраченных им в ходе поездки на персональном средстве передвижения.

Как оформить командировку на личном автомобиле?

Порядок оформления рабочей командировки сотрудника на личном автомобиле не отличается существенным образом от подготовки к поездке в любых других ситуациях. Особенности процедуры зависят в первую очередь от того, какие сопроводительные документы требуется оформить.

Порядок действий для оформления командировки на личном автомобиле:

От имени руководителя организации составляется и издается приказ о направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле. Допускается использование унифицированного бланка приказа, который соответствует . Также имеется возможность заполнить документ в произвольном виде. После ознакомления с содержанием приказа работник подписывает его в знак согласия. По желанию работодателя могут быть оформлены дополнительные документы для служебной поездки. Например, служебное задание, командировочное удостоверение;
Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то помимо приказа обязательным для оформления документом считается путевой лист;
Согласование суммы авансовых выплат, которые предоставляются работнику для оплаты топлива при командировке на личном автомобиле, проживания и питания. Денежные средства выдаются в бухгалтерии или кассе предприятия на основании кассового ордера или распоряжения руководителя;
По возвращении работника из командировки на личном автомобиле, он не позднее трех дней с момента появления на рабочем месте составляет авансовый отчет или предъявляет путевой лист. Текст документа должен содержать сведения о размере затраченных средств. Для подтверждения внесенной информации целесообразно приложить к отчету документальные свидетельства, подтверждающие расход аванса;
Если в соответствии с представленным отчетом будет выявлен перерасход со стороны работника, который подтверждается документально, тогда организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней после обращения трудящегося или в день выдачи заработной платы. В обратном случае денежные средства, оставшиеся после командировки подчиненного на личном автомобиле, возвращаются им в течение трех дней с момента появления на рабочем месте.

Сопутствующие документы

Наибольшее внимание, при направлении работника в командировку на личном автомобиле, отводится документальной стороне вопроса. В первую очередь это связано с тем, что ввиду вступивших в силу изменений, сопутствующие командировке документы стали подразделяться на обязательные и дополнительные. Помимо этого, если работник едет в командировку на личном автомобиле, работодатель должен быть уверен в точной сумме израсходованных подчиненным авансовых средств. Поскольку именно на основании предоставляемых работником бумаг производится оплата за понесенные им расходы и дни командировочной поездки.

К перечню обязательных для оформления документов относятся:

Приказ. В содержании распоряжения отмечается либо общая информация о поездке или более детальные сведения. Это зависит от того, какие дополнительные документы будут оформлены помимо приказа. По общим правилам в содержание акта включается:

Название предприятия;
Дата, место оформления и порядковый номер акта;
Персональные сведения о сотруднике, направляемом в командировку;
Сведения о месте назначения служебной поездки;
Дата начала и окончания командировки;
Цели и задачи, поставленные перед подчиненным;
Условие о том, какой транспорт будет использован для передвижения трудящегося (личный автомобиль, общественный или служебный транспорт);
Уточняется сумма авансовых средств, предоставленных работнику или информация об организации, за счет которой реализуется поездка;
В завершении документ датируется и ставятся подписи сторон.

Путевой лист. Основополагающий документ, назначение которого состоит в подтверждении использования личного автомобиля во время командировки, расхода горюче — смазочных материалов, а также затрат на его покупку. Для заполнения и внесения информации может использоваться или специально разработанный в организации бланк.

Структура и содержание путевого листа:

Наименование документа и его порядковый номер;
Период действия. Документ считается действительным только на момент командировочной поездки трудящегося на личном автомобиле;
Персональные сведения о работнике (паспортные данные, должность);
Информация о личном автомобиле, используемом для командировки (номер, сведения из технического паспорта машины, модель и марка);
Кроме того, отмечается дата и время выезда, а также дата и время возвращения трудящегося;
Расход ГСМ.

Документ предъявляется работодателю на рассмотрение вместе с сопроводительными чеками, квитанциями из заправочных станций или автомастерских, мест питания и проживания.

Если руководством организации было принято решение о необходимости заполнения дополнительных документов, например: служебное задание, отчет о командировке на личном автомобиле, служебная записка, командировочное удостоверение, то работник предъявляет соответствующую документацию.

Как возмещаются затраты?

Если сотрудник направляется в командировку на личном автомобиле, работодатель обязуется возместить понесенные подчиненным траты. Расчет компенсационных выплат за расход осуществляется на основании переданных сотрудником документов. К их числу относятся:

Путевой лист, заполненный необходимыми сведениями;
Копия технического паспорта транспортного средства, который был использован в командировке. Акт предъявляется работником для подтверждения того факта, что автомобиль является его личной собственностью;
Авансовый отчет, если работодатель требует заполнить его;
Служебная записка. Оформляется по инициативе руководителя организации;
Квитанции, чеки и прочие акты, подтверждающие затраты трудящегося на покупку ГСМ, питание, проживание и иные внеплановые расходы, например, оплата ремонтных работ или приобретение требуемых деталей.

Надлежащая документация передается в отдел бухгалтерии не позднее трех дней с момента возвращения подчиненного из командировки на личном автомобиле.

Отдельного внимания заслуживает вопрос о том, как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке? Сумма средств для оплаты ГСМ устанавливается на основании: расстояния от места назначения, стоимости топлива, объема двигателя и времени, которое было затрачено для выполнения рабочих обязанностей. Данный порядок утвержден Министерством транспорта РФ в содержании .

Размер выплат за использование персонального средства передвижения для служебной поездки не должен превышать 1500 рублей в месяц. Если затраты, понесенные сотрудником, превышают обозначенную сумму, они подлежат налогообложению. Это касается командировок подчиненного на личном автомобиле в пределах России. Если предполагается рабочая поездка за пределы Российской Федерации, налоговым сборам подлежат суммы свыше 2500 рублей. Основанием для предоставления компенсации служит приказ руководителя.

При ДТП или осуществлении ремонта

Перед направлением подчиненного в командировку на личном автомобиле, директор компании должен убедиться в наличии страхового полиса на машину. Поскольку это поможет избежать дополнительных затрат в случае дорожно — транспортного происшествия, виновником которого не был признан сотрудник.

Работодатель обязуется компенсировать ущерб, понесенный работником в том случае, если была предварительная договоренность или соответствующее условие прописано в содержании трудового договора. Если работник, направленный в командировку на личном автомобиле, стал виновником аварии, компенсационные выплаты не предоставляются.

Помимо возможности возмещения расходов в случае аварийных ситуаций, сотруднику отдельно необходимо оговорить условия выплаты компенсации в результате поломки машины. Подобные случаи зачастую относят к спорным, поскольку директор не может быть точно уверен в том, что повреждение наступило не в результате давнишней поломки. В любом случае, если работник намерен вернуть незапланированно потраченные средства, ему требуется предоставить документы, чеки, квитанции, свидетельствующие о сумме убытков.

Условия оплаты командировки на личном транспорте

Условия оплаты командировки на личном автомобиле работника отличаются от стандартных только тем, что на руководителя компании возлагается обязанность по возмещению денежных средств за эксплуатацию машины. Кроме того, выплачиваются:

Денежные средства для аренды жилья или гостиничного номера;
Суточные выплаты для оплаты питания и иных расходов;
Денежные средства для оплаты командировочных дней.

Порядок, сумма и условия предоставления авансовых средств и оплаты трудовой деятельности подчиненного в период командировки и при использовании личного автомобиля уточняется в содержании локальных актов предприятия. Заработная плата за время выполнения трудящимся профессиональных обязанностей в командировочной поездке начисляется согласно стандартной тарифной ставке за один рабочий день. Исключение составляют ситуации, когда сотрудник был вынужден работать в выходные или праздничные дни. В подобном случае размер среднедневного заработка за один рабочий день увеличивается в два раза.

Подскажите пожалуйста, если работник направляется в командировку и едет на личном автомобиле, при возвращении оформил служебную записку, приложил все понесенные расходы связанные с автомобилем (чеки, квитанции)...путевых листов нет...поездка разовая...он не ездит постоянно в командировки на личном автотранспорте. Какие еще необходимо с ним оформить документы, чтобы возместить ему эти расходы (нужен ли приказ о возмещении их??... или дополнительное соглашение к трудовому договору?? или достаточно служебной записки с резолюцией руководителя???...ведь поездка один раз была...она не имеет разъездного характера???И еще, эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете учитывать сразу на прочих расходах или нужно топливо оприходовать на склад,а потом списать на прочие расходы.Спасибо.

Достаточно приказа о командировке, служебной записки, путевого листа и чеков АЗС. Приказ о возмещении расходов, дополнительное соглашение к трудовому договору не нужны.

Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте – легковом автомобиле или мотоцикле, – должен сдать в бухгалтерию служебную записку (пункт 7 положения, утвержденного ).

Путевой лист обосновывает количество израсходованного горючего, а значит, нужен для списания расходов на бензин. К тому же такой документ подтверждает, что сотрудник использовал свою машину для служебных целей.

На основании чеков АЗС делается проводка Дт 10-3 – Кт 71, а на основании путевого листа - Дт 20 (26…) – Кт 10-3.

Какие документы оформить, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле

Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте – легковом автомобиле или мотоцикле, – должен сдать в бухгалтерию служебную записку . Таково требование пункта 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

При этом в данном постановлении не конкретизировано содержание служебной записки. В официальном документе сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

Не перегружайте записку лишними сведениями. Ведь это не тот документ, который подтверждает использование автомобиля.

В то же время служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих расходов. А значит, должна содержать обязательные для первичного документа реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения – количество дней поездки, подпись сотрудника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

По возвращении из командировки сотрудник сдает работодателю служебную записку . К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Например, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

Образец служебной записки сотрудника, который едет в командировку на личном транспорте

Служебная записка

Сообщаю, что я отправился в командировку 22 января 2015 г. в 10 ч. 00 мин. из г. Москвы в г. Тверь, используя собственный транспорт:

Таким образом, продолжительность поездки составила 9 календарных дней.

Приложение:

Путевой лист.

02.02.2015 А.С. Кондратьев

Как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля

Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.

Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 .

Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 , письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).

Первые официальные разъяснения чиновников про расходы на командировку

Сотрудник ездил в командировку на личной машине

Важная деталь

После возвращения из поездки на личной машине работник должен составить служебную записку. И приложить к ней путевой лист, а также первичку, подтверждающую расходы.

По новым правилам фактический срок командировки, в которую работник отправился на личной машине, он должен указать в служебной записке. Ее нужно представить по возвращении из поездки вместе с оправдательными документами, подтверждающими расходы и использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Перечень таких документов открыт. Это путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. (п. 7 Положения № 749).

Но возможна ситуация, что у работника не будет никаких первичных документов, которые по дате относились бы к периоду поездки. Например, если он заправил машину заранее, а жил не в гостинице, а у знакомых. Можно ли в этом случае учесть расходы в виде суточных и стоимость ГСМ на основании одной лишь служебной записки?

По мнению чиновников, нет. И фактический срок командировки, и использование машины в служебных целях нужно подтверждать первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством о бухучете.

Осторожно!

Чиновники считают, что служебная записка не подтверждает использование в командировке личной машины. Поэтому безопаснее, чтобы работник заправил ее в командировке и сохранил чеки.

Какие именно будут документы, не важно. Но по ним должно быть видно, что сотрудник действительно сначала ехал в другой город, а потом из него возвращался (письмо Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368).

Конечно, у работника помимо служебной записки должен быть путевой лист. Ведь он обосновывает количество израсходованного горючего, а значит, нужен для списания расходов на бензин. К тому же такой документ подтверждает, что сотрудник использовал свою машину для служебных целей. Однако безопаснее, чтобы к служебной записке были приложены еще и чеки автозаправочной станции, расположенной в месте командировки. В таком случае инспекторы вряд ли будут пытаться оспорить реальность поездки.

Если сотрудник едет в командировку на собственной машине, обязательно ли оформлять договор аренды или достаточно будет приказа о возмещении расходов на бензин на основании служебной записки?

Ответ

Ответ на вопрос:

Договор аренды транспортного средства заключать не обязательно.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 168 ТК РФ).

По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом ( положения, утвержденного ). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена. Служебную записку можно составить в .

Служебную записку необходимо оформить, только если:

сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в , которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в командировке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Итак, трудовое законодательство не ограничивает виды транспорта, которыми работник компании может добираться до места командирования. Следовательно, поехать в командировку работник фирмы может и на личном автомобиле, если с этим согласен его работодатель.

В силу ст. ст. 167 и 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) организация обязана возместить своему командированному работнику расходы на проезд, в том числе и на личном транспорте. Причем сделать это можно с помощью двух вариантов - посредством выплаты работнику компенсации за использование им собственного автомобиля (ст. 188 ТК РФ) или же путем заключения с работником договора аренды.

Использование работником личного автомобиля в служебных целях можно оформить гражданско-правовым договором аренды транспортного средства:

1. С экипажем . По поводу возможности заключения такого договора с сотрудником организации единой точки зрения не сложилось. Согласно ГК РФ (п. 2 ст. 635 ГК РФ), при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях. Это прямо предусмотрено в ст. 635 ГК РФ.

2. Без экипажа . С владельцем автотранспортного средства можно заключить договор аренды автомобиля без экипажа (примерную форму договора см. в доп. материалах) .

В таком случае проведение медосмотра будет обязательным .

Если в трудовую функцию работника управление транспортным средством не входит, то работнику нужно оформить совмещение по должности водителя с установлением доплаты. Для этого нужно ввести должность водителя (если в штатном расписании ее нет).

Вместо заключения договора аренды можно включить в трудовой договор условие об использовании личного автомобиля работника и о выплате работнику компенсации . Данное условие может быть оформлено как дополнительное соглашение к трудовому договору (образец см. в доп. материалах) . Если функции по управлению автомобилем не входят в трудовую функцию работника, то эту дополнительную работу также, как было указано выше, нужно оформить как по должности водителя. Но в любом случае работник должен будет пройти медосмотр, проходить .

Медицинские осмотры для водителя обязательны при любом оформлении трудовых отношений. Путевые листы также нужны.

За нарушение порядка проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей организация и ее должностные лица могут быть оштрафованы (ст. 11.32 КоАП РФ). Кроме того, административная ответственность предусмотрена за допуск к работе водителя, не прошедшего соответствующий обязательный медосмотр (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

За нарушение трудового законодательства (в том числе в случае не оформления дополнительной работы должным образом) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 ТК РФ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Как в трудовом договоре закрепить условие о возмещении расходов сотруднику за пользование имуществом в служебных целях?

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную денежную компенсацию. Такая возможность предусмотрена Трудового кодекса РФ.

При использовании сотрудником имущества в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон в письменной форме.

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС , ). Аналогичный вывод следует из .

Кроме того, выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества, Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте. Об этом сказано в . Несмотря на то что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Формы: Дополнительное соглашение об использовании личного автомобиля работника

Дополнительное соглашение

к трудовому договору

г. Москва 14.06.2012

В дополнение к трудовому договору от 1 ноября 2011 г. № 20 , заключенному между ЗАО

«Альфа» (работодатель) и гр. А.С. Кондратьевым (работник) стороны договорились о

нижеследующем.

1. С 1 июля по 31 декабря 2012 года для служебных поездок А.С. Кондратьев использует

автомобиль ВАЗ-2109 с объемом двигателя 1500 куб. см , регистрационный номер - К 406 КН 97 ,

номер паспорта технического средства - 50 МТ 798305 , цвет - «мокрый асфальт» ,

принадлежащий ему на праве собственности согласно паспорту технического средства .

2. За использование личного автомобиля для служебных поездок ЗАО «Альфа»

ежемесячно выплачивает А.С. Кондратьеву компенсацию в размерах, предусмотренных

постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (1200 руб. в месяц) .

3. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 1 ноября

2011 г. № 20 . Соглашение составлено в двух экземплярах, один из которых хранится у

работодателя, второй у работника. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Работодатель:

Генеральный директор ЗАО «Альфа» А.В. Львов

Работник: А.С. Кондратьев

˂….˃

3. Формы: Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля работника

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 19

о назначении компенсации за использование личного автомобиля сотрудника

г. Москва	31.05.2013

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить менеджеру А.С. Кондратьеву ежемесячную компенсацию за

использование его личного легкового автомобиля марки Ford Focus с объемом двигателя

2500 куб. см , регистрационный номер - К 406 КН 97 , номер паспорта технического средства

- 50 МТ 798305 , цвет - «мокрый асфальт» , в служебных целях с 3 июня 2013 года .

2. Утвердить сумму ежемесячной компенсации в размере 3000 руб. (согласно

расчету, приведенному в приложении 1 к настоящему приказу ).

4. Формы: Договор аренды транспортного средства

ДОГОВОР АРЕНДЫ

ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА БЕЗ ЭКИПАЖА N__

г. _____________ "__" ________ ____ г.

_____________________________________________________________________________________, именуем___ в дальнейшем "Арендодатель, с одной стороны, и ______________, именуем__ в дальнейшем "Арендатор", в лице ____________, действующ___ на основании ________, с другой стороны, именуемые вместе "Стороны", а по отдельности "Сторона", заключили настоящий договор (далее - Договор) о нижеследующем.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное владение и пользование транспортное средство (далее - Транспортное средство) без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Основные характеристики Транспортного средства:

- регистрационный знак _________________________________;

- идентификационный номер (VIN) ________________________;

- марка, модель ________________________________________;

- год выпуска __________________________________________;

________________________________________________________.

1.2. Передаваемое в аренду Транспортное средство является собственностью Арендодателя на основании (выбрать нужное)

- Договора купли-продажи N ___ от "_____" _________________ 20__ г.

- ______________________N ___ от "_____" _________________ 20__ г. (указывается иной правоподтверждающий документ).

1.3. Транспортное средство передается Арендатору со следующими принадлежностями: _________________________ (указываются наименование и количество передаваемых Арендатору принадлежностей)

(п. 1.4 включается в Договор, если обязанность осуществить страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств возложена на Арендодателя (при выборе соответствующего условия в рамках п. 2.1.4 Договора)/в ином случае п. 1.4 следует удалить, последующую нумерацию пунктов изменить)

1.4. Гражданская ответственность владельцев транспортного средства застрахована по договору обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств от "_____" _________________ 20__ г., что подтверждается страховым полисом серия ______ N ___________________ (далее - полис ОСАГО). Копия полиса ОСАГО прилагается (Приложение N 1).

1.5. Арендодатель передает Арендатору Транспортное средство со всеми документами, необходимыми для его эксплуатации, в том числе:

- свидетельство о регистрации транспортного средства серия ___ N ________, выданное "_____" _________________ 20__ г. Копия Свидетельства о регистрации транспортного средства прилагается (Приложение N 2);

(следующий абзац включается в Договор, если обязанность осуществить страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств возложена на Арендодателя (при выборе соответствующего условия в рамках п. 2.1.4 Договора)/в ином случае абзац следует удалить)

- полис ОСАГО.

Заключение о соответствии Транспортного средства обязательным требованиям безопасности транспортных средств содержится в Диагностической карте, регистрационный номер ________________________ со сроком действия до "_____" _________________ 20__ г. Копия Диагностической карты прилагается (Приложение N 3).

1.6. Транспортное средство предназначено для _________________________________ (указывается цель использования Транспортного средства Арендатором).

1.7. Арендодатель гарантирует, что на момент заключения Договора Транспортное средство в споре или под арестом не состоит, не является предметом залога и не обременено другими правами третьих лиц.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Арендодатель обязан:

2.1.1. Подготовить Транспортное средство к передаче, включая составление Акта приемки-передачи транспортного средства по форме, согласованной в Приложении N 4.

2.1.2. Передать Транспортное средство в техническом состоянии, соответствующем требованиям, установленным нормативно-правовыми актами для допуска в эксплуатацию Транспортного средства. Передаваемое Транспортное средство не должно иметь недостатков и неисправностей, при наличии которых в соответствии с нормативно-правовыми актами эксплуатация Транспортного средства запрещена.

2.1.3. Передать Арендатору Транспортное средство вместе со всеми принадлежностями и документацией по Акту приемки-передачи транспортного средства (выбрать нужное)

- в месте нахождения Арендатора по адресу: _______________________________

- в месте нахождения Арендодателя по адресу: _____________________________

- по адресу: ______________________________________________________________

в срок до "_____" _________________ 20__ г.

Акт приемки-передачи транспортного средства, подписанный Сторонами, является неотъемлемой частью Договора.

2.1.4. Нести расходы по страхованию (выбрать нужное/если обязанности по страхованию соответствующего вида возложены на Арендодателя/если обязанности по всем видам страхования возложены на Арендатора, данный пункт следует удалить)

- гражданской ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) в установленном законом порядке.

- Транспортного средства (каско) и гражданской ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) в установленном законом порядке.

2.2. Арендатор (выбрать нужное)

- вправе

- не вправе

без согласия Арендодателя сдавать арендованное Транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа.

2.3. Арендатор обязан:

2.3.1. Перед подписанием Акта приемки-передачи транспортного средства осмотреть Транспортное средство и проверить его состояние.

2.3.2. Вносить арендную плату в размере, сроки и в порядке, предусмотренные Договором.

(если п. 5.1 не предусмотрен последующий выкуп Транспортного средства/в ином случае следует выбрать другую редакцию п. 2.3.3)

2.3.3. Вернуть Транспортное средство с тем количеством топлива в баке Транспортного средства, с которым Арендатор его получил в момент передачи Арендодателем Транспортного средства.

В случае возврата Транспортного средства с меньшим количеством топлива Арендатор обязан оплатить Арендодателю стоимость недостающего количества топлива по цене ___ руб. (в том числе НДС_____ руб.) за 1 литр в момент возврата. Количество топлива указывается в Акте приемки-передачи транспортного средства и в Акте возврата транспортного средства.

(если п. 5.1 предусмотрен последующий выкуп Транспортного средства/в ином случае следует выбрать другую редакцию п. 2.3.3)

2.3.3. Оплатить в течение ____ календарных дней с момента выставления Арендодателем счета стоимость топлива, находящегося в баке, по цене ___ руб. (в том числе НДС ___ руб.) за 1 литр. Количество топлива указывается в Акте приемки-передачи транспортного средства.

2.3.4. Поддерживать надлежащее состояние Транспортного средства, включая осуществление его текущего и капитального ремонта.

2.3.5. Арендатор обязуется использовать Транспортное средство в целях, определенных в п. 1.6 Договора.

2.3.6. Нести расходы по страхованию (выбрать нужное/если обязанности по страхованию соответствующего вида возложены на Арендатора/если обязанности по всем видам страхования возложены на Арендодателя, данный пункт следует удалить)

- Транспортного средства (каско).

- гражданской ответственности владельцев Транспортного средства в установленном законом порядке (ОСАГО).

- Транспортного средства (каско) и гражданской ответственности владельцев Транспортного средства в установленном законом порядке (ОСАГО).

2.4. Доходы, полученные Арендатором в результате использования Транспортного средства в соответствии с Договором, являются его собственностью.

3. УЛУЧШЕНИЯ АРЕНДОВАННОГО ИМУЩЕСТВА

3.1. Произведенные Арендатором отделимые улучшения Транспортного средства являются собственностью (выбрать нужное)

- Арендатора.

- Арендодателя.

3.2. Арендатор вправе с согласия Арендодателя производить неотделимые улучшения Транспортного средства. После прекращения Договора (выбрать нужное)

- Арендодатель обязан возместить Арендатору стоимость неотделимых улучшений.

- стоимость неотделимых улучшений Арендатору не возмещается.

4. РАЗМЕР, СРОКИ И ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ АРЕНДНОЙ ПЛАТЫ

4.1. Арендная плата за пользование Транспортным средством устанавливается в размере _____ руб., в том числе НДС _____ руб., за __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

4.2. Арендная плата вносится (выбрать нужное)

- не позднее _____ дней по истечении очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

- не позднее _____ дней до начала очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

- в следующем порядке: _____ процентов арендной платы, установленной п. 4.1 Договора, что составляет _____ руб., в том числе НДС _____ руб., - не позднее _____ дней до начала очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.), _____ процентов арендной платы, установленной п. 4.1 Договора, что составляет _____ руб., в том числе НДС _____ руб., - не позднее _____ дней по истечении очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

- в соответствии с Графиком платежей, являющимся неотъемлемой частью Договора (Приложение N 5).

Датой уплаты арендной платы по Договору считается дата зачисления денежных средств на расчетный счет Арендодателя, указанный в п. 11.3 Договора.

5. ПОСЛЕДУЮЩИЙ ВЫКУП АРЕНДОВАННОГО ИМУЩЕСТВА

5.1. Арендатор (выбрать нужное)

- вправе выкупить Транспортное средство по истечении срока аренды или до его истечения.

- не имеет права на последующий выкуп Транспортного средства.

(п. п. 5.2 - 5.4 включаются в Договор, если в рамках п. 5.1 Договора Стороны предусмотрели право Арендатора на выкуп Транспортного средства, в противном случае п. п. 5.2 - 5.4 следует удалить)

5.2. При выкупе Транспортного средства по истечении срока аренды выкупная цена составляет _____ руб., в том числе НДС _____ руб.

5.3. При выкупе Транспортного средства до истечения срока аренды выкупная цена, обусловленная п. 5.2 Договора, увеличивается на сумму арендных платежей за период с момента выкупа до окончания установленного срока аренды.

5.4. После внесения выкупной цены в соответствии с п. 5.2 или п. 5.3 Договора, а также при условии уплаты арендной платы за весь период пользования Транспортное средство переходит в собственность Арендатора.

6. ВОЗВРАТ ИМУЩЕСТВА АРЕНДОДАТЕЛЮ

6.1. Арендатор обязан за свой счет подготовить Транспортное средство к возврату Арендодателю, включая составление Акта возврата транспортного средства по форме, согласованной в Приложении N 6.

6.2. Арендатор обязан вернуть Арендодателю Транспортное средство вместе со всеми принадлежностями и документами в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа. Возврат Транспортного средства осуществляется (выбрать нужное)

- в месте нахождения Арендатора по адресу: ______________________________.

- в месте нахождения Арендодателя по адресу: ____________________________.

- по адресу: _____________________________________________________________.

Акт возврата транспортного средства, подписанный Сторонами, является неотъемлемой частью Договора.

6.3. В случае несвоевременного возврата Транспортного средства Арендодатель вправе потребовать от Арендатора внесения арендной платы за все время просрочки. В случае когда указанная плата не покрывает причиненных Арендодателю убытков, он может потребовать их возмещения сверх суммы штрафа, установленного п. 7.3 Договора.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

7.1. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая обязательства по Договору, обязана возместить другой Стороне причиненные убытки.

7.2. За несвоевременное перечисление арендной платы Арендодатель вправе требовать с Арендатора уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от неуплаченной суммы за каждый день просрочки.

7.3. За несвоевременную передачу Транспортного средства Сторона, нарушившая Договор, обязана будет уплатить другой Стороне штраф в размере _____ руб.

7.4. Взыскание неустоек и процентов не освобождает Сторону, нарушившую Договор, от исполнения обязательств в натуре.

7.5. Во всех других случаях неисполнения обязательств по Договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

8. ФОРС-МАЖОР

8.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору, если надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, под которыми понимаются: _________________________ (запретные действия властей, гражданские волнения, эпидемии, блокада, эмбарго, землетрясения, наводнения, пожары или другие стихийные бедствия).

8.2. В случае наступления этих обстоятельств Сторона обязана в течение _____ дней уведомить об этом другую Сторону.

8.3. Документ, выданный _________________________ (Торгово-промышленной палатой, уполномоченным государственным органом и т.д.), является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия непреодолимой силы.

8.4. Если обстоятельства непреодолимой силы продолжают действовать более _____, то каждая сторона вправе расторгнуть Договор в одностороннем порядке.

9. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

9.1. Все споры, связанные с заключением, толкованием, исполнением и расторжением Договора, будут разрешаться Сторонами путем переговоров.

9.2. В случае недостижения соглашения в ходе переговоров, указанных в п. 9.1 Договора, заинтересованная Сторона направляет претензию в письменной форме, подписанную уполномоченным лицом. Претензия должна быть направлена с использованием средств связи, обеспечивающих фиксирование ее отправления (заказной почтой, телеграфом и т.д.) и получения, либо вручена другой Стороне под расписку.

9.3. К претензии должны быть приложены документы, обосновывающие предъявленные заинтересованной Стороной требования (в случае их отсутствия у другой Стороны), и документы, подтверждающие полномочия лица, подписавшего претензию. Указанные документы представляются в форме надлежащим образом заверенных копий. Претензия, направленная без документов, подтверждающих полномочия лица, ее подписавшего, считается непредъявленной и рассмотрению не подлежит.

9.4. Сторона, которой направлена претензия, обязана рассмотреть полученную претензию и о результатах уведомить в письменной форме заинтересованную Сторону в течение ___ (_____) рабочих дней со дня получения претензии.

9.5. В случае неурегулирования разногласий в претензионном порядке, а также в случае неполучения ответа на претензию в течение срока, указанного в п. 9.4 Договора, спор передается в арбитражный суд по месту нахождения ответчика в соответствии с действующим законодательством РФ.

10. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

10.1. Срок окончания аренды "_____" _________________ 20__ г.

10.2. Срок Договора может быть продлен Сторонами по взаимному согласию путем заключения дополнительного соглашения к Договору.

10.3. Все изменения и дополнения к Договору действительны, если совершены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами. Соответствующие дополнительные соглашения Сторон являются неотъемлемой частью Договора.

10.4. Договор может быть досрочно расторгнут по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон в порядке и по основаниям, предусмотренным действующим законодательством РФ.

11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

11.1. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон.

11.2. К Договору прилагаются:

- копия полиса ОСАГО серия ___ N ______________________ (Приложение N 1) (указывается, если п. 1.4 Договора предусмотрена передача копии полиса ОСАГО/в ином случае данное приложение следует исключить, последующую нумерацию приложений изменить);

- копия свидетельства о регистрации транспортного средства серия ___ N ________, выданного "_____" _________________ 20__ г. (Приложение N 2);

- копия Диагностической карты, регистрационный номер ______________________ (Приложение N 3);

- форма Акта приемки-передачи транспортного средства (Приложение N 4);

- График платежей (Приложение N 5) (при выборе соответствующего условия в рамках п. 4.2 Договора/в ином случае данное приложение следует исключить, последующую нумерацию приложений изменить);

- форма Акта возврата транспортного средства (Приложение N 6);

- ________________________________ (указываются иные документы, передаваемые вместе с Транспортным средством).

11.3. Адреса, реквизиты и подписи Сторон:

Арендодатель Арендатор

˂…˃

Приема-передачи арендованного имущества

г. Москва 05.02.2013

Закрытое акционерное общество «Альфа» в лице генерального директора Львова Александра

Владимировича, действующего на основании Устава (далее - Арендодатель), с одной стороны, и

Гражданин Колесов Юрий Иванович (далее - Арендатор), с другой стороны, составили

Передаточный акт о нижеследующем.

В целях исполнения Договора аренды транспортного средства от 4 февраля 2013 г. № 20

Арендодатель передает, а Арендатор принимает следующее транспортное средство:

Марка - ВАЗ-21102 ;

Регистрационный знак - Т543НЕ99 ;

Идентификационный номер (VIN) - ХТА211020Х0325409 ;

Тип - легковой ;

Год выпуска - 2000 ;

Двигатель - № Х02395409 ;

Цвет - белый ;

Мощность двигателя (кВт/л. с.) - 51/70 .

Арендодатель передает, а Арендатор принимает следующие документы:

Паспорт транспортного средства серии 62АС № 776059 , выданный РЭО ГИБДД г. Москвы

Свидетельство о регистрации транспортного средства серии 45 ЕХ № 062540 , выданное МРЭО

Размер арендной платы составляет 5900 (Пять тысяч девятьсот) руб. ежемесячно.

Стороны подтверждают, что на момент приема-передачи транспортное средство находится в

Технически исправном состоянии, явных повреждений нет.

Адреса и подписи сторон:

19.05.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Сотрудник ездил в командировку на личном автомобиле. По возвращению, он предоставил следующие документы: чеки на бензин 15.06 и 17.06, чек на проживание в гостинице с 18.00 ч. 15.06.2016г. по 12.00 ч. 17.06.2016г. Достаточно ли этих документов и служебной записки для компенсации командировочных расходов? На основании каких документов рассчитываются суточные? Необходим ли путевой лист на личный автомобиль? Что в данном случае является "личным автомобилем",нужны ли подтверждающие документы право собственности, или иные документы на автомобиль, например технический паспорт? и может ли сотрудник поехать в командировку не на собственном автомобиле?

В командировку можно поехать на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности). Прямого указания запрашивать документы на машину в законодательстве нет. Но будет не лишним приложить копию техпаспорта. Если автомобиль не в собственности работника, приложите копии техпаспорта и доверенности.

служебную записку . К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Нужен путевой лист и документы, подтверждающие расходы (счета, квитанции, кассовые чеки). Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного .

Обоснование

1. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ от 13.10.2008 № 749

7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации , утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года № 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" .

Какие документы оформить, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле

3. Служебная записка сотрудника, который едет в командировку на личном транспорте

Когда понадобится: если сотрудник едет в командировку (возвращается из нее) на личном автомобиле или мотоцикле.

Служебная записка

Таким образом, продолжительность поездки составила 9 календарных дней.

Приложение:

Путевой лист.

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для . Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Примечание . При использовании личного или арендованного автомобиля нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в служебных целях либо договор аренды

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

* Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командирования (например, договор аренды квартиры у частного лица), должен содержать сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877 .

Сентябрь 2015 г.

Главная » Конституционное право » Командировка на личном транспорте. Как оформляется командировка на личном транспорте? Приказ о командировке на личном автомобиле образец