Нормативно законодательные документы регламентирующие методические основы. Нормативные документы по делопроизводству

Понятие служебный документ (деловая бумага ) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные его особенности: точность , исключающая возмозможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей и языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише.

Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т. д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство, по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ", представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством , которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами:

1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми .

2. Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477), которые устанавливает единый порядок и общие требования к организации и ведению делопроизводства.

3. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76). Положения Методических рекомендаций устанавливают общие требования к организации и функционированию подразделений документационного обеспечения управления (служб делопроизводства), документированию управленческой деятельности, созданию документов и организации работы с ними в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

4. Инструкциями по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, их территориальных и структурных подразделений, разработанными на основе Методических рекомендаций Федерального архивного агентства в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности организаций и подразделений, совершенствования делопроизводства.

5. Законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

6. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты ".

Оформление текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

Без изучения и использования нормативной базы невозможна организация эффективного делопроизводства, начиная с органов государственной власти и заканчивая работой небольшой коммерческой организации. Как внешние, так и внутренние коммуникативные взаимодействия организации будут нерезультативны в полной мере без изучения нормативно-правовой базы делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ).

Краткий экскурс в историю российского делопроизводства ясно дает понять, что эта область деятельности неразрывно связана с развитием государства. Действующая в Советское время государственная система повлекла за собой логичное для того времени единообразие в системе делопроизводства. Формализованные принципы создания и архивного хранения документов, утвержденные и обязательные к использованию формы документов, организованное оптимальное движение документов не могло не способствовать дальнейшему развитию системы делопроизводства.

Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня - это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают создать: технологию обработки документов, их хранения, использования в работе учреждения. Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией.

Как и кем регулируется сфера делопроизводства в рамках Российской Федерации

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти , координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации , включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти , разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Состав нормативной базы

Нормативную базу делопроизводства составляют:

Законы:

• Кодифицированные законы (кодексы)
• Федеральные законы РФ

Подзаконные акты на уровне федерации:

• Нормативные указы Президента Российской Федерации
• Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации:

Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.).

Регламентируют вопросы документационного обеспечения как общественного, так и ведомственного характера (могут быть использованы как информационно-справочные материалы для предприятий и организаций, не попадающих в зону подчинения):

Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Унифицированные системы документации.

Государственная система документационного обеспечения управления.

Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения управления разрабатываются собственные локальные нормативные акты - документы организационного, инструктивного, методического характера, действие которых ограничивается деятельностью служб, подразделений и работников издавшего его учреждения.

Развитие законодательной базы

В современных условиях законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно в части электронного документирования, электронного документооборота и создания электронных архивов.

Если говорить о состоянии нормативно-правовой базы сферы делопроизводства в современных условиях, то нельзя не отметить, что законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего и скорейшего развития и совершенствования.

В большей степени это в первую очередь касается электронного документирования и документооборота, а также создания электронных архивов.

Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы в области управления документами в России

1. Попытка гармонизировать российское законодательство в области управления документами с законодательством Европейских государств, а также стран ближнего зарубежья и СНГ.
2. Ужесточение требований к определенным видам деятельности, в том числе к документированию этой деятельности .
3. Активное расширение сферы использования электронных документов, как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности.

Сложности переходного периода обусловлены многоуровневостью законодательно-нормативного регулирования не только на федеральном, но и на региональном и муниципальном уровнях.

Принятые законодательные изменения и те изменения, которые планируется внести в законодательство в ближайшее время, показывает, насколько они масштабны и значительны. Принятое законодательство пока не может в полной мере эффективно применяться, поскольку для этого необходимо разработать значительное число подзаконных нормативных актов.

Самый, пожалуй, актуальный вопрос в нормативной базе сегодня - это обеспечение правового статуса электронного документа в течение его жизненного цикла.

В ближайшее время нормативно должна быть решена задача по обеспечению юридической силы, аутентичности и подлинности электронных документов.

Разрозненный характер законодательства не дает возможность сформировать государственную конструкцию информационной системы, обеспечивающей эффективное функционирование СЭД, в т.ч. в различных архивах.

Несмотря на трудности, работа по развитию и совершенствованию нормативной базы делопроизводства движется.

Отдельные примеры последних разработок нормативных актов

В 2013 году ВНИИДАД разработаны «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций » и «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах ». Также ВНИИДАД проводилась работа по теме «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти ».

Проводится актуализация Общероссийского классификатора управленческой документации .

Идет работа по подготовке новой редакции Основных правил работы архивов .

Завершена разработка терминологического госстандарта «Делопроизводство и архивное дело ».

Издан словарь «Управление документами. Термины и определения »

Идет работа по созданию словаря видов и разновидностей современной управленческой документации.

Назрела острая необходимость в переработке ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ».

Планируется к разработке стандарт «Информация и документация - Система управления документами - Основные положения и словарь ».

На заседании Правительства РФ 19 июня 2014 г. был одобрен законопроект об отмене ограничений на использование электронных документов, что позволит увеличить объем документооборота в электронной форме. Это в свою очередь будет способствовать повышению эффективности взаимодействия юридических лиц, индивидуальных предпринимателей с органами государственной власти и органами самоуправления.

В целях модернизации правового регулирования использования электронных документов в уголовном, гражданском и арбитражном судопроизводстве Минюстом создан проект ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Инициаторы законопроекта подчеркивают возможность использования в уголовных или арбитражных процессах в виде доказательств электронных документов или данных, которые не имеют бумажных аналогов. Если Госдума РФ одобрит данный законопроект, он вступит в силу с 1 января 2016 года.

Этот перечень можно продолжать и далее. Поэтому в задачи службы ДОУ должны входить обязанности по отслеживанию изменений в нормативной базе делопроизводства, актуализации своих нормативных актов, а также доведение этой информации до управленческого аппарата организации.

Проверь себя

Проверьте свои знания по заданиям:

1. Перечислить актуальные нормативные акты по делопроизводству одной из категорий:

• Законы
• Подзаконные акты на уровне федерации
• Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.

В следующей статье рассмотрим локальные нормативные акты как организационную основу делопроизводства.

(4,20 - оценили 10 чел.)

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно – методическую базу делопроизводства составляют:

1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

4) государственные стандарты на документы;

5) общероссийские классификаторы технико–экономической и социальной информации;

6) унифицированные системы документации;

7) нормативно – правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно – методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.

1.1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.).

Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:

1) порядок документирования информации;

2) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

4) порядок правовой защиты информации.

Названный Закон определяет следующие основные понятия: «документированная информация» и «информационные ресурсы».

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Документирование информации – обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы и в соответствии с законом должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и информационную безопасность Российской Федерации.

Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях, полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических лиц и физических лиц.

Защиту интересов Российской информации, субъектов РФ и муниципальных образований, а также защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене обеспечивает Федеральный закон от 4 июля 1996 г. N 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» (с изм. и доп. от 30 июня 2003 г., 29 июня 2004 г.).

Закон определяет объекты и субъекты международного информационного обмена. Объектами международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена являются: Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, физические и юридические лица.

Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует другие вопросы международного информационного обмена.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. и доп. от 9 мая 2005 г).

В соответствии с Законом стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

1) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

2) технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

3) качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;

4) экономии всех видов ресурсов;

5) безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

6) обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

К нормативным документам по стандартизации , действующим на территории Российской Федерации Закон относит:

1) государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

2) стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе с документами.

В соответствии с Законом, формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России). Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.

Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов РФ в делопроизводстве регулирует Закон РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г., 11 декабря 2002 г.).

В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации – русском, государственных языках субъектов и народов Российской Федерации, определяемых законодательством субъектов РФ. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке.

Ответы на обращения граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения – на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, документы об образовании, документы по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов РФ, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке субъекта РФ.

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется только русский язык.

Использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Вопросы использования информации , относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» (с изм. и доп. от 6 октября 1997 г., 30 июня, 11 ноября 2003 г., 29 июня, 22 августа 2004 г.).

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны.

Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.

1.2. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ

Правовые акты, принимаемые Президентом РФ и Правительством РФ, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Правительством РФ было принято постановлениеот 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. и доп. от 8 июня 2001 г.).

Ряд указов Президента РФ направлены на обеспечение защиты информации: Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне», Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. и доп. от 23 сентября 2005 г.), постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации утверждены постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. N 1009 (с изм. и доп. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г.)

Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Указе Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (с изм. и доп. от 1 апреля 1996 г., 1 декабря 1998 г., 19 ноября 2003 г.) и в Положение о Федеральном архивном агентстве (утв. постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290).

Эти документы регулируют вопросы формирования, организации хранения, учета, использования архивов и архивных фондов и управления ими, определяют статус, основные задачи и функции Федерального архивного агентства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает предельные сроки ведомственного хранения документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.

1.3. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти

Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами, агентствами), являются ведомственными нормативными актами и в зависимости от сферы действия подразделяются на общие, отраслевые и межотраслевые.

Нормативные правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение ко всем предусмотренным ими случаями, акты отраслевого характера действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые – в нескольких или всех отраслях.

Общее методическое руководство организацией архивного дела и документационным обеспечением управленческой деятельности на территории России возложено на Федеральное архивное агентство Российской Федерации.

Деятельность в сфере издания нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела возложены на Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ и обязательны для применения всеми организациями, учреждениями, предприятия независимо от их организационно-правовой формы.

В 1991 г. Росархивом разработана и внедрена Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

ГСДОУ – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденной Приказом Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации 8 ноября 2005 г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству в организациях и учреждениях.

1.4. Государственные стандарты на документы

Государственный стандарт (ГОСТ) – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) , представляющую иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 (ГСС) содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации и введении в действие стандартов, внесения в них изменений.

Серия 6 (ГСС) содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.

К серии 6 (ГСС) принадлежат:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники. Общие положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В стандартах этой серии закреплены требования к форме документа, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, используемая в документационном обеспечении терминология, требования к техническим средствам обработки информации и др.

1.5. Унифицированные системы документации

Под унификацией в широком теоретическом смысле понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом, унификация документов - это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определенной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

В настоящее время на территории России действуют следующие УСД:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система банковской документации;

3) унифицированная система учетной и отчетной документации;

4) унифицированная система отчетно-статистической документации;

5) унифицированная система документации по труду;

6) унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

7) унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Основой построения всех перечисленных систем является унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основным нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

1.6. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляет Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы в зависимости от содержания подразделяются на следующие группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и т. д.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

Код классификатора состоит их цифровых десятичных знаков и контрольного числа и строится следующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х, где:

Первые две цифры (класс формы) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД;

Третья и четвертая цифры (подкласс формы) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

Следующие три цифры – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

Последняя цифра – контрольное число.

Нормативно-методическая база ДОУ- это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и ме­тодических документов, регламентирующих технологию созда­ния, обработки, хранения и использования документов в те­кущей деятельности организации или учреждения. Эта база так­же включает регламентацию деятельности службы ДОУ и дру­гих служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

2.1.Состав нормативно-методической базы ДОУ

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

Постановления и распоряжения Правительства Россий­ской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регла­ментирующие вопросы документационного обеспечения управ­ления на федеральном уровне;

Государственную систему документационного обеспече­ния управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ - Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

Правовые акты органов представительной и исполни­тельной власти субъектов Российской Федерации и их терри­ториальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

Правовые акты нормативного и инструктивного характе­ра, методические документы по ДОУ различных организаций;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономичес­кой и социальной информации;

Нормативные документы по организации и охране уп­равленческого труда служащих службы ДОУ;

Нормативные документы по организации архивного хра­нения документов.

1.2 Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области ДОУ.

Основу гражданского законодательства составляет Граж­данский кодекс Российской Федерации, который устанавли­вает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды докумен­тов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5154-I устанавливает правовые основы стан­дартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной за­щиты интересов потребителей и государства посредством раз­работки и применения нормативных документов по стандар­тизации и в области документационного обеспечения управ­ления.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ уста­навливает, что информационные ресурсы (документы и мас­сивы документов) являются объектами отношений физичес­ких, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информаци­онных ресурсов.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-I регулирует отношения, возникаю­щие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безо­пасности Российской Федерации. К государственной тайне за­кон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведыватель­ной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятель­ности, распространение которых может нанести ущерб безо­пасности Российской Федерации. Закон устанавливает полно­мочия государственных органов и должностных лиц, призван­ных обеспечить сохранение и защиту государственной тайны; перечень сведений, составляющих государственную тайну; по­рядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носи­телей; распоряжение сведениями, составляющими государствен­ную тайну; порядок ее защиты, контроль и надзор за обеспече­нием государственной тайны и другие вопросы.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отражены основные требования к веде­нию бухгалтерского учета, определены обязательные реквизи­ты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерс­кой отчетности коммерческих организаций и установлены сро­ки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного ар­хивного дела.

Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г. приняты Основы законодательства об Архивном фонде и ар­хивах Российской Федерации, в которых определены направ­ления совершенствования организации архивного дела в стра­не, а также меры по предотвращению порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вы­воза архивных документов за границу. Эти основы регулиру­ют формирование, организацию хранения, учет, использова­ние архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всесто­роннего использования в интересах граждан, общества и го­сударства.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Фе­деральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положе­ниях и правилах.

Будущий руководитель должен знать положения:

Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);

Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять ком­мерческую тайну»;

Приказа Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерско­го учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (с изм. на 30.12.99);

Приказов Министерства финансов РФ об утверждении ПБУ по отдельным направлениям бухгалтерского учета;

Указания Центрального банка РФ от 3 декабря 1997 г. № 51-У «О введении новых форматов расчетных документов» (с изм. на 22.02.99);

Других нормативных правовых.документов.

Необходимо также знать основные положения Правил ока­зания услуг почтовой связи (Постановление Правительства РФ от 26.09.97 № 1239); Правил оказания услуг телефонной связи (Постановление Правительства РФ от 26.09.97 № 1235); Правил предоставления услуг телеграфной связи (приказ Госкомсвязи России от 03.10.97 № 43) и т.д.

2.3. Государственная система ДОУ. Основные требования к документам

Основу ДОУ составляет Государственная система документационного обеспечения управления, разработанная Все­союзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, одобренная Главархивом СССР 27.04.88. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организа­ции работы с документами в органах государственного уп­равления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверж­дена Типовая инструкция по делопроизводству в министер­ствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с це­лью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности пу­тем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабаты­вают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

2.4. Государственные стандарты на документацию.

К нормативным документам ДОУ относятся государствен­ные стандарты Российской Федерации (ГОСТ). Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государ­ственных органов управления и субъектов хозяйственной де­ятельности. Государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государствен­ную систему стандартизации - иерархически организован­ную систему классификации и кодирования самих государ­ственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содер­жит комплекс основополагающих стандартов, в которых зак­реплены положения о порядке разработки стандартов, о по­строении, изложении и оформлении стандартов, их утверж­дении, регистрации, введении в действие и т.д. Например, ГОСТ 1.РО-92 «Государственная система стандартизации Рос­сийской Федерации. Основные положения».

В системе государственных стандартов, представляемых ежегодно в 4 томах, содержится 7 частей. В разделе Т 5. Система документации выделены следующие подразделы:

Т 50. Государственная система стандартизации и норма­тивно-технической документации;

Т 52. Система проектно-конструкторской документации;

Т 54. Система планово-экономической, учетной, стати­стической, товаросопроводительной, потребительской, транс­портной, банковской и других видов документации;

Т 55. Система административно-управленческой докумен­тации, документооборота, организации архивного дела;

Т 62. Информация, библиотечное и издательское дело и т.д.

Для работников службы ДОУ и аппарата управления в це­лом наибольший интерес представляет подраздел Т 54, где отражены следующие государственные стандарты:

ГОСТ6.01.1-87 «Единая система классификации и ко­дирования технико-экономической информации»;

ГОСТ 6.10.1-88 «УСД. Основные положения»;

ГОСТ 6.10.3-83 «УСД. Запись информации унифициро­ванных документов в коммуникативном формате»;

ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы до­кументам на машинном носителе и машинограмме, создавае­мым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

ГОСТ 6.10.5-87 «УСД. Требования к построению форму­ляра-образца»;

ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой доку­ментации СЭВ. Формуляр-образец»;

ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов» (с изм. на 21.01.2000).

Из подраздела Т 62 для студентов и специалистов имеют большое значение следующие стандарты:

ГОСТ 7.1-84 «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления»;

ГОСТ 7.9-77 «Реферат и аннотация»;

ГОСТ 7.32-91 «Отчет о НИРС Структура и правила оформления».

2.5.Унифицированные системы документации.

Указанные выше государственные стандарты регламенти­руют создание унифицированных систем документации (УСД)- совокупности взаимосвязанных унифицированных форм доку­ментов, созданных по единым правилам и требованиям, содер­жащих информацию, необходимую для управления в опреде­ленной сфере деятельности.

В Общероссийском классификаторе управленческой доку­ментации (ОКУД) выделены следующие унифицированные системы документации:

Унифицированная система организационно-распоряди­тельной документации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и от­четной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической до­кументации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгал­терской документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;

Унифицированная система внешнеторговой докумен­тации.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);

Основные правила работы ведомственных архивов (1988);

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.

Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).

1. СОСТАВ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ ДОУ .

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.

Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

НМБД регулирует:

1. Правила оформления документов;

2. Правила работы с документами;

3. Обеспечение сохранности документов;

4. Порядок передачи документов на архивное хранение;

5. Работу службы делопроизводства (функции, структуру, штатный состав);

6. Внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

7. Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

8. Юридические аспекты, связанные с документами.

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
• государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
• правовые акты органов представительной и исполни-тельной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
• нормативные документы по организации архивного хра-нения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть - 22 декабря 1995г. Гражданский кодекс РФ устанавли-вает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Закон Российской Федерации "О техническом регулировании " от 10 июля 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной за-щиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации " от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон Российской Федерации "О государственной тайне " от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете » отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.

Специалист должен знать положения :

• Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);
• Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
• других нормативных правовых документов.

Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса на предприятиях.

2. СТАНДАРТИЗАЦИЯ И УНИФИКАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОУ

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления"), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

3. ТРЕБОВАНИЯ К РАЗРАБОТКЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использо-вания двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информа-цию, размещенную в строке.

При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

— государственные (общероссийские);

— отраслевые (ведомственные);

— субъектов Российской Федерации;

— формы документов объединений, предприятий, организаций.

4. ОБЩЕРОССИЙСКИЕ КЛАССИФИКАТОРЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.

Важными средствами информационного обеспечения яв-ляются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

Общероссийский классификатор продукции (ОКП)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)

Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)

Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 6 ноября 2001 года № 454-ст принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.

Классификаторы информации о населении и кадрах

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО)

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

5. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверж-дена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)

Главная » Гражданское право » Нормативно законодательные документы регламентирующие методические основы. Нормативные документы по делопроизводству