Как вернуть трудовую книжку по почте? Можно ли отправить трудовую книжку по почте без согласия работника Вернуть трудовую книжку по почте заявление.

Допускает высылку трудовой книжки почтой только с письменного согласия ее владельца. Обычно вопрос о пересылке данного документа встает в двух ситуациях:

1. Работник сам попросил выслать ему трудовую книжку, написав нанимателю заявление.
2. Кадровый отдел не отдал ее работнику в последний день увольнения по причине отсутствия последнего.

Сообразно нормам ТК РФ в первом случае наниматель просто обязан по требованию выслать документ. А во втором он сможет организовать отправку только после получения письменного согласия работника. Воспрещается сдавать трудовую вкупе с личным делом уволенного сразу на хранение.

Процесс отправки документа почтой производится установленным законом порядком. За не соблюдение предписанных требований нанимателя привлекают к административной ответственности. Наказание определяют:

1. КоАП, ч. 1 ст. 5.27 по ст. 234 ТК РФ (за не выдачу документа в установленный срок).
2. КоАП РФ, ч. 1 ст. 5.27 по ст. 84.1 ТК РФ (за отправку персонального документа почтой без письменного согласия уволенного).

К сведению, с устного разрешения работника наниматель не вправе производить отправку трудовой книжки по почте.

Последовательность действий ответственного лица при отправке уволенному работнику трудовой по почте

За процесс своевременной передачи трудовой книжки отвечает целиком и полностью отдел кадров. Если работник не получил ее в день увольнения по причине отсутствия на работе либо отказался забрать, встает вопрос о пересылке ее почтой.

Трудовая книжка остается на сохранении у нанимателя в следующих ситуациях:

1. Уволенный не забрал ее самостоятельно и не дал согласия на пересылку.
2. Документ после уведомления не отправлен либо возвращен.

У нанимателя она может храниться вкупе с остальными документами работника до востребования на протяжении 2 лет. Далее ее передают архиву.

Ошибочные действия нанимателя при пересылке трудовой книжки уволенному

Пояснения по вопросу отправления трудовой книжки по почте за рубеж

Роструд по части пересылки документов за пределы РФ сообщает следующее. Запрещается вывозить, пересылать почтой за рубеж не только трудовые книжки, но и военный билет, а также удостоверение личности. Причем ссылка делается на нормы Закона СССР № 2261-1 от 24.06.1991 . На сегодня в РФ данный правовой документ применяется в части, не вступающей в противоречие с наличествующей нормативно-правовой базой российского законодательства.

Примечательно, указанная норма закреплена и в п. 3 Приказа Таможенного комитета СССР № 117 от 30.09.1991. На это обращает внимание ГТК РФ (письмо № 01-06/50275 от 18.12.2002).

Следуя предписаниям закона СССР, россиянин при выезде на постоянное место жительство в иную страну должен сдать перечисленные документы соответствующим организациям. Владельцу документов с учетом имеющихся в них данных выдаются справки определенного образца. Так, на основании трудовой книжки оформляется выписка с необходимыми сведениями о стаже.

Как считает Роструд, данная норма не противоречит действующему законодательству, посему может применяться в РФ. Из этого следует, что наниматель не обязан пересылать трудовую работника по его просьбе за пределы России. Фактически сделать это будет невозможно, т. к. в почтовом отделении вправе отказать в пересылке, ссылаясь на запрет.

Таким образом, фактически у нанимателя остается по-прежнему один выход. Следует отправить уволенному работнику уведомление с предписанием явиться за трудовой либо дать согласие на ее отсылку по российскому почтовому адресу.

К сведению, истребование документов об образовании, стаже и иных обозначенных законом документов осуществляется по письменному обращению россиян (иностранцев, лиц без гражданства) сообразно ФЗ № 154-ФЗ от 05.07.2010 “Консульский устав РФ” (ред. от 29.12.2017).

Одним из основных документов каждого работника является трудовая книжка. Когда человека освобождают от занимаемой должности и исключают из штата компании, указанный документ должен быть выдан ему на руки в обязательном порядке в последний день труда. При этом роли не играет.

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении возможна, если по каким-либо причинам нет возможности вручить её владельцу лично.

Порядок окончания профессионального взаимодействия представляет собой определенную процедуру, которая складывается из нескольких этапов.

Прежде всего, инициатор прекращения отношений должен предварительно проинформировать другую сторону о своем намерении. Если с указанной инициативой выступает труженик, то он обязан уведомить руководителя не позднее чем за две недели. Когда , все зависит от обстоятельств, ставших причиной для этого. Например, в случае полного прекращения деятельности компании, изменения штатной структуры или численности работающих, труженики информируются не позднее чем за два месяца. А при истечении периода действия срочного соглашения уведомление направляется за три дня.

После этого руководитель должен издать распоряжение об освобождении работающего от занимаемой должности. В данном случае не имеет значения, от кого исходит инициатива прекращения взаимодействия. Издание приказа является обязательным, такая обязанность действующими нормами возложена на руководителя. С содержанием такого документа труженик должен быть ознакомлен под подпись. Распоряжение начальника является основанием для прекращения профессиональной деятельности человека в организации.

В личную рабочую книжку должна быть внесена . В отметке необходимо сделать ссылку на статью ТК РФ, а также указать регистрационный номер и дату приказа руководителя.

В последний трудовой день книжка должна быть вручена человеку, а также перечислены заработанные денежные средства, которые он не успел получить к моменту увольнения.

Варианты выдачи трудовой книжки

Действующими нормами определено, что в день ухода трудовая книжка должна быть выдана её владельцу. По общим правилам передача может быть осуществлена тремя способами.

Первый – личное вручение. То есть в последний день работы сотрудника приглашают в определенное место для передачи документа. На практике чаще всего такое происходит в кадровой службе. Явившийся ставит свою личную подпись в специальной учетной форме – или журнале, за получение документа. Если по каким-то причинам человек не явился, чтобы получить книжку, ему должно быть направлено уведомление о необходимости получения указанного документа.

С момента отправки извещения считается, что руководитель свое обязательство выполнил полностью.

Второй – почтовая пересылка. Такой вариант применяется, если человек по каким-то причинам лично не прибыл за получением книжки. Чтобы реализовать такой способ, необходимо выполнить несколько обязательных условий.

Прежде всего, истребовать у человека личное согласие о почтовой пересылке документа. На практике для этого в уведомлении указывается просьба работающему о необходимости дачи согласия. После получения такового осуществляется пересылка книжки.

Других вариантов общими правилами не предусмотрено. Иными словами, если уведомление было направлено, а человек за книжкой не явился, то документ будет храниться в компании до тех пор, пока владелец не явится за ней лично либо не направит письменное ходатайство о направлении документа по почте.

Третий вариант – личное обращение. Работник, который не получил книжку, может обратиться за её выдачей в любое удобное для него время. В этом случае передача произойдет в течение трех рабочих суток с момента обращения владельца. Такое правило распространяется и на родственников труженика, в случае ухода из жизни последнего.

Случаи, когда возможен возврат по почте

Чтобы уволить труженика, необходимо произвести выдачу трудовой книжки, направить уведомление о необходимости явки за её получением, а в некоторых случаях переслать документ по почте.

В последнем случае такое может быть реализовано при наличии следующих обстоятельств:

1. Отказ от получения документа.

Отказ от получения

Если человек отказывается забрать трудовую книжку, то руководитель имеет возможность вернуть её по почте. Следует отметить, что отказ не возлагает на руководителя компании обязательство по безусловной отправке документа по почте.

Правильным будет документально зафиксировать такое действие труженика. Для этого необходимо составить акт, который оформляется в присутствии не менее двух человек. Перед составлением указанного акта необходимо получить согласие у человека на пересылку, и проинформировать последнего, что в случае, если он согласия не даст, документ направлен ему не будет, вплоть до момента личного обращения. Такие факты необходимо отразить в указанном акте.

Нелишним будет в последующем направить и уведомление по почте. Дело даже не в том, что это является обязанностью начальника. Такой исчерпывающий перечень проведенных мероприятий, позволит избежать проблем в последующем, даже в случае судебного разбирательства.

Отсутствие сотрудника на работе

Ещё одним из поводов отправки трудовой книжки по почте является отсутствие человека на своем месте.

Четкий перечень таких поводов в действующих нормах не указан. Причины могут быть различными – получение травмы, неожиданный , отдаленность фактического места нахождения, совпадения дня увольнения с выходным днем труженика. То есть не всегда в день увольнения труженик может лично явиться за книжкой.

Чаще всего такие причины носят объективный характер, и работающий заранее оповещает руководителя о невозможности личной явки.

Главным условием в данном случае является личное согласие на пересылку. Хотя действующие нормы прямо не указывают на это, но на практике рекомендуется, чтобы такая просьба была оформлена в письменном виде.

Заявление работника

В большинстве случаев человек планирует уход заранее и указывает просьбу о пересылке в своем . Действующие положения не установили четкого образца такого обращения. Безусловно, что оно должно быть оформлено в письменном виде и передано руководителю.

Способы передачи также не оговорены. Соответственно человек может использовать любой, удобный для него. Главное, чтобы обращение было получено руководителем.

Самым распространенным и надежным вариантом, является личное вручение, то есть когда труженик передает бумагу самостоятельно, лично в руки начальнику или через секретаря.

Ещё одним из способов является пересылка обращения по почте. Чаще всего это используется в случаях, если человек не имеет возможности прийти лично, например, ввиду тяжелого заболевания.

Можно передать ходатайство через доверенное лицо. Такой представитель должен иметь на руках оформленную доверенность, которая удостоверена нотариусом. Доверенность будет подтверждать полномочия представителя и свидетельствовать о том факте, что он действует именно от лица владельца трудовой.

Правила составления

Общими положениями не определены те сведения, которые должны быть указаны в обращении труженика. Однако по сложившейся практике необходимо указывать те данные, которые будут отражать суть документа.

В тексте необходимо указать:

• данные о получателе ходатайства – название компании, адрес места фактического расположения;
• сведения о её руководителе – фамилия и инициалы;
• данные о составителе – полные фамилия, имя, отчество, адрес места проживания;
• сама просьба о необходимости почтовой пересылке личной рабочей книжки;
• причины, послужившие этому. В принципе это можно и не указывать;
• точный адрес, куда необходимо направить документ;
• дата составления и личная подпись инициатора.

Если обращение направляет родственник покойного сотрудника, то необходимо приложить документы, которые подтвердят родственную связь с усопшим и удостоверят уход человека из жизни.

Действия работодателя

Работодатель, получив заявление сотрудника о возврате трудовой по почте, должен выполнить ряд простых действий по пересылке.

Стоит обратить внимание, что направление должно произойти в установленный законом срок, то есть в течение трех трудовых суток с момента получения ходатайства.

Правильным будет направить книжку специальной корреспонденцией с почтовым уведомлением. Последнее будет подтверждать тот факт, что посылка получена адресатом.

Вам это будет интересно

Возникнуть потребность в передаче книжки пересылкой, может всегда, когда уволившийся гражданин находится в ином населённом пункте. Например:

1. работает в удалённом филиале, а трудовая хранится в головном офисе учредителя.
2. Выехал в отпуск и не намерен возвращаться, а заявление на отпуск указывает: «с последующим увольнением».
3. Находится в длительной командировке, стажировке и т.п., откуда подал заявление об увольнении.
4. В иных случаях, по усмотрению увольняющегося лица.

При этом работодатель или ответственное за выдачу трудовых книжек лицо, не вправе проявлять инициативу по отправлению документа , невзирая на нормы статей 62 и 77 ТК РФ , которые устанавливают регламент выдачи книжки в последний рабочий день.

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая — третья утратили силу.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Последний рабочий день считается днём увольнения, с увольняющимся работником проводятся взаиморасчёты и выдача документов.

Нужно ли согласие уволенного сотрудника на пересылку?

Этот документ относится к видам документации, предусматривающим особые нормы хранения и передачи. Поэтому здесь требуется соблюдать установленный порядок, согласно которому пересылка допускается только с согласия владельца трудовой .

Такое согласие должно быть получено только в письменной форме, с официальной формулировкой, из которой понятно, что владелец документа просит её выслать по указанному им адресу.

Просьба может выражаться:

• отдельно вписанной формулировкой в заявлении об увольнении – после текста, который изъявляет просьбу об увольнении, с указанием основания и сроков.
• Отдельным заявлением, которое прилагается к заявлению об увольнении или подаётся отдельно после того как оформлена процедура увольнения.
• Передано телеграммой, с удостоверением подписи отправителя оператором телеграфа.

Формулировка может быть следующей: «Прошу выслать трудовую книжку почтовым отправлением по указанному адресу (указывается адрес)». Далее ставится подпись заявителя, с расшифровкой фамилии и указанием даты.

ВАЖНО: Если уволившийся работник планирует получить документ не Почтой России, а иным видом почтового отправления, об этом даётся специальное указание. Здесь же указывается на оплату отправления из личных средств из суммы расчёта или при получении – курьеру.

Пошаговый алгоритм возврата трудовой книжки

Работодатель или уполномоченное за ведение трудовых книжек лицо, делают соответствующую запись. Затем вносят сведения о пересылке в Книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ним, согласно Инструкции № 69 от 10.10.03 г . В графе, где должна ставиться подпись получателя, указывается: «пересылка по почте».

Уполномоченное лицо берёт документ, подготовленный к выдаче, и подходит к оператору почтового отделения. Здесь он оформляет заказное письмо, обязательно:

1. с описью вложения;
2. с уведомлением о доставке.

Опись вложения составляется в двух экземплярах, в которые вписывается: «трудовая книжка, с указанием фамилии и инициалов владельца». Опись удостоверяется оператором почтового отделения.

Один экземпляр описи вкладывается в конверт, а другой остаётся у отправителя. После оформления почтового отправления, отправителю передаётся квитанция почтового отделения об отправке заказного письма.

После получения уведомления о том, что письмо получено адресатом, с работодателя снимается вся ответственность за передачу трудовой. Практически он уже не несёт ответственности после передачи заказного письма и получении квитанции об отправлении.

В случае возникновения спора, ему придётся доказывать, что обязанности по передаче книжки с его стороны выполнены добросовестно.

Заявление с просьбой о пересылке трудовой, документы, подтверждающие отправку заказного письма и получение его адресатом, обязательно подшиваются в личное дело владельца книжки.

– основной документ, подтверждающий наличие отношений между организацией (индивидуальным предпринимателем) и сотрудником в лице гражданина. Она хранится у работодателя, но после увольнения должна быть передана работнику, она является его собственностью. Если сотрудник не забирает книжку лично, при определенных обстоятельствах происходит отправка трудовой книжки по почте при увольнении.

Любой работодатель обязан вести учет сотрудников, трудовые отношения с которыми длятся более чем пять дней. На данный момент документом, который используется для такого учета, считается трудовая книжка. Существующие правовые нормы четко определяют данную обязанность, ровно, как и порядок заполнения книжек, их приобретения, хранения и возврата сотрудникам.

Статья 84.1 Трудового кодекса РФ устанавливает, что любой сотрудник, который увольняется с работы, должен получить назад свою трудовую книжку тогда, когда расторгается его трудовое соглашение. В документ вносится условие о прекращении отношений, основании, после чего он возвращается уже бывшему сотруднику.

Работодатель, который не выполнит все зависящие от него действия, должен будет выплачивать заработную плату в полном объеме до момента ее выдачи. Но если работник просто отказывается принимать документ, не ставит свою подпись или попросту не является на рабочее место, работодателю остается лишь воспользоваться услугами почтовой связи. Эту возможность прямо предусматривает законодатель.

Просто направить книжку не получится. Сначала придется , которое будет содержать указание на необходимость вручения документа. Работник может забрать ее либо передать согласие на отправление почтой, после чего работодатель сможет воспользоваться почтой для выполнения своего обязательства.

Действия работодателя

Существует несколько действий, которые обязательно должен выполнить работодатель:

Направление уведомления фактически освобождает работодателя, которым может быть как организация, так и индивидуальный предприниматель, от выплаты заработной платы до фактической передачи документа. Считается, что соблюдение установленной процедуры выгодно самому работодателю, а уже потом – его бывшему работнику.

Книжка направляется почтой, если работник согласился на подобные действия. Оно могло быть подано и заранее. Отдел кадров должен выслать документ в срок, не превышающий три рабочих дня.

Шаги работника для получения трудовой книжки почтой

Несомненно, сотрудник заинтересован в получении своей трудовой книжки. Вариантов у него два – забрать ее самостоятельно или дать свое согласие на получение книжки через почту. Второй вариант используется, например, если сотрудник избегает личного контакта с бывшим руководством (чаще всего встречается в небольших организациях, где имеют место личные отношения) или если фактически работник уже находится в ином городе/селе. Но возможны и иные случаи.

Главное, что нужно сделать лицу – подать свое согласие на получение книжки почтой. Сделать это можно заранее, например, еще во время работы или уже после увольнения. Такой документ подается как лично, так и через почту.

В согласии должны быть указаны следующие моменты:

• Полные реквизиты сотрудника, а также данные его трудового договора. Указывается его полное имя, в соответствии с официальной документацией, адрес регистрации, а также дата и номер его договора с работодателем.
• Дата расторжения договора (когда согласие подается уже после).
• Выраженное согласие на получение документа почтовым отправлением.
• Адрес для направления письма. Это не обязательно будет место по регистрации, допускается направление и по иным реквизитам.
• Дата заявления и подпись. Без подписи бумага не рассматривается вовсе.

Строгой формы не существует. Документ составляется как угодно, главное, чтобы в нем четко прослеживалось согласие от конкретного сотрудника.

Если заявление будет отсутствовать у работодателя, то книжка будет храниться у него, пока такое согласие не будет получено или пока бывший работник не заберет книжку собственноручно.

Требования к процедуре направления книжки

Законодательство содержит некоторые правила, которые должны соблюдаться работодателем. Их нарушение может повлечь ряд негативных последствий. Следует учесть факторы:

• Направление книжки без выраженного согласия бывшего работника на совершение такого действия не допускается. В такой ситуации она передается на хранение в отдел кадров, а впоследствии в архив.
• В данном случае, для направления документации используется процедура отправки ценных писем, а также . Желательно дополнительно использовать уведомление о вручении. Работодатель сможет отслеживать движение письма по трек-номеру, через официальный сайт Почты России.
• Уведомление об обращении в отдел кадров за получением документации направляется в адрес сотрудника в обязательном порядке. Устного предупреждения будет недостаточно.

Действующее законодательство, а именно статья 84.1 Трудового кодекса РФ, содержит перечень к документу, которым выражается требование к сотруднику о явке в отдел кадров за трудовой книжкой:

• Полные реквизиты сотрудника, то есть его фамилия, имя и отчество. Указывать нужно строго так, как имеется в документации, например, в трудовом договоре.
• Адрес регистрации или места жительства гражданина.
• Реквизиты организации или индивидуального предпринимателя, направляющего уведомление: название (ФИО для ИП), адрес и так далее.
• Исходящий номер уведомления, а также дата заполнения документа.
• Дата, когда соответствующее трудовое соглашение было расторгнуто.
• Сведения о том, что документ не вручался до этого момента ни одним из способов.
• Указание на необходимость вручения бумаги собственноручно или на выражение работником согласия на ее пересылку почтой. У сотрудника должен быть выбор между двумя этими вариантами.
• Адрес, по которому может быть произведена передача документа, например, адрес отдела кадров.
• Реквизиты сотрудника, который подписывает письмо, а также печать организации или ИП, если имеется.
Напишите свой вопрос в форму ниже

Руководитель обязан в последний день работы сотрудника выдать ему расчет и трудовую книжку с занесением соответствующей записи об увольнении. Возможно, работник не согласен с причиной увольнения и отказывается забирать трудовую книжку или по какой-либо причине отсутствует в день расторжения договора на работе. Тогда следует в этот же день отправить ему заказное письмо о необходимости получения им трудовой книжки или получении письменного согласия на отправление ее почтой. Выслать трудовую книжку по почте считается возможным, если имеется от сотрудника письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

После получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение не более трех дней (рабочих).

Для этого необходимо:

• рассылайте уведомления уволенному сотруднику по всем адресам, известным вам}
• не забывайте, что согласие работника об отправке трудовой книжки по почте должно быть обязательно письменным}
• передайте трудовую книжку из центрального офиса в филиал, если сотрудник работал именно здесь}
• не передавайте трудовую книжку третьим лицам, для этого нужна доверенность, оформленная нотариально.

Что может предпринять уволенный сотрудник

Если уволенный работник по какой-либо причине не получил трудовую книжку, он имеет право написать на работодателя заявление в суд о нанесении морального ущерба. В качестве доказательства можно предъявить справку об имеющемся заболевании после увольнения. Необходимо доказать, что это заболевание связано с нервным срывом по причине отсутствия трудовой книжки. К примеру, невозможно было устроиться на другую работу, возникли трудности с пенсионным оформлением и тому подобное. В случае признания вины работодателя работнику выплачивается денежная компенсация.

Если задерживается выдача книжки по вине работодателя, уволенному сотруднику выплачивается средняя заработная плата за время непредвиденного прогула, дата увольнения переносится на тот день, когда книжку отдали на руки работнику. Об этом следует издать новое распоряжение или приказ, занести запись в книжку.

Нет сотрудника и нет письменного согласия от него на пересылку книжки

Если длительный срок по неизвестным причинам работник отсутствует на работе и не дает письменное согласие на пересылку ему трудовой книжки, то существуют два варианта:

1. Храните книжку до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет.
2. Обратитесь в суд с иском. Укажите, что не нашли возможности, как отправить трудовую книжку по почте. На основании решения суда прекратите трудовое соглашение с этим сотрудником. В трудовую книжку внесите соответствующую запись, основанную приказом об увольнении по решению суда.

Выдается трудовая книжка даже в том случае, если работник не рассчитался с бухгалтерией. Ни работодатель, ни сотрудник кадрового отдела, ни какое-либо доверенное лицо не имеют права шантажировать увольняющегося работника, манипулируя трудовой книжкой.

При любой проверке инспекцией по труду обнаружатся книжки всех уволенных сотрудников. Если не будет оснований для их хранения в организации, то работодателю грозит наложение штрафа в размере до 50 000 рублей (возможно, даже за каждый необоснованно хранящийся документ).

Главная » Гражданское право » Как вернуть трудовую книжку по почте? Можно ли отправить трудовую книжку по почте без согласия работника Вернуть трудовую книжку по почте заявление.