О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

2. Приказ Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", зарегистрированный в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г., регистрационный N 2508, признать утратившим силу.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Д.М. Амунца.

Министр А.С. Соколов

Регистрационный N 7418

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

I. Общие положения

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

2.5. Бланки документов

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.7.1. Приказ, распоряжение

2.7.2. Положение, правила, инструкция

2.7.3. Протокол

2.7.4. Служебные письма

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.2. Организация доставки документов

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.6. Учет количества документов

3.7. Работа исполнителей с документами

IV. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.2. Организация поисковой системы по документам

V. Контроль исполнения документов

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

6.1. Составление номенклатур дел

6.2. Формирование и оформление дел

6.3. Организация оперативного хранения документов

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.1. Экспертиза ценности документов

7.2. Подготовка и передача документов в архив

Приложение N 1Образец оформления законопроекта

Приложение N 2Образец оформления проекта Указа Президента Российской Федерации

Приложение N 3Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Приложение N 4Образец оформления постановления федеральной службы

Приложение N 5Образец оформления приказа министерства

Приложение N 6Образец оформления приказа федерального агентства

Приложение N 7Образец оформления распоряжения министерства

Приложение N 8Образец оформления положения

Приложение N 9Образец оформления полного протокола

Приложение N 10Образец оформления краткого протокола

Приложение N 11Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства

Приложение N 12Образец оформления общего углового бланка федерального агентства

Приложение N 13Образец оформления углового бланка письма министерства

Приложение N 14Образец оформления углового бланка письма федерального агентства

Приложение N 15Образец оформления продольного бланка письма министерства

Приложение N 16Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства

Приложение N 17Образец оформления бланка должностного лица министерства

Приложение N 18Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства

Приложение N 19Форма справки о документообороте

Приложение N 20Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти

Приложение N 21Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти

Приложение N 22Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 23Форма листа-заверителя дела

Приложение N 24Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 25Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Приложение N 26Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

I. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется - Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством.

1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) федерального органа исполнительной власти.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.1.1. Федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывают проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.

2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - Российская Федерация - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - Федеральный Конституционный закон или Федеральный закон - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

Раздел I
Право собственности и другие вещные права

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 1.

2.1.4. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

РАЗРАБОТАНО

(наименование организации)

1 Область применения

В настоящей инструкции использованы следующие документы:

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536;

ГСДОУ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33;

Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД, Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002., М.,2002;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Федеральной архивной службой России. 2000 г.;

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;

3.1.1 акт : Документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

3.1.2 бланк документа : Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа (ГОСТ Р 51141).

3.1.3виза официального документа : Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (ГОСТ Р 51141).

3.1.4 дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141).

3.1.5 делопроизводство; документационное обеспечение управления : Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141).

3.1.6 докладная записка : вид служебного документа, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами, просьбами и предложениями составителя.

3.1.7 документ (document , record ) : зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО 15489-1).

3.1.8 документооборот : Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141).

3.1.9 входящий документ; поступивший документ : Документ, поступивший в учреждение (ГОСТ Р 51141).

3.1.10 исходящий документ; отправляемый документ : Официальный документ, отправляемый из учреждения (ГОСТ Р 51141).

3.1.11 внутренний документ : Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации (ГОСТ Р 51141).

3.1.12 гриф согласования : Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 51141).

3.1.13 выделение документов к уничтожению : Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению (ГОСТ Р 51141).

3.1.14 внутренняя опись документов дела : Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов (ГОСТ Р 51141).

3.1.15 журнал: Документ, составляемый по определенной форме и содержащий периодические записи сведений, событий, операций, решений, входящих и исходящих документов и т.д.

3.1.16 заголовок официального документа : Реквизит документа, кратко излагающий его содержание (ГОСТ Р 51141).

3.1.17 контроль исполнения документов : Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов (ГОСТ Р 51141).

3.1.18 срок исполнения документа : Срок, установленный нормативно- правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией (ГОСТ Р 51141).

3.1.19 копия документа : Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (ГОСТ Р 51141).

3.1.20 номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141).

3.1.21 организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения (ГОСТ Р 51141).

3.1.22 официальный документ : Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141).

3.1.23оформление документа : Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования (ГОСТ Р 51141).

3.1.24подлинник (официального) документа : Первый или единичный экземпляр официального документа (ГОСТ Р 51141).

3.1.25 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица (ГОСТ Р 51141).

3.1.26 приказ: Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед предприятием.

3.1.27 протокол: Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях, заседаниях, конференциях.

3.1.28 распоряжение: Правовой акт, издаваемый руководителем подразделения по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.1.29 резолюция документа : Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение (ГОСТ Р 51141).

3.1.30 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 51141).

3.1.31 служебное письмо : Обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-либо, уведомления о чем-либо.

3.1.32 служебная записка : Вид служебного документа о выполнении какой-либо работы и направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению.

3.1.33 объяснительная записка : Вид служебного документа, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

3.1.34 юридическая сила документа : Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141).

3.1.35 регистрация документа : Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141).

3.1.36 телефонограмма: Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.

3.1.37 гриф утверждения: Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию (ГОСТ Р 51141).

3.1.38 формирование дела : Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141).

3.1.39 факс или телефакс: Любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи.

3.1.40 экспертиза ценности документов : Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев (ГОСТ Р 51141).

3.1.41 служебная командировка : Поездка работника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

3.1.42 уничтожение (destruction): ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления (ГОСТ Р ИСО 15489-1).

4 Требования

4.1 Распределение ответственности

Распределение ответственности между должностными лицами и отделами организации:

4.1.1 Начальник АО отвечает за:

Организацию делопроизводства в организации;

Работу секретарей руководителей;

Организацию работы архива организации.

4.1.2 Делопроизводители канцелярии отвечают за:

Методическое руководство и контроль соблюдения требований инструкции по делопроизводству;

Обработку входящих, исходящих, внутренних документов, доставку (направление) их по назначению;

Регистрацию приказов, распоряжений;

Своевременное обеспечение отделов (подразделений) копиями приказов и распоряжений.

4.1.4 Секретарь руководителя организации отвечает за:

Своевременное представление документации руководителю и передачу документации с резолюцией руководителя в АО;

Регистрацию решений руководителя;

Своевременное обеспечение отделов (подразделений) копиями решений;

Оформление дел для сдачи в архив (в том числе решения).

4.1.5 Заведующая архивом АО отвечает за:

Составление сводной номенклатуры дел организации;

Составление сводной описи дел постоянного хранения и описи дел долговременного хранения;

Прием дел для хранения в архиве;

Хранение дел в архиве.

4.1.6 Руководители отделов (подразделений) отвечают за:

Организацию делопроизводства в отделе (подразделении), назначение ответственного за делопроизводство;

Сохранность документации, поступающей в отдел (подразделение);

Исполнение документов.

4.1.7 Ответственные за делопроизводство в отделах (подразделениях) отвечают за:

Ведение делопроизводства в отделе;

Оперативное хранение документов;

Составление номенклатуры дел отдела;

Оформление дел для сдачи в архив.

4.2 Общие положения

4.2.1 Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге (или других носителях) по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

4.2.2 Настоящая инструкция регламентирует порядок подготовки и оформления следующих видов служебных документов:

1) Распорядительных:

Приказов;

Распоряжений;

Решений.

2) Организационных:

Договоров (контрактов).

3) Справочно-информационных:

Служебных (докладных) записок.

4) Протоколов, являющихся одновременно справочно-информационными и распорядитель- ными документами.

4.2.3 Для оформления большинства служебных документов используются бланки. Бланки изготавливаются на стандартных листах белой (или светлых тонов) бумаги формата А4 (210 х 297 мм). При оформлении документов компьютерным способом бланки вводятся в память электронной техники.

4.2.4 Каждый бланк имеет свой набор реквизитов и используется строго по назначению (недопустимо использовать бланки писем для издания распорядительных документов).

4.2.5 Формы видов бланков, принятых в организации, приведены в приложениях 1,2,3

4.2.6 В случае изменения реквизитов бланка (или одного из них) вносятся изменения в данную инструкцию.

Бланки с утратившими актуальность реквизитами изымаются из документооборота и заменяются новыми.

4.2.7 При изготовлении организационно-распорядительных документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова страница (стр.), без использования дефисов, кавычек и других знаков.

4.2.8 Документы печатаются шрифтом № 12, 13, 14.

4.3 Требования к оформлению служебных документов

4.3.1 Реквизиты

Всего существует 30 реквизитов, оформление которых регламентирует ГОСТ Р 6.30, согласно которому:

Реквизиты:

01 по 10 - наименование организации, эмблема, справочные данные об организации, наименование вида документа и т.д. (как правило, заносятся в бланк документа);

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

4.3.2 Дата документа (реквизит 11)

Датой документа является дата его подписания (для приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д.), утверждения (для инструкций, графиков, планов, отчетов и т.д.) или дата события, зафиксированного в нем (для протоколов, актов).

Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две и более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются все стадии оформления и обработки документа. По этим датам устанавливается, где произошла задержка в работе с документом. Дата входит составной частью в реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

П р и м е р

В документах, содержащих сведения финансового характера, допускается словесно-цифровой способ оформления дат - 15 мая 2011 г. Дата оформляется без кавычек.

При подготовке документа к подписанию заранее печатается год, а число проставляется руководителем, подписывающим документ.

4.3.3 Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

Регистрационный номер документа является его порядковым номером в течение года (с января по декабрь).

Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляется буква к (кадры).

Регистрационный номер внутренних, исходящих документов, кроме порядкового номера, может дополняться условным обозначением (индексом) отдела (подразделения), составившего документ, номером дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа).

П р и м е р

Акт № 00-14-28,

где: 00 -индекс отдела, 14- номер дела по номенклатуре, 28 - порядковый номер отправляемого документа.

4.3.4 Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ или на основании которого готовится следующий документ.

4.3.5 Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается для определения составителя документа (отдела, подразделения). Реквизит используется в основном для внутренних документов.

4.3.6 Адресат (реквизит 15)

Адресатом может быть организация, отдел (подразделение), должностное или физическое лицо.

Максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих составных частей:

Наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

Наименование отдела (подразделения (в именительном падеже));

Указание должности получателя (в дательном падеже);

Инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией);

Почтовый адрес.

Каждая из указанных частей адресата печатается с новой строчки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки должна не превышать 9-10 см и ограничиваться правой границей текстового поля. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся. Допускается центровать каждую строчку адресата по отношению к самой длинной строке.

Для внутренних документов указываются: название отдела (подразделения), должность, инициалы и фамилия должностного лица, которому подается документ.

П р и м е р

Начальнику (наименование отдела (подразделения))

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

П р и м е р

Иванову И.И.

ул. Петрова, д.55, кв.13,

г. Иваново (индекс города)

При адресовании документа юридическому лицу указывается наименование организации, затем почтовый адрес.

П р и м е р:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул.,д.82, Москва, (индекс)

ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»

Директору Департамента распространения информационной продукции

И.И. Ивановой

Гранатовый пер.,д.4,

На одном документе помещается не более 4-х адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не проставляется. Если адресатов больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один конкретный адрес. Список на рассылку составляется тем, кто готовил документ.

4.3.7 Гриф утверждения документа (реквизит 16)

После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. Слово УТВЕРЖДАЮ печатается прописными буквами без кавычек.

Утверждаются, как правило, следующие виды документов: акты, задания, инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.), отчеты, планы, положения, программы, сметы, структура и штатная численность, устав организации, штатные расписания и изменения к ним и т.д.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (приказом руководителя компании, иногда протоколом) или должностным лицом.

П р и м е р

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

______________ _______________

личная подпись И.О. Фамилия

________________________________

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа другим документом указываются наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата, номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждаемого документа (акт - утвержден, инструкция - утверждена, правила - утверждены, положение - утверждено).

П р и м е р

УТВЕРЖДЕНА

приказом (наименование компании) от (дата) № _____

4.3.8 Резолюция (реквизит 17)

Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По характеру текста резолюции могут быть двух видов:

Резолюции, содержащие решение вопроса (например: "отказать", "выделить" и т.д.);

Резолюции, содержащие указание на порядок подготовки вопроса.

Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя; что поручается - характер и порядок решения вопроса; срок исполнения.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа. Инициалы исполнителя указываются после фамилии.

Резолюция часто является основанием постановки документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

4.3.9 Заголовок к тексту (реквизит 18)

Заголовок является обязательным реквизитом любых документов (за исключением извещений, телеграмм).

Заголовок включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок чаще всего отвечает на вопрос: "о чем?", " о ком?".

П р и м е р

Письмо - Об открытии фирмы;

Договор - О поставках металла;

Положение - О финансовом отделе.

В таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила, заголовок отвечает на вопрос: кого (чего)? Например: должностная инструкция - секретаря; протокол - заседания совета; акт - приема помещения; правила - трудового распорядка и др.

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно. Например: "О создании приемной комиссии".

Заголовок составляется тем, кто готовит документ. Заголовок печатается без кавычек, не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

4.3.10 Отметка о контроле (реквизит 19)

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (Контроль) в правом верхнем углу документа.

4.3.11 Текст документа (реквизит 20)

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Важнейшими требованиями к тексту являются: достоверность, объективность, максимальная краткость при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основание, цели составления документов. Во второй - решения, выводы, предложения и рекомендации.

В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, в объяснительных записках, заявлениях, в большей части докладных записок текст излагается от первого лица (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (правление решило).

В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем), а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает … и предлагает).

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. Абзац печатается, отступив пять печатных знаков от начала строки. Абзац должен быть одинаковым по всему тексту документа.

Тексты документов сложных, больших по объему разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Количество номеров в нумерации не должно быть больше четырех.

П р и м е р

2.1 ; 2.1.2 ; 2.1.2.3

Если в тексте документа содержится таблица, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже.

Нельзя включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку" (№ п/п).

4.3.12 Отметка о наличии приложения (реквизит 21)

Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

П р и м е р

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы с красной строки всегда в единственном числе.

Если приложение в тексте не названо, его наименование дается в отметке о приложении с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют:

П р и м е р

Приложение:1Правила по составлению и оформлению документов компании на 5 л. в 4 экз.

2 Альбом унифицированных форм компании на 18 л.

Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

П р и м е р

Приложение: письмо Минэкономразвития РФ от 15.05.2011 № 00-000 и приложение к нему, всего на 6 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

П р и м е р

Приложение: на 2л. в 6 экз. только в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:

П р и м е р

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в 3 экз.

В приложении к распорядительному документу на первом листе приложения в правом верхнем углу пишут:

Приложение № 2

от 15.05.2011 № 000

4.3.13 Подпись (реквизит 22)

Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

П р и м е р

Руководитель компании Личная подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия

Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается "зам." или "и.о.") и указывается его фамилия. Проставление косой черты или предлога "за" перед указанием должности не допускается.

4.3.14 Гриф согласования документа (реквизит 23)

Грифом согласования оформляют внешнее согласование документа (согласование вне организации).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования:

П р и м е р

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела

Личная подпись И.И. Иванов

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания комиссии _____________________

от 15.05.2011 № 000

4.3.15 Визы согласования документа (реквизит 24)

Проекты подготовленных документов перед подписанием согласовываются с заинтересованными отделами (подразделениями), отдельными должностными лицами.

Внутреннее согласование (согласование внутри организации) оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования:

П р и м е р

Начальник юридического отдела Личная подпись, дата И.И. Иванов

В случае несогласия визирующего с теми или иными пунктами документа он излагает замечания на отдельном листе, подписывает и прилагает к документу. Виза согласования в этом случае оформляется следующим образом:

П р и м е р

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела Личная подпись, дата И.И. Иванов

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части последнего листа копии отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

4.3.16 Оттиск печати (реквизит 25)

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и не закрывать его подписи.

Печать предприятия проставляется на подлинниках документов, подписанных руководителем организации или лицами, право подписи которым им делегировано.

Письма, выполненные на бланке, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Печати с воспроизведенными названиями отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия и т.п.) проставляются на справках; командировочных удостоверениях; копиях документов, выходящих за пределы организации; при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов, дверей сейфов и т.д.

4.3.17 Отметка о заверении копии (реквизит 26)

Копия документа заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие копии подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись" и включает в себя надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения:

П р и м е р

Инспектор ОК Личная подпись И.И. Иванова

Заверение копий приказов, распоряжений в организации проводится работником административного отдела в соответствии с должностной инструкцией именным штампом, в оттиске которого прописывается от руки дата заверения и проставляется личная подпись работника.

4.3.18 Отметка об исполнителе (реквизит 27)

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, название отдела. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (оформляют от левого поля):

П р и м е р

И.И. Иванов, ()

Код города(номер телефона)

Точки или разделительный знак в номере телефона не ставятся.

4.3.19 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такового, краткие сведения об исполнении, слова "в дело", номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель отдела (подразделения). Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части:

П р и м е р

Сообщено по телефону И.И. Ивановой 15.05.2011

В дело 01-16

П.П. Петров. 18.05.2011

Ответ направлен

15.05.2011 № 00-00/000

В дело 01-16

П.П. Петров. 18.05.2011

4.3.20 Отметка о поступлении документа в организации (реквизит 29)

Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметку о получении располагают на нижнем поле документа.

4.3.21 Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30)

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая дату и другие установленные поисковые данные. Применяется при использовании электронной почты.

5 Особенности подготовки и оформления отдельных видов

документов

5.1 Распорядительные документы

Проекты распорядительных документов готовятся отделами (подразделениями) по поручению руководства организации или по собственной инициативе.

Срок согласования проектов распорядительных документов конкретными должностными лицами составляет один рабочий день.

5.1.1 Приказы по организации

5.1.1.1 Приказ по основной деятельности.

Проект приказа по основной деятельности по организации готовится исполнителем на бланке приказа (приложение 1 ) не менее чем в шести экземплярах.

В приказе обязательно формулируется заголовок (реквизит 18, п. 4.3.9).

Текст приказа (реквизит 20, п.4.3.11) состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д.

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Если приказ готовится во изменение ранее оформленного приказа, то на согласование такой проект приказа передается с копией изменяемого приказа.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами, затем ставится двоеточие.

В распорядительной части должны содержаться перечисления предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Контроль возлагается, как правило, на вышестоящее должностное лицо.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

В приказ не включается пункт "Приказ довести до сведения …". Отделы (подразделения (должностные лица)), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель оформляет на обороте первого листа проекта приказа только на первом экземпляре.

Начинается указатель со слова РАЗОСЛАТЬ, далее идет перечисление должностных лиц и отделов (подразделений), после чего исполнитель ставит свою подпись.

Состав должностных лиц, участвующих в согласовании проекта приказа, определяет руководитель отдела, подготовившего проект. Он же обеспечивает правильность оформления очередности согласования - визы согласования располагаются в последовательности, соответствующей уровням занимаемых должностей (снизу - вверх).

Если в процессе согласования в проект вносятся значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию после доработки.

Визы согласования проставляются только на первом экземпляре проекта приказа.

Отметка об исполнителе (реквизит 27, п. 4.3.18) указывается в нижнем левом углу последнего листа проекта приказа.

При наличии приложений к приказу на первом листе приложения в верхнем правом углу пишут:

Приложение № ___

к приказу (наименование компании)

от 15.05.2011 № _____

Приложение к приказу подписывается руководителем отдела (подразделения), подготовившим приложение.

Проект приказа обязательно сопровождается реестром на согласование (приложение 4 ). Исполнитель вносит в соответствующую графу фамилии и инициалы должностных лиц, согласующих проект приказа, в порядке согласования.

Должностные лица, визирующие проект приказа, указывают в реестре даты получения и возврата проекта, обеспечивая своевременное прохождение документа при согласовании.

Приказ подписывается руководителем организации или лицом, которому данное право делегировано.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Внесение исправлений в приказ после его подписания не допускается.

Делопроизводитель канцелярии регистрирует приказ в журнале регистрации приказов по организации, проставляет регистрационный номер и дату на самом приказе, а также на реестре согласования; делает копии приказа (при необходимости), заверяет их и направляет исполнителям согласно указателю рассылки.

Подлинник приказа подшивается в дело.

Ознакомление с другими приказами по основной деятельности производится персоналом отдела (подразделения) в листах ознакомления.

5.1.1.2 Приказы по административно-хозяйственным вопросам

Оформление, согласование, подписание, регистрация приказов по административно-хозяйственным вопросам, обеспечение отделов (подразделений) копиями приказов осуществляются так же, как и приказов по основной деятельности.

Отдел (подразделение) готовит проект приказа по организации о работе в выходные или праздничные дни. Привлекаемый на работу персонал подразделения на обратной стороне первого листа проекта приказа выражает свое письменное согласие на работу в выходные или праздничные дни.

Ознакомление с постановлениями приказов о наказании работников производится на обратной стороне первого листа подлинника приказа в АО в трехдневный срок.

Регистрационный номер приказов по административно-хозяйственным вопросам формируется из порядкового номера и буквы в,

например - 1090/в.. кроме приказов о работе в выходные и праздничные дни

5.1.1.3 Приказы по личному составу.

К приказам по личному составу относятся приказы:

О приеме работника на работу;

О переводе работника на другую работу;

О предоставлении работнику отпуска;

О прекращении действия трудового договора с работником;

О направлении работника в командировку;

О поощрении работника;

О присвоении разряда и т.д.

Проекты приказов по личному составу (по кадровым вопросам) готовит отдел кадров на основании соответствующих документов. Оформляются проекты приказов по личному составу по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, формы №№: Т-1; Т-1а; Т-5; Т-5а; Т-6; Т-6а; Т-8; Т-8а; Т-11; Т-11а.

Порядок согласования проекта приказа по личному составу такой же, как и приказа по основной деятельности.

Подписывает приказ по личному составу руководитель организации или должностное лицо, которому это право делегировано.

Отдел кадров регистрирует приказы по личному составу, делает копии приказов или выписки из приказов и направляет их в необходимые отделы (подразделения).

Отдел кадров выполняет работу по оформлению дел с приказами по личному составу, обеспечивает их сохранность и передачу в архив в установленном порядке (п. 9).

5.1.2 Приказ по отделу (подразделению) (приложение 5)

Приказ по отделу (подразделению) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

В верхней части листа указываются наименование компании, слово ПРИКАЗ (прописными буквами), наименование отдела (подразделения), дата, регистрационный номер приказа.

Текст оформляется так же, как и текст приказа по организации.

Подписывает приказ руководитель отдела (подразделения). Оформление подписи производится в соответствии с требованиями настоящей инструкции, п. 4.3.13.

Приказ регистрируется в отделе (подразделении) ответственным за делопроизводство.

Подлинник (первый экземпляр) приказа, подписанный руководителем отдела (подразделения), не выдается в другие отделы. При необходимости делаются копии приказа, которые предоставляются по назначению.

Подлинники (первые экземпляры) приказов подшиваются в дела, включенные в номенклатуру дел данного отдела (подразделения), и хранятся в этом отделе (подразделении) в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел.

5.1.3 Распоряжение по организации

Проект распоряжения по организации готовится на бланке (приложение 2) не менее чем в шести экземплярах.

В проекте распоряжения по организации указываются те же реквизиты, что и в приказе по основной деятельности.

Констатирующая часть распоряжения отделяется от распорядительной части словом ОБЯЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без кавычек, затем ставится двоеточие.

Текст распоряжения может состоять только из распорядительной части.

Отметка об исполнителе (реквизит 27, п.4.3.18) оформляется в нижнем левом углу последнего листа проекта распоряжения.

Подписывается распоряжение по организации руководителем организации, директором техническим, заместителями руководителя.

Делопроизводитель канцелярии АО регистрирует распоряжение в журнале регистрации распоряжений, проставляет регистрационный номер и дату на распоряжении и на реестре согласования. Подлинник распоряжения подшивается в дело. Делопроизводитель канцелярии АО делает копии распоряжений (при необходимости) и направляет их согласно указателю рассылки.

5.1.4 Распоряжение по отделу (подразделению)

5.1.4.1 Распоряжение по отделу (подразделению) оформляется на бумаге формата А4 на бланке (Приложение 6).

В верхней части первого листа распоряжения указываются:

Наименование организации,

Слово РАСПОРЯЖЕНИЕ, печатающееся прописными буквами,

Наименование отдела (подразделения),

Дата и регистрационный номер распоряжения.

Текст оформляется так же, как и текст распоряжения по организации.

Подписывает распоряжение руководитель отдела (подразделения). Оформление подписи производится в соответствии с требованиями п. 4.3.13 настоящей инструкции.

Распоряжение регистрируется в отделе (подразделении) ответственным за делопроизводство в подразделении.

Подлинник распоряжения подшивается в дело, включенное в номенклатуру дел данного отдела (подразделения), и хранится в подразделении в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел.

5.1.5 Решение (приложение 7 )

Проект решения готовится исполнителем на бумаге формата А4 .

На первом листе решения указывается вверху наименование организации. Вид документа РЕШЕНИЕ (должность руководителя) печатается прописными буквами.

Указываются дата и регистрационный номер.

Текст имеет констатирующую и распорядительную части, разделяемые словом РАЗРЕШАЮ, которое печатается прописными буквами.

Подписывается решение соответствующим руководителем.

Визы согласования и подпись оформляются на всех экземплярах решения.

Оформляется реквизит об исполнителе в соответствии с п.4.3.18 настоящей инструкции.

Секретарь руководителя регистрирует решение в журнале регистрации решений, проставляет регистрационный номер и дату. Подлинник решения подшивается в дело. Секретарь- руководителя делает необходимое количество копий решения и направляет их согласно указателю рассылки.

5.2 Протокол (приложение 8 )

5.2.1 Протокол оформляется на бумаге формата А4.

В заголовочной части протокола указываются:

Наименование организации;

Вид документа (протокол);

Дата и номер;

Заголовок текста протокола.

5.2.2 Датой протокола является день проведения заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания:

П р и м е р

15.05.2011 или 10 - 15.05.2011

5.2.3 Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

5.2.4 Заголовок текста протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже:

П р и м е р ы

ПРОТОКОЛ … заседания коллегии;

ПРОТОКОЛ … собрания трудового коллектива;

ПРОТОКОЛ … совещания начальников отделов (подразделений).

5.2.5 Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Вводная часть начинается с указания фамилий и инициалов председателя и секретаря заседания.

После этого с новой строки печатается слово "Присутствовали", и перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствовавших на заседании. При большом количестве участников совещания (заседания) их фамилии в протоколе не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество. Списки участников становятся одним из приложений к протоколу. В таком случае в протоколе указывают:

П р и м е р

Присутствовали: 35 человек (список прилагается)

Затем оформляется повестка дня: перечисляются обсуждаемые вопросы, фамилии выступающих.

Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ -ПОСТАНОВИЛИ.

Постановляющая часть следует после слова ПОСТАНОВИЛИ.

5.2.6 Протокол подписывают председатель и секретарь совещания.

Решения, принятые на заседании, доводятся до соответствующих лиц рассылкой им копий протокола либо выписок из протокола (приложение 9).

При составлении выписки из протокола воспроизводят заголовочную, вводную части текста; тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка; текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись (реквизит 26). Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

5.3 Акт (приложение 10)

В акте указывают:

Наименование организации;

Наименование вида документа (акт);

Дату и номер (индекс);

Заголовок;

Отметку о наличии приложений;

Подпись;

Гриф утверждения.

Датой акта является дата события.

В тексте указывают:

Наименование документа, в соответствии с которым была создана комиссия, его автора, дату, номер и заголовок;

Состав комиссии;

Должностные лица, присутствовавшие во время работы комиссии (если они были). Фамилии присутствовавших и фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами;

Цели и задачи проведения работы;

Установленные факты.

Часть акта, содержащая выводы или заключения, необязательна.

В акте указываются число экземпляров акта и их местонахождение.

Акт подписывают председатель и все члены комиссии без указания должностей.

5.4 Служебные, докладные, объяснительные записки

Служебные, докладные, объяснительные записки оформляются на белом листе бумаги формата А4, А5.

При оформлении служебных, объяснительных, докладных записок (приложение 11,12) обязательно указывают: наименование организации (при отправлении вышестоящему органу), наименование отдела (подразделения) - автора документа, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дату, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Докладная записка - это документ, адресованный вышестоящему должностному лицу, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка - это вид служебного документа, направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению.

Текст служебной (докладной) записки состоит из двух частей: первая - констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

Подписывает служебные, докладные, объяснительные записки составитель.

Копии служебных, докладных, объяснительных записок, остающиеся в отделе (подразделении) могут оформляться на оборотной стороне ранее использованного листа бумаги с перечеркиванием старого текста.

5.5 Факс или телефакс

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: письмо, протокол, акт, договоры, отчеты и т.д. Документы, передаваемые по факсу, представляют в канцелярию для отправки в одном экземпляре с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме исполнитель в реквизите 15(п.4.3.6) дополнительно указывает номер факса адресата.

Делопроизводитель канцелярии регистрирует документ в журнале регистрации исходящих документов, передает его в цех связи, работники которого на документе проставляют дату и время отправки, возвращают его в канцелярию, после чего делопроизводитель возвращает документ исполнителю.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего отдела (подразделения).

Документы, поступающие в организацию по факсу, регистрирует делопроизводитель канцелярии в журнале регистрации входящих факсов и передает по назначению в день их приема (срочные - немедленно). Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

5.6 Служебные письма

Служебные письма, отправляемые за пределы компании, оформляются на бланке письма (приложение 3).

В письме обязательно указывают:

Адресат (при отправке факсом дополнительно указывают номер факса);

Заголовок;

Должность, фамилию и инициалы подписывающего;

Фамилию, имя, отчество и городской номер телефона составителя;

Отметку о приложении (при его наличии).

Составитель письма подготавливает столько экземпляров письма, сколько указано адресатов, плюс одну копию (обратник), которая после обработки в канцелярии возвращается составителю.

Копия письма (обратник) оформляется на чистом листе бумаги формата А4 (не на бланке)

Если письмо оформлено на двух и более листах, то на бланке оформляется только первый лист.

Составитель письма и руководитель отдела (подразделения) визируют копию письма (обратник), после чего передают письмо на подписание. Обратник подкалывается к письму.

Служебные письма, оформленные в 1-ом экземпляре (например, служебные письма, отправляемые по факсу), составитель и заинтересованные лица визируют на обратной стороне письма.

Служебные письма, в зависимости от рассматриваемых в них вопросов, могут подписывать руководитель компании, заместители руководителя, главный бухгалтер и другие должностные лица, которым делегировано (приказ по предприятию, доверенность и т.д.) право подписи (в пределах полномочий, определенных должностными инструкциями).

Служебные письма делопроизводитель канцелярии регистрирует в журнале регистрации исходящих документов и отправляет по адресу.

При отсутствии копии письма (обратника) или приложений (о которых есть отметка в тексте письма), а также в случае небрежного или неправильного оформления письма, делопроизводитель канцелярии возвращает документ на доработку составителю.

Служебные письма не требуют удостоверения печатью, так как оформляются на бланке компании. Исключения составляют гарантийные письма.

5.7 Телефонограмма (приложение 13).

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения.

Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.

Телефонограмма содержит не более 50 слов.

Телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги формата А5 или А4.

При оформлении телефонограммы обязательно указывают следующие реквизиты:

Исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы;

Телефон, должность, фамилию, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму;

Подпись лица, принявшего телефонограмму, его инициалы и фамилию;

Входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

6 Организация документооборота и исполнения документов

6.1 Доставка документов в организацию

Доставка документов в организацию осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей, печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают: факсы или телефаксы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Документы могут доставляться в организацию нарочным.

6.2 Прием, обработка и распределение входящих документов

Прием и первичная обработка документов, поступающих в организацию, осуществляется делопроизводителями канцелярии АО.

Делопроизводитель канцелярии проверяет правильность доставки документов.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почту. Заказная корреспонденция получается под роспись.

Документы, полученные работниками организации при командировках в других организациях или от посетителей, должны немедленно передаваться в канцелярию для регистрации.

Делопроизводитель вскрывает конверты, проверяет правильность вложений и их целостность. При получении корреспонденции без указанных в сопроводительном письме приложений или других вложений, делопроизводитель АО оформляет Акт в 3-х экземплярах (приложение 14) о некомплектности и передает его вместе с корреспонденцией на рассмотрение руководству. Один экземпляр акта направляется в адрес отправителя корреспонденции, второй экземпляр подшивается в АО, третий экземпляр направляется в подразделение получатель корреспонденции.

Не вскрываются конверты, имеющие надпись «лично». Такие письма передаются в соответствующие структуры.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам.

Делопроизводитель регистрирует поступившие документы: на нижнем поле проставляет дату поступления и регистрационный номер, заполняет карточку регистрации входящей корреспонденции.

Не подлежат регистрации документы:

6 Прейскуранты (прайс-листы).

8 Формы статотчетности.

9 Приглашения на семинары.

11 Пакеты с пометкой "лично".

Заявления, доставленные в канцелярию по каналам почтовой связи или нарочным, регистрируются как входящие документы.

Документы, доставляемые в организацию нарочным, передаются через почтовый ящик канцелярии предприятия. Изъятие документов из почтового ящика осуществляется делопроизводителем канцелярии ежедневно.

Все поступившие документы после предварительного рассмотрения в канцелярии АО направляются руководству, в отделы (подразделения).

Рассмотренные руководством документы (с резолюцией) возвращаются в канцелярию, делопроизводитель делает отметку в карточке регистрации о дальнейшем передвижении документа.

Если в резолюции руководителя определено несколько исполнителей, то подлинник документа направляется должностному лицу, чья фамилия в резолюции значится первой, остальным исполнителям передаются копии.

6.3 Организация обработки и отправки исходящих документов

Обработка и отправка исходящих (отправляемых) документов осуществляются канцелярией АО.

Такие документы, как планы, акты, договоры, бухгалтерские документы (счета, счета-фактуры, акты выполненных работ) и т.п., должны сопровождаться письмами. Исполнитель письма несет ответственность за правильное его оформление и за наличие в полном объеме документов, прилагаемых к нему.

Делопроизводитель канцелярии АО, получив документ к отправке, проверяет правильность его оформления:

Оформление письма на бланке;

Наличие подписи;

Наличие заголовка;

Правильность адресования;

Наличие отметки об исполнителе;

Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Делопроизводитель регистрирует письмо: присваивает ему регистрационный номер, проставляет дату, делает соответствующую запись в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Присвоение регистрационного номера исходящему письму по телефону работником канцелярии запрещено.

При отправке документа по почте он конвертируется. Конверты адресуются, маркируются. Все оформление документов, предназначенных к почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи.

Делопроизводитель канцелярии (курьер компании) доставляет законвертованные документы в отделение почты РФ для отправки адресатам.

6.4 Организация движения документов в организации

6.4.1 Движение основного массива документации в организации осуществляется через канцелярию АО. Для каждого отдела (подразделения) в канцелярии отведена почтовая ячейка, в которую исполнители документов помещают направляемую в это подразделение корреспонденцию.

6.4.3 Делопроизводитель канцелярии ежедневно заполняет реестры (приложение 15 ), т.е. указывает в них дату доставки документов в отдел (подразделения), номер, вид документа; помещает реестры и корреспонденцию в соответствующие почтовые папки.

6.4.4 Обмен почтовыми папками осуществляется, независимо от наличия документов в них, через почтовые ячейки канцелярии.

6.4.5 Ответственные за делопроизводство в отделах (подразделениях) обязаны ежедневно:

Проверять правильность оформления отправляемой в канцелярию документации, наличие подписей на документах, приложений, сопроводить каждый документ указателем движения документа (т.е. подколоть к документу лист бумаги с отметками - с кем согласовать, у кого подписать, утвердить документ, нужно ли заверение печатью, и последний обязательный пункт- кому вернуть (направить) оформленный документ);

Регистрировать исходящие документы в журнале учета исходящих документов (приложение 16);

Заполнять реестр;

Помещать реестр и документы в почтовую папку;

Производить обмен почтовыми папками в канцелярии организации.

6.4.7 После доставки корреспонденции из отдела (подразделения) в канцелярию, делопроизводитель канцелярии обрабатывает поступившую документацию:

Проверяет наличие документов согласно записям в реестре, расписывается в реестре за получение документов;

Раскладывает документы согласно указателям их движения по почтовым ячейкам отделов (подразделений) или в папки "На доклад" руководству;

Возвращает в отделы (подразделения) документы в случае неправильного их оформления (отсутствия необходимых виз, подписей, приложений, неправильного указания должностей или фамилий согласующих (подписывающих или утверждающих) должностных лиц, отсутствия указателя движения документа и т.п.).

6.4.8 Ответственные за делопроизводство в отделах (подразделениях) обязаны ежедневно:

Получать в канцелярии поступившую в отдел (подразделение) документацию;

Расписываться в реестре за документацию, поступившую из канцелярии;

Регистрировать поступившую документацию в журнале учета входящих документов (приложение 17);

Передавать документы на рассмотрение руководителю отдела (подразделения);

Передавать документ на исполнение согласно резолюции руководителя;

Осуществлять контроль за прохождением и своевременным исполнением документов.

6.4.9 Ошибочно доставленные документы необходимо вернуть в канцелярию.

Руководители отделов (подразделений) обязаны своевременно рассматривать поступающую корреспонденцию, соблюдать сроки согласования организационно-распорядительных документов, сроки исполнения документов.

6.4.11 Возможна передача документа непосредственно из отдела в отдел (подразделения в подразделение) под роспись в получении ответственного за делопроизводство или руководителя отдела (подразделения).

6.4.12 Доставку документации в приемную руководства организации осуществляет делопроизводитель канцелярии ежедневно.

6.4.13 Ответственность за правильность оформления документов, представляемых на подпись, утверждение руководству (наличие необходимых виз, подписей, приложений и т.д.), несут исполнители документов, работники канцелярии и секретари руководителей.

6.5 Организация работ с договорами

6.5.1 Договоры, соглашения, контракты (далее договоры) при поступлении в организацию по почте или факсу (электронной почте) регистрируются в канцелярии АО как входящие документы. Делопроизводитель канцелярии на нижнем поле первого листа договора (или сопроводительного письма) проставляет дату и регистрационный (входящий) номер документа. На договоре, заключаемом с иностранным партнером, регистрационный номер и дата проставляются на обороте первого листа.

6.5.2 На все поступающие по почте или факсу договоры делопроизводитель канцелярии заполняет карточки регистрации, которые хранятся в картотеке канцелярии.

6.5.3 Зарегистрированные договоры под подпись в карточке регистрации направляются канцелярией АО юрисконсульту, которому делегировано право подписи.

6.5.4 Юрисконсульт определяет ответственного исполнителя по договору и возвращает его в канцелярию АО для дальнейшей пересылки.

6.5.5 Договоры, адресованные непосредственно ответственному исполнителю, передаются канцелярией адресату под подпись в карточке регистрации.

При получении факсимильного либо электронного текста договора одновременно с его согласованием (визированием) ответственный исполнитель обязан принять меры к получению от контрагента оригинала договора с подлинной подписью и печатью. Согласованный (завизированный) факсимильный либо электронный текст договора хранится вместе с оригиналом.

6.5.6 Юрисконсульт проводит анализ представленного ответственным исполнителем договора (в двух экземплярах), присваивает договору учетный номер, заносит запись в журнал учета договоров и в электронный реестр договоров.

6.5.7 Договоры визируются:

1 Ответственным исполнителем по договору.

2 Главным специалистом (по направлению).

3 Заместителями руководителя организации.

4 Директором техническим (заместителем руководителя).

5 Главным бухгалтером.

6 Юрисконсультом.

При оформлении контрактов с иностранными фирмами обязательно согласование с переводчиками.

6.5.8 Юрисконсульт проставляет на договоре, запущенном в работу, учетный номер и дату постановки на учет в правом нижнем углу первого листа договора (1-го и 2-го экземпляров) и в верхнем правом углу реестра на согласование.

На договоре, заключаемом с иностранным партнером, учетный номер и дата учета проставляются на обороте первого листа 1-го и 2-го экземпляров.

6.5.09 Дата постановки договора на учет юрисконсультом считается началом срока оформления договора.

Срок согласования договора конкретным должностным лицом составляет один рабочий день, не более.

Срок оформления договора ответственным исполнителем составляет 5 рабочих дней. Ответственность за соблюдение установленного срока несет ответственный исполнитель.

Контроль за соблюдением сроков согласования и оформления договора возлагается на юрисконсульта.

6.5.10 В случае необходимости ответственный исполнитель может лично (или назначив для этого исполнителя) проходить должностных лиц, согласующих договор.

6.5.11 Должностные лица, согласующие договор, визируют визовый экземпляр документа, расшифровывая свою личную подпись и указывая дату согласования, а также заполняют реестр согласования, указывая в нем даты получения и возврата договора.

При отсутствии должностного лица, согласующего договор (отпуск, болезнь, командировка), визирование договора осуществляется его заместителем, в соответствии с должностной инструкцией.

6.5.12 В случае несогласия визирующего должностного лица с каким-либо пунктом договора он излагает замечания на отдельном листе, проставляет подпись и дату, прилагает лист с замечаниями к договору, на визовом экземпляре договора и в реестре проставляет: личную подпись, дату, отметку "Замечания прилагаются".

6.5.13 Ответственный исполнитель устраняет выявленные замечания или оформляет протокол разногласий в двух экземплярах и визирует его у должностного лица, выставившего замечание при согласовании договора, и юрисконсульта.

Договор является не заключенным и не подлежит исполнению до полного согласования разногласий между сторонами.

6.5.14 Юрисконсульт согласовывает договор в последнюю очередь, перед его подписанием руководителем предприятия.

6.5.15 Договор в 2-х экземплярах и протокол разногласий (при наличии) в 2-х экземплярах, подписываются руководителем предприятия. Во время отсутствия руководителя договор подписывается лицом, которому данное право делегировано. Договор (2 экземпляра) заверяется печатью предприятия.

6.5.16 Один экземпляр оформленного договора (без виз согласования), отправляется ответственным исполнителем с сопроводительным письмом через канцелярию АО второй стороне (с протоколом разногласий - при наличии).

6 .5.19 Подлинник договора, вместе с реестром на согласование передается в юридическую службу предприятия

6.5.17 Юридическая служба осуществляет хранение подлинников договоров со всеми сопровождающими материалами.

6.5.18 При возникновении изменения или дополнения к действующему договору по существенным условиям оформляется дополнительное соглашение (изменение) в порядке, изложенном в пунктах 6.5.1 - 6.5.18.

6.6 Оформление командировочных документов

6.6.1 Работник, направляемый в командировку, представляет в АО служебное задание, оформленное по унифицированной форме № Т-10а.

Служебное задание на командировку специалистов и служащих отделов (подразделений) визируется руководителем отдела (подразделения (обязательная расшифровка личной подписи)) и подписывается уполномоченным на это, руководителем.

Приказ о направлении в командировку специалистов и служащих подписывает уполномоченный на это, руководитель.

Служебное задание, на котором реквизит подписи не содержит расшифровки подписи, т.е. не указаны фамилия и инициалы подписавшего, канцелярией не принимается.

На основании подписанного служебного задания делопроизводитель канцелярии оформляет приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по унифицированной форме № Т-9.

Приказ подписывает руководитель организации.

После подписания приказа делопроизводитель канцелярии оформляет командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10, которое подписывается начальником АО или старшим делопроизводителем канцелярии. Подпись заверяется печатью "Канцелярия".

Направление работника в командировку за пределы Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (Постановление от 13 октября 2008 № 749).

6.6.3 На командировочном удостоверении делаются отметки о выбытии в командировку и прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы. Первую и последнюю отметки делают работники канцелярии АО перед отъездом и по прибытии (указываются даты, ставятся подпись, печать "Канцелярия"), остальные отметки проставляют в тех организациях, куда был командирован работник. Если таких отметок нет или они неправильно оформлены (отсутствуют подпись или печать), командировочное удостоверение не может служить документом, по которому производят расчет расходов, связанных с командировкой.

6.6.4 Приказ о направлении в командировку регистрируется в канцелярии, подлинник его подшивается в дело. Копии рассылаются в бухгалтерию, в отдел (подразделение) командируемого работника.

6.6.5 Приказы о выбытии в служебные командировки за рубеж регистрируются отдельно. Регистрационный номер этих приказов формируется из порядкового номера и букв км-з ,

например - 71/км-з.

6.6.6 При прибытии в компанию в служебную командировку представителей других организаций руководитель того отдела (подразделения), с целью посещения которого прибыл командированный, проставляет свою подпись на командировочном удостоверении в отметках "Прибыл", "Выбыл".

Подпись заверяется печатью "Канцелярия".

Сведения о командированном, прибывшем на срок более одного дня, заносятся делопроизводителем канцелярии в журнал регистрации лиц, прибывающих в компанию в служебные командировки.

7 Организация документов в делопроизводстве

Организация документов (управление документацией) в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

7.1 Составление номенклатуры дел

Сводная номенклатура дел по организации составляется работниками архива или уполномоченным ответственным за архив, по установленной форме на основании номенклатур дел отделов (подразделений), разработанных ответственными за делопроизводство в отделах (подразделениях) по аналогичной форме (приложение 18 ), согласованных ими с архивом, подписанных руководителями этих отделов (подразделений) и представленных в АО.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в результате деятельности компании, кроме технической документации и печатных изданий.

Вновь созданный отдел (подразделение) обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел представить ее в АО.

Сводная номенклатура дел организации подписывается работником архива или уполномоченным ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией компании и с комитетом по делам архивов, утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел компании работник архива или уполномоченным работником (ответственным за архив) направляет в отдел (подразделение) выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в 2-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел АО. Второй утвержденный экземпляр номенклатуры направляется в комитет по делам архивов.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия отделов (подразделений) организации.

Графы номенклатуры дел (приложение18 ) заполняются следующим образом:

- в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

- в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей), в обобщенной форме отражающие основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), сложных оборотов.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (положение об отделе (подразделении), приказы, распоряжения, решения).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

- графа 3 заполняется по окончании календарного года.

- в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов.

- в графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другое подразделение для продолжения и др.

Если в течение года в отделах (подразделениях) возникают непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

7.2 Формирование дел

Дела формируются в отделах (подразделениях) ответственными за делопроизводство в этих отделах.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется АО.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

Документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;

Помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

Группировать в дело документы одного года, за исключением переходящих и личных дел;

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Том № 1", "Том № 2" и т.д.;

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов; заявление о приеме на работу; анкета; личный листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

Годовые планы, отчеты, сметы группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления и даты подписания;

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.3 Оперативное хранение документов

С момента заведения и до передачи в архив компании документы хранятся по месту их формирования в дела (в отделах, подразделениях).

Руководители отделов (подразделений) обеспечивают сохранность документов.

Ответственный за делопроизводство в отделе (подразделении) ежегодно до 15 декабря текущего года (или в случае выявления нарушений при формировании дел), проводит ревизию дел отдела с составлением акта (приложение 19).

7.4 Подготовка документов к сдаче в архив организации

Подготовка документов к сдаче в архив включает:

Проведение экспертизы ценности документов;

Оформление дел;

Составление описей дел;

Составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.4.1 Экспертиза ценности документов

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в компании создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции, права, организация работы комиссии должны быть определены Положением о постоянно действующей экспертной комиссии.

Состав ЭК назначается приказом руководителя организации.

Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов под непосредственным методическим руководством архива организации в отделах (подразделениях) составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 20 ) и акты о выделении к уничтожению (приложение 21) .Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения, дела по личному составу.

На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.

Описи дел составляются ответственным за делопроизводство в отделе (подразделении) в двух экземплярах, им визируются и подписываются руководителем отдела (подразделения). Первый экземпляр описи передается вместе с делами в архив организации, второй экземпляр остается в отделе (подразделении) в качестве контрольного экземпляра.

Описи дел, подготовленные отделами (подразделениями), служат основой для подготовки архивом сводной описи дел организации. Сводная опись подписывается работником архива или уполномоченным, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией, комитетом по делам архивов.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся ответственными за делопроизводство в отделах (подразделениях) после составления описей дел постоянного хранения за этот же период.

Дела включают в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Например: законченные дела с трехлетним сроком хранения 2011 г. могут быть включены в акт, который будет составляться не ранее 1 января 2005 года.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии.

После согласования с экспертной комиссией акты о выделении к уничтожению документов утверждаются руководителем организации или лицом, которому данное право делегировано.

После составления, утверждения актов о выделении к уничтожению всеми отделами (подразделениями) архив организации организовывает централизованное уничтожение документов.

7.4.2 Оформление дел

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление предусматривает:

Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 22);

Подшивку или переплет дела;

Нумерацию листов дела;

Составление листа - заверителя (приложение 23)

Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле.

Обложки дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме (приложение 22).

На обложке дела указываются реквизиты:

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

Индекс дела;

Заголовок дела;

Дата дела (тома, части);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела.

Датой дел являются крайние даты документов, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются.

Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе дела, в которой цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Документы, составляющие дело, переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к переплету металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Толщина дела в переплете не должна превышать 4 см.

7.5 Передача дел в архив

Архив организации принимает на хранение дела, оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

Архив организации в своей работе руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, Положением об экспертной комиссии, настоящей инструкцией.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Форма бланка приказа

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Форма бланка распоряжения

Наименование организации

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Форма бланка письма

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Форма реестра на согласование

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Образец оформления приказа по отделу (подразделению)

Наименование организации (предприятия)

П Р И К А З

Наименование отдела (подразделения)

_____ № _____

Об исполнении обязанностей

на период болезни

На основании п. 4.9 раздел 4 и ст.74 ТК РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

На период болезни курьера Иванова И.И. с 15.05.2011 обязанности по доставке корреспонденции возложить на: Петрова П.П - младшего менеджера с доплатой 35 % от оклада отсутствующего.

Начальник отдела

(подразделения) ___________________ И.О. Фамилия

Личная подпись

С приказом ознакомлены: ________________________ П.П. Петрова

Личная подпись, дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Образец оформления распоряжения по отделу (подразделению)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

по___________________________________

(наименование отдела (подразделения))

_________ № ____

Текст распоряжения

ОБЯЗЫВАЮ:

1 …………………………………

2…………………………………

3………………………………………

Ознакомить с распоряжением И.И. Иванова под роспись.

Начальник отдела (подразделения)__________________ ______________

Личная подпись дата

С распоряжением работник ознакомлен _________________ ____________

Личная подпись Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Образец оформления решения

Наименование организации (компании)

Р Е Ш Е Н И Е

Должность руководителя

_________ № ______

Текст ………………………………………………………

Р А З Р Е Ш А Ю:

1 Оформлять ………………………………………………

2 ………………………………………………………….

3 ……………………………………………………………

Должность руководителя Личная подпись ____________

СОГЛАСОВАНО

Должность Личная подпись _____________

Должность Личная подпись _____________

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Форма протокола

Наименование организации

П Р О Т О К О Л

__________ №_______

собрания (совещания, заседания)___________________________________

Председатель -______________________

Фамилия И.О.

Секретарь - ______________________

Фамилия И.О.

Присутствовали:___________________________________________________

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1____________________________________________________________ 2____________________________________________________________

1 СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

____________________________________________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1___________________________________________________________

1.2___________________________________________________________

2 СЛУШАЛИ:

_____________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

_____________________________________________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1________________________________________________________

2.2 __________________________________________________________

Председатель ________________________________ И.О. Фамилия

Личная подпись

Секретарь ________________________________ И.О.Фамилия

Личная подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Форма выписки из протокола

Наименование предприятия

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

_________ №_________

собрания(совещания, заседания)_______________________________________

наименование коллегиального органа

Председатель - __________________

Фамилия И.О.

Секретарь - __________________

Фамилия И.О.

Присутствовали:_____________________________________

ПОВЕСТКА ДНЯ:

4 ____________________________________________________________

4 СЛУШАЛИ:

_____________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

_____________________________________________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

4.1___________________________________________________________

4.2___________________________________________________________

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Секретарь ____________________ _______________

Личная подпись И.О. Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

Форма акта

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

А К Т __________________________

______ №_______ (наименование должности)

_________________ Личная подпись И.О. Фамилия

(о чем) Дата

__________________________________________________________________

Составлен комиссией:

Председатель: ________________________ ____________________________

Должность И.О.Фамилия

Члены комиссии: 1____________________ ____________________________

Должность И.О.Фамилия

2____________________ ____________________________

Должность И.О.Фамилия

3____________________ ____________________________

Должность И.О.Фамилия

Присутствовали: ______________________ ____________________________

Должность И.О.Фамилия

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(кол-во экз.)

Председатель

Личная подпись И.О.Фамилия

Личная подпись И.О.Фамилия

_________________________ _____________________

Личная подпись И.О.Фамилия

_________________________ _____________________

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

15.05.2011 № 000

О направлении отчета

По Вашему запросу направляю копию отчета о проделанной работе за апрель 2011 года.

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Начальник отдела ____________________________ И.О. Фамилия

Личная подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

Образец оформления служебной записки

Наименование отдела Начальнику юридического отдела

И.О. Фамилия

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

15.05.2011 № 0000

О представлении номенклатуры дел

В связи с разработкой сводной номенклатуры дел прошу Вас представить номенклатуру дел отдела.

Должность

Наименование отдела (подразделения) ___________________________ И.О. Фамилия

Личная подпись

Образец оформления докладной записки

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

15.05.2011 № 000

О формировании бюджета

Во исполнение приказа № 000 от (дата) «О формировании бюджета доходов и расходов» сообщаю:

Начальник отдела ____________________________ И.О. Фамилия

Личная подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 13

Форма телефонограммы

Наименование предприятия Адресат

Должность, инициалы и Должность, инициалы и

фамилия лица, передавшего фамилия лица,принявшего

телефонограмму, телефонограмму,

номер его телефона, номер его телефона,

время отправления время приема

телефонограммы телефонограммы

Телефонограмма

дата №____

Текст телефонограммы (не более 50 слов).

Должность лица, подписавшего телефонограмму или от имени которого телефонограмма передается.

ПРИЛОЖЕНИЕ 14

Форма акта о некомплектности входящей корреспонденции

Наименование организации

А К Т

о некомплектности

входящей корреспонденции

Основание:________________________________________________________

__________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Составлен в ______________ экземплярах:

(кол-во экз.)

1 экземпляр -______________________________________________

2 экземпляр -______________________________________________

3 экземпляр -_____________________________________________

Начальник наименование отдела _________________ _____________________

Личная подпись И.О.Фамилия

Делопроизводитель _________________ _______________

Личная подпись И.О.Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 15

Форма реестра

Р Е Е С Т Р

на корреспонденцию, отправленную

в______________________________

Наименование должности

руководителя отдела

(подразделения) ___________________ ______________

СОГЛАСОВАНО

Архивариус ___________________ _______________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 19

Форма акта ревизии документации структурного подразделения

А К Т

______ №_______

О ревизии документации __________________________

Отдел (подразделение)

Основание: ________________________________________________

Составлен комиссией:

Председатель: ________________________ ___________________

Руководитель отдела (подразделения) И.О.Фамилия

Члены комиссии: 1_______________ ________________

Должность И.О.Фамилия

2_______________ ________________

Должность И.О.Фамилия

Выводы_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Составлен в ______________ экземплярах:

(кол-во экз.)

1 экземпляр -______________________________________________

2 экземпляр -______________________________________________

…экземпляр -______________________________________________

Председатель _________________________ ___________________

Личная подпись И.О.Фамилия

Члены комиссии _________________________ _____________________

Личная подпись И.О.Фамилия

_________________________ _____________________

Личная подпись И.О.Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 20

Форма описи дел постоянного хранения (дел долговременного хранения или дел по личному составу)

Наименование организации

Наименование отдела (подразделения)

дел постоянного хранения

(дел долговременного хранения

или дел по личному составу)

В данную опись внесено _________________ ед. хран. с №____________

(цифрами и прописью)

по №________________ в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Руководитель отдела ___________________ ___________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

Наименование должности

составителя описи ____________________ ___________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Архивариус _____________________ ___________________

Личная подпись, дата И.О. Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 21

Форма акта о выделении к уничтожению документов

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ _________________________

Наименование должности

о выделении к уничтожению __________________________

документов, не подлежащих Личная подпись И.О.Фамилия

хранению ____________

На основании__________________________________________________

название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения

__________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы: ____________________________________________________

наименование отдела (подразделения)

__________________________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя подразделения ____________________ __________________

Личная подпись И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Председатель экспертной

комиссии _____________________ __________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

Члены комиссии ____________________ __________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

____________________ __________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

____________________ _________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

Секретарь ____________________ _________________

Личная подпись, дата И.О.Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 22

Образец оформления обложки дела

Наименование организации

ОТДЕЛ КАДРОВ

ДЕЛО № 01 -100 Том №1

Приказы №№ 1-45

по личному составу наименование организации

01.01.2011 - 15.05.2011

крайние даты

На 120 листах

Хранить 75 лет ЭПК

ПРИЛОЖЕНИЕ 23

Образец оформления листа -заверителя

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ

к делу № 01 - 04

В деле № 01-100 прошито и пронумеровано 200 (Двести) листов, в том числе:

Литерные номера листов (перечислить);

Пропущенные номера листов (перечислить);

+ (указать количество) внутренней описи.

_________________ ______________________ ______________

Должность Личная подпись И.О. Фамилия

Перечень документов, не подлежащих регистрации

1 Документы, присланные "для сведения".

2 Пригласительные билеты на заседания, собрания, конференции.

5 Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.).

6 Прейскуранты (прайс-листы).

7 Подтверждения получения писем.

8 Формы статотчетности.

9 Приглашения на семинары.

10 Поздравительные письма и телеграммы.

11 Пакеты с пометкой "лично".

Зарегистрировано
в Минюсте РФ
5 августа 1993 г.
N 321

Утверждаю
по распоряжению
Правительства Российской Федерации
от 24.06.92 N 1118-р
Председатель Комитета
по делам архивов при Правительстве
Российской Федерации
Р.Г.ПИХОЯ
6 июля 1992 г.

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ И ВЕДОМСТВАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации подготовлена и утверждена Государственной архивной службой России (Росархивом) в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 июня 1992 года N 1118-р с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними <1>.

Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

1.2. Документы министерств и ведомств являются собственностью государства, и вопросы работы с ними регулируются законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации, Совета Министров - Правительства Российской Федерации; нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, положениями о министерствах и ведомствах.

1.3. Министерства и ведомства организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих настоящей Типовой инструкции.

1.4. Инструкции по делопроизводству министерств, ведомств <2> утверждаются их руководителями после согласования с Росархивом. Согласование проводится с целью соблюдения министерствами действующего законодательства, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления; единого учета и обеспечения сохранности документов министерств, как составной части Архивного фонда Российской Федерации <3>.

1.5. Положения Типовой инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.

Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

1.6. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях министерства единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на службу Документационного обеспечения управления (службу ДОУ (Приложение 1) <4>.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях министерств возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства министерства или структурных подразделений.

При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

1.7. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями.

Права, обязанности и ответственность работников делопроизводства определяются должностными инструкциями.

<1> Под документационным обеспечением управления понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

<3> Порядок работы с секретными документами, письмами, заявлениями и жалобами граждан регламентируется специальными инструкциями.

<4> Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с утвержденной структурой министерства и положением о службе ДОУ (Управление делами, Управление по обеспечению работы аппарата, Административно-контрольное управление и др.).

2. Документация министерства

2.1. Деятельность министерства обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией министерства, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между министерством и вышестоящими подчиненными и сторонними организациями.

2.2. Министерства и ведомства Российской Федерации издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, инструкции, постановления <1>, иные акты в соответствии с их компетенцией <2>.

2.3. Нормативные акты министерств, затрагивающие права и законные интересы граждан или носящие межведомственный характер, в соответствии с действующим законодательством подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.

2.4. В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

Для сокращения количества применяемых форм документов министерство разрабатывает унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

УФД включаются в "Табель унифицированных форм документов министерства" - перечень разрешенных к применению форм документов (приложение 2).

Табель утверждается руководителем министерства.

Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляется службой ДОУ министерства. Примерный состав задач системы ведения Табеля унифицированных форм документов определен в приложении (приложение 3).

<1> Постановление может применяться в составе протокола.

<2> Правила подготовки ведомственных нормативных актов утверждены постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 23.07.93 г. N 722.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании вычислительной техники - на машинном языке.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование министерства - автора документа; название вида документа <1> или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами<2>, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. Например, ведомственные нормативные акты, подлежащие государственной регистрации, должны иметь реквизит "номер государственной регистрации".

<1> Не указывается на письмах.

<2> Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения - автора документа; резолюция; гриф утверждения, отметка о заверении копии; печать; гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, место составления или издания; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно); отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др.

3.2. Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения <1>.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом - А3(297х420 мм), А4(210х297 мм), А5(148х210 мм).

Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

<1> Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Изображение государственного герба

Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов (постановление, приказ, указание) и письма.

3.3.2. Наименование министерства - автора документа

Наименование министерства указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении о министерстве. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным.

3.3.3. Название вида документа

Название вида документа должно соответствовать компетенции министерства, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.

3.3.4. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка (чего?) учета движения основных средств. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5. При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

Документы, подлежащие государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, вступают в силу в сроки, установленные актами законодательства.<1>

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.93. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 марта 1993 года. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо... от 03.12.93.

<1> Указ Президента Российской Федерации "О нормативных актах центральных органов государственного управления Российской Федерации" от 21 января 1993 г. N 104; постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации "О регистрации и опубликовании ведомственных нормативных актов" от 13 апреля 1993 г. N 307.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел (индекс дела п.7.7.), кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др.

Составные части индекса отделяются.

Для индексирования документов и информации в министерстве разрабатываются классификаторы: названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, структурных подразделений, ответственных исполнителей, вопросов, содержащихся в письмах.

Для кодирования стран мира, продукции, услуг, валют и др. следует пользоваться международными классификаторами.

3.3.7. Текст документа

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

3.3.8. Визирование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри министерства, так и вне его.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в министерстве, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

3.3.9. Подпись документа

Документы, направляемые министерством в вышестоящие органы, подписываются руководителем или в его отсутствие его заместителями.

Документы, направляемые сторонним организациям <1> от имени министерства, подписываются руководителем или его заместителями.

Документы,направляемые организациям отрасли, подписываются руководителем, его заместителями, а также руководителями структурных подразделений министерства в соответствии с их компетенцией.

Подписание руководителями структурных подразделений министерства нормативных актов не допускается.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. <2>

Например:

заместитель министра подпись И.И.Иванов

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

<1> В данном пункте и последующем тексте организация - обобщенное название учреждений, государственных и иных предприятий, банков, др. структур.

<2> В документах, оформленных не на бланках, наименование министерства, структурного подразделения в реквизите "подпись" включается в состав наименования должности.

3.3.10. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.3.11.Внешнее согласование документа

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра транспорта

Российской Федерации

________________

(личная подпись)

___________________

(инициалы, фамилия)

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

________________________________

(наименование коллегиального органа)

СОГЛАСОВАНО

30.12.93 N 02-15/1247-Т

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование в зависимости от содержания документа может осуществляться в следующей последовательности:

с министерствами, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.3.12. Утверждение документа

Документы утверждаются руководителем министерства или его заместителем.

Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Государственного

комитета Российской Федерации

по статистике

______________________

(личная подпись)

______________________

(инициалы, фамилия)

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министерства

здравоохранения Российской

Федерации

3.3.13.Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

Министерство культуры

Российской Федерации

Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - дательном.

Например:

Министерство образования

Российской Федерации

Управление делами

Ведущему специалисту

Петрову А.И.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

объединения "Агропром"

Иванову И.И.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например:

Начальникам финансовых отделов

организаций Комитета Российской

Федерации по торговле

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами.

Например:

Редакция журнала "Новый мир"

103806, ГСП, Москва, К-6

Малый Путниковский пер., 1/2

Документ не должен содержать более четырех адресатов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

3.3.14. Резолюция

В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.3.15. Оформление приложений к документу.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

Приложение к приказу Министерства путей сообщения Российской Федерации

3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.4.1. Проекты законодательных актов Российской Федерации, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Совета Министров - Правительства Российской Федерации.

Проекты законодательных актов Российской Федерации, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, распоряжений вице-президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Совета Министров - Правительства Российской Федерации разрабатываются министерствами в соответствии с поручениями и в инициативном порядке. <1>

В министерстве подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа визируется министром (руководителем ведомства), второй экземпляр - заместителем министра (заместителем руководителя ведомства), курирующим соответствующие структурные подразделения, начальниками структурных подразделений, ответственными за подготовку проекта, с которыми согласовывается проект, а также руководителями юридической службы и службы ДОУ. К проекту документа прилагается лист согласования его с заинтересованными организациями.

<1> Общий порядок подготовки названных документов определен Постановлением Совета Министров РСФСР "О порядке подготовки проектов законодательных актов РСФСР и решений Правительства РСФСР" от 26.01.91 г. N 47; Положением о подготовке проектов постановлений и распоряжений Совета Министров - Правительства Российской Федерации (утверждено постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 28.01.93 г. N 74); распоряжением Президента Российской Федерации от 05.02.93 г. N 85рп.

Доклады о ходе и результатах исполнения поручений Верховного Совета Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Совета Министров - Правительства Российской Федерации подписываются руководителями, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности.

Проекты Указов и распоряжений Президента Российской Федерации должны проходить юридическую экспертизу и редактирование в Государственно-правовом управлении Президента Российской Федерации.

Проекты законодательных актов, Указов Президента Российской Федерации нормативного характера, а также проекты решений Совета Министров - Правительства Российской Федерации нормативного характера должны согласовываться с Министерством юстиции Российской Федерации.

Проект документа направляется в вышестоящие органы с сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость принятия решения и его содержание.

На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма указываются наименование структурного подразделения министерства, фамилия и номер телефона ответственного исполнителя.

Проекты документов печатаются на листах формата А4, через полтора межстрочных интервала в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату; второй - остается в службе ДОУ; третий - у ответственного исполнителя.

3.4.2. Приказ

Приказ - распорядительный документ министерства.

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями министерства по поручению руководства или по собственной инициативе.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного министерства.

Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Проекты приказов представляются на подпись руководителем службы ДОУ, который несет ответственность за правильность их оформления.

Приказ подписывает министр (руководитель ведомства) или по его поручению заместитель министра (заместитель руководителя ведомства).

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.4.3. Указание

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерством преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов министерства и вышестоящих органов.

Указания подписывает министр (руководитель ведомства) или по его поручению заместитель министра (заместитель руководителя ведомства), руководители структурных подразделений в пределах их компетенции.

Подготовка и оформление указаний проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ).

Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.4.4. Инструкция

Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности министерства.

В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.

Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты.

В тексте инструкции используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.

Инструкция визируется руководителем структурного подразделения - разработчика и утверждается министром (руководителем ведомства) или по его поручению заместителем министра (заместителем руководителя ведомства) путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения (п.3.3.12).

3.4.5. Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель; секретарь; присутствовали; повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола <1> постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа (п.3.4.2).

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (п.3.3.9.).

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов министерств (организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа...).

<1> Краткая форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.

Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

3.5. Тираж документов

Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с делопроизводственной службой.

3.6. Автоматизация документирования

Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных: корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные редакторские программы и др.

Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.

Машинограмма - документ, изготовленный при помощи средств вычислительной техники (ВТ), - оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными документами.

4. Поисковые системы по документам

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в министерство документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в министерстве, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.

4.1.3. Документы могут регистрироваться при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковых систем и создания условий для последующего перехода к построению отраслевых, территориальных и иных информационных систем обеспечивается совместимость программных и технических средств, устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа, дата поступления; индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело.

4.1.4. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации; расписка исполнителя о получении документа; отметка об исполнителе (для писем обязательно) <1> количество листов документа, наличие приложений; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; отметки о прохождении документа; значимость вопроса, отраженного в документе; оценка исполнения; срок хранения документа и др.

4.1.5. Документы целесообразно регистрировать в министерстве один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, постановления коллегии, заявки на материальнотехническое снабжение и др.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно в местах создания и исполнения документов.<2> Например, снабженческая документация - в управлении (отделе) снабжения, протоколы и решения (постановления) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем министерства, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им - в службе документационного обеспечения управления.

<1> Включает фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и помещает на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа.

<2> В отдельных случаях при ограниченном объеме документооборота и компактном расположении подразделений министерства возможна централизованная регистрация документов.

Письма регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях министерства в зависимости от адресата.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Документы регистрируются на карточках (приложение 4) или на машинных носителях.

4.1.6. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки ("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных (а при наличии сети - Центральный банк регистрационных данных) и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др. (п.5.3.2.).

Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.

4.2. Построение поисковой системы

4.2.1. Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел (разд. 7).

4.2.2. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

4.2.3. При передаче документов на хранение в центральный архив министерства передаются и поисковые системы.

При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки на документы, подлежащие и не подлежащие последующей передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.

4.2.4. Поисковые системы должны обеспечивать доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, сотрудникам министерства, гражданам, государственным органам и общественным организациям. Граждане, в соответствии с законодательством, имеют право на доступ к информации о них, на уточнение информации и знание целей сбора.

Порядок доступа к ведомственным документам должен быть доведен до сведения организаций и граждан.

4.3. Подсчет объема документооборота

4.3.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных министерством за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. При подготовке Табеля унифицированных форм документов подсчет и анализ объема документооборота обязателен.

Результаты учета объема документооборота обобщаются службой документационного обеспечения управления и представляются руководству министерства для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

4.3.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро. По ним определяют расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.

Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.

Поступающие документы и создающиеся в министерстве подсчитываются отдельно.

4.3.3. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, переписка, письма граждан, финансовые, договорные и др.

Подсчет документооборота может проводиться по министерству, по отдельному подразделению.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах.

Работа проводится специально выделенной группой сотрудников службы ДОУ.

5. Контроль исполнения документов

5.1. Задачи контроля исполнения

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется группой контроля службы документационного обеспечения управления министерства. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, снабженческой, финансовой и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях ответственными за документационное обеспечение управления.

5.2. Сроки исполнения документов

5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или министерство (организация) - автор документа.

5.2.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении (пп.3.3.10.; 4.1.3), подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

5.3. Организация контроля исполнения

5.3.1. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизированных банков регистрационных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министерства, решения коллегии и др.).

5.3.2. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Служба документационного обеспечения управления учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе и результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются в службу ДОУ и руководителям структурных подразделений (приложение 5).

5.3.3. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.

После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.

6. Работа исполнителей с документами

6.1. Руководители структурных подразделений министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения.

Срочные документы передаются немедленно.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством министерства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку (п.3.3.13).

6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в министерство и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.6. В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, Табель унифицированных форм документов (разрешенных к применению в министерстве), номенклатуры дел структурных подразделений, пользуется средствами вычислительной и организационной техники.

6.7. Исполнителям должен быть обеспечен доступ к автоматизированным банкам данных министерства и традиционным массивам документов, законодательным актам, актам Президента, правительственным, ведомственным актам, справочно-информационным фондам и библиотекам для получения необходимой информации.

7. Составление номенклатур дел

7.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в центральном архиве министерства используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.2. Номенклатура дел министерства составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи центрального архива министерства (приложение 6).

Номенклатура дел министерства, предварительно согласованная с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем министерства (приложение 7).

7.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положениями о министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел министерства за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности министерства, их виды и состав.

7.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы министерства, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела <1>, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра.

7.5. Названиями разделов номенклатуры дел министерства являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел службы ДОУ.

7.6. После утверждения номенклатуры дел министерства структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

<1> Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.

7.7. Графы номенклатуры дел министерства, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);

название министерства или структурного подразделения;

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

название территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и др.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Росархивом срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство для продолжения и др.

7.8. При наличии в министерстве вычислительной техники утвержденная номенклатура дел министерства вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях переработки.

8. Формирование дел

8.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в министерствах формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях <1>.

Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в министерстве осуществляется службой ДОУ.

8.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

8.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

<1> В отдельных случаях при ограниченном документообороте и компактном расположении подразделений министерства возможно централизованное формирование дел в службе ДОУ.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9. Экспертиза ценности документов

9.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

9.2. Экспертиза ценности документов в министерстве проводится: при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

9.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях министерства с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК министерства.

Функции и права центральной экспертной комиссии министерства, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.

9.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 8).

10. Оформление дел

10.1. Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива министерства.

10.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (приложение 9);

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 10); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

10.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение 11).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

11. Составление описей дел

11.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (приложение 12). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

11.2. В министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством центрального архива. По этим описям документы сдаются в центральный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи министерства, которую готовит центральный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

11.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с центральным архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

11.4. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

12. Оперативное хранение документов и дел

12.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив министерства дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

12.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

13. Передача дел на архивное хранение

13.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, художественное или иное культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство образует центральный архив.

13.2. В своей практической деятельности центральный архив министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями министерства, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Государственной архивной службы Российской Федерации, положением о центральном архиве министерства.

13.3. Центральный архив министерства хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников министерства и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства.

13.4. В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

13.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

13.6. Передача дел в центральный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

Прием каждого дела производится заведующим центральным архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего центральным архивом министерства и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в центральный архив министерства передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

В состав службы ДОУ, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра (заместителей руководителя ведомства), секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

1.2. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.3. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, распоряжениями вице-президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Совета Министров - Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.4. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием или средним специальным образованием со стажем работы по делопроизводству не менее трех лет.

1.5. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.

2.1.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в министерстве и подведомственной системе.

2.1.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. Функции службы ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов министерства, внесение в них изменений.

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

3.1.6. Разработка номенклатуры дел министерства, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями министерства) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями министерства дел, подлежащих сдаче в архив.

3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организациях отрасли.

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в министерстве.

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4.1.4. Проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам.

4.1.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в министерстве.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

5.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления.

5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

Приложение 2
к п.2.4.

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА "ТАБЕЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ МИНИСТЕРСТВА (ВЕДОМСТВА)"

УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя министерства,
ведомства
подпись инициалы,
фамилия
Дата

Примечание:

1. Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям аппарата или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.)

2. Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т.п.

3. В графе "Примечание" может помещаться дополнительная информация о форме документа, например, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.

Приложение 3
к п. 2.4.

ПРИМЕРНЫЙ СОСТАВ ЗАДАЧ СИСТЕМЫ ВЕДЕНИЯ ТАБЕЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

1. Создание сети абонентов системы ведения.

2. Создание и ведение контрольного массива форм документов, входящих в табель, включая сбор, экспертизу, согласование и утверждение изменений и дополнений к формам документов, а также согласование и утверждение вновь разработанных форм документов.

3. Периодическое оповещение абонентов об изменениях и дополнениях к формам документов и ответы на разовые запросы.

4. Создание и поддержание в достоверном состоянии справочноинформационного аппарата к контрольному массиву форм документов.

5. Подготовка предложений по межотраслевой и отраслевой унификации форм документов.

6. Методическое обеспечение создания, внедрения и ведения табелей форм документов в подведомственных организациях.

Приложение 4
к п. 4.1.5

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ

Приложение 5
к п.5.3.2.

СПРАВКА
о состоянии исполнения документов на 00.00.00 в управлении__________ 00.00.00 N

Приложение 6
к п. 7.2.

Наименование министерства (ведомства) Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________________ (место составления) на ____________ год

Наименование должности руководителя подпись инициалы, структурного подразделения фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Заведующий архивом Подпись инициалы, фамилия Дата

Новая страница 1

В статье А.Ю. Чуковенкова «Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», опубликованной в № 3 журнала за этот год, дан сравнительный анализ структуры старой и новой типовых инструкций, из которого следует, что из новой Типовой инструкции исключены несколько разделов:

раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»;

подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»;

подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов».

В то же время новая Типовая инструкция значительно богаче приложениями: в ней 26 приложений, из них 12 новых.

К этому нужно добавить, что серьезному сокращению подвергся раздел VIII «Контроль исполнения документов» . В старой типовой инструкции он состоял из двух подразделов:

8.1. Организация контроля исполнения

8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

В новой Инструкции контроль исполнения документов представлен несколькими положениями организационного характера.

Отдельные вопросы подготовки документов в Инструкции

Правила подготовки и оформления документов – это раздел II новой типовой инструкции. Этот раздел имеет следующую структуру:

II . Правила подготовки документов.

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации .

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти.

А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»

Сфера действия

Рассматривая сферу действия новой инструкции, хотелось бы напомнить, что в соответствии с Указом Президента РФ от 09.03.2004 № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» (с изменениями от 20 мая 2004 г., 15 марта, 14 ноября, 23 декабря 2005 г.) в систему федеральных органов исполнительной власти входят федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства. Существующая в настоящее время структура федеральных органов исполнительной власти, утвержденная Указом Президента РФ от 20.05.2004 № 649 (с изменениями от 28 июля, 13 сентября, 11 октября, 18 ноября, 1 декабря 2004 г., 22 июля, 5 сентября, 3 октября 2005 г.), имеет подразделение на три группы:

I. Федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;

II. Федеральные министерства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;

III. Федеральные службы и федеральные агентства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации.

Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти утвержден распоряжением Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 06.08.2004 № 1363/1001 (с изменениями от 23 сентября, 25 октября, 10 декабря 2004 г., 26 августа, 19 октября 2005 г.).

Изменения в системе федеральных органов власти объясняют и тот факт, что если в 2000 г. Типовая инструкция принималась Росархивом, то теперь она утверждена Минкультуры России, поскольку Росархив в статусе федерального агентства перешел в ведение Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и нормотворческими функциями не обладает.

Назначение

Назначение Типовой инструкции раскрывается в ее разделе «Общие положения», в котором сказано, что Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.

В Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.1) определено, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством.

В качестве примера ведомственных инструкций по делопроизводству, действующих в настоящее время, можно назвать следующие:

Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (утверждена приказом Минобороны России от 23.05.1999 № 170 (с изменениями от 27.05.2004);

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (утверждена приказом Минюста России от 28.06.2001 № 191);

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (утверждена приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160);

Инструкция (временная) по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию (утверждена приказом Рособразования от 04.02.2005 № 38).

Следует отметить, что в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.2) говорится и о других инструкциях по делопроизводству. При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту РФ и в Правительство РФ, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента РФ и в Аппарате Правительства РФ.

Структура

Структура Типовой инструкции претерпела ряд изменений, в основном технического и редакционного характера. Притом что общий объем инструкции уменьшился незначительно, количество разделов в ней сократилось с 10 до 7 за счет оптимизации структуры и преобразования некоторых разделов в подразделы. В некоторых случаях изменился порядок расположения подразделов.

Новая Типовая инструкция имеет следующую структуру:

I. Общие положения

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

2.5. Бланки документов

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.7.1. Приказ, распоряжение

2.7.2. Положение, правила, инструкция

2.7.3. Протокол

2.7.4. Служебные письма

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.2. Организация доставки документов

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.6. Учет количества документов

3.7. Работа исполнителей с документами

IV. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.2. Организация поисковой системы по документам

V. Контроль исполнения документов

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

6.1. Составление номенклатур дел

6.2. Формирование и оформление дел

6.3. Организация оперативного хранения документов

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.1. Экспертиза ценности документов

7.2. Подготовка и передача документов в архив

В новую Типовую инструкцию не вошли следующие структурные части, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:

Приложения

Количество приложений в новой инструкции увеличилось с 15 до 26. В нее было включено 12 новых приложений (обозначены в перечне курсивом) и исключено 3 приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:

Приложение № 1. Образец оформления законопроекта

Приложение № 2. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации

Приложение № 3. Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Приложение № 4. Образец оформления постановления федеральной службы

Приложение № 5. Образец оформления приказа министерства

Приложение № 6. Образец оформления приказа федерального агентства

Приложение № 7. Образец оформления распоряжения министерства

Приложение № 8. Образец оформления положения

Приложение № 9. Образец оформления полного протокола

Приложение № 10. Образец оформления краткого протокола

Приложение № 11. Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства

Приложение № 12. Образец оформления общего углового бланка федерального агентства

Приложение № 13. Образец оформления углового бланка письма министерства

Приложение № 14. Образец оформления углового бланка письма федерального агентства

Приложение № 15. Образец оформления продольного бланка письма министерства

Приложение № 16. Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства

Приложение № 17. Образец оформления бланка должностного лица министерства

Приложение № 18. Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства

Приложение № 19. Форма справки о документообороте

Приложение № 20. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти

Приложение № 21. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти

Приложение № 22. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение № 23. Форма листа – заверителя дела

Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела

Приложение № 25. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Приложение № 26. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

В новую Типовую инструкцию не попали следующие приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:

Приложение № 4. Образец оформления письма

Приложение № 7. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)

Приложение № 8. Форма справки о состоянии исполнения документов

Нормативная база

Новая Типовая инструкция опирается на действующее законодательство в сфере работы с документами и не вводит каких-либо принципиально новых требований в области делопроизводства. Так, в ней есть ссылки на Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями от 09.07.2002, 30.06.2003), Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утверждено постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233), Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, с изменениями от 11.12.1997, 06.11.1998, 11.02.1999, 30.09.2002).

Со времени принятия предыдущей Типовой инструкции 2000 г. изменился статус стандарта, определяющего требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Ссылка на него в Типовой инструкции делает обязательным его соблюдение для организаций, на которые распространяется действие Типовой инструкции.

В области нормативного регулирования делопроизводства в настоящее время накопилось много проблем. Так, нет ясности относительно работ по унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, статуса и перспектив развития важных инструментов регулирования делопроизводственной сферы, а именно:

– Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

– Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

– Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в части ведения раздела этого классификатора, посвященного УСОРД.

Вместе с тем в указанной сфере идет активный процесс законотворчества. Например, на рассмотрении в Государственной Думе находятся законопроекты «О документировании информации и документообороте» (№ 162766-4), «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (№ 263597-4), «О персональных данных» (217352-4), «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (№ 217354-4) и др.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: что нового?

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент Государственного университета управления

В статье А.Ю. Чуковенкова «Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», опубликованной в № 3 журнала за этот год, дан сравнительный анализ структуры старой и новой типовых инструкций, из которого следует, что из новой Типовой инструкции исключены несколько разделов:

раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»;

подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»;

подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов».

В то же время новая Типовая инструкция значительно богаче приложениями: в ней 26 приложений, из них 12 новых.

К этому нужно добавить, что серьезному сокращению подвергся раздел VIII «Контроль исполнения документов». В старой типовой инструкции он состоял из двух подразделов:

8.1. Организация контроля исполнения

8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

В новой Инструкции контроль исполнения документов представлен несколькими положениями организационного характера.

Отдельные вопросы подготовки документов в Инструкции

Правила подготовки и оформления документов – это раздел II новой типовой инструкции. Этот раздел имеет следующую структуру:

II. Правила подготовки документов.

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации.

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации.

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации.

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти.

2.5. Бланки документов.

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти.

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

2.7.1. Приказ, распоряжение.

2.7.2. Положение, правила, инструкция.

2.7.3. Протокол.

2.7.4. Служебные письма.

Подразделы 2.1–2.4 подготовлены на основании инструкций по делопроизводству и правил оформления документов, действующих в Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе, а также с учетом соответствующих положений названных выше типовых регламентов. Но по сравнению со старой новая Типовая инструкция не всегда точно передает требования по подготовке законопроектов, проектов указов и распоряжений Президента РФ, проектов нормативных правовых актов Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти. Нужно отметить, что правила подготовки законодательных и иных нормативных правовых актов сами по себе достаточно сложны, и прежде всего с точки зрения изготовления документов (шрифты, интервалы, абзацные отступы, оформление текста, приложений и др.); тем более досадно, что эти требования, изложенные в новой Типовой инструкции, нередко противоречат положениям нормативных актов, приведенных в сноске. Приведем такой пример. В новой Типовой инструкции (п. 2.1.2) говорится «Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4», в то время как в Правилах оформления документов, создаваемых в Администрации Президента Российской Федерации, устанавливается, что «проект федерального конституционного или федерального закона… печатается на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman Cyr № 14».

Такое же несоответствие отмечается и в разделе о правилах подготовки проектов актов Президента РФ (п. 2.2.2). В новой Типовой инструкции говорится: «Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом № 15», в то время как в Правилах оформления документов, создаваемых в Администрации Президента РФ, устанавливается: «Текст проекта указа Президента Российской Федерации печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером № 14 через межстрочный интервал 18 пт».

Аналогичные несоответствия отмечены и в подразделе 2.3: согласно Новой типовой инструкции проект нормативного акта Правительства РФ печатается шрифтом № 14. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Российской Федерации устанавливает, что текст проекта акта Правительства печатается шрифтом № 13. Отметим, что в старой типовой инструкции ошибок подобного рода не было.

Новая Инструкция и ГОСТ 6.30-2003

В подразделах 2.5 и 2.6 новой Типовой инструкции есть целый ряд новых положений, конкретизирующих положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а в ряде случаев - отличных от положений ГОСТа, хотя в подразделе 2.6 Инструкции провозглашается, что «при подготовке организационно-распорядительных документов работники федеральных органов исполнительной власти оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003…».

■ В пп. 2.5.3 и 2.5.4 подчеркивается, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются по заказам федеральных органов исполнительной власти полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету, для чего на гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Напоминаем, что в ГОСТ Р 6.30-2003 отсутствуют какие-либо положения относительно способов изготовления бланков документов.

■ В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят, в частности, следующие: код федерального органа исполнительной власти, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет и код формы документа. В подстрочном примечании к соответствующим пунктам новой Типовой инструкции отмечается, что перечисленные реквизиты указываются в бланках по усмотрению федерального органа исполнительной власти.

■ Важное пояснение содержится в п. 2.6.5 Типовой инструкции, в котором речь идет об обозначении на бланке документа наименования федерального органа исполнительной власти: «Над наименованием федеральной службы или федерального агентства, находящихся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого они находятся». Следовательно, если руководство федеральной службой или агентством осуществляют Президент РФ или Правительство РФ, на бланке указывается только наименование этой службы или агентства (полное и, если оно имеется, сокращенное); если же федеральная служба или федеральное агентство подведомственны федеральному министерству, на бланке указывается наименование соответствующего министерства, а ниже – наименование службы или агентства.

■ Пункт 2.6.9 содержит положения о порядке датирования документов, в частности, здесь дается такое указание: «Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года». Если учесть, что бланки документов изготовлены типографским способом, а сами документы готовятся на компьютере с последующей распечаткой документа на принтере, становится понятным, что совсем непросто напечатать месяц и год таким образом, чтобы они точно попали в место на бланке, отведенное для даты. Приведенное в п. 2.6.9 правило действовало в то время, когда документы печатались на пишущей машине. С появлением компьютерной техники в практике делопроизводства давно пришли к тому, что дату документа проставляет специалист службы делопроизводства, регистрирующий документ после его подписания руководителем. При этом, конечно, служба ДОУ должна четко соблюдать правило: регистрировать документ в день его подписания.

■ Новая Типовая инструкция предусматривает только два формата написания даты в документах: цифровой – 14.03.2005 и словесно-цифровой – 14 марта 2005 г. ГОСТ Р 6.30-2003, как известно, дает еще один формат написания даты: 2005.03.14.

■ Требует комментария и п. 2.6.13 «Адресат». В целом все предусмотренные новой Типовой инструкцией варианты оформления реквизита «Адресат» при направлении документа в организацию соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. Вопрос возникает в связи с оформлением этого реквизита при адресовании документа физическому лицу. Сравните два примера, приведенные в Типовой инструкции:

Адресование документа руководителю организации:

Генеральному директору

объединения «Ростекстиль»

В.Д. Иванову

Адресование документа физическому лицу:

Бельдовой М.В.

Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32,

Москва, 117574

В первом случае инициалы перед фамилией, во втором – после фамилии. Почему? Есть ли в этом какая-либо логика? Чтобы понять, в чем тут дело, достаточно вспомнить некоторые факты.

В ГОСТ Р 6.30-97, действовавшем до принятия ГОСТ 2003 г., в реквизите «Адресат» инициалы во всех случаях ставились после фамилии. Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, которое было принято постановлением Госстандарта от 21.01.2000 № 9-ст и введено в действие с 1 апреля 2000 г., изменило этот порядок. Буквально в изменении № 1 говорилось следующее: «Пункты 3.14, 3.16. В примерах инициалы указать перед фамилией». Таким образом, получалось, что при оформлении трех реквизитов – «Адресат», «Гриф утверждения» и «Резолюция» – с 2000 г. инициалы во всех случаях без исключения следовало ставить перед фамилией лица (и должностного, и физического). Однако при подготовке ГОСТ Р 6.30-2003 разработчики стандарта допустили ошибку, не внеся правку в пример оформления грифа «Адресат» в примере адресования физическому лицу (в стандарт 2003 г. вошел пример из стандарта 1997 г. без соответствующей правки). Естественно, что у многих работников организаций, готовящих документы и руководствующихся стандартом на оформление, возникает в связи с этим вопрос: почему такая разница при оформлении одного и того же реквизита, разница, не имеющая никакого логического объяснения? К большому сожалению, эта ошибка теперь узаконена еще и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

■ Важное положение содержится в новой Типовой инструкции в п. 2.6.20 «Подпись». Это положение касается оформления подписи в том случае, если руководитель отсутствует и документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель (очевидно, речь идет о ситуациях, когда заместитель наделен правом подписывать определенные документы вместо руководителя в период его временного отсутствия). Сформулировано это положение следующим образом: «Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности». К этому следовало бы добавить еще, что исправлению подлежит также и расшифровка подписи должностного лица, поскольку на подготовленном документе обозначена фамилия руководителя, так как роспись и расшифровка фамилии должны соответствовать друг другу. На практике уже давно закрепилось такое правило: под расшифровкой фамилии руководителя лицо, подписывающее документ, от руки проставляет собственные инициалы и фамилию. Это можно делать и специальным штампом. Многие организации изготавливают такие штампы всем заместителям руководителей, которые имеют право подписывать документы за отсутствующего руководителя.

■ Следует отметить еще одно положение новой Типовой инструкции, касающееся удостоверения документов печатью. Напомним, что ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит каких-либо указаний о том, где проставляется печать. Вопрос этот обычно возникает у работников делопроизводства, поскольку ранее в стандартах на оформление документов было положение: оттиск печати должен захватывать наименование должности лица, подписавшего документ. В определенном смысле «недоговоренность» стандарта была компенсирована Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, где говорилось: «Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати. Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте». Расположение печати на документе имеет большое значение, поскольку печать – это способ дополнительного удостоверения документа (наряду с подписью). Действительно, оттиск печати должен быть, во-первых, легко читаем, во-вторых, не должен закрывать подпись должностного лица.

В п. 2.6.22 новой Типовой инструкции говорится: «Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ», то есть Типовая инструкция фактически вернулась к норме, существовавшей до 1997 г. Хотелось бы при этом, чтобы в тексте инструкции было уточнение: «Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ, но не захватывал роспись должностного лица». К сожалению, такого уточнения в новой типовой инструкции нет.

Похожая информация.

Главная » Дети » Инструкция по делопроизводству: особенности составления. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти — Российская газета Особенности подготовки и оформления отдельных видов