Упд счет фактура и накладная. Как составить универсальный передаточный документ, упд

В 2013 году по инициативе ФНС плательщикам налогов был предложен новый первичный документ – УПД . Благодаря его использованию, налогоплательщики без нарушения закона могут объединять информацию, хранящуюся в первичной документации, тем самым, исключая ее дублирование.

Новая форма первичного документа не обязательна к применению, и налогоплательщики должны сами решать, каким образом они будут вести бухгалтерский учет и рассчитываться с бюджетом. Для отражения факта проведения хозяйственных операций и расчетов по налогам на добавленную стоимость субъекты могут использовать или действовать как раньше, оформляя отдельно и накладные.

В чем преимущество универсального передаточного документа, какие особенности в его заполнении могут вызвать трудности у сторон сделок? Для ответа на этот и другие вопросы необходимо в первую очередь обратиться к форме документа и разобрать на примере, как его заполнять.

До появления УПД, сведения, содержащиеся в первичной документации, например накладных и счет-фактурах, часто повторялись, и нецелесообразность двойного заполнения одних и тех же реквизитов была налицо. Однако, действующее на тот момент законодательство не позволяло объединить эти документы.

Так, согласно утратившему на сегодняшний день силу №129-ФЗ, первичные документы должны были составляться согласно унифицированным формам. Несоблюдение этих требований влекло непринятие их к учету.

С первых чисел 2013 года начал действовать №402-ФЗ , который изменил эти требования. Теперь хозяйственная деятельность может отражаться не по унифицированным формам. Вместо этого обязательными стали сведения, которые должны быть обозначены в первичной документации. Примечательно, что эти обязательные реквизиты и реквизиты, заполняемые в счет-фактурах, во многом сходятся.

Это условие, а также тот факт, что в действующем законодательстве не содержится запретов на изменение формы счет-фактур, благоприятствовали созданию универсального передаточного документа и обеспечили правомерность его использования для налогового и бухгалтерского учета. Форма УПД составлена на основе счет-фактуры. Этот документ обведен в УПД жирной линией и, по сути, представляет стандартную свою форму.

Стоит отметить, что помимо того что УПД значительно упрощает документооборот и снижает риск допущения ошибок, он обладает и недостатками :

1. Поскольку форма УПД не унифицирована, необходbмо тщательно проверять документацию контрагентов.
2. Требуется заполнять больший объем реквизитов, чем в первичной документации.
3. Невозможно отправить электронную версию документа через онлайн-сервис.
4. Невозможно оформить УПД на авансовый платеж.
5. Сложности в корректировке формы.

Требования

Поскольку УПД может заполняться и как первичный, и как документ, на основании которого можно получить , требования к оформлению несколько разнятся. Рассмотрим требования к УПД, используемому в рамках первичной документации.

Приравнивает к обязательным реквизитам первичных документов:

1. Наименование. В отношении УПД это статус.
2. Дату оформления.
3. Наименование контрагента, составившего УПД. Поскольку он является двусторонним, необходимо обозначить обе стороны сделки.
4. Содержание факта хозяйственной деятельности, который характеризуется сведениями о контрагентах, данными о предмете соглашения, уточнениями о времени и обстоятельствах операции.
5. В чем измеряется предмет сделки, какую имеет цену.
6. Должности сотрудников, совершивших операцию, или тех, кто был ответственным за ее оформление.
7. Подписи сотрудников, с указанием данных, необходимых для их идентификации.

При составлении УПД, необходимого для вычета налога на добавленную стоимость, следует придерживаться требований НК РФ. обязывает при заполнении документации указывать следующие данные :

• номер и дату составления;
• реквизиты продавца и покупателя, отправителя и получателя (название, адрес, ИНН);
• наименование предмета сделки, в чем измеряется;
• количество отгруженной продукции;
• денежные измерения продукции (за единицу, всего без НДС, всего с НДС);
• страну происхождения.

Стоит отметить, что все требования, указанные выше, могут быть выполнены, поскольку соответствующие поля для заполнения информации в УПД имеются.

Как правильно оформлять документ

Приложения №1 и №3 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 описывают форму универсальной передаточной документации и правила по ее оформлению соответственно. Согласно этим приложениям, УПД заполняется следующим образом.

Подпись

Универсальная передаточная документация содержит пять полей для подписи . В ряде случаев все поля необходимо оформить в обязательном порядке и все зависит от того, какой статус имеет УПД.

Поля для сотрудников (руководитель и главный бухгалтер) должны быть завизированы, если УПД имеет статус равный 1. Когда УПД используется как первичный, эти поля могут не подписываться.

Строка подписывается лицом со стороны поставщика, которое совершило процесс отгрузки, причем, если этот же сотрудник завизировал счет-фактуру, допускается не подписывать. В строке ставит подпись сотрудник, ответственный за оформление соглашения. Нередко этот сотрудник и сотрудник, указанный в , являются одним и тем же лицом. В этих условиях поле может не подписываться.

В строке ставит подпись сотрудник, приобретающий товар. Строка заполняется аналогично полям, предназначенным для поставщика, в некоторых случаях достаточно лишь указания реквизитов.

Что необходимо заполнять в обязательном порядке

По Приложению №4 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 универсальная передаточная документация должна содержать следующие обязательные сведения.

Поле статус может принимать два значения : либо передаточный, либо универсальный документ. В УПД обязательно указывается нумерация и дата оформления документации. Требования по указанию факта хозяйственной деятельности удовлетворяется с помощью заполнения реквизитов контрагентов, данных об обстоятельствах соглашения, предмете сделки, то есть работе или услуге.

При указании натурального измерения операции следует указывать количество и единицу измерения товара, а также цену за единицу, цену без налога и с учетом НДС. В качестве должностей, организовавших сделку, необходимо указывать сотрудников, отгружающих/принимающих товар, либо ответственных за оформление этой сделки лиц.

Если предающий или получающий сотрудник является одновременно субъектом, отвечающим за верность сведений при оформлении операции, то подпись ставится в полях, обозначающих факт передачи и приемки товара, услуги или работы (в зависимости от того, что является предметом сделки).

Если у контрагентов имеется сотрудник, ответственный за правильность проведения операции, то подпись необходимо поставить также и в соответствующих полях. Продавец, при отсутствии подписей в вышеуказанных полях, вправе поставить ее в поле для руководителя контрагента или иного уполномоченного лица (если это лицо уполномочено подписывать первичную документацию).

Особенности работы с УПД отражены в данном вебинаре.

Универсальный передаточный документ уже несколько лет используется компаниями и предпринимателями в коммерческой деятельности. Этим документом могут оформляться самые разные хозяйственные операции, в том числе и связанные с оказанием услуг. Ниже мы приведем образец заполнения УПД на услуги и расскажем, какие нюансы следует учесть при его составлении.

УПД на услуги вместо акта и счета-фактуры

УПД - это рекомендованная форма. Компании и предприниматели не обязаны ее применять и могут обойтись без нее, оформляя акты оказанных услуг и счета-фактуры. Вместе с тем в целях упрощения документооборота они могут перейти на использование этого единого документа.

Официальная форма УПД доведена в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Она состоит из двух частей и объединяет счет-фактуру и передаточный документ. Таким образом, вместо 2-х документов (счета-фактуры и первичного документа - накладной, акта выполненных работ, акта оказанных услуг и т.д.), которые содержат дублирующие реквизиты, можно обойтись одним УПД.

В официальную форму могут вноситься изменения, однако при этом должна быть сохранена форма счета-фактуры, которая утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.11.2001. Об этом прямо сказано в п. 9 Приложения N 1 этого Постановления. Таким образом, дополняться и изменяться могут столбцы или строки, которые не находятся в пределах черной рамки, обрамляющей форму счета-фактуры.

Кроме того, при внесении изменений в официальную форму УПД следует помнить о требованиях Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011 , согласно которым установлен перечень обязательных реквизитов для первичных документов.

Использование УПД при оформлении операций по оказанию услуг

УПД может использоваться в 2-х ипостасях: либо как счет-фактура и передаточный акт, либо только как передаточный акт. В первом случае в специальном поле УПД проставляется символ 1 и заполняются все показатели как для счета-фактуры, так и для первичного документа. Во втором случае в соответствующее поле УПД ставится символ 2 и заполняются только показатели для первичного документа, то есть акта оказанных услуг. Счет-фактура при этом должен выставляться отдельно.

Причем само по себе указание символа 1 или 2 имеет только информационное значение. Контролеры будут обращать внимание не на указанный в специальном поле номер, а на показатели, которые заполнены или не заполнены в универсальном передаточном документе.

Можно ли выставлять один УПД на поставку и сопутствующие услуги?

Нередко на практике поставка товара сопровождается оказанием услуг. В связи с чем возникал вопрос, можно ли выставлять УПД на услуги и поставку одновременно. Да, такое оформление возможно. Это подтверждено Письмом ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910 . При этом налоговики обратили внимание на следующие моменты:

1. Услуга к моменту оформления УПД должна быть оказана и, соответственно, потреблена заказчиком.
2. УПД должен подписываться лицом, которое уполномочено как на подписание счета-фактуры, так и на подписание первичного документа по приемке-передаче товара и оказанных услуг.

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). В настоящее время без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).

После отгрузки стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) может измениться. Такое изменение может быть вызвано увеличением или снижением либо цены, либо количества (объема) поставленных ресурсов. В этих случаях продавцы вместо корректировочного счета-фактуры могут составлять универсальный корректировочный документ (УКД).

Рекомендуемые формы универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД) отвечают требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Аналогичные разъяснения в отношении УКД содержатся в письме ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86. Оба письма размещены на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами».

Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно вносить дополнительную информацию. Например, в форму можно включать показатели, необходимые для отражения специальных условий сделок. Для этого бланк, предложенный налоговой службой, разрешается дополнять новыми графами или строками. Но вписывать новые реквизиты можно только за пределами черной рамки, которой ограничена включенная в УПД типовая форма счета-фактуры. Менять саму форму счета-фактуры нельзя. Любые дополнения внутри черной рамки приведут к тому, что УПД утратит статус счета-фактуры и покупатель не сможет принять к вычету предъявленный ему НДС.

Это следует из писем ФНС России от 23 декабря 2015 г. № ЕД-4-15/22619 и от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121.

Аналогичные выводы можно сделать и в отношении УКД.

УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155. Этот формат можно использовать и при отправке УПД контрагентам, и при передаче таких документов в налоговые инспекции (абз. 3 п. 2 ст. 93, абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ, Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@).

Электронный формат УКД пока не утвержден. Поэтому в отношениях с контрагентами используйте согласованный с ними формат, который вы разработали самостоятельно. Для передачи УКД в налоговую инспекцию такой формат не подойдет. Поэтому, если требуется представить в инспекцию УКД, составленный в электронном виде, его надо распечатать на бумаге и заверить отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью. Разъяснения об этом есть в письмах Минфина России от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521 и от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190.

Что заменяют собой универсальные документы

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

• товарного раздела товарно-транспортной накладной ;

• накладной на отпуск материалов на сторону ;

• акта о приеме-передаче объекта основных средств .

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12 , № М-15 , № ОС-1 и № 1-Т , и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.

УКД представляет собой корректировочный счет-фактуру, форма которого дополнена реквизитами кредит-ноты или другого документа, подтверждающего согласие сторон на изменение стоимости поставленных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Отказ от составления счетов-фактур и переход на применение универсальных документов тоже целесообразно отразить в учетной политике. Если организация переходит на оформление универсальных документов в середине года, дополнения к учетной политике следует внести до начала очередного налогового периода по НДС.

Следует отметить, что использование универсальных документов не исключает возможность применять обычные счета-фактуры или товарные накладные. Даже если разные документы оформляются в рамках одного договора. Например, если один договор поставки предусматривает несколько отгрузок, то по одной партии продавец может составить накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру, а по другой партии - УПД со статусом 1. В этом случае покупатель вправе учесть понесенные расходы при расчете налога на прибыль, а сумму предъявленного НДС принять к вычету. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 27 мая 2015 г. № ГД-4-3/8963.

Ситуация: нужно ли уведомлять покупателей о том, что вместо счетов-фактур организация использует УПД ?

Законодательно такая обязанность не предусмотрена.

Однако по согласованию между собой поставщик и покупатель могут включить это условие в текст договора. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как накладная на отгрузку товаров) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.

Условие о применении УПД можно оформить и в виде дополнительного соглашения к договору поставки.

Назначение универсальных документов

Назначение универсальных документов зависит от присвоенных им статусов: 1 или 2. Документы составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и соответствующий статус.

Статус 1 означает, что УПД (УКД) можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для изменения налоговой базы или вычета по НДС, то есть как счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру).

Статус 2 означает, что УПД (УКД) применяется только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Например, как накладная или как соглашение об изменении стоимости отгруженных товаров. В этих случаях продавцу придется составить отдельный счет-фактуру или корректировочный счет-фактуру.

Впрочем, сам по себе статус 1 или 2 носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в универсальных документах заполнены. Если, к примеру, в них пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет предъявить к вычету НДС по такому УПД (УКД). Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом и первичного, и корректировочного счета-фактуры (п. 5, 5.2 ст. 169 НК РФ). Без него счета-фактуры считаются заполненными неправильно, и возмещать НДС на основании таких универсальных документов нельзя.

Если же все обязательные реквизиты счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) в универсальном документе заполнены правильно, сумму НДС, предъявленную продавцом, покупатель вправе принять к вычету. То, что формы универсальных документов не упоминаются ни в Налоговом кодексе РФ, ни в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, для вычета значения не имеет (письмо Минфина России от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664).

Кто может использовать универсальные документы

Формы УПД и УКД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы или использующие освобождение по статье 145 Налогового кодекса РФ, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). При этом им не нужно заполнять:

• графу 7 «Налоговая ставка»;

• графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Для каких операций можно применять УПД

С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.

Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняйте:

• строку 2 «Продавец»;

• строку 2а «Адрес»;

• строку 2б «ИНН/КПП продавца»;

• строку 6 «Покупатель»;

• строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;

• строку 6б «ИНН/КПП покупателя».

Ситуация: можно ли применять универсальный передаточный документ при отгрузке товаров на экспорт

Да, можно.

Сфера применения универсального передаточного документа законодательно не ограничена. Поэтому его можно использовать и для оформления экспортной операции.

Ведь отгрузка товаров на экспорт, как и любой факт хозяйственной жизни, должна быть оформлена первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). В том числе это может быть и УПД. Главное, чтобы в нем были все обязательные для первички реквизиты, они перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Несмотря на то что товары поставляются за границу, экспортеры обязаны выставлять по таким операциям счета-фактуры. Учитывая, что УПД со статусом 1 является полноценной заменой счета-фактуры, при поставке товаров на экспорт в течение пяти календарных дней со дня отгрузки продавец должен составить этот документ и зарегистрировать его в части 1 журнала учета счетов-фактур (п. 3 ст. 168 НК РФ, п. 3 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). На дату составления УПД в нем нужно указать стоимость товаров без НДС и нулевую налоговую ставку. Это следует из положений пункта 1 статьи 164 Налогового кодекса РФ. О регистрации УПД в книге продаж см. Нужно ли выставлять счета-фактуры при реализации товаров на экспорт.

Учитывайте, что УПД не является документом, подтверждающим вывоз товаров за пределы России. То есть его нельзя использовать в качестве транспортного и товаросопроводительного документа. А вот сведения, содержащиеся в Заявлении о ввозе товаров, УПД со статусом 1 подтверждает. Такие разъяснения есть в письме ФНС России от 4 апреля 2016 г. № ЕД-4-15/5702.

Важно! Иногда налоговые органы государств - членов ЕАЭС, куда поставляются товары из России, не принимают от импортеров УПД, выставленные российскими экспортерами. Причина - формальное толкование положений подпункта 4 пункта 20 приложения 18 к Договору о Евразийском экономическом союзе, в котором упоминаются только счета-фактуры. В таких случаях иностранным контрагентам следует пояснить, что УПД - это тот же самый счет-фактура, только с некоторыми дополнительными реквизитами.

Дополнение счетов-фактур какой-либо информацией не противоречит статье 169 Налогового кодекса РФ. Более того, это прямо предусмотрено пунктом 9 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Таким образом, форма УПД, рекомендованная к применению письмом ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96, полностью соответствует нормам национального налогового законодательства, а следовательно, и требованиям подпункта 4 пункта 20 приложения 18 к Договору о Евразийском экономическом союзе. Правильность такого вывода подтверждается письмами Минфина России от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664 и ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Когда можно применять УКД

УКД можно оформить в двух случаях:

• если после отгрузки продавец меняет цену или количество отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав);

• если продавец согласен с претензией покупателя, который при приемке (до оприходования) обнаружил расхождения по количеству и качеству переданных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

УКД не применяется:

• для исправления ошибок, которые продавец допустил при составлении первичного счета-фактуры, УПД или других первичных документов на отгрузку. В этом случае ошибку нужно исправить в первоначальном комплекте документов. Порядок исправления ошибок в УПД приведен в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86;

• при возврате продавцу товаров, принятых на учет покупателем («обратная реализация»).

Об этом сказано в приложении 2 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86.

Заполнение универсальных документов

УПД

Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) и для счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ).

Если же используете форму УПД только как первичный документ, то есть помечаете в нем статус 2, заполнять все реквизиты не обязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

• строку 7 «К платежно-расчетному документу»;

• графу 6 «В том числе сумма акциза»;

• графу 7 «Налоговая ставка»;

• графу 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;

• графу 10а «Краткое наименование страны происхождения товара»;

• графу 11 «Номер таможенной декларации».

Ту часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте по правилам, установленным для оформления счетов-фактур . То есть в соответствии с требованиями пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ и приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняйте по правилам, установленным для оформления этих документов .

Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Однако он не является обязательным. Поэтому, если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль. В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта - составителя документа (в т. ч. комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) - строку 19 «Наименование экономического субъекта - составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

УПД должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации-продавца (исполнителя). Вместо них УПД могут подписать другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Если УПД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности предпринимателя. В обоих случаях в УПД должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Кроме того, в УПД ставят свои подписи:

• сотрудники, ответственные за передачу (приемку) товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав;

УПД обособленных подразделений

Если товары (работы, услуги) реализует или приобретает обособленное подразделение организации, УПД заполняйте по общим правилам. Никаких специальных требований для таких ситуаций письма ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96 и от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86 не содержат.

Единственное, что нужно учитывать, - это особенности заполнения:

• сведений о продавце , если обособленное подразделение составляет УПД;

• сведений о покупателе , если обособленное подразделение получает УПД.

Пример оформления УПД при реализации товара обособленным подразделением

ООО «Торговая фирма "Гермес"» находится в г. Москве и имеет обособленное подразделение, зарегистрированное по адресу: 650023, г. Кемерово, пр-т Ленина, д. 120.

У обособленного подразделения:

• КПП - 420201001;
• цифровой индекс - П1.

В учетной политике «Гермеса» закреплено, что при оформлении операций, связанных с реализацией товаров (работ, услуг), организация использует универсальный передаточный документ (УПД).

Между обособленным подразделением «Гермеса» и ООО «Альфа» заключен договор от 15 февраля 2016 г. № 72 на поставку партии печенья (800 упаковок) стоимостью 1 180 000 руб. (в т. ч. НДС - 180 000 руб.).

23 февраля товар был отгружен и вывезен покупателем со склада обособленного подразделения. В этот же день бухгалтер обособленного подразделения «Гермеса» выставил в адрес «Альфы» УПД № 15 .

Пример оформления УПД при реализации товара обособленному подразделению

По договору от 15 февраля 2016 г. № 72 ООО «Альфа» реализует обособленному подразделению ООО «Торговая фирма "Гермес"» печенье (800 упаковок) стоимостью 1 180 000 руб. (в т. ч. НДС - 180 000 руб.).

Обособленное подразделение зарегистрировано по адресу: 650023, г. Кемерово, пр-т Ленина, д. 120. КПП - 420201001.

В учетной политике «Альфы» закреплено, что при оформлении операций, связанных с реализацией товаров (работ, услуг), организация использует универсальный передаточный документ (УПД).

23 февраля товар был отгружен и вывезен покупателем со склада обособленного подразделения. В этот же день бухгалтер «Альфы» выставил в адрес обособленного подразделения «Гермеса» УПД № 15 .

УКД

В зависимости от цели использования УКД . Если организация собирается заменить универсальным корректировочным документом и корректировочный счет-фактуру, и первичный учетный документ, то УКД нужно присвоить статус 1 и заполнить все реквизиты, обязательные для корректировочного счета-фактуры .

Помимо этого должны быть заполнены строки 8 «Предлагаю изменить стоимость» или 9 «Уведомляю об изменении стоимости», а также строка 12 «С изменением стоимости согласен».

В УКД со статусом 2 тоже должны быть заполнены строки 8 (или 9) и строка 12. При этом в той части, которая дублирует корректировочный счет-фактуру, достаточно заполнить только те реквизиты, где отражаются изменения стоимостных или количественных показателей.

Какую строку заполнять - 8 или 9 - зависит от того, как составлен договор. Если с самого начала в нем не было условия об изменении стоимости, продавец заполняет строку 8 «Предлагаю изменить стоимость». Если же в договоре уже было условие о возможности изменить стоимость поставки, то продавец заполняет строку 9 «Уведомляю об изменении стоимости».

В первом случае (продавец заполнил строку 8) свое согласие на изменение стоимости покупатель отражает в строке 12 «С изменением стоимости согласен». Кроме того, покупатель обязательно должен заполнить строки 14 и 15.

Во втором случае (продавец заполнил строку 9) строки 14 и 15 заполнять не обязательно. Но если покупатель их заполнит, то он сможет рассматривать поступивший УКД в качестве своего внутреннего учетного документа (аналога справки бухгалтера), который подтвердит изменение стоимости полученных ранее товаров (работ, услуг).

Строку 13 «Дата» тоже стоит заполнить - это позволит исключить споры о моменте изменения стоимости, если в своем экземпляре продавец укажет произвольную дату.

УКД должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации-продавца (исполнителя). Вместо них УКД могут подписать другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Если УКД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности предпринимателя. В обоих случаях в УКД должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Кроме того, в УКД ставят свои подписи:

• сотрудники, ответственные за принятие решения об уменьшении стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав (как со стороны продавца, так и со стороны покупателя);

• сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки (как со стороны продавца, так и со стороны покупателя).

ФНС ввела в оборот универсальный передаточный документ (УПД), чтобы сократить количество документов, используемых компаниями. Однако недавно налоговики запретили использовать его как счет-фактуру. Узнайте подробности и скачайте образец.

Так что такое УПД со статусом 1, когда его можно использовать и можно ли счет-фактуру заменить на универсальный передаточный документ. На эти вопросы ответим в статье

Что такое УПД

При продаже (отгрузке) товаров, работ, услуг или имущественных прав компания имеет право не предъявлять покупателю пакет документов, включающих в себя счет-фактуру, товарную накладную, передаточный документ и пр., а собрать их все в одном универсальном передаточном документе. Это и будет - УПД.

По сути, это унифицированный документ, который включает в себя счет-фактуру, дополненный реквизитами первичного документа об отгрузке и приемке товара. Универсальный передаточный документ можно отправлять и контрагентам, и в налоговую инспекцию.

Внимание! Если организация переходит на оформление универсальных передаточных документов вместо обычных счетов-фактур, внесите изменения в учетную политику. Изменения в учетную политику следует вносить до начала очередного налогового периода по НДС.

Счет-фактура или универсальный передаточный документ

С появлением УПД у российских компаний, возник вопрос, что удобнее: счет-фактура или этот документ?

Сразу оговоримся, что в отличие от счета-фактуры УПД – это не обязательная, а рекомендованная форма. При этом она позволяет компаниям:

1. Использовать в бухгалтерском учете;
2. Принимать к вычету НДС, так включает в себя полностью все реквизиты счета-фактуры, являясь, в какой-то степени, его копией;
3. Использовать в качестве доказательства о понесенных затратах при определении налоговой базы.

Обратите внимание! Универсальный передаточный документ нельзя использовать только как счет-фактуру. Такой вывод ФНС сделала в письме № АС-4-15/16298@.

• он заменяет счет-фактуру и первичку (в поле «Статус» значение 1)
• он заменяет только передаточный документ (в поле «Статус» значение 2).

Заявить вычет можно по УПД со статусом 1. Но использовать универсальный передаточный документ только в качестве счет-фактуры нельзя. Налоговики напомнили, что для этого не предусмотрено отдельного статуса. Поэтому ФНС рекомендует всегда составлять счет-фактуру по форме, утвержденной Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Основная часть универсального передаточного документа – это счет-фактура, который можно дополнить реквизитами. Если решите дополнить форму, размещайте новые реквизиты за пределами черной рамки. В ней находится счет-фактурная часть, ее изменять нельзя. Показатели за рамкой относятся к «первичке», и компании вправе дополнить их данными в любой последовательности (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402‑ФЗ). К примеру, можно добавить столбец «В» с дополнительной информацией о товаре.

При каких обстоятельствах можно использовать универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ позволяет использовать его сразу в качестве нескольких документов:

• счет-фактура,
• накладная или иной передаточный документ,
• либо все вместе.

Его можно применять:

• при сдаче сделанной работы или услуги заказчику;
• при различных видах отгрузки товаров;
• при проведении сделок посредством комиссионеров, принципалов;
• при передаче своих имущественных прав другому лицу.

Как оформить универсальный передаточный документ

Так как универсальный передаточный документ – это унифицированная форма единого бланка, включающего в себя счет-фактуру и первичные передаточные документы. То и оформление будет зависеть от того, как вы собираетесь его использовать.

УПД состоит из двух условных частей

Часть 1. Одна часть, расположенная в верхней части – это реквизиты, находящиеся в пределах толстой черной рамки (смотрите образец ниже). Все они относятся к счету-фактуре и соответствуют форме, утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137. Их нельзя изменять, а оформлять следует как обычный счет-фактуру.

Часть 2. Другая часть – это реквизиты, находящиеся за пределами черной рамки. В эту часть уже можно вносить свои изменения, при этом, не забывая, указывать обязательные для передаточного документа данные.

Обязательные реквизиты документа

• название и дата составления первичного документа;
• выходные данные компании или ИП;
• наименование хозяйственной операции, которую вы подтверждаете данным документом;
• денежный или натуральный эквивалент, совершенной операции;
• данные лица, ответственного за совершение операции;
• подпись руководителя и ответственного лица с расшифровкой.

Стоит отметить, что особое внимание нужно уделить реквизиту «Статус», расположенному в верхней правой части УПД. Именно от него зависит, как вы будете использовать УПД.

Как оформить реквизит «Статус» в универсальном передаточном документе

Реквизиту «Статус» нужно уделить самое пристальное внимание, так как именно он определяет, какой документ вы составляете.

Статус 1 в УПД

Когда вы ставите Статус 1 – это означает, что вы выписываете счет-фактуру и одновременно накладную (или иной передаточный документ).

Статус 2 в УПД

Когда вы ставите Статус 2 – это значит, что вы оформляете просто первичный (передаточный) документ.

Важно! УПД со статусом 1 можно использовать для обозначения НДС и, соответственно, принимать к налог к вычету. УПД со статусом 2 для вычета НДС принимать нельзя.

Как заполнить универсальный передаточный документ

Заполнение УПД зависит от его статуса. Если вы заполняете документ со статусом 1, то вы должны заполнить все поля в пределах черной толстой рамки, так они относятся к утвержденной форме счета-фактуры.

Если вы заполняете УПД со статусом 2, то строки, относящиеся строго к счету-фактуре можно опустить. К таким строкам относятся:

• номер счета-фактуры;
• сумма акциза;
• налоговая ставка;
• наименование и цифровой код страны происхождения товара;
• номер таможенной декларации.

Как заполнить верхнюю часть (строки) универсального передаточного документа

* Данную строку заполняйте только при продаже товаров. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же».

Как заполнить нижнюю, табличную часть (графы) универсального передаточного документа

Как заполнить строки, находящиеся за черной толстой рамкой в универсальном передаточном документе

Строки, не вошедшие в рамку, ограниченную толстой линией, относятся к передаточному документу. Здесь вы ставите дополнительные даты и прописываете информацию об ответственных за операцию лицах.

Строка 8 Основание передачи (сдачи) или получения (приемки) товара - предназначена для расшифровки сделки, ее условий, а также частично об ее участниках и их отношениях. Эта строка не обязательна для заполнения.

Строка 9 Данные о транспортировке и грузе – по сути, заменяет данные из транспортной накладной или путевого листа, с указанием номеров указанных документов, информации о грузе и экспедиторе. Эта строка также не обязательна к заполнению.

Строка 10, 13, 15, 18 – предназначены для указания информации об ответственных лицах, участвующих в сделке, как со стороны покупателя, так и со стороны продавца.

При этом обращаем ваше внимание, что если один и тот же человек и отгружает товары, и отвечает за правильность оформления сделки, то достаточно только одной его подписи, а в остальных строках пишите просто должность.

Это относится и к покупателю.

Строка 11, 16 – здесь нужно поставить даты. Если все операции: составление документа, отгрузка и получение товара произошли в один день, то дата во всех строках будет совпадать. Если нет, то ставьте даты, соответствующие проведению операции.

Важно! Если УПД служит одновременно и счетом-фактурой, и передаточным документом, то датой принятия НДС к вычету будет дата счета-фактуры, записанная в верхней, рамочной части документа.

Строка 12 Иные сведения об отгрузке, передаче – укажите номера дополнительных документов, участвующих в сделке, если таковые имеются.

Строка не обязательна для заполнения.

Строка 17 Иные сведения о получении, приемке – сведения о взаимных претензиях, ссылки на неотъемлемые приложения, и другие документы и т.п. – к заполнению не обязательна.

Используйте вместо счета-фактуры и передаточных документов при отгрузке товаров, сдаче работ и услуг универсальный передаточный документ (УПД)? С 1 октября 2017 года форма его заполнения изменилась. Чтобы не допустить ошибок при оформлении УПД, бесплатно скачайте наши бланки и образцы или используйте автоматический сервис КУБ - всего за пару минут вы получите документ со всеми необходимыми реквизитами, готовый к отправке контрагенту.

Что такое универсальный передаточный документ? Назначение и форма заполнения УПД

Универсальный передаточный документ - это документ, который выставляется при передаче услуг, работ, имущественных прав или отгрузке товара и объединяет счет-фактуру и передаточные документы (акты, товарные накладные и т. д.). Форма УПД разработана ФНС России (Приложение 1 к Письму ФНС от 21.10.2013г. № ММВ-20-3/96). В документе присутствует три вида реквизитов:

реквизиты универсального передаточного документа;

реквизиты первичного учетного документа;

реквизиты счета-фактуры.

УПД не является обязательным документом. Организации и предприниматели вправе использовать его или придерживаться, привычных правил оформления первичной документации и выписывать счета-фактуры и передаточные документы по отдельности. Применение универсального передаточного документа упрощает и ускоряет процесс первичного документооборота, налогового и бухгалтерского учета, снижает риск ошибок, ведь вместо двух документов оформляется только один.

Варианты использования УПД

Существует два варианта применения УПД:

вместо счета-фактуры и передаточных документов. В этом случае при передаче товаров, услуг или работ оформляется только универсальный передаточный документ. Он используется и для расчетов по налогу на добавленную стоимость, и для признания расходов при налогообложении прибыли. Документу присваивается статус 1, он должен оформляться в бумажном и, при необходимости, электронном виде.

вместо передаточных документов. В этом случае УПД используется только для признания расходов, счет-фактура выписывается отдельно. Документу присваивается статус 2, его допускается оформлять только в электронном виде.

Бланк УПД с 01.10.2017 года: что изменилось?

Согласно Постановлению Правительства РФ № 625 от 25.05.2017 года, с 1 июля 2017 года в России используется новая форма счета-фактуры - в ней появилась строка для идентификатора государственного контракта. Новый формат заполнения счета-фактуры приведен в Приказе от 24.03.2016г. № ММВ-7-15/155.

Так как универсальный передаточный документ включает реквизиты счета-фактуры, его бланк тоже претерпел изменения - в нем появилась графа 8 для указания идентификатора государственного контракта. Она заполняется в том случае, если организации или предприниматель выполняют работы или поставляют товары по государственному заказу. В остальных случаях в графе ставится прочерк.

ВНИМАНИЕ! Если вы или ваши контрагенты продолжаете использовать старые бланки счета-фактуры и универсального передаточного документа после 01.10.2017 года, вы рискуете не получить вычеты по НДС. Налоговые инспекторы не примут предоставленные вами документы.

Предлагаем бесплатно скачать образец заполнения и новый бланк универсального передаточного документа от 01.10.2017 года.

Правила заполнения бланка универсального передаточного документа

Большая часть бланка УПД совпадает с бланками счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ. Но заполнение некоторых полей формы, относящихся к реквизитам непосредственно универсального передаточного документа, может вызвать затруднения. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:

Дата в УПД. В универсальном передаточном документе указываются три даты: дата оформления документа (строка 1), дата совершения акта хозяйственной деятельности (строка 11) и дата получения товаров или приемки работ/услуг (строка 16).

Статус УПД. Если универсальный передаточный документ выполняет функции счета-фактуры, то ставится статус 1. При этом должны быть заполнены строка 7, графы 6, 7, 10, 10а, 11. Если УПД выполняет функции только товарной накладной или акта, то в нем проставляется статус 2, а указанные строки и графы не заполняются.

Номер УПД. Универсальные передаточные документы со статусом 1 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией счетов-фактур. Универсальные передаточные документы со статусом 2 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией первичной документации.

Подписи в УПД. В верхней части универсального передаточного документа, соответствующей счету-фактуре, ставят подписи руководитель предприятия (или индивидуальный предприниматель) и главный бухгалтер. В нижней части бланка, соответствующей акту или товарной накладной, ставятся подписи лиц, ответственных за отгрузку товара/передачу услуг, за получение товара /услуг, за оформление фактов хозяйственной жизни продавца и покупателя.

Как заполнить УПД в сервисе КУБ?

Чтобы свести к минимуму риск ошибок при оформлении универсального передаточного документа по новой форме и упростить этот процесс, воспользуйтесь бесплатным многофункциональным сервисом КУБ. Автоматическое формирование УПД в нем займет всего несколько минут. Вам потребуется:

внести данные о контрагентах и сделке в соответствующие поля формы;

проверить правильность информации;

Начните пользоваться сервисом КУБ и заполняйте универсальные передаточные документы по форме 2017 года в автоматическом режиме, систематизировано храните документы в личном кабинете и отправляйте контрагентам в один клик! Зарегистрируйтесь прямо сейчас и получите бесплатный доступ ко всем функциям системы на 14 дней.

БЫСТРО И КАЧЕСТВЕННО

Отправка счетов на e-mail ваших клиентов.Статус счета всегда подскажет вам оплачен он или просрочен.
Небольшой вступительный текст о счете на оплату. Выставление счетов с логотипом, печатью и подписью.
Отправка счетов на e-mail ваших клиентов. Статус счета всегда подскажет вам оплачен он или
просрочен.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета

Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН

Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу

Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета

Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета

Выгоды

Подготовка счета за 20 секунд

Отсутствие ошибок в счетах

Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес

Увеличение скорости оплаты счетов

Автоматизация
отправки счета

Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет

Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет

Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании

Отправка счета на e-mail покупателя

Выгоды

Отправка счета в 2 клика

Красивые и профессиональные счета

Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона

Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

Передумали заморачиваться со скачкой шаблонов документов онлайн?

С сервисом КУБ вы можете сэкономить 29 минут на выставление документов без единой ошибки, и это далеко не всё. Получите КУБ - онлайн сервис по автоматизации выставления счетов и других документов.

Первичные документы

• Универсальный передаточный документ – новая форма УПД 2018 года и образец заполнения

Главная » Пдд » Упд счет фактура и накладная. Как составить универсальный передаточный документ, упд