Делопроизводство. Двуязычный бланк

Многие наши сограждане уже привыкли к тому, что для поездок за границу порой требуются переведенные и заверенные копии документов. Однако нередко нотариус перевод заверяет, выполненный на одном листе с оригиналом. Наиболее типичный случай - двуязычный договор или контракт, который заключают два субъекта права из разных государств.

Поставки товара или получение сырья из других стран требует договоренности с иностранной компанией. Письменное соглашение необходимо и при партнерской деятельности или при открытии дочерней компании в зарубежном государстве. Так как очень редко в этом государстве используется в качестве официального языка русский, приходится составлять договор на двух языках. Эта задача очень близка по своей сути с заверенным переводом, однако имеет ряд особенностей.

В любом случае доверять ее следует только опытным специалистам с большим стажем работы. Причем не отдельным профессионалам, а команде. Ведь потребуются услуги сразу нескольких человек - юристов, переводчиков, корректоров.

В крупных компаниях эта задача целиком и полностью ложится на плечи юридического отдела. В небольших организациях при отсутствии штатного специалиста пользуются услугами сторонних фирм. Но в любом случае знание хотя бы основ процесса будет полезным для каждого.

Техника выполнения двуязычного договора

Не будем описывать этап выработки условий договора, приемлемых для обеих сторон. Будем считать, что руководство компаний уже обговорило каждый пункт и согласовало общую схему будущего контракта. Рассмотрим конкретно процесс составления документа и требования к нему со стороны нотариуса (или аналогичного специалиста из другой страны).

Чтобы нотариус перевод заверил, он не только должен увидеть диплом переводчика или другой документ, подтверждающий квалификацию. Юрист будет внимательно следить и за правильностью составления двуязычного договора.

Есть два допустимых варианта оформления:

текст договора пишется на двух языках на одном листе бумаги. Лист делится вертикальной линией на две равных части. В одной текст пишется на русском языке, в другой - на иностранном. Абзацы выравниваются таким образом, чтобы каждый пункт договора на одном языке располагался напротив его переведенной копии. В верхнем колонтитуле каждого листа должна присутствовать надпись «Перевод с английского языка на русский» (замените нужными вам языками).
Текст договора пишется на двух языках на разных листах, которые впоследствии сшиваются.

В остальном требования аналогичны тем, которые предъявляются к обычному нотариальному переводу документов. Так как договор - это как минимум двустороннее соглашение, то он выполняется в двух (или более) экземплярах, которые имеют равную юридическую силу. И каждый экземпляр должен содержать текст на обоих языках, подписи переводчика, выполнявшего работу, нотариуса, заверявшего документ, и, естественно, ответственных представителей компаний, заключающих этот контракт.

Бюро переводов на «Красных воротах» - надежный партнер в международной деятельности

При заключении договора с иностранной компанией очень важно иметь со своей стороны квалифицированного переводчика и опытного юриста. Любое несоответствие в переводе может стать причиной больших потерь. Еще сильнее ударит по бизнесу контракт, который в той или иной части не соответствует законодательству одной из стран. Ведь это может стать поводом для признания договора недействительным, уклонения от выполнения его условий или даже применения штрафных санкций со стороны правоохранительных органов.

От квалификации нотариуса и переводчика зависит слишком много, чтобы экономить на их услугах. Обратившимся в компанию «Азбука переводов» будут предоставлены лучшие специалисты в обеих сферах. Бюро переводов на «Красных воротах» позволит избежать серьезных проблем в международном бизнесе.

(перевод). Изложение содержания документа средствами другого языка при полном сохранении его структуры и отсутствии произвольных сокращений текста или добавления отсутствующих элементов.

1.2.Оригинал перевода (оригинал). Документ, подлежащий переводу на другой язык.

1.3.Полный перевод. Перевод, в котором изложено содержание всех составных частей оригинала.

1.4.Частичный перевод. Перевод, в котором изложено содержание одной или нескольких частей оригинала.

1.6.Язык оригинала. Язык, на котором составлен оригинал документа.

1.7.Транслитерация. Способ передачи состава знаков в тексте оригинала средствами алфавита языка перевода, при котором каждый знак (или последовательность знаков) одной системы письма передается одним и тем же знаком (или последовательностью знаков) другой системы письма.

1.8.Транскрипция. Передача звучания слов (текста) языка оригинала с помощью условных знаков в тексте перевода.

1.9.Примечание переводчика. Текст, вставленный в перевод и четко выделенный в нем, который не соответствует тексту оригинала, а поясняет содержание или особенности работы над переводом.

РАЗДЕЛ 2. Требования к названию файлов и пересылке текстов перевода.

При получении от нашего бюро переводов задания на перевод, следует в обязательном порядке отправить свое подтверждение о принятии проекта в работу . Таким образом Вы одновременно подтверждаете Ваше согласие со всеми обозначенными в письме условиями и с правилами выполнения письменных переводов.

Файл с переведенным текстом, который Вы отправляете нам, должен иметь оригинальное название. Если, к примеру, Вы получили файл с названием «12_dogovor.rar», то переведенный файл будет иметь такое же название, но с припиской языка перевода – «12_dogovor_ru.doc».

При отправлении переводов на наш электронный ящик в письме нужно указать статистику перевода и итоговую стоимость по каждому документу.

Подсчет количества знаков с пробелами (Word – Статистика ) необходимо производить только после удаления лишних пустых символов (для облегчения проверки следует использовать функцию «Найти и заменить», где в поле «Найти» вводится двойной пробел, а в поле «Заменить» - одинарный. Проверку стоит повторять несколько раз, пока приложение Word не уведомит о том, что произведенных замен 0).

РАЗДЕЛ 3. Требования к переводу и его оформлению.

Переводчик несет ответственность за качество и стиль оформления перевода!!!

Если по какой-либо причине перевод не может быть выполнен в указанный срок, следует своевременно сообщить об этом нашим менеджерам.

Переводы, присланные с грубыми нарушениями нижеприведенных правил, отправляются на доработку переводчику. Доработка текста в рамках настоящих правил дополнительно не оплачивается.

За некачественные переводы, срыв сроков, грубое несоблюдение настоящих правил применяются штрафные санкции, размер которых пропорционален понесенным нами затратам.

Раздел 3.1. Требования к переводу.

Перевод должен стилистически соответствовать исходному тексту (например, при переводе юридических и экономических текстов не должна осуществляться подмена специальной лексики и оборотов на соответствующие обороты нейтрального стиля, перевод технических текстов осуществляется с соблюдением норм стилистики технических текстов на языке перевода и т.д.)

В качестве результа предоставляется окончательный и правильно отформатированный текст перевода без опечаток, орфографических ошибок и не переведенных фрагментов текста.

Переводчик дает только один вариант перевода отдельных слов, терминов или выражений, приводить несколько вариантов перевода на выбор недопустимо.

Во всем тексте перевода должно быть соблюдено единство терминологии , присущей данной тематике переводов . Так, при переводе технических текстов рекомендуется использовать термины, установленные соответствующими государственными терминологическими стандартами, либо термины, содержащиеся в терминологических приложениях к государственным стандартам и в других документах.

Не стандартизированные термины должны соответствовать терминологическим рекомендациям международных организаций, например, Международной организации по стандартизации (ISO).

Недопустимо употребление терминов, принятых в профессиональном разговорном языке (профессиональном жаргоне), за возможным исключением случаев употребления аналогичных лексических единиц в исходном тексте, но при обязательном соблюдении принципа эквивалентности перевода.

Перевод текста осуществляется полностью, без пропусков и произвольных сокращений текста оригинала. Переводится весь текст на языке оригинала: содержание документа, содержание бланка документа, содержание надписей на печати / штампе или содержание надписей, сделанных от руки.

Спорные, неразборчивые и неоднозначные места, слова, допускающие несколько вариантов перевода (термины, фразы, сокращения, аббревиатуры) следует обсуждать с нашими менеджерами, а также выделять их в тексте фоном и прилагать свои комментарии в скобках на желтом фоне с подписью (например, так) .

При переводе на русский язык общеизвестные латинские выражения (de facto, de jure и т.д.) могут не переводиться. Некоторые названия из области медицины, биологии и химии сохраняются в латинском написании, так как не имеют переводных эквивалентов или не переводятся по традиции. Названия видов бактерий, животных, растений и т.д. сохраняются в латинском написании.

При переводе на иностранный язык русскоязычные эквиваленты общеизвестных латинских выражений можно заменять оригинальными латинскими выражениями. В данном случае следует руководствоваться пониманием того, воспримет ли целевая аудитория перевода такие термины.

3.1.1. Названия организаций

В соответствии с рекомендациями законодательных актов и нормативно-правовых документов «Форма собственности и организационно-правовая форма приводятся в сокращенном виде после указания названия наименования заглавными латинскими буквами - ООО, ZAO, OAO, AKB.

Веским доводом к данному правилу можно считать и то, что из-за несовпадения законодательств, аббревиатура формы собственности сразу же дает возможность определить страну регистрации компании: PLC (ОАО) – Великобритания ; GmbH (ООО), AG (АО) – Германия ; SpA (АО) – Италия , A/S (АО) – Норвегия , Дания , OY (АО) - Финляндия и т.д. Следовательно, если компания зарегистрирована в России или Украине , из-за использования не российской аббревиатуры страна регистрации будет не понятна.

Аббревиатуру направления деятельности предприятий также следует транслитерировать, дав в скобках расшифровку (расшифровка может даваться при первом упоминании компании в документе, в дальнейшем будет использоваться транслитерированное название).

При переводе иностранного названия компании рекомендуется следующая модель: иностранное название - иностранное название, (транскрибированное на русском языке).

Российские названия также обычно не переводятся, а транскрибируются (практическая транскрипция). Хотя в отдельных случаях можно указать перевод названия компании в скобках.

Кроме того, обратите внимание, что при переводе русских компаний кавычки не ставятся.

Названия иностранных учреждений и организаций, как правило, переводят на русский язык. При переводе названий учреждений и организаций обычно используются эквиваленты наименований учреждений и организаций на русском языке.

В названиях учреждений и организаций с прописной буквы пишут только первое слово и собственные имена.

НО в названиях важнейших международных организаций с прописной буквы пишут все слова, кроме служебных.

Названия иностранных журналов, газет в тексте перевода оставляют в оригинальном написании и берут в кавычки. При этом соблюдаются правила употребления прописных и строчных букв, присущие исходному языку. В библиографических ссылках и списке литературы эти названия используют без кавычек.

3.1.2. Даты

Следует соблюдать также и форму написания даты, т.е. если в оригинале документа месяц указан прописью, не допускается замена его в переводе порядковым цифровым номером.

3.1.3. Аббревиатуры

Аббревиатуры, используемые в оригинале, приводят в виде эквивалентов на языке перевода , если таковые существуют.

При отсутствии эквивалентов значение каждой аббревиатуры должно быть объяснено при ее первом упоминании в тексте на языке перевода.

Сокращенные наименования марок машин, аппаратов, приборов и т.д. обычно не расшифровывают и в переводе оставляют в оригинальном написании.

В буквенных аббревиатурах, представляющих собой сочетание букв и цифр, последние пишутся слитно с аббревиатурой, если располагаются перед ней, и через дефис, если стоят за аббревиатурой, при этом кавычки не употребляются.

В буквенных аббревиатурах, сочетающихся с цифрами и целыми словами, все названия оставляют в оригинальном написании. Такие сочетания в переводе заключают в кавычки, а первое слово и собственные имена пишут с прописной буквы.

3.1.4. Имена и фамилии

Если переводчику изначально не предоставляются варианты написания имен и фамилий, как это требуется в соответствии с документами, удостоверяющими личность (или иными данными) для перевода с русского языка, то имена и фамилии переводятся по усмотрению переводчика в соответствии с правилами транскрибирования в языке перевода.

То же самое действует и при переводе имен и фамилий с иностранного языка на русский. В исключительных случаях (например, при происхождении их из редких языков) имена и фамилии могут транслитерироваться.

Оригинальное написание на иностранном языке обязательно приводится каждый раз.

Иностранные имена нельзя русифицировать, их следует транскрибировать в соответствии с правилами произношения данного имени в иностранном языке. Исключения составляют и мена, которые по традиции русифицированы.

Артикли, предлоги (в том числе однобуквенные), частицы в иностранных фамилиях и именах da, das, de, del, don, du, la, le, van, von и др. транскрибируют и пишут со строчной буквы раздельно с относящейся к ним частью имени.

Артикли, предлоги и частицы пишут с прописной буквы, если они с фамилией образуют одно слово, если они по традиции соединяются с фамилией через дефис или апостроф или если в иностранном написании они имеют прописную букву.

Частицы Мас- и Мс-, Saint чаще всего присоединяют к имени через дефис (Сент-, Санта-, Мак-,) и пишут в переводе с прописной буквы. Однако, имеются и устоявшиеся отклонения от этого общего правила.

Если в середине имени встречается предлог, союз или частица, то они пишутся через дефис и со строчной буквы.

Китайские фамилии и имена состоят из двух частей: первая часть – фамилия, вторая – имя. Обе части пишут с прописной буквы и раздельно.

Японские, корейские, вьетнамские, индонезийские, бирманские фамилии и имена пишут раздельно и с прописной буквы в каждой части.

При обратном переводе русских имен, фамилий, отчеств с иностранного языка следует придерживаться общепринятых норм их написания в русском языке.

3.1.5. Географические названия и адреса

Географические названия с/на иностранный язык следует переводить, основываясь на профессиональных словарях, справочниках и проверенных источниках в Интернете.

Географические названия, отсутствующие в атласах, на картах и других проверенных источниках, следует транскрибировать русскими буквами и при их первом упоминании приводить в скобках на языке оригинала, а в дальнейшем использовать только транскрибированное наименование.

В переводах с японского и других языков с не латинской графикой следует употреблять только русскую транскрипцию.

Адреса при переводе необходимо передавать с помощью приема частичного перевода, при котором переводятся названия стран, регионов и городов, а названия улиц и зданий даются в русской транскрипции.

В соответствии с пожеланиями заказчика может также приводиться полный вариант адреса на языке оригинала.

3.1.6. Символы, единицы измерения, цифры, формулы, уравнения, математические и условные знаки

Символы, единицы измерения, численные значения в формулах, формулы и уравнения воспроизводятся в переводе в той форме, в которой это принято в языке перевода. Формулы, например, вводятся с помощью редактора формул «Microsoft Equation» текстового редактора «Microsoft Word». Индексы, содержащие в себе слова (например, ∑), переводятся, если заказчик не желает сохранить индексы на исходном языке. Основанием для сохранения индексов на исходном языке может быть отсутствие вводимых соответствий в языке перевода.

Единицы физических величин в переводе и их международные и русские обозначения подлежат обязательному применению единиц Международной системы единиц (СИ). При цифрах неметрические единицы пишут как полностью, так и в сокращении, а обозначения международных единиц – в соответствии с СИ.

Условный знак, обозначающий наименование иностранных денежных величин (€, £ и др.) и стоящий в исходном тексте перед числом, в переводе на русский язык следует заменять словами «евро», «фунтов стерлингов» и т.д., которые в соответствии с нормами русского языка ставятся после числа.

Римские цифры в переводе рекомендуется заменять арабскими, если они не используются для нумерации разделов текста и если такая замена не противоречит традиции употребления римских цифр в некоторых языках. Например, в русском языке по традиции римскими цифрами обозначают: а) номера съездов, конференций, конгрессов, б) номера международных объединений, и) номера годовщин, г) номера спортивных состязаний, века, д) календарные кварталы.

При переводе следует учитывать особенности употребления некоторых математических знаков:

Знак разбивки многозначных чисел: при переводе на русский язык многозначные числа (больше трех значащих цифр) разбивают точкой на классы по три знака в каждом (за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы).
Знак десятичной дроби: при переводе на русский язык используется запятая в нижней части строки, например 0,02.

Употребляемые символы должны соответствовать общепринятым нормам соответствующего языка.

3.1.7. Названия профессий, должностей, ученых званий, титулов и т.д.

Названия профессий, должностей, ученых званий, титулов переводят в тех случаях, когда в языке перевода есть однозначное соответствующее понятие или написание.

В ряде случаев при первом упоминании названия в тексте допустимо дать разъяснительный перевод для лучшего понимания и / или привести оригинальное написание названия на исходном языке в скобках или в примечании.

3.1.8. Цитаты. Названия книг, документов и т.д.

Содержащиеся в исходном тексте цитаты следует переводить. При переводе цитат из общедоступных литературных произведений, документальных источников, периодических изданий и т.д., переводчику следует проверить, имеется ли и доступен ли текст перевода этого фрагмента на язык перевода. При наличии такого перевода цитату на языке перевода рекомендуется брать из него и приводить ее с указанием источника.

Особое внимание следует проявлять в тех случаях, когда цитата в исходном тексте взята из перевода с языка перевода. В этом случае не следует делать обратный перевод, а необходимо найти первоисточник и взять цитату из такого источника.

Если в тексте приведено название международного документа или документа страны исходного языка, переводчику следует найти текстовое выражение, которое принято для упоминания этого закона или документа в официальных документах страны языка перевода, и только если такового найти не удастся, то перевести. При этом в случае необходимости допустимо размещение примечания переводчика.

Когда цитата в исходном тексте взята из перевода с языка перевода, но найти оригинальный текст невозможно по объективным или технических причинам (например, в тексте приводится короткая цитата из трудов русскоязычного автора, но отсутствует точная ссылка на источник, при этом заказчик не в состоянии предоставить такую ссылку, а поиск цитаты по возможным источникам связан с непроизводительно большими затратами времени и усилий), то в таком случае переводчику рекомендуется перевести такую цитату самостоятельно, но в косвенной речи (без кавычек).

Раздел 3.2. Требования к оформлению

В переводе необходимо сохранять порядок следования текстов, формул, а также таблиц и рисунков, абзацев оригинала.

Основной шрифт для использования в переводе исходного текста – Times New Roman. Стандартный размер шрифта 12пт. Межстрочный интервал – 1. Стандартный размер полей: левое – 3 см, правое, верхнее и нижнее – 2 см, отступ первой строки 1,25 см. Интервала между абзацами быть не должно.

Тем не менее, иногда допускаются отступления от указанных требований в целях сохранения оригинального оформления исходного документа в переводном варианте.

Если текст содержит цифры, переводчик сохраняет их в итоговом документе или переносит их в итоговый документ без искажений.

Полностью воспроизводятся все сноски, приложения, таблицы, списки и изображения, подлежат переводу текстовые элементы в изображениях и таблицах.

Текст перевода должен полностью сохранять:

Нумерацию всех разделов и пунктов (в том числе при перечислении) – даже если при этом используют символы языка оригинала;
Приведенные в оригинале выделения текста (курсив, подчеркивание, полужирный шрифт и т.п.);
По возможности форму таблиц и написание формул.

В тексте не должно быть подряд более одного пробела!!! Для проставления в тексте перевода нескольких пробелов необходимо пользоваться табулятором.

Не следует разделять документ на разделы (делать разрывы страниц), за исключением случаев необходимого изменения ориентации или размера листа.

Следует сохранять первичную и / или исходную ориентацию страницы (альбомная / книжная) при переводе.

Изображение вставляется в текст, рядом с исходным текстом проставляются номера.
Вставляется изображение, затем таблица с переводом подписей к иллюстрации.
Перевод текста поверх рисунка, диаграммы и т.д.

Для обработки внедренных в текст редактируемых объектов (картинки, диаграммы, графики и т.д. с подписями к ним) рекомендуются 2 варианта:

Если на изображении нет никаких ссылок в тексте, то его можно не вставлять. Вместо этого на языке перевода курсивом в круглых скобках пишется фраза «Изображение» или «Рисунок».
Если же на внедренное изображение ссылаются в тексте, то оно вставляется в нужное место с сохранением своих размеров и места расположения. Присутствующие в документе штампы и печати запрещается вставлять в перевод в виде картинок. Вместо этого должны переводиться надписи в штампах и печатях.
В этом случае следует придерживаться следующих рекомендаций:
- С новой строки пишется название реквизита;
- Стиль шрифта должен совпадать с основным текстом перевода;
- Если текст в штампе прописывается в несколько строчек и подразумевает отдельную надпись, то каждая из этих надписей пишется с новой строки без дополнительных знаков препинания;
- Если на штампе имеется подстрочник, его следует перевести и поставить перед переводом текста, который относится к данному подстрочнику;
- Н е рекомендуется выделять перевод печатей или штампов в отдельную рамку;
- Перевод текста печати начинается с перевода текстов написанных в центре печати и заканчивается перевод текстов, написанных максимально близко к ее краям.
3.2.5. Оформление перевода реквизитов (если перевести нужно только реквизиты документа)

В случае, если в документе нужно перевести только реквизиты (весь остальной документ на русском языке), лист перевода оформляется следующим образом:
Нужно написать текст о том, реквизиты какого документа будут переведены, а именно указать:
- Название документа;
- Фамилию, имя и отчество (если такое имеется) владельца документа;
- Дату и номер документ;
- Кем выдан документ;
- С какого языка на какой язык будет переведен документ.
Затем выполнить перевод в соответствии с приведенными выше требованиями.
3.2.6. Оформление подтверждения достоверности перевода Заключительное слово

Если после прочтения у Вас возникнут какие-либо предложения по совершенствованию процесса стандартизации оформления письменных переводов , будем рады выслушать Вас.

Свернуть Показать

Куда: delo@сайт
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Наша организация заключила договор с зарубежной компанией, по условиям которого переписка по его исполнению должна вестись на двух языках. Получаю проект письма, оформленный на бланке общества на русском языке, реквизит «адресат» оформлен на иностранном, ниже оформлен текст письма как текст договора (слева на русском, справа на иностранном) и две подписи - соответственно на русском и иностранном. С такой практикой ранее не сталкивалась. Как оформить правильно?

П равильно, что не сталкивались, потому что такой практики не существует!

В деятельности российских компаний, которые осуществляют операции на внешнем рынке, часто встречаются ситуации заключения на двух языках договоров – на русском и том языке (английском, французском, китайском или ином), который предпочитает контрагент и об использовании которого договариваются стороны, заключающие сделку.

Свернуть Показать

Сергей Россол

Россия после своей трансформации из СССР включилась в современное мировое экономическое пространство, когда базовые правила игры уже были сформированы. К моменту, когда наша страна стала возвращаться на международные рынки, основным языком торговли прочно стал английский. Начало этому процессу было положено империей, «над которой никогда не заходило солнце», и затем продолжено после Второй мировой войны Соединенными Штатами Америки, ставшими первой экономикой мира. В наше время в деловой переписке английский могут использовать в общении между собой люди, в повседневной жизни говорящие на совершенно других языках.

Вместе с тем во многих регионах доминируют свои языки межгосударственного общения. На большей части Южной Америки более комфортно общаться на испанском либо португальском. На Ближнем Востоке – на арабском. У русского языка также есть достаточно большая по территории ниша – страны, когда-то входившие в состав СССР имеют традиционно большой процент русскоговорящих. Найти в Казахстане, Белоруссии или Таджикистане человека, отлично говорящего на русском, пока еще легче, чем человека, отлично говорящего на английском. Впрочем, создается впечатление, что ситуация понемногу меняется и в этом регионе. Потому первое, что нужно учитывать при выборе языка общения, это территориальные и культурные особенности, свойственные вашему партнеру.

Необходимо понимать еще одну простую вещь. Главная задача любого письма – донести до адресата информацию в неискаженном виде. При общении на иностранном для одного из партнеров языке эта задача усложняется. Она становится еще сложнее, если обе стороны используют для общения не родной для них язык. Поэтому при определении, на каком языке общаться, лучше выбрать тот, который понимает большинство сотрудников компании, задействованных в производственных процессах, связанных с таким общением. Простой пример: если вы постоянно общаетесь с немецкими партнерами и все лица, непосредственно связанные с этим общением с вашей стороны, хорошо владеют немецким, то более эффективным для общения будет именно немецкий, а не английский язык. Ведь в этом случае вам удастся избежать двойного перевода (с русского на английский, а затем на немецкий), а значит и уменьшить неизбежные при переводе риски искажения информации. Руководствуйтесь при выборе языка общения здравым смыслом и удобством ведения переговоров. Это позволит избежать многих ошибок.

В последнее время языком заключения коммерческих договоров и языком ведения коммерческой переписки с зарубежными партнерами в большинстве случаев становится английский язык. Поэтому российские компании и их зарубежные контрагенты предпочитают оформлять тексты договоров на одном языке – на английском. По умолчанию считается, что руководители организации, клиентские менеджеры и международные представители компаний в достаточной степени владеют деловым английским, необходимым для заключения договоров и ведения коммерческой переписки по их исполнению. В крайнем случае в штат или по договору привлекаются переводчики с необходимых языков или используются представленные на рынке услуги осуществления официальных переводов, причем даже с нотариальным удостоверением и проставлением апостиля (при необходимости). В коммерческой деятельности официальные переводы на русский или иностранный язык и их удостоверение оформляются в ситуациях купли-продажи основных средств и имущества, передачи активов в управление, купли-продажи долей в уставном капитале, в т.ч. в процессе приватизации государственных предприятий иностранными компаниями и т.п.

Обычная же коммерческая деятельность отечественных компаний на внешних рынках в документах оформляется проще. Конечно, договоры с иностранными компаниями могут быть двуязычными, в которых и наименование вида документа (Договор о.../Agreement of...) , и преамбула, и основная, и заключительная части оформляются как дву-язычные (на русском языке и вторым обычно становится английский):

Название вида документа может оформляться через косую черту (см. Пример 1).
Для оформления преамбулы и текста договора листы бумаги обычно делятся вертикально пополам. Если российская компания как сторона договора в преамбуле называется первой, то в левой половине листа бумаги оформляется текст по-русски, а в правой стороне листа параллельно русскому тексту излагается текст соответствующего смыслового абзаца на иностранном языке (по-английски). Если в качестве стороны в преамбуле договора первым называется иностранный контрагент, то в левой половине каждого листа бумаги оформляется текст на его языке.
Подписи уполномоченных представителей сторон в договоре могут оформляться следующим образом:
- в каждой колонке текста договора в соответствующей литерации оформляются подписи обеих сторон (как в Примере 2);
- как двуязычные реквизиты после текста, чтобы избежать двойного проставления личных подписей руководителями (как в Примере 3).

Личная подпись и ее расшифровка оформляется на одном уровне. Каждая подпись удостоверяется печатью организации при ее наличии.

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Пример 3

Свернуть Показать

Такой порядок оформления двуязычных договоров описывается во многочисленных учебных пособиях по оформлению внешнеторговых документов.

Свернуть Показать

Сергей Россол , корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и Партнеры»

Существует несколько способов оформления билингвального документа.

Способ 1. Два текста идут параллельно друг другу на одном листе бумаги (в две колонки). В одной текст пишется на русском языке, в другой – на иностранном. Абзацы в колонках выравниваются таким образом, чтобы их первые строчки совпадали.

Способ 2. Текст пишется на двух языках на разных листах, которые впоследствии сшиваются. Если текст небольшой, он может быть исполнен на одном листе: сначала на одном языке, ниже – на другом. При этом, как правило, подпись ставится под обоими вариантами текста.

Способ 3. Так называемый подстрочный перевод.

Обычно он используется в электронной переписке. В традиционных письмах он встречается реже. В этом случае строчки с текстами на разных языках чередуются друг с другом: под строчкой текста содержится ее перевод, затем идет новая строчка текста, так же снабженная переводом.

Еще реже встречается вариант, когда чередуются куски текста и их переводы – такой подход более свойственен документам, по смысловому содержанию разбитым на небольшие части (статьи, параграфы).

В настоящее время в двуязычные договоры включается формулировка о том, что тексты договора на русском языке и английском языке «... являются равнозначными и имеют одинаковую юридическую силу» или «...?понимаются и принимаются Сторонами в одинаковом значении (одинаково) и имеют равную юридическую силу» . Подобные речевые формулы прежде всего означают, что стороны будут руководствоваться и исполнять условия договора независимо от языка, на котором они изложены .

В этом заключается отличие современной ситуации от тех, которые в недалеком прошлом оформлялись в часто применяемой иностранными контрагентами речевой формуле, например: «...текст Договора составлен на русском и английском языках. Для разрешения любых спорных вопросов и ситуаций, которые могут возникнуть в процессе исполнения Договора, Стороны руководствуются текстом, составленным на английском языке, который имеет преимущественную юридическую силу» .

Описанные правила оформления двуязычных договоров известны многим, т.к. присутствуют в учебниках, юридической литературе. Поэтому недостаточно грамотные люди просто переносят их на официальную международную переписку .

Чтобы автору вопроса разобраться в ситуации, рекомендуем внимательно прочесть положения договора, заключенного с зарубежным контрагентом. Вполне может оказаться, что условие ведения переписки на двух языках в тексте самого договора будет означать, что письма по его исполнению, составленные как на русском, так и на английском языке сторонами признаются равнозначными (например, «переписка между Сторонами ведется на языках официального делопроизводства каждого из партнеров» или «переписка между Сторонами по всем вопросам, связанным с исполнением настоящего договора, ведется на русском и английском языках»).

Для большего взаимопонимания при ведении переписки с зарубежными партнерами целесообразно разработать бланк письма / электронный шаблон с оформлением реквизитов на английском языке. Текст на нем вы полностью будете оформлять только на английском языке! Это будет грамотным универсальным вариантом, см. Пример 4 (если в заключенном договоре прямо не записано иное требование).

Требования к бланкам для ведения международной переписки сложились в основном на базе стандартов ИСО в 1990-е годы, но применяются и в настоящее время.

В верхней части листа бумаги (над наименованием автора письма) можно разместить логотип или товарный знак , который соответствует публичному образу организации, создаваемому во внешней среде (отмечен цифрой 1 в Примере 4).

Сведения об отправителе документа необходимо располагать вдоль верхнего поля листа бумаги. В состав этих сведений включаются:

полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы и сокращенное наименование (факультативно), см. цифру 2 в Примере 4;
почтовый адрес в соответствии с требованиями Всемирного почтового союза, номер телефона, адрес электронной почты, адрес сайта в сети Интернет (факультативно) и иные способы осуществления коммуникаций, которые организация считает необходимым публично оформлять на бланках, см. цифру 3 там же.

Наименование (полное и сокращенное) и адрес местонахождения на бланке письма для международной переписки должны соответствовать тем наименованиям на английском языке, которые закреплены уставом организации. Обычно наименование российской компании только транслитерируется даже при наличии эквивалентного перевода. Например, слово «галактика» переводится на английский как «galaxy», но его транслитерация получается иной – «galaktika». А вот организационно-правовая форма и «специализация» (например, медицинская или страховая компания) переводятся на иностранный язык (см. «!» в Примерах 2, 3 и 4).

Прокомментируем оформление не только реквизитов бланка, но и остальных, необходимых для оформления конкретного документа.

Ниже и от границы левого поля оформляется адресат (получатель письма) c указанием почтового адреса (см. цифру 4).

На том же уровне ближе к правому полю оформляются ссылка на номер инициативного письма, полученного вами, если таковое имеется (цифра 5), а на следующей строке – номер вашего ответного письма (цифра 6). Ниже оформленных индексов документов оформляется дата составления данного письма буквенно-цифровым или цифровым способом (цифра 7).

В Европе дату принято указывать в формате число/месяц/год, а в США – месяц/число/год. Чтобы избежать путаницы, лучше месяц писать словом (см. цифру 7 в нашем Примере 4), тогда для Европейской страны напишем «10 February 2017», а для США – «February 10, 2017». Если предпочтете буквен-но-цифровое указание даты, то обратите внимание, что в России ее составные части принято разделять точкой, а англоязычные партнеры используют для этого косую черту: 10/02/2017 или 02/10/2017 (англосаксонская практика).

Перед текстом оформляется вежливое вступительное обращение (цифра 8), а затем – заголовок к тексту , который часто сопровождается условным сокращением слова «reference» – «Re:» (цифра 9).

Далее от границы левого поля оформляется текст письма (10), абзацы которого разделяются не абзацным отступом, а дополнительным межстрочным интервалом. Текст завершается заключительной формулой вежливости (11), которая может заканчиваться запятой.

Дополнительно под подписью может фигурировать исполнитель (Att.:), а также наличие приложений (Enclosure / Enc.).

Пример 4

Свернуть Показать

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.

Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.

ГЛАВА 4

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

36. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь».

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

37. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)».

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

38. Реквизит «Код организации».

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (далее – ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (далее – ОКЮЛП).

39. Реквизит «Код документа».

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.

При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (далее – ОКУД).

40. Реквизит «Наименование вышестоящей организации».

При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

41. Реквизит «Наименование организации».

Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

Например:

Похожая информация:

C) регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения

«Кто во что горазд» – такой подход в оформлении бланков используют многие российские делопроизводители и секретари. При этом они напрочь забывают о том, что бланк – это лицо компании. От того, насколько внимательно вы отнеслись к его созданию, зависит репутация компании. Учимся правильно составлять официальные бланки.

Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа.

Документ, созданный на бланке в соответствии с государственным стандартом, имеет качественный внешний вид, легко воспринимается, удобен в применении, хранении, передаче любыми средствами связи и выполняет свою основную функцию – сохранение информации. Помимо этого, применение бланков сокращает трудозатраты на его составление.

Когда нужно использовать бланки

В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.

Организационно-распорядительные документы : письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы : докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере. Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание. Некоторые организационно-правовые документы (устав, учредительный договор) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).

Как оформить реквизиты бланка

Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.

При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.

Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч. 4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации. Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любим цвете или цветовом сочетании».

В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.

Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.

Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

заменять на бланке наименование организации ее эмблемой;
размещать на бланках изображение герба и эмблемы одновременно.

Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.

Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.

Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.

Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций). Однако требования организации к оформлению документов не должны противоречить установленным государственными стандартами требованиям.

Основные правила изготовления бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.

Как оформить бланк письма

На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):

справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон/факс, адрес электронной почты);
код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);
код формы документа (ОКУД);
отметка для регистрационного номера и даты документа;
отметка для ссылки на номер и дату документа.

Скачать

Следует отметить, что на бланке письма наименование вида документа не пишется, т.е. слово «Письмо» или «Деловое письмо».

На бланке есть отметки для проставления двух номеров и двух дат: в одной отметке проставляется дата и номер регистрации документа (письма), а в другой дается ссылка на дату и номер поступившего (входящего) документа.

Виды бланков и особенности их оформления

Существует несколько видов бланков, для каждого из которых предусмотрены свои правила оформления.

Скачать
Скачать
Скачать
Скачать

Общий бланк используется для оформления внутренних документов организации. На таком бланке нет наименования вида документа, и он является заготовкой для многих видов документов. Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты:

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
наименование организации (автор документа);
отметка для проставления даты и номера документа;
место составления или создания документа (географический пункт).

Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов.

Бланк на двух языках

Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации. Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или справа от наименования на русском языке.

Наименование организации на иностранном языке помещается на бланке, если оно закреплено в уставе или положении об организации. В таком случае его располагают ниже наименования на русском языке. Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, то в этом случае создается бланк на двух языках. Все реквизиты повторяются на двух языках, не искажая наименование организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

В крупных организациях помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений. Такие бланки отличаются только тем, что в них ниже наименования организации – автора документа размещается наименование структурного подразделения. Структурное подразделение может иметь бланк письма и бланки видов документов, которые часто используются в этом структурном подразделении (распоряжение руководителя структурного подразделения, протокол и др.).

Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации, крупных структурных подразделений, обладающих правом подписи документов. Наименование должности руководителя организации размещается ниже наименования организации – автора документа. На бланках руководителей структурных подразделений наименование должности размещается вместе с названием структрного подразделения.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Фото: arrowrootmedia.com

Главная » Понятие » Делопроизводство. Двуязычный бланк