Объяснительная бухгалтера об ошибке. Юридическое значение объяснительной записки об ошибке в работе

Как грамотно написать объяснительную записку,необходимо знать чуть раньше,чем придется таковую написать.

1. Прежде всего необходимо знать законы,а так же свои права и обязанности.
Факт написания объяснительной может явиться подтверждением Вашей вины.Если Вы не видите в своих действиях ничего предосудительного, из-за чего руководитель унижает и провоцирует,требует объяснительную.Вы должны решить для себя,что именно Вы хотели бы от войны со своей начальницей.
Вы решили довести дело до суда,тогда имейте в виду,что Ваш отказ от дачи объяснения по поводу совершенных действий не может расцениваться как дисциплинарный проступок.
Согласно ч.1 ст. 193 ТК РФ обязанность по истребованию объяснения в письменной форме по поводу действий, совершенных работником, до применения к нему дисциплинарного взыскания лежит на работодателе.
Если работник отказывается написать объяснительную составляется акт.
Руководство не вправе расценивать отказ работника в даче объяснений как нарушение служебной дисциплины.

2.Будет не лишним посоветоваться с юристом,возможно и с коллегами,если среди них есть друзья или хотя бы сочувствующие.Пишите объяснительную без эмоций,идеальная объяснительная не может превышать один лист А4.

3.Пишите объяснительную по классическому стандарту:
"_____ числа,______ месяца______года произошло то-то и то–то.
Я, ФИО, по данному происшествию,могу пояснить следующее______________

4.Пишите обычным канцелярским языком,который не допускает двоякого истолкования описываемых событий. Если Вы сложившейся ситуации не считаете себя невиноватой,можно использовать проверенное выражение:-"В создавшейся ситуации,действовала в соответствии со сложившейся обстановкой".

5.Не пишите объяснительные от руки,комиссия по трудовым спорам,да и руководство организации,обычно не любят разбирать каракули.Впрочем даже если у Вас хороший почерк,он может выдавать волнение или попросту кривили душой.Поверьте,это несложно,человек волнующийся (а вы ведь волнуетесь,когда пишете объяснительные?)забывает следить за ровностью строки и красотой букв.

6. Изложите факты сухо,как бы со стороны.Используйте синонимы и их добавочные значения. Нельзя говорить (опоздала),следует говорить(задержалась),это два разных слова для объяснительных. Опоздание - дисциплинарный проступок.
Задержался - по сути то же самое, но звучит гораздо безобиднее.

7.Если в проступке,который вменяют именно Вам,виновен кто-то другой,старайтесь как можно сдержаннее изложить свое мнение и быть объективны,сдержанно изложите причины, по которым произошел инцидент.Если где-то в душе,Вы все-таки готовы признать свою вину,признавайте и в дальнейшем не жалейте об этом.

8.Никогда не врите и не оправдывайтесь.
Помните,объяснительная,это не конец Вашей жизни и не всегда может явиться концом карьеры,в данной организации.
Самое основное,предположите,сможете ли Вы обратить все сказанное,в объяснительной,себе на пользу.
Сможете даже подать заявление руководству с просьбой устранить отмеченные начальником недостатки.

Полезная информация:
Как оформить докладную (объяснительную) записку?
clck ru

Объяснительная записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении организации. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошёл. Объяснительная записка может быть сопровождением основного документа, тогда в её содержании будут даны пояснения отдельных положений этого документа.

В школу от родителей

Хотя форма составления объяснительной записки произвольная, все же желательно придерживаться следующей структуры:

шапка документа – здесь указывается название и номер школы, а также фамилия и инициалы лица, которому адресована записка (в дательном падеже). Как правило, объяснительная пишется на имя директора школы;

наименование документа — заголовок «Объяснительная записка» (пишется без кавычек);

текст объяснительной – здесь в краткой форме сначала излагается сам факт, затем причина пропуска занятий в школе. Среди общераспространенных причин – плохое самочувствие, болезнь, участие в соревнованиях, семейные обстоятельства;

дата составления записки;

подпись – собственно подпись, а также инициалы и фамилия составителя документа.

При наличии документов, подтверждающих причину отсутствия ребенка на уроках, обязательно приложите их к объяснительной.

Об ошибке в работе

Текст составляется в свободной форме, но сам документ должен иметь ряд обязательных реквизитов:

адресат - ФИО и должность руководителя, название организации, документ обязательно должен иметь указание на то, для кого он предназначен;
название документа и его заголовок;
дата написания;
подпись работника;
текст с описанием события и объяснением случившегося.

Основное внимание следует уделить тексту. Необходимо кратко и емко описать ситуацию - какая именно ошибка в работе допущено, какие последствия эта ошибка вызвала для деятельности организации.

Директору ООО «Альфа»

Туполеву А.А.

от бухгалтера

Кухаркиной А.П.

Объяснительная записка

об ошибке в заполнении документов

26 августа 2015 года мною были неверно указаны цены на продукцию в товарной накладной №432 и счете-фактуре №564, они были завышены на 10%. Покупатель, увидев завышенные цены, отказался принимать товар, в связи с чем он вернулся на склад ООО «Альфа».

Возникшая ошибка вызвана повышенной загруженностью в день подготовки документа. 26 августа отсутствовала по причине болезни напарница, в связи с чем, пришлось выполнять работу за двоих. Документы были подготовлены в конце рабочего дня, когда сильная усталость вызвала невнимательность при выполнении работы.

Ошибку свою признаю. Постараюсь в будущем относиться более внимательно к работе и заполнению документов.

26.08.2015 Кухаркина А.П.

Об опоздании на работу

Хотя форма написания объяснительной записки произвольная, все же лучше придерживаться следующей структуры:

шапка документа — наименование организации, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресована записка. Объяснительная, как правило, пишется на имя руководителя организации либо структурного подразделения;

наименование документа — заголовок «Объяснительная записка» (указывается без кавычек);

дата и номер документа;

заголовок к тексту;

текст объяснительной – здесь в лаконичной форме сначала излагается сам факт, затем причина опоздания на работу;

подпись – должность, подпись, инициалы и фамилия сотрудника, совершившего дисциплинарный проступок.

При наличии документов, подтверждающих причину опоздания, обязательно приложите их к объяснительной.

Директору по продажам
ООО «Калина»
Петрову Н. В.

Объяснительная записка

10.09.2013 № 2

Об опоздании на работу

Я опоздал на работу 10.09.2013 г. на один час по причине поломки и дальнейшего ремонта собственного автомобиля на СТО.

О невыполнении задания

Директору ООО «ХХХ»

И.И.Иванову

Объяснительная записка

19.08.2014 №15

О невыполнении плана

Я, Степанов С.С., начальник производства, не выполнил установленный план производства в июле месяце в связи с отсутствием комплектующих материалов на складе готовой продукции. Поставка комплектующих материалов планировалась на 25 июня 2014г., но поставщик ООО“YYY” не выполнил свои обязательства и сорвал сроки поставки. На сегодняшний день поставщик ООО“YYY” поставил комплектующие материалы в объеме 5000 шт., что составляет 50% от необходимого количества комплектующего материала.

Начальник производства С.С.Степанов

Об отсутствии на учебе

Форма объяснительной записки является произвольной, однако мы рекомендуем воспользоваться следующим образцом ее написания:

В шапке укажите номер школы и ее полное наименование, а также фамилию директора в дательном падеже и его инициалы.

Непосредственно в тексте записки коротко изложите период пропуска уроков вашим ребенком и причину его отсутствия.

Закончить необходимо подписью и ее расшифровкой, а также датой составления.

Кроме того, при наличии документов, объясняющих причину пропуска уроков, будет нелишним прикрепить их к объяснительной записке.

О неисполнении трудовых обязанностей

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О неисполнении трудовых обязанностей Нагаевой Е.В.

2 ноября 2012 г. бухгалтер Нагаева Елизавета Владимировна без уважительных причин отказалась выполнять мое распоряжение. В 10.25 я вызвала Нагаеву к себе в кабинет и попросила в срочном порядке выбрать поступление основных средств от ЗАО «Кассандра» за период с января по сентябрь 2012 г. для предоставления в налоговые органы по требованию от 29 октября 2012 г. N 34-67.

Но Нагаева Е.В. развернулась и ушла, сказав только, что у нее «срочная работа». В результате были нарушены сроки представления документов в налоговые органы и выписан штраф в размере 1000 руб.

Поскольку Нагаева Е.В. уже дважды привлекалась к дисциплинарной ответственности:

— в июне 2012 г. (приказ от 20 июня 2012 г. N 56 «О применении дисциплинарного взыскания» (в виде замечания))

— в сентябре 2012 г. (приказ от 3 сентября 2012 г. N 74 «О применении дисциплинарного взыскания» (в виде выговора)), считаю возможным в соответствии со ст. 192 ТК РФ применить к ней дисциплинарное взыскание в виде увольнения за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Приложения:

Копия Приказа от 20 июня 2012 г. N 56 «О применении дисциплинарного взыскания» (в виде замечания).

Копия Приказа от 3 сентября 2012 г. N 74 «О применении дисциплинарного взыскания» (в виде выговора).

Никто из сотрудников не застрахован от ошибок, а потому необходимо знать о том, каким образом их исправлять, и какую объяснительную записку писать. Если вы ни разу не сталкивались с вопросом подобного рода, данная информация будет иметь для вас практическое значение. Расскажем в статье, как заполняется объяснительная записка об ошибке в работе, для чего она необходима и когда составляется.

Для чего нужна объяснительная записка об ошибке в работе

В соответствии со ст. 193 Трудового кодекса РФ объяснительная записка представляет собой документ, который запрашивается работодателем от своего сотрудника, если тот совершил какое-либо нарушение трудовых обязанностей. В соответствии со ст. 21 Трудового кодекса РФ работник обязан выполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него должностной инструкцией.

В связи с этими статьями Трудового кодекса нарушение сотрудником трудовых или дисциплинарных обязанностей ведет к привлечению его к ответственности. Работник обязан в двухдневный срок подать объяснительную записку к рассмотрению. На ее основе работодатель будет принимать решение о том, применять ли к сотруднику дисциплинарное взыскание или нет.

Образец заполнения объяснительной записки

Установленной законом формы объяснительной записки нет, но вполне можно использовать стандартный вид документа, который выглядит следующим образом:

Генеральному директору ООО “Искра”

Ю.М. Верещагину

от менеджера по снабжению

С.А. Колесникова

Объяснительная записка

о нарушении трудовых обязанностей

Я, Колесников С.А., работая 10.09.2016 г., не смог приобрести для нужд производственного цеха запчасти к станку по изготовлению труб, поскольку попал в ДТП на ул. Советская. Водитель УАЗ нарушил правила дорожного движения, в результате чего наш автомобиль ГАЗ получил повреждения, не совместимые с дальнейшей эксплуатацией без проведения ремонтных работ.

По этой причине я не смог приобрести запчасти, вследствие чего был нарушен производственный процесс.

Прошу учесть, что в данном ДТП я не являюсь виновным лицом, а потому прошу не применять ко мне меры дисциплинарного взыскания из-за невыполнения должностных обязанностей.

11.09.2016 г. С.А. Колесников

Механизм составления объяснительной записки

Механизм составления документа подобного типа сводится к тому, что необходимо последовательно отразить несколько информационных блоков, к которым относятся:

• раскрытие информации о том, какое именно нарушение или ошибка допущены в работе при выполнении должностных обязанностей;
• что именно послужило причиной наступления подобной ситуации;
• кто виновен в том, что сотрудник допустил ошибку или не смог выполнить данное ему поручение;
• как можно исправить ошибку и что для этого необходимо.

При составлении объяснительной записки следует не только сформировать документ, но также зарегистрировать его через документооборот организации, то есть проставить дату и номер.

Данное действие необходимо для того, чтобы в последующих документах, например, в приказе, можно было опираться на записку как на доказательство наступления негативной ситуации. Также регистрация необходима для того, чтобы существовало документальное подтверждение того, что сотрудник исполнил обязанность в срок.

Отличия объяснительной записки в различных областях деятельности

Объяснительные записки могут различаться зависимости от того, в какой именно области деятельности трудится работник. Необходимо выделить объяснительные записки, связанные с документацией, с людьми или с техническими средствами.

Ошибки при составлении объяснительной записки

Поскольку объяснительная записка об ошибке в работе – это документ, то и в нем также могут содержаться неточности или ошибки, с которыми следует ознакомиться заранее. При этом можно выделить следующие виды ошибок в объяснительных записках:

1. Самая распространенная ошибка – это перекладывание вины на другого сотрудника. Как правило, в таком вопросе работодатель начинает расследование произошедшего случая. В подобной ситуации – вполне закономерен опрос иных работников, ставших свидетелями или обвиняемыми другими сотрудниками. Если в объяснительной стараться отнести вину на другого человека, который, как выяснится позднее, ни в чем не виноват, то это послужит причиной ухудшения взаимоотношений, как с руководством, так и с коллективом. Самое главное – написать в объяснительной все правдиво и честно. Данная информация впоследствии может послужить руководству информацией к размышлению.
2. Краткое изложение информации – не самый лучший вариант написания объяснительной записки. Оптимальным является изложение информации в развернутом виде, чтобы работодатель смог четко и ясно понять причину наступления негативной ситуации.
3. Непредставление дополнительной аргументации – скрытая ошибка при составлении объяснительной. Для того чтобы в полной мере раскрыть всю ситуацию и по возможности обезопасить себя, следует приложить какие-либо оправдательные документы, которые помогут снизить степень вины сотрудника. К примеру, если работник попал в ДТП и не смог выполнить порученное ему задание, он может приложить копию справки о ДТП.

Ответственность за составление объяснительной записки

Ответственность за составление объяснительной записки несут сотрудники, которые ее представляют, но иногда они не имеют никакого представления о том, как именно ее составлять и что в ней писать. В данной ситуации необходимо объяснить человеку, что конкретно он должен изложить в документе и на что необходимо обратить повышенное внимание.

5 ответов по вопросам составления объяснительной записки

Вопрос №1. Если ошибка в работе произошла не по вине сотрудника, работавшего на оборудовании, а по вине организации, которая обслуживает технику, надо ли с работника брать объяснительную?

Безусловно, если негативная ситуация наступила, то с работника необходимо взять объяснительную записку. Это нужно для того, чтобы не просто разобраться в ситуации, а иметь на руках документ, в соответствии с которым возмещение ущерба организация будет требовать не со своего сотрудника, а с контрагента. В данном случае объяснительная записка будет иметь своего рода пояснение, почему именно наступил перебой в работе оборудования, чтобы была возможность аргументированного предъявления претензии к работе обслуживающей организации.

Вопрос №2. Как поступить, если сотрудник отказывается писать объяснительную записку об ошибке в работе?

Если сотрудник отказывается писать объяснительную записку об ошибке в работе, необходимо составить акт о данном событии. При этом он должен оформляться в присутствии трех человек, которые будут свидетелями отказа работника признавать вину или объяснять свое поведение. В последующем этот акт можно использовать также и для мотивации вынесения дисциплинарного взыскания на виновного работника.

Вопрос №3. Как описать в объяснительной записке ошибку в работе, если я не могу объяснить, по какой именно причине она произошла? Был сбой в программе, из-за которого неверно посчитались показатели.

В данной ситуации самое главное – представить работодателю объяснительную записку, в которой подробным образом описать последовательность проводимых действий. Даже если технически непонятно, как именно ошибка произошла, возможно, такая объяснительная поможет специалистам определить, в чем именно скрывается причина произошедшего.

В некоторых случаях объяснительная записка – это не признание вины со стороны работника, а описание произошедшего события, которое поможет решить трудный вопрос и обнаружить проблемные участки в деятельности сотрудника.

Вопрос №4. Если ошибка в работе произошла по вине нескольких сотрудников, кто из них должен писать объяснительную записку? Или они должны составить один документ и все подписаться под ним?

Наилучшим вариантом в данной ситуации будет требование составить объяснительные записки всеми сотрудниками по отдельности.

Пусть каждый из них опишет возникшую ситуацию и укажет причины, из-за которых наступила негативная ситуация. Такой подход позволит выявить “подводные камни” в работе определенного участка, а, следовательно, и принять грамотное управленческое решение по минимизации риска возникновения такой ситуации в будущем.

Вопрос №5. Если в объяснительной записке ситуация изложена “размыто”, из нее непонятно, что и как произошло, как в такой ситуации поступить?

Если в объяснительной нет четкого ответа, как или по какой причине произошла негативная ситуация, следует устно опросить сотрудника. Возможно, именно при разговоре он сможет более детально объяснить, что же произошло на самом деле. Если ему действительно проще в устной форме рассказать о произошедшем, пусть он расскажет, а затем вместе с ним нужно эту же самую информацию изложить и на бумаге.

Объяснительная записка - это такой служебный документ, в котором наёмный работник объясняет своему руководству причины того или иного дисциплинарного проступка. Без такой записки работодатель не имеет права применять к своему сотруднику дисциплинарное взыскание.

Если сотрудник опоздал на работу, он должен объяснить работодателю, по каким причинам так получилось. Для этого он пишет объяснительную.

Такой вид документа относится к разряду служебных кадровых документов. Сдавать её нужно либо в отдел кадров, либо секретарю руководителя, либо напрямую руководителю.
Записка пишется от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия. Она должна включать в себя 2 части:

• фактическую - это утверждение факта опоздания;
• объяснительную - здесь работник объясняет, почему он опоздал. В этой части документа сотрудник приводит основания и доводы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) случившийся факт опоздания.

Сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки. Это перестраховывает от обвинений. Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере - это их авторство.

Как написать объяснительную записку об ошибке в работе

От ошибок на работе не застрахован никто. Если руководитель предприятия или структурного подразделения столкнулся с тем, что его работник неправильно и неграмотно выполнил свои непосредственные трудовые обязанности, он имеет право потребовать от этого работника объяснений. Объяснения предоставляются в письменном виде. Устные объяснения не являются оправданием.

Работник пишет записку в произвольной форме, но он должен в ней отразить следующее:

• в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
  • наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
  • должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
• затем указывается название документа. В данном случае, «записка», указывается без кавычек и посередине листа;
• дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
• заголовок - то есть основание. Например, «об ошибке в заполнении документов»;
• текст документа. Здесь провинившийся сотрудник лаконично описывает причины, по которым он совершил ошибку при выполнении своих непосредственных должностных обязанностей;
• затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.

Причины ошибки

Работник может совершить ошибку при выполнении своих трудовых обязанностей по разным причинам. Они могут быть по вине работника, а могут и по вине работодателя.
Исходя их критериев совершения ошибок, их можно классифицировать так:

• ошибки в ориентации - то есть работник совершил ту или иную ошибку, так как не обладал нужной информацией;
• ошибки в принятии решения - работник принял неправильное решение по тем или иным причинам;
• ошибки в выполнении действий - неправильные действия сотрудника привели к ошибке.

Кроме того, ошибки в работе могут быть совершены по следующим причинам:

• усталость сотрудника;
• его болезнь;
• употребление работником некоторых лекарств, которые прописаны ему врачом;
• непрофессионализм;
• стресс;
• неприятности в семье;
• несоблюдение работником охраны труда и техники безопасности;
• другие причины.

При написании объяснительной работник должен чётко указать причину, по которой он допустил ошибку. Если это приём лекарств, то лучше будет сходить к врачу и попросить его оформить медицинский документ, подтверждающий этот факт.

Пример объяснительной записки

Примерный текст объяснительной при совершении работником ошибок при выполнении им своих обязанностей должен выглядеть так:

Генеральному директору
ООО «Нефонтан»
Долганчикову Р.О.

Объяснительная записка

10.07.2018 года №41
О допущении простоя оборудования

Я, Клячуковский Эльдар Романович, допустил простой оборудования на своём участке производства, так как во время поломки оборудования я отсутствовал на своём рабочем месте по причине совещания у начальника цеха Молжонкина П.Э. Мой помощник не смог починить аппарат. И поэтому дожидался меня.

Инженер цеха № 12 (подпись) Клячуковский Эльдар Романович

Ошибка в документах

Наиболее «популярная» ошибка на работе, это неправильное и неграмотное заполнение документов. Это может произойти как по вине человека, так и по вине машины - например, компьютера.

Если виновен сотрудник, то этой причиной может быть его усталость или загруженность в день допущения ошибки. Например, работник завысил цены в товарной накладной и счёт-фактуре для покупателя. Следствием такой ошибки стало то, что отгруженный товар вернулся обратно к продавцу, а покупатель отказался его оплачивать, так как увидел неправильные цены.
Виноватой признана бухгалтер. А причиной такой ошибки может быть то, что сотрудница, в обязанности которой и входило оформление бумаг на отгрузку товара, ушла в отпуск, а свои обязанности переложила на виновного бухгалтера, который не имел должного опыта работы в данной сфере.

Такая ошибка не приведёт к дисциплинарному взысканию со стороны работодателя, но может повлиять, например, на распределение премии между сотрудниками бухгалтерской службы.

Нередко ошибки при оформлении бумаг возникают и у кадровиков. Наиболее частые из них - опечатки в оформлении приказов и распоряжений руководителя. Например, кадровик переставил буквы в фамилии сотрудника. Ошибка нестрашная, но приказ нужно будет перепечатать. Объяснительную в данном случае, скорее всего, писать не придётся.

Любой работник хоть раз в жизни попадал в ситуацию опоздания на рабочее место, невозможности выхода на службу или исполнения должностных обязанностей качественно и в срок. Любое из таких нарушений может произойти по причинам как уважительным, так и неуважительным. Какими их посчитает начальник, зависит от того, как сумеет объяснить произошедшее провинившийся сотрудник.

Если предстоит писать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

По поводу возникшей ситуации ему предстоит высказаться в письменном виде, а именно составить документ, именуемый объяснительной запиской. Данная бумага носит пояснительный либо оправдательный характер.

Следует понимать, что объяснительная записка начальнику относится к числу официальных документов и оформление ее производится по определённым правилам. Содержание ее - информация, служащая объяснением причин допущенного проступка или нарушения. Назначение - предоставить возможность работнику продемонстрировать свой взгляд на возникшую проблему (ситуацию), изложить суть дела своими словами и оправдаться (по возможности) в глазах руководства.

В правильном оформлении объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей, как и любого официального документа, заинтересован тот, кто ее составляет, а именно допустивший нарушение работник. От того, насколько удачной и грамотной будет подача ситуации в его изложении, зависит решение руководства о наложении меры взыскания.

Как это сделать?

Очень важно попытаться донести до начальства причины случившегося. Ведь порой вины работника в недоразумении нет или же она минимальна. Если же, рассмотрев все обстоятельства дела, руководство всё же признает подчинённого виновным, к нему возможно применение дисциплинарных мер - вплоть до увольнения за невыполнение должностных обязанностей. Поэтому отношение к оформлению записки должно быть серьезным.

В определённых предусмотренных законодательством случаях составление ее обязательно. В других - объяснить ситуацию работнику предлагается по собственной инициативе. Часто при этом можно услышать вопрос: обязан ли провинившийся предоставлять объяснительную записку?

Следует знать, что данное действие относится к его правам, а не к обязанностям. Что это значит? Дело в том, что самого понятия объяснительной записки как такового в законодательстве нет. Формулировка действующего ТК РФ гласит о "затребовании объяснений в письменном виде". Предоставлять их работник обязан в случаях нарушений дисциплины труда, неисполнении собственных обязанностей или совершения неправомерного поступка. При этом устная форма объяснения не принимается.

О сути документа

Объяснительная записка оформляется не только в случае дисциплинарных нарушений, но и в других ситуациях. К числу последних можно отнести любое действие, в котором требуется оправдаться. Например - причинение ущерба рабочему имуществу.

В связи с этим важно уяснить себе суть упомянутого документа. Она заключается в письменном изложении произошедшего случая. Объяснительная записка не содержит каких-либо заявлений или просьбы разобраться в ситуации спора. В этом главное отличие ее от служебных документов другого вида, например, заявления либо докладной о невыполнении должностных обязанностей.

Таким образом, в написании и предоставлении ее начальству заинтересован сам провинившийся, так как данный документ дает ему шанс письменно донести до руководства собственную точку зрения на ситуацию. В то же время принудить его к обязательному написанию такой записки никто не вправе. В случае нажима он может подать жалобу в надзорную инстанцию.

Поговорим о правовой базе

Статья 193-я ТК РФ указывает, что объяснительная записка должна быть написана работником до того, как к нему могут быть применены дисциплинарные меры (издан приказ о невыполнении должностных обязанностей). На составление и подачу ее ему дается два дня. В случае невыполнения указанного действия может быть сформирован соответствующий акт.

Важно понимать, что при отсутствии официальных объяснений ответственности за нарушение избежать всё равно не удастся. Если работник не использует свое законное право оправдаться, это остаётся его личной проблемой.

Кроме того, данный документ упоминается в статье 247-й ТК РФ. В ней закреплено положение, согласно которому, в случае нанесения ущерба для выяснения причины случившегося требование ко всем причастным лицам предоставить письменные объяснения является законным и обязательным. В случае отказа от или передачи работодателю составляется соответствующий акт. Но официальной формы данного документа (пояснительной записки) на законодательном уровне так и не утверждено.

Форма объяснительной записки

Данная бумага относится к одной из специфических форм деловых документов. Соответственно, все правила оформления подобных актов при ее написании должны быть соблюдены. Писать следует на листе формата А4. В шапке документа приводится должность получателя (чаще всего это руководитель фирмы) вместе с данными самого работника, его должностью, структурным подразделением. Затем в обязательном порядке идет название документа и сам текст.

Утвержденной формы объяснительной записки не существует. То есть единых требований к ее заполнению законом в законодательстве не содержится. Но мы все же приводим для наших читателей один из в качестве общего ориентира.

Стиль изложения, используемый работником, должен быть деловым. При написании важно соблюдать стилистические и грамматические правила языка. Допускается присутствие технических терминов и профессионального сленга, но использовать не следует. Никакой двусмысленности данный документ содержать не должен, поэтому текст обязан быть написан логическим и чётко выверенным стилем. Изложение случившегося происходит всегда от первого лица, корректным языком, грамотно, без стилистических и орфографических ошибок.

Что важно упомянуть

Все обстоятельства, послужившие причиной проступка или правонарушения, должны быть изложены подробно. Поведение самостоятельно оценивается с точки зрения правомерности. Обязательно должны быть указаны все существенные обстоятельства, содействующие совершению проступка.

Необходимо подчеркнуть признание либо непризнание вины, а также зафиксировать мнение пишущего по поводу наступивших последствий обсуждаемого проступка и отношение его к предстоящему привлечению к ответственности. Следует ли самому оценивать свои действия в тексте объяснительной? Если наличие вины признается работником, это необходимо указать с последующим уточнением о недопустимости будущих подобных нарушений.

Чаще всего выполняют объяснительную записку от руки. Как вариант можно набрать её на компьютере, но с психологической точки зрения подобный документ вызовет меньше доверия у работодателя в связи с некоторой своей шаблонностью. Начальник может заподозрить, что подходящий по смыслу текст элементарно скачан (с внесением минимальных правок) из интернета, где во множестве имеются примеры объяснительных записок на все случаи жизни.

Кто и когда может потребовать объяснительную

Потребовать отчета работника в случае невыполнения им собственных трудовых функций имеет право тот, кто непосредственно отвечает за результат выполнения данного производственного задания. Но право требовать написания объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей принадлежит лишь руководителю предприятия либо непосредственному начальнику.

Выше уже упоминалось, что объяснительные записки в обязательном порядке пишутся в случаях дисциплинарных проступков либо причинения материального ущерба фирме. Следует теперь уточнить, что конкретного предприятия могут быть закреплены и иные ситуации, в которых работодатель имеет право потребовать письменных объяснений. В этом случае объяснение может быть получено на основании так называемого требования работодателя.

Документ, именующийся требованием, оформляется на специальном бланке и подлежит регистрации в отдельном журнале, как любая Его предоставляют сотруднику под подпись с указанием даты передачи. Данное число позволяет ориентироваться в соблюдении законности при составлении объяснительной.

В случае возможных судебных разбирательств оформленное надлежащим образом требование послужит свидетельством того, что работодатель вёл процедуру расследования причин случившегося и принимал решение о мерах взыскания с соблюдением всех норм закона. Если работник не только отказывается писать объяснительную, но и получать на руки требование, необходимо составить об этом акт.

Психологические нюансы

Следует иметь в виду, что невыполнение задания может быть обусловлено совершенно разными обстоятельствами. Порой это случается безотносительно к поведению работника. Если он не чувствует за собой никакой вины, это требуется в убедительной форме обосновать, сопроводив серьезными доказательствами.

Крайне не рекомендуется пытаться при написании объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей перекладывать вину либо ответственность на других лиц, в частности, на того же руководителя. Маловероятно, что данная линия поведения найдет понимание у начальства.

Например, вы допустили ошибку по невнимательности - в связи с плохим самочувствием. Можно написать, что причиной проступка явилось переутомление, но не стоит подчеркивать, что исходным фактором послужило долгое отсутствие отпуска по вине того же самого начальника.

Что еще должно быть в тексте

Стандартное окончание объяснительной - признание осознания последствий поступка и обещание приложить все возможные усилия для исправления ситуации, а также заверение в недопустимости аналогичных ошибок впредь.

От промахов в трудовой деятельности не застрахован никто из сотрудников - от новичков до опытных работников. Ошибки являются следствиями самых разных причин, которые могут быть как объективными, так и субъективными. Каждая из них должна быть подробно обрисована в тексте объяснительной, все обстоятельства и предпосылки случившегося - описаны достаточно подробно.

Не стоит обвинять в случившемся коллег, но в случае отсутствия вины выдумывать ее искусственно также не рекомендуется. Обстоятельства, изложенные в документе, должны соответствовать реальным.

Другие поводы к написанию объяснительных

Если объяснительная пишется за такой вид проступка, как опоздание, то следует понимать, что данное событие относится к дисциплинарным нарушениям и причины его совершения должны быть объяснены. Если обстоятельства дела будут признаны руководством уважительными, наказания можно будет избежать. В противном случае опоздавшего ждёт применение дисциплинарных мер воздействия.

Объяснительная по такому случаю относится к кадровым документам. Она должна быть передана непосредственно руководителю либо в отдел по работе с персоналом (отдел кадров). Если речь идёт о прогуле, под которым законодательством понимается отсутствие на рабочем месте всю смену или подряд 4 часа в течение одного дня (смены), то можно предполагать расторжение трудового соглашения.

Именно потому в данном случае работник особенно заинтересован в предоставлении приемлемого объяснения своих действий. Уважительными могут быть признаны подтвержденные документально следующие причины: болезнь самого сотрудника или его близких, авария, смерть кого-то из членов семьи, несчастный случай либо стихийное бедствие. Причём любую из этих причин следует подтвердить документально.

Можно ли не писать записку и чем это грозит?

Как уже было упомянуто, обязательным данное действие не является. В написании ее в первую очередь заинтересован сам работник в целях положительного решения разрешения ситуации. Статьи 193-я и 246-я Трудового кодекса предлагают отказ от предоставления объяснительной зафиксировать при помощи специального акта. Но шансы избежать наказания при этом, естественно, значительно уменьшаются. Других конкретных последствий отказ от написания не несет.

Лишая себя возможности высказать личное мнение и предоставить свое видение ситуации, чаще всего вы не добьетесь смягчения дисциплинарного взыскания (например, отмены выговора за невыполнение должностных обязанностей). Ведь любому руководителю подобный отказ покажется нежеланием признавать собственную вину или ошибку, особенно в тех случаях, когда она очевидна.

Главная » Тгп » Объяснительная бухгалтера об ошибке. Юридическое значение объяснительной записки об ошибке в работе