Как делать счет на оплату. Как выписать счет на оплату

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

ФАЙЛЫ

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

• если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
• по операциям, предусматривающим уплату НДС;
• если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
• фирма-продавец, находящаяся на , от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
• если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом , ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах , один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

• полное наименование предприятия,
• его ИНН,
• сведения об обслуживающем счёт банке,
• реквизиты счёта.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру : ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
   • название предприятия;
   • правовая форма организации;
   • юридический адрес регистрации;
   • КПП (только для юридических лиц).
2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
   • название банковского учреждения;
   • его БИК;
   • номера расчетного и корреспондентского счетов.
3. Платежные коды:
   • ОКПО;
   • ОКОНХ.
4. Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
5. НДС (или его отсутствие). Если наличествует, указывается его сумма.
6. Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Любая организация, которая ведет хозяйственную деятельность, заинтересована в получении своевременной оплаты по договорам. В договоре, который заключается с покупателем, указываются возникающие у контрагента обязательства по перечислению средств в оплату приобретенных товаров, оказанных услуг или произведенных работ. Чтобы официально сообщить клиенту о том, что от него ожидается оплата и ускорить расчет по сделке, ему можно выставить счет.

Как правильно выставить счет на оплату

Счет на оплату не имеет унифицированного бланка и выставляется в свободной форме, которая должна соответствовать задаче выставления счета - ускорить оплату со стороны покупателя. Клиент, которому адресуется счет, должен на его основании иметь возможность точно определить, что сумма, запрашиваемая к оплате, в действительности соответствует тем обязательствам, которые у него возникли по договору перед данным поставщиком.

Бланк счета на оплату

Поэтому выставление счета на оплату должно производиться на основе имеющихся первичных документов:

• договора и оговоренных в нем тарифов;
• счетов-фактур по поставленным товарам;
• товарных и транспортных накладных;
• актов выполненных работ.

Если организация применяет в своей практике выставление счета на оплату покупателям, документ должен иметь номер и дату, позволяющие его идентифицировать в документообороте с клиентом.

Также документ должен быть заверен подписями уполномоченных лиц от руководства и бухгалтерии организации; проставление печати, в том числе на счете, не является обязательным.

Какие данные указываются в счете на оплату

Данные о покупателе и поставщике должны содержать сведения для однозначного определения контрагентов. Чтобы выставить счет на оплату, в бланке нужно указать название организации или фамилию, имя и отчество для физического лица или индивидуального предпринимателя, адрес, ИНН, а также КПП для юридического лица. Помимо этого, в бланке заполняются реквизиты расчетного счета поставщика для оформления клиентом платежных документов по оплате:

• расчетный счет;
• корреспондентский счет;
• БИК и наименование банка.

Заполненный бланк счета на оплату

Чтобы выписать счет на оплату, необходимо указать перечень товаров, работ или услуг, за которые ожидается оплата, с указанием количества, цены за единицу, итоговой суммы к оплате.

Зачастую применяется указание итоговой суммы не только цифрами, но и прописью по аналогии с расчетным или платежным документом, которым счет на оплату не является.

Если организация ведет обширный документооборот по выставлению счетов, разумным будет указывать в подвале бланка лицо — исполнителя счета и его контактные данные на случай возникновения вопросов у клиента, которому адресован счет.

Обязательно ли выставлять счет на оплату

Вопрос, обязательно ли выставлять счет на оплату, часто возникает из-за широкой практики применения этого документа при фактическом отсутствии у него юридической силы, потому что счет не понуждает к оформлению платежных документов другой стороной, он не вызывает обязанностей по оплате.

Обязательство по оплате за полученные товары, работы, услуги возникает, исходя из предмета договора. Подтверждением факта исполнения договора поставщиком являются другие документы, по отношению к которым счет носит вторичный характер, дублируя уже имеющиеся в них данные о размере и причине возникающих обязательств.

Исходя из вышесказанного, счет на оплату не является обязательным документом и относится скорее к управленческой, а не бухгалтерской или финансовой документации.

Как перевыставить счет на оплату

Иногда в деловой практике возникают ситуации, когда необходимо перевыставить счет на оплату, то есть переадресовать счет на другое лицо.

Переадресация счета возможна при наличии на то юридически оформленной воли одного лица взять на себя обязанность произвести оплату за счет другого. Для этих целей заключается дополнительное соглашение или трехсторонний договор.

Перевыставление счета также возможно в ситуации, когда поставщик выполнил все договорные обязательства, а предприятие-покупатель реорганизуется путем поглощения, выделения, слияния, когда правопреемником по ранее заключенным договорам становится уже другое юридическое лицо.

Однажды наступает тот момент, когда индивидуальному предпринимателю или Обществу с ограниченной ответственностью, которые оказывают услуги необходимо выставить счет на оплату как раз этих самых услуг. Как поступить в этом случае? Какой документ предоставить? Как правильно его оформить? На эти вопросы есть ряд ответов, которые мы и рассмотрим с вами в данной статье.

Утвержденной формы на выставление счета нет. Поэтому индивидуальный предприниматель или ООО вправе сам придумать форму, в которой будут описаны, выполненные услуги. Именно счет является основанием к оплате по безналичному расчету. Утвержденной формы нет, а вот ряд обязательных реквизитов в документе все таки должны присутствовать.

Что такое счет на оплату?

Счет - это документ, который выставляет исполнитель или продавец за оказанные услуги или товар. В данном документе должны присутствовать обязательные банковские реквизиты и перечень выполненных работ, услуг или предлагаемых товаров. Цель такого документа - это уведомление контрагента, о выполненных работах, услугах или резервации товара, а также необходимости перечислить денежные средства по указанным реквизитам.

Реквизиты, которые должны быть обязательно отражены в счете на оплату:

• Наименование Общества с ограниченной ответственностью или Индивидуального предпринимателя;
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика);
• КПП (код причины постановки, в случае ООО);
• Юридический и фактический адреса ООО или ИП;
• Реквизиты банка, куда необходимо перечислить денежные средства.
• Далее следует перечень услуг или товаров (наименование, количество, цена за единицу, общая сумма по счету и выделенный НДС, если организация или предприниматель оказывают услуги с налогом на добавленную стоимость).

Образец счета на оплату с НДС

Образец счета на оплату без НДС

Такой документ, как счет на оплату является обязательным?

Таким вопросом очень часто задаются директора и руководители фирм. Довольно часто сделки происходят без участия счетов на оплату среди директоров. Как правильно поступить бухгалтеру в этом случае? Документ «счет» не регламентируется никаким законом. Согласитесь, что реквизиты на оплату можно найти и в других документах. Таким документами будут являться: договор или накладная, а может и вовсе карточка предприятия, куда необходимо перечислить деньги. Но данные документы не являются основанием к оплате (за исключением случаев, когда в договорах прописаны графики оплаты). Счет делает расчеты между контрагентами более точными. Именно поэтому, все бухгалтера за такой документ, даже если он не предусмотрен договором. Существует два способа, где выставление счета просто необходимо: если договором не установлена сумма к оплате и если в договоре документ «счет» обязателен к выставлению.

Создать документ «счет» можно в любой бухгалтерской программе или в онлайн-сервисе « Моё дело ». С его помощью можно автоматически выставить счёт на оплату в течение нескольких секунд. При этом вам не придётся думать о правильности оформления каждого поля. Система всё сделает сама. Несколько простых шагов и счёт готов. ссылке .

Передать счет контрагенту на оплату можно в бумажном виде (в этом случае должны присутствовать подписи директора, бухгалтера, иногда подпись того кто выставляет счет, а также печать организации). Счет можно выставить в электронном виде через ТКС [Онлайн-сервис « Моё дело »] (в этом случае оператор ТКС подпишет документ ответственными лицами организации, которая выставляет счет на оплату). Счет можно оформить на чистом листе бумаге, а можно на фирменном бланке, главное чтобы были прописаны все обязательные реквизиты ООО или ИП.

Порядок выставления счета может быть определен условиями договора или выступать в роли самостоятельного документа. Как правило, документ печатается в двух экземплярах. Один экземпляр передается контрагенту для оплаты (по электронной почте, по ТКС или лично в руки), а второй экземпляр остается ООО или ИП. Счет может быть выставлен как на наличную оплату, так и на безналичную. В практике, наличная оплата чаще всего происходит без счета. В отдельных случаях, например, при спорных или конфликтных ситуациях, счет служит документом, который имеет юридическую силу - на случай предоставления его в суде.

Закрывающие документы

При проведении любой сделки очень важно, чтобы в наличии были закрывающие документы, как в ООО так и для ИП. Что же такое закрывающие документы? Это документы, которые подтверждают факт выполненной сделки. Такие документы должны быть не просто в наличии, но еще и иметь правильное оформление. Для того, чтобы у партнеров не возникало недопонимания и недоразумений, все нюансы должны быть тщательно прописаны непосредственно в договоре. Не лишним, будет указать наличие документов, которые необходимы при совершении сделки.

Закрывающие документы нужны не только для того, чтобы сделка была оплаченной, они необходимы для подтверждения сделки в письменном виде. Для таких подтверждений существует несколько видов закрывающих документов. Такие документы необходимы вашей организации или ИП для того, чтобы отразить факт совершенной сделки - вашего дохода. А для контрагента они необходимы для отражения факта - его расхода. Итак, перечень закрывающих документов:

1. Подтверждение выполнения договор поставки:

Основным документов для подтверждения факта поставки материалов, товаров, сырья является накладная. Унифицированная форма товарной накладной - это ТОРГ-12, если у вас есть свой бланк, который закреплен в учетной политике предприятия, то его также можно использовать в качестве накладной. Накладная должна быть составлена в двух одинаковых экземплярах. Один остается у поставщика, а второй - у покупателя. В ней отражаются реквизиты контрагентов, номер и дата отгрузки, перечень отгруженных товаров, подписи ответственных лиц и печать организации. Накладная должна быть представлена в оригинале.

Если в какой-то промежуточный период у вас присутствует копия накладной, то оригинал запросить все же придется. Этот юридический факт не способен изменить даже договор между контрагентами.

2. Подтверждения факта оказанных услуг:

Основным документом для подтверждения факта оказанных услуг является акт. Унифицированной формы данного документа не существует. Как и в случае с накладной, акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Несмотря на то, что унифицированной формы нет, обязательные реквизиты присутствовать в акте должны. Реквизиты контрагентов, номер и дата оказанных услуг, наименование услуги, единица измерения и стоимость услуги, а также подписи ответственных лиц за операцию. В отличие от накладной, в этом документе есть пункт, где заказчик полностью согласен с выполненными услугами и претензий к исполнителю не имеет. Акт также должен быть представлен в оригинале. Но в этом случае имеется исключения. Если акты оказанных услуг не являются обязательным условием и это четко прописано в законе, то разрешается их отсутствие. Такое часто случается при заключении аренды или договоров-оферты.

С помощью интернет-сервиса « Моё дело » также можно быстро создавать акт выполненных работ или накладную ТОРГ-12. Вам понадобится всего несколько секунд и пара кликов мышкой, чтобы подготовить необходимую документацию и отправить её через интернет. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Чем же грозит отсутствие документов в организации?

Накладные и акты - это документы, которые подтверждают факт совершения сделки. Без таких документов сделка считается неполной, не завершенной. Случается, что руководитель может столкнуться с халатностью своих сотрудников. Например, расходы, принятые по копии документов налоговая может не принять, и вам придется доначислить налоги. Ведь, в этом случае, вы не имели права брать к вычету суммы, которые не подтверждены оригиналами документов. Кроме этого, будут штрафы за отсутствие самих документов.

Люди постоянно совершают покупки. Иногда для этого достаточно просто внести деньги в кассу. Но бывают случаи, когда нужно выписать счет на оплату. Что это за документ и когда возникает необходимость его оформления?

Расчеты между сторонами

Чаще всего счет на оплату используют юридические лица. Для них он является документом, по которому плательщик переводит получателю денежные средства для расчета за приобретенные у него товары или оказанные услуги.

В нем может содержаться итоговая стоимость получаемой продукции или частичная сумма, вносимая в качестве аванса. Обычно «счет на оплату» составляет бухгалтер, но это может и любое другое лицо, у которого есть на то соответствующие полномочия. Этот документ является фактом совершения сделки между сторонами, предметом которой является указанный товар (услуга). Как правило, он предусмотрен заключенным ранее договором. Стороны подписывают соглашение, по которому берут на себя определенные обязательства. В соответствии с ними выставленный счет будет свидетельствовать о том, что каждая из них выполнила свою часть договоренности. Юридическими лицами этот документ оплачивается по безналичному расчету либо внесением денежных средств через банк.

Расчеты с физическими лицами

Иногда предприятие выписывает счет на оплату физическому лицу. Это бывает в тех случаях, когда выставленная сумма включает в себя обязательные налоги, которые обязательно должны быть учтены бухгалтерией продавца. Чаще всего речь идет об оказанной услуге. В этом случае физическое лицо вынуждено производить расчет в отделении банка, а это может быть связано с дополнительными расходами. Имеется в виду комиссионное вознаграждение, взымаемое при внесении денежных средств. Иногда такой счет может сам выполнять функции договора. Составленный соответствующим образом бланк подчас воспринимается как оферта, а внесенные денежные средства являются акцептом, подтверждающим согласие двух сторон на совершение данной сделки. Получается, что одна сторона предложила свой товар, указав в документе его цену, а вторая, внеся оплату, согласилась с ее условиями. В этом случае денежные средства будут являться тем самым фактором, который сможет повлиять на финансовое состояние как плательщика, так и продавца.

Вид документа

Чтобы выставить плательщику счет на оплату, образец надо всегда иметь под рукой. Как известно, закон не предусматривает для этого какой-либо определенной унифицированной формы. Внешне документ может быть таким, чтобы предприятию было удобно вести учет.

Главное, чтобы в нем присутствовала следующая обязательная информация:

1. Наименование документа, а также номер и дата его составления. Эти данные должны быть расположены одной строкой и удобны для прочтения.
2. Реквизиты получателя и продавца. Помимо адреса, нужно указать банные обслуживающего банка, необходимые для перечисления оплаты.
3. Данные о приобретаемом товаре или услуге.
4. Отдельная строка должна быть выделена для НДС. В случае ее отсутствия здесь будет стоять «ноль» или прочерк.

Такой счет, как правило, должен быть подписан руководителем предприятия-продавца и его главным бухгалтером. В случае с ИП этот может быть одно и то же лицо. Подпись непременно надо заверить круглой печатью.

Формирование бланка

Есть компании, которым часто приходится выписывать счет на оплату. Бланк такого документа всегда должен быть под рукой. Это надо для того, чтобы сэкономить время и быть уверенным в правильности его составления. Обычно этот документ выполняется в виде двух таблиц, расположенных одна над другой.

Бланк должен включать в себя следующие данные:

1. Таблица с полными банковскими реквизитами получателя.
2. Далее в одну строчку располагается название составляемого документа, его порядковый номер и дата, взятая на момент выписки.
3. Чуть ниже идут наименования получателя и отправителя, а также тех, кто ответственен за перемещение груза.
4. Далее располагается таблица, которая должна включать в себя как минимум семь столбцов (номер по порядку, наименование товара, количество, единица измерения, цена и сумма). После нее внизу обязательно должны быть три строки (итого, НДС, всего с НДС). Оплату нужно производить именно по последней сумме. Чуть ниже она отдельно указывается прописью.
5. Заканчивают бланк подписи руководителя, бухгалтера (главного или старшего) и ответственного лица.

Составление такого документа не должно вызывать никаких трудностей.

Иногда предпринимателю-продавцу приходится выставлять счета на оплату товаров или услуг. Форма и содержание этого документа не регулируются законодательством , но в течение долгой практики его применения сложились некоторые единые стандарты. Основываясь на них, можно оформить счет от ИП и от ООО, поскольку единственное различие между двумя бумагами состоит в том, что на первой расписывается только предприниматель, а на второй – руководитель и главный бухгалтер предприятия.

Назначение и содержание

Счет - это документ, который выставляется продавцом. Весь процесс сотрудничества контрагентов можно описать таким образом:

• Покупатель связывается с предпринимателем и сообщает о своем намерении приобрести товар/услугу.
• Продавец выставляет счет на оплату и направляет его покупателю обговоренным способом: онлайн, почтой или лично.
• Покупатель переводит выставленную денежную сумму на р/с продавца.
• Продавец дожидается поступления средств, а затем приступает к выполнению своих обязательств.

В счете указывается следующая информация:

• данные продавца;
• данные покупателя;
• перечень товаров или услуг;
• их количество;
• цена за единицу товара/услуги;
• итоговая сумма заказа;
• реквизиты р/с продавца.

Когда нужно выставлять

Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате. Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве.

Счет выставляется и в таких ситуациях:

• Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
• Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.

Если отразить в документе все условия сотрудничества, присущие договору, он будет выполнять роль оферты. То есть оплаченный счет станет подтверждением заключения сделки между двумя контрагентами, и его можно будет использовать в суде. Необходимости в заключении договора в таком случае нет.

Как правильно выписать

Счет - это не бухгалтерский документ. Он не служит подтверждением расходов, по нему нельзя вести учет активов, продукции и услуг. Это говорит о том, что требования, предъявляемые законодательством к оформлению первичных документов бухгалтерского учета, на счета не распространяются. Их можно выписывать в произвольном виде.

Реквизиты

Главное и единственное требование, которому должен соответствовать счет - это наличие всех обязательных реквизитов. К таким относят:

Если вместо ИП расписывается его доверенное лицо или директор, рядом указываются реквизиты доверенности , которая подтверждает его полномочия. А также должность физического лица, ФИО и расшифровка.

Образец формулировки в счете на оплату, который должен выставить представитель ИП: «Директор Маятников О. Д., действующий в интересах ИП Скворцова И. П. по доверенности №12 от 31.03.2019».

Правила оформления

Строгих правил по оформлению счета не существует, но по сложившимся стандартам информацию в нем располагают в определенном порядке. Все так привыкли, поэтому усложнять восприятие информации, нарушая устоявшийся порядок, ни к чему.

Как правильно выставить счет на оплату от ИП в 2019 году:

• В шапке размещают личные данные поставщика и покупателя.
• Затем переходят к банковским реквизитам.
• После указывают порядковый номер документа и дату его составления.
• Перечень услуг или работ, количество, цена и стоимость.
• Если товар реализуется с НДС, нужно добавить для него отдельную графу. Если без - сделать уточнение возле цены: «Без НДС».
• Далее можно сделать сноску с крайними сроками и другими условиями поставки товара или оказания услуг.
• В завершение ставится подпись, печать индивидуальные предприниматели ставить не обязаны.

Сформировать счет можно в любой бесплатной офисной программе. Шаблон делается всего единожды, а затем заполняется правильными сведениями, актуальными для конкретной сделки.

Если возиться с программами лень, можно заполнить готовую форму онлайн в одном из бесплатных сервисов, как вариант, Service-Online или «Контур. Бухгалтерия ». Первый онлайн-сервис позволяет распечатать готовый файл, а с помощью второго можно осуществить его загрузку на компьютер в формате Word/PDF либо сразу отправить покупателю. Оба сервиса абсолютно бесплатные .

Поскольку электронные образцы обладают такой же юридической силой, как и бумажные, проще выставить счет на оплату от ИП онлайн, отослав его на электронную почту.

Как правильно отразить НДС

Предприниматели оплачивают НДС только на общем режиме налогообложения, на УСН и ЕНВД все обязательные платежи заменяются единым налогом. Если ИП работает с НДС, он должен выделить его сумму в счете. Это можно сделать двумя способами:

1. Включить налог в итоговую стоимость. К примеру, если стоимость операции с учетом НДС равна 200000 рублей, можно обозначить это таким образом: «Сумма операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., итого к оплате = 200000 р. То есть налог уже включен в стоимость, но все равно выделен отдельно.
2. Указать стоимость без НДС и начислить его сверху. Пример формулировки: «Стоимость операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., всего к выплате = 236000 р.

Сроки оплаты

Плату по счету должна поступить в срок, который указан в самом документе или в договоре. И лучше не тянуть с оплатой, поскольку до окончания срока договоренности продавец не вправе менять условия сделки и не может расторгнуть ее.

Если при безналичной оплате обнаружилось, что банковские реквизиты получателя указаны с ошибкой, необходимо как можно скорее уведомить об этом поставщика/подрядчика в письменной форме. Эта процедура продлит срок действия документа!

Главная » Тгп » Как делать счет на оплату. Как выписать счет на оплату