Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

Контроль за исполнением документов

1. Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля - содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой - за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую - делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

Основные задачи контрольной службы - контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.

3. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, - в должностной инструкции.

4. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.

5. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя - в состав секретариата данного учреждения.

6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов.

Сроки исполнения документов определяются следующим образом:

1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа - 1 месяц со дня поступления документа в организацию.

2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2008, но в письме указано: представить информацию 15.03.2008, значит, срок исполнения - 1 месяц 15 дней.

3. В резолюции указан срок исполнения.

Например:

Г.В. Иванову

Дать информацию в течение трех дней.

Подпись руководителя

На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок, исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.

Согласно ГОСТу на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле - знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке - карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.

Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие не исполненным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».

Соответствующие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей.

В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Документы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе «Примечание».

Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

Справка о работе с документами

_____________________________________________________________

Наименование организации

по состоянию на ___________________________ 2008 г.

Всего передано документов	Всего поставлено на контроль			Находятся на исполнении	В том числе		Всего отправлено документов
		Исполнено сначала года	В т.ч. с нарушением срока		С нарушением срока	На дополнительном контроле

По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

џ прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

џ предварительное рассмотрение и распределение документов;

џ регистрация документов;

џ контроль за исполнением;

џ информационно-справочная работа;

џ исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

џ отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

џ поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

џ потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

џ поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

- содержанием или функциональной принадлежностью;
- структурой;
- режимом или цикличностью;
- направлением;
- объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

Учет объема документооборота предприятий и организаций

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Величина документооборота нужна для:

1. расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
2. расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
3. определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями (учреждениями, предприятиями). Обязанностью службы ДОУ является регулярное проведение анализа объемов документооборота в целях оптимизации технологии документооборота и нагрузки на работников, а также возможного сокращения излишней переписки и использования электронных технологий обмена конкретными видами информации.

Пользоваться данными об объемах документооборота нужно достаточно аккуратно. Нередко объемом документооборота называют как количество зарегистрированных документов (официальный показатель, отражающий объем документооборота), так и количество документов, включая их копии (показатель, характеризующий объем работы копировально-множительной службы и экспедиции).

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Поскольку регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным – многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов – однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели (рис. 9). В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых. Помимо сезонных колебаний изменение объема документооборота может быть связано с ростом или сокращением организации, повышением или спадом деловой активности и другими подобными причинами.

Рис. 9. Динамика объема документооборота в течение года

Учет документооборота позволяет:

– определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

– определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

– разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

– установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение документов» , то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель органи-зации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотруд-никам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, доку-ментооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе «3.1 Организация документооборота» Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль за исполнением;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

· отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

· структурой;

· режимом или цикличностью;

· направлением;

· объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которы-ми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степе-ни структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью плани-рования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов:

Регистрируемые и нерегистрируемые документы,

Документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполне-ния службой ДОУ и т.д.

На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения, составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

· расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;

· расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

· определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управлен-ческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Справка

об объеме документооборота

за _________________ 20__ г.

Руководитель службы ДОУ подпись И.О. Фамилия

· повышение эффективности управленческой деятельности;

· ускорение движения документов в организации;

· уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм. Оперограмма (от лат. operatic - действие и греч. gramma - буква) - одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций , когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность операции.

Кроме оперограмм для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: маршрутно-технологических карты, технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей. После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Оперограмма

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

· поток входящей документации , состоящий из поступающих в организацию документов;

· потоки внутренней документации , состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

· поток исходящей документации , состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:

ü первичную обработку;

ü предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:

ü составление проекта документа исполнителем;

ü проверка правильности оформления проекта документа;

ü согласование проекта документа.

Общими для всех групп являются следующие операции:

ü рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних документов и резолюция - для входящих документов);

ü регистрация документов;

ü передача документов исполнителям;

ü контроль исполнения документов;

ü исполнение документов;

ü подшивка исполненных документов в дела;

ü использование документов в справочно-информационных целях;

ü подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).

Учет документооборота производится в ведомственном архиве организации. Какой набор учетных документов необходимо иметь для учета документооборота, расскажем в настоящей статье.

Из статьи вы узнаете:

Основное назначение учета документооборота компании - фиксация общего количества деловых бумаг и их состава, а также мониторинг их поступления и убытия.

Кроме того, учет позволяет обеспечить надлежащую сохранность бумаг и поиск необходимой информации. Минимальный компонент учета называется единицей хранения. К ней может относится как отдельная бумага, так их совокупность, собранная под одной обложкой - т.н. "дело".

Основные документы, необходимые для учета документооборота

Ниже мы приводим список основных документов, которые нужно завести в архиве предприятия для обеспечения надлежащего учета документооборота .

Опись дел постоянного хранения. Основное назначение данной деловой бумаги - поединичный и суммарный учет дел. Если ваша организация осуществляет передачу дел в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, т.е. вам нужно составить данную опись. Гораздо более распространенным является случай, когда организация по закону может изменить срок хранения бумаг с постоянного на срок в 10 или более лет. Иногда такой срок обозначается как "до ликвидации предприятия". В этих случаях нет необходимости составлять указанную выше опись.
Опись дел по личному составу
Опись дел временного хранения (более 10 лет) . В данную опись включаются деловые бумаги со сроком хранения более 10 лет.
Опись дел временного хранения (менее 10 лет). На практике, данная бумага часто не составляется вовсе. Вместо нее для учета документооборота используются номенклатуры дел для каждого конкретного года. Достаточно часто возникает ситуация, что часть бумаг вообще не передается в архив организации, а остается в тех отделах, где они были созданы. Они находятся там на протяжении всего срока хранения.
Описи дел структурных подразделений. На основании данных бумаг осуществляется передача дел в архив организации, т.е. они являются сдаточными описями. Еще до того, как будет составлен годовой раздел общей описи дел организации, используется данные учетные документы.
Дело фонда. История предприятия и его фонда содержится в данной папке. В ее состав входят различные акты (об уничтожении дел, о проведении проверок, передачи дел в государственный архив и т.д.). Все бумаги, находящиеся в данной папке должны быть расположены в хронологическом порядке, по мере их поступления. Обязательным условием соблюдения надлежащей хронологии является наличие в деле фонда внутренней описи и нумерации всех страниц дел.
Паспорт архива предприятия. Если ваша организация передает часть дел в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, то наличие такого паспорта является обязательным.

Читайте также:

Вспомогательные документы, необходимые для учета документооборота

Лист-заверитель дела. Назначение данной бумаги - осуществление количественного учета листов, входящих в состав дел, постоянного или временного хранения. Как правило такой лист-заверитель составляется и подшивается в папку в момент научно-технической обработки деловых бумаг, которая подразумевает их подшивку в твердую обложку.

Книга учета поступления и выбытия документов. Назначение книги - мониторинг поступления и выбывания документов в архиве предприятия в течение заданного периода времени. Чаще всего контрольным периодом учета движения документов является один календарный год.

Лист фонда. Назначение данной бумаги - фиксация изменений в наименовании организации, учет и нумерация описей дел, которые уже хранятся в архиве, а также учет поступления и выбывания архивных деловых бумаг.

Реестр описей. Назначение данной бумаги - учет видов и количества описей дел, которые находятся на хранение в архиве.

Учет электронного документооборота

Учет электронных документов (ЭД) и электронного документооборота осуществляется на основании правил, утвержденных локальными нормативными актами компании.

В общую учетную базу данных ЭД или в учетную карточку ЭД вводятся сведения о каждой единице учета ЭД.

В составе архивного фонда компании учет ЭД осуществляется по соответствующим описям, единицам учета и единицам хранения. Объем информации, хранящейся в ЭД, указывается в мегабайтах (Мбайт).

В том случае, если информационный объем ЭД изменился в результате конвертации файла в другой формат или в результате перезаписи на другой носитель, об этом составляется акт о миграции и перезаписи ЭД, где указывается новый объем. Все произведенные изменения также фиксируются в новой итоговой описи, листе фонда, а также в прилагаемой к паспорта архива объяснительной записке.

Единицей учета ЭД является единица хранения и комплекс таких единиц хранения, на которых осуществляется запись файлов или группы файлов, представляющих собой единый информационный или программный объект. Это может быть простой текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний и т.п. Сопроводительная документация, прилагаемая к ЭД, также является компонентом единицы учета ЭД.

Единицей хранения ЭД считается физически обособленный носитель информации. В зависимости от времени создания ЭД, такими носителями могут быть дискеты, CD-диски, жесткие диски (винтчестеры), USB-накопители (флеш-носители). К единицам хранения также относится сопроводительная документация к ЭД.

В момент поступления ЭД на хранение в архив об этом делается соответствующая запись в книге учета поступления и выбытия документов.

Количество ЭД каждого поступления или выбытия указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб.

Вспомогательными учетными документами при учете ЭД могут быть журнал учета поступления и выбытия ЭД, а также журнал учета миграции и перезаписей ЭД.

Учет объема документооборота

Объем документооборота – количество деловых бумаг, которые поступили на предприятие в течение определенного периода времени, как правило за год. Учет объема документооборота имеет основной целью - установление объема обрабатываемой информации и загрузки отделов и сотрудников. Эта процедура необходимо для проектирования деятельности компании, оптимизации работы службы ДОУ и совершенствования делопроизводства.

Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

Следует отметить, что при определении объема документооборота следует учитывать все деловые бумаги.

Имеется в виду, что содержание, автор, адресат, количество копий, наличие или отсутствие регистрации, число инстанций, через которые прошла бумага не должны влиять на учет объема документооборота. Разумеется, что исходящие, входящие и внутренние деловые бумаги подлежат подсчету отдельно друг от друга. Копии учитываются также отдельно.

Таким образом, составления архивной описи дел и формирование дела фонда являются главными целями проведения учета документооборота компании. В случае подготовки дел для передачи в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, важным моментом станет подготовка паспорта архива организации.

Главная » Тгп » Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета