Служебная записка об опоздании. Составляем объяснительную записку

Открыть документ в галерее:

Текст документа:

Производственный отдел Директору ООО "Ключ" Шумелкину П.Н. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 08.09.2011 N 145 г. Минск Об опоздании Копейко А.В. Мастер производственного отдела Копейко А.В. 08.09.2011 опоздал на работу. Время опоздания составило 2 часа. Причина опоздания неизвестна. Опоздание Копейко А.В. подтверждается данными отчета за 08.09.2011, сформированного на основе информации из модуля "Учет рабочего времени" электронной системы контроля доступа на территорию ООО "Ключ" (с использованием электронных пропусков в виде пластиковых карт доступа), фиксирующей перемещения работников по территории ООО "Ключ", учитывающей отработанное каждым работником время. Копейко А.В. об опоздании не предупредил, не звонил, на телефонные звонки по домашнему и мобильному телефонам не отвечал. После прихода на работу Копейко А.В. причин опоздания также не указал. Напомню, что мастер производственного отдела Копейко А.В. уже имеет 2 дисциплинарных взыскания за опоздание и уход с работы раньше времени без уважительных причин. К нему были применены следующие меры дисциплинарных взысканий: - приказом от 05.06.2011 N 58-л - замечание за опоздание на работу на 1,5 часа; - приказом от 10.08.2011 N 69-л - выговор за уход с работы за 2 часа до окончания рабочего дня. Учитывая вышесказанное, прошу рассмотреть вопрос о привлечении мастера Копейко А.В. к дисциплинарной ответственности в виде увольнения за систематическое неисполнение обязанностей в соответствии с п. 4 ст. 42 Трудового кодекса Республики Беларусь. Начальник производственного отдела Подпись И.И.Петров

Приложения к документу:

• (Adobe Reader)

Какие документы есть еще:

Что еще скачать по теме «Записка»:

Нет, наверное, такого работника, который хоть раз бы не опаздывал на работу и соответственно не приходилось бы объяснять причину своего опоздания. Письменные объяснения бывают различного назначения: служебные и личные, внешние и внутренние.

Объяснительная записка считается служебным документом. Она составляется при описании случившегося события и пояснения к нему. Сюда можно отнести: объяснения об опоздании, не выхода на работу, срыва выполнения задания. Иногда такое письмо может выступить дополнением к официальным материалам. Записка с описанием об опоздании на работу является письмом, в котором работник признается в свершившемся факте опоздания и отображает причину случившегося. Сдается такое письмо либо в отдел кадров, либо в приемную, либо непосредственно руководству. Следует не забывать, что повторяющиеся опоздания могут стать причиной разрыва трудового соглашения «по статье». Кроме того, надо знать, что опозданием является отсутствие рабочего на работе до трех часов. Превышение этого порога считается уже прогулом.

Как написать объяснительную записку об опоздании на работу?

Записку, как правило, составляют на листе (формат А4). Объем документа должен быть в пределах одной-двух страниц. Виновнику предоставляют срок для оформления такой писанины два дня. Стиль оформления документа произвольный, поэтому в каждом учреждении – разный.

Нельзя сказать точно, в каком углу обязана размещаться «шапка» документа, и где дата и подпись. Каждое учреждение по-своему составляет образцы служебных записок, так как Законом не регламентируются правила заполнения данных документов. И если даже виновник, вдруг принес письменное объяснение об опоздании, написанное не по рекомендованной в учреждении форме, документ должны принять и это не является нарушением. В жизни написание записок происходит проще. Провинившийся подходит к секретарю, берет у него образец записки и заполняет согласно образцу.

Однако, как бы то ни было, письмо с объяснениями опоздания должно состоять из двух главных разделов:

• Фактической части – в которой описываются обстоятельства опоздания. В этом разделе отображается дата и время случившегося факта.
• Объяснительной части – где работник пытается довести причины, способные его оправдать или хотя бы смягчить вину. Описывать обстоятельства желательно кратко, но со всеми подробностями. Объяснение должно выглядеть правдоподобно. При наличии доказательств причин опоздания, желательно их прикрепить к письму. Это может защитить рабочего от наказания.

Объяснительная записка отличается от докладной тем, что первая составляется лично провинившимся без отображения выводов и рекомендаций о размере взыскания, а вторая пишется, как правило, начальником отдела на нарушителя распорядка дня.

Как оформить объяснительную записку об опоздании на работу?

Законом не регламентируется четкая структура документа с объяснениями опоздания, однако, используются негласные нормативы оформления объяснения об опоздании на работу.

Рассмотрим структуру такого документа:

• Прежде всего, письмо должно обладать, так называемой «шапкой», в которой заполняется должность руководителя учреждения, фамилия с инициалами (в дательном падеже), затем должность и ФИО писавшего (в родительном падеже).
• Ниже «шапки» посередине строчки пишется фраза «Объяснительная записка»
• На следующе строке, тоже посередине отображается заглавие («…об опоздании на работу…»)
• В тексте письма описывается дата опоздания и обстоятельства, которые привели к опозданию рабочего на работу с описанием достоверных факторов
• В конце описания слева прописывается дата оформления письма, а справа, в той же строке – подпись провинившегося. При наличии документального подтверждения обстоятельств опоздания, его прикладывают к письму. Это повышает шансы на снисхождение со стороны руководства и ухода от дисциплинарной ответственности.

Скачать образец :

(Видео : “ТОП 10 причин опоздания на работу”)

Согласно статистических исследований выделено пять основных причин опоздания, которые являются классическими и наиболее распространенными. Учитывая, что кадровик так же, как и любой сотрудник, посещает разные сайты и знает к каким уловкам оправдания прибегают нарушители дисциплины, при заполнении пояснений об опоздании желательно писать правду.

Итак, рассмотрим, какие же ТОП-5 причин опозданий чаще всего встречаются в письменных пояснениях:

1. Опоздания по семейным обстоятельствам

Наиболее распространенная причина опоздания, которая употребляется при опоздании – это протечка трубопровода, залили водой соседи, застрял в лифте. Данное обстоятельство можно использовать редко. Хотя случается, что нерадивые соседи с завидной стабильностью организовывают потопы. Поэтому, несмотря понимание ситуации, руководитель не сможет постоянно «входить в положение опоздавшего» и рано или поздно вынесет взыскание. Если это часто повторяется, то нужно разбираться с соседями через судебные инстанции.

1. Опоздания из-за транспорта

Сбой графика движения общественного транспорта является тоже распространенной и реалистичной причиной опоздания. Но таким способом оправдания, тоже нельзя злоупотреблять, так как если выявится обман (а проверить не так уж сложно), то наказание будет соответственным. Если вам удастся уговорить водителя, попросите его написать записку о факте поломки.

1. Проспал

Отмазка «проспал», поломался будильник – тоже может сработать один раз. И то, не каждый руководитель отреагирует на это с сочувствием. Естественно, если это правда, то обидно, что подвел механизм, но сегодня, при наличии множества современных мобильных устройств, которые можно настроить в качестве будильника, вряд ли можно будет поверить опоздавшему.

1. Поломка машины

Поломка личного автомобиля – довольно реальная причина, на которую можно сослаться. Обычно, в таких случаях можно предупредить руководство о причине опоздания, позвонив по мобильной связи. В такой ситуации можно обойтись и письменного объяснения.

1. Пробки на дорогах

Пробки на дорогах является наиболее распространенной причиной опозданий работников в больших городах. Однако, сегодня, подлинность такой информации можно проверить из сводок новостей. Попавшись на обмане можно получить огромные неприятности.

Что грозит работнику за опоздание?

Согласно ТК РФ, руководитель учреждения вправе применять следующие дисциплинарные взыскания:

• Замечание
• Выговор
• строгий выговор

При неоднократном опоздании сотрудника на работу, или при отсутствии на работе более 3 часов, руководитель может уволить его с работы. Во втором случае работник может быть уволен за прогул, о чем записывается в трудовой книжке с отображением ст. 33 ТК РФ.

Письменное пояснение об опоздании составляется в произвольном стиле. При этом законодательство не допускает применения штрафов, снижение оклада. Единственный вариант наказания за такое нарушение – лишение премии. Поэтому, чтобы избежать наказания надо приводить доводы уважительных причин.

По закону к уважительным причинам относятся:

• Болезнь сотрудника или близкого родственника. При этом данное обстоятельство должно быть подтверждено справкой от лечебного учреждения.
• Сложнее в данном варианте родителям: ребенок может неожиданно приболеть, а в поликлиниках, обычно, большие очереди. Здесь лучше сообщить по телефону руководителю об опоздании, с последующим предоставлением письменного объяснения.
• Умер близкий родственник. Здесь, аналогично нужна подтверждающая справка.
• Коммунальная авария. Чтобы признать причину уважительной, надо предоставить справку ЖЭКа о происшествии.
• Несчастный случай, случившийся не по вине сотрудника. Отмазка «проспал», не относится к уважительной причине. Точно так же не относится к уважительным – пробки на улицах или другие сбои в дороге.

Однако если сотрудник – ценный специалист, руководство может закрыть глаза на опоздание, при условии, что оно не повторяется и рабочий сознает вину.

Надо иметь ввиду, что в любых непредвиденных вариантах опоздания на работу, лучше постараться предупредить руководство о случившемся. Это поможет в дальнейшем при письменном объяснении, и проступок не будет так строго оцениваться. Грамотно составленное объяснение с правдивым признанием является лучшей возможностью избежать наказания.

Почему лучше составлять объяснительную записку от руки?

Законодательством не регламентируются конкретные положения по поводу того, как нужно заполнять объяснение – от руки или печатать на принтере. Но в практической жизни, кадровики и секретари учреждений требуют заполнять документы от руки. Это объясняется тем, что таким образом руководство страхуется от конфликтных обвинений. На практике, при конфликтных ситуациях, встречаются случаи, когда сотрудники отказывались от письменных объяснений, ссылаясь на то, что пояснения распечатаны были не ими.

Иногда кадровые сотрудники разрешают записывать от руки лишь должность, ФИО, и подпись. Этого, как правило, бывает достаточно для определения почерка при конфликтах. Сотруднику лучше писать полностью записку от руки, чтобы защитить себя от непорядочных руководителей, которые, имея «зуб» на работника, могут подложить распечатанные пояснения. Чем больше письме написанного от руки текста, тем легче подтверждается или опровергается авторство.

В некоторых случаях опоздание сотрудника на работу может стать причиной серьёзных негативных последствий для компании. Прежде чем к опоздавшему будет применено наказание, работником должна быть написана объяснительная записка об опоздании на работу.

Что такое проступок?

Наказание может быть применено, если работник совершил нарушение — дисциплинарный проступок. К такому нарушению законодатель относит:

• выполнение трудовых обязанностей ненадлежащим образом (и в этом должна присутствовать вина работника);
• невыполнение по своей вине трудовых обязанностей.

Поэтому опоздание может стать причиной прекращения трудовых отношений, только если:

• опоздание произошло без уважительных причин;
• работник опоздал более чем на 4 часа.

Для увольнения эти два условия должны совпасть вместе.

Как наказать за опоздание?

Опоздание должно быть зафиксировано. В качестве такой фиксации можно применить, например, докладную от руководителя о том, что его подчинённый опоздал.

Перед тем, как применить какое-либо наказание, работодатель обязан истребовать объяснение от работника. Такое требование составляется в свободной форме. Его можно и не оформлять письменно, если работник готов объясниться. Если же ситуация конфликтная, то работодателю следует потребовать объяснений в письменном виде.

Если работник откажется от объяснений, то после двух дней руководство вправе составить об этом акт. На основании объяснения или акта о непредоставлении объяснений руководство должно издать приказ о применении выбранного им дисциплинарного взыскания. Этот приказ в течение трёх рабочих дней нужно объявить опоздавшему под подпись. В эти дни не входит отсутствие работника. Если работник откажется от ознакомления с приказом и проставления подписи на приказе, то руководству следует составить акт об этом.

Даже самый лучший и ответственный работник хотя бы раз за свою карьеру опаздывал на работу. Причины для опоздания могут быть самыми разнообразными – от банального нерабочего будильника, до вполне объективных, в виде сложных погодных условий.

Для чего нужна объяснительная записка?

Как следствие опоздания пишется объяснительная записка, которая составляется в соответствии с нормами действующего Трудового Кодекса РФ. Но как сделать это правильно, ведь есть несколько разновидностей этого документа? Давайте разберем основные правила составления и назначение документа в статье.

Объяснительная записка относится к разряду служебных документов. Она пишется в случае опоздания на работу. В записке работник подтверждает факт своего опоздания, и указывает причину происшествия.

Сдается записка в отдел кадров, или непосредственно самому руководителю. Она подшиваются в личное дело, и если опоздания повторяются систематически, то такого работника руководство может уволить по статье, в связи с нарушением дисциплины труда и внутреннего распорядка.

Сама записка пишется от руки на чистом листе бумаги или бланке предприятия с соответствующей печатью. Она обязательно должна содержать фактическое признание работников факта опоздания на работу на определенное количество времени, и объяснение причины своего проступка.

Объяснительная пишется от руки, для того чтоб факт признание опоздания работником был неоспоримым. В судебной практике случались ситуации, когда работник не признавал опоздания, объяснительная записка по которому была напечатана. В целом, объяснительная записка нужна для учета количества опозданий, и реальной оценки причин этих проступков.

Как написать записку – правила составления

Объяснительная записка относится к деловой переписке, и должна быть составлена по всем типовым правилам:

• Все факты и сведения, казанные в записке должны быть правдивыми и достоверными.
• Ситуация должна быть описана в деловом стиле.
• Не должно быть просторечий и жаргонизмов.Изложение должно быть кратким и лаконичным, но вмещать все необходимые факты.
• Предложения должны быть расставлены в хронологическом порядке, чтоб изложение было сразу понятно и простое в понимании.
• Рассказ ведется от вас, то есть от первого лица.
• Документ должен заканчиваться числом составления и подписью опоздавшего.

Чтоб правильно составить объяснительную записку нужно следовать такому алгоритму:

1. В правом верхнем углу пишется имя руководителя предприятия, или другого должностного лица, ответственного за выполнение должностных обязанностей и соблюдение режима работы. Например: «Директору ООО «Звезда» Иванову Ивану Ивановичу»
2. Далее, строчкой ниже нужно указать собственное имя, от кого пишется документ. К примеру «от менеджера отдела продаж Петрова Петра Петровича».
3. Далее, отступив некоторое место и по центру листа пишется название документа. В данном случае это «Объяснительная».
4. Дальше, с новой строки вы должны детально описать ситуацию, которая привела к опозданию, и указать точное время опоздания.

К примеру, это может выглядеть так «5 декабря 2016 года я опоздал на работу на 4 часа, в связи с тем, что у меня жома прорвало трубу. Я экстренно вызвал аварийную службу, которая прибыла на место лишь спустя 2 часа, в 10-00. За час работники ликвидировали аварию. Все это время я находился рядом, и не мог покинуть свое жилище, так как живу один.

Как только ремонтные работы были окончены, я сразу же отправился в офис, и прибыл туда в 12-00.
О ситуации, которая сложилась, я по телефону предупредил начальника отдела. К объяснительной прилагаю документ, который подтверждает вызов аварийной службы, и ликвидации аварийной ситуации.»

В конце записки обязательно укажите дату и подпись.

После того, как документ был передан ответственному лицу, он будет рассматриваться, и в углу обязательно должна быть написана резолюция, в которой указывается решение, принятое руководством относительно опоздавшего сотрудниками.

Если опоздания, особенно без уважительной причины, повторяется не в первый раз, то директор предприятия, или другое уполномоченное лицо имеет право принять меры по дисциплинарному взысканию. Написанная сотрудником объяснительная записка в таком случае будет приложена к делу в качестве доказательства.

К уважительным причинам, по которым работника не наказывают относится:

• Болезнь или плохой состояние здоровья работки. Лучше чтоб этому было документальное подтверждение в виде справки о посещении врача или вызове его на дом.
• Болезнь членов семьи сотрудника, но только в том случае, если присутствие работника действительно необходимо, и больной нуждается в постоянном присмотре и уходе со стороны работника компании.
• Смерть члена семьи.
• Стихийные бедствия или погодные условия, которые не позволили добраться до места работы вовремя. К примеру, после сильного снегопада, пока очистительная техника не привела в порядок дороги.
• Разного рода аварийные ситуации, которые преградили путь, или сделали невозможным добраться до рабочего места вовремя. К этому пункту относятся аварии на дороге, или в доме работника.

В любом случае свое опоздание работник должен подтвердить официальными документами, полученными при решении проблемной ситуации.

Но, есть ряд причин, которые невозможно подтвердить документально, к примеру пробки. В таких случаях руководитель может либо доверится работнику, либо проверить это в соответствующих органах.

Что грозит за несвоевременное предоставление документа?

Согласно Трудовому Кодексу РФ, объяснительная записка должна быть подана на рассмотрение руководству в течении двух рабочих дней. Если за этот период времени работник так и не подал документ, то составляется соответствующий акт.

Даже в случае, если работник объяснил причину опоздания устно, но не предоставил письменное объяснение, то назначается административное взыскание. Оно назначается не позднее 1 месяца со дня проступка. В этот период не входит период отпуска, больничного, но не позднее 6 месяцев со дня опоздания.

За один проступок может назначаться только одно дисциплинарное взыскание. Решение начальника о применении дисциплинарного взыскания по отношению к работнику обязательно должно быть выдано работнику под подпись. Происходит это не позднее 3-х дней после его издания, не считая период больничного или отпуск работника.

В случаи, если работник организации отказывается ознакамливаться с приказом под роспись, об этом составляется соответствующий акт.

Объяснительная и пояснительная записка — разница

Согласно определению, есть существенная разница между объяснительной и пояснительной запиской.

• Пояснительная записка – это документ, который разъяснят некоторые положения основного документа. Они оформляются на общем бланке и подписывается руководителем.
• Объяснительная записка – это документ, который объясняет нарушение трудового договора, которое было допущено работником по тем или иным причинам. Объяснительные записки об опоздании пишутся от руки самим работником в соответствии с принятой формой.

По сути, даже если разобраться в самом значении слова, то получается что в объяснительной вы объясняете ситуацию, которая привела к опозданию или другому правонарушению. Вы признаете собственную вину, и пытаетесь объяснить причину. Отнестись к написанию такого документа, поскольку если причина проступок будет действительно существенной, то руководство может понимающе отнестись к вам, и не наказывать.

А вот при написании пояснительной записки работник только поясняет, разъясняет суть отдельного пункта или части документа.

Конечно же, даже у самых ответственных работников может случится ситуация, при которой он опоздает на рабочее место на определенное время. Не стоит сразу же отчаиваться и ждать наказания. Довольно часто на первый раз руководство организации прощает такой проступок. Но, даже если вам таки придется писать объяснительную записку, отнеситесь к ней максимально серьезно. Подробно опишите причину, приложите к записке все возможные документы, которые подтверждают серьезность причины опоздания.

Вконтакте

Работник, который за всю свою жизнь ни разу не опоздал – редчайшее исключение. Даже самый ответственный и обязательный сотрудник не застрахован от задержек по разным причинам. И если тех, кто никогда не опаздывает, иногда ждут небольшие, но приятные поощрения, то нарушителям в большинстве случаев приходится объясняться перед начальством в письменном виде.

Объяснительная за опоздание на рабочее место является официальным документом, который, составляется по определенным правилам и имеет свои цели. Примечательно, что примерно в половине случаев такой документ не ложится на стол руководителя компании или организации, а остается у непосредственного начальника опоздавшего.

В этом случае такая записка скорее является мотивацией к дальнейшему соблюдению рабочего графика, чем наказанием, и так как никакого взыскания не происходит – этот документ можно приравнять к устному замечанию или наказанию формальному.

С другой стороны, регулярные нарушения такого характера дают работодателю право уволить сотрудника по соответствующей статье Трудового кодекса: для этого достаточно трех-четырех опозданий за небольшой промежуток времени. В целом это зависит от особенностей предприятия и отношения начальства к сотруднику.

Другой вопрос – на сколько можно опоздать на работу, чтобы задержка не имела никаких последствий и объяснительную писать бы не пришлось. Законы, регулирующие отношения между работодателем и сотрудником, позволяют рассматривать неявку сотрудника на рабочее место в течение четырех часов после начала рабочего дня именно опозданием. Дальнейшая задержка позволяет квалифицировать такую неявку как прогул.

Обычно опоздание раз в несколько месяцев на несколько минут даже не рассматривается начальством, но и в этих случаях опоздание может быть зафиксировано при помощи .

Как писать объяснительную записку об опоздании на работу

Важно знать, что для опозданий и прогулов существует ряд уважительных причин. Но это не означает, что объяснение писать не придется: как раз в этом случае для признания причины уважительной составить такой документ и приложить к нему по возможности все подтверждающие документы необходимо.

Опоздания можно официально оправдать в следующих случаях:

• тяжелая болезнь или смерть близкого родственника;
• стихийные бедствия, которые затрудняют или делают невозможным путь на работу;
• невозможность покинуть собственное жилье по причине технических бытовых аварий (например – прорыв трубы или пожар);
• привлечение представителями полиции для проведения определенных мероприятий (в качестве свидетеля, понятого или для оказания физической помощи сотрудникам полиции);
• болезнь работника.

Выше указанные уважительные причины опоздания на работу должны сопровождаться справками и документами из полиции, от врача или от сотрудников ЖЭКа, при их наличии доказать свою невиновность по данному событию будет гораздо проще.

Вне зависимости от ситуации объяснительная пишется по такому образцу: в начале документа указывается наименование организации и адресат в лице директора или ответственного лица, на имя которого составляется объяснение (это может быть мастер, бригадир, начальник отдела или сотрудник кадровой службы).

Записка завершается подписью составителя, при наличии документов, объясняющих опоздание, они (или их копии, в некоторых случаях – заверенные) также прикладываются к записке.

Нюансы

Объяснительная записка – один из немногих документов, который предпочтительно составлять от руки во избежание подлога и подделки. Но в этом случае необязательно использовать абсолютно чистый лист бумаги. В большинстве организаций для этого предусматриваются специальные фирменные бланки, на которых автоматически ставятся все необходимые реквизиты и текущая дата. Сотруднику остается только написать само объяснение и поставить подпись.

При написании рекомендуется не пользоваться жаргонными, экспрессивными или разговорными выражениями. Придерживайтесь официально-делового стиля. В интернете годами ходят экземпляры объяснительных, тексты которых являются примерами оригинальности и остроумия.

Возможно, именно ваш руководитель не имеет чувства юмора и такой подход не оценит, и даже если это не так – не стоит обращать свое опоздание в комичный эпизод. Изложите все обстоятельства кратким языком, придерживаясь сути.

Оправдания, ложь и клевета также не уместны, поэтому перед тем, как написать объяснительную, составьте черновой вариант текста, в котором не будет недостоверных фактов, а также не будут упоминаться не имеющие отношения к делу обстоятельства. Если же при необходимости изложить только правдивые факты придется указать фамилии других сотрудников, имеющих отношение к вашему проступку, делать это стоит с умом.

Перекладывать свою вину на них не стоит, так как каждый должен отвечать только за себя, но при этом упомянуть этих людей в записке при необходимости можно. Например, опоздав, выполняя «по дружбе» поручение коллеги, который попросил по пути на работу завезти документы в другое место, вы не можете утверждать, что виноват сотрудник: в данном случае вас подвела ваша солидарность и неправильный расчет времени.

Главная » Собственность » Служебная записка об опоздании. Составляем объяснительную записку