Для обязательной инвентаризации кредит. и дебет. задолженностей необходимо перед перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводить сверки и контрагентами. Если не будет сверок, может последовать штрафы? Кто и когда может оштрафовать?

При проведении инвентаризации задолженности (дебиторской, кредиторской) обязательного наличия подписанных актов сверок с контрагентом законодательством не установлено.

Учитывая тот факт, что в разных случаях организации может быть как выгодно, так и невыгодно наличие подписанного акта сверки, Вы вправе сами решать, направлять ли контрагентам акты сверки и настаивать ли на их подписании, или нет.

Санкций (штрафов и пр.) за отсутствие актов сверок с контрагентами (в том числе и при проведении обязательной годовой инвентаризации) не установлено.

Обоснование

Из статьи Инвентаризацию долгов можно провести без сверки с контрагентом

«…Два раза в год проводим инвентаризацию расчетов и списываем просроченную «дебиторку» и «кредиторку». Обязательно ли в этом случае рассылать контрагентам акты сверки? И надо ли сверяться с контрагентами, по которым в учете сложилось нулевое сальдо?..»

- Из письма главного бухгалтера Натальи Колосовой, г. Москва

Наталья, ваша компания не обязана рассылать акты контрагентам, в том числе тем, по которым значится нулевое сальдо.

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся в бухучете (п. 3.44 Методических указаний по проведению инвентаризации, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49). Требований к порядку проведения проверки нет, поэтому компания устанавливает их сама. Значит, вправе просто сверить данные учета с суммами в «первичке» (накладных, актах на работы и услуги, платежках, выписке банка и т. д.).

Заметим, что иногда такие акты подписывать невыгодно. Если контрагент подтвердит задолженность, которую не собирается погашать, компания не сможет ее списать как безнадежную (п. 2 ст. 265 , п. 2 ст. 266 НК РФ). Ведь срок давности начнет исчисляться заново (

Акт сверки взаимных расчетов — один из первичных документов бухгалтерского учета.

Суть такого документа в том, чтобы на определенный момент зафиксировать состояние взаимных расчетов между двумя контрагентами.

Так, акт сверки может быть подписан между покупателем и поставщиком, плательщиком и Пенсионным Фондом, между двумя предприятиями одного холдинга и даже между двумя структурными подразделениями одного предприятия.
К причинам подписания акта сверки можно отнести следующее:

• долгосрочное сотрудничество между двумя контрагентами;
• возможность отсрочки оплаты за товар;
• когда предприятие работает с широким ассортиментом товаров;
• когда товары обладают очень высокой стоимостью;
• инвентаризация состояния взаиморасчетов с контрагентами;
• потребность в подтверждении дебиторской или кредиторской задолженности перед контролирующими органами или высшим руководством и т.д.

Акт сверки взаиморасчетов может быть составлен за месяц, квартал, год или даже за весь период работы. Строгих требований, как к его оформлению, так и периодичности нет. Единственное, что необходимо соблюдать при составлении этого документа — это разделение данных по договорам.

К примеру, одна и та же организация выступает для вас покупателем по одним товарам, а поставщиком по другим товарам, то акта сверки лучше сделать два, по кредиторской задолженности (и соответствующему договору поставки) отдельно, по дебиторской — отдельно.

Оформление акта сверки взаимных расчетов

Законодательство не устанавливает единых правил составления и оформления акта сверки, однако есть базовые принципы, соблюдать которые просто необходимо. Как и любой первичный документ, акт сверки должен содержать такие обязательные реквизиты:

• название документа, а также дата его составления;
• название организации составителя и наименование контрагента, с которым подписывается акт;
• указание должностных лиц, уполномоченных подписывать акты сверки их фамилии и инициалы, а также подписи.

Сам акт сверки обычно оформляют в виде реестра документов, упорядоченных по дате их создания. Иногда вместо документов указывают суть операции (продажа, покупка, оплата и т.п.).

Для того чтобы акт сверки был актуальным, лучше составлять его с начала сотрудничества или же с момента подписания последнего акта сверки. Кроме составителя на этом документе обязательно должен подписаться директор предприятия.

Юридическую силу имеет оригинал акта сверки, подписанный директорами предприятий-контрагентов и заверенный их мокрыми печатями.

Подписание акта сверки и его юридическая сила

Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.

При разрешении споров судьи неоднократно высказывали мнение о том, что акт сверки не является однозначным доказательством существующей задолженности, однако он может стать хорошим подкреплением имеющихся первичных документов, подтверждающих ее наличие.

Также подписанный акт сверки позволяет «отодвинуть» срок исковой давности. Новая исковая давность отсчитывается от даты подписания акта, независимо от даты совершения самой спорной операции.

Акт сверки документов оформляет процедуру сравнения взаиморасчетов между двумя деловым партнерами. В статье рассказывается, как правильно составить и оформить акт сверки документов.

Из статьи вы узнаете:

Юридически акт сверки (далее по тексту - АС) не относится к категории первичной документации.Он используется как дополнительное свидетельство в случае необходимости доказать факт задолженности одного из деловых партнеров. Другое назначение АС - продление срока исковой давности. Это связано с тем, что день подписания АС является точкой отсчета данного срока.

Очевидно, что кажущаяся необязательность и невысокий юридический статус данного документа вызваны недопониманием его возможностей как юридического инструмента воздействия на недобросовестного делового партнера. Впрочем, для того чтобы АС действительно стал таким инструментом, особое внимание нужно обратить на его грамотное составление и оформление. Об этом будет рассказано ниже.

Акт сверки: юридический статус

На любом этапе деловых взаимоотношений может возникнуть необходимость проведения процедуры проведения взаимных расчетов.

Взаиморасчеты проводят в том случае, когда один из партнеров оплачивает услуги, работы или товары, поставляемые другим участником деловой операции.

Накладные, чеки и другие документы, которые относятся к категории первичных, выступают подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Эти бумаги служат основой для ведения бухучета . Даже незначительная ошибка в расчетах может существенным образом повлиять на корректность всего учета.

Со временем расхождения и несоответствия в учетных документах деловых партнеров приводят к появлению неучтенных выплат и образованию задолженностей.

Выявление на ранних стадиях некорректных записей и возможных расхождений - является основной задачей и функцией акта сверки. На практике проведение самой процедуры не вызывает затруднений. Технология сверки в общем виде сводится к тому, что учет, проводимый одной стороной, сопоставляется с учетом, проводимым другой стороной. В случае обнаружения расхождений или некорректных записей составляется акт, а все первичные документы сторон подлежат дополнительному анализу.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов - документ, представляющий финансовые операции двух организаций-партнеров, совершенные в конкретный промежуток времени. В идеальном случае все данные, собранные в финансовых ведомостях одной стороны, должны полностью коррелировать с данными, собранными другой стороной. При выявлении малейших несоответствий составляется акт сверки.

Унифицированная форма данного акта не регламентирована действующими законодательными стандартами. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму данной деловой бумаги и утверждают ее локальной нормативной документацией.

АС подписывается обеими сторонами, если они подтверждают факт согласия с обнаруженной задолженностью. Мы уже говорили выше, что срок давности определяется с помощью даты подписи акта сверки. Далее мы подробнее рассмотрим данный вопрос.

В общем случае, при проведении любой хозяйственной операции оформляется документ, относящийся к категории первичных. С этого момента исчисляется срок давности. Однако есть и частный случай, к которому относится случай составления акта сверки. Этот документ прерывает срок давности и начинает новый отсчет этого срока - с момента подписания АС.

Наличие обязательных элементов АС - реквизиты партнеров, дата и период сверки, перечень операций и расчетов - обеспечивает юридическую силу данной бумаги.

Как инструмент разрешения споров, акт сверки может быть с успехом использован только при наличии в нем всех необходимых реквизитов (это не отменят положения о том, что форма самого акта остается свободной).

К таким обязательным реквизитам относятся:

1. наименование деловой бумаги;
2. наименование стороны (юридическое название компании и ее реквизиты);
3. ссылка на первичную документацию, являющуюся исходной при расчетах и подтверждающую факт проведения хозяйтсвенных действий;
4. расчетные суммы;
5. сальдо-итог;
6. дата составления;
7. подписи лиц, ответственных за проведение расчетов с каждой стороны;
8. оттиски печатей каждой компании-партенра.

Также самими партнерами устанавливается масштаб сверки. Она может быть проведена в масштабе одного наименования товара, в масштабе одной поставки или одного контракта. В рамках проведения ежегодной инвентаризации, как правило, проводится и процедура сверки. Поводом для оформления АС становится любое несоответствие между записями в учетных документах сторон. Это вызвано с целью избежать выявления задолженности или недостачи после ликвидации или банкротства одной из сторон.

Полезная статья: Как правильно оформить акт сверки, образец заполнения в делопроизводстве можно найти .

Заполнение акта сверки документов

Форма составления и порядок оформления АС являются свободной для каждого предприятия. Инициатор проведения проверки поручает бухгалтерии составить акт . Далее документ должен быть заполнен, а два его экземпляра отправлены оппоненту.

В свою очередь, оппонент производит сверку своих данных с цифрами, предоставленными партнером. Если расхождения действительно имеют место, и оппонент признает этот факт, то оба экземпляра документа подписываются им и скрепляются оттиском печати фирма. Компания-инициатор спора получает подписанные и заверенные экземпляры обратно.

Счета-фактуры являются тем источником, которому должны соответствовать все данные из АС. Совпадение всех данных взаиморасчетов является обязательным. В противном случае расхождения должны быть зафиксированы в финальной части АС.

Если речь идет о внутреннем документообороте организаций-партнеров, то здесь достаточно подписи главных бухгалтеров обеих сторон. В случае же судебных разбирательств и тяжб, такой подписи будет недостаточно, и она должна быть подтверждена подпитию руководителя компании.

Образец акта сверки документов представлен ниже:

Как проверять акт сверки

Если вы хотите проверить правильность составления АС, то рекомендуем вам обратить внимание на ряд элементов, наличие которых является обязательным:

1. Заголовок;
2. Даты составления;
3. Полное наименование фирм, участников спора;
4. Данные о должностных лицах;
5. Данные о сотрудниках, несущих ответственность за составление и удостоверение бумаги;
6. Распределенные по договорам данные основной части АС.

За образец при составлении акта следует брать шаблоны первичной документации. Особенно это касается правил оформления реквизитов.

Каждая компания может разрабатывать свою форму акта, но многолетний опыт работы разных компаний подтвердил эффективность и преимущество следующей композиции материала:

1. Вступительная часть (преамбула) содержит обязательные реквизиты;
2. Основная часть содержит данные за выбранный период сверки (например, хронологический перечень сверяемых документов). В ряде случаев необходимо указать название проведенной операции - поставка или приобретение товара, перевод средства, продажа или списание ценностей и т.д.

Сопроводительное письмо по акту сверки

Как правило, к акту сверки прилагается сопроводительное письмо. Оно чаще всего содержит список приложений.

Текст письма обычно состоит из двух частей:

1. Констатация факта передачи (отправки) акта:
   Высылаем вам...., Направляем вам.., Передам вам...и т.д.
2. Цель письма:
   Для ознакомления; Для согласования; Для подписания; Просьба об своевременном ответе по акту.

   Это может быть подтверждение ознакомления, согласования и возврате подписанного экземпляра акта. Здесь уместны будут следующие слова и выражения:

   «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр акта сверки...» «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного акта сверки...»

В конце приводится перечень документов, прилагаемых к письму: акт сверки, первичная документация, приказы, распоряжения и т.д.

"Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", N 9, 2004

Акт сверки расчетов (акт сверки взаиморасчетов) - документ, который подтверждает долговые обязательства предприятия торговли или общественного питания.

Действующим законодательством форма акта сверки расчетов не предусмотрена. Это означает, что предприятия торговли или общественного питания могут разрабатывать формы актов сверки расчетов самостоятельно. Вместе с тем согласно п.1 ст.9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые предприятием торговли или общественного питания, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там не предусмотрена, в том числе акт сверки расчетов, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

К порядку оформления акта сверки расчетов существуют и другие требования. Согласно п.3.11 ГОСТ Р. 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (далее по тексту - ГОСТ), датой акта является дата события. При этом документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 сентября 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.09.05.

На основании п.3.12 ГОСТ регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению предприятия торговли или общественного питания индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Акт сверки взаимных расчетов составляется двумя организациями. При этом регистрационный номер такого документа (составленного совместно двумя и более организациями) состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон акта, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В соответствии с п.3.22 ГОСТ в состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Пример 1 .

Вице-президент
Торгового дома Личная подпись В.А. Петрухин

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего акт сверки расчетов, относительно самой длинной строки.

Пример 2 .

Исполнительный директор Личная подпись С.А. Матросов
ООО "Кафе Х"

Акт сверки расчетов должен подписывать главный (старший) бухгалтер организации. При подписании акта сверки расчетов несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. На практике бывает, что сверку расчетов по поручению руководства производит работник организации с выездом к контрагенту. В этом случае он один сможет подписать акт сверки расчетов, только если будет уполномочен доверенностью от руководителя организации. Напомним, что порядок оформления такой доверенности установлен в п.5 ст.185 ГК РФ.

Пример 3 .

Директор ресторана Личная подпись К.В. Соткин
Главный бухгалтер Личная подпись Е.В. Крюкова

Учитывая тот факт, что акт сверки расчетов является двухсторонним документом, он должен быть подписан должностными лицами обоих контрагентов, между которыми производится сверка расчетов. При подписании акта сверки расчетов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Пример 4 .

Генеральный директор Директор
супермаркета столовой
Личная подпись Б.Г. Фемидов Личная подпись М.И. Игнатов

Кроме того, согласно п.2.3.1.11 "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", утвержденной Приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. N 33 (далее по тексту - Приказ N 33), все экземпляры актов сверки расчетов должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. При этом если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте акта сверки расчетов, отсутствует, то акт подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего акт, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать акты сверки расчетов с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Акт сверки расчетов необходимо скрепить печатью предприятия торговли или общественного питания. Согласно п.3.25 ГОСТ оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. На основании п.2.3.2.6 Приказа N 33 оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего акт сверки расчетов.

В практике работы предприятий торговли и общественного питания акты сверки расчетов чаще всего составляются в следующих случаях:

1. при инвентаризации расчетов с контрагентами;
2. перед проведением взаимозачета;
3. для признания долга с целью перерыва течения срока исковой давности.

Рассмотрим указанные случаи более подробно.

Инвентаризация расчетов с контрагентами

Согласно ст.12 Закона о бухгалтерском учете предприятия торговли и общественного питания ежегодно должны проводить инвентаризацию расчетов перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Перед началом инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами оформляется акт сверки расчетов. Акт сверки расчетов оформляется по каждому дебитору и каждому кредитору в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в бухгалтерии предприятия торговли или общественного питания, второй направляется предприятию, с которой производилась сверка.

Инвентаризация расчетов с контрагентами может привести к тому, что на основании п.77 Положения по ведению бухгалтерского учета предприятие торговли или общественного питания сможет списать дебиторскую задолженность, по которой срок исковой давности истек, а также другие долги, нереальные для взыскания.

Согласно п.78 Положения по ведению бухгалтерского учета суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.

Контроль за состоянием дебиторской задолженности на предприятии рекомендуется осуществлять посредством ежемесячного составления актов сверок. Акт сверки расчетов является эффективным инструментом контроля за дебиторской задолженностью, так как с одной стороны напоминает дебитору о числящейся за ним задолженности, а с другой позволяет вовремя выявить расхождения в учете кредитора и должника и тем самым избежать возникновения конфликтов, нередко заставляющих стороны договора идти в суд.

В случае отказа должника выверить задолженность или при возникновении разногласий, устранение которых по обоюдному согласию сторон невозможно, отношения, как правило, урегулируются в претензионном или судебном порядке.

Обязательность регулярной сверки расчетов предусмотрена и отраслевыми нормативными правовыми актами. Так, согласно Правилам применения, обращения и возврата многооборотных средств упаковки, утвержденных Постановлением Госснаба СССР от 21 января 1991 г. N 1, сверка сторонами взаимных расчетов производится по итогам каждого квартала по согласованному графику, а с покупателями в районах Крайнего Севера и других отдаленных районах - в сроки, определяемые в договорах на поставку.

Перед проведением взаимозачета акт сверки расчетов составляется для того, чтобы зафиксировать взаимную задолженность контрагентов. Акт сверки расчетов составляют на основании данных бухгалтерского учета сторон. В акте сверки расчетов указывают номера договоров и первичных документов, по которым возникли задолженности, а также суммы этих задолженностей с выделением НДС.

Акт сверки расчетов является вспомогательным документом бухгалтерского учета, в котором отражается состояние по расчетам между предприятиями. В акте взаимозачета, в отличие от акта сверки расчетов, стороны указывают, какая сумма задолженности считается погашенной.

Наиболее часто встречается на практике ошибка, когда предприятия торговли или общественного питания путают эти два совершенно разные документа. Отметим, что в случае подмены акта взаимозачета актом сверки расчетов для предприятия торговли или общественного питания могут наступить неблагоприятные налоговые последствия, то есть признание налоговыми органами взаимозачета ничтожным, а как следствие этого отсутствие оплаты им товаров (работ, услуг) и невозможность применить налоговые вычеты по НДС.

Важность акта сверки расчетов подтверждается судебной практикой, так как при рассмотрении хозяйственных споров суды уделяют большое внимание актам сверки расчетов. Так, согласно Постановлениям Президиума ВАС РФ от 29 июля 1997 г. N 2084/97 и от 8 июля 1997 г. N 1524/97, если спор между сторонами о сумме долга рассматривался без подписания акта сверки расчетов, то суд направляет дело на новое рассмотрение. Кроме того, акт сверки расчетов на основании Постановления Президиума ВАС РФ от 24 июня 1997 г. N 6029/96 и от 8 июля 1997 г. N 1845/97 является полноценным доказательством размера долга.

Таким образом, акт сверки расчетов необходимо составлять во всех случаях взаимозачета, поскольку он обезопасит предприятие торговли или общественного питания от неблагоприятных налоговых последствий.

Для обоснования применения налоговых вычетов по НДС при взаимозачете акт сверки расчетов используется в случае переплаты по одному договору в сторону недоплаты по другому, что представлено в следующем примере.

Пример 5 . Ресторан работает с магазином по договорам поставки. В течение месяца заключено два договора поставки продуктов питания. По одному из них магазин не выполнил обязательства. В течение этого месяца по договору 1 образовалась переплата, по договору 2 - недоплата.

Может ли ресторан зачесть НДС по продуктам питания, полученным по договору 2?

Документы, как за ними не следи, все равно иногда теряются. Они не доходят до ваших покупателей или у вас нет документов поставщиков. А это приводит к разным суммам задолженности в учете организаций. Выявить такие разногласия помогает сверка задолженностей с контрагентами.

В этой процедуре нет ничего сложного. Только ее отличает большой объем работы. Регулярность сверки расчетов зависит от вашего желания и возможностей. Но раз в год ─ в годовую инвентаризацию ─ она обязательна. Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов.

О том, как:

• урегулировать разногласия в акте сверки расчетов
• проводить оплату задолженности по акту сверки

читайте в этой статье.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

3. Кто должен делать акт сверки

4. Разногласия в акте сверки расчетов

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

7. Оплата задолженности по акту сверки

8. Сверка с контрагентами в 1С версии 8.3

Итак, идем по порядку.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

Акт сверки ─ это документ, в котором отражены расчеты между организациями за определенный период. Продавец в таком акте показывает формирование дебиторской задолженности покупателя и поступившую от него оплату. А покупатель ─ свою кредиторскую задолженность перед поставщиком, с которым проводит сверку расчетов, и ее погашение.

Акт сверки подписывают и заверяют печатями обе организации (при наличии).

Утвержденной формы акта сверки нет. К тому же он не является первичным документом. Поэтому при разработке формы можно использовать реквизиты первичного документа, которые установлены п.2 ст.9 федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

И понимать, что акт сверки, как и любой другой акт между организациями ─ двухсторонний. А значит нужно предусмотреть соответствующие поля для подписей.

Обычно акт сверки подписывают главный бухгалтер и руководитель.

Заполнять акт можно перечислением хозяйственных операций по каждой организации, но удобнее это делать в разрезе договоров. Тогда, в случае расхождений, сразу будет видно по какому договору не сходятся обороты.

Заполняют акт сверки только в деньгах.

Пример заполнения акта сверки. ООО «Метель» ─ поставщик ткани ─ составила акт сверки с ателье ООО «Вьюга» по состоянию на 31.03.2018.

Ответственный за составление акта сверки в ООО «Метель» заполнил его в двух экземплярах, подписал у директора и главного бухгалтера и отправил в ООО «Весна».

В ООО «Весна» проверили обороты, заполнили оба экземпляра акта со своей стороны, подписали и отправили в ООО «Метель» один заполненный акт. После проставления учетных данных в обеих организациях акт сверки выглядит так.

В этом примере обе организации подтверждают, что у ООО «Весна» есть задолженность перед ООО «Метель» в размере 150 000 рублей.

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

В организациях, у которых много контрагентов и с ними регулярно проводят сверку расчетов, главному бухгалтеру и руководителю приходится тратить много времени на подписание актов сверок.

Чтобы освободить время, на одного из бухгалтеров выписывают доверенность. Благодаря этому он может подписывать любой акт сверки. При этом еще может проверять правильность составления актов коллегами.

3. Кто должен делать акт сверки

Инициатором проведения сверки задолженности с контрагентом может быть любая сторона сделки. В нормативных актах не прописана обязанность проводит сверку между организациями. Это право компаний. Поэтому регламентировать порядок и частоту сверки расчетов можно и нужно в договорах.

В компаниях составлением актов сверки и отправкой контрагентам не всегда занимается бухгалтерия. По распоряжению руководства, это могут быть и другие работники ─ те, кто непосредственно работает с покупателями и поставщиками.

Во многих программах для ведения учета, в том числе и в 1С, учет расчетов с контрагентом организован на отдельных субсчетах ─ карточках. Поэтому, если все документы своевременно заведены в систему, выгрузить обороты по конкретной карточке не составляет труда. И вопрос: «Кто должен делать акт сверки» не вызывает много споров.

Результатом сверки могут быть:

• подписанный контрагентом акт, в котором нет разногласий
• акт, подписанный с разногласиями

Сверка без разногласий ─ самая оптимальная и простая для бухгалтера. А что делать когда разногласия есть?

4. Разногласия в акте сверки расчетов

Главная причина разногласий в акте сверки расчетов ─ отражение документов в учете одной организации и неотражение этих же документов в учете другой.

Такое возможно, если:

1. документы не дошли до контрагента
2. внутри компании документы не были переданы бухгалтеру для отражения в учете
3. проводки по документам в первой компании были сделаны в одном периоде, а во второй ─ периодом раньше или позже

Причем документов может не быть:

• в учете вашей компании
• в учете контрагента

При проверке акта сверки расчетов, который был предоставлен контрагентом, сразу видно в каких документах есть разногласия.

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

Ситуация 1 : компания ─ покупатель материальных ценностей

Шаг первый . Нужно проверить, а не проведены ли эти документы в другом периоде, например, следующем за периодом сверки. Если документов, по которым есть разногласия в акте сверки расчетов в учете у вас нет, то переходите к шагу 2.

Шаг второй . Узнать у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом, а не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию. Если забыл, то срочно забрать документы и проверить их соответствие тому, что указал контрагент в акте сверки, провести в учете.

Шаг третий . Запросить дубликаты неотраженных в учете документов у контрагента. Получить, проверить их и провести в учете.

На каждом из этих шагов вы можете столкнуться с одним из вариантов:

1. контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
2. документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

Ситуация 2: компания ─ покупатель услуг.

Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.

Исключение ─ коммунальные услуги, стоимость которых определяется исходя из показаний приборов учета. В этом случае дата акта равна дате оказания услуги.

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

Ситуация 1 ─ ваша компания продает продукцию, в акте сверки, который прислал контрагент не отражены ваши документы по отгрузкам в их адрес.

В этом случае вам нужно убедиться, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Если с этим все в порядке, проверьте: а были ли отправлены документы в адрес контрагента.

Когда со стороны вашей организации все сделано правильно, добавляйте неотраженный документ в акт сверки и подписывайте его с разногласиями.

Если же есть проблемы именно на вашей стороне, то сначала надо их решить. А потом уже или включать документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или согласиться с суммами покупателя.

Ситуация 2 ─ ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель.

Алгоритм действий:

• проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика
• не нашли экземпляр акта, который подписан с обеих сторон? Тогда узнавайте, а отправили ли акт покупателю
• исходя из результатов «расследования» делаете выводы. И либо добавляйте обороты в акт сверки покупателя и подписывайте его в таком виде, с разногласиями, либо соглашаетесь с цифрами контрагента

В примерах приведены не все ситуации, которые могут привести к расхождениям в актах сверки расчетов. Но уже понятно, что причины, по которым часть документов не попадает в акт сверки, могут быть разными. От неправильного толкования условий договора до забывчивости сотрудников. Причем со стороны любого из контрагентов.

7. Оплата задолженности по акту сверки

При сверке может быть выявлено, что у одной организации есть задолженность перед другой, это может произойти по следующим причинам:

• не отражен первичный документ в учете должника
• есть ошибки в расчетах, например, при переводе валюты в рубли

В учете должника нет нужного документа. В этом случае компания, которой должны оплату, отправляет в адрес организации-должника дубликаты первичных документов. После их проведения в учете появится задолженность, которую можно оплачивать обычным порядком. В платежном поручении, в поле основание, нужно указать накладную, акт или другой документ ─ причину задолженности.

Ошибки в расчетах можно исправить составлением бухгалтерской справки и отражением ее в учете. После того как сформируется задолженность, ее можно оплатить. В данном случае можно провести оплату задолженности по акту сверки, указав его в качестве основания в платежном поручении.

Если вы обнаружили ошибку в своем учете, то ее нужно исправить. В этом случае вам поможет .

8. Как сделать сверку с контрагентами в 1С версии 8.3

Как сделать сверку с контрагентами с использованием программы 1С: Бухгалтерия 8 ред.3.0 смотрите в видео.

Акт сверки очень важный и нужный документ, формирование или проверка которого иногда требует больших трудозатрат. Поэтому сверку с компаниями, с которыми у вас большие обороты по деньгам и/или номенклатуре лучше проводить регулярно, может быть даже ежемесячно.

Нужно помнить, что акт сверки ─ не первичный документ, любая цифра в нем появилась после бухгалтерской проводки, которая, в свою очередь, была сделана на основании соответствующего первичного документа.

В случае расхождений надо искать причину ─ лишний или непроведенный в учете документ, и уже по нему прояснять ситуацию.

С какими сложностями вы сталкиваетесь при сверке? Если у вас есть вопросы, как сделать сверку с контрагентами, задавайте их в комментариях!

Как сделать сверку с контрагентами и составить акт

Главная » Собственность » Почему важна сверка с контрагентами? Как правильно читать акт сверки: советы и правила Акты сверок как лучше организовать.