Документы временного хранения до 10 лет. Рекомендации по составлению описей дел постоянного и

В БашГУ в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива БашГУ. По этим описям документы сдаются в архив БашГУ.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел БашГУ, которую готовит архив БашГУ и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГКУ РБ ЦИА РБ.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 25) и представляются в архив БашГУ при передаче дел.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником общего отдела БашГУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении БашГУ экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив БашГУ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

(утвержденные Правлением НПСо 2 февраля 2012 г.)

временного (свыше 10 лет) хранения

(утвержденные Правлением НПСо 2 февраля 2012г.)

В соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министерства юстиции РФ от 01.01.01г. За
№ 000 и Решением Правления Федеральной Нотариальной Палаты от 01.01.01 г. за № 11/09 (далее - «Правила») нотариус обязан в течение двух месяцев после окончания календарного года составить отдельно на оконченные дела (п.84 Правил) описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Порядок их составления и утверждения регламентируется п. п.84 – 89 Правил, при составлении описей также следует руководствоваться Приложениями
№№ 16, 17 к Правилам.

Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются на личных бланках нотариуса.

Опись представляет собой перечень заголовков дел, в точном соответствии с утвержденной номенклатурой нотариуса, с указанием дат и количества листов в деле, с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Перед составлением описей дел постоянного и временного хранения нотариус проверяет формирование и оформление дел, оконченных производством в текущем году.

При просмотре дел проверяется качество формирования и оформления дел:

Соответствие заголовка дела номенклатурному наименованию дела, а также содержанию документов в деле;

Правильность оформления и группировки документов , включенных в дело;

Качество подшивки или переплета дела;

Правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и ее соответствие правилам (Приложения №№13,14);

Правильность оформления обложки дела (Приложения №№11, 25);

Наличие листа заверителя (Приложение).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с разделами номенклатуры дел нотариуса, наименование самих разделов в опись не вносится);

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые содержатся на обложке вносимого в опись дела;

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела могут обозначаться словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме и передаче дел со ссылкой на необходимый документ, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и т. п.

Не подлежат включению в описи дела под резервными номерами, не предусмотренные в утвержденной номенклатуре дел, сформированные в течение календарного года, и не входящие в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 558

При заполнении описи все графы заполняются в соответствии с Приложениями №16,17 Правил;

В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, внесенных в данную опись.

При составлении описи сама опись как номенклатурное дело еще не существует, поэтому ее как номенклатурное дело нельзя включать в опись.

Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом с указанием должности, с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

(ст. 36 Правил, письмо ФНП о проставлении оттиска печати с воспроизведением Государственного герба РФ на документах, требующих особого удостоверения их подлинности).

Описи дел постоянного и временного хранения в двух экземплярах представляются для утверждения в нотариальную палату.

Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении в нотариальной палате.

В случае принятия нотариальной палатой решения об исключении из представленной описи дела (тома) текст описи изменяется нотариусом.

По окончании года на дела составляются следующие описи:

1. Опись дел постоянного хранения;

2. Опись дел постоянного хранения (наследственных дел);

3. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

4. Опись дел временного (свыше 10лет) хранения (дел по личному составу).

В опись дел постоянного хранения включаются все оконченные производством дела постоянного срока хранения,(кроме наследственных дел).

В опись дел постоянного хранения (наследственных дел) включаются
все заведенные в оконченном году, наследственные дела. Опись составляется в соответствии с приложением №16 Правил нотариального делопроизводства.

Графа 1- порядковый номер;

Графа 3- «заголовок дела»- номер наследственного дела, фамилия имя отчество, дата смерти, например: «Наследственное дело №13/2011 , умерший(ая) 14.12.2010г.»;

Графа 4- номер тома (части тома);

Графа 5- «дата дела»- указывается дата заведения н/дела;

Графа 6- «количество листов в деле» (томе) - не заполняется

(в том числе в отношении оконченных дел);

Графа 7- «примечание».

Количество наследственных дел, заведенных в оконченном году, должно соответствовать количеству дел, указанному в описи дел постоянного хранения (наследственных дел);

Две описи: опись дел постоянного хранения и опись дел постоянного хранения (наследственных дел) формируются в один наряд с индексом 02-16 с заголовком дела «Описи дел постоянного хранения».

В опись дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются все оконченные производством дела временного хранения, кроме личных дел на работников нотариальной конторы.

В опись дел временного хранения (дел по личному составу) включаются только личные дела уволенных работников в году, за который составляется опись дел.

Две описи: опись дел временного хранения и опись дел временного хранения (дел по личному составу) формируются в один наряд с индексом 02-16 с заголовком «Опись дел временного хранения».

Личные дела работников оформляются на каждого работника отдельно. При заполнении номенклатуры в графе «количество томов» указывается количество личных дел заведенных в текущем году на работников, а в графе «примечание» делается отметка о количестве переходящих дел по личному составу на следующий год. Эти сведения вносятся в итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве, в том числе переходящих.

В итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в графу количество дел временного хранения (до 10 лет включительно) вносится количество дел под резервными номерами (если для них не найден срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов от 01.01.2001г.).

Количество дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве дел, находящихся в производстве указывается в цифрах.

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет)хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3.

На обложке дела указываются:

Наименование структурного подразделения организации иего подчиненность

Наименование отдела

Номер дела (тома) по номенклатуре дела

Заголовок дела

Дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело)

Количество листов в деле

Срок хранения дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения(его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемогодокументами дела, на обложке дописывается новое наименование организации,структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнеенаименование заключается в скобки.

2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатурыдел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертнойкомиссией) архивной организации *.

* Учреждение Федеральной архивнойслужбы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации(соответствующий областной или республиканский архивный орган)

2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы,постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящейорганизации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела взаголовке не оговаривается.

2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:

Для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы,датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самогопозднего документа

Для дел, содержащих переписку, датой начала делаявляется дата поступления первого входящего или дата первого исходящегодокумента, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящегодокумента

Датой личного дела являются даты подписания приказов оприеме и увольнении лица, на которое оно заведено

Датой дел, содержащих лицевые счета сотрудниковорганизации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы иотчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадаетс датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеютсядокументы за ______ год(ы)».

2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указаниеколичества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителядела (п. 2.5).

2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется всоответствии с номенклатурой дел организации.

2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела пономенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, еслизаведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указываетсяколичество заведенных томов.

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

К документам временного хранения относятся документы со сроком хранения не более 10 лет. В отличие от них документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.

Сроки хранения постоянных и временных документов

Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:

• приказы по основной деятельности
• журнал регистрации приказов по основной деятельности
• штатные расписания
• структура организации
• номенклатура дел
• описи дел
• акты об уничтожении дел и утрате документов
• целевые программы информатизации
• прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
• годовые планы и отчеты
• годовые бухгалтерские балансы
• годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
• годовые сметы и др.
• уставные документы
• документы о приватизации
• реестры акционеров
• реестры владельцев ценных бумаг
• списки лиц, имеющих право на дивиденды
• журналы, книги учета работы с акциями
• заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
• гранты
• лимиты
• паспорта сделок
• документы о благотворительной деятельности
• и другие документы

Документы временного срока хранения (5-10 лет хранения)

• приказы на отпуска и командировки
• приказы по административно-хозяйственной деятельности
• договоры с юридическими лицами
• документы по госзакупкам
• акты о приеме выполненных работ
• бухгалтерские документы
• путевые листы
• и другие документы

Главная » Собственность » Документы временного хранения до 10 лет. Рекомендации по составлению описей дел постоянного и