Акт о сумме выявленной недостачи тмц. Акт о недостаче товара при инвентаризации (образец)

Сличительная проверка, которая является частью учетной работы, проводимой каждым хозяйствующим субъектом, должна быть подробно и аккуратно задокументирована. Если в процессе проверки зафиксированы расхождения реального количества учитываемых объектов с их количеством в учете, проверяющие составляют акт о недостаче товара при инвентаризации.

Скачать образец заполнения акта инвентаризации товарно-материальных ценностей

Какую форму акта о недостаче выбрать

Специальной формы акта, оформляющего недостачу товара при сличительной проверке, нет. Поэтому хозяйствующие субъекты самостоятельно разрабатывают ее, ориентируясь на собственные потребности. Разработанный образец акта закрепляется в учетной политике.

Удобной формой акта оформления недостачи товара при инвентаризации является документ, соединяющий в себе сведения из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 :

• описи ИНВ-3;
• сличительной ведомости ИНВ-19.

Соединение этих двух документов в один позволит выполнить все требования к оформлению документов, содержащиеся в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 .

Составленному документу присваивается название «Акт инвентаризации товаров».

Как заполнить акт инвентаризации товаров

В акте инвентаризации товаров указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, проводящего сличительную проверку, а также все реквизиты самого мониторинга: что послужило основанием проверки, дата начала проверки, состав комиссии и согласие инспектируемых лиц.

В табличной части акта инвентаризации товаров указываются наименование товаров, их учетное и фактическое количество, цена и стоимость. В случае несовпадения этих данных разница включается в соответствующую графу акта. При недостаче товара при инвентаризации заполняются количественные и суммовые показатели графы «недостачи».

В обязательном порядке суммируются итоги.

Правильность зафиксированных в акте данных подтверждается подписями всех членов комиссии и инспектируемых лиц. После этого фактически наличествующие товары принимаются под ответственность инспектируемым либо иным лицом, а сам акт передается для принятия решения руководителю.

Каждый субъект предпринимательской деятельности должен правильно организовать и вести документооборот . Это касается и вопроса оприходования товаров, при приемке которых ответственными лицами должны соблюдаться определенные инструкции. Если это требование не будет соблюдаться, то у коммерческой организации либо индивидуального предпринимателя могут возникнуть проблемы как с контролирующими органами, так и с персоналом.

Очень часто субъекты предпринимательской деятельности сталкиваются с недостачами товаров, которые возникают в процессе их получения от поставщиков. В этой ситуации должен составляться соответствующий документ , в котором следует отражать все недостающие товарно-материальные ценности. На основании этого акта будет осуществляться списание недостающих товаров либо предъявлена претензия к поставщику.

Общие сведения

Каждый субъект предпринимательской деятельности должен заключать с сотрудником, ответственным за получение товара, договор материальной ответственности . В этом соглашении должны быть прописаны все детали и нюансы, благодаря чему впоследствии можно будет привлечь виновного в недостаче к ответу.

Как правило, на такую должность назначаются сотрудники отдельным приказом руководителя . Они должны пройти специальное обучение или как минимум инструктаж.

В их обязанности будет входить не только получение товара от поставщиков, но и оформление соответствующей документации :

• актов приема-передачи;
• актов недостачи;
• накладных и т.д.

Данные работники несут ответственность за сохранность полученных товаров, а также за правильность выписки соответствующей документации.

Нормативное регулирование

Сотрудник организации, которого руководитель назначил ответственным за получение товарно-материальных ценностей, должен досконально изучить правила заполнения первичной документации . Если осуществляется прием товаров от отечественных поставщиков, то должна в четырех экземплярах заполняться форма ТОРГ-2 .

В том случае, когда осуществляется оприходование товара, поставленного иностранными компаниями, материально ответственное лицо обязано заполнять в пяти экземплярах форму ТОРГ-3 . Недостачи или товары, подлежащие возврату, описываются в акте формы ТОРГ-12 .

В случае недостачи, выявленной в ходе приема товара от поставщика, материально ответственное лицо должно составить акт . Это выявляется при сверке фактического количества поступивших товарно-материальных ценностей с данными, указанными в накладной.

Недостача товара может возникнуть по следующим причинам :

Акт, составленный при выявлении недостачи товаров, является первичным документом , который должен отражаться работником бухгалтерии в соответствующих учетных регистрах. При помощи такой документации осуществляется списание недопоставленных товаров, а также проводится взыскание с виновной стороны материальной компенсации.

Правильно составленный акт позволит коммерческой организации защитить свои интересы в судебном порядке, если виновник недостачи откажется добровольно урегулировать проблему.

Функции данного документа заключаются в следующем :

1. Позволяет определить организационный уровень субъекта предпринимательской деятельности. Показывает, насколько слажено взаимодействуют различные отделы предприятия. Если руководство компании будет придерживаться строгих правил во всех вопросах, то недостачи будут минимизированы.
2. Позволяет определить точную сумму убытков, которые понес субъект предпринимательской деятельности.
3. Отражает сумму, которую руководство организации может в досудебном или судебном порядке истребовать с виновника недостачи.
4. Используются для заполнения учетных регистров и составления отчетности как локальной, так финансовой и налоговой.

Акт о выявлении недостачи может задействоваться субъектом предпринимательской деятельности при проведении переучетов в торговых точках, а также при проведении инвентаризации на складах. Стоит отметить, что если переучет проводится в продуктовых магазинах, то при выявлении недостач будут учитываться нормы естественной убыли.

Многие продукты питания со временем теряют в весе. Соответственно, при проведении переучета будет выявлена определенная недостача. В таких случаях ответственные лица списывают недостачу в пределах этих норм, а оставшуюся сумму распределяют между материально ответственными лицами.

Если на складе проводится инвентаризация и по ее завершению выявляется недостача, то уполномоченные лица составляют соответствующий акт, на основании которого вся сумма будет взыскиваться с виновных . В данном случае будут нести ответственность кладовщики, которые принимали товар и не обеспечили ему должного хранения.

Также может произойти ситуация, при которой товарно-материальные ценности пострадали в результате стихийного бедствия или любого другого чрезвычайного происшествия. В этом случае должен составляться другой акт, на основании которого вся сумма недостачи будет списана работниками бухгалтерии .

Также на основании этого документа руководство компании может обратиться к страховщику (если товарно-материальные ценности были застрахованы) и потребовать законных выплат.

Чтобы избежать возможных проблем, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, либо на судебном разбирательстве, ответственные лица должны правильно составлять акт о недостаче :

1. Законодательство позволяет задействовать либо типовой бланк, либо форму, разработанную организацией, но содержащую все необходимые реквизиты.
2. Если недостача выявляется при приемке товара от поставщика, то документ составляется в присутствии его представителя. В том случае если доставку товара осуществляла сторонняя транспортная компания, то для оформления акта необходимо пригласить или экспедитора. Если не получается привлечь к оформлению акта ни водителя, ни сотрудника поставщика, можно пригласить независимого эксперта. В том случае если одновременно принимается товар от разных поставщиков и в каждой партии выявляется недостача, то составляются отдельные акты. Специалисты настоятельно рекомендуют проводить фото и видео фиксацию нарушений. В этом случае будет легче доказать вину поставщика в судебном порядке.
3. Составленный акт должен быть подписан материально ответственными лицами и представителями поставщика, либо независимыми экспертами.
4. Сразу после оформления документа бухгалтер или юрист должен составить претензию, которая передается под роспись виновной в недостаче компании. Решением данной проблемы может стать возврат поставщиком денежных средств, допоставка товара. Претензию следует передать в кратчайшие сроки, определенные Федеральным законодательством, иначе поставщик может отказаться от ее исполнения.
5. При оформлении акта необходимо в обязательном порядке указать все основные реквизиты и дату.

В том случае, когда материально ответственные лица при приемке выявили некомплектный товар, они могут оформить акт о недостаче . При этом таким товарно-материальным ценностям необходимо обеспечить отдельное место для хранения на случай, если поставщик согласится провести их доукомплектование.

Необходимая документация для оформления

Для составления акта о недостаче необходимы документы на товар , в которых указано количество отгруженного поставщиком товара.

После оформления акта и подписания его всеми ответственными лицами, один экземпляр вместе с претензией отправляется поставщику по почте. Также можно передать пакет документов лично, либо переслать по интернету, факсу или курьером.

Второй экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, недополучившей товар. Сотрудники этого отдела обязаны подшить этот документ в соответствующую папку. Он должен храниться на предприятии в течение 3 лет .

Стоит отметить, что подписывать акт должно не менее 3 человек . Если недостачу выявит индивидуальный предприниматель, то для него будет достаточно подписи одного ответственного лица. Также на этом документе должна ставиться круглая печать субъекта предпринимательской деятельности, оттиск которой не должен закрывать подписи.

Все претензии относительно истребования материальной компенсации с виновных организация может предъявлять в течение 30 дней с момента выявления недостачи.

Если недостача была выявлена в ходе проведения инвентаризации, то руководство может отстранить виновных от исполнения обязанностей . При этом они должны будут возместить всю сумму убытков, которые понесла организация из-за их халатности либо из-за умышленных действий.

Виновные могут попросить руководителя о том, чтобы с их заработной платы сумма недостачи высчитывалась частями. Если начальство не согласится пойти на такие уступки, то допустившим недостачу придется возвращать всю сумму единовременно.

Прием товара – ответственная процедура, требующая полного внимания от производящих ее сотрудников. Необходимо не только принять, распределить и зарегистрировать поставку, но и проконтролировать качество доставленной продукции.

В случае несоответствия, порчи во время транспортировки или погрузки-выгрузки, поврежденный, бракованный или утерянный товар нужно также официально зарегистрировать. В большинстве случаев именно для этого составляется акт о недостаче товара.

Что собой представляет данный документ

Подобный акт – это официальный документ, в котором зафиксировано в четкой форме с цифрами, количеством и описанием несоответствие фактического наличия товара с заявленным в приходных накладных .

Он выполняет две основные функции:

• статистическую – показывает уровень организации производства, работу администрации и других сотрудников. Ведь если на предприятии установлены строгие порядки, и все процессы контролируются, недостачи минимальные;
• отражает сумму, на которую компания понесла убытки и которая должна быть компенсирована для поддержания баланса доходов и расходов предприятия.

Эта бумага необходима при составлении годовой отчетности и во многих других случаях.

О том, как оформляется поступление товара в программе 1С, смотрите на следующем видео:

Когда он используется

Акт о недостаче товара составляется не только при приеме или отправке товара. Он обязателен и при инвентаризации на производстве. Есть допустимые нормы, которые относятся к естественным расходам производства. Если они не превышены, недостающий товар списывается. Если превышены – вина возлагается на тех, кто несет ответственность за учет и сохранность продукции или же виноват в утере, порче и т. д. В этом случае убытки возмещает он.

Товар может пострадать вследствие стихийных бедствий и непредвиденных обстоятельств – пожаров, ограблений, наводнений и пр. В этом случае также необходимо составить бумагу.

После заверения директором предприятия документ можно передать в страховую компанию для возмещения убытков.

Если же недостаток обнаружен при получении продукции от поставщика, акт передается ему с целью получить разъяснения и компенсацию. В любом случае, документ должен быть составлен и заполнен аккуратно, грамотно и правильно, в соответствии с действующим законодательством Трудового Кодекса РФ. От этого зависит успех дела о возмещении убытков, особенно, если оно будет рассматриваться в судебном порядке.

Что в него нужно включить

В документе обязательно должны быть такие графы:

• место и дата составления акта;
• список участников комиссии, проверяющей товар;
• информация о грузоотправителе и грузополучателе;
• если товар доставлялся контейнером, информация о состоянии транспортного средства, наличие и состояние пломб;
• если он хранился на складе – условия хранения;
• описание и количество недостающего товара;
• его стоимость, в том числе и НДС;
• указание, на кого возлагается вина по недостаче полученного или инвентаризированного товара.

Он обязательно должен быть заверен подписями всех лиц, принимавших участие в проверке наличия товара и составлении документа. Их должно быть не менее трех . Для индивидуального предпринимателя достаточно одной подписи.

После того, как акт составлен по всем правилам, его передают в бухгалтерию предприятия. Если таковая отсутствует – лицу, исполняющему обязанности главного бухгалтера. Он проводит сверку, заверяет документ и дальше направляет его на подпись непосредственно к генеральному директору. На бумаге должна стоять круглая печать.

Если директор хочет взыскать убытки с ответчиков, заявление об этом должно быть составлено и подано не позднее чем через месяц после официального заверения данного акта.

Акт о недостаче товара при инвентаризации, образец которого можно скачать ниже, является одним из средств для отражения разницы между фактическим наличием товара и тем значением, которое указано в документах.

ФАЙЛЫ 2 файла

Использование

Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.

Однако в некоторых ситуациях без отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации не обойтись. Например, акт о результатах инвентаризации (по ) не оформлен либо недоступен, а необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы.

Однако использование отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации – исключительный шаг, который используют в качестве страховки ответственности некоторых сотрудников, не более. К особо важной документации его никак не отнести. Все же инвентаризационную опись нужно сохранять единой, не разделяя ее на отдельные куски, как сделано в прикрепленном выше образце бланка.

Подготовка

Перед тем как приступить к формированию акта, необходимо созвать комиссию. Она должна включать в себя не менее трех человек. Чаще всего ими являются сотрудники организации. Замечательно, если все они состоят в комиссии по инвентаризации. Так не будет расхождений в определении ответственных за предоставленную информацию лиц.

Важность такого первичного документа, как акт о недостаче, сложно переоценить. На его основании формируются многие последующие документы, так что представленные данные должны быть достоверны. Об этом должны быть предупреждены лица, которые ставят свои подписи. Этим они подтверждают подлинность представленной информации.

Элементы

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

Удобнее расположить все в виде нескольких пунктов, при этом:

• Первый пункт посвящен данным об организации.
• Во втором перечисляются члены комиссии. Их должно быть не менее трех. Если это сотрудники организации, то, помимо ФИО, обязательно указание их должностей.
• Также во втором пункте указывается ссылка на накладную. Фиксируются ее дата, номер счета-фактуры, по которому она выписана. При наличии в этом же пункте указывается место, в котором должен был находиться товар.
• Третий пункт посвящен таре и упаковке товара. Важно отметить, была ли нарушена упаковка при первичном осмотре. Возможно, это обстоятельство поможет определить виновных в сложившейся ситуации. Однако о хищении или каких-либо злоупотреблениях сотрудников говорить рано.
• Четвертый пункт содержит подробное описание товара по артикулам, представленное в виде таблицы.

Последний пункт акта является основным. На нем необходимо остановиться подробнее.

Таблица

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

• Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
• Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
• Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
• Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
• Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
• Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Для того чтобы акт о недостаче товара при инвентаризации имел необходимую юридическую силу, поставить свои подписи должны все члены комиссии в количестве не менее трех человек.

Юридические тонкости

Стоит иметь в виду, что без принятия в учетную политику организации отдельным приказом руководителя этот документ не будет означать ровным счетом ничего.

Обычно акт о недостаче составляется при приемке товара от поставщика. Эта бумага составлена на его основе. Важно иметь в виду, что для отражения результатов инвентаризации существует более удобная форма 0504835. Она общепринята, ее использование поощряется.

Срок хранения

Акт о недостаче товара при инвентаризации относится к документации по ведению производственно-хозяйственной деятельности и сохраняется в течение 5 лет. Естественно, если он не является одним из «улик» при возникновении судебных споров, различных разногласий между контрагентами, следственных дел и прочих запутанных юридических вопросов. Уничтожить их можно будет, только если решение по поднятому вопросу вынесено и обжалованию не подлежит.

Статья 193 ТК РФ гласит, что при нарушении трудовых и должностных обязанностей сотрудник любой организации должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. При разбирательствах письменное фиксирование возникшей недостачи или излишек, а также объяснительная записка помогают донести до руководства позицию работника компании и отстоять его право работать далее в организации.

Образцы объяснительных сотрудника по недостаче или излишкам в результате инвентаризации

По закону работодатель обязан в письменном или устном виде потребовать от своего подчиненного объяснительную. Заметьте, работник не имеет право на отказ, он обязан официально объяснить случившуюся ситуацию в течение 2-х рабочих дней.

Объяснительная записка пишется на имя своего непосредственного начальника, либо генерального директора компании. В какой форме подавать документ, зависит от ваших возможностей. Вы можете набрать текст на компьютере или написать его от руки. Стоит знать, что ваша подпись и расшифровка инициалов пишется всегда от руки.

Важно, чтобы документ был оформлен на официальном бланке организации.

Как правило, объяснительная записка подается вместе с основным документом. В случае недостачи или излишках при инвентаризации, она подается с актом проведенных работ.

1. Фактическую. В ней вы должны описать те моменты, которые послужили поводом написания записки. Пример: «22 января в магазине «Огонек» проводилась инвентаризационная проверка. В ходе внимательного изучения, пересчета товара, была выявлена недостача».
2. Причинную. В этой части вы должны изложить несколько причин, почему возникла данная недостача или наоборот появились излишки.

Заметьте, что никакой смысловой части с выводами, длинными предложениями быть не должно. Объяснительная передает руководству только данные, факты, а вместе с ними вашу позицию.

Обязательными реквизитами документа является:

1. Наименование компании.
2. ФИО директора, должность.
3. Должность сотрудника, который пишет объяснительную и его инициалы.
4. Наименование документа – «Объяснительная записка». Заметьте, после слова «записка» точку не нужно ставить.
5. Дата составления и подпись.

Пример объяснительной записки:

После того, как объяснительная подписана, вы должны отнести ее своему непосредственному начальнику. Он обязан поставить на ней дату приема и регистрационный номер. Чтобы начальство вас не подставило и не привлекло к ответственности из-за того, что вы не сдали вовремя документ, предоставьте 2 экземпляра. Один документ с проставленной датой и номером оставьте себе, для подтверждения, а другой отдайте начальнику.

Вот еще один пример правильно оформленной записки:

Акты по недостаче или излишкам при инвентаризации – образцы написания

Существует несколько актов, которые может заполнить работодатель, проводя инвентаризацию.

Во-первых, это акт по форме № ТОРГ-2. Его следует заполнять в том случае, когда при приемке товара или пересчете возникла недостача, либо товар был некачественным. Составив акт, работодатель может уверено заявлять о своих правах продавцу и требовать прислать еще товар, либо возместить ущерб.

Во-вторых, это акт по форме № ТОРГ-3. Такой документ следует оформлять, если существуют расхождения при приемке импортных товаров. Особое внимание уделяют и количеству поступившего товара, и его качеству. Акт должны подписывать не только представители руководства, но и члены независимой комиссии.

Документ состоит из 3 обязательных страниц:

1. В 1-ой вписываются данные о сторонах сделки.
2. Во 2-ой указываются сведения об отгрузочных документах и фактических поставках.
3. В 3-ей сообщаются условия проведения инвентаризационной экспертизы.

Главная » Процессуальное право » Акт о сумме выявленной недостачи тмц. Акт о недостаче товара при инвентаризации (образец)