Опись дел постоянного хранения – образец составления. Оформление дел Опись дела в архив

Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.

Внутренняя опись документов составляется только после окончательного формирования дела, но до проведения переплетных работ. Она требуется в случае подготовки документации на архивное хранение, а также для более оперативного нахождения информации в делах и ее эффективного учета.

Опись документов осуществляется на основании Основных правил работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 . Те организации, которые выступают в роли источника комплектования государственного/муниципального архива, обязаны руководствоваться данными правилами в своей работе. Для остальных организаций Основные правила выступают как справочное пособие.

Правила составления описи документов

Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).

Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же». Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.

Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа. Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны. Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

Последовательность составления внутренней описи дел

1. Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
2. Индекс документа. В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».
3. Дата документа. Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации. В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.
4. Заголовок документа представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
5. Номера листов.
6. Примечание. Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр. Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.
7. Итоговая запись , содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи. Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере - и их.

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.

Нюансы оформления сдаточной описи для архивного хранения

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел. Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).

Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

Порядок составления сдаточной описи дел структурного подразделения:

• Указание порядкового номера дела.
• Индекс дела согласно номенклатуре.
• Заголовок дела, по котором можно понять основное содержимое дела.
• Крайние даты дела.
• Число листов в деле.
• Срок хранения.

Скачать бланк сдаточной описи

Особенности описи дел постоянного хранения

В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.

Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта - отсутствие графы «Срок хранения».

Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр. Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.

Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.

Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.

Скачать бланк описи дел постоянного хранения

Требования к составлению описи документов личного дела

Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения. Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров. Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.

Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.

В сентябре 2015 года были утверждены новые . Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»).

Что такое опись документов и для чего она нужна?

Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ. Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.

Какие бывают описи?

Правила-2015 предписывают составлять:

• опись дел постоянного хранения;
• опись дел по личному составу;
• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
• опись электронных дел, документов постоянного хранения;
• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже.

Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.).

Существует еще один вид описей – так называемая . Второй вариант ее названия – опись дел структурного подразделения. Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль . Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива.

Общие правила составления описей

Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи. При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена. Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца. Только когда количество единиц хранения приблизится к десяти тысячам, большая опись закрывается, сшивается и помещается на хранение.

Очевидно, что очень многим организациям по одной описи каждого вида хватит на всю жизнь.

Как внести дело в опись

В опись вносятся единицы хранения , то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:

«То же», т.3 из 30.

Затем наименование дела пишется в первой строке описи на каждой новой странице:

120 | Акты обследования объектов, т. 17 из 30

121 | То же, т. 18 из 30

Последний том отмечается:

То же, т. 30 (последний)

Если тома разделены по алфавиту или по первым буквам наименований (фамилий), то это оформляется так:

140 | Договоры об оказании услуг с физическими лицами, «Аба – Влу»

141 | То же, «Влы – Даб»

Готовимся составлять описи

В норме дела на хранение принимаются не как придется, а по графику. И архивариус (секретарь, делопроизводитель) обычно знает, какие дела принесут в архив и когда это произойдет. Поступившие дела нужно рассортировать:

• разделить их по срокам хранения (постоянно, свыше 10 лет);
• разделить по видам носителей (на бумаге или электронные на дисках);
• отдельно выделить дела по личному составу.

Так мы поймем, какие именно описи нам придется составить.

Годовой раздел описи дел

Дела принято помещать в описи по годам: одна опись – один год. Например, опись дел постоянного хранения за 2010 год, опись дел постоянного хранения за 2011 год и т.п. Это и называется годовым разделом описи дел. В «большой» описи царит порядок: во-первых, идет валовая нумерация единиц хранения с номера 1, во-вторых, все единицы хранения выстроены по годам.

Оформление описей

По формам описей понятно, какие реквизиты нужно в них заполнить. Присваивать регистрационный номер каждому годовому разделу описи не нужно! Все эти «маленькие» описи – части одной «большой» описи, которая была однажды заведена, зарегистрирована под номером 1 и продолжается до своего закрытия. Только когда первая опись будет закрыта, появится опись №2.

Готовая опись подписывается работником архива и должностным лицом, которому подчиняется архив. Если архива нет, то подписать опись могут составитель – например, секретарь, и его непосредственный руководитель – например, начальник отдела делопроизводства или помощник генерального директора. Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.

Затем составляется справочный аппарат: , возможно, оглавление, указатели и т.п.

Готовые описи выносятся на заседание экспертной комиссии для согласования. Если ЭК в компании нет, то реквизит, само собой, тоже убирается.

После этого в обязательном порядке каждую опись утверждает генеральный директор.

Обратите внимание: описи электронных дел и документов обязательно снабжаются еще и приложением, в котором предстоит описать содержимое каждой единицы хранения. Одной единицей хранения является 1 носитель информации (как правило, диск).

Термин «опись» хорошо знаком не только офисным работникам, но и специалистам других отраслей и структур. Он часто встречается как в бумагах специального назначения, так и в сопроводительных документах.

Организация работы в архиве

После того как документы выполнят свою основную миссию, они становятся практически ненужными в настоящий момент. Часть из них уничтожается, а остальные отправляются в специальные хранилища, которые называются архивами. Здесь документы обрабатываются, систематизируются и определяются на хранение в заранее отведенные для этого помещения. Этот этап считается последним в делопроизводстве. Все материалы комплектуются по срокам хранения, и составляется отдельно опись документов временного и постоянного хранения, а также дел по личному составу. Каждое предприятие (организация) по окончании года собирает служебную документацию для передачи в архив. Этими вопросами обычно занимаются архивариусы. Если же в компании нет такой единицы, то работу выполняют специалисты отдела кадров под руководством служащих архива. Они составляют описи передаваемых бумаг по отдельным подразделениям, на основании которых формируется сводная опись документов по предприятию.

Комплект документов для работы

Иногда для решения конкретного вопроса гражданин или организация обязаны представить не один, а несколько официальных документов. Взять, к примеру, ситуацию, когда для строительства объекта объявлен конкурс между участниками на право заключения Каждый претендент должен предоставить комиссии документацию самого разного характера: разрешительные бумаги на ведение строительной деятельности, учредительные и иные документы. Все это собирается в единый пакет и передается на рассмотрение членам комиссии. Внутри него обязательно должна находиться опись документов, в которой перечислено все, что направлено от лица конкретной организации. Это своего рода список или ведомость. Такая бумага обычно составляется по определенному образцу. Все предельно просто. В верхней части листа по центру пишется название «Опись документов». Чуть ниже разъясняется, куда и от какой организации они предоставлены. Затем идет таблица, состоящая из четырех столбцов:

1. Номер по порядку.
2. Наименование документа.
3. Страницы в документе с__ и по__.
4. Количество страниц в документе

Заканчивается таблица сводной строкой, в которой указывается общее количество страниц в передаваемом комплекте. Это позволяет предотвратить утерю или возможную подмену бумаг, предоставленных на рассмотрение.

Оформление дел

При правильном ведении делопроизводства все документы на предприятии в конце года обрабатываются и группируются в дела. Комплектация производится в соответствии с утвержденной номенклатурой, а также с учетом общепринятых правил:

1. Документы формируются за один календарный год. В виде исключения в случае наличия деловых бумаг переходящего характера возможно объединение в одном деле служебной документации за несколько лет.
2. Размещение бумаг производится сверху вниз.
3. Все листы обязательно нумеруются. Это делается для обеспечения целостности информации в процессе хранения. Нумерацию следует производить простым карандашом в верхнем правом углу.
4. При необходимости составляется внутренняя опись документов за подписью специалиста, который ее составил.
5. Бумаги прошиваются.
6. Составляется лист-заверитель.
7. Для каждого дела оформляется обложка установленного образца. На ней указывается полное наименование предприятия и конкретного подразделения. Далее идет специальный цифровой индекс, соответствующий номенклатуре. После этого указываются даты заведения и окончания дела. А в самом низу помечается срок хранения.

Почтовое отправление

При отправке некоторых посылок, бандеролей или ценных писем вместе с содержимым отправляется опись документов. Бланк ее можно взять в любом отделении связи. Он выполняется по форме № 107 и представляет собой своего рода документ, в котором содержится подробная информация о количестве и ценности содержимого. Вопрос цены решает сам отправитель. Если он считает, что какой-либо документ не представляет особой ценности, то в соответствующей графе бланка ставится прочерк. Опись вкладывается в конверт или упаковку непосредственно на почте. Работник отделения проверяет правильность оформления и заверяет бланк печатью. Опись положено составлять в двух экземплярах. Один отправляется вместе с документами, а другой обязательно остается у владельца посылки. Это делается для того, чтобы в случае возникновения конфликтной ситуации была возможность подтвердить каждую единицу вложения. После этого конверт (посылка или бандероль) опечатывается и отправляется адресату.

Процедура составления описи документов – довольно-таки хлопотное и кропотливое дело. Крупная организация не может обойтись без грамотно составленного реестра документов. Поэтому возникает много вопросов о том, как составить опись документов. Постараемся решить возникающие проблемы.

Виды описей

В архивоведении существует несколько понятий описи документов:

• Внутренняя опись.
• Опись структурных подразделений.
• Опись документов для постоянного хранения.

Списки передаваемых дел нужны для модернизации справочной системы, переработки некачественно описанных списков документов. Крупные компании ведут учет для оперативного и исчерпывающего поиска требуемой информации.

Внутренняя опись

Список для внутреннего пользования необходим для более полного учета документов временного (до 10 лет) и постоянного пользования. Сюда включаются:

• Черновики.
• Документы, в которых не раскрывается смысл из названия заголовка.
• Судебные дела.
• Личные и особо ценные бумаги.

Список документов для внутреннего пользования в качестве приложения обязательно имеет итоговую запись. Она содержит информацию о количестве законченных дел, содержащихся в списке, и количестве листов в самой описи. Вся информация прописывается цифрами и словами. Подписывает список исполнитель.

Список документов в качестве приложения обязательно имеет итоговую запись с информацией о количестве дел и листов в описи.

Бывает, что дело прошивается и подписывается без внутренней описи. Тогда список для внутреннего пользования подклеивают к обложке дела с обратной стороны. Иногда перечень документов меняется. Тогда все движения отображаются в столбце «примечания». Там указываются все ссылки на нормативные документы. Если того требует необходимость, можно составить новую опись и прикрепить к уже имеющейся с соответствующей пометкой.

Опись структурных подразделений

Существует единообразная форма для описи структурных подразделений и итоговой описи. Для каждого вида хранения делают отдельные списки документов, а именно:

• Для постоянного хранения.
• Для временного хранения (на 5 лет и больше, на 10 лет и более).
• По составу личных документов.

Опись дoкументов для постоянного хранения

Пример создания описи документов для постоянного хранения будет содержать следующие элементы:

• Описания передаваемых дел.
• Итоговая запись.
• Лист-заверитель.
• Дополнительная информация к списку передаваемых дел.

Образец (пример) описи документов можно скачать .

Общие принципы

Независимо от формата списка документов, существуют единые правила структурирования работы. Для создания описи документов используется фирменный бланк организации. Если на предприятии не имеется фирменного бланка, то используется обычный лист формата А4. Таблица списка содержит поля:

• Порядковые номера документов.
• Индексы
• Даты.
• Заголовки документов.
• Номера листков дела.
• Заметки и примечания.
• Пометки об особой важности документа (при необходимости).
• Пометки о сроке хранения документа.

Стандартное оформление таблицы выглядит так:

В шапке описи содержится информация о цели составления списка дел и наименование учреждения, для которого он создается (опись документов на получение визы в США, опись документов для оформления II группы инвалидности и т.д.).

Если организация ведет учет описей, необходимо ставить порядковый номер. Как правило, опись заверяется двумя сторонами: передающей и принимающей. В некоторых ситуациях опись может заверить руководитель или другое уполномоченное на это лицо. В любом случае должность подписавшего лица должна быть указана согласно тарификационному списку.

Помимо подписи, необходимо поставить дату составления документа. Если опись предназначена для вышестоящей инстанции, то ее нужно составлять и заверять в двух экземплярах. Один экземпляр необходим для передачи вместе с прочими документами. Другой остается у исполняющего лица. В некоторых случаях, например для передачи в городской архив, составляется 4 экземпляра описи:

• Один остается у исполнителя.
• Второй – у архивариуса.
• Третий и четвертый – отдаются в архив населенного пункта.

Данный порядок применяется для государственных и муниципальных учреждений. Важно, чтобы количество дел в одной описи не превышало 9999 штук. В противном случае лучше разбить список на несколько описей. Кроме того, компании, которые пользуются сектором делопроизводства программы 1С или другими схожими сервисами могут составить опись документов автоматически, в программном комплексе.

Последствия неверно составленной описи

Составить опись документов не так трудно. Но главное – уделить должное внимание мелочам, и тогда получится избежать потери необходимых документов и обвинений в халатности. К примеру, в организации проходит плановая налоговая проверка, которая прошлогодней давности. По ошибке рядового сотрудника бухгалтерии отчет был подшит в папку с сопроводительными письмами и не указан в описи. Тогда сотрудник не имеет возможности найти и представить необходимые документы, что может привести к штрафным санкциям и дисциплинарному наказанию.

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел, составляемой кадровой службой.

Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Как правило, в организации составляются три отдельные описи на документы:

Постоянного хранения;

Временного (свыше 10 лет) хранения;

По личному составу.

Ряд организаций описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не составляет (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.

Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки ф.Т-2 и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).

В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, т.е. в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных работников, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии - лицевые счета (при их отсутствии - ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии - приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда - документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.

Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.

Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.

Приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов));

Личные дела уволенных работников (при условии, что на личные дела не составляется отдельная опись, о чем будет сказано далее);

Личные карточки уволенных работников (ф.Т-2);

Список (штатно-списочный состав) работников организаций;

Протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).

Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2007 г. опись должна быть составлена в 2008 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).

Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел кадровой службы.

Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:

Соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

Правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

Качество подшивки или переплета дела;

Правильность нумерации листов дела;

Наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;

Наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;

Правильность оформления обложки дела.

В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.

После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи.

Описи дел составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5. Форма описи дел структурного подразделения, в т.ч. кадровой службы, приведена в приложении 1 к данному материалу.

При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие правила.

Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).

Индекс дела (графа 2 описи) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. При указании в описи индексов личных дел следует помнить, что согласно Инструкции личные дела работников учитываются не по номенклатуре дел, в которой они обозначаются под одним индексом, а по книге (журналу) учета личных дел. В связи с этим при внесении в опись личных дел уволенных работников их индексами будут являться порядковые номера согласно книге (журналу) учета личных дел.

Заголовок дела (графа 3) полностью переносится в опись с обложки дела. При внесении в опись подряд двух и более дел (томов) с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а остальные дела обозначаются словами «То же» с добавлением данных, которыми последующие заголовки отличаются от первого (даты, номера документов, номер тома, части, буква алфавита и др.).

Если дело с приказами директора организации о приеме, переводе, увольнении работников состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:

«Приказы № 1-115 директора организации по личному составу (прием, перевод, увольнение работников). Т.1»

«То же. № 116-231. Т.2».

Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:

«Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Т.1».

«То же с буквы «Л» по букву «Ш». Т.2».

Необходимо обратить внимание, что использование слов «То же» не допускается при продолжении описи на новом листе. В начале каждого последующего листа описи заголовок дела должен писаться полностью.

В описи заголовки дел по личному составу должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, обеспечивающем их быстрое нахождение.

Установлена следующая последовательность расположения заголовков в описи дел кадровой службы:

Приказы (распоряжения) по личному составу;

Список (штатно-списочный состав) работников;

Личные карточки уволенных работников;

Личные дела уволенных работников;

Протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий;

Невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников;

Документы расследований несчастных случаев.

При этом согласно п.23 Инструкции личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий независимо от крайних дат личных дел. Аналогичным образом по алфавиту фамилий работников систематизируются дела с личными карточками, невостребованные личные документы (трудовые книжки и т.п.).

Дата дела (графа 4) и количество листов в деле (графа 5) в описи дел по личному составу кадровой службы указываются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела при его полном оформлении.

Срок хранения дела (графа 6) также переносится с обложки дела. Срок хранения дела определяется в процессе проведения экспертизы ценности документов на основании действующих в Республике Беларусь двух перечней типовых документов с указанием сроков хранения. Для облегчения дальнейшей экспертизы ценности документов в архиве организации срок хранения дела в графе 6 может быть дополнен номером статьи по перечню.

В графе 7 «Примечание» при необходимости делаются записи об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и др.

Пример оформления описи дел по личному составу, включающей личные дела уволенных работников, приведен в приложении 2.

Как было указано, опись дел по личному составу кадровой службы должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2-3 года. В этом случае все дела должны быть систематизированы прежде всего по годам. При этом, если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения работника. В пределах каждого года дела располагаются по их значимости в последовательности, приведенной выше.

Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким-то причинам не составлялись описи дел по личному составу за два и более года.

Пример оформления описи дел по личному составу кадровой службы, включающей документы за 2 года, приведен в приложении 3.

Необходимо обратить внимание, что в опись дел по личному составу кадровой службы включаются документы только соответствующей категории. Вместе с тем в отделе кадров могут формироваться дела не только по личному составу временного (свыше 10 лет) хранения, но и документы постоянного хранения, например: «Документы (доклады, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами», «Документы (представления, ходатайства, наградные листы и др.) о представлении к награждению работников государственными наградами» и др. На такие дела, как правило, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.

Кроме того, в соответствии с п.23 Инструкции допускается составлять отдельные описи личных дел уволенных работников. Правила составления такой описи идентичны правилам составления описи дел по личному составу кадровой службы с той лишь разницей, что в нее включаются только личные дела уволенных. Составление отдельных описей личных дел целесообразно в том случае, если в организации ежегодно образовывается большое количество дел соответствующей категории.

Пример оформления отдельной описи личных дел приведен в приложении 4.

Опись дел является самостоятельным документом и, следовательно, должна быть надлежащим образом оформлена (иметь индекс, дату, необходимые заверяющие отметки).

Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись («л/с» - личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись.

№ 3 л/с-2007, где 3 - номер раздела кадровой службы по номенклатуре дел, л/с - обозначение категории дел, 2007 - год, в котором были заведены дела (примечание 1 ), включенные в опись.

В конце описи делается итоговая запись (может составляться на отдельном листе), в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).

«В данную опись внесено 29 (двадцать девять) дел с № 1 по № 29».

Опись дел подписывается составителем с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия). Затем опись согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления (примечание 2 ) и утверждается руководителем кадровой службы.

Если в кадровой службе действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, такие комиссии создаются в крупных организациях с большим объемом документов и дел, образующихся в кадровой службе), опись до ее утверждения руководителем кадровой службы согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию кадровой службы не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации.

Опись дел по личному составу кадровой службы составляется в 2-х экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в кадровой службе. Если кадровая служба имеет свою экспертную комиссию, то готовится дополнительный экземпляр описи, который прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором рассматривалась эта опись.

Затем по согласованию с работниками архива организации производится временная шифровка дел: на обложках дел, внесенных в опись кадровой службы, проставляются номера дел по описи. Номера дел проставляются черным графитным (простым) карандашом, так как в дальнейшей при составлении сводной описи дел по личному составу они могут быть изменены.

На основании составленных описей дел структурных подразделений, в т.ч. и описи дел по личному составу кадровой службы, производится передача дел в архив организации.

Передача дел в архив организации осуществляется структурными подразделениями по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями этих подразделений и утвержденному руководителем организации.

Все дела кадровой службы принимаются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника этой службы. На всех экземплярах описи дел кадровой службы напротив каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Эти сведения подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и работником кадровой службы, передавшим документы.

Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел по личному составу организации, в которую, как уже указывалось, включаются дела не только кадровой службы, но и других структурных подразделений, в которых были сформированы соответствующие дела (бухгалтерии, службы охраны труда и др.).

Примечание 1. Для личных дел - год увольнения работника.

Примечание 2. Функции такой службы может выполнять канцелярия, общий отдел, управление делами, секретариат и др.

29.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

В данную опись внесено 13 (тринадцать) дел с № 1 по № 13.

В данную опись внесено 20 (двадцать) дел с № 1 по № 20.

В данную опись внесено 17 (семнадцать) дел с № 1 по № 17.

Главная » Политические права » Опись дел постоянного хранения – образец составления. Оформление дел Опись дела в архив