Как писать опись документов образец. Описание дел
Часто в организациях и предприятиях возникает необходимость для составления описаний дел в архиве или в делопроизводстве.
Любая опись предназначена для учета и раскрытия содержания всех дел предприятия. Это делается для того, чтобы в будущем ее можно было применять в целях оперативного поиска всех документов, а также в справочных целях.
Порядок передачи документов
Отметим, что порядок оформления и составления описей дел регламентирован главными и основными правилами работы архивов предприятия, которые одобрены решением Коллегии Росархива.
Рассмотрим порядок оформления и составления описи дел, которые подаются в архив предприятия. Но для начала остановимся на непосредственной организации работ, что касается передачи документов в архив.
Архив организации должен комплектоваться документами временного (около десяти лет) и постоянного хранения.
В первом речь идет о деле по личному составу, хотя в архиве составляются описи дел и специфических видов документации.
Обычно дела, которые хранятся меньше 10 лет, в архив не попадают, поскольку они часто остаются только в структурных подразделениях до момента истечения основных сроков их хранения или же утраты практического значения.
В будущем их могут просто уничтожить по акту соответствующей формы. Хотя, иногда по решению руководства, разрешается передавать такие дела в архив.
Сроки хранения документов
Для определения сроков хранения документации используют следующее:
- Отраслевые или ведомственные перечни ценных бумаг обязательно с указанием основных сроков хранения;
- Номенклатуру дел за год;
- Весь список управленческих архивных документов, сформировавшихся в процессе деятельности органов местных организаций, государственных органов или местного самоуправления;
- Перечень архивных документов, сформировавшихся в производственной деятельности или в научно-технической с указанием сроков сбережения.
В отношении с нормативными требованиями документы должны подлежать передаче в архив примерно через трехлетний период после их завершения в делопроизводстве.
Составление описи передачи документов
Сотрудник структурного подразделения составляет сдаточную опись документации. Делает он это по всем установленным правилам. Опись составляется в 2-ух экземплярах, один передают в архив, а другой - в отдел.
Опись дел структурного подразделения должна включать в себя такие элементы:
- Общее количество листов;
- Индекс дела по номенклатуре;
- Основной срок сбережения дела и его заголовок;
- Крайние даты (поздняя и ранняя);
- Порядковый номер по отдельной описи по каждому структурному подразделению.
От того, как организован документооборот и архивное хранение документов на предприятии, во многом зависит удобство обращения с документами и возможность отследить «движение» того или иного документа между отделами и внешними адресатами.
Как должна формироваться документальная база, как правильно составить опись документов организации и иные виды описей для систематизации документооборота, рассмотрим в этой статье.
Регламент документооборота и опись документов как его составляющая
Тем, кто впервые сталкивается с необходимостью организовать документооборот в пределах своей деятельности, может показаться, что принцип его ведения каждый определяет самостоятельно. Однако это далеко не так.
Порядок организации документооборота, в т.ч. необходимость оформлять описи и проводить их регистрацию, предусмотрена положениями раздела 3.7 «Основных Правил работы архивов организаций», одобренных Решением Росархива от 06.02.2002 г.
Указанный порядок регламентирует необходимость составлять опись документов в случае формирования дел:
с постоянным сроком хранения;
подлежащих хранению в течение срока от 10 лет;
личного дела сотрудника (ведение личного дела обязательно для каждого работника, состоящего в штате субъекта хозяйствования);
дел по личному составу;
Опись в дело включает в себя перечень документов, содержащихся в единице архивного хранения или текущей документации, и имеет самостоятельную порядковую документацию.
При формировании фонда архивного хранения, составляется сводная опись, в которую включаются все описи, содержащиеся в делах, при этом каждой из них присваивается номер, идентичный номеру, под которым опись зарегистрирована в сводном реестре.
Выбираем образец: опись документов типовой или локальной формы использовать для систематизации документов и архива?
В п.3.7.3 Правил указаны элементы, которые рекомендуется включать в информационный блок описи. Кроме этого, Росархив разработал ориентировочную форму документа, которую одобрил в качестве Приложения №12 к настоящим Правилам (скачать опись документов по этой форме можно далее).
Поскольку для описи документов бланк не стандартизирован, субъект хозяйствования вправе самостоятельно определять и разрабатывать форму описи, которая будет использовать для организации документооборота и архивного хранения. При этом форма документа может быть разработана как на основе базовой структуры Приложения № 12 к Правилам, так и в удобной для пользователя форме, учитывающей особенности специфики деятельности или порядка систематизации и хранения документов на предприятии.
Какие виды описей применяются при систематизации документооборота
В работе по систематизации дел и документов, находящихся в текущем пользовании и формированию архивной базы, используется несколько видов описей, различающихся по назначению.
Рассмотрим наиболее часто используемые модификации описей, и в каких случаях используется каждая из них.
Внутренняя опись документов
Опись вложения, в которой отражен перечень документов внутри конкретного дела. Составляется для каждой единицы хранения. Должна содержаться как в делах текущего пользования, так и в закрытых делах, находящихся на архивном хранении.
Опись передачи документов
Опись, составляемая при подготовке дел к передаче от одного лица другому, передаче внешнему адресату, передаче дел на архивное хранение в централизованные архивы. Сформированная опись передаваемых документов (образец скачать можно ниже) содержит регистрационные номера (присвоенные по внутреннему каталогу) и названия передаваемых дел, количество содержащихся в нем документов и страниц.
Опись переданных документов
Опись, в которой содержится информация о делах или пакете отдельных документов, переданных из одного структурного подразделения предприятия в другое, либо от одного должностного лица другому, делах и документах, переданных на ответственное хранение в специализированные архивы или на временное пользование по заявлению или требованию государственных органов или ведомств. В описи содержатся: информация о наименовании переданного дела, его регистрационном номере в системе внутреннего документооборота, количестве листов в каждом деле, и в обязательном порядке – подпись лица, которому переданы дела или отдельные документы.
Сдаточные описи для архивного хранения
Описи, в которых отражен перечень дел, передаваемых в централизованные и специализированные архивы административных или ведомственных образований. Такие описи содержат информацию о делах, передаваемых на хранение – их регистрационный номер, присвоенный во внутренней системе учета, наименование дела, количество страниц, срок хранения документов.
Нюансы и особенности некоторых описей
В современных реалиях архивные сдаточные описи применяются крайне редко – только в случаях, когда предприятие претерпевает различные реорганизационные мероприятия – ликвидируется по той или иной причине, реорганизуется, или меняет собственника, т.е., фактически – прекращает существование в той форме, деятельность которой отражена в делах, передаваемых в архив.
Описи передаваемых и переданных документов, как правило, содержат информацию об одних и тех же делах. Только первая отражает информацию о делах передаваемых контрагенту, а вторая – о тех делах, которые были этим контрагентом фактически приняты. Не всегда опись передаваемых документов может полностью совпадать с описью переданных – контрагент может (и имеет право) отказаться от принятия каких-либо дел, если они оформлены не соответствующим образом, или фактическая информация по ним не соответствует сведениям, внесенным в опись передаваемых документов.
Опись документов - образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.
Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Определить необходимые сроки вам поможет статья .
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
- название организации (если архив — сторонняя организация);
- номер описи;
- дату описи;
- наименование сдаваемых на хранение документов;
- период, к которому относятся документы;
- срок хранения документов;
- количество листов;
- расположение документов (номер папки, дела или короба);
- Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Как выглядит опись документов для отправки по почте
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье .
Итоги
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно:
- на дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу;
- дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении 12 , одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.
Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
- даты дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. Порядок составления и оформления годового раздела сводной описи описан в разделе 3.7. .
Дополнительная информация:
- форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения ;
- форма итоговой записи и заверительной надписи к описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения ;
Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:
· в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
· в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку). При этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).
Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.
Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила ). Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.
Ø Организация работ по передаче документов в архив.
Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.
§ Дела, которые хранятся менее 10 лет , обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее, в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).
§ На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.
Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2017 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2014 г. и в более поздний период. Документы за 2013 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.
Ø Оформление сдаточной описи документов в архив.
Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме в 2 экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).
§ Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы :
ü порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
ü индекс дела по номенклатуре;
ü заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
ü крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
ü количество листов в деле;
ü срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).
§ Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.
§ Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.
§ В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки . Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.
§ В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.
§ Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель , ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.
§ Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности .
Например, номер описи 02сп-10 : где 02 – принятый номер отдела в организации; сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»; 10 – количество документов за определенный год, включенных в опись.
На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.
Ø Опись на дела постоянного хранения.
§ В опись постоянного хранения включают дела постоянного срока хранения . Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.
§ Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет . По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (например: № 86 а).
Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).
§ Обычно первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1 , все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер. В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.
§ К описи постоянного хранения принято составлять предисловие , в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.
§ Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:
ü опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
ü рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
ü представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций - источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
ü утверждает руководитель организации.
§ Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы , не подшивают, хранят в папке с завязками.
§ К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах. Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.
§ Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист , на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.
Ø Опись на дела временного (свыше 10 лет) хранения.
Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к описи для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.
Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Форма описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Ø Опись на дела по личному составу.
§ Для описи дел по личному составу существует установленная форма. Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают 3 экземпляра описи.
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу.
§ Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образующиеся в деятельности организаций :
ü приказы и распоряжения по личному составу;
ü списки личного состава;
ü протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
ü документы о награждении;
ü документы о проведении служебных проверок;
ü личные дела и личные карточки;
ü лицевые счета работников по заработной плате;
ü акты о несчастных случаях.
§ При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись , например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.
§ Документы по личному составу имеют особое социальное значение - они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.
Ø Опись электронных документов постоянного срока хранения.
В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.
Форма описи электронных документов постоянного срока хранения.
Ø Количество экземпляров описи.
Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел.
§ Опись на дела постоянного хранения составляется в 4 экземплярах:
ü Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении,
ü второй экземпляр описи передается в службу ДОУ,
ü третий в архив организации.
ü Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.
§ Организации, не сдающие документы в государственные архивы , составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в 3 экземплярах.
§ На дела временного срока хранения описи не составляются , их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.
