Подкорректировать трудовую книжку. Исправление ошибок в трудовой книжке работника

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а .

Исправления могут вноситься следующими способами:

1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Читайте также: Оформление вкладыша в трудовую книжку

Запись можно признать недействительной двумя способами:

1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

1. Организацией, допустившей ошибку.
2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Если работник, забирает трудовую книжку для исправления по предыдущему месту работы, выдачу необходимо оформить соответствующим образом (расписка о получении), чтобы при ее утере организация не несла ответственности.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Читайте также: Что делать, если утеряна трудовая книжка: руководство к действиям

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

В случае когда происходит замена фамилии в результате брака , в качестве основания все равно ставится паспорт, поскольку данные в трудовую книжку вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, а свидетельство о браке в этот перечень не входит.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

При заполнении трудовых книжек ошибки не редкость. Некоторые из них безобидные, например когда перепутана нумерация записей, а некоторые могут повлечь применение мер ответственности к работодателю, например при неверном указании наименования профессии. Однако встает вопрос: все ли ошибки и неточности нужно исправлять? Сегодня разберемся в этом вопросе, а также обратим внимание на самые распространенные ошибки, допускаемые работодателями, и расскажем, как исправить недочеты.

Исправлять или нет

Основными нормативными актами, регламентирующими ведение и хранение трудовых книжек, являются:

Трудовой кодекс;

Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225;

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже работника. Любой работодатель, кроме работодателя - физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, обязан вести книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной.

Основанием для внесения записей являются оригиналы соответствующих документов, например для записи об образовании - подлинник документа об образовании, для записи о приеме на работу - соответствующий приказ.

Поскольку до сих пор трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже работника, записи, внесенные в нее, не должны вызывать нареканий ни у кого - ни у работника, ни у контролирующих органов.

Как исправить ошибку, поясняется в Инструкции по заполнению трудовых книжек, с примером записи о приеме на работу.

По аналогии принцип исправления ошибок распространяют на иные неточности.

Примечание. Трудовая книжка хранится в организации по основному месту работника в кадровой службе в специальном сейфе или несгораемом запирающемся шкафу.

Некоторые кадровики не придают значения неверной нумерации, неточной информации о переводе на другую работу, ошибкам в сведениях о награждении, полагая, что поскольку Пенсионному фонду данные сведения не важны (если только эти записи не связаны с вредными или опасными условиями труда), смысла исправлять их нет. Однако мы считаем, что это неверный подход. Нужно исправлять любые неточности в книжке, начиная от неверной нумерации записей и заканчивая неверными записями или признанными судом незаконными. Ведь помимо ПФ РФ, который не обращает внимания на соблюдение трудового законодательства, есть еще ГИТ, которая, обнаружив ошибки, обязательно выдаст предписание об устранении таковых и привлечет виновного к ответственности.

Общие правила внесения исправлений

На основании разд. III Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. 1.2, 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправления могут быть осуществлены:

По месту работы, где была внесена неправильная запись;

Работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке сделана работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Важно, что исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого были внесены исправления. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п. 29 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Обратите внимание! Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек.

По общему правилу изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке изменяется запись об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Порядок исправления записей в разделе "Сведения о работе" следующий:

В графе 1 указать порядковый номер вносимой записи;

В графе 2 - дату внесения записи;

В графе 3 написать "Запись за номером таким-то недействительна". После этого сделать правильную запись;

В графе 4 повторить дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признаются недействительными записи об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе".

Примечание. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Ошибки, допускаемые на титульном листе трудовой книжки

Не стоит думать, что титульный лист трудовой книжки заполняется единожды - при оформлении книжки впервые. В процессе работы, возможно, потребуется внесение на титульный лист исправлений (например, при заключении или расторжении брака) или новых сведений (например, об образовании).

В силу п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Для этого одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Если указана неверная дата или номер записи

Нередко можно встретить следующую ошибку: в книжке сделаны две разные записи, но под одним номером. Причем сами записи верные.

Имейте в виду: зачеркивать неверный номер и рядом писать верный нельзя. Это прямо запрещено законодательством. Как же быть? Исправлять нумерацию не обязательно. Просто при внесении следующей записи укажите верный порядковый номер - ошибка в нумерации записей на содержание раздела "Сведения о работе" не влияет.

А можно сделать так.

Если ошибка в нумерации не особенно важна, то ошибка в дате приема на работу может иметь для сотрудника серьезные последствия. Например, если его должность или профессия была связана с предоставлением гарантий и льгот, то ПФ РФ не зачтет в стаж период работы и сотруднику придется обращаться в суд.

Итак, в графе 2 трудовой книжки мы указываем дату приема на работу и увольнения, а не число, когда кадровик вносит запись. Соответственно, даты приказа, указанные в графе 4, в большинстве случаев должны совпадать с датами, указанными в графе 2.

Если все же при внесении записи о приеме на работу вы спутали год, дату или месяц, необходимо скорректировать запись. Сделать это можно следующим образом.

К сведению. Аналогично исправляется ошибка в реквизитах приказа, отражаемых в графе 4: запись признается недействительной. Главное - не зачеркивать неверные сведения, не замазывать их и не подчищать.

Наименование профессии

Ошибки в наименовании профессии или должности в трудовой книжке, даже орфографические, будут стоить работнику судебных споров о включении периода работы в специальный стаж в случае, когда труд осуществлялся во вредных или опасных условиях. Поэтому, как только вы обнаружите такую ошибку, ее нужно исправить, например так:

К сведению. Судебная практика о включении в стаж периодов работы, которые сотрудник отработал при неправильном наименовании должности или ошибочном ее написании, говорит о том, что неправильное наименование (не соответствующее квалификационным справочникам) работодателем должности, связанной с предоставлением льгот, а также отсутствие документальных подтверждений, не зависящее от работника, не может являться основанием для лишения работника гарантированного права на назначение страховой пенсии, поскольку он не может нести ответственность за правильность заполнения, а также обеспечение сохранности документов работодателем (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 10.01.2017 по делу N 33-45/2017).

Если работодатель забыл...

Иногда, может быть, второпях, а может, от невнимательности кадровики забывают указывать те или иные необходимые сведения. Например, после записи об увольнении сразу вносят запись о приеме на работу - без указания наименования организации, куда, собственно, принят работник.

Отсутствие наименование работодателя также считается ошибкой, поэтому его обязательно нужно внести. Как это сделать? Смотрите ниже.

А если в наименовании организации допущена орфографическая ошибка, например перепутаны буквы, исправлять или нет такую запись? Как мы говорили выше, конечно, нужно.

Сложнее, когда ошибка обнаружена после внесения другим работодателем последующей записи о приеме на работу. Исправление в данном случае вносится по месту работы, где сделана ошибка. По новому месту работы такие исправления можно сделать только на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если учреждение, сделавшее неверную запись, реорганизовано, исправить запись может его правопреемник, а если ликвидировано - работодатель по новому месту работы на основании официального документа (п. 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Такими документами могут быть копии приказов, выписки из приказов о приеме на работу или, как вариант, справка о периоде работы в компании.

Говоря о наименовании организации, нельзя не сказать о ситуации, когда в процессе работы предприятие реорганизовано и его наименование изменилось, но кадровик своевременно не внес информацию об этом в трудовую книжку. В результате запись об увольнении заверяется печатью, в которой наименование организации не совпадает с тем, куда был принят работник.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек не поясняется, что делать в такой ситуации. Полагаем, что для исправления ошибки нужно внести пропущенную запись о реорганизации. Поскольку запись об увольнении уже сделана, проставлены подписи и печать, в графе 3 трудовой книжки напишите заголовок - актуальное наименование организации. После внесите запись о реорганизации, которую согласно п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек не нужно нумеровать и датировать. Дату реорганизации проставьте в графе 3. В графе 4 укажите документ-основание: приказ работодателя. После этого снова поставьте свою подпись и печать.

Если наименование организации забыли внести в раздел "Сведения о награждении" - ничего страшного. Для назначения пенсии работнику ошибки, допущенные в данном разделе, значения не имеют. Но это нарушение правил ведения трудовых книжек, соответственно, если инспектор при проверочных мероприятиях выявит его, то потребует исправить ошибку. Как? После записи о награждении в графе 3 нужно сделать, например, такую запись: "Запись за номером таким-то сделана в Муниципальном казенном учреждении "Автодор" (МКУ "Автодор")", - затем указать наименование должности лица, ответственного за заполнение трудовых книжек, поставить подпись и печать.

Отметим, что кадровики "забывают" внести не только наименование организации, но и записи о переводах на другую работу и даже об увольнении.

С пропущенной записью о переводе все просто - контролеры не догадаются о ней, если только не сверят записи в книжке с иными кадровыми документами, а вот для работника такой пробел может сыграть негативную роль, если перевод был осуществлен на работу, которая позволяет досрочно уйти на пенсию.

К сведению. Для внесения пропущенной записи о переводе, когда уже внесена запись об увольнении, необходимо в графе 3 вновь указать наименование организации, внести пропущенную запись (дополнительно можно указать, что запись была пропущена). После этого нужно поставить свою подпись и печать организации.

Запись об увольнении

В данном виде записей чаще всего встречается два вида ошибок:

Орфографические;

Запись не заверяется печатью работодателя.

Иногда запись вносится в отношении не того работника - кадровик путает книжки.

Орфографическая ошибка не грозит ничем ни работнику (у него не возникнет проблем с подтверждением стажа), ни прежнему работодателю (обнаружится такая ошибка лишь при проверке уже у нового работодателя). Однако если работник заметит ее при получении книжки, исправить ее все-таки придется. Для этого в графе 3 раздела "Сведения о работе" укажите наименование организации, а затем:

В графе 1 поставьте следующий порядковый номер;

В графе 2 - дату;

В графе 3 признайте запись об увольнении недействительной, внесите правильную;

В графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого произведена запись.

Если запись об увольнении не заверена печатью организации или подписью должностного лица, уполномоченного на это, у работника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа работы. Скорее всего, ошибку заметит кадровик на новом месте работы и посоветует исправить. Работник придет к прежнему работодателю. Но поставить печать и внести сведения о лице, ответственном за заполнение трудовых книжек, можно лишь до того момента, как сделана запись о приеме на новую работу.

Если в трудовой книжке уже имеются другие записи, то ничего исправлять не нужно. В таком случае рекомендуем выдать работнику документ, подтверждающий период работы в данной организации.

Ну и пару слов скажем о ситуации, когда запись об увольнении была внесена по ошибке. Такая запись не понравится работнику, хотя она никак не повлияет на подсчет стажа и не повлечет за собой применение мер ответственности к работодателю. Тем не менее признайте ее недействительной, а когда работник на самом деле соберется увольняться - тогда и внесите верную запись.

Подведем итог

Нормативные акты, регламентирующие порядок заполнения и ведения трудовых книжек, недостаточно четко регулируют вопросы внесения изменений в этот документ, установлен лишь общий порядок. Однако в большинстве случаев мы руководствуемся именно ими и признаем ошибочную запись недействительной, а затем вносим верную. Такой способ применим и в случае, когда допущена орфографическая ошибка или неверно указана дата. Не игнорируйте ошибки в трудовых, исправляйте их своевременно и сможете избежать административного наказания по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Ошибки совершают не только дилетанты, но и профессионалы в своей области.

Из-за невнимательности, спешки или по другим причинам даже опытные сотрудники организаций и предприятий, оформляя , могут неверно написать одно слово, запороть целую запись или промахнуться в нумерации.

От этого не застрахован никто. Бывает, что поступают с уже имеющимися ошибками, которые были допущены прежними работодателями .

В малых фирмах подобная ситуация наблюдается ещё чаще , ведь в них в большинстве случаев не создан кадровый отдел, а работников занимается другой специалист, например, секретарь руководителя.

Общие правила

Можно ли делать исправления в трудовой книжке?

Если в процессе оформления новой трудовой книжки была допущена неточность, бланк необходимо уничтожить .

Взамен кадровик берёт новый , чистый бланк и заносит туда сведения с самого начала.

Если же новый работодатель обнаружит, что в книжке имеется неправильная запись, но допущена она была не им, а кем-то ранее, обязанность по её исправлению ложится на его плечи.

Однако вносить исправления он имеет право только в случае, если работник принесёт ему подтверждающие истинные сведения документы. На их основании и делается исправление.

Неточности в главных разделах трудовой книжки нельзя зачёркивать и, тем более, замазывать корректорским штрихом . Под неверной записью нужно разместить новую, гласящую о том, что предыдущие сведения недействительны. После этого запись делается снова, но уже без ошибок.

Ей присваивается другой номер (в порядке очерёдности). На титульном листе, в отличие от страниц с разделами, разрешается зачёркивать слова . Правильные пишутся тут же, ставится печать , работодатель заверяет исправление.

Вносимые исправления должны быть записаны шариковой ручкой. Можно воспользоваться также гелевой либо перьевой. Паста в ручке должна обладать водостойкостью и светостойкостью. Разрешены фиолетовый, тёмно-синий, чёрный цвета. Не допускаются никакие сокращения .

А теперь подробнее и с примерами обо всех возможных исправлениях.

Особенности

Как уже было сказано, не исключены ошибки как на титульном листе трудовой книжке, так и на последующих её страницах. Устраняются эти ошибки по-разному.

Сведения на титульнике

Если книжку едва успели открыть и тут же допустили ошибку на самой главной – титульной – странице, её следует порвать и выбросить , принявшись за новую. Но нередки ситуации, когда трудовая книжка уже содержит сведения на последующих страницах, к тому же они заверены, а кадровик должен внести исправления в титульник.

Законодательство и правила ведения таких документов не устанавливают никаких конкретных рекомендаций в этих случаях.

Поэтому было решено действовать по определённой инструкции .

Итак, представим, что необходимо изменить имя, фамилию, отчество или дату рождения работника.

В этом случае исправление осуществляется кадровиком только на основании представленных документов .

Таковыми могут являться паспорт гражданина, свидетельство о смене фамилии/имени/отчества, свидетельство о заключении либо расторжении брака. В трудовой книжке необходимо указать номер и дату нужного документа.

Запись, которая стала недействительной, зачёркивается ручкой – одной сплошной линией . Если ошибка допущена в одной или нескольких цифрах даты рождения, всё равно зачёркивается вся дата . Рядом прописываются верные сведения. А уточнения из документов вписываются на обложку трудовой книжки изнутри . Там же ставится подпись уполномоченного и штамп организации.

Пример 1

Антонова Лидия Константиновна устроилась на работу 18.11.2003. Ей открыли трудовую книжку и записали все персональные данные на титульный лист. Спустя год, 06.12.2004, Лидия Константиновна взяла фамилию супруга , так как вышла замуж.

Теперь она стала Самойловой. В данной ситуации сотруднику отдела кадров действовать нужно так: Слово «Антонова» на титульном листе зачеркнуть . Рядом, в той же строке, прописать : «Самойлова».

На внутренней стороне обложки сверху записать : «Фамилия «Антонова» изменена на фамилию «Самойлова» на основании свидетельства о заключении брака серия АШ № 232005, выданного Курским отделением ЗАГС 06 декабря 2004 г. Инспектор отдела кадров З.М. Метляева. (подпись, печать).

Вопрос относительно неверно написанного имени или отчества (хотя работник не менял их официально). Такое тоже случается, особенно, если два имени звучат практически одинаково, например, Софья и София, Наталья и Наталия.

Называть человека могут по-разному, но ведь в паспорте у него записан единственно верный вариант . То же касается отчества: как часто мы путаем «Геннадьевна» и «Геннадиевна», «Валерьевна» и «Валериевна».

Чтобы в будущем у человека не возникло неприятностей , когда он будет, скажем, оформлять трудовую пенсию, в его трудовой книжке не должно остаться никаких огрехов.

Однако законом не предусмотрены правила исправления подобных нюансов.

Если имя, фамилию или отчество написали с ошибкой при открытии трудовой книжки, то последняя уничтожается, заменяясь новой (об этом составляется нормативный ).

Если же оплошность была обнаружена уже после того, как книжка заполнилась записями в разделах и человек успел сменить рабочее место, исправлению ошибка не подлежит .

Выход в такой ситуации один – обратиться в судебные органы , чтобы документ признали принадлежащим именно данному работнику, а не кому-то другому.

Отдельные работодатели сходятся во мнении, что неверно написанные данные на титульной странице всё-таки можно исправить , если имеется соответствующий документ за подписью того работодателя, который в своё время допустил описку.

В этом случае неверное слово зачёркивается, а внутри книжки на обложке делается необходимая запись, включая ссылку на документ . Нельзя забывать о подписи уполномоченного и печати. В некоторых случаях дополнительно приписывают «Исправленному Софья на София верить».

Если работник был восстановлен на работе после выявления , предыдущая запись (об ) признаётся недействительной , затем прописывается фраза: «восстановлен на прежней работе».

Пример

Макеев О.Д. был с места работы. Работодатель внёс такую запись: « , подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. от 10.09.2011 № 133-к.

Гражданин Макеев обратился в судебные органы, подав иск на работодателя о внесении последним неверных сведений в книжку. Суд удовлетворил требование истца. Работодатель вынужден был исправить запись.

Внесения исправлений в разделе «Сведения о работе» .

Огрехи в записях награждений

Третий раздел в трудовой книжке называется «Сведения о награждениях». Не у всех этот раздел содержит записи. Но у некоторых не только заполнен полностью , а ещё и с ошибками.

Ошибки в награждениях нельзя зачёркивать, заштриховывать . Неверные записи помечаются как недействительные, а ниже вносится правильная запись.

Впрочем, всё так же, как и в разделе «Сведения о работе». Дату в графе № 2, внося фразу «Запись № 5 от 14.03.2001 недействительна», ставят не ту, на которую была сделана описка , а ту, на которую вносится исправление.

Признания записи о награждениях недействительной.

Как исправить неточности, допущенные во вкладыше?

Когда какой-либо из разделов трудовой книжки заканчивается , то есть в нём уже не остаётся свободных строк для внесения записей, следует открыть специальный , подшив его в книжку.

Если в самом начале его заполнения кадровик ошибается в слове или фразе, вкладыш тут уничтожается при составлении акта.

Но на титульнике трудовой книжки уже успели проставить его серию и номер . Заполнению подлежит новый бланк вкладыша, и теперь его номер тоже следует внести на титул.

Неправильно внесённая во вкладыш запись о работе исправляется точно так же, как если бы она была в самой трудовой книжке.

То есть для новой записи ставится очередной порядковый номер, текущая дата, пишется, что такая-то запись недействительна, затем вносится верная информация и подтверждается приказом – тем же, который был указан в неверной записи.

Если сбилась нумерация

Случается, что ошибка в трудовой книжке допущена не в сведениях о работе и не на титульном листе, и даже не в наименовании награды, которую получил работник, а всего-навсего в нумерации .

Однако это не означает, что такой огрех не имеет большого значения. Он тоже является ошибкой и исправлять его зачёркиванием нельзя.

Например, у двух идущих подряд записей был проставлен один и тот же номер в первой графе: «№ 16. Принят на должность ведущего специалиста отдела кадров», далее «№ 16. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

Чтобы исправить цифру 16, записанную по случайности дважды, следует всю последнюю запись признать недействительной. В данном случае ставится правильный порядковый номер – 17, после чего уточнить: «Запись за номером 16 недействительна. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

Итоги

На примерах были разобраны наиболее типичные ошибки , которые чаще всего допускаются сотрудниками отдела кадров или работодателями. Неточности могут быть и иными , но исправляются они по той же схеме.

В идеале ошибок не должно быть вовсе. Их наличие является неприятным для владельца трудовой книжки фактом и портит документ . Во-вторых, нередко огрехи так и остаются незамеченными и неисправленными , а порой недобросовестные кадровики видят, что ошиблись, но не придают этому особого значения.

Впоследствии работник может столкнуться с различными проблемами , например, его трудовой стаж признают недействительным при расчёте пенсии или даже не примут в новый штат, сославшись на то, что имя в трудовой книжке не совпадает с именем в паспорте.

Ответственный бизнесмен никогда не позволит себе халатно относиться к заполнению личных документов сотрудников своей компании.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, допустимо ли исправление записей, внесенных в трудовую.

Сегодня вы узнаете:

1. Какие виды ошибок при заполнении допускаются чаще всего;
2. Как аннулируется запись, когда ее внесли по ошибке;
3. Как исправляются ошибки в датах.

Ошибки в таком серьезном документе, как трудовая книжка – явление нечастое. Но если получилось так, что запись внесена неправильно, исправить это не просто можно, но и нужно. Другое дело, что не все кадровики (даже опытные) знают, как это сделать. Об этом и поговорим в нашей статье.

Общие данные

Трудовая книжка – документ официального характера. Если при заполнении были допущены ошибки, то они могут привести к тому, что работник потеряет часть стажа.

Поэтому заполнять трудовую следует, соблюдая ряд правил и рекомендаций:

1. Все записи должны быть внесены одним цветом. Гелевыми ручками заполнять нельзя.
2. Допустим только полный формат записей, сокращать нельзя.
3. На титульнике должна быть печать организации.
4. Информация о денежном премировании в трудовую не заносится.
5. Записи в трудовой должны проверяться на присутствие в них ошибок.

Признание трудовой недействительной

Встречается несколько ситуаций, в которых трудовая может потерять свою юридическую силу:

• Фамилия и инициалы сотрудника указаны неправильно. Причем достаточно ошибиться в одной букве, чтобы документ потерял свою силу.
• Нет печати организации на титульнике;
• Нет подписи лица, имеющего право заполнения трудовой;
• Дата заполнения трудовой указана неверно. Бывает, что делают намеренно, чтобы трудовой стаж человека увеличился.

Работодатель не имеет права отказать в устройстве на работу по причине недействительности трудовой.

Можно ли делать исправления в трудовой книжке

Внесенные ошибочно данные могут располагаться как в самой трудовой, так и на ее титульной странице, а также во вкладыше. Изменения в них вносятся по аналогичной схеме, но нюансы есть везде.

Для начала рассмотрим правила общего характера по исправлению ошибок:

1. Все исправления вносятся пастой, обладающей устойчивостью к свету и воде;
2. Нельзя вносить исправления гелевой ручкой, такие чернила быстро теряют цвет и четкость;
3. Если информация с ошибками внесена в старую трудовую, то использовать для поправок различные корректоры нельзя. Надо внести ниже правильную запись, так как зачеркиваний тоже допускать не следует.
4. Если ошибочная запись внесена в новую трудовую, бланк уничтожают и начинают вести другую.

Исправление может осуществить работник кадровой службы. Если же информацию с ошибками вам внесли на предыдущем рабочем месте, на новом это могут исправить, только нужно предоставить документы, которые будут являться основанием для внесения новой информации.

Каждую новую запись нумеруют, при этом не важно, в каком разделе трудовой она находится.

Кто обладает правом внесения исправлений

Правом корректировать вносимые записи обладает небольшое количество специалистов. Полного списка таких должностей в нормативной документации не приведено. Отметим только, что ответственных лиц назначает руководство компании.

Если речь идет о небольшой организации, то, как правило, трудовыми занимается либо руководитель, либо бухгалтер. Если работодатель является физлицом, то он не имеет права корректировать записи и вообще вести трудовые.

Как поступить, если ошибку обнаружил владелец трудовой

Не паникуйте, а сразу предпринимайте следующие действия:

• Соберите всю документацию, в которой указаны верные сведения;
• Обратитесь к руководству с заявлением об исправлении ошибочных данных;
• Если ошибка была допущена на старом месте работы, то руководству той компании направьте заявление о предоставлении необходимых документов;
• Если организация, допустившая ошибку, прекратила свою деятельность, то обращаться придется в городской архив по месту регистрации компании.

Конечно, все это требует времени, но исправления все равно необходимо внести, так как от этого может зависеть начисление пенсии и ряд других серьезных моментов.

Типы допускаемых ошибок в трудовой

Исправление записей зависит от того, где и какая именно ошибка допущена. Мы сейчас рассмотрим те, что встречаются наиболее часто.

Ошибки, выявленные после увольнения

Кто будет исправлять такие ошибки зависит от того, когда факт их наличия был обнаружен. Если до того как человек будет принят на новое место, то исправления – задача бывшего работодателя. Если же ошибки обнаружил новый кадровик, то ему их и исправлять.

Алгоритм действий таков:

1. В раздел со сведениями о работе вписываем наименование предыдущей организации. Это позволяет вести записи от имени прежнего работодателя.
2. Используя арабские цифры, фиксируем дату, когда внесены исправления;
3. Прежняя запись утрачивает силу в тот момент, когда будет внесена новая.
4. Вносим номер приказа, который подтвердит новые данные.
5. Работник расписывается, а начальник кадрового отдела заверяет все печатью организации.

Титульный лист и ошибки в его заполнении

На титульном листе обычно содержится вся основная информация о работнике. Замазывать штрихом допущенные ошибки запрещено. Если случай исключительный, можете зачеркнуть чуть заметной линией.

Под строкой, в которой информация неправильная, делаем новую запись, при этом указываем документ, являющийся основанием.

Чаще всего приходится заниматься исправлением фамилии сотрудника.

Четкого регламента, как вносить такие изменения, не существует, но общие рекомендации имеются:

• Тонкой линией зачеркиваем информацию, которая устарела;
• На свободном месте прописываем новую фамилию;
• Слева прописываем данные документа, который подтвердит новую информацию;
• Ставим подпись работодателя, заверяем все печатью организации.

Ошибочно указанная дата

Из-за неправильно вписанных дат в будущем могут возникнуть серьезные проблемы с дальнейшим оформлением пенсионного обеспечения. Поэтому работнику лучше самостоятельно перепроверять все даты, вносимые кадровиком.

Если же была замечена ошибка, она подлежит исправлению в кратчайшие сроки.

Для этого нужно:

1. На имя руководства написать заявление в свободной форме. В нем нужно указать, что нужно исправить и почему.
2. Руководитель издает соответствующее распоряжение, которому присваивается номер.
3. Сотрудник кадровой службы в письменном виде подтверждает, что ошибка действительно есть.
4. В бланк трудовой вписывается номер распоряжения, которое является основанием для внесения изменений и вносится правильная дата.
5. Начальник кадровой службы ставит свою фамилию и инициалы, расписывается и проставляет печать организации.

В ситуации, когда ошибка обнаружена в дате рождения работника, неправильное число зачеркивают, а верную информацию вносят чуть выше. Чтобы конкретизировать ее, выписывают данные паспорта сотрудника. Порядковый номер записи исправляют идентично.

Ошибки в реквизитах

Строка, в которую вносят информацию о подтверждающих документах, является очень важной. Поэтому, если подобную ошибку обнаружили, исправлять нужно сразу.

Обычно реквизиты вносят в такой последовательности: наименование, дата, нумерация. Если допущена ошибка, то запись повторяют ниже, в правильном исполнении.

Когда допускают ошибку в самом документе, к примеру, неправильно нумеруют приказ, то обязательно проставляют информацию об отменяющем приказе.

Ошибки в данных о награждении

Информацию о за какие-либо заслуги перед организацией обязательно фиксируют в трудовой. Но более чем в половине случаев этот раздел кадровики либо вообще не заполняют, либо делают это с большим количеством ошибок.

Еще раз отметим, что, как и в любых других разделах, эти сведения нельзя корректировать используя штрих или зачеркивание. С неправильной записью не делают ничего.

Внести исправления можно следующим образом:

• Делают отметку о том, что предыдущая запись недействительна;
• Вносят новую информацию;
• Прописывают реквизиты документа, являющегося подтверждающим.

Ошибки в названии должности

Если ее заметили до момента увольнения сотрудника, то исправить проще: указываете номер новой записи, отмечаете, что прежняя запись недействительна, затем вносите новую, в которой название должности уже исправлено.

Если же человек уволился, то есть 2 способа внести изменения: обратиться в организацию, которая ошибку допустила, либо предоставить необходимые документы и все исправит кадровик на новом месте.

Ошибки в записи об увольнении

Здесь чаще всего ошибочно сформулирована причина либо неверно указана статья ТК РФ. Ошибки допускаются легко, потому что формулировок для причин увольнения в законодательстве около 50.

Второе место по уровню ошибок занимает использование сокращений названий разделов ТК РФ, чего делать нельзя.

Большое количество споров возникает в ситуации, когда человек . Инструкция по заполнению трудовых приводит именно эту формулировку, а ТК РФ требует воспроизведения формулировки конкретной статьи.

Что можно порекомендовать кадровикам? Лучше следовать требованиям ТК РФ, но если уже внесли запись с формулировкой «уволен по собственному желанию», исправлять ее не нужно, так как никакого искажения смысла записи не произошло.

Проведение корректировок по решению принятому судом

Если суд решил, что работник был незаконно уволен и его следует восстановить в должности, кадровик должен внести в трудовую соответствующую запись.

А значит, нужно:

• Сначала указать, что предыдущая запись об увольнении недействительна;
• Затем указываем, что работник восстановлен на месте работы;
• Проставляем ссылку на приказ о восстановлении сотрудника.

Ошибки в заполнении вкладыша

Если сотрудник часто менял работу, то разделов в трудовой может не хватать. Чтобы продолжить записи, приобретается специальный вкладыш. Если кадровик неопытный, то у него могут возникнуть трудности с внесением исправлений во вкладыш.

Для исправления ошибок в нем есть ряд правил:

• Если кадровик допустил ошибку во время внесения первой записи, уничтожается весь листок. Составляется акт, его подписывает сотрудник и кадровик.
• Если ошибочно заполнили несколько граф, исправления вносите по аналогии с другими листами.
• Новые записи подтверждайте приказами, которые по нумерации совпадают с исправленными записями.

Аннулирование информации

Воздействие человеческого фактора никто не отменял и запись может быть сделана случайно.

Аннулировать запись любого характера можно, пройдя определенные этапы:

• Открываете новую запись под новой нумерацией;
• Указываете, что является недействительной информация под №….(указываете номер);
• Ставите подпись и печать кадрового отдела.

Образец исправлений в трудовой книжке

Исправления в идущих подряд записях

Если в бланк трудовой внесли 2 ошибочных записи одну за другой, то каждую из них отдельно признают недействительной.

Это выглядит так:

• Указывается номер по порядку;
• Пишем фразу: «Запись № …. является недействительной»
• Ставим число.
• Уполномоченное лицо заверяет запись.
• Проставляется следующий номер.
• Та же фраза указывается в отношении второй записи.
• Ставим дату, запись заверяем.

Те же манипуляции производятся со всеми неверными записями, если таковые имеются.

Обобщающая формулировка: «Записи №… недействительны» не допускается. Эксперты считают, что это спорный вопрос и бывает, что такая формулировка применяется. Но во избежание проблем лучше исправлять каждую запись в отдельном порядке.

Другие неточности

Бывает, что кадровик все записи – название компании, должность сотрудника, отдел или подразделение вносит в одну строку. Такую запись нельзя назвать ошибкой, но имеет место нарушение инструкции по использованию трудовых книжек.

Лучше не допускать подобных ситуаций, потому что это означает, что кадровик не соблюдает инструкции и правила по ведению трудовых. За нарушение подобного типа специалисту может быть вынесено дисциплинарное взыскание.

Заключение

Подводя итоги, хочется отметить, что все неверные записи в трудовой должны быть исправлены вовремя. Их наличие может доставить владельцу трудовой много неприятных моментов.

Исправить запись в трудовой книжке об увольнении реально, даже если сотрудник уже успел устроиться в другую компанию. Таким образом, если новый работодатель указывает принимаемому сотруднику на выявленные ошибки в оформлении его записи об увольнении с прошлого места работы, это не такая уж большая проблема.

Неверная запись в трудовой книжке об увольнении (неправильно указана дата или иные сведения)

Порядок, по которому необходимо вносить изменения в трудовую, установлен правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках…» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Пункт 30 Правил содержит требование о том, что в разделах книжки, содержащих требования о работе, переводе и последующем увольнении, не допускается зачеркивания внесенных ошибочно записей. По требованиям, содержащимся в данном пункте, внесение любых изменений производится только путем признания записи недействительной.

Пункт 1.2 инструкции по заполнению книжек, утвержденной постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69, содержит подробный порядок внесения любых изменений в трудовую книжку. В частности, если сотруднику кадрового отдела необходимо внести какие-либо изменения в причину, по которой был уволен сотрудник, он должен сделать в трудовой книжке отметку о том, что запись за определенным номером необходимо считать недействительной, и уточнить, по какой причине на самом деле уволен работник.

Данный пункт содержит определенный порядок, по которому запись признается недействительной:

1. В первой графе необходимо проставить точный порядковый номер, который следует за номером последней внесенной в трудовую книжку записи.
2. Во второй графе сотрудником кадровой службы указывается текущая дата.
3. В третьей графе необходимо сделать отметку вида «Запись № __ недействительна».
4. В последней графе обязательно указывается номер приказа о внесении изменений.
5. Далее вносится исправленная запись с указанием оснований, по которым она проставлена (графы 3, 4).

В пункте 38 Правил описывается, как поступить сотруднику кадрового отдела, если необходимо внести изменения в трудовую книжку, в которой уже нет места для записей. В книжку в таком случае должен быть вшит специальный вкладыш, оформление которого происходит по правилам, установленным разделом 5 постановления № 225.

Исправление даты увольнения в трудовой книжке, образец исправления

Пункт 27 Правил содержит норму, согласно которой исправление даты увольнения может быть произведено не только старым работодателем, но и руководителем новой компании. Чтобы новый руководитель имел право вносить изменения в прошлые записи со старой работы, сотрудник должен написать об этом соответствующее заявление. Оно должно содержать просьбу внести все необходимые исправления в дату увольнения с прошлого места работы в книжку.

Исправленная запись проставляется на основе сведений из официального документа, на основании которого сотрудника уволили, т. е. приказа. Копию данного приказа, заверенную надлежащим образом, можно запросить у предыдущего работодателя. Порядок внесения изменений в дату увольнения аналогичен порядку, изложенному в предыдущем разделе.

Для наглядности предлагаем вам посмотреть, как правильно исправить дату увольнения в трудовой книжке (образец корректирующей записи):

Совет в заключение статьи: чтобы избежать внесения исправлений новым начальством, нужно удостовериться в правильности записи у предыдущего руководителя еще при увольнении. Это позволит избавиться от необходимости объяснения новому руководству нестыковки сведений, указанных в анкете и трудовой.

Не знаете свои права?

Главная » Международное право » Подкорректировать трудовую книжку. Исправление ошибок в трудовой книжке работника