Документооборот: основные этапы.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления и сдачи их на хранение.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Выделяют несколько этапов документооборота:

· создание (получение) и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

· регистрация документов;

· предварительное рассмотрение и передача документов к исполнению;

· исполнение документа;

· сдача документов в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Документооборот отражает систему управления, поэтому анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого

аппарата. Проводя анализ документооборота можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Основополагающим объектом исследования и совершенствования является

документопоток

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

· регистрируемые и нерегистрируемые документы;

· входящие, исходящие и внутренние документы;

· направляемые в вышестоящие или подведомственные организации.

Документопоток характеризуется следующими параметрами.

входящих в него, и составом информации, содержащейся в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ.

Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Анализ документопотоков показывает основные цели исследования документопотоков организации, которыми являются:

· повышение эффективности управленческой деятельности;

· ускорение движения документов в организации;

· уменьшение трудоемкости обработки документов.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Но при этом необходимо разрабатывать технологию обработки документов, исключая параллельное участие в документообороте традиционной и машинной документации, содержащей дублированную информацию.

Информационно-справочная работа с документами

С целью обеспечения оперативного поиска документов создаются информационно-поисковые системы, которые могут быть ручного типа, механизированные или автоматизированные.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов разных организаций целесообразно составление информационно-поисковых систем на основе существующих классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений, классификатора аспектов деятельности организации.

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

· у кого, где, на какой стадии находится любой документ;

· в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Для этого информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов организации, и прежде всего для выполнения данной задачи записываются в регистрационные формы, все данные о документах.

Выдача информации:

· по конкретному документу: местонахождение, стадия подготовки;

· по теме (содержанию);

· по корреспонденту;

· по региону.

При поиске сведений по конкретному документу может задаваться непосредственно номер документа. Поиск документа может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам. Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится документ.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что входит в понятие документооборота?

2. Каковы основные правила организации документооборота?

3. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем

их особенность?

4. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной

обработки документов?

5. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших

документов и как они проводятся?

6. Какое значение имеет регистрация документов и какое место она занимает в

организации делопроизводства?

7. Какие задачи выполняет регистрация документов?

8. Назовите формы регистрации документов.

9. В чем достоинства и недостатки журнальной регистрации документов?

10. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов и

в чем ее преимущества?

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Оформление трудовых отношений

Трудовые отношения в организациях независимо от форм собственности регулируются Кодексом законов о труде в Российской Федерации (КзоТ), в соответствии с которым принят определенный порядок оформления соответствующей документации: приказов (распоряжений) администрации о приеме на работу, передвижениям по службе, увольнении; трудовых договоров (коллективных и индивидуальных), контрактов; договоров о материальной ответственности; внутреннего трудового распорядка или устава о дисциплине; трудовых книжек (в соответствии с инструкцией о порядке их ведения); материалов комиссии по трудовым спорам; табеля учета рабочего времени; штатных расписаний и других необходимых документов.

Основные правовые акты, регулирующие трудовые, социально-экономические и профессиональные отношения между работодателем и работником предприятия (организации):

· коллективный договор. Порядок его разработки и заключения определен Законом Российской Федерации «О коллективных договорах и соглашениях»;

· индивидуальный трудовой договор, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а организация обязуется выплачивать за это заработную плату и обеспечивать надлежащие условия

Приход на российский рынок западных компаний повлек за собой использование при приеме на работу резюме, анкет-резюме, рекомендаций (рекомендательные письма). С целью уточнения пригодности принимаемого работника к должности некоторые работодатели проводят тестирование (устное и

письменное).

Прием на работу, увольнение и любые передвижения по службе оформляются приказом или распоряжением руководителя, которые объявляются работнику под расписку. Приказы по личному составу готовятся отделами кадров и вступают в силу с момента их подписания.

В приказах и распоряжениях руководителя организации по вопросам регулирования трудовых отношений необходимо соблюдать основания для составления приказа и указывать эти основания в приказе или распоряжении: заявление работника, ходатайство Совета трудового коллектива, статья КзоТ. Причины передвижения по службе (и особенно увольнения) должны формулироваться в точном соответствии со статьями КзоТ. Все приказы и распоряжения администрации датируются и подписываются, имеют последовательную нумерацию. Приказы и распоряжения по личному составу хранятся постоянно.

Выписка из приказа – копия части подлинного документа.

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Заявления хранятся в личном деле сотрудника.

Трудовой договор (контракт) – соглашение между работодателем и работником организации, учреждения. Контракты заключаются на различные сроки работ: на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Кодекс законов о труде и заработной плате РФ (КзоТ РФ) употребляет термины «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, на них распространяется единый правовой режим.

Срочный трудовой контракт заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на определенный срок с учетом характера предстоящей работы (замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в командировке и т.д.). День выхода такого работника на работу считается днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В контрактах (договорах) указывают основные условия: место работы; конкретная работа по профессии, должности; дата начала работы и ее окончание (для срочных договоров); оплата труда; обязанности работодателя по охране труда.

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

Резюме – анкета – трудовой контракт (договор) с работником – приказ о приеме –

запись в трудовой книжке – личная карточка ф. № Т-2 и (или) личное дело –

лицевой счет по заработной плате.

Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров. Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.

Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения может быть указана любая информация, знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой

специальности.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, трудовая книжка заводится и ведется на всех рабочих и служащих предприятия всех форм собственности, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Все записи в трудовой книжке вносятся администрацией предприятия (организации) после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения.

Личные карточки. Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника. Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом организации, фирмы. Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту, перед сдачей в архив они нумеруются. На многих предприятиях (организациях) личные карточки ведут с помощью компьютера.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Назовите особенности оформления трудовой книжки.

2. Назовите три вида переводов на другую работу.

3. Какие документы используются при приеме на работу?

4. В каких случаях устанавливается или не устанавливается

испытательный срок?

• План работ по совершенствованию делопроизводства , 136.55kb.
• Лекция 1 (Этапы работы с документами. Первичная обработка. Работа с входящей и исходящей , 81.49kb.
• Контрольная работа По дисциплине: Компьютерные и информационные технологии в доу , 174.98kb.
• Работы актуальна потому, что документооборотом называется движение документов в учреждении , 27.76kb.
• Бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность , 691.51kb.
• Текстовые редакторы это программы для создания и редактирования текстовых документов , 263.8kb.
• Общественная организация Громадська організація , 56.65kb.
• Порядок выдачи полиса обязательного медицинского страхования , 51.88kb.
• «Корпоративная культура» , 1287.55kb.
• Алгоритм получения налогового вычета за потраченные на образование средства , 69.41kb.

– это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов" , то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, ссылка скрыта предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются ссылка скрыта . В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

• ссылка скрыта (включающая ссылка скрыта , доведение документов до исполнителей, ссылка скрыта , а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

Документопоток

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

• поток входящей документации , состоящий из поступающих в организацию документов;

• потоки внутренний документации , состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

• поток исходящей документации , состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
• определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Простейшая форма справки об объеме документооборота приводится в приложении 19 ссылка скрыта .

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов в организации;
• уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки 1 .

См.: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 3.

Организация документооборота предполагает рациональное перемещение документов во время их движения в пределах организации (учреждения) и включает такие операции с документами, как их получение, рассмотрение, распределение и передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Теоретические положения организации документооборота разработаны достаточно давно и до настоящего времени остаются актуальными. Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Так, при установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:

• централизация операций по приему и отправке документов;
• распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
• организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
• исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
• однократность регистрации документов;
• устранение необоснованных согласований проектов документов;
• регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов .

Реализация этих правил в пределах отдельно взятой организации осуществляется при разработке инструкций по делопроизводству. В этом локальном нормативном документе должны быть установлены схемы движения основных документопотоков, а также пути движения наиболее важных для деятельности организации видов документов. Инструкция по делопроизводству, как уже отмечалось, выполняет функцию регламентации движения документов и должна закрепить целесообразность всех перемещений и операций по обработке документов в конкретной организации. В разделе «Организация документооборота» инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить положения, устанавливающие:

• прием и первичную обработку поступающих документов;
• предварительное рассмотрение документов;
• порядок регистрации поступающих документов;
• порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей;
• порядок регистрации отправляемых документов;
• порядок отправки документов;
• порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;
• порядок регистрации и прохождения внутренних документов;
• учет и анализ объемов документооборота;
• организацию работы с документами в структурных подразделениях .

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положение об органе государственной власти или органе местного управления, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения. На документооборот организации оказывает непосредственное влияние построение аппарата управления. Если в организации не определены функции структурных подразделений, четко не установлена компетенция каждого руководителя, значит, движение документов будет проходить с большими сложностями, документы будут неоднократно передаваться от одного подразделения в другое и это неизбежно увеличит время на работу с документами каждого конкретного исполнителя. Документооборот не является чисто механическим процессом, который сводится только к движению документов. На многих стадиях при принятии управленческих решений осуществляется восприятие информации человеком, ее оценка. Поэтому при объективной возможности унификации организация документооборота в различных учреждениях и на предприятиях может иметь специфические черты, связанные именно с человеческим фактором, особенностями корпоративного управления 2 .

Документооборот, помимо качественной стороны, имеет и количественную - объемы управленческой документации постоянно увеличиваются во всем мире пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Такие факторы, как развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, расширение ассортимента товаров и услуг, внедрение новых технологий, освоение новых районов, строительство городских и промышленных объектов и усложнение процессов управления, относят к объективными причинами увеличения объемов документов. Если растет количество документируемых действий и количество адресатов, которым эти действия направлены, значит увеличиваются объемы создаваемых документов. Следовательно, возрастание или сокращение объемов документов зависит в значительной мере от процессов управления и их документирования.

Наряду с этим, достаточно давно выявлены и причины роста объемов документов по субъективным причинам. К ним можно отнести:

• увеличение количества проверяющих инстанций, разнообразных контролирующих органов;
• ущемление и игнорирование законных прав граждан;
• неквалифицированное документирование управленческой деятельности, в результате которого создаются неясные документы, требующие издания повторных (разъясняющих) документов по тому же самому вопросу;
• издание документов, не обладающих юридической силой;
• срыв договорных обязательств, сроков исполнения документов или своевременное, но некачественное выполнение заданий, поручений, что приводит к росту документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;
• отсутствие у подчиненных организаций, структурных подразделений четко определенных функций (а у отдельных должностных лиц - прав) в решении управленческих задач, что приводит к постоянному обращению к руководству за разъяснениями или разрешениями;
• некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач, что отражается на документировании его действий. Выбираются неверные варианты решений, затем исправляются допущенные ошибки и т.д. Результатом этого является появление все новых и новых документов, посвященных одному и тому же вопросу;
• отсутствие в аппарате управления регламентации документирования, что приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для реализации одинаковых функций и содержащих идентичную информацию, которая, однако, различается формой представления или составом данных.

Таким образом, субъективные причины, влияющие на увеличение объемов документооборота, могут быть связаны как с бюрократизацией аппарата управления, так и с нарушениями нормативных требований по организации документационного обеспечения управления, а также с некомпетентностью специалистов управленческого аппарата и службы ДОУ.

Кроме того, новые технологии подготовки документов, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили видовое разнообразие документов и их потоки, но не решили проблему управления этими потоками. Внедрение новых информационных технологий при подготовке документов, с одной стороны, значительно повысило скорость и сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов, так как один и тот же документ часто создается и в бумажной, и в электронной форме.

Все это свидетельствует о том, что создание рационального документооборота является и организационной, и технологической проблемой. При этом только незначительная часть возникающих проблем может быть решена службой ДОУ. Остальные проблемы связаны с совершенствованием самого управленческого аппарата и документационных процессов, их решение возможно только при взаимодействии руководства организации и специалистов службы ДОУ.

• См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).
• См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К). См.: Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Изд-во МЭИ, 2004. С. 23-24.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов" , то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ) . В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

• 
  прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов ;
• 
  предварительное рассмотрение документов службой ДОУ ;
• 
  регистрация документов ;
• 
  организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу , доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением , а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
• 
  обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов .

Документопоток

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

• 
  поток входящей документации , состоящий из поступающих в организацию документов;

• 
  потоки внутренний документации , состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

• 
  поток исходящей документации , состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

• 
  содержанием или функциональной принадлежностью;
• 
  структурой;
• 
  режимом или цикличностью;
• 
  направлением;
• 
  объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:

• 
  расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• 
  расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
• 
  определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.
Простейшая форма справки об объеме документооборота приводится в приложении 19 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536 .
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

• 
  повышение эффективности управленческой деятельности;
• 
  ускорение движения документов в организации;
• 
  уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» (ГОСТ Р 51141 - 98).
Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные акты и методические пособия, Государственная система документацион- ного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.
Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.
Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого- либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.
Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомен-
дуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.
К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.
Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.
Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.
ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации документооборота.
Рассмотрим некоторые этапы документооборота.

Главная » Международное право » Документооборот: основные этапы.