Перечень статей номенклатуры дел на год. Номенклатура дел организации

Ф едеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений...» скорректированы сроки хранения документов по личному составу путем внесения в новой статьи с номером 22.1. На нее в настоящее время нацелено основное внимание специалистов нашей отрасли - экспертов и практиков.

В статье устанавливается новый критерий определения сроков хранения документов по личному составу – 2002 / 2003 гг. как условная граница при установлении 50-летнего или 75-летнего сроков хранения . Но на этом изменения не заканчиваются.

Необходимо еще обратить внимание на то, что теперь коммерческие организации, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить свои кадровые документы столько же, сколько госструктуры (т.к. они помещены вместе в единый пункт внутри частей 1 и 2 статьи 22.1) – там используется формулировка «в течение» 75 / 50 лет. А остальные коммерческие организации должны хранить эти документы «не менее» 75 / 50 лет (пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1). В государственные и муниципальные архивы подлежат передаче документы по личному составу только ликвидированных организаций. Таким образом, основная функция обеспечения социальных и пенсионных прав граждан / работников фактически возлагается на работодателей .

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года , хранятся:

в течение 75 лет

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года , хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

классификация и учет;
облегчение поиска необходимых бумаг;
помощь при передаче дел и составлении описей;
системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 , вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

государственные и муниципальные;
негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по .

Виды

Номенклатура дел бывает трех видов:

(это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

документы о создании организации (положение, устав);
документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
штатное расписание;
номенклатуру дел предыдущих лет;
регистрационную форму организации;
типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

разрабатывается подразделением организации;
подписывается начальником подразделения;
утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

Индекс.
Наименование.
Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

к структуре образовательной программы;
условиям реализации;
результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

01 — структуры образовательных программ;
02 — ход реализации образовательных программ;
03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

01-01;
01-02;
01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

01-01/... начинаем с единицы и до конца года;
01-02/...;
01-03/....

Номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2019 год

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

временному до 10 лет;
временному от 10 лет;
постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

основным является ;
сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и и от .

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в . Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
второй применяют в работе;
третий является учетным документом в , если он есть;
четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются:рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Последний квартал года – время подготовки номенклатуры дел на следующий год. Мы помним, что номенклатура – это постоянно действующий документ, который отражает актуальный состав дел предприятия. Поэтому ежегодно она приводится в порядок. В правилах работы архивов это называется «уточнение». В этой статье разберемся, как привести в порядок действующую номенклатуру, чтобы на ее основе получилась номенклатура дел на 2017 год.

Внимание! Если номенклатуры дел в вашей организации еще нет и ваша цель составить ее, то вам лучше начать : в ней рассказывается о том, как составить номенклатуру дел с нуля.

Что такое уточнение?

Под уточнением номенклатуры дел подразумевается внимательный ее просмотр секретарем или делопроизводителем с целью:

внести вновь заведенные дела;
исключить завершенные;
отметить переходящие.

Из многих ваших вопросов выходит, что в организациях номенклатуры дел действуют долгие годы. Это неверно. Состав дел организации – не бетонная стена, не может быть, чтобы он совершенно не изменился даже за год, не говоря уже о нескольких. Номенклатура пересматривается и уточняется ЕЖЕГОДНО.

Во время уточнения номенклатуры дел предстоит плотно поработать с коллегами из всех структурных подразделений организации. Именно от них делопроизводитель получит всю нужную информацию, и номенклатура дел на 2017 год будет, в том числе, и их рабочим документом.

Переходящие дела

При подготовке номенклатуры дел на 2017 год нужно сделать все, чтобы сохранить индексы переходящих дел. Если все-таки не удалось, то придется ставить отметки:

В номенклатуре в графе «Примечание» (картинка кликабельна):

Вновь заведенные дела

Перечень вновь заведенных в 2016 году дел должно структурное подразделение. Конечно, все нужно было делать в реальном времени: завели дело – вписали в номенклатуру. Но мне лично таких организаций не встречалось. Поэтому наводим порядок сейчас.

Во-первых, вновь заведенные дела от руки вносятся в действующую номенклатуру дел на 2016 год. Для этого мы и оставляли свободные строки в конце каждого раздела. Индексы дел получат нумерацию в валовом порядке. Если крайнее дело подразделения 07-12, то новое будет 07-13.

Во-вторых, номенклатура дел на 2017 год вместит в себя эти дела на общих основаниях. Если, конечно, их будут продолжать вести в 2017-м: очень часто бывает так, что дело было закрыто в том же году, что и заведено. Тогда в следующий год тащить его совершенно не нужно.

Закрытые дела

Одновременно выявляем закрытые дела. О них тоже сообщает нам структурное подразделение. Закрытые дела никак визуально не отмечаются в номенклатуре, ничего зачеркивать не надо. Если в следующем году не планируется вести это дело, то оно просто не попадает в номенклатуру. На освободившееся место (освободившийся индекс) может быть внесено вновь заведенное дело.

Номенклатура дел на 2017 год: формируем раздел

Итак, мы владеем полной информацией о переходящих, вновь заведенных и закрытых, тех, что не будут вестись в следующем году, делах. Кроме того, у нас есть набор стандартных дел, которые будут закрыты в этом году, а в следующем начаты заново. Осталось только расположить их в разделе. Правила простые:

«Стандартным» и переходящим делам нужно стремиться сохранить их индексы. Приоритет у переходящих: индекс «стандартного» дела можно изменить безболезненно, даже никаких отметок нигде ставить не нужно. Что делать с переходящими, если индекс все-таки изменен, я писала выше.
Если есть возможность поставить на место закрытых дел новые, ставим.
При расположении заголовков дел в разделе помним, что документы выстраиваются по степени их значимости.

Сложного, как видите, в уточнении номенклатуры дел нет. И самое главное: номенклатура дел на 2017 год делается на основании действующей, на 2016-й.

Image by stockimages / www.freedigitalphotos.net

УТВЕРЖДЕНА

приказом Министерства финансов

Екатеринбург

Список сокращений

Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления

(отдела) в муниципальном образовании

Организационно-распорядительная деятельность

Казначейское исполнение бюджета

Планирование и анализ доходов бюджета

Финансирование предприятий муниципальной собственности

Финансирование государственных, муниципальных органов власти и государственных функций

Финансирование социальной сферы

Финансовый контроль

Правовое обеспечение деятельности

Бюджетный учет и отчетность по исполнению бюджетов различного уровня

Бюджетный учет и отчетность по исполнению сметы расходов управления

Управление персоналом

Материально-техническое обеспечение, транспорт, связь

Информационно-техническое обеспечение деятельности и защита информации

Социально-бытовое и медицинское обеспечение

Деятельность профсоюзной организации

Приложение 1. Форма номенклатуры дел организации

Приложение 2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Список сокращений

	Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения, М., 2003
	до замены новыми
	до минования надобности
	для служебного пользования
	Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, М., 2004
	постоянно
	Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2000
	Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка РФ, с указанием сроков хранения, М., 1994
	Федеральная налоговая служба России
	экспертно-проверочная комиссия

Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании (далее - управление).

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел.

Финансовые управления, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство и архив, в соответствии с разделом 2 Основных правил работы ведомственных архивов, М., 1986.

При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику делопроизводства, сложившуюся в данном управлении и требования архивных учреждений к номенклатурам дел.

Примерная номенклатура построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура строится по структурному принципу, в соответствии с утвержденным штатным расписанием, и должна отражать все документы, образующиеся в деятельности управления, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой.

Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т. к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. Кроме того, состав документов, образующихся в делопроизводстве управления, может со временем меняться. Эти изменения также должны быть учтены при составлении конкретных номенклатур. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в данном управлении не образуются.

В конкретной номенклатуре заголовки дел могут конкретизироваться. Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры.

В то же время несколько заголовков дел с одинаковыми сроками хранения при небольшом объеме документации могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело.

При небольшом объеме статистических отчетов управления с одинаковыми сроками хранения, они могут формироваться в одно дело с перечислением указанных статей и форм.

В графе 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей «Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального Банка РФ, с указанием сроков хранения» (ПЦБ), М., 1994, «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М., 2000, «Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения» М., 2003, «Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», М., 2004.

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными органами и учреждениями сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечнями типовых документов, либо путем оценки специалистами, экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности, и согласуются с ЭПК Управления архивами.

Документы с грифом «ДСП» группируются в отдельные дела. При небольшом количестве таких документов допускается группировать их в дела вместе с другими, по тому же вопросу, при этом данному делу присваивается гриф «ДСП» и соответствующие изменения вносятся в номенклатуру дел.

Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистами данного управления, ответственными за делопроизводство и архив.

Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Данные 1, 2 и 4-й граф конкретной номенклатуры проставляются на обложках дел.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В отличие от примерной в конкретной номенклатуре 5 граф, в графе 3 конкретной номенклатуры против каждого заголовка дела по завершению его проставляется количество частей, томов.

Уточнения к срокам хранения, указанные в графе 4 «Примечание» примерной номенклатуры, переносятся в конкретную, иные примечания могут быть опущены, однако учитываются при составлении конкретной номенклатуры. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметку о лицах, ответственных за формирование дел, о переходящих делах, об ограничении доступа к документам, о выделении дел к уничтожению. По истечении года, на который была составлена номенклатура, в конце ее ответственным за делопроизводство лицом подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел, отдельно постоянного и временного хранения.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке управления в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела)

в муниципальном образовании

Индекс дела	Заголовок дела	хранения и № статьи по	Примечание


	01. Организационно-распорядительная деятельность

	Нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения) органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации
	Нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения) органов законодательной и исполнительной власти Свердловской области		* Относящиеся к деятельности управления – пост.
	Нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения) органов местного самоуправления		* Относящиеся к деятельности управления – пост.
	Протоколы совещаний, приказы Министерства финансов Свердловской области		* Относящиеся к деятельности управления – пост.
	Инструкции, регламенты, методические указания Министерства финансов Свердловской области по основной деятельности		* После замены новыми
	Положение об управлении, свидетельства о регистрации
	Положения о структурных подразделениях управления
	Приказы (распоряжения) начальника управления по основной деятельности
	Приказы (распоряжения) начальника управления по административно-хозяйственным вопросам
	Протоколы совещаний у начальника управления
	Протоколы оперативных совещаний структурных подразделений управления
	Годовой план работы управления
	Годовые планы работы структурных подразделений управления
	Оперативные планы работы управления, структурных подразделений
	Годовой отчет о работе управления
	Квартальные отчеты о работе управления		* При отсутствии годовых, полугодовых – пост.
	Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства управления
	Приемо-сдаточные акты, составленные при смене должностных и материально-ответственных лиц		* После смены должностного, материально-ответственного лица
	Докладные, служебные записки сотрудников управления
	Документы (акты, заключения, предписания, справки и др.) о проверках работы управления
	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы); документы по их рассмотрению		* В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения
	Документы (справки, обзоры, вырезки из газет, аудиовизуальные документы и др.) по истории управления
	Документы (информации, вырезки из газет, обзоры и др.) по основной деятельности		* Освещающие историю управления – пост.
	Переписка с Министерством финансов Свердловской области по основной деятельности
	Переписка с органами законодательной и исполнительной власти Свердловской области, органами местного самоуправления по основной деятельности
	Переписка с предприятиями, учреждениями, организациями по основной деятельности
	Журнал регистрации приказов (распоряжений) начальника управления по основной деятельности		* Хранится в управлении. При ликвидации передается в государственный архив, если может быть использован в качестве научно-справочного аппарата
	Журнал регистрации приказов (распоряжений) начальника управления по административно-хозяйственным вопросам
	Журнал регистрации поступающих документов
	Журнал регистрации отправляемых документов
	Журнал (карточки) учета исполнения документов, поставленных на контроль
	Журнал регистрации обращений граждан
	Журнал регистрации приема посетителей
	Журнал учета принятых и отправленных телефонограмм, телеграмм
	Журнал учета принятых и отправленных факсограмм
	Журнал регистрации докладных, служебных записок сотрудников управления



	02. Формирование и исполнение бюджета

	Положения, инструкции, методические рекомендации, правила, порядок, информационные письма федеральных, областных и муниципальных органов исполнительной власти о бюджетном процессе , бюджетной классификации		* После замены новыми
	Бюджет муниципального образования, документы к нему
	Проект бюджета муниципального образования, документы к нему
	Сметы доходов и расходов распорядителей бюджетных средств и бюджетных учреждений *
	Пояснительная записка к годовому отчету управления об исполнении бюджета муниципального образования, документы к ней

	Переписка с бюджетополучателями об исполнении бюджета и финансировании
	Переписка с муниципальными органами исполнительной власти, учреждениями, предприятиями муниципального образования о выдаче и возврате кредитов
	Сводные реестры лимитов бюджетных обязательств муниципального образования
	Сводные реестры расходных обязательств муниципального образования
		* После закрытия счета
	Аннулированные карточки с образцами подписей клиентов
	Заявки учреждений, предприятий муниципального образования на финансирование

	Реестры финансирования организаций-бюджетополучателей
	Книга регистрации лицевых счетов






	04. Планирование и анализ доходов бюджета

	Нормативно-правовые акты органов государственной власти и местного самоуправления. Копии		* Относящиеся к деятельности управления – постоянно
	Прогноз поступления доходов в бюджет муниципального образования, документы к нему
	Документы (заявления, акты сверки, уведомления и др.) по вопросам возвратов налогоплательщикам налогов, сборов и др. обязательных платежей
	Документы (копии решений, распоряжений; согласования, отчеты, договоры) о предоставлении инвестиционного налогового кредита
	Документы (анализы, сведения, итоги недоимки с разбивкой по налогам и переписка) о недоимке в бюджетную систему
	Документы (информации, сведения, переписка и др.) о поступлении доходов в бюджет муниципального образования
	Документы (анализы, пояснительные записки и др.) об исполнении доходной части бюджета муниципального образования
	Документы инспекции ФНС России, предоставляемые для анализа и составления проекта бюджета (отчеты ф. , 4-НМ)
	Документы (протоколы, решения, сведения и переписка) о признании безнадежными к взысканию и списании недоимки, задолженности по налогам, пеням и штрафам

	Документы (копии решений, договоры, отчеты, расчеты) о предоставлении рассроченных кредитов предприятиям агропромышленного комплекса		* После истечения срока действия договора
	Документы (копии решений, договоры, отчеты, расчеты) о выдаче кредитов предприятиям торговли, потребкооперации, крестьянским, фермерским хозяйствам		* После истечения срока действия договора
	Переписка о предоставлении кредитов, субсидий предприятиям агропромышленного комплекса




	09. Финансовый контроль

	Квартальные планы контрольно-ревизионной работы
	Годовой отчет управления о результатах контрольно-ревизионной работы, объяснительная записка к нему
	Квартальные отчеты управления о результатах контрольно-ревизионной работы
	Документы (акты, справки, переписка и др.) о проведении проверок по заданиям Министерства финансов Свердловской области*		* По каждому учреждению, предприятию может быть заведено отдельное дело
	Документы (акты, справки, переписка и др.) о проведении проверок по заданиям правоохранительных органов*		* По каждому учреждению, предприятию может быть заведено отдельное дело
	Документы (распоряжения, планы, программы проведения проверок, акты, справки, объяснительные записки и др.) о проведении плановых проверок учреждений, организаций-бюджетополучателей*		* По каждому учреждению, предприятию может быть заведено отдельное дело
	Постановления о взыскании штрафных санкций за нецелевое использование бюджетных средств
	Информации, доклады о результатах проверок и ревизий, направленные в органы местного самоуправления
	Переписка по вопросам финансового контроля
	Книга учета нарушений, выявленных в ходе проверок



	10. Правовое обеспечение деятельности

	Нормативно-правовые акты законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов, органов местного самоуправления. Копии
	Устав муниципального образования. Копия		* После замены новым
	Заключения управления на проекты решений, постановлений, распоряжений
	Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, протоколов, определений, решений, характеристик и др.) представляемых в правоохранительные, судебные органы		* После вынесения решения
	Переписка по правовым вопросам
	Журнал регистрации исков и претензий



	11. Бюджетный учет и отчетность по исполнению бюджетов различного уровня


	Сводки о выполнении планов по доходам и расходам денежных средств бюджета муниципального образования
	Акты, справки документальных проверок постановки бюджетного учета и отчетности управления Министерством финансов Свердловской области
	Акты сверки управления с отделением Федерального казначейства и инспекцией ФНС России о перечисленных и поступивших платежах и других доходах в бюджет муниципального образования
	Акты инвентаризации задолженности по бюджетным кредитам и состояния муниципального долга по полученным и предоставленным кредитам
	Заключения управления по возвратам неналоговых платежей (доходов)
	Выписки из банковского счета местного бюджета
	Выписки из лицевого счета отделения федерального казначейства по исполнению областного бюджета и документы к ним
	Выписки из лицевого счета отделения федерального казначейства по исполнению местного бюджета и документы к ним
	Оборотные ведомости по доходам местного бюджета
	Ведомости учета внутренних расчетов между органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджета
	Ведомости учета невыясненных поступлений
	Переписка с предприятиями, организациями муниципального образования о финансировании, организации и ведении бюджетного учета и отчетности
	Главная книга по исполнению бюджета муниципального образования		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Главная книга по ведению учета финансирования муниципальных учреждений, выполняющих государственные функции		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Муниципальная долговая книга
	Карточки учета выданных кредитов		* После погашения кредитов
	Карточки учета получателей бюджетных средств и кассовых расходов
	Журналы бухгалтерских операций и документы к ним		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Книга учета платежных поручений		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Журнал регистрации договоров о предоставлении бюджетных кредитов
	Книга учета долгов муниципальных предприятий по кредитным договорам		* После окончания срока действия последнего договора
	Сводные реестры поступления и выбытия бюджетных средств
	Реестр поручительств, выданных администрацией муниципального образования по кредитным договорам		* После окончания срока действия последнего договора
	Журнал учета чековых книжек



	12. Бюджетный учет и отчетность по исполнению сметы расходов управления

	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области о бюджетном учете и отчетности, присланные для сведения
	Положения о премировании работников и оказании материальной помощи		* После замены новыми
	Годовая смета расходов, штатное расписание управления и документы к ним
	Годовой бухгалтерский отчет управления об исполнении сметы расходов на содержание аппарата управления
	Квартальные бухгалтерские отчеты управления об исполнении сметы расходов на содержание аппарата управления		* При отсутствии годовых – пост.
	Ежемесячные бухгалтерские отчеты управления об исполнении сметы расходов на содержание аппарата управления		* При отсутствии годовых – пост.
	Налоговые декларации управления по уплате налога на прибыль , имущество, НДС и транспортного налога
	Квартальные отчеты управления по уплате налога на прибыль, имущество, НДС		* При отсутствии годовых – пост.
	Налоговые декларации по единому социальному налогу, по государственному пенсионному страхованию
		* После истечения срока действия договора
	Акты, справки документальных проверок исполнения сметы расходов управления Министерством финансов Свердловской области и другими контролирующими органами

	Исполнительные листы и реестр исполнительных листов		* Не менее 5 лет
	Оборотные ведомости по балансовым и забалансовым счетам		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов
	Документы (протоколы, акты, сличительные ведомости и др.) об инвентаризации имущества управления		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения








	13. Управление персоналом

	Нормативно-правовые акты законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов, органов местного самоуправления по вопросам организации работы с персоналом. Копии*		* Относящиеся к деятельности управления – пост.

	Журнал учета личных дел работников управления



	14. Материально-техническое обеспечение, транспорт, связь

	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области по вопросам материально-технического и хозяйственного обеспечения, присланные для сведения
	Свидетельства о владении, пользовании, распоряжении имуществом
	Положение о конкурсной комиссии по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг управления
	Протоколы заседаний конкурсной комиссии по проведению торгов (конкурсов) на закупку товаров и документы к ним
	Годовые сведения управления об автотранспорте и о протяженности ведомственных и частных автодорог (ф. (автотранспорт)
	Договоры о материально-техническом обеспечении и документы к ним		* После истечения срока действия договора
	Договоры о сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду) и документы (технические паспорта, планы, схемы) к ним
	Паспорта зданий* и оборудования		* Памятников архитектуры – пост. ** После ликвидации здания, оборудования
	Договоры подряда на строительство, реконструкцию и ремонт объектов
	Паспорта транспортных средств	До списания транспортных средств
	Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии, ремонте и списании транспортных средств		* После списания транспортных средств
	Переписка управления об административно-хозяйственной деятельности
	Карточки учета материальных ценностей у работников управления		* После списания материально-имущественных ценностей. При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Акты, справки об уничтожении печатей, штампов		* При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков – пост.
	Журнал оттисков печатей и штампов
	Журнал учета выдачи печатей и штампов, ключей



	15. Информационно-техническое обеспечение деятельности и защита информации

	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области по вопросам использования технических и программных средств, организации автоматизированного информационного обмена		* После замены новыми
	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области по вопросам информационной безопасности и защиты информации		* После замены новыми
	Положение об организации информационной безопасности управления
	Перечень сведений конфиденциального характера*
	Технический паспорт на защищаемое помещение*		** После ликвидации здания, списания оборудования
	Документы (акты, протоколы, справки) о проверках обеспечения защиты информации
	Переписка по вопросам защиты информации
	Протоколы приема-передачи данных на электронных носителях
	Журнал учета доступа к информационным ресурсам, содержащим сведения, составляющие служебную тайну*	62к ПД МНС



	16. Социально-бытовое и медицинское обеспечение


	Положение о комиссии по социальному страхованию
	Протоколы заседаний комиссии по социальному страхованию		* При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Документы (списки, справки, ведомости, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании, отдыхе работников управления и членов их семей





	17. Деятельность профсоюзной организации

	Протоколы профсоюзных собраний, заседаний профсоюзного комитета, документы к ним
	Документы (справки, акты, докладные записки, заявления, переписка и др.) об осуществлении профсоюзной деятельности
	Ведомости учета членских взносов



	18. Архив

	Нормативные и методические документы (правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации) по организации делопроизводства и архивного дела, присланные для сведения
	Положение об архиве, экспертной комиссии управления
	Инструкция управления по делопроизводству
	Протоколы заседаний экспертной комиссии управления
	Документы (справки, акты и др.) о проверке состояния делопроизводства и условий хранения документов в архиве управления
	Номенклатура дел управления
	Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния приема и передачи, выделения документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов,)		* При ликвидации управления передается на государственное хранение
	Описи дел постоянного хранения управления
	Описи дел по личному составу управления		* После уничтожения дел
	Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения		* После уничтожения дел
	Журнал регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
	Книга (журнал) учета выдачи дел во временное пользование



Составитель: Ведущий специалист Управления архивами Свердловской области






СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области от 01.01.2001 № 14

Приложение 1

Формат А4 (210х297)

Форма номенклатуры дел организации

Приложение 2

Формат А4 (210х297)

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Огромное значение в организации хранения документов играет номенклатура дел. Ее составление и оформление в организации является обязательным и необходимым для дальнейшего хранения дел. В данной статье мы рассмотрим, как должна оформляться номенклатура дел в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

как составить номенклатуру дел организации;
- номенклатуру дел коммерческой организации;
- номенклатуру дел бюджетной организации;
образцы номенклатуры дел в 2017 году.

Составление номенклатуры дел организации

Номенклатура дел образец

Как известно, документы в дела должны группироваться по одному виду (вопросу) и с одинаковыми сроками хранения. В этом вопросе номенклатура дел представляет собой своеобразный справочник, классифицирующий состав дел и их сроки хранения.

Иначе говоря, номенклатура дел содержит перечень заголовков дел, составленных в организации, и их сроки хранения . С помощью номенклатуры можно заранее определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ, что во многом упрощает дальнейшее составление дел. Однако это не единственное практическое использование номенклатуры. Ее наличие в организации необходимо для разных целей.

Используется для систематизации документов при составлении дел. При этом речь идет не только о бумажных документах, но и об электронных , которые также можно систематизировать при организации электронного хранения с помощью номенклатуры.
Для проведения первичной экспертизы ценности документов. При предварительном оформлении документов в дела с помощью номенклатуры дел отмечается его срок хранения (в соответствии со сроком, указанным в номенклатуре). Это во многом помогает избежать группировки в дело документов с разными сроками хранения, а, следовательно, упрощает и последующую процедуру экспертизы ценности документов.
Служит примером для составления регистрационного номера документа. Так как номенклатура содержит индексы всех дел, то, по предварительной оценке, можно определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ. Это означает, что при присвоении регистрационного номера документу уже можно использовать индекс дела, указанный в номенклатуре.
При изучении структуры организации выступает в качестве справочного материала.
Является основой для составления описей дел (постоянного срока хранения и временного не менее 10 лет), а также является в делопроизводстве основным документом учета.
Применяется в качестве основного учетного документа для де с временным сроком хранения (до 10 лет включительно).
Может использоваться для создания схемы картотеки для систематизации исполненных документов.

Как вы успели заметить, номенклатура дел носит большое практическое значение и переоценить ее важность просто невозможно. Именно этот документ является основой для правильного составления и оформления дел и их дальнейшего хранения.

Виды номенклатуры

Также необходимо понимать, что номенклатура дел бывает трех видов:

типовая;
примерная;
индивидуальная.
сводная

Типовая номенклатура

Является нормативным документом и определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях.

Примерная номенклатура

Как правило, типовая и примерная номенклатура разрабатываются вышестоящими организациями для своей подведомственной сети. Это во многом помогает создать упорядоченный и одинаковый процесс составления и оформления дел во всех филиалах.

Индивидуальная номенклатура

Разрабатывается в каждой организации самостоятельно с учетом примерной и типовой номенклатур . При создании индивидуальной номенклатуры следует:

перенести заголовки дел, указанные в примерной или типовой номенклатурах, которые планируется завести в данной конкретной организации с учетом ее вида деятельности;
перенести сроки хранения дел (без изменений), которые также указаны в типовой или примерной номенклатурах.

Сводная номенклатура

Сводная номенклатура дел организации (объединяющая номенклатуры структурных подразделений) составляется на основе всех номенклатур структурных подразделений, которые были предварительно утверждены архивариусом или руководителем архива, а также соответствующим руководителем подразделения.

Следует понимать, что сводная номенклатура дел организации отображает все дела, заводимые в организации и сроки их хранения. Данная номенклатура должна оформляться на бланке организации и визироваться несколькими сотрудниками:

руководителем архива (лицом, ответственным за архив);
лицом, ответственным за делопроизводство в организации (чаще всего это секретарь);
экспертной комиссией организации;
руководителем организации.

Состав документов

Составляется номенклатура дел организации 2017 (образец представлен ниже) с учетом состава и содержания документации, образующейся в процессе осуществления деятельности организации. К таким документам относятся:

устав организации;
устав или положение о структурных подразделениях;
штатное расписание;
номенклатура дел за прошлый год;
описи дел постоянного и временного хранения (более 10 лет);
регистрационные формы;
типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения документов;
типовые и примерные номенклатуры дел.

Образец номенклатуры дел организации 2017

Номенклатура дел оформляется в виде таблицы с пятью столбцами.

Индекс дела.
Заголовок.
Количество единиц хранения.
Срок хранения (номер статей согласно перечню).
Примечание.

Столбец «Примечание» необходим для внесения отметок о переходящих, делах, о дате их заведения, выделения к уничтожению, передаче в другую организацию и т.д.

На заметку! Номенклатуру дел следует составлять каждый год в последнем квартале и вводить в действие с начала нового календарного года.

Номенклатура дел коммерческой организации

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать, в какой организации она разрабатывается. В том случае, если компания является коммерческой, не выступает источником комплектования государственных и муниципальных архивов, а также не имеет в своем капитале доли, принадлежащей государству (более половины), то процедура составления номенклатуры значительно упрощается.

Номенклатуры дел, составленные в коммерческих организациях, не подлежат обязательному утверждению государственным или муниципальным архивом, а также не требует согласования каждые 5 лет.

Главная » Преступления » Перечень статей номенклатуры дел на год. Номенклатура дел организации