Почему опасно подписывать соглашение на использование и обработку персональных данных в России? Брать ли согласие с работника на обработку его персональных данных.
Заключая трудовой договор, каждый работодатель получает доступ к сведениям, относящимся к уникальным. Эти сведения содержатся в следующих документах:
- паспорт;
- военный билет (для военнообязанных);
- свидетельство ИНН;
- страховое свидетельство;
- документы об образовании;
- водительское удостоверение или документы на машину (при необходимости);
- медицинская справка о прохождении медицинского осмотра.
Персональные данные – это любая информация, которая относится к определенному или определяемому на основании этой информации лицу.
Таким образом, получая доступ к этой информации и согласно правилам, установленным ФЗ от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» , соблюдать защиту персональной информации о сотрудниках обязаны все организации, в которых есть хотя бы один работник.
Внимание! Согласие на обработку составляется сотрудником отдела кадров при приеме соискателя на работу.
Кто заполняет?
А вот заполняется согласие исключительно соискателем. Ведь именно его персональные сведения предстоит хранить работодателю и использовать только в служебных целях. Такое заявление подается как в письменном, так и в электронном виде, заверенное электронной подписью.
Согласие в письменной форме гражданина РФ на обработку его персональных данных должно включать:
Такое заявление пишется в свободной форме. В нем необходимо потребовать прекратить сбор, обработку, использование и хранение сведений и уничтожить всю информацию о подчиненном. Можно сослаться на закон № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22 . Такое заявление должно быть удовлетворено не позже, чем через месяц после подачи. Правда в этом случае работодатель имеет право прекратить действие трудового договора с этим работником.
Правила
Согласие пишется в произвольной форме или по заранее распечатанному шаблону, который разработан отелом кадров организации. Заявление должно содержать следующие разделы:
- наименование организации-работодателя и сведения о руководителе;
- где и когда составлен документ;
- установочные данные работника (ФИО, данные паспорта и адрес места жительства).
- какой именно уникальной информации касается документ;
- в каких целях собирается и хранится информация и что именно с ней можно делать;
- срок его действия и возможность отзыва сотрудником.
Обязательно ставится отметка о том, что данные даются сотрудником добровольно и документ написан без принуждения.
Пошаговая инструкция
Заполнение заявления начинается с верхней левой части.
В этом месте указывается должность руководителя и наименование компании, а также личные данные руководителя, на имя которого подается документ. Чуть ниже, посередине листа указывается наименование заявления.
Ниже, соискатель от своего имени расшифровывает свою фамилию, имя и отчество. Здесь же указывается полный адрес регистрации, сведения документа, удостоверяющего личность. В них должны войти серия и номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ.
Внимание! После ссылки на закон сотрудник дает разрешение на обработку. При этом в обязательном порядке должны быть указаны наименование и адрес субъекта, который обязуется хранить и использовать сведения сугубо в служебных целях.
Здесь же указывается цель обработки (например, для перечисления заработной платы на карту). Можно указать на какие именно данные дается согласие на обработку. Лучше перечислить их в виде перечня.
Ниже указывается срок, в течение которого согласие будет действительно. Еще ниже обязательно указывается строка, предусматривающая возможность отзыва работником этого документа. В самом низу страницы сотрудник указывает дату составления документа, подпись и свою должность (в случае, если это не соискатель).
Заключение
Такой документ, как «Согласие на обработку персональных данных» дается соискателем в первую очередь для того, чтобы защитить его личную информацию.
В случае если работодатель допускает разглашение личных сведений о своих сотрудниках третьим лицам без предварительного одобрения, предусмотрена как административная, так и уголовная ответственность. На должностное лицо может быть наложено наказание в виде штрафа, выплаты компенсации пострадавшему лицу, так и лишение свободы сроком до 5 лет.
При заключении трудового договора с сотрудником необходимо оформить согласие сотрудника на обработку персональных данных. В какой форме его составить? Читайте в статье.
Вопрос: С 01 июля 2017 года при заключении трудового договора требуется ли письменное согласие работника на обработку персональных данных?
Ответ: Да, нужно.
Обработка персональных данных возможна только с письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением отдельных случаев, когда такая обработка возможна и без их согласия ().
Отказ исполнителя давать такое согласие, это не является препятствием для заключения договора.
Обрабатываем персональные данные, принимая на работу
Работа с персональными данными сотрудников начинается до момента приема на работу. С какими локальными актами по персональным данным ознакомить нового сотрудника? Как получить его согласие на обработку персональных данных? Когда его можно не получать? Что делать, если сотрудник отказался дать согласие? Подскажем, как соблюсти все требования закона, принимая нового работника.
Какие документы содержат персональные данные сотрудников
Персональные данные есть во всех документах, которые работодатель получает от сотрудника на этапе приема на работу. По общему правилу, это паспорт, трудовая книжка, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, диплом и военный билет (ст. 65 ТК РФ). Требовать другие документы работодатель может, только если это прямо установлено законом. Например, если работа связана с продуктами питания, сотрудник дополнительно представляет медицинскую книжку (ч. вторая ст. 213 ТК РФ, ст. 34 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ). При этом он может добровольно представить свидетельство о присвоении ИНН, справку 2-НДФЛ, справку о сумме заработка для расчета больничного. Везде будут персональные данные работника.
Единого перечня сведений, которые относят к персональным данным, ни Трудовой кодекс , ни Закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ (далее - Закон № 152-ФЗ) не содержат. Такими сведениями считают информацию, на основании которой можно идентифицировать работника. Например, Ф.И.О., место жительства, паспортные данные, сведения об образовании, квалификации и стажировке, размере заработка, предыдущей трудовой деятельности, фотография или видеозапись с участием сотрудника и др.
Если работник не согласен на обработку персональных данных, разъясните последствия
Объясните работнику, что без его согласия нельзя оформить полис ДМС, поздравить с днем рождения, сделать подарки детям на праздники, использовать его Ф.И.О. при создании адреса электронной почты, на визитках, размещать информацию на портале компании. Как правило, при таких аргументах сотрудники меняют позицию и дают согласие на обработку данных.Работодатель вправе обрабатывать персональные данные сотрудника без его согласия при условии, что их объем не превышает установленный законом. Например, чтобы исполнять условия трудового договора. Без согласия сотрудника можно обрабатывать его персональные данные в случаях, которые предусматривает коллективный договор, локальные акты работодателя, принятые в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса.
Когда ознакомить нового сотрудника с Положением о персональных данных
Ознакомьте будущего сотрудника с Положением о персональных данных до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Подтвердить, что работник прочитал Положение, можно его подписью:
- в тексте трудового договора;
- в листе ознакомления с Положением о персональных данных;
- в журнале ознакомления с локальными актами.
Положение о персональныхданных - это локальный нормативный акт, который обязательно должен быть в организации (ст. 87 ТК РФ). Иначе компанию могут привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
Если в организации нет Положения о персональных данных, разработайте его, утвердите и ознакомьте всех работников под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ). Закрепите в нем порядок хранения и обработки персональных данных, условия доступа к ним, права и обязанности сотрудника и работодателя (как избежать ошибок в Положении о персональных данных, читайте в статье "Три дня до проверки ГИТ, или Как кадровики готовились к встрече инспектора").
Какие документы нужны для обработки персональных данных
Для того чтобы обрабатывать персональные данные, вам потребуется ряд документов. Например, согласие на обработку персональных данных, обязательство об их неразглашении и уведомление о получении персональных данных у третьей стороны.
Согласие на обработку персональных данных.
Разработайте форму такого согласия. В тексте документа укажите действия, которые работодатель будет совершать с персональными данными работника, объем обрабатываемых сведений (ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Сотрудник подписывает согласие до заключения трудового договора (образец ниже). Получить согласие нужно, если:
- запрос информации о сотруднике поступил от сторонней организации;
- работодатель направляет запросы в другие организации;
- работодатель обрабатывает сведения о включенных в кадровый резерв;
- обработка персональных данных родственников сотрудника превышает установленный объем (данных требуется больше, чем указано в личной карточке).
Согласие работника на предоставление персональных данных должно быть добровольным. Принимая решение о предоставлении данных, работник дает согласие на их обработку. При этом закон устанавливает случаи, когда оно не нужно (схема ниже).
Если соискатель разместил резюме в сети Интернет, то согласиена обработку персональных данныхполучать не нужно. Он сам сделал их доступными неограниченному кругу лиц.
Персональные данные можно передать в банк для начисления заработной платы, не получая разрешения сотрудника, когда (разъяснения Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.):
- договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в тексте есть положения, которые предусматривают передачу данных;
- у работодателя есть доверенность и он вправе представлять интересы работника при заключении договора с кредитной организацией;
- форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре.
Обязательство о неразглашении персональных данных. Такое обязательство должен оформить каждый сотрудник, который имеет доступ к персональным данным других работников (образец ниже). Закон запрещает таким сотрудникам разглашать сведения, которые стали им известны в связи с выполнением трудовых обязанностей. Прежде всего речь идет о работниках отдела кадров и бухгалтерии. Если они допустили огласку персональных данных, их можно привлечь к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения (подп. «в» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ, п. 43 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).
Согласие на обработку персональных данных – это документ, которым гражданин предоставляет разрешение заинтересованным лицам на сбор, обработку и использование личных сведений о себе.
Документ гарантирует человеку, что информация о нем будет использована только в установленных законом целях и защищена от неправомерных действий со стороны третьих лиц.
С какого числа и года подписывать документ обязательно?
Правовые основы обращения с персональными сведениями введены ФЗ №152 от 27.07.2006г . «О персональных данных». С его вступлением в силу 30 января 2007 года возникла обязанность по получению согласия.
В законе определены условия и принципы получения данных. Устанавливается общий запрет на обработку сведений без согласия субъекта. Только с момента предоставления согласия на их обработку, заинтересованные лица получают к ним доступ.
Обязан ли гражданин давать разрешение?
Согласие на обработку персональных – это волеизъявление, которое является четким и информативным , позволяющим определенно установить намерение лица на передачу данных о себе. Это решение является добровольным, субъект принимает его лично.
Принуждение или дискриминация не допускается. От субъекта зависит, подписывать документ или нет. Он же определяет, какой объем информации готов предоставить о себе. Согласие выражается как в устной форме, так и в письменном виде.
Данные разделяются на следующие категории:
- общедоступные , которые включают в себя анкетные сведения (фамилия, имя, отчество, год, рождения, адрес и т.д.);
- биометрические – сведения, которые содержат физиологические и биологические признаки человека, по которым можно установить его личность;
- специальные – включают в себя информацию о национальной, расовой принадлежности, политические взгляды, религиозные убеждения, сведения о состоянии здоровья, интимной жизни.
Зачем оно требуется?
Носителем персональных данных является гражданин, с которым у организации могут быть заключены :
Обработка персональных данных физических лиц, с которыми у организации заключен договор, может проводится без их согласия, при условии:
- если они не будут передаваться третьим лицам;
- будут использоваться только в целях исполнения заключенного договора.
На это указывают нормы ст. 6 Закона «О персональных данных» . В случае, если с физическим лицом договор не заключен, или предусматривается передача личной информации о нем третьим лицам, получение согласия на их обработку обязательно.
Когда оформляется?
При трудоустройстве гражданин предоставляет работодателю перечень документов, предусмотренных трудовым законодательством . Некоторые из них, такие как паспорт, СНИЛС, ИНН содержат общедоступные сведения. Другие, такие как, справка о состоянии здоровья и справка о наличии (отсутствии) судимости содержат специальные и биометрические данные.
При приеме на работу предоставление согласия на обработку персональных данных обязательно по следующим причинам:
- трудовой договор еще не заключен;
- соискателем предоставляются сведения, согласие на предоставление которых в силу закона оформляется в письменном виде.
При приеме на работу, до заключения трудового договора, человек помимо заявления о приеме на работу подает согласие на обработку персональных данных.
В отсутствие работника работодатель не сможет получить и хранить копии представленных при приеме на работу документов, содержащих в себе информацию, не требующуюся для исполнения трудового договора. Например, информацию о месте рождения или копию паспорта.
Также работодатель не имеет права обрабатывать контактную информацию работника: номер телефона или адрес электронной почты . Такие данные не нужны для исполнения договора.
Когда в нем нет необходимости?
Действующим законодательством предусмотрены случаи, когда предоставление согласия не нужно:
Последствия отказа
В любое время работник или лицо, давшее согласие на обработку данных имеет право отозвать его обратно или предоставить отказ от подписи такого документа. В этом случае предприятие или организация, уже обладающая ими обязана уничтожить всю имеющуюся информацию о работнике и прекратить передачу и сбор сведений о нем.
Если гражданин предоставляет отказ от предоставления сведений до заключения с ним договора, то это станет препятствием для приема на работу. Так как работодателю для оформления контракта и кадровых документов необходимо заполнить информацию о работнике.
В случае если работник предоставляет отказ после заключения договора, работодатель не вправе использовать сведения, не касающиеся непосредственно исполнения договора. При отказе невозможно будет хранить копии документов, использовать контактные данные сотрудника
.
Формальная фраза бланка о праве отозвать согласие на обработку персональных данных ничего не решает, поскольку оператор к моменту отзыва уже имеет возможность использовать свои полномочия в полном объеме.
Сведения о человеке, которые относятся к нему лично, охраняются законом. Для получения, использования и передачи их третьим лицам требуется получить согласие гражданина на обработку персональных данных. Действующим законодательством определены случаи, когда оно должно быть в обязательном порядке. Последствия отказа от дачи согласия могут наступить как для самого субъекта, так и для организации, получившей отказ.
