Как восстановить трудовую книжку: пошаговая инструкция. Как можно самостоятельно восстановить трудовую книжку, если она утеряна Восстановление потерянной трудовой книжки

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником или работодателем?

Подается заявление на имя руководителя предприятия, стаж подтверждается справками с других рабочих мест, из Пенсионного фонда или из архива, по этим сведениям, формируется дубликат.

Вопрос «как восстановить трудовую книжку, если она утеряна» интересен всем, кто сталкивался с такой ситуацией.

Она относится к бланкам строгой отчетности, поэтому к ее восстановлению нужно подходить серьезно.

Сама процедура зависит от того, кто ответственен за потерю.

На самом деле восстановить утерянную трудовую книжку можно, хотя это и потребует определенных усилий.

Восстановление трудовой книжки: с чего начать

В самом начале нужно установить, по чьей вине произошла пропажа. Это может быть ответственность:

• работодателя;
• работника.

На самом деле, этот документ может находиться либо у работодателя (после официального трудоустройства), либо на руках у гражданина (если он еще не нашел подходящий вариант).

Соответственно и за потерю отвечает одна из сторон.

Со дня трудоустройства гражданина ответственность за хранение трудовой книжки целиком переходит на работодателя (организацию либо индивидуального предпринимателя).

Если он виновен в утере документа, то и восстановлением будет заниматься он сам.

Однако трудовая книжка может потеряться и у самого работника. Тогда восстановить записи придется ему.

В такой ситуации предыдущий работодатель может оказать ему содействие.

Когда произошла утеря трудовых книжек в массовом масштабе (например, после стихийного бедствия) информация будет заново собираться уполномоченной комиссией.

В ее число входят представители государственных органов, работодатели, члены профсоюзов.

Как восстанавливают информацию о стаже

Создавать дубликат книжки приходится не всегда. Если суммарный стаж составляет менее трех месяцев, по статье 65 Трудового Кодекса ему просто выдают новый экземпляр.

Для этого сотрудник пишет работодателю заявление, и получает документ.

Однако, когда у гражданина большой стаж, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи? В такой ситуации создается дубликат.

Производится это также по заявлению на имя работодателя. Сбором сведений будет заниматься лицо, ответственное за утерю документа.

Самостоятельно проставлять отметки в трудовую книжку запрещено, это расценивается как подделка документов.

Важно: новая книжка выдается в течение 15 суток со времени подачи заявления.

Когда речь идет о трудовых книжках, восстановление – не совсем точное определение для этой процедуры.

Согласно нормативным актам, такой бланк строгой отчетности не подлежит восстановлению, можно только подготовить дубликат.

Он понадобится для предъявления в Пенсионный фонд для расчета стажа и в другие организации.

Способы создания дубликата трудовой книжки

Можно восстановить утерянную трудовую книжку следующими способами:

• подготовить заявление на имя работодателя;
• пойти в Пенсионный фонд;
• запросить в Государственном архиве;
• подать заявление в суд;
• пойти в специализированную фирму;
• собрать справки самостоятельно.

Даже если за утерю ответственен сам сотрудник, он может обратиться к работодателю за помощью.

Если такое случилось по вине последнего, оказать содействие – его обязанность.

Когда за восстановлением трудовой книжки гражданин обратился в организацию, предыдущим работодателям направляется запрос.

В ответ они посылают справки с обозначением продолжительности работы и занимаемой должности на данном предприятии.

Как быть при ликвидации предприятия-работодателя

Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку, если предприятие-работодатель было ?

Даже если организация прекратила свою работу, и ответственные за деятельность сотрудников отсутствуют, ситуация не безвыходная.

Важно: для получения информации, потребуется обратиться в суд, в архив или в отделение Пенсионного фонда .

Первый вариант в такой ситуации – пойти за справкой в архив. Там хранятся сведения о стаже работника и занимаемой должности, реквизитах документов, на основании которых ставились отметки в трудовую книжку.

Взять сведения из архива непросто, на это может уйти вплоть до нескольких месяцев.

Проще пойти за справкой в отделение Пенсионного фонда. Там надо лишь оставить запрос и дождаться ответа.

Следующий вариант – обращение в суд. Оттуда будут посылаться запросы в другие государственные органы.

В качестве свидетелей привлекаются работники ликвидированного предприятия, чтобы подтвердить его существование и факт работы на этом месте.

Однако в суд обращаются только в тех случаях, когда других возможностей восстановить записи не остается.

Как происходит восстановление трудовой книжки через суд

Иногда получить информацию через архив не удается: сведения отсутствуют или к ним нет доступа.

Чтобы подтвердить факт трудовой деятельности в такой ситуации, приходится обращаться в суд.

Этот вариант потребует больше времени, но считается самым надежным.

Для установления факта работы на предприятии используются следующие методы.

1. Отправка запросов предыдущим работодателям.
2. Приглашение свидетелей для дачи показаний.

Суд будет отправлять запросы как прошлым работодателям, так и в другие государственные инстанции.

Ответные справки позволят подтвердить факт работы гражданина на конкретном месте и установить продолжительность.

Интересно, что на судебные запросы ответы приходят быстрее, чем на заявки от других организаций.

Поэтому в ряде случаев стоит обратиться в суд для получения дубликата.

Если предприятие было ликвидировано (в том числе имеется в виду ), в идеале приглашаются бывшие сотрудники.

Они подтверждают, что организация действительно существовала, и гражданин занимал одну из должностей. Помочь может также и , в котором может быть упомянут сотрудник.

Отправка заявления в Пенсионный фонд

Решая, как восстановить утерянную трудовую книжку в РФ, можно выбрать вариант визита в отделение Пенсионного фонда.

Чтобы восстановить утерянную трудовую книжку через Пенсионный фонд, нужно приложить подтверждающие документы. В перечне можно отметить:

• трудовые договора с предыдущих мест работы (в письменном виде, с и подписью работодателя);
• справки, фиксирующие, что гражданин действительно работал на этом месте (могут выдаваться как работодателем, так и другими уполномоченными организациями);

• внутренние документы предприятия, например, выписки из распоряжений и ведомости по зарплате;
• справки из банка о движении денег на счете, на который поступала заработная плата.

При наличии необходимых документов в отделении Пенсионного фонда будет создан дубликат.

Можно оставить запрос на получение данных при личном визите или отправить по почте в виде заказного письма.

Когда он будет получен Пенсионным фондом, в течение 10 дней гражданину выдается справка о трудовом стаже, рабочих местах и сроках пребывания на них.

При этом не требуется вносить оплату.

Стоит заметить, что такая система функционирует недавно. Обращаться в Пенсионный фонд лучше, если нужны сведения по последним годам.

В базе может не быть полной информации о конкретном работнике.

Получение справки из архива

Еще один вариант получить справку со сведениями о местах работы – пойти в Государственный архив, расположенный по адресу их регистрации.

Гражданину следует оставить письменный запрос. В ответ выдается справка с данными о сроках и местах работы.

Как написать заявление при восстановлении через предприятие

Когда трудовая книжка утеряна по вине самого работника, для оформления дубликата готовят заявление. Бланк оформляется в кадровом отделе.

Важно: если утеряна трудовая книжка безработным гражданином, ему следует отправиться на предыдущее место работы.

В заявлении прописывается просьба удержать из заработной платы сумму, равную стоимости нового бланка.

1. Документ составляется от лица сотрудника.
2. Адресуется либо организации, либо ее руководителю.
3. В шапке прописывают название компании, местонахождение, ФИО руководителя и заявителя.
4. По центру ставят наименование документа.
5. В основной части прописывают, по какой причине требуется дубликат (ввиду утери, кражи и так далее).
6. В конце ставится дата составления бланка и личная подпись заявителя.

Если заявление поступило от гражданина, уже уволившегося с этого предприятия, следует дополнительно вписать свой номер телефона или адрес электронной почты.

Тогда с ним можно будет связаться и известить о готовности дубликата.

Унифицированной формы для написания такого заявления нет.

Однако допускается, чтобы предприятия сами устанавливали фирменные бланки для заполнения.

Если же установленные руководством рамки отсутствуют, документ можно оформить в произвольном виде.

Заявление можно напечатать на принтере или написать от руки. Нужно составить простой и понятный текст.

При заполнении документа следует избегать помарок и исправлений.

Как зафиксировать подачу заявления

Когда утеря произошла по вине работника, ему придется самому собирать необходимые справки. Их названия следует перечислить в заявлении.

Также стоит зафиксировать факт подачи запроса. Сделать это можно одним из нижеперечисленных способов.

1. При личной передаче бланка, можно попросить ответственного работника вручить расписку в получении.
2. При отправке почтой, выбрать заказное письмо с уведомлением.
3. При передаче через посредника – поручить ему взять документ, подтверждающий принятие заявления.

Запросить создание дубликата трудовой книжки можно только в письменном виде.

Как быть, если трудовая книжка утеряна работодателем

Бывают случаи, когда даже важные бланки теряются по вине работодателя.

Это может произойти в результате стихийного бедствия или невнимательности ответственных сотрудников.

Для воспроизведения документов собирается комиссия, которая устанавливает причины утери трудовых книжек и оформляет результат в виде акта. Затем будет выдан дубликат.

Сотруднику нужно лишь подать заявление.

Получать справки с предприятий, где он раньше числился, или приобретать бланк самостоятельно от него не требуется.

Новая книжка выдается в течение 15 дней.

Когда руководитель не планирует восстанавливать документацию, которая была утеряна по его вине, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию, а затем в суд.

При нежелании руководства и ответственных лиц работать с документами, на них может быть наложен штраф:

• 1-5 тысяч для должностных лиц;
• 30-50 тысяч для юридических лиц.

Помимо создания дубликата трудовой книжки, утерянной по вине работодателя, сотрудник вправе требовать возмещения ущерба.

Сумма за день может составлять среднедневной заработок.

Восстановление книжки при наличии копии

Возникают ситуации, когда трудовая книжка теряется при перемене рабочего места.

При этом, на руках у гражданина остается ксерокопия. Ответ на вопрос «можно ли восстановить трудовую книжку» зависит от того, заверена ли эта копия.

Важно: заверение осуществляется уполномоченными лицами, в числе которых кадровые работники и главный бухгалтер. На такой копии стоит печать.

Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи на основании заверенной копии?

Нужно подойти с этим бланком на прошлое место трудоустройства и оставить заявление на восстановление, о котором говорилось выше.

При наличии заверенной копии, дополнительно собирать справки не потребуется.

Как можно восстановить утерянную трудовую книжку, если копия не была заверена? В алгоритме этой процедуры будет ряд отличий:

• понадобится собирать справки с предыдущих мест работы;
• наличие дат и другой уточняющей информации упрощает создание дубликата.

Таким образом, восстановить утерянную трудовую книжку возможно, и при наличии копии сделать это легче.

Какие данные вносятся в дубликат

Заслуживает внимания не только вопрос «где восстановить трудовую книжку», но и перечень сведений, которые будут содержаться в дубликате.

Получить выписки по всем приказам, повышениям зачастую не представляется возможным.

В обязательном порядке в дубликат вносят следующие сведения:

1. Стаж работника до оформления на новом рабочем месте (суммарный либо непрерывный).
2. Поощрения и трудовая деятельность на последнем рабочем месте, зафиксированном в бланке строгой отчетности.

Суммарный стаж составляет общее время работы, указанное с точностью до дней.

При этом, не уточняются промежутки работы в разных организациях и занимаемые должности.

Чем отличается заполнение оригинала и дубликата

В оригинал информация вносится на основании приказа.

Отличие заполнения дубликата состоит в том, что здесь в качестве источника выступает другой документ (справка и тому подобное).

Относительно каждого места работы, в дубликат вносят следующие сведения:

• дата оформления на новую должность;
• наименование компании;
• должность работника, его профессия и, при необходимости, квалификация;
• данные о переводах между отделами (при наличии);
• причина и день увольнения;
• реквизиты документа, на основании которого вносятся эти сведения (его название, дата и номер).

Чтобы восстановить данные, нужно получить подтверждающие справки с предыдущих рабочих мест и передать их работодателю на текущем месте.

Информация из этих справок в хронологическом порядке переносится в бланк строгой отчетности.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки

Заполнять дубликат нужно, ориентируясь на установленные правила.

1. Для записей лучше всего подойдет шариковая ручка с пастой синего, фиолетового или черного цвета. Важно, чтобы она была устойчива к воздействию влаги и света. Тогда сделанная запись сохранится четкой надолго.
2. Информацию записывают без использования сокращений.
3. В России трудовые книжки ведутся на русском языке, этого правила также стоит придерживаться при создании дубликата.

При восстановлении, нужно четко следовать правилам оформления бланков строгой отчетности.

Требуется соблюдать порядок внесения записей и предоставлять достоверные сведения.

Что делать в случае порчи документа

Случается и так, что трудовая книжка повреждается. Здесь также стоит заняться созданием дубликата.

В Пенсионном фонде и прочих государственных органах не принимают документы в ненадлежащем виде.

Поэтому делать новый экземпляр обязательно.

Дубликат готовится следующим образом:

1. В новый бланк переносится информация, которую легко прочитать по испорченному экземпляру.
2. Те сведения, которые прочесть невозможно, подтверждаются справками с места работы.
3. В дальнейшем старую трудовую книжку сохраняют, а на первой странице делают запись о том, что оформлен дубликат.

После замены бланка, первая трудовая книжка служит в качестве документа, подтверждающего его законность.

Что делать пенсионеру при утрате трудовой книжки

Так как пенсионеру восстановить утерянную трудовую книжку нужно при устройстве на работу, алгоритм действий в данном случае не отличается.

Ему также следует заполнить заявление и представить его работодателю на последнем предприятии.

Кто выступает в роли заключительного нанимателя?

1. Если непосредственно перед утратой документа гражданин заключил договор с работодателем (к примеру, ), он и будет считаться последним.
2. Если на день утери книжки пенсионер был безработным, то за восстановлением ему нужно обратиться к прежнему нанимателю.

Перед тем как восстановить утерянную трудовую книжку пенсионеру, работодатель принимает от него заявление.

Также гражданин представляет оригиналы документов, подтверждающих его рабочий стаж.

Дубликат формируется в течение 15 рабочих дней. В него вносятся сведения о суммарном и непрерывном стаже и подробности трудовой деятельности на последнем месте, в том числе информация о поощрениях.

Еще одна ситуация, которая может встретиться на практике: работающему пенсионеру нужно предъявить оригинал трудовой книжки в Пенсионный фонд для назначения начислений.

Стоит отметить, что такое требование считается необоснованным.

Здесь работодатель может выдать сотруднику трудовую книжку под роспись.

Но даже в таком случае он остается ответственным за ее сохранность.

Важно: работодатель отвечает за хранение трудовой книжки до тех пор, пока продолжаются трудовые отношения.

Новые книжки выдаются в случае оформления на работу граждан стран СНГ.

Трудовой стаж учитывается и на российской территории. Однако иностранным гражданам следует получить трудовую книжку РФ.

Исключение составляют лишь те работники, у которых на руках бланк по форме 1974 года.

Типовые ошибки, встречающиеся в заполнении трудовых книжек

Во время оформления трудовых книжек нередко допускаются типовые ошибки.

Однако при назначении пенсии эти неточности становятся причиной затруднений.

1. Печать о приеме на работу (либо об увольнении) отсутствует или плохо просматривается.
2. В отметке о приеме на работу не прописано наименование организации или занимаемая должность.
3. Несоответствие между указанным наименованием организации и ее названию в печати рядом с записью об увольнении. Встречается при реорганизации компаний, когда пометки о переименовании не были своевременно внесены.
4. Некоторые данные исправлены, при этом отсутствует заверение в установленном порядке.
5. Титульный лист не содержит полной информации об изменении ФИО. Чтобы внести поправки, приводят реквизиты документа-основания, дополнение заверяют печатью организации, его подписывает работодатель.
6. Не заполнена одна из граф книжки, например, не указано, на основании какого документа внесена отметка о принятии/увольнении.
7. Повреждение записей ввиду неправильного хранения документации.

Важно учитывать, что при увольнении, отметка в трудовой книжке утверждается уполномоченным лицом и печатью.

Если запись ставится в отделе кадров, заверять ее будет начальник и ставиться должна печать отдела кадров.

Если же отметка ставится руководителем, то используется печать организации.

Чтобы исправить информацию в трудовой книжке, затрагивающую период работы, следует представить справку из организации или из архива, подтверждающую внесение изменений.

Если предприятие не ликвидировано, поправки возможны путем дополнений, оформленных в соответствии с инструкцией.

Когда изменения связаны с реорганизацией предприятия и переменой названия, требуется сослаться на фиксирующую этот факт справку.

Другие возможности подтвердить трудовой стаж

Если утеряна трудовая книжка, и восстановить записи (или их часть) не удалось, для подтверждения стажа могут приниматься другие бумаги. К их числу относятся:

• трудовой договор в письменном виде;
• справки от работодателей;
• справки из архивов;
• выписки из приказов;
• сведения по лицевым счетам.

Таким образом, можно восстановить утерянную трудовую книжку и воссоздать в дубликате наиболее важные отметки.

В новом бланке будет отражен суммарный стаж, подробности работы и поощрения на последнем рабочем месте.

Для восстановления потребуется представлять справки от прошлых работодателей, а при необходимости – из архива или Пенсионного фонда.

Что делать, если вы потеряли трудовую книжку?

Когда нужно собрать информацию о своем опыте работы, многие встают перед вопросом, где находится архив трудовых книжек . Наша консультация поможет найти истинный путь.

Особое место

Согласно действующему законодательству о делопроизводстве, каждая организация должна иметь свой архив. Помимо прочего, он включает и архив трудовых книжек . Как вариант, он может быть размещен в вышестоящей структуре (головном офисе).

Что касается частных предпринимателей, то закон требует от них завести специальный несгораемый шкаф, в котором и содержать все архивные материалы.

Имейте в виду: когда по тем или иным причинам трудовые книжки не были востребованы сотрудниками, их держат вместе с остальными книжками в течение 3-х лет до сдачи в архив.

Сотрудник умер

Несколько иная ситуация, когда сотрудника уже нет в живых. Судьбы его трудовой книжки такова: отдать семье умершего на основании документа о факте смерти.

Если же трудовую никто не запросил, ее отправляют в архив трудовых книжек на предприятии (не только в случае смерти сотрудника). Уже там этот документ должен лежать на сохранении минимум 75 лет. Также есть иная точка зрения, что достаточно будет и полвека. А по завершении столь длительного срока книжки решено списывать и утилизировать.

Перетрясти архив трудовых книжек и связанных с ними документов может понадобиться и при оформлении пенсии, даже если книжка на руках. Так, зачастую кадровики забывают указывать номера приказов о взятии на работу/увольнении. Поэтому всегда следите за правильностью и полнотой оформления записей в этих бланках.

На хранении у государства

Бывает, что предприятие, где проходила трудовая жизнь специалиста, давно не существует: реорганизовано, обанкротилось, закрыто собственником. Где находится архив трудовых книжек в этом случае?

Скорее всего, нужно обращаться с Росархив по вашему региону. Но при условии, что у предприятия, где человек трудился, нет правопреемника. Иначе – целесообразнее сделать запрос именно к нему.

Например, в 2016 году больше всего в Росархив поступало запросов, связанных с получением архивных справок о:

• подтверждении трудового стажа;
• размере среднемесячной зарплаты.

Кстати, запрос можно сделать:

1. в режиме онлайн на указанном сайте ведомства (вот адрес его официального сайта – http://archives.ru.);
2. через МФЦ («Мои документы»);
3. через портал гос. услуг – https://www.gosuslugi.ru.

Частично восстановить данные трудовой книжки может помочь Пенсионный фонд, а также суд.

Единственным документом, который может подтвердить где, когда и сколько времени работал человек, является трудовая книжка. В ней указываются совершенно все данные о работе за все время трудовой деятельности. Поэтому к ее заполнению и хранению следует относиться очень ответственно, так как восстановление трудовой книжки при утере очень долгая и трудная процедура.

Кто должен заниматься восстановлением документа?

Как правило, восстанавливается книжка на последнем месте работы. Но тут следует учитывать тот факт, что обязанность появится только после написания заявления о предоставлении дубликата.

Как хитрят работники?

Бывали такие ситуации, когда человека увольняли не по самой приятной статье. Чтобы не получить плохую запись, некоторые ее якобы теряли и обращались за дубликатом не на последнее место работы, а на более раннее.

Кроме этого, о факте утери или порчи документа можно заявить и на новом месте работы, куда вы еще только пришли устраиваться. В таком случае осуществляется восстановление трудовой книжки работодателем.

Почему восстановление возлагается на последнего работодателя?

Несмотря на то что вы наверняка сами потеряли свою трудовую, потому что у работодателя она тщательно и бережно хранилась и он не отдавал ее вам на руки, восстанавливать придется все равно ему. Кроме этого, при нарушении порядка, касающегося сохранности трудовой книжки кадровый работник мог получить дисциплинарное взыскание, которое могло также перейти и в увольнение.

Объяснить такое положение вещей можно двумя основными моментами:

1. Ведение трудовой книжки, а также внесение в нее различных записей, могут делать только люди, обладающие специальными знаниями.

При неправильно внесенной записи могут возникнуть различные неприятные последствия, вплоть до того, что запись посчитают недействительной.

Хотя следует отметить, что и опытные кадровые работники допускают ошибки, которые можно исправить иногда только через суд.

2. Заполняется книжка работодателем лично, если это ИП, или работником кадровой службы, то есть лицом, которое отвечает за то, что пишет в документе. Точно также производится и восстановление записей в документе. На записи также ставится печать и подпись кадровика, что помогает защититься от появления произвольных записей.

Только представьте, какая бы была путаница, если бы работники могли самостоятельно писать что-то в трудовых книжках, как им захочется.

Заявление на восстановление трудовой книжки

Вообще никакой специальной формы для такого заявления не предусматривается, но от его правильности зависят и действия работодателя, то следует сказать о том, как оно составляется, вручается и какие имеет особенности.

Итак, согласно действующим правилам, восстановление трудовой книжки осуществляется на последнем месте работы, и дубликат представляется там же.

Первый абзац, то есть шапка заявления содержит в себе наименование последнего работодателя и от кого подается заявление.

Во втором абзаце указываются основания, на которых гражданин обращается именно в эту организацию – потеря, кража или приведение в негодность.

Нужно ли подтверждать утрату трудовой книжки?

При этом подтверждать потерю трудовой книжки ничем не требуется, да и это невозможно. Но вот при ее порче лучше всего приложить старую книжку к заявлению, отметив в самой форме, что она была передана работодателю.

Что касается кражи, то этот факт лучше всего подтвердить тем, что вы обращались с заявлением в полицию.

По той причине, что бывшему работодателю совсем не захочется заниматься вашими насущными проблемами, третий абзац сможет ему напомнить о том, что по правилам дубликат документа должен быть оформлен и предоставлен на руки работнику через пятнадцать дней со дня обращения.

Чтобы избежать возникновения споров по поводу даты обращения следует написать заявление в двух экземплярах.

Соответственно один передается секретарю или другому уполномоченному должностному лицу, а на второй экземпляр ставится отметка о вручении с обязательным проставлением даты, его нужно оставить себе.

Что делать в случае отказа от проставления отметки?

Если должностным лицом дается отказ на проставление отметки, то тогда заявление в единственном экземпляре отправляется почтой заказным письмом. Также обязательно следует попросить ответное уведомление о том, что письмо было получено адресатом, и опись вложенных документов.

В таком случае срок начнет идти с того момента, как придет на руки уведомление о получении.

Исключение составляет тот случай, когда дубликат делает нынешний работодатель, с которым еще не расторгнут трудовой договор.

В такой ситуации восстановление трудовой книжки может занимать не обязательно пятнадцать дней. Дубликат своего документа вы получите на руки только после увольнения.

Какие документы служат основанием для записей в трудовую книжку?

По правилам ведения данных документов, в дубликатах записи могут совершаться только на основании правильно оформленных документов. К таковым относятся:

• письменный трудовой договор;
• справки от прошлых работодателей;
• справки из архивов с подтверждением времени работы у предыдущих работодателей;
• приказ о приеме или увольнении;
• ведомости о получении заработной платы и так далее.

Под правильно оформленными документами подразумевается, что все они должны быть предоставлены в оригинальном виде или в копиях, которые заверяются надлежащим образом. То есть, независимо от того, оригинал или копия документа предоставляется, на нем обязательно должны быть реальные подписи и печати.

По этой причине следует отметить отличия между Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.

Если первое предполагает, что записи могут вноситься на основании копий приказов о приеме на работу, то во втором случае это делается только с оригиналов, с которых работодателем снимаются копии и самостоятельно заверяются.

В данном отношении Постановление Минтруда является не очень обоснованным, так как в основном на руки работнику предоставляется даже не копия приказа, а только выписка, которую, честно говоря, отнести к оригиналу никак не получится.

Очень хорошо, что Постановление Правительства обладает более весомой юридической силой, за счет которой устраняются все противоречия в указанных актах.

Работодатель обязательно должен помогать в сборе необходимых документов, но сам он является ограниченным в собственных действиях, так как постоянно ему придется доказывать, что личные данные запрашиваются не по личной инициативе, а для помощи работнику.

Самим же гражданином, который является непосредственным участником в трудовых правоотношениях, могут быть собраны все документы за гораздо более короткий срок.

Какие именно записи должны присутствовать в дубликате трудовой книжки?

Вообще, общие правила по заполнению дубликата ничем не отличаются от первоначальной.

Но так как не всегда предоставляются все оригиналы документов, есть некоторые требования к минимальному набору записей в дубликате документа.

Таким образом, в дубликате обязательно должна быть указана информация о непрерывном стаже работы гражданина до поступления на службу к нынешнему работодателю, а также сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку на последнем месте работы.

Стаж работы указывается общей суммой, то есть сколько лет, месяцев или дней без уточнения работодателя, в течение какого времени и кем работал ранее владелец трудовой книжки. Итак, теперь стало немного понятно, какие записи указываются, как именно предполагается внесение записей, когда производится восстановление трудовой книжки.

Образец записи можно найти на любом ресурсе в интернете, мы же поговорим о том, как именно должна выглядеть правильная запись. После этого общий или непрерывный стаж, который подтвержден соответствующими документами, записывается отдельными периодами работы в хронологическом порядке:

1. Во второй графе указывается время приема на работу.
2. В третью графу записывается название организации, где работал гражданин, а также должность и разряд.
3. При возможности документального подтверждения перевода на другую должность на том же месте работы обязательно делается отметка.
4. Затем в графу 2 также заносится дата увольнения, а в графу 3 его причина, если работник может представить документ с такими данными.
5. В случае если в документах не содержится полной указанной выше информации о прошлых местах работы, то тогда в трудовую записываются только сведения из документов.
6. В графу 4 заносятся данные о документе, на основании которого была сделана запись.

Особенностью внесения записей в книжку также является то, что если в первоначальном документе основанием для записи был именно приказ, то в дубликате может быть указан другой документ, в котором содержится только ссылка на приказ или трудовой договор.

Таким образом, дубликат содержит сведения именно такого документа, даже если в нем имеется ссылка на приказ о приеме на работу.

Как происходит восстановление трудовой книжки, если работодатель утерял их массово?

Действующим законодательством предусматривается ситуация, когда при чрезвычайном бедствии происходит массовая утрата книжек работников. Понятно, что тогда требуется их массовое восстановление.

Здесь есть несколько нюансов, которые отличают массовое восстановление записей в трудовой книжке от обычного.

Так, над восстановлением книжек уже работает не один работник кадров, а целая комиссия, которой устанавливается стаж.

Причем такую комиссию создают органы исполнительной власти субъектов РФ, а не только пострадавшая организация.

В составе такой комиссии включены представители работодателей, профсоюзов или другие уполномоченные лица.

Если работник может подтвердить документально свой трудовой стаж, то тогда при массовой утрате трудовых книжек при отсутствии документов, стаж может быть установлен на основании свидетельских показаний, которые знают работника лично и работали с ним вместе у одного работодателя.

Предусматривается также, что восстановление трудовой книжки и внесение записей осуществляется на основании акта комиссии, где указываются все периоды работы, профессии и продолжительность стажа работника.

Обязательно ли восстанавливать трудовую книжку?

Согласно действующим правилам, в обязанности работника входит подача заявления на восстановление документа при его утрате или порче.

Кроме того, трудовая книжка выступает одним из обязательных документов, которые необходимо предъявлять при устройстве на работу. Исключением являются случаи, когда договор заключается первый раз. В противном случае работодатель понесет наказание, если не будет вести трудовую книжку.

Образец восстановления трудовой книжки также можно поискать на различных ресурсах интернета, но вот нужно ли вам это, так как самостоятельно такую процедуру вы провести все равно не сможете.

При этом к работнику не применяется никаких штрафных санкций за то, что он не подал заявление на восстановление книжки. Более того, в трудовом кодексе оговаривается, что при отсутствии у гражданина трудовой книжки при поступлении на работу по причине ее утери, повреждения или по какой-либо другой причине, работодатель обязан на основании письменного заявления завести новую. И данная трудовая книжка не будет считаться дубликатом.

Так, говорить об обязательности восстановления данного документа не приходится, в особенности если учесть, что если раньше трудовой книжкой подтверждался трудовой стаж при назначении пенсии, то с 1997 года Пенсионный фонд сохраняет все сведения о трудовом стаже каждого гражданина. Потому при назначении пенсии трудовые книжки в бумажном варианте в принципе уже утратили свою роль. Таким образом, можно сказать, что не обязательной процедурой является восстановление трудовой книжки. Пенсионный фонд может рассчитать пенсию и без нее, основываясь на различных поступлениях от работодателей.

Потеря или порча документов, к сожалению, не редкое явление. Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, какие документы понадобятся для полного ее восстановления, что делать, если организация, в которой трудился работник, прекратила свою деятельность – все эти вопросы рассмотрим в статье.

Можно ли восстановить трудовую книжку?

Причины для выдачи дубликата трудовой книжки могут быть разными:

• документ может быть потерян работником;
• трудовая книжка может быть испорчена до состояния, которое препятствует дальнейшей работе с ней;
• восстановление трудовой книжки может понадобится по вине самого работодателя (например, трудовая книжки пострадала по причине пожара или украдена).

Бывают ситуации, когда с книжкой все в порядке – она не утеряна и не пострадала в пожаре, но работник все равно имеет право попросить выдать ему дубликат книжки:

• Если в трудовую книжку были внесены сведения о том, что работник отстранен от выполнения работы по причине привлечения к уголовной ответственности, но в процессе разбирательств оказалось, что обвинение является ложным – работник вправе обратиться к работодателю и попросить его выдать ему дубликат книжки, но без указанной записи.
• Если в трудовую книжку были внесены сведения о том, что работник уволился или переведен на другую работу, но данная запись в последствии была признана незаконной – работник вправе попросить выдать дубликат книжки без данной записи.

Восстановление трудовой книжки, в зависимости от причин, по которым книжка была утеряна или испорчена, и действия работодателя по его восстановлению могут отличаться.

Как восстановить трудовую книжку при утере?

Потеря документа является, пожалуй, одной из самых частых причин, при которой работнику приходится восстанавливать книжку.

Где восстановить трудовую книжку при утере? По последнему места работы. Книжка может быть утеряна как работником, так и самим работодателем, например, в случае кражи. Восстановление трудовой книжки при утере работодателем имеет свои особенности: до начала оформления дубликата трудовой книжки работодателю нужно зафиксировать факт утраты трудовой книжки работника. Составить при свидетелях акт о краже (что будет являться подтверждением факта кражи). Восстановление трудовой книжки после утери в таком случае ляжет на плечи работодателя. При помощи уведомления работодатель попросит сотрудников сообщить все предыдущие места работы, а затем с помощью запросов в организации восстановит всю потерянную информацию.

Как восстановить утерянную трудовую книжку. В РФ, если работник потерял книжку, собирать документы, которые смогут подтвердить периоды его труда в предыдущих компаниях, придется самостоятельно.

Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи? Подтвердить работу у предыдущих работодателей можно с помощью документов. Это могут быть приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, справки с прежних мест работы и др.

Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?

Самым сложным кажется получить информацию из организации, которая была ликвидирована. Однако данная ситуация не является безвыходной: получить документы, которые подтвердят работу в данной компании, можно в архиве.

Как восстановить трудовую книжку самостоятельно? Для этого необходимо направить запрос в архив, в котором хранятся документы прекратившей существование компании. Если документы находятся в архиве, то справка для восстановления трудовой книжки (образец ее должен содержать необходимую информацию о должности, названии организации, сроках работы на ликвидированном предприятии и номера приказов о приеме на работу и увольнении) будет получена работником. Если организация была реорганизована и имеет правопреемника, за сведениями необходимо обратиться туда.

А если архив утверждает, что данная информация отсутствует, и справка не может быть выдана? Как можно восстановить трудовую книжку в таком случае? Если восстановить информацию через архив или правопреемника не получается, то для установления факта работы у работодателя работник вправе обратиться в суд. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки в суде: работнику понадобятся доказательства, по которым суд решит дело в его пользу: свидетели (например, бывшие коллеги, не менее 2 человек) и документы.

Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии?

Если работник потерял трудовую книжку, основанием для восстановления книжки являются следующие документы:

• заявление работника;
• документы, которые могут быть подтверждением работы у предыдущих работодателей (приказы, справки и т.д.).

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, по ксерокопии? Несмотря на то, что ксерокопия, казалось бы, является документом, который может значительно облегчить восстановление книжки, необходимо знать, что ксерокопии не признаются законодательством документами, подтверждающими трудовые отношения. Как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия? В данной ситуации ксерокопия может использоваться только как источник информации: она содержит полный список компаний в хронологической последовательности, его должности.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Есть еще один популярный путь восстановления содержания трудовой книжки. Можно обратиться в Пенсионный фонд, где хранятся сведения об уплате страховых взносов и о периодах работы граждан в организациях.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд? Сам Пенсионный фонд трудовую книжку восстановить вам не сможет, однако может выдать документ со сведениями об уплате страховых взносов и времени работы в той или иной компании. Справка для восстановления трудовой книжки (образец ПФР) не содержит все сведения, необходимые для заполнения дубликата книжки, но может послужить для восстановления стажа, восстановления последовательности опыта работы. Запрос в фонд может сделать сам работник или его работодатель.

Как восстановить трудовую книжку?

После того, как будут собраны все документы для восстановления записей в трудовой книжке, работодателю стоит оформить дубликат в следующем порядке.

Работник должен составить заявление о выдаче дубликата трудовой книжки, передать его работодателю вместе со всеми документами для восстановления списка мест работы. Если работодатель осуществляет восстановление трудовой книжки при утере работником (образец заявления представлен в конце статьи), то для выдачи дубликата предусмотрен строгий срок – 15 дней со дня обращения работника. Для других ситуаций, при которых требуется выдача дубликата книжки, срок оформления строго не прописан.

В случаях, когда работник просит выдать ему дубликат книжки по причине нахождения там недействительной записи, то необходимо сделать пометку на действующей трудовой книжке. Восстановление трудовой книжки (образец записи) будет выглядеть следующим образом: «Взамен выдан дубликат (серия и номер дубликата)». В правом верхнем углу первой страницы дубликата делается пометка «Дубликат».

Затем работодатель заполняет титульный лист дубликата в общем порядке, основываясь на документах, предоставленных работником.

В графу 3 следует внести запись об общем трудовом стаже. Общий стаж работы следует записать суммарно: общее количество лет, месяцев, дней. При этом не нужно детально расписывать названия компаний, периоды работы у них, должности сотрудника.

Затем в хронологическом порядке необходимо расписать детально всю информацию. В графе 2 – поставить день приема на работу, в графе 3 – записать наименование прежней компании - работодателя, подразделение и должность с указанием квалификации. Например, за основу можно принять следующий образец восстановления трудовой книжки: «Принят в общество с ограниченной ответственностью "Людмила" (ООО "Людмила") на должность старшего кладовщика склада № 5». Записи о переводах делаются таким же образом.

Главным документом, устанавливающим стаж работы гражданина, является трудовая книжка. Практически всегда она находится под «присмотром» работодателя, но и этот момент не исключает возможности ее утраты или порчи. Поэтому решение вопроса восстановления трудовой книжки имеет огромное значение.

Куда нужно обращаться

Исчезновение документов, их непригодность для дальнейшего использования могут наступить из-за разных причин. В связи с этим, нужно четко понимать, что делать, если утеряна трудовая книжка.

П. 31 Постановления Правительства № 225 от 16.04.2003 г. предусматривает обязанность гражданина, утратившего ее, обратиться к нанимателю по последнему месту работы с просьбой выдачи ему соответствующего дубликата.

Если работодатель был ликвидирован или прекратил свою деятельность в силу других причин, работник может подать соответствующий запрос в ПФР либо написать иск в суд для установления факта трудовой деятельности. Получение данных таким путем – более долгий и трудоемкий процесс, но результативность его очень высока.

Еще одним интересным моментом является массовое «исчезновение» документов. Такое может случиться в силу стихийных бедствий или иных чрезвычайных ситуаций. Поскольку виновной стороной, допустившей потерю личных данных сотрудников, является организация, то как восстановить трудовую книжку в этом случае?

П. 34 Постановления предусматривает создание специальной комиссии по установлению стажа, которая и будет заниматься оформлением дубликата. В этом случае будут учитываться не только документация, позволяющая установить факт работы лица, но и свидетельские показания минимум двух человек.

При применении любого из указанных способов важно помнить, что заинтересованному лицу выдадут дубликат, в котором не будут отображены синие печати и подписи кадровых работников со всех мест работы, где он трудился ранее.

Порядок оформления дубликата

Процесс выдачи «новой» трудовой книжки подразумевает следующие этапы:

1. Подача заявления нанимателю в письменной форме.
2. Представление подтверждающих рабочую деятельность документов.
3. Заполнение дубликата.
4. Его выдача лицу.

В заявление на восстановление трудовой книжки вносят следующие сведения:

• адресат обращения;
• информация о заявителе и контактные данные;
• ссылка на обстоятельства, которые стали причиной утраты документа;
• непосредственно просьба о выдаче дубликата;
• информация о приложенных документах, позволяющих установить стаж и рабочей деятельность лица;
• данные о произведенных поощрениях;
• дата и личная подпись обращающегося.

Лучше всего готовить заявление в двух экземплярах. Это необходимо для защиты интересов обращающегося лица при затягивании процесса со стороны работодателя.

Среди прилагаемых актов могут присутствовать:

• трудовые контракты;
• справки или выписки с мест работы;
• приказы по личному составу.

Если заявитель не может представить какие-либо подтверждающие документы, наниматель содействует ему в этом.

Чтобы работодатель удостоверился в утрате оригинала, лицо может представить его (если она находится в непригодном состоянии), если трудовая книжка похищена – приложить справку из полиции.

Выдача дубликата осуществляется в 15-дневный период времени с даты обращения к уполномоченному лицу. Данный срок продлению не подлежит. Все представленные подтверждающие трудовую деятельность оригиналы документов возвращаются заявителю. Должностное лицо обязано сделать и заверить с них копии.

Правила заполнения «новой» книжки

Как правильно восстановить утерянную трудовую книжку, было рассмотрено довольно подробно. Теперь нужно остановиться на порядке заполнения ее дубликата. Его образец установлен Постановлением № 255, т.е. имеется унифицированная форма.

Ст. 66 ТК России, а также раздел 7 Инструкции по заполнению таких книжек (Постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003 г.) устанавливают специальные требования к оформлению дубликата документа о трудовой деятельности лица:

1. Прежде всего в нем необходимо указывать продолжительность имеющегося общего, а также непрерывного стажа. Эти сведения записываются в общем количестве, без разбивки по работодателям.
2. Только после этого идет указание о периодах работы (дата приема и увольнения), занимаемых должностях, имеющихся переводах по отдельности для любого из нанимателей лица.
3. В каждом случае необходимо проставлять причину расторжения трудовых отношений.

Если имеющиеся подтверждающие документы не отображают нужные сведения в полном объеме, внесению подлежат только те из них, которые можно доподлинно установить. Ссылка на имеющиеся акты обязательна (их наименование, № и дата).

Меры ответственности

Постановлением № 255 указывается на незамедлительное обращение к начальнику лицом, если он потерял трудовую книжку. Но имеется ли такая острая необходимость в этом?

В настоящее время любое предприятие подает отчеты в ПФР, где сразу на лицевом счете любого работающего человека автоматически учитываются стаж работы и сведения о нанимателе. Поэтому для этих целей оформление книжки является формальностью.

Если виновным в пропаже является сам работник, то применение к нему каких-либо мер ответственности законом не предусмотрено, если это работодатель, то как минимум меры дисциплинарного воздействия будут применены к кадровику организации.

Главная » Корпоративное » Как восстановить трудовую книжку: пошаговая инструкция. Как можно самостоятельно восстановить трудовую книжку, если она утеряна Восстановление потерянной трудовой книжки