Прошу дать консультацию по вопросу оформления дубликатов актов выполненных работ и счетов-фактур за прошлые периоды. В организацию обратился контрагент с просьбой выставить дубликаты актов и счетов-фактур за прошлые налоговые периоды. Работники, имеющие право подписи на момент выставления документов, в настоящее время не работают в организации. Правомерно ли оформление указанных документов путем копирования имеющихся оригиналов в организации и передача контрагенту заверенных копий лицами, имеющими право подписи на текущий момент? Возникают ли у контрагента при этом налоговые риски по вычету НДС и по налогу на прибыль?

1. Да, правомерно. Для этого дубликат первичного документа необходимо оформить по всем правилам («ГОСТ Р 6.30-2003). Подробнее об этом в материалах статьи ниже. 2. Да, возникают, ведь контролеры считают, что копия первичного документа не подтверждает расходы, а копия счета-фактуры – вычет НДС. Так что, вероятность налогового спора остается. Однако с правильно оформленным дубликатом первичного документа контрагенту не составит труда доказать свою правоту в суде, особенно, если кроме дубликата будут в наличии подтверждающие розыск первички документы (локальные акты организации о розыске утраченных документов, акты специальной комиссии, письмо в Вашу организацию с просьбой предоставить дубликат первичного документа, а также акты сверки расчетов.

Обоснование

1. Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 8, Апрель 2015 Налоговые последствия утраты документов

Каждую хозяйственную операцию компания документирует (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет после окончания соответствующего отчетного года (ч. и ст. 29 вышеупомянутого Закона о бухучете). Документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, - в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Иногда сроки хранения документов могут быть и более продолжительными (подробнее читайте ниже).*

Копии первичных документов для целей отражения налоговых расходов

Чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении прибыли, их необходимо обосновать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ, определения ВАС РФ от 24.12.12 № ВАС-16428/12 , от 17.12.12 № ВАС-16059/12 и от 25.04.12 № ВАС-4429/12). Сами по себе факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения прибыли. На это указали столичные налоговики в письме от 25.01.08 № 20-12/05968 .

Но если организация по какой-то причине утратила оригинал «первички», суды соглашаются, что для целей налогообложения прибыли расходы подтвердит должным образом оформленная копия документа (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 , от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146 и от 05.10.10 № КА-А41/11224-10 , Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 и Волго-Вятского от 07.09.09 № А43-2938/2008-45-54 округов). Аналогичные выводы сделал и Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18 .*

Восстановить утраченные документы целесообразно в четыре хода

1. Создать комиссию по расследованию причин утраты документов

Приказ о назначении такой комиссии издает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105). При необходимости для участия в работе комиссии можно пригласить представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором фиксирует:

- причину утраты и перечень утраченных документов. Перечень составляют по данным инвентаризации, которая необходима в случае пожара, другого стихийного бедствия (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н);
- реквизиты документа, подтверждающего происшествие, в результате которого утрачены документы (справка коммунальщиков, противопожарной службы, органов внутренних дел).

2. Самостоятельно подготовить дубликаты утраченных документов

Это возможно, если утраченный документ компания также издавала сама. К примеру, кадровые документы (штатное расписание, положение о премировании и т. д.) или акты выполненных работ, по которым организация выступала исполнителем.

В частности, речь идет о счетах-фактурах и первичных документах, подтверждающих затраты, если организация выступала покупателем товаров, работ или услуг.

При этом важно, чтобы копия была правильно оформлена (подробнее читайте ниже). В частности, необходимо ниже реквизита «Подпись» проставить (п. 3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст):

- заверительную надпись «Верно» (в том числе посредством штампа или печати);
- должность лица, заверившего копию;
- его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
- дату заверения.*

Сама по себе копия документа не подтверждает налоговый расход

Если копия документа оформлена неверно, налоговики могут отказать компании в признании расходов, подтвержденных такой копией, или в вычете «входного» НДС (постановление ФАС Московского округа от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146).*

2. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 43, Ноябрь - Декабрь 2014 Как в конце года навести полный порядок в первичке и других документах

Восстановить утраченные бумаги

Первичные документы, которые уже отражены в учете, могут быть утрачены по различным причинам (переезд, пожар, затопление и т. п.). Тогда необходимо предпринять все меры по восстановлению первички. Иначе налоговики снимут расходы, не подтвержденные бумагами. Только в суде получится доказать, что учесть расходы можно, применяя расчетный метод (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 12.02.14 № Ф05-2554/2013).

При пропаже бумаг надо приказом назначить комиссию, которая будет расследовать причины. Их комиссия запишет в акте. Если документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия (пожара, затопления), к акту стоит приложить подтверждающие документы. Затем необходимо направить письма контрагентам с просьбой выслать дубликаты документов или заверенные копии. При этом восстанавливать надо и те документы, которые уже проверяли налоговики (письмо Минфина России от 07.06.13 № 03-02-07/1/21191).

По общему правилу восстановить бумаги надо за пять последних лет. Именно в течение таких сроков закон о бухучете требует хранить первичку (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но есть и исключения из этих правил (см. таблицу).

Кстати, инспекторы иногда отказывают в вычетах по дубликатам счетов-фактур. Но это незаконно, если содержание восстановленных документов такое же, как в утерянных.*

Сколько лет хранить первичку

3. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 43, Ноябрь - Декабрь 2014 «…Инспекторы сняли вычеты по всем дубликатам счетов-фактур. Это законно?..»

Компания потеряла оригиналы счетов-фактур и получила от поставщиков дубликаты. Но инспекторы отказали в вычетах по этим бумагам. Как защитить вычеты, рекомендуют налоговики и независимые эксперты.

НАЛОГОВИКИ

- Если у компании есть заверенные дубликаты счетов-фактур, то вычеты не сгорают в течение трех лет. Так считают и судьи, например, в постановлении ВАС РФ от 09.11.10 № 6961/10 . Но вычеты в этом случае надо заявить в том периоде, в котором компания получила дубликаты. Ведь предъявить НДС к вычету можно лишь в периоде, когда возникло право на него. Поэтому налоговикам стоит представить переписку с контрагентами, которая подтвердит, когда вы обращались за документами и когда их получили.*

- Инспекторы обоснованно отказали в вычетах. Копии не подходят, так как подтвердить вычеты можно только оригиналами. Об этом сказано в статье 169 НК РФ. Дубликаты тоже не могут быть основанием для вычетов, так как они датированы прошлым годом. А у действующих сотрудников нет полномочий, чтобы визировать счета-фактуры, выставленные до их приема на работу.

НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ

- Вычеты законны. Главное условие - получить правильно оформленные счета-фактуры, пусть и в виде копий или дубликатов. Также важно, чтобы дубликат или копия не отличались от оригинала. Стоит также взять у контрагента сопроводительное письмо о том, что он оформил документы взамен утерянных оригиналов.

- Инспекторы незаконно отказали в вычетах, если восстановленные документы идентичны утерянным. Отказ вы вправе оспорить в суде. Суды по аналогичным спорам поддерживают компании, например, в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.05.12 № А40-110048/10-140-598 . Кроме того, я рекомендую попросить у контрагента копию приказов о назначении на должность сотрудников, которые подписали дубликаты.*

НАШЕ МНЕНИЕ

- Мы считаем, что вычеты не сгорают. И чтобы их подтвердить, достаточно восстановить документы. Главное, чтобы вся информация в повторных счетах-фактурах была идентична подлиннику. Исключение - подписи поставщика. Их могут завизировать те сотрудники, которые сейчас вправе подписывать документы. Для этого стоит запросить у поставщика приказы о назначении на должность и праве подписи счетов-фактур. Причем покупатель не обязан снимать вычеты за прошлый период и заявлять их в том периоде, когда получил дубликат. Ведь компания имела право на вычеты в том периоде, когда оприходовала товары и получила первичные счета-фактуры. А кодекс не требует восстанавливать НДС при потере оригиналов счетов-фактур.

Очень часто в компаниях не на всех сотрудников есть трудовые договоры в письменной форме, несмотря на то, что это требование закреплено в статье 67 Трудового кодекса РФ. Их может не быть или они могут быть устаревшими – без внесения необходимых сведений или изменений в процессе трудовой деятельности работника. Бывает, что работник потерял свой экземпляр трудового договора и просит выдать ему дубликат.

Ни порядок выдачи дубликата, ни восстановление трудового договора не регламентированы законом. Тем не менее, выдавать требуемые документы работодатель выдает. Как это правильно делать?

Если речь идет о восстановлении трудового договора, которого нет, то трудовой договор рекомендуется оформлять текущей датой, с указанием в нем всей хронологии с даты начала трудовых отношений: когда работник был принят, на какую должность, в какую организацию, с каким окладом, и т.д. При изменении наименования организации указывается, с какой даты оно изменилось. Если были переводы, изменение оплаты и других условий — это так же желательно указать в трудовом договоре. Безусловно, если каких-то данных у работодателя нет и их неоткуда взять, то они не указываются. Так же в договоре необходимо указать должностную позицию, которую работник сейчас занимает и все обязательные условия, на сегодняшний день установленные действующим трудовым законодательством.

Еще одним вариантом является заключение трудового договора текущей датой с указанием в нем даты приема работника на работу (реальная дата приема) и прописанием действующих условий сейчас — в соответствии с занимаемой работником позицией и требованиями действующего законодательства. Не включая всю хронологию с даты приема.

Если с работником когда-то был оформлен трудовой договор до вступления в силу Трудового кодекса РФ (к примеру, в 2000 году), который впоследствии был утерян работником и самого договора нет, а есть только письменные соглашения к нему — можно оформить дубликат.

В отличии от дубликата трудовой книжки, порядок выдачи которой предусмотрен законодательно, порядок оформления дубликата трудового договора не регламентирован законом, поэтому четких инструкций нет. На практике восстанавливают трудовой договор восстанавливают по-разному.

Дубликат документа - это его копия. Внесение изменений в копию недопустимо, поэтому при выдаче дубликата трудового договора важно его правильно заверить. Если работник просит предоставить ему дубликат трудового договора, то необходимо указать на нем надпись: «Дубликат трудового договора № __ от 00.00.0000, далее указать фактическую дату выдачи дубликата»

При выдаче дубликата дополнительные соглашения и приложения к трудовому договору при их наличии не должны корректироваться или уничтожаться, а должны храниться 75 лет, так как они имеют оригинальные подписи работника и работодателя.

В случае изменения названия организации в период действия трудовых отношений в дубликате трудового договора корректным будет являться указание прежнего наименования работодателя — без внесения правок в документ, с заверением дубликата печатью новой организации с прямым указанием на дубликате, когда и какая реорганизация юридического лица была и на основании каких документов.

Для защиты интересов работодателя, в случае если договоры отсутствуют, рекомендуется сначала их отсутствие закрепить актом, в котором указать, у кого из сотрудников нет трудового договора.

Инструкция

Заполните бланк заявления на получение дубликата свидетельства о праве собственности и оплатите госпошлину в установленном размере.

Не позднее чем 15 дней после подачи заявления вы должны будете получить справку, в которой будет содержаться та же , что и в утерянном (утраченном) свидетельстве, а именно:- информация , на который распространяется право собственности;
- информация о собственнике (то есть о вас);
- вид права (доля собственности, полная собственность);
- основание права собственности (договор купли-продажи или дарения, договор приватизации).

Возьмите полученную вами справку и обратитесь в местное отделение ФРС, в котором вам и должны будут выдать дубликат в течение месяца.

Если же утерянный (утраченный) вами документ был выдан позднее, обратитесь напрямую в местное отделение ФРС для получения дубликата.

Если же правоустанавливающим документом был заверенный нотариально договор купли-продажи, сделайте запрос в архив той нотариальной конторы, где вы заключали этот договор. После того как вы получите копию договора, обратитесь с ней в местное отделение ФРС для получения свидетельства о праве собственности в установленной законом форме.

Для того чтобы никто не смог воспользоваться вашими документами в том случае, если они были украдены или потеряны, обратитесь в суд с запрещением проводить любые сделки с вашей недвижимостью до тех пор, пока вы не восстановите документы.

Если вы оформили доверенность на получение дубликатов документов, оговорите в ней и обязанности доверенного лица и сроки выполнения задания от вашего имени.

Источники:

• свидетельство о праве собственности бланк

Допустим, вы уехали в долговременную командировку в другой город, в котором у вас украли документы на недвижимость, а по возвращении обнаружили, что в вашей квартире уже на правах собственника проживает другой человек. К сожалению, в наше время подобная ситуация не является маловероятной. Как же восстановить право собственности?

Вам понадобится

• Самым распространенным видом по восстановлению и защите прав собственности является предъявление в суд виндикационного иска. Но перед этим необходимо собрать все необходимые документы. Следует знать, что документы на право собственности подразделяются на правоудостоверяющие и правоустанавливающие.

Инструкция

Соберите все правоудостоверяющие документы, для чего обратитесь в государственные органы юстиции, где предъявите паспорт и составите заявление, на основании чего вам должны предоставить выписку из реестра регистрации прав собственности. Если вы хотите восстановить ваши права на владение недвижимостью, то правоустанавливающие не оформлять. Для этого попросите в органах юстиции расширенную выписку из ЕГРП, в которой будет указан перечень таких документов.

Если вы собираетесь подавать иск в отношении других форм собственности, то правоустанавливающие документы необходимы. Обратитесь к нотариусу, чтобы он выдал вам завизированные документы и выписки из договоров и актов, подтверждающих заключение сделки, в результате которой вы стали собственником присвоенного . Нотариус поможет вам и в том случае, если вы подаете иск в суд по делу по закону для или в случае незаконного завладения имуществом наследодателя другими лицами.

Обратитесь в органы местного самоуправления, где также могут храниться экземпляры договоров и актов, в которых зафиксировано ваше право на владение имуществом.

Если вы владели собственностью по судебному решению, обратитесь в суд, где происходило разбирательство, и получите выписку из судебных актов.

В случае если в органах, отвечающих за оформление документов, вы не обнаружили свидетельств о вашем праве на собственность, сделайте запрос через нотариуса в городской или областной архив для получения их дубликатов.

В крайнем случае, в судебном разбирательстве используйте и показания свидетелей, которые могут подтвердить, что именно вы являетесь собственником незаконно присвоенного имущества.

Видео по теме

Источники:

• восстановление права собственности в 2019

Утраченное или испорченное свидетельство, подтверждающее права собственности на квартиру, можно восстановить. Для этого всем собственникам следует обратиться в Федеральное Управление регистрационной службы.

Вам понадобится

• - заявление в государственный центр регистрации;
• - паспорт;
• - квитанция об оплате государственной пошлины.

Инструкция

Свидетельство о государственной регистрации права собственности на недвижимое имущество начали выдавать гражданам, регистрирующим сделки с недвижимостью с 21 июля 1997 года. Тогда вступил в силу Федеральный закон №122-Ф3, в котором указано, что все сделки подлежат обязательной государственной регистрации, на основании которой возникают права собственности.

Независимо от того, в каком году вы получили свидетельство о собственности на квартиру, при его утрате вы имеете право получить взамен другой документ, который будет являться точной копией утраченного или испорченного с одной лишь оговоркой. На титульном листе будет указано «Выдано повторное свидетельство взамен утраченного» и стоять номер прежнего свидетельства о собственности, сведения о котором имеются в Федеральном регистрационном центре и внесены в единый реестр.

Если квартира находится в собственности одного лица, правообладатель обязан обратиться с заявлением и паспортом в государственную регистрационную службу, заплатить государственную пошлину за изменение сведений в едином государственном реестре. Каждое свидетельство о собственности имеет свой индивидуальный номер, который не повторяется, и серию, является защищенным бланком полиграфической продукции списка «Б». Вновь оформленный документ будет иметь другой номер и серию, поэтому сведения о нем должны вновь внести в единый реестр. Делается это только платно.

При наличии в квартире нескольких правообладателей, если имущество находится в общей долевой собственности, в государственный регистрационный центр обязаны обратиться все собственники, заполнить заявление, предъявить паспорт.

Оформление повторного свидетельства о государственной регистрации права собственности займет не более 30 календарных дней. После чего вы должны снова обратиться в государственный центр регистрации для получения вновь оформленного документа.

Совет 4: Как восстановить первичную документацию при утрате

В процессе хозяйственной деятельности организации руководители могут столкнуться с такими ситуациями, когда по каким-то причинам утрачены первичные документы. В этом случае предпринимателю необходимо восстановить все потерянные документы. Если же это не будет сделано, налоговая инспекция может привлечь руководителя к административной ответственности.

Инструкция

В первую очередь установите причину пропажи документов. Например, если документация была утеряна при чрезвычайной ситуации (пожар, наводнение и др.), проведите инвентаризацию. Для этого распорядительным документом назначьте членов инвентаризационной комиссии, сроки проведения проверки и обозначьте объект инвентаризации. В приказе вы должны указать и причину осуществления проверки первичных документов.

По окончанию инвентаризации составьте акт и утвердите его подписью руководителя. Если был пожар, получите справку из органа государственной противопожарной службы; если произошло наводнение, получите подтверждение в МЧС.

Если же документы пропали или были кем-то уничтожены, вы должны назначить комиссию для проведения расследования. В нее должны входить представители следственных органов, охрана и другие ответственные лица. При похищении документов обязательно обратитесь в полицию.

В процессе проведения инвентаризации составьте список утерянных документов. Помните, что он должен быть точным. Например, у вас пропали товарные накладные. В этом случае вы должны перечислить их номера и даты. Опись документов заверьте у руководителя и главного бухгалтера.

Оформите в адрес вашей налоговой службы уведомление о потере первичных документов. Приложите к письму копии документов, которые подтверждают факт утраты. Также прикрепите копию составленной описи. Все документы заверьте печатью организации и подписью руководителя.

Восстановление утерянных документов

При утере любых документов за их восстановлением необходимо обращаться именно в тот орган, которым он был изначально выдан.
Для восстановления утерянных документов во всех инстанциях требуют предоставить паспорт гражданина РФ либо другой документ, удостоверяющий личность заявителя. В случае если восстанавливать документ будет доверенное лицо - необходимо оформить нотариально заверенную доверенность.

Восстановить паспорт

В случае утери идут с заявлением в местное отделение УФМС по месту жительства. Обычно отделение УФМС находится на территории районного отделения полиции. Здесь выдадут временный паспорт, свидетельствующий о причине утраты документа.

Далее, с временным паспортом необходимо обратиться в ЖЭК по месту регистрации и написать заявление по предоставленному образцу. Здесь выпишут уведомление о пропаже паспорта. Желательно в этот же день подать заявление в паспортный стол о восстановлении паспорта, предоставив 4 фотографии 3,5х4,5 и квитанцию об оплате госпошлины. Одновременно владелец должен подать в газету объявление о пропаже документа, указав в объявлении свои ФИО, номер и серию пропавшего паспорта. Обратившись за восстановлением паспорта по месту жительства, остается ждать- выдача готового документа осуществляется в течении 10 дней со дня предоставления в отдел УФМС полного пакета документов.

Восстановить свидетельство о рождении

Обратившись в отдел ЗАГСа можно восстановить свидетельство о рождении. Где регистрировалось утерянное свидетельство - туда и стоит обращаться за его восстановлением. Здесь необходимо написать заявление по образцу, к нему приложить оригинал/копию паспорта и квитанцию об оплате госпошлины. Восстановить утерянный документ ребенка могут его родители или опекуны по нотариально заверенной доверенности. Аналогичная процедура проводится в случае утраты свидетельства о браке, только прилагаются документы обоих супругов и госпошлина оплачивается с каждого. Дубликат данных свидетельств выдается в течение суток.

Восстановить водительское удостоверение

В районное ГИБДД нужно идти за восстановлением водительских прав. К заявлению приложить медицинскую справку о состоянии здоровья, две фотографии 3,5х4,5 и экзаменационную карточку водителя. Чтобы восстановить свидетельство о регистрации транспортного средства можно обратиться в территориальное подразделение МРЭО, которое выдавало утерянный документ.

В том случае, если произошла утеря или порча договора , всегда есть возможность оформит его дубликат . Например, при потере договора социального найма жилого помещения необходимо подготовить ряд документов, написать заявление и обратиться в соответствующие органы.

Инструкция

Напишите заявление с просьбой выдать дубликат договора. Это заявление должно быть подписано нанимателем и членами его семьи, которые также включены в договор социального найма жилого помещения. Обоснуйте в заявлении необходимость выдачи дубликата. Помните, что вы несете ответственность за достоверность всей информации, изложенной и предоставленной в вашем заявлении.

Заверьте вашу подпись и подписи членов вашей семьи у специалиста правового отдела администрации муниципального образования на основании документов, которые удостоверяют вашу личность (например, паспорта). Также эти подписи могут быть заверены у нотариуса или другого должностного лица, уполномоченного действующим законодательством на совершение нотариальных действий.

Приложите к заявлению документы, которые подтверждают ваше право на получение дубликата договора: справку с места жительства о составе семьи, справки из БТИ, копии ордера и паспортов или других документов, удостоверяющих личности членов вашей семьи.

После того как заявление с приложениями будет подано в отдел администрации муниципального образования, специалисты зарегистрируют эти документы в журнале и после проведения проверки оформят дубликат договора социального найма жилого помещения.

Изготавливаться дубликат будет в течение 30 дней с момента регистрации поданных документов. Для его оформления снимается копия с подлинника договора, который хранится в архиве. На первом листе документа в правом верхнем углу ставится штамп «Дубликат», на последнем - утвердительная надпись с подписью уполномоченного должностного лица. Все страницы документа нумеруются и прошнуровываются.

Оформляется дубликат договора в двух экземплярах. Один из них выдается заявителю, другой хранится в правовом отделе администрации. Выдача документа производится только при предъявлении паспорта. А в журнале регистрации дубликатов ставится отметка о выдаче документа.

На сегодняшний день, при начислении пенсии для граждан РФ главным критерием служит наработанный стаж. Подтверждением наличия стажа на том или ином месте работы в классическом варианте выступает трудовая книжка. В случае ее утери – трудовой договор (ТД). Для уверенности, что необходимая документация не будет утеряна в Пенсионном Фонде и вам не учтется стаж в виде нескольких лет, лучше всего сделать копии ТД и книги. Перед тем как заверить копию трудового договора, ознакомьтесь с порядком осуществления данной процедуры.

Соответственно параграфу 66 ТК, основное свидетельство, подтверждающее факт осуществления трудовой деятельности гражданина трудовая содержится в трудовой книжке.

Там находится вся необходимая информация:

• организация (место службы, учебы, работы);
• даты начала и окончания вступления на должность;
• причины увольнения.

Обратите внимание! При отсутствии трудовой книги доказательством факта работы на определенном предприятии и стажа выступает соглашение между работодателем и сотрудником.

Когда нужна копия ТД?

Параграф 56 ТК гласит о том, что при оформлении на работу между предприятием и сотрудником должно быть заключено соглашение, в котором отображается информация об условиях работы, сведения о каждой из сторон, права и обязанности, которые накладываются на участников договора с учетом действующего трудового законодательства.

Важно!Если речь идет о копии документа, то юридической силой обладает только экземпляр, оформленный и заверенный по всем правилам.

Случаи, когда может понадобиться копия ТД:

• ссуда;
• кредит;
• загранпаспорт;
• виза;
• обращение в суд;
• ИФМС;
• для начисления пенсии.

Заверение копии ТД и книги

Интересуясь вопросом, как правильно заверить копию трудового договора, образец которого должен быть предоставлен при подписании документа во время трудоустройства (параграф 56,57 ТК), необходимо понимать, какие лица уполномочены для осуществления данной процедуры: собственник компании, главный бухгалтер, сотрудник кадрового отдела, директор фирмы.

В свою очередь, заверение трудовой книжки осуществляется с помощью проставления печати на каждой заполненной странице документа с наличием подписи от руки с информацией:

• дата заверения;
• инициалы и полная расшифровка уполномоченного сотрудника, осуществившего данную процедуру.

Оформление копии

Первый способ оформления копии ТД предусматривает выполнение ряда действий:

• предоставить нотариусу оригинал и копию ТД;
• оплатить государственную пошлину за выполненную процедуру.

Второй способ заверить трудовой договор более доступный, ведь для этого необходимо обратиться к специалисту кадровой службы:

• предоставить копию ТД;
• удостовериться в наличии печати и подписи уполномоченного должностного лица.

Заявление о выдаче документов работодателем

Согласно параграфу 62 ТК, работник имеет право на подачу заявления с целью затребования документов, связанных с осуществлением его трудовой деятельности. При этом статья гласит о том, что сотрудник не обязан сообщать причины или цели для получения указанной в заявлении документации.

Предприятие должно выдать перечень документов не позднее 3 рабочих дней после получения заявления. При затребовании от организации ТД, обязательным условием служит не только надлежащее оформление, но и соблюдение всех правил заверения копии трудового договора.

Обязательные требования

Интересуясь, как правильно заверить копию трудового договора, нужно обратить внимание на обязательные пометки, которые свидетельствуют о соблюдении правильного оформления копии:

• наличие печати предприятия;
• наличие подписи уполномоченного лица с расшифровкой его имени;
• наличие даты заверения.

Какие ошибки допускают при оформлении копий документации?

Важно! В случае наличия ошибок в оформлении документа, копия не может иметь юридической силы.

В документе не должно быть перечисленных ниже моментов.

1. Подписи и приписки, сделанные карандашом.
2. Нечеткость в формулировке.
3. Размытая подпись или текст.
4. Печать неверного образца.
5. Отсутствие необходимых реквизитов, подписей и уточнений, предусмотренных законом РФ.

Особые случаи

Если кроме трудового договора, вы нуждаетесь в заверении трудовой книги, учитывайте тот факт, что печать должна быть поставлена на каждой заполненной странице, в том числе на последнем развороте книги.

Копия ТД для обращения в банк

Обратите внимание!Порядок того, как заверить трудовой договор для банка или трудовую книгу, остается неизменным. Единственное условие, которое может измениться – срок действия копии.

При требовании банка предоставления выдержки из документов, с целью получения достоверной информации о размере оплаты труда или длительности трудовой деятельности на указанной должности, работник пишет специальное заявление на предприятие, опираясь на параграф 89 ТК.

Копия ТД для пенсионного фонда

Необходимость для предоставления копии ТД в ПФР (пенсионный фонд России) существует лишь в случае утери трудовой книги или вашего несогласия с размером рабочего стажа, на основании которого производится расчёт пенсии.

Срок действия заверенной копии ТД

Заверенная копия документа действительна в период от четырнадцати до тридцати дней. Если в исходную документацию были внесены поправки, срок действия копии аннулируется. То же самое происходит и после окончания периода в тридцать рабочих дней после осуществления заверения.

Как оформить дубликат трудовой книжки рассказывает консультант-юрист Елена Анатольевна Пономарева

Главная » Корпоративное » Арбитражная практика: Чем отличается дубликат от копии, и почему нельзя изготовить дубликат договора, имея в наличии один из подлинников. Дубликат соглашения с контрагентом В каких случаях выдается дубликат договора