ТЕМА 1. УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНОЙ РАБОТЫ

План занятия:

1. Виды учета в библиотечной деятельности.

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой

3. Учет справочно-библиографической и информационной работы.

4. Учет книжного фонда.

1.Виды учета в библиотечной деятельности

Учет – это систематическая регистрация и подсчет факторов в целях количественной и качественной характеристики явлений.
Назначение учета – документирование хода и итогов работы с целью фиксации опыта и руководства деятельностью.

Различают три вида учета: оперативный, бухгалтерский, статистический.
Оперативный учет – это запись фактов, необходимых для руководства библиотекой, установления контроля и укрепления дисциплины. Сюда относится учет работы и выполнения норм, регистрация прихода и ухода сотрудников (табельный учет), учет движения партий книг в процессе обработки и запись новых поступлений в инвентарную книгу, проверка книжного фонда и т. п. Объем и характер оперативного учета меняются в соответствии с нуждами конкретных библиотек или отделов.

Бухгалтерский учет фиксирует оборот денежных средств, устанавливает контроль за приходованием и расходованием средств, за соблюдением финансовой дисциплины. (Ведется на основе специальных методов и правил бухгалтерскими работниками).

Статистический учет – это регистрация, подсчет и количественная характеристика фактов в целях изучения деятельности библиотек, обобщения опыта и планирования их развития. Примером такого учета может служить ведение статистического дневника, книги движения фонда. Статистический учет – ведущий, он обязателен для всех видов и типов библиотек и осуществляется по единым методам.

Фундаментом библиотечной статистики и отчетности служит первичный учет – регистрация в документах установленной формы событий и фактов по мере их осуществления. В библиотеках первичный учет ведется согласно принятым инструкциям. Новые поступления и выбывшие документы отмечаются в инвентарной книге, учетном каталоге и фиксируются в книге движения фонда (суммарный учет). Прибытие и выбытие читателей, число посещений и выдачи документов, массовые мероприятия, библиографическая работа фиксируются в дневниках библиотеки, показатели деятельности информационно-библиотечных центров – в бланках установленной формы.

На основе данных первичного учета ведется отчетность , т. е. периодически подводятся итоги, описывается и анализируется работа за определенный период времени (месяц, квартал, год).

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой работы.

Каждое структурное подразделение библиотеки обязано вести учет:

а) читателей, б) выдачи литературы, в) посещений, г) массовых мероприятий, д) справочно-библиографической и информационной работы.

Учет читателей . Основной документ для учета читателей, посещений и книговыдачи является формуляр читателя . Общее количество читателей выясняется путем подсчета читательских формуляров.
Ежегодно (с 1 января) в массовых библиотеках проводится перерегистрация читателей. Это нужно для того, чтобы установить точное число читателей, т.к. некоторые читатели по разным причинам могут перестать пользоваться библиотекой в течение предыдущего года. Единицей учета читателей является лицо, зафиксированное в тетради регистрации читателя или формуляре читателя. Только эти два документа являются основанием для подсчета числа читателей.

Книговыдача – единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.1).В ыданные пользователю документы отмечается в читательском формуляре.

Учет выдачи платных копий документов, выполненных/изготовленных отделами обслуживания, осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.5). Документ, с которого сделана копия, учитывается как 1 книговыдача.

Посещаемость - один из важнейших показателей, характеризующих не только объем работы библиотеки, но и читательскую активность. Единицей учета посещений является факт прихода читателя в библиотеку, зарегистрированный в формуляре читателя, контрольном листке.
Учет числа посещений ведут все подразделения ЦБС, которые посетил читатель, для обмена изданий, возврата или продления срока пользования ими, чтения литературы в библиотеке для получения библиографической справки, ознакомления с новыми поступлениями и выставками, а также для участия в массовых мероприятиях, проводимых в библиотеке.

Как заполнить «Дневник библиотеки»?

Каждая библиотека в течение года ежедневно заполняет «Дневник библиотеки». Дневники являются основными учетными документами, где фиксируется вся работа библиотеки, причем работа с взрослыми читателями и читателями-детьми учитывается раздельно. Исправления и арифметические ошибки в дневниках не допускаются.

«Дневник библиотеки» состоит из 5 частей.

Часть 1 . Учет состава читателей и посещаемости.

В первой части дневника дается количественная и качественная характеристика читателей и посещаемости. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

• Данные в столбце N 2 должны совпадать с тетрадью учета регистрационных номеров читательских формуляров.
• Результаты работы за месяц суммируются и отмечаются в графе «Всего за месяц».
• Данные графы «Итого с начала года» - это сумма граф «Состоит к началу месяца». и «Всего за месяц». Полученные данные переносятся на следующий месяц в графу «Состоит к началу месяца».

Часть 2. Учет выдачи книг, брошюр и журналов

В этой части дневника дается количественная и качественная характеристика книговыдачи. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

• Столбцы N 11- 16 обозначаются самостоятельно.

Часть 3. Учет массовой работы

• Рекомендуем в этой части дневника раздельно учитывать книжные выставки, библиотечные уроки и прочие массовые мероприятия. Для этого необходимо сделать соответствующие заголовки. Каждый раздел заполняется в хронологическом порядке.

Раздел «Книжные выставки»

• Описывая выставки со сложной структурой необходимо указывать ее разделы.
  Раздел «Массовые мероприятия»
• Кроме названия, темы и формы мероприятия коротко описывается его содержание. Можно дать и оценку эффективности.

Часть 4 . Учет работы с передвижниками и передвижек

Часть 5. Учет справочно-библиографической работы.

Эти части дневника не заполняется, так как ведутся другие учетные формы.

3.Учет библиографических справок.

Все структурные подразделения осуществляют учет справок по единой форме в «Тетради учета библиографических справок» . «Тетрадь учета библиографических справок» является документом первичного учета и хранится до ликвидации библиотеки.

Приложение 1
Тетрадь учета библиографических справок

Кроме справок и консультаций известны другие виды ответов на запросы пользователей, а именно – отрицательный ответ, переадресование (они отмечаются в графе «Примечание») и отказ (в графе «Отказы»).

Отказ – это ответ, содержащий разъяснение правил, согласно которому запрос не принимается к исполнению. Отказ, как правило, даётся на этапе приёма запроса. Не принимаются к исполнению:

Запросы уточняющего характера при отсутствии достаточных для осуществления библиографического поиска сведений о документе;

Тематические запросы, тема которых сформулирована нечётко.

Если все исследованные в процессе поиска элементы СБА не содержат соответствующей запросу информации, то результатом поиска становится отрицательный ответ пользователю.

Переадресование предполагает извещение пользователя о том, что его запрос перенаправлен в другую библиотеку. В графе «Примечание» делается запись о том, куда перенаправлен запрос.

Ежемесячно (в первых числах месяца, следующего за отчетным) библиотека предоставляет суммарные итоги справочно-библиографического обслуживания

4. Учет книжного фонда:

Учет библиотечного фонда включает : прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
Учет поступления документов в библиотечный фонд

Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.

Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

Индивидуальный учет документов

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД).

В Новозыбковской ГЦБС индивидуальный учет ведется в инвентарной книге и учетном каталоге в секторе комплектования и обработки, а в остальных структурных подразделениях в топографических каталогах (с помощью индикаторов).

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.

Суммарный учет документов

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт).

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений.

Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде.

Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда » или другой форме суммарного учета:

Часть 1 – «Поступление в фонд»;

Часть 2 – «Выбытие из фонда»;

Часть 3 – «Итоги движения фонда».

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и N записи, источник поступления, N и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языке коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета с указанием причин исключения.

Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.

Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету.

Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» является акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.

Учет выбытия документов из библиотечного фонда

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)

К акту прилагается список документов, подлежащих исключению, допускается замена списка книжными формулярами для документов, не состоящих на бухгалтерском учете.

Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных».

Приложение 2.

Форма акта об исключении из фонда

утерянных читателями документов и приеме в фонд

документов, признанных равноценными

Рассмотрено на комиссии Утверждаю

по сохранности фондов

Протокол N ____________ (подпись лица, утвердившего акт)

от «__» _________ 19__ г. от «__» _________ 19__ г.

«__» _________ 19__ Г.

Настоящий акт составлен __________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц,

участвующих в составлении акта)

__________________________________________________________________

об исключении из библиотечного фонда _____________________________

(наименование библиотеки или

ее подразделения)

Экз. книг (других документов) на сумму ________________

по причине утери читателями и приеме взамен их _________ экз. Книг

(других документов) на сумму _____________________________________

Список книг (других документов) прилагается.

Список изданий и других документов к акту N _______

1. ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 02-12-98 590 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА http://www.zakonprost.ru/content/base/part/279720

2. Организация работы ЦБС: инструкции и учетные формы [Текст] / Под ред. Р. З. Зотовой – 2-е изд. – М.: Книга, 1985.

3. Фрумин И. М. Библиотечное дело: организация и управление [Текст]: уч-к для библ. ф-тов ин-тов культуры и педвузов / И.М. Фрумин. – 2-е изд. – М.: Книга, 1980.

4.Школа обучения основам библиотечной профессии: Занятие 1: Учетные формы работы [Текст] / МУК МЦБ; МБО; сост. и отв. за вып. А. О. Кешешян. – Чалтырь, 2009 – 10 экз. http://www.chaltlib.ru/articles/Library/spetsialistu/ucheba/shkola_obuchenija_osnovam_bibliotechnojj_professii/

1.Библиотечная статистика: сборник нормативно-инструктивных и методических материалов/ Кемеровская обл.науч. б-ка http://www.kemrsl.ru/catalog/113.html

2.Инструкция «Порядок учета статистических показателей работы муниципальных библиотек Псковской области»: Режим доступа //http://pandia.ru/text/79/209/86598.php

3.Учет статистических показателей деятельности муниципальных библиотек г.Ижевска:инструктивно-методическое письмо: Режим доступа

Библиотечные фонды есть во многих государственных и муниципальных образовательных учреждениях. Бухгалтерский учет таких фондов относительно прост. Однако и при отражении операций с данным объектом учета следует быть внимательным.

Нормативно-правовая основа

Учет библиотечных фондов осуществляется не только по правилам бухгалтерского учета: операции с книгами - это целая наука!

Нормативно-правовая основа учета библиотечных фондов осуществляется на основе следующих документов:

Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 (далее - Инструкция N 590);

Методических рекомендаций по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений (утв. Приказом Минобразования России от 24.08.2000 N 2488; далее - Методические рекомендации, Инструкция N 2488);

Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению (утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н; далее - Инструкция N 157н).

Кроме того, государственным (муниципальным) учреждениям разных типов следует учитывать особенности бухгалтерского учета, установленные:

Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению";

Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 174н);

Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 183н).

Организация библиотечного учета

Согласно п. 1.3 Инструкции N 590 библиотечный фонд - это упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.

Учет библиотечного фонда - это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по правилам, установленным законодательством. На его основе формируется отчетность библиотеки, в том числе для государственного статистического учета, планирование деятельности, обеспечение сохранности фонда, контроль за наличием и движением документов.

Основной особенностью организации библиотечной работы в образовательных учреждениях является то, что для обеспечения учебного процесса ими приобретаются учебные издания одного вида (названия) в больших количествах экземпляров.

Согласно положениям п. 8 Инструкции N 2488 учет многоэкземплярных документов (учебников, учебных пособий, справочников, словарей и других изданий), предназначенных для использования обучающимися в учебном процессе, осуществляется безынвентарным способом. При таком методе учета предусматривается суммарная запись документов по названиям, стоимость их относится на баланс библиотеки.

Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше десяти единиц. Если количество поступивших экземпляров менее десяти, то они записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записям в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

При безынвентарном методе учета оформляются учетная карточка документа (издания) и регистрационная книга учетных карточек (Приложения N N 4, 5 к Инструкции N 2488).

Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше десяти экземпляров. Она содержит следующие сведения: автор, заглавие, выходные данные, цена, дата записи, номер записи в книге суммарного учета, количество экземпляров - поступивших, выбывших, состоящих на учете, - и отражает движение каждого отдельного названия документа (издания), прошедшего безынвентарный учет. В карточке отражаются все последующие поступления данного названия независимо от цены. Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована инвентарная книга.

В регистрационной книге заполняются все графы, как при индивидуальном учете, каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе (издании), учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется.

Порядок учета поступлений документов в библиотечный фонд определен положениями разд. 6 Инструкции N 590.

Прежде всего, при поступлении документов в библиотечный фонд осуществляется их разделение на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Документам для постоянного и длительного хранения присваиваются инвентарные номера и осуществляется их маркирование. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, долговечность маркировочного знака, эстетика, сохранность текста или другой знаковой информации. Документы, являющиеся приложением к основному носителю, также маркируются с указанием тех же реквизитов, что и на основном документе.

Документы для временного хранения (содержащие информацию краткосрочного значения) исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени. Их учет в библиотеке осуществляется без присвоения инвентарных номеров.

Обратите внимание! Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

Индивидуальный учет

Согласно указаниям п. 8.1 Инструкции N 590 индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации без присвоения инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточки на определенный вид издания (в том числе электронного). Они должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в Книге суммарного учета библиотечного фонда, инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цену, отметку о проверке, номер акта выбытия. Если у документа имеются приложения, то это указывается в примечании.

Там же указываются отличительные черты особо ценных и редких изданий, определяющие их ценность (наличие уникального переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и т.п.).

Суммарный учет

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, накладная, реестр, счет-фактура, акт). Если такой документ отсутствует, то составляется акт приема.

Формой суммарного учета является книга, в трех частях которой (поступление, выбытие, итоги) фиксируется движение фонда.

Сведения о документах отражаются в следующих показателях: дата и номер записи, источник поступления, реквизиты сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языку коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

Бухгалтерский учет

В настоящее время бухгалтерский учет библиотечного фонда государственного (муниципального) учреждения осуществляется согласно Инструкции N 157н и положениям соответствующей инструкции для каждого типа учреждения (казенных - Инструкции N 162н, бюджетных - Инструкции N 174н, автономных - Инструкции N 183н).

Объектом библиотечного фонда, подлежащего бухгалтерскому учету, может являться как отдельная книга, так и издания, состоящие из нескольких томов, являющихся логическим продолжением друг друга.

Положениями Общероссийского классификатора основных фондов ОК 013-94 (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359) определено, что фонды библиотек соответствуют коду ОКОФ 19 0001000 и входят в седьмую группу - имущество со сроком полезного использования свыше 15 лет до 20 лет включительно. К данной группе относятся книги и брошюры, издания периодические, издания продолжающиеся, издания нотные, издания картографические, издания листовые текстовые, виды специальной научно-технической литературы и документации, материалы неопубликованные, рукописи, рукописи и издания редкие и уникальные, киноматериалы и документы в форме видеозаписи, фотодокументы, фонодокументы (звукозаписи), кинофотофонодокументы редкие и уникальные.

Примечание. Учреждение вправе самостоятельно установить срок полезного использования библиотечного фонда, например 15 лет. Именно исходя из этого срока рекомендуется начислять амортизацию на объекты библиотечного фонда с 2009 г. в соответствии с п. 2.4 Методических указаний, приведенных в Письме Минфина России от 10.04.2009 N 02-06-07/1505.

В соответствии с положениями п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования и учитываются на счете 0 10107 000 "Библиотечный фонд". При этом в рабочем плане счетов учреждения, являющемся составной частью его учетной политики, могут содержаться следующие счета аналитического учета :

В то же время объектам библиотечного фонда независимо от их стоимости уникальный инвентарный порядковый номер не присваивается (п. 46 Инструкции N 157н).

Для их учета открывается Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032), которая регистрируется в Описи инвентарных карточек по учету основных средств (п. 54 Инструкции N 157н).

Обратите внимание! Книжная (иная печатная) продукция, не предназначенная для библиотечного фонда, учитывается в составе прочих материальных запасов (п. 99 Инструкции N 157н).

Периодические издания, приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, подлежат учету на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования" в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. п. 377, 378 Инструкции N 157н).

Согласно п. 92 Инструкции N 157н на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию. На объекты библиотечного фонда стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется линейным способом из расчета 1/12 годовой суммы амортизации с учетом срока полезного использования объектов библиотечного фонда.

Принятие к учету

Расходы на приобретение объектов библиотечного фонда относятся на статью 310 "Увеличение стоимости основных средств", а расходы по подписке на периодические издания - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Объекты библиотечного фонда принимаются к учету по их первоначальной стоимости, то есть в сумме фактических вложений в их приобретение с учетом сумм НДС, предъявленных поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п. 47 Инструкции N 157н).

Первоначальной стоимостью библиотечных фондов, полученных по договору дарения, признаются их рыночная стоимость на дату принятия к бюджетному учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением в состояние, пригодное для использования (п. 25 Инструкции N 157н).

В целях принятия к бухгалтерскому учету объекта библиотечного фонда его текущая рыночная стоимость определяется на основе цены, действующей на дату принятия к учету имущества, полученного безвозмездно, на этот или аналогичный вид имущества, а также может определяться комиссией по поступлению и выбытию объектов, созданной в учреждении на постоянной основе.

При определении текущей рыночной стоимости объекта библиотечного фонда могут быть использованы:

Данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей;

Сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в средствах массовой информации и специальной литературе;

Экспертные заключения (в том числе экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов библиотечных фондов.

Поступление и внутреннее перемещение библиотечного фонда оформляются следующими первичными документами:

Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (ф. 0306031);

Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032);

Требованием-накладной (ф. 0315006).

Бухгалтерские записи операций по поступлению (принятию) библиотечного фонда:

Формирование первоначальной стоимости объектов библиотечного фонда на основании Актов выполненных работ (при приобретении и последующем учете в составе ОС):

Дебет 0 106XX 310 "Увеличение вложений в нефинансовые активы"

Кредит 0 30231 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств";

Принятие к бухгалтерскому учету объектов библиотечного фонда по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении, отражается на основании первичных учетных документов - Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031):

Кредит 0 106XX 410 "Уменьшение вложений в нефинансовые активы";

Принятие к бухгалтерскому учету объектов основных средств в результате перевода готовой продукции в целях ее использования для нужд учреждения отражается по фактической себестоимости готовой продукции на основании первичного учетного документа - Требования-накладной (ф. 0315006):

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 105XX 440 "Уменьшение вложений в материальные запасы";

Принятие к учету неучтенных объектов библиотечного фонда, выявленных в результате инвентаризации, отражается по рыночной стоимости на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

Принятие к учету изданий, полученных учреждением в виде пожертвования, отражается на основании документов, подтверждающих безвозмездность передачи благотворителем имущества и факт получения объектов библиотечного фонда бюджетным учреждением.

Издания, поступающие от неизвестного лица или без сопроводительных документов, рассматриваются как пожертвования, при этом Акт подписывается в одностороннем порядке:

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 40110 180 "Прочие доходы";

Принятие к бухгалтерскому учету объектов библиотечного фонда в составе основных средств, поступивших в порядке возмещения в натуральной форме ущерба, причиненного виновным лицом, отражается на основании подписанного бюджетным учреждением и виновным лицом Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031):

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 40110 172 "Доходы от операций с активами".

Операции при внутриведомственных расчетах по передаче объекта библиотечного фонда:

Принятие к учету объекта библиотечного фонда на основании поступившего извещения (ф. 0504805):

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 30404 310 "Внутриведомственные расчеты по приобретению нефинансовых активов";

Принятие к учету амортизации объекта библиотечного фонда:

Дебет 0 30404 310 "Внутриведомственные расчеты по приобретению нефинансовых активов"

Если материальные ценности (например, учебники) поступили в рамках централизованного снабжения без Извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика, то они учитываются на забалансовом счете 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению" (п. 375 Инструкции N 157н);

Внутреннее перемещение объекта основных средств между материально ответственными лицами учреждения отражается на основании первичного учетного документа - Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032):

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда";

Начисление амортизации на объекты библиотечного фонда:

Дебет 0 40120 271 "Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов",

Дебет 0 10960 271 "Амортизация основных средств и нематериальных активов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг"

Кредит 0 104X7 410 "Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда".

В ряде случаев пополнение библиотечного фонда может происходить за счет пожертвований. Основанием для отражения таких операций в бухгалтерском учете может служить Акт о пожертвовании, который составляется в произвольной форме.

Пример 1. В библиотеку государственного бюджетного учреждения "Университет" в августе 2012 г. обратилось ООО "Издательский центр" с просьбой принять в качестве пожертвования коллекцию произведений А.С. Пушкина. Книги были приняты на основании Акта о пожертвовании, который затем был утвержден руководителем учреждения, и были отражены в бухгалтерском учете соответствующие хозяйственные операции.

Акт о пожертвовании был составлен следующим образом:

Утверждаю

Руководитель учреждения

Курочкин /А.А. Курочкин/

(подпись) (расшифровка подписи)

о пожертвовании

06.08.2012 г. Санкт-Петербург

ООО "Издательский центр", именуемое в дальнейшем "Жертвователь", в лице генерального директора А.Ю. Петрова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Университет в лице директора библиотеки П.П. Смирновой, действующей на основании доверенности от 5 мая 2012 г. N 142, с другой стороны, составили настоящий Акт о нижеследующем:

1. Жертвователь передал Университету, а Университет принял у Жертвователя безвозмездно в качестве пожертвования следующее имущество: коллекцию произведений Пушкина, состоящую из 12 книг на общую сумму 5000 (Пять тысяч) руб.

2. Указанное в п. 1 Акта имущество (книги) передается Жертвователем с целью его использования Университетом в соответствии с уставной деятельностью в качестве пополнения библиотечного фонда.

3. Университет распоряжается переданным имуществом по своему усмотрению исходя из целей и задач учреждения обслуживания пользователей, в том числе оставляет за собой право вывода пожертвованных документов из фонда в случае возникновения причин для списания без согласования с Жертвователем.

4. Правоотношения Жертвователя и Университета во всем, что не предусмотрено настоящим Актом, регулируются действующим федеральным законодательством о благотворительности.

5. Адреса и реквизиты сторон.

Жертвователь Университет

Передал ООО "Издательский центр" Принял директор библиотеки Университета

Директор Петров /А.Ю. Петров/ Директор Смирнова /П.П. Смирнова/

(должность) (подпись) (расшифровка (должность) (подпись) (расшифровка

подписи) подписи)

В бухгалтерском учете оприходование коллекции Пушкина, состоящей из 12 книг, было отражено следующим образом:

Выбытие из фонда

В настоящее время действующие нормативные акты не содержат указаний об обязательности списания из библиотек образовательных учреждений учебников пятилетней давности, кроме как в случаях их физического износа, приведшего к ветхости (изношенность книг, утеря страниц, восстановление которых не представляется возможным, и т.п.).

Списание же вследствие морального устаревания возможно, только если учебник не включен в указанные федеральные перечни, утвержденные Минобрнауки.

Пунктом 9.8 Инструкции N 2488 предусмотрен норматив списания библиотечных фондов по неустановленным причинам (недостача) - не более 0,1% от объема книговыдачи.

Указаниями п. 5.1.2 Инструкции N 590 учреждениям предоставлено право самостоятельно устанавливать количественные и стоимостные нормативы списания изданий, утраченных по неустановленным причинам (недостача).

Исключение документов из фондов библиотек по причине устарелости производится не реже одного раза в два года.

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в Книге суммарного учета и в формах индивидуального учета фонда. При этом указывается одна из причин списания.

При списании предметов библиотечного фонда, относящегося к особо ценному движимому имуществу учреждения (то есть библиотечного фонда, числящегося на счете 0 10127 000), необходимо учитывать, что решение о списании такого имущества принимается учреждением по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, в ведении которого оно находится (пп. "б" п. 4 Положения об особенностях списания федерального имущества, утв. Постановлением Правительства РФ от 14.10.2010 N 834). Учреждение обязано согласовывать с учредителем свое решение о списании закрепленного за ним библиотечного фонда, отнесенного к особо ценному движимому имуществу. Для согласования списания учреждение направляет следующие документы :

Перечень предметов библиотечного фонда, решение о списании которых подлежит согласованию;

Копию решения о создании постоянно действующей комиссии по подготовке и принятию решения о списании имущества (с приложением положения о данной комиссии и ее составе, утвержденного приказом руководителя организации);

Копию протокола заседания постоянно действующей комиссии по подготовке и принятию решения о списании предметов библиотечного фонда;

Акты о списании федерального имущества и документы согласно перечню, утвержденному учредителем.

Выбытие объектов библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) или Актом о списании групп объектов основных средств (ф. 0306033) с приложением списков исключенной литературы на основании решения постоянной действующей комиссии по поступлению и выбытию активов.

В бухгалтерском учете операции по выбытию отражаются так:

Списаны объекты библиотечного фонда в связи с износом, непрофильностью, утерей, хищением, продажей и т.п.:

Дебет 0 40110 172 "Доходы от операций с активами"

Списаны объекты библиотечного фонда в связи с утратой в результате бедствий стихийного и техногенного характера:

Дебет 0 40120 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит 0 101X7 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда";

Списаны объекты библиотечного фонда в связи с безвозмездной передачей:

Дебет 0 40120 241 "Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям",

Дебет 0 40120 242 "Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций"

Кредит 0 101X7 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда".

Пример 2. В 2012 г. бюджетное образовательное учреждение за счет субсидии на выполнение государственного задания закупило 120 учебников по 300 руб. каждый. В этом же году комиссией было принято решение о списании 50 книг (на общую сумму 10 000 руб.), приобретенных за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, по причине их физического износа и устаревания.

В бухгалтерском учете учреждения были сделаны следующие бухгалтерские записи:

Организация и ведение учета документов в библиотеке 2

Основные положения учета библиотечного фонда 3

Функции учета 3

Виды и формы учета 4

Прием новых поступлений 9

Учет выбывающих документов 10

Переоценка библиотечного фонда 10

Проверка библиотечного фонда 11

Заключение 12

Список литературы 13

Организация и ведение учета документов в библиотеке

Учет библиотечного фонда является частью системы управления экономическими процессами; это важнейший элемент сохранности библиотечного фонда. Учетные документы, в которых регистрируются прием, выбытие и движение фонда являются юридическими документами. Учет библиотечного фонда – это и технологический процесс организации их. Основная цель учета – формирование точных и достоверных данных обо всех видах документов, обеспечение контроля за их движением и сохранностью в соответствии с действующими нормативными документами.

Основные нормативные документы – это:

Письмо министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечного фонда» от 7.10.98.

Приказ министерства культуры РФ «Об утверждении «инструкции об учете библиотечного фонда» от 02.12.98.

Национальная программа сохранения библиотечного фонда от…..

Второй этап национальной программы сохранения библиотечного фонда связан с:

Совершенствование учета фондов в библиотеках.

Совершенствование системы нормативно-правового обеспечения учета фондов.

Определение принципов унификации единиц учета документов, находящихся на разных уровнях учета, выявление общих учетных показателей, обеспечение их сопоставимости между собой и соответствия отечественным и международным стандартам (единицам учета, единицам измерения и правилам описания).

переход на новые технологии, обеспечивающие интеграцию видов учета, автоматизированную обработку;

информационное обеспечение работы по проблемам учета библиотечных фондов в стране и за рубежом.

Основные положения учета библиотечного фонда

Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда и служит для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечение сохранности фондов, контроля за наличием и движением документов.

К ведению учета библиотечного фонда предъявляются следующие требования:

полнота и достоверность учетной информации;

документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;

совместимость приемов и форм учета;

соответствие показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной библиотеки.

Функции учета

Основными функциями учета являются информативная, управленческая и контрольная. В каждом виде учета в соответствии с его назначением приоритетной становится одна из функций. Так, с определенной долей условности информативная и управленческая функции осуществляются с помощью суммарного учета, контрольная – индивидуального и стоимостного. В условиях рыночных отношений возрастает роль стоимостного учета, стало быть, усиливаются контрольные функции учета.

Учет БФ, то есть процесс регистрации документов, прибывающих в фонд или исключаемых из него, ведется в двух формах: статистической и бухгалтерской.

Статистический учет - это составление количественной характеристики объема, состава и движения (постоянного изменения) БФ в процессе его формирования и функционирования. Он проводится библиотекой по особым учетным формам, которые предусматривают возможность расширения сведений о фонде, чтобы можно было использовать дополнительные данные для его изучения. Сравнение и анализ дополнительных количественных сведений учета БФ с другими показателями работы позволяют сделать выводы о качестве и перспективах деятельности библиотеки в целом. Учет дает возможность установить такие показатели работы, как книгообеспеченность, обращаемость, читаемость и всего фонда, и его частей. Правильная организация учета способствует также охране БФ - государственной и общественной собственности, имеющей огромную культурную и материальную ценность.

Бухгалтерский учет - это финансовый контроль бухгалтерии библиотеки или учреждения над стоимостным выражением БФ, то есть за расходованием средств на комплектование, организацию и использование фонда. В стоимость изданий и материалов не включаются накладные расходы (на библиотечную обработку, почтовые и транспортные).

Виды и формы учета

Существует два вида учета: суммарный и индивидуальный.

Суммарный учет (СУ) дает полную количественную характеристику фонда. Суммарный учет – это учет документов партиями, которые поступают или выбывают по одному сопроводительному документу (счет, накладная, акт и т.д.)

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (Приложение 1).

Она состоит из трех частей:

Часть 1 – «поступление в фонд». – В нем ведется запись: дата и номер записи, источник поступления, номер сопроводительного документа, количество поступивших документов (по видам и содержанию), стоимость приобретенных документов. Нумерация записей о поступлении ежегодно начинается с № 1, о выбытии - также с № 1 и идет в возрастающем порядке из года в год вне зависимости ют причин выбытия. Литература, не подлежащая записи в ИК (временного хранения), записывается в части I КСУ без указания ее стоимости и распределяется по содержанию. Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного пользования (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом персонала библиотеки и программистов материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием БФ).

Часть 2 – «выбытие из фонда» - здесь собираются все сведения о выбывших из библиотеки документах. Они выбывают по актам с указанием причин выбытия: ветхость, утеря читателями, морально устаревшие и т.д.

Часть 3 – «итоги движения фонда». Эта графа заполняется в конце года, когда приняты все партии документов, проведены все акты на списание.

Поступление CD-ROM, мультимедиа и т.д. отражаются в первой части книги суммарного учета, выбытие – во второй, итоги движения – в третьей части.

Все периодические издания подлежат суммарному учету.

Индивидуальный учет – учет каждого экземпляра документа, поступившего или выбывшего из фонда. Учету подлежат все виды документов на любых носителях информации. Индивидуальный учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности БФ. Для того чтобы выполнить все ее требования, следует прежде всего определить единицу учета разных видов документов, одинаковую для всех библиотек. Понятие «единица учета» заложена в ГОСТ 7.20-2000 и «Инструкции об учете БФ» (1998 год). Это книги, брошюры ноты, карты, изоиздания (отдельный лист, тетрадь, атлас, карта, альбом), научно-технические документы (НТД) (стандарты, технические условия (ТУ), описания изобретений к авторским свидетельствам) - экземпляр; диафильмы - катушка; диапозитивы (слайды) - комплект; грампластинка - диск; магнитные фонограммы - катушки, бобина, кассета, рулон; фильмокопии - фильм. Но если последние являются приложением к произведению печати, то индивидуальному учету не подлежат. Учет СD-RОМ, мультимедиа, дискет ведется в любой форме индивидуального учета.

Индивидуальный учет по названиям осуществляется с целью представление о содержательном потенциале БФ, количестве названий документов. Он позволяет определить, насколько многоаспектно отражены в фонде те или иные темы, вопросы, проблемы, то есть выявить многообразие его наполнения информацией. Существует несколько форм индивидуального учета: учет часто называют библиографическим он осуществляется в виде каталогов (алфавитный каталог (АК), систематический каталог (СК), нумерационный; для учета документов - со сквозной нумерацией: ГОСТы, описания изобретений, ценники, прейскурант и др.). В них на каждое название заводится отдельная карточка. На серийные, продолжающиеся издания, бюллетени ведутся учетно-регистрационные картотеки и каталоги.

Учетный каталог совмещает учет БФ по названиям и по экземплярности. На каждое название заполняется карточка с полным библиографическим описанием и указанием цены. Карточке и документу присваивается очередной порядковый номер. Издание объемом до 48 страниц регистрируется на карточке, но не нумеруется. На обороте карточки фиксируется распределение экземпляров документа по подразделениям фонда ЦБС. Дается один общий инвентарный номер для всех экземпляров документ» и всех типов многотомного издания. Карточки расставляются в алфавитном порядке. Каждая карточка учетного каталога и общая опись инвентарных номеров регистрируются в специальных журналах. Затем нумератором на обороте титульного листа книги, на книжных формулярах и на карточке учетного каталога проставляется инвентарный номер.

На каждый вид издания существует своя форма карточки. Учетные каталоги хранятся в запирающихся шкафах или служебном помещении, которое опечатывается. Карточки в ящиках закреплены стержнями, доступ» к каталогам имеет ограниченный круг сотрудников.

Несколько по-иному ведется учет периодики. Текущие поступления журналов и газет регистрируются в учетной картотеке. В конце года подсчитывается общее количество поступивших номеров журналов за год и составляется акт, на основании которого производится запись в КСУ. Акты эти в бухгалтерию не сдаются, так как там есть подписные квитанции, подтверждающие расходование средств на подписку. Газеты регистрируются в картотеке, хранению подлежат лишь местные газеты, центральные - исходя из наличия площади.

Учет БФ учебников существенно отличается от учета другой литературы. Особые затруднения вызывает учет книг для чтения, словарей, сборников задач, дидактических материалов. К школьным учебникам относят орфографические словари, математические таблицы, сборники задач и упражнений, практикумы. Учет экспериментальных и пробных учебников осуществляется в КСУ и учетных каталогах.

Регистрация многоэкземплярных (дублетных) изданий проводится либо по способу кавычек (вместо повторной записи названия проставляются кавычки), либо по способу крайних номеров (на одной строке записываются через тире первый и последний по числу дублетов номера). Номера оставляются на одной строке перед названием документа, всего на страницу заносится 20 записей. В пределах этой нумерации каждому экземпляру присваивается индивидуальный номер. Такой способ экономичен и широко применяется для регистрации учебной и многоэкземплярной литературы. Инвентарный номер является сугубо индивидуальным и никогда никаким другим документам не присваивается даже в случае, когда всё экземпляры выбывают из библиотеки.

В последние годы функцию инвентарного номера с успехом выполняет штриховой бар-код, применяемый при автоматизированной обработке и выдаче документа.

Все страницы ИК пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. В них не допускаются помарки и подчистки. Если они произошли, то ошибки следует оговорить в графе «Примечания» - «Исправленному верить» - и заверить подписью. Все записи должны быть сделаны аккуратно, разборчивым подчерком, долговечными средствами письма Допустимо использовать средства механизации и автоматизации. Выполняют все графы при регистрации новой партии, кроме графы о проверке», которая заполняется при проверке. В графе «Год издания» ставят только две последние цифры. Графа «Цена» заполняется при к записи с учетом той стоимости, которая проставлена на издании с применением действующих коэффициентов пересчета БФ. Для удобства пользования на форзац ИК рекомендуется наклеить таблицу с показателями коэффициентов переоценки фондов. На переплете ИК записывают порядковый номер самой книги, а также первый и последний инвентарные номер включенные в нее. Затем на титульном листе указывается полностью название библиотеки, повторяется номер ИК, указывается, когда она начата кончена. В конце книги делают заверительную надпись: «В этой книге имеется... пронумерованных страниц. Дата, подпись, печать».

В конце года на каждой странице всех ИК (актов) подсчитывают общее количество экземпляров, имеющихся в наличии (без учета выбывших по актам), их стоимость и распределение по отраслям. Данные постраничных итогов суммируют, делают запись на форзаце ИК и конечные результаты подсчета сверяют с данными бухгалтерии.

Таким образом, ведение учета библиотечного фонда обусловлено рядом обязательных требований. Он должен быть полным и достоверным и ответствовать показателям государственной статистики. Полнота и достоверность учета обеспечиваются документальным оформлением каждого поступления в фонд и каждого выбытия из него.

Прием новых поступлений

Прием новых поступлений ведет отдел комплектования и обработки (ОК и О). Прием происходит по счету (накладной), который прилагается к партии документов и обязательно содержит их опись. Если документы поступают без описи (например, в дар), то библиотекарь составляет акт на их получение, который передается вместе с другими документами на следующие операции. Все поступившие документы сверяются с картотекой комплектования и каталогами (на предмет дублетности) и маркируются штемпелем или штрих-кодом, удостоверяющими, что они стали собственностью библиотеки.

При сверке возле каждого названия в описи ставится пометка. Далее просматривается каждая отдельная книга, для того чтобы выяснить, нет ли, среди них бракованных экземпляров. При обнаружении в принимаемой партии документов недостачи, дефектных экземпляров или замены одних документов другими, их заменяют в источнике комплектования, откуда поступила партия, составив предварительно акт в двух экземплярах - для библиотеки и для книготоргового учреждения. На документы, поступившие без сопроводительного документа, составляется акт из двух частей: текстовой и приложения - описи документов. Если последних в партии не более пяти, их список включают в текст акта. Нумерация актов о приеме начинается ежегодно с № 1. Если поступили документы, которые не были заказаны библиотекой, их сверяют с алфавитным каталогом и выясняют, нужны они библиотеке или нет. После проверки с сопроводительными документами (если нет неточностей) все экземпляры документов штемпелюются. Штемпель ставится на титульном листе и на странице 17. Для особо ценных и редких изданий может применятся книжный знак или штрих-код.

После этого сопроводительный документ передается в бухгалтерию.

Учет выбывающих документов

Выбытие документов и библиотечного фонда оформляется актами. В каждом акте фиксируются документы, которые исключаются только по одной причине: ветхость, излишняя дублетность, утеря читателями и т.д. В акт могут включаться документы различного вида, но списываемые по одной причине. При выбытии документов длительного хранения к акту прилагается список, который не может быть заменен книжными формулярами. После утверждения акта, данные, содержащиеся в нем, фиксируются во второй части «Книги суммарного учета» библиотечного фонда».

При утере документов пользователями, составляется акт (на основании «тетради учета книг, принятых от читателей взамен утерянных»). Содержание этого акта записывается в первой части «Книги суммарного учета»

Акт о списании недостающей литературы выявленной при проверке книжного фонда утверждается генеральным директором.

Переоценка библиотечного фонда

Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов. Работа по переоценке фонда – это новое направление в работе библиотек. Библиотечные фонды переоцениваются по годам поступления документов на основании записей его индивидуальному и суммарному учету и бухгалтерских документов. Основное условие переоценки – соответствие стоимости бухгалтерского учета данные первичного библиотечного учета. Исходные данные для переоценки – балансовая стоимость фонда по данным бухгалтерского учета. При переоценке каждого издания за основу принимается первоначальная цена, затем определяется восстановительная стоимость на день утраты (цена приобретения, умноженная на коэффициент соответствующий году.

Проверка библиотечного фонда

В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» (1996) проводится обязательная проверка книжного фонда с целью определения наличия зарегистрированных в учетной документации изданий, а также установления их соответствия учетным документам.

Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками. Проверки могут быть периодически, регулярные, и т.д. Проверке подлежат все виды документов, электронные издания, всем документам, которым присвоен инвентарный номер.

Основанием для проверки является приказ генерального директора. Создается комиссия, разрабатывается план проверки, сроки.

В подготовительный период подвергается проверке правильность оформления учетных документов (книги суммарного учета, инвентарной книги, накладных, актов и т.д.). На этом этапе должны быть выявлены и исправлены все ошибки в ведении учетных документов.

Проверка фонда может проходить по одному из способов проверки: (сверка с инвентарной книгой, при помощи контрольных талонов, по топографическому каталогу.

Завершающий этап – подведение итогов и оформление соответствующей документации – акт (с объяснительной запиской) и список недостающих документов.

Документы, в которых осуществляется учет библиотечного фонда, являются финансовыми документами и должны хранится в сейфах или специальных шкафах.

Заключение

Национальная программа сохранения библиотечных фондов РФ (2000 г.) в качестве основной задачи в области учета определила создание системы единого государственного учета библиотечного фонда.

На основе действующих законодательств (федеральные законы о библиотечном деле, о стандартизации, о бухгалтерском учете) библиотеки самостоятельно формируют свою учетную документацию не противоречащую государственным документам.

В рамках создания системы единого государственного учета библиотечного фонда особо значительными являются требования, предъявляемые к учету, а именно: полнота, точность и достоверность сведений об информационном потенциале всех библиотек страны.

В единстве духовного и материального начала заключается основная ценность библиотечного фонда.

Потому важной задачей является поднятие на качественно новый уровень осознания значимости библиотечного фонда как национального достояния страны создающего интеллектуальный капитал общества.

Список литературы

Основы законодательства Российской Федерации о культуре // Библиотека и закон. – М. : Либерея, 1996.-Вып. 1.-С. 17-38.

Федеральный закон Российской Федерации «О библиотечном деле» //

Библиотека и закон. – М. : Либерея, 1996. – Вып. 1. – С. 42-53.

Федеральный закон Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов» // Библиотека и закон. – М. : Либерея. – 2002. – Вып. 12. – С. 53-67.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства РФ. – 1995. – №8. – С. 1213.

Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» //

Сборник законов Российской Федерации с последними изменениями и дополнениями на 1 июля 2004 г. – М: ЭКСМО. – 2004. – С. 226-229.

Публикации

Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя: учреждения культуры.-2004. – № 9. – С. 25-36.

Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя: учреждения культуры. – 2004. – № 10. – С. 24-27.

Антопольский, А. Б. Актуальные проблемы учета и регистрации электронных ресурсов // Библиотечное дело – XXI век: науч.-практ. сб. / Антопольский А. Б. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5). – С. 133-137.

Антопольский, А. Б. Информационные ресурсы России / Антопольский А. Б. – М. : Либерея. – 2004. – 424 с.

Архипов, Д. Компьютеризованная проверка фонда / Архипов, Д. // Библиотека. – 2002. – №1. – С. 33-37.

Библиотечные компьютерные сети: Россия и Запад. Вып. 2. – М. : Либерея, 2002. – 200 с.

Веселова, И. В. Критерии оценки изданий, приобретаемых библиотекой // Библиотечное дело - XXI век: науч.-практ. сб. / Веселова, И. В., Светлов С. А. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5).-С. 144-151.

Воройский Ф. С. Основы проектирования автоматизированных библиотечно-информационных систем.-М., 2002.-384 с.

Горшков Ю. А. Оценка стоимости библиотечного продукта при использовании электронно-цифровых технологий // Электронная библиотека РГБ: Проблемы формирования и использования: Сборник статей. - М., 2003. -С. 82-92.

Государственная политика в области сохранения библиотечных фондов: Материалы Всерос. совещ. 10-14 апр. 2000 г.-СПб.: РНБ.- 2000.-192 с.

Гриханов Ю. А. Новые тенденции в развитии библиотечных фондов // Библиотечное дело - XXI век: Науч.-практ. сб. / Рос. гос. б-ка. - М., 2003. -(Вып. 2 (6).- С. 130-153.

Гришина. Ф. Е., Антошкова, О. А., Ефремова, О. И. Состояние и перспективы развития стандартизации в области научно-технической информации, библиотечного и издательского дела//НТИ. Сер. 1.-2002. -№ 1.-С. 22-24.

Дубровина Л. А. Минимум управления, максимум управляемости: Руководителям библиотек о всеобщем управлении на основе качества.-М.: ФАИР-ПРЕСС.- 2004.-400 с.

Заславец Н. Н. Учет и комплектование фондов музея МГУКИ//Библиография. - 2003.-№1.- С. 19-21.

Коваленко Н. И. Обновление фондов: Методы оценки и расчета // Науч. И техн. б-ки.-2002.-№11.-С. 38-50.

Земсков А. И., Шрайберг Я. Л. Электронные библиотеки: Учебник для вузов.- М.: Либерея.- 2003.-352 с.

Лаврик О. Л. Академическая библиотека в современной информационной среде.-Новосибирск: ГПНТБ СО РАН.- 2003.- 251 с.

Лавренова О. А. Функции учета фондов в автоматизированных информационных системах // Библиотечное дело-XXI век: Науч. практ. сб. / Рос. гос. б-ка.- М., 2003.-Вып. 1(5).-С. 159-164.

Майстрович Т.В. Электронный документ как объект библиотечного дела.-М.: Пашков дом, 2004.-248 с.

Методические рекомендации по применению “Инструкции об учете библиотечного фонда” в библиотеках образовательных учреждений // Библиотека и закон: Справочник, комментарии, консультации. Юридические советы на каждый день.-М.: Либерея, 2001.-Вып. 10.-С. 146-167.

Медникова С. А. Сохранение библиотечных фондов Мурманской области состояние, проблемы и перспективы//Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы конф. 7-15 июня 2003. ГПНТБ России.-М., 2003.-Т. 2.-С. 509-511.

Мешкова Л. Л. Новые технологии в учете библиотечного фонда // Университетская книга.-2001.-№ 7.-С. 16-19.

Основой библиотечной статистики является точный учет всех основных показателей работы библиотеки. Регистрация показателей по обслуживанию пользователей в библиотеках должна вестись ежедневно.

1. 1.учет пользователей библиотеки;
2. 2.учет посещений, обращений;
3. 3.учет запросов на документы и их копии;
4. 4.учет выдачи документов и их копий;
5. 5.учет запросов и ответов на справочно-информационное обслуживание;
6. 6.учет мероприятий.

• ГОСТом 7.20-2000 «Библиотечная статистика»;
• Стандартом предприятия Кемеровской областной научной библиотеки «Единицы и формы учета информационно-библиотечного обслуживания пользователей»;
• Методическими решениями, принятыми на ежегодном заседании «Клуба деловых встреч методистов государственных и муниципальных библиотек Кемеровской области» в июне 2007г.;
• Регламентирующими документами, принятыми в различных библиотеках Кемеровской области.

Основные формы библиотечной статистики

1. 1.Первичные учетные документы для ежедневного заполнения:

• Формуляр читателя (электронный формуляр читателя) – предназначен для учета читателя библиотеки, контроля и учета выданных ему и возвращенных им произведений печати и других документов и анализа чтения;
• Электронная БД пользователей библиотеки;
• Картотека регистрации абонентов МБА (электронная база данных) предназначены для учета абонентов и анализа сведений о них;
• Картотека регистрации абонентов информации (электронная база данных) предназначена для учета абонентов и анализа сведений о них;
• Карточка регистрации читателя предназначена для учета читателя библиотеки и анализа сведений о нем*;
• Книжный формуляр предназначен для учета и контроля за выданным и возвращенным пользователем (читателем, абонентом) документом и анализа его использования;
• Контрольный листок предназначен для учета посещений пользователя подразделений библиотеки, контроля за выданными и возвращенными документами*;
• Разовый контрольный листок предназначен для учета посещений разовыми пользователями подразделения библиотеки;
• Листок читательского требования предназначен для поиска и выдачи произведения печати и другого документа, учета и анализа запросов и отказов*;
• Лист ежедневной статистики предназначен для ежедневного учета показателей количества посещений, обращений и выдачи документов пользователям по отраслям знаний*;
• Лист «Учет количества запросов» или «Журнал справок и консультаций» предназначен для учета запросов всего: справок и консультаций;
• «Журнал отказов» или «Картотека отказов» предназначен для учета отказов по запросам и анализа отказов;
• Паспорт мероприятия предназначен для учета и анализа мероприятия, проводимого библиотекой;
• Счетчики посещений www -сайта библиотеки*.

1. 2.Вторичные документы:

• Дневник работы библиотеки;
• Статистическая форма № 6-НК;
• Отчеты о работе библиотек за период времени.

1. 3.Факультативные документы (обозначены*) имеют рекомендательный характер для учета работы библиотеки.

Учет пользователей библиотек

См.: приложения № 1 и № 2

6.Единицей учета абонентов межбиблиотечного абонемента (далее МБА) является один абонент.

7.Учет общего числа абонентов проводится по числу библиотек, зарегистрированных в картотеке или БД регистрации абонентов МБА.

8.Единицей учета абонентов информации является индивидуальный (лицо) или коллективный (организация) абонент, зарегистрированный в картотеке или БД регистрации.

9.Учет общего числа абонентов информации проводится по числу абонентов, зарегистрированных в картотеке или БД системы ИРИ.

10. Единицей учета пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети, является код пользователя (лица или организации), зафиксированный на сервере библиотеки.

11. Учет общего числа пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети, осуществляется по количеству неодинаковых кодов лиц и организаций, зарегистрированных на сервере библиотеки.

12. Единицей учета посетителей мероприятий является лицо, присутствующее на мероприятии и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке.

См. приложение № 3

13. Учет общего числа посетителей мероприятий осуществляется суммированием количества присутствующих на мероприятиях лиц, зарегистрированных в принятых документах каждым структурным подразделением библиотеки.

Учет мероприятий

1. 1.Единицей учета мероприятий является одно мероприятие: выставка, устный обзор, день информации, экскурсия и т.п., зарегистрированное в документации, принятой в библиотеке.

См. приложения № 4 и № 5

1. 2.Учет общего числа мероприятий проводится суммированием мероприятий, зарегистрированных каждым подразделением библиотеки.
2. 3.Мероприятие, в организации и проведении которого принимали участие несколько структурных подразделений, учитывается один раз.
3. 4.Мероприятие, включающее одновременно проведение различных форм (например, выставку и устный библиографический обзор) учитывается как одно мероприятие, но составляющие этого мероприятия называются в принятой документации.

Учет посещений, обращений

1. 1.Единицей учета посещений является одно посещение, зарегистрированное в документации или БД, принятых в библиотеке.

Примечание: в число посещений не включаются участники массовых мероприятий, семинаров, конференций и т.д., проводимых на базе библиотеки другими организациями.

1. 2.Единицей учета обращений к электронной библиотечно-информационной сети является одно обращение на сервер библиотеки.
2. 3.Учет общего числа посещений (обращений) проводится суммированием посещений (обращений), учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.
3. 4.Учет ведется в первой части дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости» по двум графам: посещения и обращения. Обращения входят в общее число посещений.

1. 1.Единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу.
2. 2.Единицей учета выдачи периодических изданий является экземпляр или подшивка, полученная пользователем по его запросу.
3. 3.Учет выдачи журналов, газет, нот, карт, патентов, стандартов и т.д. объединенных или хранящихся в папках, коробках, подшивках, комплектах и др., проводится по числу тех экземпляров документов, которые соответствуют запросу пользователя.
4. 4.Учет выдачи документов проводится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, листе читательского требования и другой документации, принятой в библиотеке, а также в электронной БД.
5. 5.При выдаче документов из одного структурного подразделения библиотеки в другое учет выдачи производится лишь тем структурным подразделением, которое непосредственно осуществляет выдачу документов пользователю (читателю, абоненту).
6. 6.Учет общего числа выданных документов проводится суммированием числа экземпляров, учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.
7. 7.Единицей учета выдачи копии документа является копия библиотечного документа (глава книги, абзац, статья, файл, аудиозапись с каждого носителя, запись на диск, распечатка документа с электронного носителя), независимо от количества скопированных страниц.
8. 8.Учету не подлежат копии с документов, не относящихся к библиотечному фонду.
9. 9.Выдача платных копий библиотечных документов осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов.
10. 10.Учет выдачи копий и документов с выставки входит в общее число выданных документов.

См. приложения № 6, № 7, №8

Учет запросов и ответов на справочно-информационное обслуживание

1. 1.Единицей учета разовых запросов на справочно-информационное обслуживание (СИО) является запрос.
2. 2.Учет выполненных запросов на СИО проводится по числу

• Тематических справок;
• Уточняющих справок;
• Фактографических справок;
• Адресных справок;
• Методических консультаций.

См. приложение № 9

1. 3.Учет общего числа запросов на СИО проводится суммирование запросов, зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке.
2. 4.Учет запросов ведется в «Журнале/тетради справок и консультаций» и листе «Учета количества запросов», а также в дневнике работы библиотеки.

Учет отказов

1. 1.Единицей учета отказов на документы, их копии и СИО является невыполненный запрос пользователя, зарегистрированный в листке читательского требования (или БД), другой документации (журнал/тетрадь отказов), принятой в библиотеке.
2. 2.Учет общего числа отказов проводится суммированием невыполненных запросов пользователей, зарегистрированных в каждом структурном подразделении библиотеки.

Порядок учета

1. 1.Учет основных показателей обслуживания осуществляется в структурных подразделениях библиотеки.
2. 2.Ежедневная статистика ведется на листах учета или в тетрадях учета. В дневник работы библиотеки заносится общая сумма по основным показателям учета.
3. 3.Вышеизложенные показатели включаются в годовой отчет и статистическую форму № 6 -НК.

Ответственность

Ответственность за постановку учета возлагается на заведующих структурными подразделениями библиотеки.

Контроль осуществляет администрация библиотеки.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение № 1

Заполнение первой части дневника

При учете пользователей в Дневнике, необходимо придерживаться следующих правил:

1. 1.В графе «Всего записалось читателей» учитывается количество читателей, записавшихся (или перерегистрированных) в данный день, в данном отделе или кафедре обслуживания. Из общего числа читателей выделяют – юношество – 15-24 года (отдельная графа в Дневнике) и дети до 14 лет (отдельная графа в Дневнике).
2. 2.Сведения о вновь записавшихся (или перерегистрированных) читателях заносятся на основании читательских формуляров.

Примечание:

- в графе «учащиеся» учитываются только те читатели, основным занятием которых является учеба;

- читатели пенсионеры относятся к группе «прочие»;

- в графах «отдельные группы читателей» библиотека учитывает те группы читателей, которых она дифференцированно обслуживает (например: домохозяйки, безработные, инвалиды, частные предприниматели и т.д.).

В конце месяца подводятся итоги записи читателей за месяц, а также подсчитывается общее количество читателей в данном отделе библиотеки и их состав с начала года. Последний итог затем переносится на первую строку следующей страницы.

1. 4.В графу «число посещений» заносятся сведения о посещениях всех групп пользователей. Посещения по читательской категории «юношество» выносятся в отдельную графу.

Приложение № 2

ИНСТРУКЦИЯ

Запись читателя в библиотеку и перерегистрация

Запись пользователей в библиотеку осуществляется в соответствии с Правилами пользования библиотекой, утверждаемыми директором библиотеки по согласованию с учредителем библиотеки. Пользователь записывается в библиотеку, предоставляя документ, удостоверяющий его личность: паспорт гражданина РФ или другой документ – для пользователей старше 14 лет. Для пользователей в возрасте до 14 лет таким документом является ходатайство родителей или опекунов.

На пользователя заполняется формуляр с указанием фамилии, имени, отчества, даты записи, номера формуляра и др. данных. Дополнительные данные (место работы, прописка, должность и т.д.) вносят на основании методического решения - «Технология записи в библиотеку». С читателем заключается договор. Если же библиотека не заключает договор с пользователем – физическим лицом, то факт ознакомления и согласия с Правилами пользования библиотекой удостоверяется его подписью на читательском формуляре, т.е. тем самым заключается договор присоединения.

В практике библиотек в последнее время все чаще встречаются случаи судебных исков по процедуре заключения договоров с физическими лицами, поэтому целесообразнее все-таки заключать именно договор об обслуживании.

Перед началом оформления электронного читательского формуляра производится автоматический контроль несанкционированной повторной записи, которая невозможна, т.к. электронный читательский формуляр записавшегося в Библиотеку читателя хранится постоянно.

В процессе записи в электронном читательском формуляре заполняются определенные поля, куда вносится различная информация о читателе: ФИО, пол, адрес прописки и номер телефона, адрес временного проживания и номер телефона, место работы или учебы (студенты сообщают подробное название учебного заведения, курса и класса), профессия, паспортные данные. Эта информация необходима для дальнейшего общения с читателем, для изучения читательского контингента по различным параметрам и статистики. Все записи преобразуются в электронную читательскую карточку и сведения о новом читателе сразу поступают во все структурные подразделения Библиотеки.

Читатели, имеющие только регистрацию, записываются на общих основаниях, но в их электронном читательском формуляре обязательно указывается срок регистрации. По окончании срока регистрации в формуляр вносится запись «Нет регистрации». Эту запись видят сотрудники всех залов.

Полученные сведения о читателях доступны только на рабочих местах; соблюдается конфиденциальность информации.

При утере читательского билета читатель платит штраф и получает другой билет с новым штрих-кодом.

Ежегодно во всех отделах обслуживания производится перерегистрация читателей. Цель ее - выявить реальное количество читателей, пользующихся библиотекой, а также уточнить сведения о читателях (изменения в возрасте, образовании, перемена адреса, места работы и т.д.).

При перерегистрации требуется предъявление паспорта. В формуляр читателя вносят все необходимые изменения и указывают новый номер на формуляре. Во время перерегистрации в электронный читательский формуляр вносятся появившиеся изменения в сведениях о читателе, и автоматически проставляется новый календарный год. Без этого читатель не будет обслуживаться в залах.

При записи в библиотеку происходит первое ознакомление читателя с правилами пользования библиотекой, ее структурой, фондами, каталогами. Из первой беседы читатель должен узнать в каких отделах библиотеки он может получать книги, кто поможет выбрать ему нужную книгу, какие клубы или кружки работают при библиотеке, какие массовые мероприятия в ней проводятся. Это первое ознакомление важно для читателя, но еще важнее для библиотекаря.

При обслуживании читателей через электронный формуляр можно применять расписку-обязательство, например:

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

Ознакомившись с условиями и правилами пользования Библиотекой (отделом), (адрес) обязуюсь:

1. Своевременно возвратить документы, предоставленные из фонда Библиотеки (отдела) на дом через электронный формуляр пользователя;

2.Обеспечить сохранность предоставленных Библиотекой (отделом) документов;

3. В случае задержки, порчи или утраты предоставленных Библиотекой (отделом) документов возместить Библиотеке материальный ущерб.

Читатель: __________________________________

(Ф.И.О., номер читательского билета)

Подпись _____________________ Дата «___» ___________ 20.. г.

Приложение № 3

Учет посетителей мероприятий

Учетными документами посетителей мероприятий являются:

1. 1.Дневник библиотечной работы (часть №3 «Учет массовой работы» и часть №1 «Учет и состав читателей и посещаемости» графа «Число посещений»);
2. 2.«Паспорт массового мероприятия» с приложением списка, который включает в себя:

• количество присутствующих, в том числе по основным читательским группам – дети, юношество,
• количество предоставленных / выданных документов, в том числе по отраслям знания и т.д.

При учете в дневнике работы библиотеки в части № 1 количество посетителей мероприятия суммируется с общим количеством посещений библиотеки; полученная сумма вносится в графу Дневника «число посещений».

Посещение мероприятий, проводимых библиотекой за ее пределами, фиксируется в паспорте мероприятия и включается в общее число посещений.

Приложение № 4

Паспорт массового мероприятия

1. 1.Дата проведения « ___» _____________ 200 год
2. 2.Форма и название мероприятия__________________________________

1. 3.Место проведения (организация, учреждение)______________________

__________________________________________________________________

1. 4.Количество присутствующих, в том числе по основным читательским группам:

Всего _______________________

Юношество __________________

Дети ________________________

1. 5.Количество предоставленных / выданных документов, в т.ч. по отраслям знаний:

2 ____________________________

3 ____________________________

4 ____________________________

5 ____________________________

6 ____________________________

75____________________________

81____________________________

83____________________________

85____________________________

86____________________________

9 _____________________________

82-84__________________________

1. 6.Ф.И.О. ответственного__________________________________________
2. 7.Примечания__________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение № 5

ПАСПОРТ ВЫСТАВКИ

Название выставки _________________________________________________

__________________________________________________________________

Тема ______________________________________________________________

Период работы с «___» ________________ 20 г.

По «_____» ______________ 20 г.

Место проведения __________________________________________________

__________________________________________________________________

Количество участников______________________________________________

Количество предоставленной / выданной литературы ____________________

__________________________________________________________________

Количество представленных экспонатов _______________________________

__________________________________________________________________

Ответственный_____________________________________________________

_______________________________________________ ___________________

Примечания _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение № 6

Учет выдачи документов и их копий

1. 1.Все документы, выдаваемые читателям на дом, записывают в традиционном формуляре или электронном формуляре (далее формуляр), при этом указывается срок возврата, инвентарный номер, классификационный индекс, автор и заглавие книги.

На формуляре выданного документа и контрольном листке сроков возврата указывается дата и номер формуляра читателя.

Если документ выдается в читальном зале, то на контрольном листке или на книжном формуляре указывается дата выдачи документа.

Традиционные формуляры читателей расставляются по срокам возврата, а в пределах срока - в порядке алфавита фамилий или по номерам формуляров читателей.

Традиционные формуляры читателей, не взявших книги, расставляются отдельно в порядке алфавита.

При возвращении документов библиотекарь обязан зачеркнуть в присутствии читателя его расписку и вложить книжный формуляр в документ.

Продление срока чтения документов, по просьбе читателя, рассматривается как новая выдача.

Учет выдачи в читальных залах с открытыми фондами ведется путем подсчета документов, снятых читателем с полок и возвращаемых после использования библиотекарю. Документы, используемые непосредственно у полок в процессе подбора литературы, как книговыдача не учитываются.

В читальных залах с открытым фондом разрешается вести выборочный учет. Выборочный учет предполагает учет средней книговыдачи одного дня в неделю в течение одного месяца. Полученные показатели умножаются на число рабочих дней читального зала.

1. 2.Выдача документов пользователям фиксируется в Ч.2 Дневника библиотеки по разделам в соответствии с принятыми методическими решениями. Отдельно учитывается выдача документов для категории «юношество».

В Дневнике работы учитываются копии документов по 5 основным позициям: Всего копий, в том числе платных. Всего делятся на три группы: печатные, электронные, аудиовизуальные документы.

1. 3.Учет выдачи литературы с выставок может осуществляться несколькими способами:

• обозначением общего количества выданных с выставки книг в листе ежедневной статистики путем наблюдения;
• использованием коэффициента выдачи литературы с выставки.

Коэффициент разрабатывается экспертной группой; согласуется с общественным органом библиотеки (совет по обслуживанию, методический совет, совет по НИР, совет при директоре и т.д.), утверждается приказом директора библиотеки; доводится до всех подразделений библиотеки. Могут быть разработаны коэффициенты выдачи с выставок в библиотеке, на выездных мероприятиях, на мероприятиях, проводимых совместно с другими организациями и т.д., в соотношении от количества представленной литературы или числа присутствующих посетителей. Как рекомендацию, можно использовать опыт Карелии, где установлены следующие коэффициенты:

- для сельских и библиотек, не имеющих значительных выставочных площадей – коэффициент 1 от количества представленной литературы;

- для ЦБ и библиотек, имеющих более 10 выставочных стеллажей – коэффициент 2 в месяц от количества представленной литературы;

- для крупных библиотек, имеющих значительные фонды (более 1 млн. экз.) – коэффициент 3-5 в месяц от количества представленной литературы .

1. 4.Учет выдачи электронных изданий (как локальных, так и сетевых) осуществляется в соответствии с ГОСТ 7.20 – 2004 и ГОСТ 7.83 – 2001.

В Дневнике Ч.2 учет электронных и аудиовизуальных документов ведется отдельно и входит в общее число выданных документов.

ГОСТ 7.20 – 2000. Библиотечная статистика [Текст]. – Введ.01.01.2002 // Сборник основных российских стандартов по библиотечно-информационной деятельности / сост. Т.В. Захарчук. – СПб., 2006. – С.191.

Рекомендации по внедрению ГОСТа 7.20-2000 «Библиотечная статистика», принятые Библиотечной Ассоциацией Республики Карелия от 10.05.2007 [Электрон. ресурс] – Режим доступа: // http://library.karelia.ru/bark/files/e_10_05_07.doc . – Загл. с экрана.

Начиная с 02.06.2013 вступил в силу Порядок учета документов, входящих в библиотечный фонд, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее -

Порядок № 1077). В статье рассмотрим основные положения по учету в библиотеке поступления и выбытия объектов библиотечного фонда, а также порядок отражения этих операций в бюджетном учете.

Существует два вида учета библиотечного фонда: внутрибиблиотечный и бухгалтерский (бюджетный). В казенных учреждениях одновременно ведется и внутрибиблиотечный, и бухгалтерский учет.

Непосредственно в библиотеке обеспечивается учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов, в установленном Минкультуры порядке(п. 6 ст. 12 Федерального закона от 29.12.1994 №  78‑ФЗ «О библиотечном деле ). Как было указано выше, в настоящее время действует Порядок № 1077.

Бухгалтерская служба учитывает библиотечный фонд как объекты основных средств на основании первичных учетных регистров, оформленных при поступлении документов в фонд либо их выбытии, в соответствии с инструкциями №  157н и 162н .

Порядок учета документов в библиотеке

К документам библиотечного фонда относятся (разд. III Порядка №  1077 ):

• печатные и неопубликованные издания (книги, брошюры, периодические издания, нотные издания и пр.);
• аудиовизуальные документы (фонодокументы, видеодокументы, кинодокументы, фотодокументы);
• документы на микроформах (микрофильмы и микрофиши);
• электронные документы (документы, размещенные на жестком диске компьютера, на внешних технических средствах).

Учет документов в библиотеке осуществляется в регистрах суммарного и индивидуального учета.

Регистры индивидуального учета - это регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда (п. 1.5.1 Порядка №  1077 ).

Регистры суммарного учета - это книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:

- «Поступление документов в библиотечный фонд»;

- «Выбытие документов из библиотечного фонда»;

- «Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».

Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл (п. 1.5.2 Порядка №  1077 ).

Необходимо отметить, что формы регистров в Порядке № 1077 не приводятся, а следовательно, их разрабатывают сами учреждения. При этом, напомним, образцы форм есть в утратившей силу Инструкции об учете библиотечного фонда , утвержденной Приказом Минкультуры РФ от 02.12.1998 №  590 . Их можно взять за основу при разработке и утверждении своих внутренних первичных учетных документов (регистров индивидуального и суммарного учета, а также других первичных документов для учета библиотечного фонда).

Поступление документов в библиотеку осуществляется путем покупки, подписки, дарения, пожертвования, поставки обязательного экземпляра и т. д. Документы принимаются к учету на основании первичных учетных документов (накладной от поставщика, акта о приеме документов). Если документы поступают на безвозмездной основе (в результате передачи обязательных экземпляров и т. п.), оформляется акт о приеме документов. Документы, поступающие от читателей взамен утерянных и признанные равноценными утраченным, оформляются актом о приеме документов взамен утерянных.

Прием документов в библиотеку, поступающих в виде дара от юридических и физических лиц с указанием назначения - для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии со ст. 574 , 582 ГК РФ .

Документы, поступающие в библиотеку, сначала подлежат суммарному учету (фиксируются в книге суммарного учета или другом регистре согласно п. 1.5.2 Порядка №  1077 ). В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с № 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.

Что касается электронных документов, необходимо отметить следующее. Согласно п. 4.3.2 , 4.3.3 Порядка №  1077 суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с указанием даты загрузки поступлений в систему. Учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий. При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.

Далее осуществляется индивидуальный учет документов - путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака (системного номера компьютерной программы, штрихкода и других) (п. 4.4.1 Порядка №  1077 ). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. При этом регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.

Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке согласно п. 4.4 Порядка №  1077 .

Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.

Все документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. Для этого могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов, - обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.

Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.

Выбытие документов из библиотеки отражается в учете в связи с физической утратой либо утратой потребительских свойств (по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, непрофильности). Сразу отметим, что непрофильность документов определяется на основании профиля комплектования фонда или иного документа, утверждаемого руководителем библиотеки.

Исключение документов по причине устарелости по содержанию, непрофильности, ветхости, дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в реестре книжных памятников (п. 5.1.1 , 5.1.2. Порядка №  1077 ).

При выбытии документов из библиотеки оформляется акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) (далее - акт о списании), к которому прилагается список исключаемых объектов библиотечного фонда. В акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, а также причина списания и направление документов после выбытия с учета. В прилагаемом к акту списке указываются:

Регистрационный номер и шифр хранения документов;

Краткое библиографическое описание;

Стоимость, зафиксированная в регистре индивидуального учета документов;

Коэффициент переоценки, стоимость после переоценки;

Общая стоимость исключаемых документов.

При этом следует заметить, что для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами, а для документов, обработанных групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых документов, их количество.

Кроме того, в случае утраты печатных документов к акту о списании и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату. Это может быть пояснительная записка, в случае кражи или хищения - заключение уполномоченных органов, а при возмещении ущерба - документ о возмещении.

Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо в форме денежной компенсации. Размер ущерба определяется экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция установленного образца (п. 5.4 , 5.5 Порядка №  1077 ).

Подготовленный акт о списании подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. После чего в соответствии с п. 5.7.1 , 5.7.2 Порядка №  1077 проводятся следующие мероприятия:

Документы, исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или в целях реализации физическим и юридическим лицам;

Документы, исключенные по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья;

Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы согласно законодательству РФ.

При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда(п. 5.7.1 Порядка №  1077 ).

Документ, подтверждающий факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда прилагается к акту о списании. При этом номер и дата такого документа также фиксируются в акте.

После завершения мероприятий, предусмотренных актом о списании, один экземпляр акта со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда, для отражения акта в регистрах суммарного и индивидуального учета.

Кроме того, исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: необходимо специальным штемпелем погасить штампы библиотеки.

Что касается электронных документов, то сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу. На основании введенных сведений формируется перечень актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).

Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения на новый срок.

Бюджетный учет библиотечного фонда

Объекты библиотечного фонда принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной (фактической) стоимости. Первоначальной стоимостью приобретенных объектов признается сумма фактических вложений в их приобретение с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками. Объекты, полученные по договору дарения, принимаются к учету по рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Текущая рыночная стоимость объекта основных средств определяется исходя из цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на данный или аналогичный вид имущества. Сведения о действующей цене должны быть подтверждены документально, а при невозможности документального подтверждения - экспертным путем (п. 25 Инструкции №  157н ).

В бюджетном учете объектам библиотечного фонда инвентарные номера не присваиваются, инвентарные списки библиотечных фондов не ведутся (п. 46 , 54 Инструкции №  157н ). Инвентарный учет с присвоением регистрационных номеров единицам учета библиотечного фонда осуществляется непосредственно в библиотеке при индивидуальном учете документов.

Также обращаем ваше внимание на то, что в целях бюджетного учета при поступлении объектов библиотечных фондов оформляется инвентарная карточка группового учета основных средств

(ф. 0504032) (п. 54 Инструкции №  157н ). На весь фонд открывается одна карточка, и учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (Методические указания по применению форм первичных учетных государственными (муниципальными) учреждениями ).

При этом объекты библиотечного фонда, стоимость которых превышает 40 000 руб., целесообразно учитывать обособленно, так как в силу п. 92 Инструкции №  157н по ним начисляется амортизация в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами (исходя из срока полезного использования).

Согласно указанному пункту на объекты библиотечного фонда, учитываемые в составе основных средств, амортизация начисляется следующим образом:

На объекты стоимостью до 40 000 руб. включительно - в размере 100% балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию;

На объекты стоимостью свыше 40 000 руб. - в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

В казенное учреждение поступили книги, приобретенные по договору поставки на сумму 30 000 руб., а также книги, полученные от физического лица по договору пожертвования, рыночная стоимость которых составила 1 000 руб.

В бюджетном учете отражены следующие операции.

В таблице представлены типовые корреспонденции счетов по выбытию объектов библиотечного фонда в соответствии с п. 10 Инструкции №  162н .

Вместо символов «хх» ставятся соответствующие группа и код вида синтетического счета.

Периодические издания (газеты, журналы и т. п.), приобретаемые казенным учреждением для комплектации библиотечного фонда, учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. 377 , 378 Инструкции №  157н ). Выбытие периодических изданий по любой причине также отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом о списании, иным актом).

Порядок отражения операций по возмещению ущерба в натуральной форме (при утере читателями книг) рассмотрим на примере.

Исходя из документов, поступивших из библиотеки в бухгалтерию, стоимость утерянной книги на дату принятия ее к учету составляла 500 руб. Рыночная стоимость данной книги на момент утраты составила 700 руб. Читатель вернул взамен утерянной новую, равноценную книгу.

В бюджетном учете отражены следующие записи.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само-управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, утв. Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н.

Главная » Конституционное право » Организация и ведение учета документов в библиотеке. Методические рекомендации по статистическому учету показателей обслуживания пользователей библиотек Организация и учет литературы в личной библиотеке