Новые правила выдачи денег подотчет. Деньги в под отчёт Выдача в подотчет с 1 июляг

Чиновники приняли важные изменения в налоговом законодательстве с 1 июля 2017 года. Поменяется НДС, счета-фактуры, кассовый порядок, МРОТ.

Во втором полугодии главбухи снова начнут перестраиваться на новые правила работы. Поправок не так много, как в конце года, но все они важные. Среди основных изменений в законодательстве по налогам - новые правила по платежкам, обязательный переход на онлайн-ККТ, новый МРОТ и электронные больничные. Расскажем обо всем по порядку.

Изменения в правилах заполнения платежных поручений

С 2 октября вступают в силу новые правила заполнения поля 101 «Статус плательщика» платежного поручения (приказ Минфина России от 05.04.2017 № 58). С этой даты в платежном поручении надо указывать два новых статуса:

• 27 - кредитные организации (филиалы кредитных организаций), составившие распоряжение о переводе денежных средств, перечисленных из бюджетной системы Российской Федерации, не зачисленных получателю и подлежащих возврату в бюджетную систему Российской Федерации;
• 28 - участник внешнеэкономической деятельности - получатель международного почтового отправления.

Новые правила заполнения поля 101 касаются только кредитных организаций, отделений «Почты России», а также компаний, которые получают международные почтовые отравления. Остальные компании будут заполнять поле 101 как раньше.

Другие поправки касаются платежек на уплату таможенных платежей. Если компания составляет платежку на таможенные платежи, то в поле 107 указывает код таможенного органа (письмо Казначейства России от 10 августа 2017 г. № 07-04-05/05-660). Письмо направили таможенникам. Именно они обратились за разъяснениями, так как получают от организаций много платежек с ошибками.

В Казначействе России напомнили, что компании должны ориентироваться на порядок заполнения платежных поручений из приказа Минфина от 12 декабря 2013 г. № 107н. По правилам в поле 107 указывают десятизначное значение показателя налогового периода. Причем восемь из десяти знаков позволяют идентифицировать период, а оставшиеся являются разделительными точками.

Но поле с налоговым периодом для налоговых платежей отличается от таможенных. Если вы составляете платежку на уплату налогов, то в поле 107 приводите код налогового периода, за который платите. Например, для взносов «МС.08.2017» или для НДС «КВ.03.2017».

Когда перечисляете таможенные платежи, в поле 107 вместо налогового периода впишите код таможенного органа.

Изменения в сроках хранения первички

Минфин уточнил минимальные сроки хранения первички (письмо от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Компания вправе избавиться от документов, которые использовали для расчета и уплаты налога на прибыль, НДС и т.д., если они старше четырех лет.

Речь идет о регистрах налогового учета, а также о счетах-фактурах, книгах покупок и продаж и т.п. Чтобы решить, какие документы уже точно можно ликвидировать, определите, сколько лет они лежат в архиве. Четырехлетний срок жизни документов считайте после того, как закончился период, в котором бумаги в последний раз использовали для отчетности.

Четырехлетний срок не распространяется на документы, которые связаны с бухучетом. Первичку вроде товарных накладных или актов храните минимум пять лет. Регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей — тоже.

Срок становится еще больше, если списываете в налоговом учете убытки прошлых лет. Документы, которые эти убытки подтверждают, храните столько лет, сколько будете переносить убыток на будущее, плюс четыре года.

Изменения в базе по страховым взносам

Минфин назвал новые выплаты, которые нужно облагать страховыми взносами. Поэтому бухгалтерам надо проверить свои начисления и при необходимости перечислить базу по взносам.

Суточные. Суточные освобождены от страховых взносов только в пределах лимита:700 руб. в сутки при командировках по России и 2500 руб. в день при командировках за границу (п. 2 ст. 422 НК РФ). Суточные, которые превышают лимит, облагаются взносами.

Начисляйте взносы со сверхлимитных суточных в момент, когда утвердили авансовый отчет сотрудника. Ведь до этого невозможно определить точную сумму, которую потратит сотрудник (письмо Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796).

Вознаграждения членам совета директоров. Члены совета директоров руководят обществом в рамках гражданско-правовых отношений. В договоре с членом совета директоров могут быть, а могут отсутствовать записи о вознаграждении за руководство. Если условия об оплате нет, а выплаты есть, они облагаются пенсионными и медицинскими взносами (письмо Минфина от 21.02.2017 № 03-15-06/16239).

Суточные разъездникам. Не начисляйте взносы с суммы суточных, которую закрепили в локальном акте и платите сотрудникам с разъездной работой. Лимиты в 700 и 2500 руб. этих выплат не касаются. Они для суточных по командировкам (письмо Минфина от 19.06.2017 № 03-04-06/38080).

Социальные выплаты. Минфин указал, что все социальные выплаты, которые прямо не поименованы среди льготных, облагаются страховыми взносами (письмо от 21.03.2017 № 03-15-06/16239). Основные выплаты, которые облагаются и не облагаются взносами, мы перечислили в таблице ниже.

Изменения в налоговом законодательстве с 1 июля 2017 года по НДС

Главное изменение по НДС - меняется форма счета-фактуры. В обновленном бланке появится строка 8 для идентификатора государственного контракта (постановление Правительства РФ от 25 мая 2017 г. № 625). С 1 июля 2017 года компании, которые реализуют товары, работы или услуги в рамках госконтрактов, обязаны указывать этот идентификатор в счете-фактуре (Федеральный закон от 3 апреля 2017 г. № 56-ФЗ.). Компании, у которых нет государственных контрактов, будут ставить вместо идентификатора госконтракта прочерк.

Ниже мы привели образец заполнения нового счета-фактуры и рассказали, как заполнить сложные графы.

Важно!
Изменения по НДС, которые к 1 июля 2017 года принять не успели (заработают с октября)

С октября оформлять документы по НДС — счета-фактуры, книги продаж и книги покупок — будете новым правилам.

Счет-фактура. В счете-фактуре добавится графа 1а для кода вида товара. Ее придется заполнять компаниям, которые вывозят товары в страны Евразийского экономического союза: Белоруссию, Казахстан, Армению и Киргизию. Такие компании обязаны указывать в счете-фактуре код вида товара согласно товарной номенклатуре ВЭД. Но пока специальной графы в счете-фактуре для этого кода не предусмотрено. Поэтому код допустимо указывать, например, в графе 1 после наименования товаров.

Книга продаж .В книге продаж появятся новые графы. Во-первых, это графа 3а «Регистрационный номер таможенной декларации». Резиденты особой экономической зоны Калининградской области будут указывать в этой графе номер таможенной декларации, оформленной при выпуске товаров. Во-вторых, появится графа 3б «Код вида товара». Код будут указывать те же компании, которые отражают его в счете-фактуре. Это компании, которые вывозят товары в страны Евразийского экономического союза. Таким образом, код вида товаров компании будут переносить из счета-фактуры в графу 3б книги продаж.

Регистрация исправленных счетов-фактур. Регистрировать исправленные счета-фактуры в книге покупок придется иначе. Допустим, покупатель во II квартале зарегистрировал счет-фактуру в книге покупок. В III квартале продавец выставил исправленный счет-фактуру. По действующим правилам покупатель аннулирует запись по первоначальному счету-фактуре в дополнительном листе книги покупок за II квартал и представляет уточненную декларацию. Затем регистрирует исправленный счет-фактуру в том квартале, в котором получил его, — в книге покупок за III квартал.

По новым правилам покупатель аннулирует счет-фактуру в дополнительном листе книги покупок за II квартал и в нем же зарегистрирует исправленный счет-фактуру. В дополнительном листе будет сразу две записи — одна со знаком «минус», другая — на регистрацию исправленного счета-фактуры. Показатели дополнительного листа покупатель перенесет в приложение 1 к разделу 8 уточненной декларации за II квартал.

Изменения по налогу на имущество

Декларацию и расчет по налогу на имущество обновили (утв. приказом ФНС России от 31 марта 2017 г. № ММВ-7-21/271). Например, появился новый раздел 2.1. В нем компании будут приводить сведения о недвижимости, которая облагается налогом по среднегодовой стоимости. Это в том числе кадастровый номер, код ОКОФ, остаточная стоимость. В раздел 3 ввели код вида имущества. Коды отчетных периодов в новых формах закрепили те же, которые ФНС уже рекомендовала использовать (письмо от 25 марта 2016 г. № БС-4-11/5197).

Расчет за полугодие и девять месяцев компания вправе сдавать как по новой, так и по старой форме. Если будете использовать новую форму, то в таком же виде сдавайте и уточненные расчеты за полугодие и девять месяцев (письмо ФНС России от 14 апреля 2017 г. № БС-4-21/7139).

Изменения по наличным расчетам

Компании и предприниматели, которые применяют ККТ, обязаны использовать новую технику, передающую информацию в ФНС. А тех, кто наличные выдает работникам, затронет новый порядок расчетов.

Переход на онлайн-ККТ

С 1 июля нельзя работать на старых кассовых аппаратах. Вместо них придется применять онлайн-ККТ, которые передают фискальные данные в налоговую инспекцию.

• оказывает услуги населению и выдает БСО;
• применяет вмененку или патент и выдает подтверждающий документ;
• продает товары через торговые автоматы;
• вправе работать без ККТ по старой редакции закона (например, продажа лотерейных билетов).

Регистрация нового кассового аппарата займет время. Поэтому определяйтесь с моделью и оформляйте заявление через сайт ФНС.

Сколько времени у компании на регистрацию онлайн-ККТ

Вместе с кассами изменятся и чеки. Первое и главное отличие — стало в три раза больше обязательных реквизитов. У обычных чеков их 7, а у онлайн — 24 (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). За ошибки в них будет штраф до 10 000 руб. на компанию и до 3000 руб. — на директора.

• Справка
• Реквизиты онлайн-чека:
• Название организации
• ИНН организации
• Регистрационный номер ККТ
• Порядковый номер за смену
• Дата и время расчета
• Ставка и сумма НДС (до 1 февраля 2017 года НДС не приводить необязательно)
• Фискальный признак документа
• Место расчета (адрес с почтовым индексом, если расчет в помещении; наименование и номер машины, если расчет в транспорте; адрес сайта, если покупку делают в интернете)
• Номер смены
• Наименование товаров, работ, услуг
• Цена за единицу товаров, работ, услуг с учетом скидок и наценок
• Количество и стоимость товаров, работ, услуг с учетом скидок, наценок и с указанием ставки НДС
• Система налогообложения
• Форма расчета — наличными и (или) по безналу
• Сумма оплаты — наличными и (или) по безналу
• Признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода)
• Наименование документа
• Фискальный признак сообщения (для чека, который хранят в фискальном накопителе или передают в ИФНС)
• Порядковый номер фискального документа
• Заводской номер экземпляра модели фискального накопителя
• Должность и фамилия кассира (кроме расчетов через интернет)
• Адрес электронной почты компании, если покупателю отправляют чек через интернет
• Адрес электронной почты или абонентский номер покупателя, если отправляют чек через интернет
• Адрес сайта, на котором проверяется чек

Второе изменение в том, что помимо бумажных чеков будете выдавать и электронные. Но только если покупатель попросит. Новое правило в законодательстве с 1 июля 2017 года для бухгалтера означает, что одним нарушением стало больше. За непредставление электронного чека по просьбе покупателя оштрафуют точно так же, как за невыдачу бумажного.

Третье изменение — в новом чеке требуется название товара и количество. Но предприниматели на упрощенке, вмененке и патенте вправе до 1 февраля 2021 года пробивать чеки без расшифровки товаров и цен (п. 17 ст. 7 Закона № 290-ФЗ от 3 июля 2016 г.).

Как изменился чек ККТ с 1 июля 2017 года

Новый кассовый порядок

С 19 августа новые правилах для операций с наличными. ЦБ РФ внес изменения в Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У (Указание от 19.07.2017 № 4416-У). Вот четыре изменения:

1. Компания вправе выдавать наличные под отчет, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу.
2. Чтобы выдать деньги подотчетнику, понадобится приказ руководителя. Брать с сотрудника заявление теперь не придется.
3. Квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру станут направлять на электронную почту вносителя. Распечатывать нет необходимости. Квитанцию бумажного ПКО выдавайте, как и прежде, на руки.
4. Кассовую книгу вправе вести не только кассир, но и другой сотрудник, например бухгалтер. В должностной инструкции пропишите такую обязанность.

Изменения в законодательстве с 1 июля 2017 года по расчетам с сотрудниками

С 1 июля 2017 года в законодательстве для бухгалтера предусмотрено новое оформление и возмещение пособий. Поликлиники и больницы вправе выдавать электронные листки нетрудоспособности. А чтобы посчитать пособия правильно, бухгалтер будет учитывать новый МРОТ.

Электронные больничные листки

С 1 июля компании будут проверять и хранить больничные по новым правилам. ФСС запускает систему электронных листков нетрудоспособности. Фонд отработал ее в рамках пилотных проектов в Астраханской, Белгородской областях, Москве и Крыму.

Хотя электронные листки не будут обязательными, появятся в большинстве регионов. Ведь выдавать такие больничные вправе каждая клиника с электронной подписью.

Врачи будут сами заполнять листки в специальном сервисе. Чтобы с ними работать, компании понадобится личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru.

Сотрудник вправе выбирать между бумажным и электронным листком. Если подпишет согласие на виртуальный больничный — врач его оформит. Форму согласия уже разработал Минтруд.

Компания вправе и не подключаться к электронному обмену. Тогда работникам врачи будут выдавать только бумажные листки. На первый взгляд это проще — не надо параллельно следить и за бумажными, и за электронными листками.

У электронного больничного три плюса:
. нельзя подделать, поэтому меньше проблем с возмещением пособий;
. проще заполнить - не важно, какого цвета чернила, умещаются ли буквы в клеточки и не наставил ли врач помарок;
. удобно хранить: записи не выгорят и не продырявишь по ошибке дыроколом.

Схема взаимодействия между клиникой, ФСС и работодателем

Новый МРОТ

С 1 июля 2017 года в законодательстве прописано новое значение МРОТ - для бухгалтера это означает, что пора пересмотреть зарплаты и пособия. С 1 июля МРОТ вырастет с 7500 до 7800 руб. Поэтому изменится расчет пособий и зарплаты.

Пособия . Больничные, детские и декретные пособия придется сравнивать с новыми минимальными лимитами, рассчитанными исходя из МРОТ 7800 руб. Обновите учетную программу и убедитесь, что она знает о новых минимальных пособиях.

Считайте пособия с учетом нового МРОТ в двух случаях:

• в расчетном периоде у сотрудника нет заработка или меньше минимального. Это 187 200 руб. за два предыдущих года, или в расчете на день — 256,44 руб. (187 200 руб. : 730 дн.);
• стаж сотрудника менее шести месяцев, поэтому больничное пособие за полный календарный месяц не больше нового МРОТ — 7800 руб.

Новый МРОТ влияет на декретные пособия и пособия по уходу за ребенком. Пособия, назначенные после увеличения минималки с 1 июля, рассчитываем в повышенном размере. Так, пособие по уходу за первым ребенком, назначенное с июля, — не меньше 3120 руб.

Детские и декретные пособия приходится пересчитывать, если:

• декретный отпуск начался до 1 июля и заканчивается после этой даты. А декретные, рассчитанные из нового МРОТ, больше первоначальных;
• сотрудница прервала отпуск по уходу за ребенком до 1 июля, после 1 июля возобновила. Минимальное пособие, рассчитанное из нового МРОТ, превышает первоначальное.

Зарплата . Сравните зарплаты работников с новым МРОТ, если:

• там, где работает компания, не установлена региональная минималка;
• региональная минималка введена, но компания отказалась ее применять.

В остальных случаях ориентируйтесь на региональный МРОТ. Регионы вправе повысить минималки вслед за федеральной. Поэтому убедитесь, что после 1 июля продолжает действовать прежний документ о региональном минимуме.

Оклад за месяц работы на полную ставку больше или равен МРОТ, если сотрудник на окладной системе оплаты труда. Стимулирующие выплаты, доплаты и надбавки исключите из расчета. Помимо оклада в состав зарплаты входят премии, бонусы. Тогда допускается оклад меньше МРОТ. Главное, чтобы в сумме с премиальными и сдельными выплатами начисленная работнику зарплата за месяц была больше или равна минималке.

Если нашлись работники, у которых зарплата ниже МРОТ, повысьте ее. Иначе на трудовой проверке возможен штраф — 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Сообщать работникам об изменении зарплаты и ее составных частей приходится за два месяца (ст. 57, 72 ТК РФ). Но так как повышаете зарплату, а не снижаете ее, нарушение этого срока некритично. Главное заключите дополнительное соглашение к трудовому договору так, чтобы с 1 июля работник имел зарплату не ниже МРОТ. Оформите приказ о новой зарплате и внесите изменения в штатное расписание. Утверждать всю штатку заново не потребуется. Сделайте приложение с обновленными окладами.

Изменения в трудовом законодательстве с 1 июля 2017 года

С 1 июля ужесточатся штрафы по персональным данным. Если обработали персональные сведения без письменного согласия сотрудника, максимальный штраф для организации - 75 000 руб., а для бухгалтера - 20 000 руб. Если не предоставили сотруднику справки с его персональной информацией, штраф организации до 40 000 руб., а бухгалтера - 6000 руб. Это правила частей 2 и 4 статьи 13.11 КоАП РФ. За какие действия с персональными данными оштрафуют бухгалтера >>

• Важная статья:

О том, кто такие подотчетные лица, а также об особенностях синтетического и аналитического учета расчетов с ними мы рассказывали в нашей . В этом материале напомним о порядке документального оформления выдачи денежных средств под отчет и изменениях, произошедших в этом порядке в 2017 году.

Основание выдачи денег под отчет

Для того, чтобы выдать денежные средства под отчет, у организации должен быть один из следующих документов ( в ред., действ. с 19.08.2017):

• распорядительный документ юрлица;
• письменное заявление подотчетника.

Напомним, что до 19.08.2017 письменное заявление подотчетного лица было обязательным (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. до 19.08.2017). Теперь же организация сама решает, как обосновать выдачу наличных. Составить распорядительный документ (например, приказ) или получить от лица заявление о выдаче денежных средств в подотчет (об образце его расскажем ниже).

В таком заявлении, составленном в произвольной форме, должна быть информация о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. На заявлении должны стоять подпись руководителя и дата. Аналогичные сведения, а также Ф.И.О. подотчетника, регистрационный номер должны содержаться в распорядительном документе (Письмо ЦБР от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).

Если организация решит использовать заявку на выдачу денежных средств под отчет, образец ее можно посмотреть .

В том случае, если организация для выдачи денег под отчет будет составлять приказ, оформить его можно так:

Приказ о выдаче денежных средств в подотчет:

Кстати, в приказе можно указать сразу несколько подотчетников (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158). Но поскольку на каждую выдачу денег под отчет должен быть оформлен отдельный РКО, информация о выдаваемых суммах прописывается в приказе детализировано. А именно, в отношении каждого из подотчетных лиц нужно указать:
- Ф.И.О;
- сумму, выдаваемую под отчет;
- срок, на который выданы деньги.

Обращаем внимание, что если денежные средства под отчет выдаются в безналичной форме (к примеру, путем зачисления на зарплатную карту работника), обязательное оформление именно заявления или приказа на выдачу не требуется. Обосновать выдачу денежных средств в этом случае организация может любым иным предусмотренным ею способом (к примеру, служебной запиской).

Оформление факта выдачи наличных

Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру (п. 6 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). При этом организация в обязательном порядке должна применять унифицированную форму № КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 (Информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Получение авансового отчета

Подотчетник, который получил наличные, обязан предоставить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с подтверждающими документами в течение 3-х рабочих дней (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У):

• или со дня истечения срока, на который были выданы наличные деньги;
• или со дня выхода на работу.

Работник, получивший деньги на командировочные расходы, представляет авансовый отчет в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения , утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Выдача денег подотчетникам-должникам

В Порядок выдачи денежных средств в подотчет в 2017 году внесены изменения, касающиеся выдачи наличных денег лицам, которые полностью не отчитались за полученные ранее средства. Раньше выдавать деньги должникам по подотчетным суммам было запрещено. Теперь же такое требование исключено (п. 1.3 Указания ЦБР от 19.06.2017 № 4416-У). Это значит, что даже если у подотчетного лица есть средства, за которые он еще не отчитался, ему могут быть выданы новые подотчетные суммы.

Подробнее об этапах перехода компании на новый порядок можно прочитатать .

Изменение № 2: электронные больничные

О том, как это сделать, читайте наш материал

Изменение № 3: ужесточение в защите персональных данных

О том, как бухгалтерам работать с персональными данными, читайте

Изменение № 4: новый реквизит и формат счета-фактуры

Плюс вводят новый реквизит - индентификатор государственного контракта.

О новом реквизите в счете-фактуре читайте статью .

Изменение № 5: новый МРОТ

Изменение № 6: заявительный порядок возмещения НДС

Выдавать подотчетные деньги можно без заявлений. Сотрудник также вправе получить новый подотчет до того, как отчитался за предыдущий. Это главные изменения в работе с подотчетными суммами, которые действуют уже с 19 августа 2017 г.

Банк России изменил порядок ведения кассовых операций указанием от 19.06.17 № 4416-У. Кассовую книгу с 19 августа может вести любой сотрудник бухгалтерии, а не только кассир (п. 4.6 Порядка). Чтобы воспользоваться поправкой, внесите изменения в должностную инструкцию сотрудника, которому поручите вести кассовую книгу. Установите работнику доплату, ее достаточно согласовать в дополнительном соглашении к трудовому договору (ч. 2 ст. 151 и ст. 72 ТК РФ). Вносить изменения в штатное расписание не требуется.

Кассовые документы с 19 августа можно оформлять на основании фискальных документов (п. 4.1 Порядка). «Приходники» и «расходники» допустимо оформлять электронно (п. и Порядка). Но для этого потребуется усиленная квалифицированная подпись. Печатать квитанции «приходников» необязательно, их можно отправлять на электронную почту тому, кто вносит деньги.

Но в случае с «расходниками» электронная подпись должна быть и у получателя денежных средств. На практике у «физиков» ее часто нет, поэтому они не смогут заверить документ подобным способом. Тогда безопаснее оформлять расходный кассовый ордер привычным способом на бумаге

Выдать деньги под отчет можно либо по заявлению сотрудника, либо на основании распорядительного документа (п. 6.3 Порядка, утв. указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, далее - Порядок). Это может быть приказ, распоряжение или другой документ. Например, приказ о направлении сотрудника в командировку. Раньше выдать деньги под отчет можно было только на основании заявления сотрудника.

Требования к составу документа прежние. И в заявлении, и в распоряжении пишите сумму и срок, на который компания выдает деньги под отчет. Завизировать документ должен руководитель. Если выдать деньги под отчет без заявления или распорядительного документа, налоговики могут посчитать, что раз нет документов, нет и подотчетных. Тогда их сумму прибавят к остатку по кассовой книге, и если сальдо будет выше лимита, посчитают, что он превышен. Инспекторы штрафуют за это нарушение до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Отсутствие заявления нарушает порядок выдачи наличных, а не ведения кассовых операций, и за это нельзя штрафовать.

Главное, чтобы и в заявлениях, и в распорядительных документах на выдачу денег под отчет была сумма наличных денег, срок, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Форма заявления и распорядительного документа - произвольная. Составлять их безопаснее и когда выдаете деньги под отчет на зарплатные карты. Иначе есть риск, что налоговики и банк могут решить, что это не подотчетные, а другие доходы, и потребовать с них НДФЛ.

Сотруднику можно выдать новую сумму под отчет в любой момент. Выдать деньги можно, даже если сотрудник не отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Порядка).

Срок отчета остался прежним. Сотрудник обязан отчитаться по подотчетным суммам в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выдавались деньги (п. 6.3 Порядка). На какой период выдать деньги, вы определяете сами. Можно установить разные сроки в зависимости от должности сотрудника. Исключение - подотчет на командировку, за него сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после того, как вернулся из служебной поездки.

Что меняется	Когда вступает в силу		Как стало	№ Документа
		Приказ для выдачи денег под отчет составляли для каждого подотчетника	Деньги можно выдать на основании одного приказа. Выдавать подотчет наличными можно любым из двух способов - по заявлению работника или по распорядительному документу. Правило действует с 19 августа.
Минфин уточнил, можно ли выдать подотчетные работнику на карту			Компания вправе выдать сотруднику деньги под отчет на зарплатную карту. Порядок расчетов с подотчетными лицами пропишите в учетной политике. Чтобы уменьшить риск налоговых претензий, в платежном поручении укажите, что перечисляете подотчетные суммы. Получите от сотрудника документы, подтверждающие оплату банковской картой, например кассовые чеки, банковскую выписку по карте и т. п. Такие рекомендации Минфин России давал в более раннем письме - от 25.08.14 № 03-11-11/42288.	письмо Минфина России от 21.07.17 № 09-01-07/46781
ЦБ назвал 6 обязательных реквизитов для приказа на подотчетные		К приказу на подотчетные не было требований, так как выдать наличные можно было только по заявлению сотрудника.	Оформляйте приказ или другой распорядительный документ на каждую выдачу наличных, на которую нет заявления работника. Выдавать подотчетные деньги только по расходному ордеру нельзя. Проверьте, чтобы в приказе были шесть обязательных реквизитов - без них инспекторы моугт решить, что никакой выдачи наличных под отчет не было, и оштрафуют на 50 000 руб. за нарушение кассового порядка: 1. ФИО лица, которому выдаете деньги под отчет 2. Сумма к выдаче 3. На какой срок выдается наличность 4. Подпись руководителя 6. Регистрационный номер приказа.	Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-ОЭ/20642
Правила выдачи денег под отчет		Деньги под отчет выдают, если закрыт ранее полученный аванс	Выдавать деньги можно, даже если работник не погасил предыдущий подотчет. Требование о закрытии ранее выданного аванса убрали.
Порядок оформления кассовой книги		Записи в кассовой книге ведет кассир	Кассовую книгу сможет вести не только кассир, но и другие уполномоченные лица
Порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров		На приходниках и расходниках, в кассовой книге ставят подписи	Подписи ставят только на бумажных документах. Для электронных кассовых ордеров и кассовой книги предусмотрены электронные подписи
Порядок ведения кассовых операций		Все кассовые операции оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами при их совершении. Приходники допустимо оформлять на общую сумму на основании контрольной ленты ККТ и БСО	И приходники, и расходники можно будет оформлять по окончании ведения кассовых операций на основании фискальных документов. Речь идет о документах, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа»
Утверждены сроки перехода на онлайн кассы		Не было понятно, с какого числа начинать применять онлайн ККТ	С 1 февраля 2017 года зарегистрировать можно только новые ККТ. С 1 июля 2017 года старая техника должна быть заменена на новую.	Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ
Вмененщики и предприниматели на патенте могут перейти на онлайн-кассы позднее		Не было понятно, как переходить на онлайн ККТ тем, кому было разрешено вообще не применять ККТ	все льготы по неприменению ККТ отменяются, на ЕНВД и патенте нужно перейти на онлайн ККТ с 1 июля 2018 года	Пункт 7 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ
Некоторые виды деятельности освобождены от онлайн-касс		Перечень освобожденных видов деятельности был меньше	Не применять какие-либо ККТ можно тем, кто: - продает газеты, мороженое, билеты на проезд в транспорте, овощи и фрукты (вразвал в сезон); - обеспечивает питанием учащихся в учебных заведениях; - торгует на розничных рынках, ярмарках; - занимается мелкими бытовыми услугами: ремонтом обуви, металлоремонтом, изготовлением ключей, присмотром и уходом за детьми, престарелыми, инвалидами; - торгует продовольственными и непродовольственными товарами в пассажирских вагонах поездов, с ручных тележек, велосипедов, корзин, лотков; - продает из автоцистерн квас, молоко, растительное масло, живую рыбу, керосин; - принимает от населения стеклопосуду и утильсырье; - реализует изделия народных художественных промыслов; - занимается вспашкой огородов и распиловкой дров; - оказывает услуги носильщиков на вокзалах. Предприниматели при сдаче в аренду жилых помещений, принадлежащих им на праве собственности, также освобождены от использования касс.	Статья 1 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ
Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы — в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое? Подотчет — подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов. Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов. Кроме того, Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2017 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс. Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее. Сумма, которую можно выдать подотчет Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2017 году — 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У). Но сделать покупки сотрудник может от своего имени — на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется. Поэтому, если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок. В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение предусмотрен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях. А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита. Компания вправе не только выдать подотчет наличными, но и перевести на карту, в том числе на зарплатную карту работника (Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Для этого необходимо зафиксировать порядок расчета с подотчетными работниками в учетной политике компании. Например, записать: «Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников». Раньше перед перечислением подотчета на карту сотрудник должен был написать заявление о выдаче подотчетных с указанием реквизитов счета личной карты. А к авансовому отчету — приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все в том же порядке, как если бы работник получил подотчет наличными. Главбухи в проекте «Учет. Налоги. Право» «Бухгалтерская жалобная книга» предложили идею выдавать деньги подотчетным сотрудника без заявлений. Мы передали идею в Центробанк. Банкиры идею одобрили. Они разрабатывали изменения ровно два года. И вот, наконец, Центробанк представил проект поправок в Указание от 11.03.2014 № 3210-У. Указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У с поправками вступило в силу 19 августа 2017 года. Выдача под отчет: новый порядок Способ № 1. Компании могут отказаться от заявления на выдачу подотчет и сами разработать документ, который его заменит , — «распорядительный документ». Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага. В распоряжении, как и заявлении, надо записать сумму и срок, на который компания выдает подотчет. Расписаться в документе должен руководитель. Налоговики на местах подтверждают, что распоряжением о выдаче денег может служить приказ о направлении сотрудника в командировку. Способ № 2. Компании по-прежнему могут брать у работников заявление на выдачу подотчет . В этом случае можно разработать типовой бланк заявления и записать в нем реквизиты карты, срок, суммы и т. п. А чтобы не возникло путаницы, какие суммы выдавала компания (зарплата, под отчет и др.), в назначении платежа надо написать, что это подотчетные. Заявление на подотчет следует написать и директору, получающему средства. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Чтобы заявление не выглядело так, как будто директор сам себе выдает деньги под отчет, составить заявление надо не на имя директора, а на имя компании, а вместо формулировки «Прошу выдать» записать «Необходимо выдать». В конце руководитель ставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Образцы заявлений смотрите ниже. Первый образец — для выдачи подотчета наличными, второе — для перечисления сумм на карту. Выдача подотчет наличными: образец заявления Образец заявления на выдачу подотчет наличными Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ). Но штраф возможно отменить в суде. Судьи считают, что отсутствие заявления это не нарушение порядка ведения кассовых операций, а нарушение порядка выдачи наличных за которое нет штрафов (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013). Выдачу подотчет на карту: образец заявления Без заявления сотрудника о перечислении подотчетных на зарплатные карты, налоговики решат, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы, с которых надо удержать НДФЛ. С таким заявлением у налоговиков не будет повода решить, что компания выдала сотруднику беспроцентный заем или материальную помощь. Образец заявления на перечисление подотчет на карту Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, для этого также понадобится заявление сотрудника, но в нем не надо писать, что это подотчетные, так как сотрудник не получал от компании деньги и отчитываться ему не за что (см. образец ниже). Образец заявления о возмещении служебных расходов Выдача в подотчет в 2017 году: изменения и особенности Выдача под отчет после отчетов за прошлые покупки . Еще одно изменение с 19 августа 2017 года упрощает работу организаций. Теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Копить долги у подотчетных сотрудников все равно рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ. Поэтому отбиваться от доначислений придется уже в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016). Подотчетные подрядчикам . Компания вправе выдавать деньги под отчет как своим работникам, так и физикам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У). Можно выдать подотчет и подрядчику, например, чтобы он сам купил материалы. Это подтверждает и Центробанк в письме от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859. Главное, чтобы подрядчик отчитался за них. Если он этого не сделал, то инспекторы посчитают подотчетные зарплатой, с которой надо удержать НДФЛ. А удержать у подрядчика деньги из зарплаты компания не сможет (ст. 137 ТК РФ). Поэтому в договоре с ним надо прописать условие, например что подрядчик получил деньги для покупки товаров для выполнения работ. За полученные подотчетные подрядчик отчитывается в течение трех рабочих дней, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Если подрядчик не отчитается в указанный срок, будет начислена неустойка нарушения в размере 1 % от выданных средств. Возврат неизрасходованных подотчетных . Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы — перечислить с личной карты на счет компании. Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например, прочие поступления. Передача подотчетных другим сотрудникам . В действующем порядке нет запрета на передачу подотчетных сумм одним работником другому. Но кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению. Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. Но компания вправе выдать подотчетные, например, на командировку, ответственному работнику. Можно назначить одного сотрудника ответственным, если в командировку едут несколько специалистов. Ответственный сотрудник сам оплатит отель, билеты и другие расходы, а суточные раздаст другим командированным на основании ведомости. Составить ведомость можно в произвольной форме. Авансовый отчет, если компания выдавала деньги . Оформлять авансовый отчет необходимо, когда компания заранее перечисляет сотруднику средства. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется. В этом случае достаточно взять у работника подтверждающие документы. Например, товарные и кассовые чеки. Также сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов, а компания оформляет приказ о возмещении потраченных средств. Форма приказа и заявления произвольная. Работник, который получил деньги заранее, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, подтверждающие документы. Это могут быть, либо,подтверждающие покупку: товарные чеки, накладные и т. п., либо подтверждающие оплату — кассовый чек, чек терминала или выписку с карты. Без подтверждающих документов налоговики посчитают подотчетные доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Правда компания может попытаться оспорить доначисления доказав, что товар оприходован и задолженности перед работодателем нет. Некоторые судьи принимают сторону компаний (постановление ФАС Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013). Выдача денег при командировке за границу. Компания обязана учесть расходы и компенсировать работнику деньги, которые он потратил в поездке. Но сложность возникает, если работник ездил за рубеж. Компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту. Если документы выставлены в евро, их надо пересчитать в рубли. Курс банка может быть разный. Если работник оплатил проживание в отеле с личной карточки, то пересчитать нужно по курсу банка на дату списания средств (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749). Банковскую выписку сотруднику надо приложить к авансовому отчету. Если работник оплачивал расходы наличными, то курс надо взять из документов банка, например справки об обмене валюты (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Если сотрудник не представит справку банка, то посчитать расходы надо по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Главная » Конституционное право » Новые правила выдачи денег подотчет. Деньги в под отчёт Выдача в подотчет с 1 июляг Главное Расчёт погрешностей косвенных измерений К чему снится укус кошки? Последовательность приготовления колбасы Что такое кбк в платежке Примеры модифицированных аудиторских заключений Заключение аудиторской проверки пример