Документооборот на малом предприятии пример. Требования к учётной политике документооборота

Эффективный оборот документов способен повысить качество работы практически любой организации. Правильная организация документооборота влияет на всю деятельность компании. От неё зависит успех всех управленческой деятельности.

В 2019-ом году при проверках организаций налоговыми органами усиленное внимание уделяется проверке корректности документов. Это связано с тем, что эти данные являются основополагающим фактором при формировании вывода о качестве работы предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ведение носителей первичной информации учёта – это ответственная процедура. Стоит отметить, что для налогообложения являются не только разнообразные счета, кассовые ордера и т.д., но и договоры, контракты, акты и т.д.

В нашем государства используется система, которая определяет назначения и вид каждого документа, а также их унификацию. Необходимо точно следовать общепринятым нормам составления форм и их заполнения. Также нужно соблюдать все требования и условия, в противном случае документы просто не будут обладать юридической силой.

Зачем это необходимо

График, на основе которого определяется учётная политика документооборота, очень важен. Для того чтобы понять это, нужно обратиться к положениям о документах времён Советского Союза. Оно было принято в 1983-ем году и действует по сей день. До тех пор, пока законодательством нашего государства не будет принят общероссийский стандарт бухгалтерии, советские правила буду являться основными.

Термин документооборот включает в себя следующие манипуляции с «первичкой»:

• создание;
• получение;
• принятие и последующая обработка;
• отправку в архив.

Все вышеописанные действия лежат на «плечах» главного бухгалтера. Именно он отвечает за корректность действий. Однако право принятия изменённых положений обладают только лишь владелец организации и уполномоченное управленческое лицо.

Важно: график может быть утверждён как приложение к общей или же в виде отдельного акта, который содержит определённые отсылки на политику.

Первоначально, правильная учётная политика документооборота необходима отделам компании, специализирующимся на финансовой деятельности (отдел кадров, бухгалтерия, отдел снабжения, отчётные лица, отдел работы с сотрудниками и т.д.).

Уполномоченные лица обязаны заниматься созданием, отправкой и передачей документов согласно утверждённому графику. Для его соблюдения каждого сотрудника с обязанностями данного рода необходимо снабдить личной копией этого графика.

Она должна содержать следующие данные:

• список документов его компетенции;
• сроки их сдачи;
• отделы организации, куда будут отправляться данные.

В свою очередь лицо, создавшее график, стоит в ответе за:

• точное соблюдение составленного графика;
• быстрое, а главное корректное формирования документов;
• передача данных в отдел бухгалтерии согласно установленным срокам;
• корректность всей информации, указанной в графике.

В большинстве случаев, задача мониторинга выполнения утверждённого графика лежит на главном бухгалтере. Однако могут быть исключения, бюджет, документооборот и т.д. может также контролироваться другим лицом.

Главные уточнения

Правила и первичные документы

Стандарты документооборота предусматривают создание графика со сроками получения, оформления и т.д., помимо этого определяется список лиц уполномоченных подписывать документ. Также обязательно нужно учитывать, что требования главного бухгалтера необходимо соблюдать всем сотрудником кампании без исключения, включая структурные подразделение, которые обладают полномочиями в сфере финансов.

Главный бухгалтер не имеет права принимать документы, исполнения которых противоречит законами государства и нарушает какой-либо договор или устав. Ведение бухгалтерских отчётов осуществляется в формах для документов первого класса 03 и 05.

Любые операции, бланки для которых не существуют, согласно федеральному законодательству, проводятся с помощью собственноручно разработанных форм. При этом все основные реквизиты, присущие стандартным первичным документам, сохраняются.

Помимо этого, стандарты первичных документов включают:

• номенклатуру документов, включая ;
• для определённых документов создавать особые условия хранения с доступом только для уполномоченных лиц;
• период формирования ;
• список сотрудников организации, обладающих правом получения различных доверенностей, с указанием их срока действия (не может превышать отметку в три года);
• перевод данных, написанных на иностранных языках.

• название документа;
• дата его составления;
• наименование организации, которая разработала документ;
• наличие фактов хозяйственной деятельности;
• величина их измерения;
• название должности лица, составившего первичный документ;
• подпись этого лица, с расшифровкой фамилии и инициалов.

Важные этапы утверждения

Выбор конкретного вида учётной политики и его утверждение должен производиться согласно определённым требованиям (рациональность, полнота, осмотрительность, приоритет содержащихся данных, непротиворечивость и т.д.).

Основные этапы выглядят обработки документов и их утверждения выглядят следующим образом:

• процесс составления и оформления;
• перемещения документов по отделам организации;
• их приём, обработка и дальнейшая передача в архив бухгалтерией.

Учётная политика организации может подвергнуться изменениям в следующих случаях:

• законодательством были проведены изменения нормативных актов по бухгалтерским учётам;
• организация создала или модернизировала способы ведения отчётности;
• деятельность компании существенно поменялась.

Важно знать

Грамотно созданный процесс документооборота должен не только показывать бюджет и ведения деятельности проверяющим организациям, но и обеспечивать возможность простого поиска конкретного документа.

Первоначально, необходимо ознакомится с основным базовыми понятиями:

Общие нюансы

Учётная политика документооборота создаётся на основании утверждённого приказа Министерства Финансов от 9 декабря 1998-го года. ПБУ регламентируют основы политики организации, которая создаётся главным бухгалтером предприятия.

Она включает в себя следующие утверждённые данные:

• план счетов бухучёта;
• используемые формы для создания первичных документов;
• даты проведения инвентаризации всех имеющихся активов;
• способы их оценки;
• требования и условия документооборота;
• регламент контроля хозяйственных операций.

Что входит в общую политику документооборота

Весь бухгалтерский учёт формируется исходя из его политики. Выполнение заданий, поставленных перед ним, напрямую касается процесса реализации документооборота. Учётная политика, принятая учреждением, обязательно утверждается каким-либо способом. Это может быть приказ или же распоряжение от уполномоченного лица.

Политика документооборота включает в себя:

• самостоятельная установка организационной формы работы бухгалтерского отдела, исходящая их типа деятельности компании, условий и требования хозяйствования;
• определение в заранее утверждённом порядке форм и методов организации учёта, документооборота и т.д.;
• разработка систем внутреннего производственного учёта и отчётности;
• формирование учётной политики по иным вопросам согласно установленному порядку.

При этом она утверждает:

• способ проведения процесса инвентаризации, его метод и порядок;
• требования и условия для проведения документооборота и обработки данных;
• осуществление контроля над всеми хозяйственными операциями и т.д.

Последние инструкции

Новый электронный формат

В соответствии с принятыми поправками, которые были внесены 4-го марта 2019-го года, с 1-го июля семнадцатого года появится возможность использования нового формата документов в электронном формате.

С указанной даты будут использоваться два новых формата счета фактуры:

• с дополнительной информацией, с наличием функции счета-фактуры, которая используется при расчётах суммы НДС, а также актов об отгрузке различных товаров, передача прав на владение чем-либо и т.д.;
• с дополнительной информацией, с наличием функции о выполнении каких-либо работ, передачи прав на владение чем-либо и т.д., результатом выполнения которых будет являться изменение финансового положения обоих сторон.

С первого июля 2019-го года компании смогут не только использовать в ведении дел друг с другом электронные версии форм, но и отправлять их в налоговые органы для проверки. Вышеописанные формы заменят собой универсальные документы, предназначенные для экспортных целей. Образец этих документов уже можно найти во Всемирной паутине и ознакомится с ним.

Согласно четвёртому подпункту первого пункта 165-ой статьи Налогового Кодекса Российской Федерации, налогоплательщик обязан предоставлять копии документов, которые подтверждают экспорт чего-либо за пределы территории нашего государства.

Составление и внедрение расписания

Для того чтобы составить график документооборота необходимо провести предварительную подготовку.

Она включает в себя выполнение следующих манипуляций:

• составление полного списка документов, которые будут подвергнуты обработке;
• определение количества оригинальных экземпляров для каждого документа;
• формирование таблицы соответствия типа документы с должностями сотрудников организации, обладающими правом их подписания;
• сопоставление конкретного вила документа с ответственными за него сотрудниками;
• точное указание сроков сдачи документов;
• разработка методов контроля над исполнением графика документооборота;
• выполнение каких-либо других нюансов графика.

Введение графика в учётную политику организации, при этом обязательно нужно выполнит несколько этапов:

• утвердить график;
• ознакомится с его причастными исполнителями;
• оформить визуальные стенды в каждом отделе организации, для размещения копий графика;
• наладить грамотное взаимодействие исполнителей графика между собой;
• провести отладку софта, необходимого для автоматизации процесса обмена данными между сотрудниками предприятия;

Примерный график

График должен отражать фактический документооборот и включать в себя перечень процедур по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов.

Каждый его элемент должен быть грамотно составлен, тогда он поспособствует:

• улучшению ответственности исполнителей;
• выявлению и исключению ненужных документов;
• общей рационализации деятельности.

График должен являться:

• организационным регламентов;
• средством обслуживания;
• средством улучшения качества проводимой деятельности.

Исправление ошибок

Абсолютно все документы бухгалтерии должны быть составлены грамотно без каких-либо ошибок. Однако они заполняются людьми, которым свойственно допускать неточности. Чаще всего ошибки являются локальными, например, неправильно указанная дата или ошибка в написании названия чего-либо.

Также можно выделить транзитные ошибки. Так называют тот недочёт, который в автоматическом режиме прошёл через несколько регистров. Например, неверно указанная сумма финансовой операции и т.д.

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

• сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
• сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

• входящий
• внутренний
• исходящий

Входящая документация

Верный пример схемы документооборота в организации:

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

• Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
• Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
• Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
• Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
• В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

• Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
• Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
• В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Итак, одной единицей учета является:

• оригинал документа
• копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
• документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

• a — количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
• b — количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
• c — количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

• Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
• Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
• Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

• использовать современное ПО
• перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
• поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

• составьте первичное положение и документов в организации
• пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
• отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
• за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Напишите свой вопрос в форму ниже

На данный момент ведение различной коммерческой, иной деятельности индивидуальных предпринимателей, юридических лиц должно сопровождаться формированием специальной документации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В первую очередь это касается именно первичных учетных документов. Они необходимо для формирования отчетности, а также решения различного рода иных немаловажных задач.

При этом обязательно формируется специализированный график документооборота первичной учетной документации.

Он не имеет жестко установленного формата, но должен соответствовать некоторым обязательным требованиям, отраженным в законодательных нормативно-правовых документах.

Базовые моменты

Одним из обязательных условий ведения различного рода деятельности на территории Российской Федерации является формирование соответствующим образом отчетности разного вида.

При этом касается это в первую очередь бухгалтерской и налоговой. Для подтверждения верности составления её необходимо формировать специальные документы – первичные.

В перечень таких документов входят следующие:

• счет-справка;
• счет-фактура;
• кассовый, товарный чек;
• иные.

Все они служат для решения различного рода задач. Но при этом важно помнить о необходимости соответствующего учета самих этих документов.

Именно для этой цели формируется специальный . Ведение данного графика строго обязательно и регламентируется законом.

Чтобы избежать различного рода проблем и затруднений, связанных с составлением данного графика, необходимо изучить вопросы:

• основные понятия;
• каковая его роль;
• законные основания.

Основные понятия

В первую очередь необходимо будет изучить законодательные нормы, которые регламентируют порядок составления графика документооборота, а также иные немаловажные моменты.

Но для правильной трактовки, понимания основных моментов необходимо будет заблаговременно изучить основные используемые понятия.

К таким понятиям на данным момент относится следующее:

• «график документооборота»;
• «первичные документы»;
• «рабочее место»;
• «бухгалтерский учет»;
• «накладная, счет-фактура»;
• «акт оказания услуг».

Обозначенные выше термины чаще являются наиболее существенными.

Под понятием «график документооборота» понимается специальная схема, которая разработана для всех без исключения подразделений определенного предприятия с момента создания до момента передачи в архив.

«Первичные документы» — документы, которые отражаются какие-либо хозяйственные операции. Это может быть продажа товаров/услуг, приобретение материалов и иное.

«Рабочее место» — представляет собой неделимое звено организационного процесса на предприятии. Оно может быть рассчитано на одного или же нескольких рабочих.

Первичная документация служит для организации рабочих мест также. «Бухгалтерский учет» — учет всевозможных хозяйственных, финансовых операций на предприятии.

« » — один из самых важных первичный учетных документов, имеющий установленный на законодательном уровне формат.

Служит для подтверждение свершения различных хозяйственных операций. « » — первичный документ, подтверждающий факт выполнения каких-либо работ для клиента.

Какова его роль

На сегодняшний день график учета документооборота решает одновременно большое количество самых разных задач. Полный их перечень отражается в законодательных актах.

На данный момент график документооборота дает возможность:

Таким образом, благодаря верно составленному графику документооборота возможно решить большое количество самых разных задач.

Именно поэтому применение его необходимо на всех предприятиях, которые ведут коммерческую и хозяйственную деятельность.

Во избежание различного рода затруднительных ситуаций стоит заблаговременно ознакомиться со всеми нормативными документами, регламентирующими этот график.

Законные основания

На данный момент существует большое количество различных документов, регламентирующих составление графика данного вида.

При этом разделить их можно на следующие отдельные группы:

• устанавливающие общие принципы организации;
• указывающие на особенности различных типов документооборота;
• регламентирующие особенности первичной документации;
• устанавливающие особенности документооборота бухгалтерской отчетности.

К наиболее важным документам, содержимое которых следует учитывать в первую очередь, можно отнести:

1. Положение по ведению бухгалтерского учета, утвержденное

Также не менее пристальное внимание необходимо уделить именно документам, которые регламентируют вопрос формирования самих первичных документов.

Так как многие такие документы являются основанием для получения вычетов налогового характера, иных.

При несоблюдении формы таких документов воспользоваться такими будет попросту невозможно.

К таким нормативно-правовым документам на данный момент можно отнести следующие:

В законодательстве достаточно подробно рассматривается сам вопрос порядка организации документооборота.

Именно поэтому необходимо будет обязательно соответствующим образом изучить все нормативно-правовые документы. Так можно будет избежать возникновения множества затруднений.

И в первую очередь – вопросов со стороны контролирующих органов. Так как ошибки, возникающие в связи с неправильным формированием первичной документации, графика ведут к серьезным штрафам.

Порядок формирования документа

Порядок формирования графика документооборота имеет большое количество самых разных нюансов, особенностей.

Потому с порядком осуществления данной процедуры стоит разобраться заранее. Так можно будет избежать множества затруднений.

К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заранее, до начала составления данного графика, стоит отнести следующее:

• на кого возлагается ответственность;
• составление графика;
• образец заполнения графика документооборота первичных учетных документов.

На кого возлагается ответственность

Сегодня за составление графика документооборота отвечает компетентные работник. В законодательстве не установлено какое именно должностное лицо обязано выполнять работы по составлению подобных документов.

Но при этом чаще всего подобного рода деятельностью занимаются следующие должностные лица:

• главный бухгалтер;
• руководитель предприятия;
• исполнительный орган.

Вне зависимости от того, кто именно составил график, он несет непосредственную ответственность за его правильность и содержимое. Обязательно наличие подписи составляющего график лица.

Также важно помнить о наличия подписи исполнительного органа. Только после этого данный документ становится действительным.

Видео: первичные документы

В случае возникновения каких-либо вопросов по поводу верности такого графика ответственность будут нести именно составитель и руководитель предприятия.

Составление графика

Главной сложностью и в то же время плюсом графика рассматриваемого типа является отсутствие унифицированного формата данного документа.

Каждое предприятие самостоятельно занимается разработкой графика документооборота. Причем чем большее количество видов деятельности ведет предприятие, тем подробнее должен быть документ.

Процедура составления данного документа включает в себя следующие основные этапы:

Главной проблемой выполнения сроков, обозначенных в данном документе, является их несбалансированность.

График документооборота - это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений предприятия от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).

График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.

Существуют следующие виды графиков документооборота:

• типовые,
• унифицированные,
• индивидуальные.

Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т. п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

Таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

Группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

Контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Сроки хранения первичных документов

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Главная » Конституционное право » Документооборот на малом предприятии пример. Требования к учётной политике документооборота