Дефектная ведомость на списание материальных ценностей. Дефектная ведомость (рекомендуемый образец заполнения)

На строительных предприятиях, в тяжёлом машиностроении и ряде других компаний установлен порядок документирования износа механического оборудования, каркасных сооружений, вычислительной и оргтехники. При поломке составляется дефектная ведомость, содержащая техническую информацию о найденных недочётах, способы ремонта и примерную стоимость восстановления первоначальных характеристик объекта.

Структура ведомости не регламентирована на государственном уровне. Образцы её заполнения (как и ) находятся в открытом доступе и ежегодно обновляются с учётом потребностей конкретной отрасли.

Когда составляется дефектная ведомость?

Данный документ является разновидностью заключения о состоянии оборудования и оформляется экспертом-оценщиком. Составитель дефектной ведомости несёт материальную и уголовную ответственность за ущерб, понесённый в результате поломки, и несчастные случаи при эксплуатации объекта, если причиной стало несоответствие характеристик, описанных в ведомости, реальным особенностям ремонтируемого объекта. Для списания оборудования по причине износа не требуется нотариального заверения и печати организации, проводившей экспертизу, но обязательна подпись ответственного лица.

Основания для составления дефектной ведомости делятся на три категории:

1. Хозяйственные . Альтернатива инвентаризации, позволяющая как зафиксировать действительные поломки, так и отразить степень износа работоспособных объектов. Используется для массового списания оборудования на ремонт и профилактические мероприятия (замена критически важных элементов конструкции для предотвращения поломки). К этой же категории относится списание морально устаревшего имущества при модернизации.
2. Налоговые . Применяется при обращении в антикризисные агентства для оценки рентабельности производства по уровню амортизационных расходов. При упрощённой системе налогообложения со ставкой 15% по разнице доходов и расходов необходима подача налоговой декларации с документами, обосновывающими все траты за отчётный период. Дефектная ведомость подтверждает факт списания имущества компании на замену или ремонт и фиксирует сумму расходов.
3. Уточняющие . Помимо описи дефектов, в состав документа часто включают описание методов ремонта, перечень необходимых запчастей и комментарий эксперта в свободной форме. Если при устранении дефектов данных ведомости окажется недостаточно, ремонтная организация вправе запросить документ повторно с указанием спорных моментов. Бланки дефектных ведомостей уточняющего типа популярны в строительстве, когда способ ремонта не определяется видом поломки однозначно.

В отличие от описи имущества при инвентаризации, перечень объектов дефектовочной ведомости не содержит исправной техники (за исключением морально устаревшей и оборудования, требующего регулярных профилактических работ).

Важно: для дефектной ведомости обязательно наличие хотя бы одного ремонтируемого объекта. Если все элементы перечня подлежат полной замене и утилизации, оформляется акт списания.

Особенности составления ведомости дефектов

Структура документа списания на ремонт зависит от вида поломки и сферы деятельности компании. Стандартный бланк включает:

• Шапка. Запись начинается со слова «Утверждаю» и содержит кратное юридическое наименование организации, ФИО и должность руководителя или ответственного лица, а при утверждении сотрудником – номер доверенности.
• Заголовок. Включает наименование документа и внутренний код. Пример: «Дефектная ведомость №12/3 по ремонту транспортного средства».
• Место составления документа (с точностью до населённого пункта) и дату экспертизы.
• Табличную часть. Если дефектная ведомость составляется для одного объекта, в заголовке таблицы указываются наименование, инвентарный номер и владелец (при ремонте автомобиля), а перечь включает неисправные элементы с комментариями. Последняя колонка таблицы отводится под срок устранения неисправности. Для ведомости на группу объектов каждому из них соответствует одна запись таблицы, а колонки обязательно включают количество и единицу измерения. Методы ремонта, рекомендуемые запчасти и комментарии эксперта-оценщика могут указываться в таблице напротив соответствующей неисправности/детали или в нижней части документа перед блоком подписей.

Важно: в дефектовочной ведомости указывается не предполагаемая дата ремонта, а крайний срок возврата объекта в эксплуатацию.

• Подвал. Содержит информацию об ответственных лицах, таких как члены экспертной комиссии. Указываются ФИО полностью, должность и ставится подпись с расшифровкой. Для отделения от блока комментариев подвал начинают словами «Составили» или «С дефектной ведомостью ознакомились».

При ремонте транспортной техники указываются имя владельца, тип (легковой автомобиль, автобус, строительный погрузчик и т.д.), модель, сроки эксплуатации и госномер (при наличии). Дефектовочная ведомость по объекту недвижимости должна содержать либо точный адрес, либо кадастровый номер.

Бланк дефектной ведомости

Дефектовочная ведомость - образцы

Подводим итоги

Оформление дефектных ведомостей упрощает бухгалтерский учёт на технических предприятиях и структурирует расходы на ремонт. Сочетание финансовой и технической информации в одном документе удобно при анализе амортизационной стоимости оборудования и инженерных сооружений.

Комплексная оценка дефектовочных ведомостей позволяет выявить неэффективное оборудование для замены и повышения рентабельности производства. Этот вид списания популярен для строительных сооружений и автомобильных запчастей. Кроме физических дефектов, документ может применяться при ремонте офисной техники. Дефектная ведомость не имеет официального стандарта и может заполняться в свободной форме.

Дефектная ведомость – это первичный документ, фиксирующий разнообразные дефекты, изъяны или неисправности устройств, механизмов, материалов, используемых на предприятии. Основным ее предназначением является инструментов или материалов, как со стороны поставщиков, так и со стороны потребителей. Оформление документа является частью процедуры, предшествующей ремонту или восстановлению этих ценностей.

Каждое предприятие, осуществляющее хозяйственную деятельность, рано или поздно сталкивается с такой проблемой, как порча или . Либо с другими факторами, препятствующими их нормальной работе или дальнейшему применению.

Процесс выявления непригодных к использованию ТМЦ предполагает документальное оформление этих фактов, с соблюдением норм и правил действующего законодательства.

Одним из таких сопроводительных документов является дефектная ведомость, составляемая при обнаружении материальных ценностей ненадлежащего качества, с целью их списания.

При оформлении в нее вписывают:

• полное наименование предприятия (компании, организации, фирмы)
• название структурного отделения, на балансе у которого числятся описываемые материальные ценности
• наименование и тип материальных ценностей
• выявленные недостатки или дефекты
• выводы и предложения по их устранению

При выполнении разнообразных ремонтных работ, дефектную ведомость используют в виде акта учета издержек. Она выступает основанием для составления проектной документации и сметы расходов для выделения денежных средств на будущий ремонт (строительство):

• сооружений
• помещений
• зданий
• автомобильных дорог
• транспорта
• механизмов
• оборудования

Данная ведомость является главным документом, подтверждающим факт поломки или износа производственного оборудования, имущества, материалов. Применяется в основном на предприятиях-гигантах, состоящих из нескольких структурных подразделений, имеющих в своем активе большое количество:

• материальных ценностей
• механизмов
• устройств

Она может предъявляться в органы налоговой инспекции, являясь свидетельством необходимости проведения ремонтных или . Без дефектной ведомости компания не имеет права учитывать расходы на ремонт, при расчете налога на прибыль.

Порядок составления

Все крупные предприятия периодически проводят осмотр и проверку всех числящихся на балансе материальных средств. Обследование проводится визуально, глубокие и тщательные экспертизы проводятся лишь при необходимости. Предшествует проверке создание специальной комиссии, . Каждый член комиссии должен иметь определенную квалификацию, позволяющую безошибочно определить вид неисправностей или дефектов, и возможные способы их ликвидации.

Не существует законодательно утвержденной формы документа, поэтому каждое предприятие может разработать свой образец ведомости. Составив его самостоятельно, в произвольной форме, с учетом всех важных нюансов и деталей. В основном документ имеет вид таблицы, которая не должна содержать никаких исправлений и помарок.

Требования к оформлению:

1. Обязательным является наличие первичной документации по всем хозяйственным операциям.
2. Вся первичка должна быть составлена согласно утвержденным формам.
3. Документы должны содержать все основные реквизиты, такие как название, дата оформления, название предприятия, содержание проводимой операции, и их подписи.
4. Любые исправления в документе должны быть согласованы с лицами его подписавшими, с указанием даты корректировки. По возможности лучше составить новый экземпляр.
5. Обязательное наличие сводной документации.
6. Желательно, чтобы все первичные и сводные документы составлялись на бумаге. При оформлении их в электронном виде, необходимо сделать дубликат на бумажных носителях.

Дефектная ведомость получает статус официального документа лишь при условии выполнения всех вышеперечисленных требований.

Правила оформления документа

Составить дефектную ведомость можно как на обычном листе бумаги, так и на фирменном бланке компании. Это не принципиально, как и то – написан он будет вручную или напечатан на компьютере.

В основном дефектовка составляется в нескольких экземплярах, для предоставления каждой из заинтересованных сторон. Все копии в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем предприятия и всеми членами комиссии. Ставить на дефектной ведомости не нужно, так как она относится к внутренним документам организаций.

Все документы, после их использования по назначению, отправляются в архив на хранение, на время, установленное на законодательном уровне или предусмотренное правилами внутреннего распорядка компании.

Пошаговая инструкция составления дефектной ведомости

При составлении дефектной ведомости можно ориентироваться на такой образец:

Порядок заполнения:

• В любом верхнем углу оставляется свободное место, предусмотренное для утверждения директором компании. Здесь пишется , ФИО, название фирмы.
• В центре документа пишется его полное название и порядковый номер.
• Затем слева дата составления, справа – местонахождение компании (наименование населенного пункта, в котором она официально зарегистрирована).
• Указывается наименование осматриваемого объекта.
• Составляется основная часть документа, в виде таблицы состоящей из четырех столбцов:

1. 1-й – порядковый номер
2. 2-й – обнаруженные изъяны, поломки и недостатки
3. 3-й – заключение экспертной комиссии (рекомендации и пожелания по устранению дефектов)
4. 4-й – сроки ликвидации обнаруженных неисправностей

• Завершающими являются подписи членов комиссии, принимавших участие в обследовании материальных ценностей. Обязательно указываются их занимаемые должности и фамилии с инициалами.

Копии дефектной ведомости для предоставления их любым третьим лицам предприятие создает исключительно за свой счет. Помимо этого, контролируют сохранность данной документации сотрудники компании, отвечающие за создание безопасных условий для хранения бухгалтерских документов. Право на изъятие учетной документации имеют только уполномоченные органы ( , управление внутренних дел и др.).

Напишите свой вопрос в форму ниже

Нет такого предмета, устройства или материала, который мог бы служить вечно. Все они рано или поздно получают различного рода повреждения или выходят из строя. Для восстановления прежних характеристик требуется сначала выявить дефект, а затем разобраться, как его устранить.

Что такое дефектная ведомость

Людям в жизни часто приходится сталкиваться с разными поломками, изъянами, дефектами или откровенным браком, обнаруженным в процессе приобретения или использования материальных ценностей. Для исправления выявленных недостатков необходимо осуществить определенный комплекс мероприятий, связанный с проведением восстановительных (ремонтных) работ. Для этих целей составляется специальный документ, который получил название «дефектная ведомость». Он позволяет подсчитать и заранее учесть расходы, которые надо будет затратить на ремонт, чтобы вернуть материальным ценностям их первоначальный вид и характеристики.

В условиях производства такие мероприятия проводятся целенаправленно. Предварительно отдельным приказом назначается комиссия, которая впоследствии будет оценивать объем ремонтных работ. В нее обязательно должны входить представители:

• бухгалтерии;
• подразделения по эксплуатации оборудования;
• службы по наладке и ремонту.

Дефектная ведомость составляется после визуального осмотра. Она должна содержать в себе информацию, которая позволит ответить на три основных вопроса:

1) Наименование обследуемого объекта. Это в большей степени относится к бухгалтеру, так как именно он владеет полной информацией обо всех объектах, находящихся на балансе данного предприятия.

2) Выявление неисправностей и определение причин их появления. Здесь свое слово должен сказать специалист по обслуживанию оборудования.

3) Перечислить все которые необходимо выполнить для восстановления работоспособности объекта (узла). Эту информацию предоставит работник ремонтного участка.

На основании полученных сведений формируется дефектная ведомость. Этот документ не имеет строго регламентированного образца. Каждое отдельно взятое предприятие самостоятельно разрабатывает такой бланк и утверждает его отдельным приказом. Готовый документ должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден либо руководителем предприятия, либо уполномоченным лицом от администрации, в ведении которого находится этот объект. В дальнейшем дефектная ведомость используется для составления сметы на проведение ремонтных и восстановительных работ.

Если требуется ремонт автотранспорта

Многие предприятия имеют на балансе транспортные средства. Все они рано или поздно выходят из строя и нуждаются в ремонте. В зависимости от сложности и периодичности проведения различают текущий, средний и капитальный Все они проводятся на основании заранее составленного плана в соответствии с приказом по предприятию.

Специалисты проводят обследование каждого автотранспортного средства в целом, а также его отдельных узлов и агрегатов. Затем составляется дефектная ведомость на ремонт автомобиля, где перечисляются все виды восстановительных работ, которые нужно будет выполнить, и производится подсчет денежных ресурсов, необходимых для проведения этих мероприятий. Обычно обслуживание транспорта производится специализированной организацией. Ремонтные же работы предприятие может осуществлять как своими силами, так и пользуясь услугами иных компаний со стороны. Все зависит от сложности выполняемой работы и наличия в штате специалистов нужного профиля и квалификации.

Если ремонт производится на стороне, то компания-подрядчик составляет смету с учетом всех неисправностей и подсчитывает общие затраты на восстановление. Затем представители предприятия сверяют ее с документом о выявленных дефектах, составленным ранее. Если в бумагах обнаруживается существенное расхождение, то представитель от предприятия должен будет написать на имя своего руководителя служебную записку с разъяснениями сложившейся ситуации.

Нужна ли вообще дефектная ведомость

Некоторые считают, что в составлении дефектной ведомости нет никакой необходимости. Это не совсем верно. Действительно, только специалист может выполнить работы по ремонту и восстановлению работоспособности объекта на нужном профессиональном уровне, а компания-подрядчик с учетом существующих расценок предоставит полный Но каждому действию нужно подтверждение. Вот и получается, что дефектная ведомость - это промежуточный документ, который позволит впоследствии оправдать запланированные на все это расходы.

Другими словами, эта бумага позволит аргументировать отнесение возможных затрат на тот или иной счет. Это особенно важно при составлении бухгалтерских балансов и расчете налогов. Есть еще одна причина, по которой документ о недостатках все-таки следует составлять. Наличие такой информации позволит проанализировать сложившуюся ситуацию. Она даст возможность разобраться с тем, что произошло с объектом, по какой причине, как это исправить и сколько это будет стоить.

Дефектная ведомость, образец которой будет представлен в статье, является актом визуального осмотра объекта. Она составляется в случае наличия брака, изъянов, недостатков в изготовленных материальных ценностях. Оформление документа производится в ходе контроля качества производителем, продавцом или покупателем. Рассмотрим далее образец дефектной ведомости на ремонт.

Общие сведения

Дефектная ведомость выступает в качестве документа, регистрирующего расходы на устранение недостатков изделия. Акт формируется специальной комиссией. В ее составе должны присутствовать представители эксплуатирующего подразделения, бухгалтерии, а также отдела, который, собственно, будет исправлять изъяны. Если составляется дефектная ведомость помещения, то необходимо присутствие подрядчика.

Основные вопросы

Дефектная ведомость должна отразить ряд моментов. В частности, в ней указывается:

1. Объект, подлежащий осмотру. Необходимо его идентифицировать, описать. В составлении этой части акта участвует бухгалтер. Он указывает инвентарный номер объекта, сведения из технической документации (номер техпаспорта, ПТС, кадастровый номер).
2. Причина, по которой материальная ценность требует ремонта. В этой части акта указываются появившиеся и возможные недостатки объекта, если своевременно не провести необходимые работы. Эти сведения вносят представители эксплуатационного подразделения. Им известны техрегламенты, в соответствии с которыми необходимо проводить плановые ремонтные мероприятия в установленные сроки. Эти лица описывают аварийную ситуацию, непосредственно суть поломки.
3. Характер мероприятий, в результате которых недостатки будут устранены. В этой части приводится непосредственное описание ремонта. В частности, указывается, какие именно детали необходимо приобрести или какие произвести работы. Правильно составить описание мероприятий может представитель ремонтного подразделения либо подрядчик.

Важный момент

Дефектная ведомость составляется, как выше было сказано, комиссией. А утверждение акта осуществляется руководителем или уполномоченным им лицом. В качестве последнего может выступать заведующий гаражом (если, к примеру, составлена дефектная ведомость на ремонт автомобиля). Утвердить акт может также главный инженер, если поломка произошла в производственном оборудовании. При выявлении недостатков в помещении уполномоченным лицом является административный директор.

Практический вопрос

В некоторых случаях бывает так, что после осмотра была составлена дефектная ведомость на ремонт автомобиля, а на станции техобслуживания были выявлены дополнительные недостатки. В таких случаях лицо, которое сдавало объект в сервис, должно составить служебную записку. В ней указываются необходимые дополнительные мероприятия. Эта записка утверждается тем же лицом, которым была заверена дефектная ведомость. Таким образом, дополнительные расходы будут санкционированы уполномоченным представителем.

Значение акта

Дефектная ведомость необходима на предприятии по нескольким причинам. Первой является хозяйственная. В акте отражается суть недостатка, обстоятельства, в которых он возник. Это позволяет предотвратить подобные изъяны в будущем, разработать мероприятия, исключающие расходы такого характера. Налогообложение - еще одна немаловажная причина, по которой составляется дефектная ведомость. Бланк содержит сведения, обосновывающие необходимость устранения тех или иных недостатков в экономическом смысле. К примеру, если на предприятии потолок окрашивается дважды в год, то инспектор может засомневаться в том, что это нужно делать именно столько раз, и посчитать, что одного раза вполне достаточно. Бухгалтер же не сможет объяснить ему экономическую оправданность расходов, если у него отсутствует дефектная ведомость. Бланк, составленный с участием технических специалистов, разъяснит причины, по которым те или иные мероприятия проводятся с той или другой частотой. Третья причина составления акта заключается в необходимости разграничить устранение недостатков в объекте и его модернизацию. Зачастую эти мероприятия отличают по критерию стоимости. Если средств нужно немного, то считается, что это ремонт, если много - модернизация. Согласно Письму Минфина № 03-03-06/1/289, важна не стоимость мероприятий, а их содержание.

Дефектная ведомость: образец

Унифицированная форма документа не утверждена на официальном уровне. В этой связи бланк акта необходимо разработать предприятию самостоятельно. Документ прилагается к учетной политике. У организации, как правило, в наличии различные группы ОС. В этой связи целесообразно разработать несколько разных вариантов акта: для автомобилей, недвижимости, оргтехники и так далее. При составлении формы следует руководствоваться требованиями ст. 9 ФЗ№129. Необходимо учесть следующие правила:

1. Все проводимые на предприятии хозяйственные операции должны быть оформлены подтверждающими документами. Они выступают в качестве первичных бумаг, в соответствии с которыми проводится бухучет.

2. Документы принимаются бухгалтерией, если они составлены по форме, присутствующей в альбомах унифицированных бланков. Если для какого-либо акта она не установлена, то в нем в обязательном порядке должны присутствовать такие реквизиты, как:

• название бумаги;
• дата составления;
• название предприятия, от имени которого оформляется акт;
• содержание операции;
• измерители мероприятия в денежном и натуральном выражении;
• название должностей тех лиц, которые ответственны за совершение данной хозяйственной операции, соблюдение порядка оформления;
• личные подписи уполномоченных сотрудников.

3. Список лиц, которые вправе заверять первичные документы, утверждается руководителем предприятия по согласованию с гл. бухгалтером.

4. Акт должен составляться в момент осуществления хозяйственной операции. Если это по каким-то причинам невозможно, то непосредственно после ее завершения. Качественное и своевременное оформление первичной документации, а также передачу ее в установленный срок для отражения в бухучете, достоверность информации, присутствующей в ней, должны обеспечить лица, которые ее составили и подписали.

Дополнительно

Внесение исправлений осуществляется только по согласованию со всеми участниками хозяйственной операции. Это подтверждается подписями тех же лиц, которые удостоверяли документ, с указанием даты корректировки. Акт может быть составлен в бумажном или электронном виде. В последнем случае предприятие обязано изготовить бумажную копию документа для других участников операции, а также по требованию контрольных органов.

Порядок изъятия

Забрать первичную документацию с предприятия могут органы следствия/дознания, прокуратуры, суды, налоговые инспекторы и сотрудники ОВД. Изъятие осуществляется только при наличии соответствующих постановлений. Гл. бухгалтер либо иное должностное лицо может с согласия и в присутствии представителей указанных выше структур снять копии документов. На экземплярах бумаг при этом проставляется причина и дата изъятия.

• Составление дефектной ведомости в строительстве не имеет четко прописанной формы ведения. В ней должны быть указаны стороны, дата, место, объем работ.

«Утверждаю»

Глава Администрации г.

«___» __20__г.

Дефектная ведомость
на ремонт

Объект

Составление дефектной ведомости в строительстве

Одним из наиболее важных документов является дефектная смета.

Этот документ составляется специальной комиссией на месте проведения работ, когда нужно определить объем ремонтных и восстановительных работ на строящемся объекте. Он позволяет обосновать затраты на строительство и ремонт, а также получить полный перечень необходимых работ и выбрать наиболее честного подрядчика.

Для составления дефектной ведомости в строительстве собирается комиссия, состоящая из представителей заказчиков и исполнителей, а также независимых экспертов, которые и определяют полный перечень работ. Эксперты должны набираться из специалистов строительного дела и иметь необходимые инструменты для полного и тщательного осмотра здания и техническую документацию, по которой они и будут сверять результаты. Последняя должна, в свою очередь, соответствовать стандартам ГОСТа.

При составлении дефектной ведомости в строительстве должны отражаться все работы, которые будут произведены на участке, их стоимость и объем. Необходимо описать и материалы, которые будут использованы в процессе. Если ведомость и подготовленная подрядчиком смета имеют существенные расхождения, стоит обратить особое внимание на самого подрядчика. Заказчик даже может потребовать от него объяснения в письменной форме. Таким образом наличие дефектной сметы может помочь установить недобросовестного подрядчика и вовремя избежать проблем.

Составление дефектной ведомости в строительстве не имеет четко прописанной формы ведения. В ней должны быть указаны обе стороны (заказчик и исполнитель), дата проведения и место, объем необходимых работ и материалов и их полная стоимость. На документе должны присутствовать подписи подрядчика, заказчика и всей комиссии.

Составление дефектной ведомости – это индивидуальный процесс, у которого нет четкой схемы оплаты. Цена напрямую зависит от объемов работы и площади самого здания, обычно она составляет небольшой процент от всей стоимости объекта.

Главная » Конституционное право » Дефектная ведомость на списание материальных ценностей. Дефектная ведомость (рекомендуемый образец заполнения)