Что делать если утерян больничный лист. Можно ли восстановить больничный лист утерянный работодателем

Больничный лист требуется каждому человеку, который желает получить выплаты по временной нетрудоспособности на месте трудоустройства. Для этого приходится обращаться к лечащему врачу с жалобами и симптомами на какое-либо заболевание. Заполняется листок не только работником медицинского учреждения, но и сотрудниками компании, в которой трудится заболевший гражданин. Но нередко возникает ситуация, когда документ теряется. Виновником может выступать врач, пациент или сотрудник компании, вносящий сведения в этот документ. Поэтому возникает вопрос, что делать, если потерял больничный лист. В этом случае можно получить дубликат, причем процедура восстановления зависит от того, на каком этапе оформления больничного теряется листок нетрудоспособности.

Кто может потерять документ?

Больничный лист может потеряться на разных этапах оформления периода временной нетрудоспособности. Поэтому виновниками могут выступать следующие лица:

• врач вносит в этот документ сведения при первом посещении пациента, после чего листок остается в медицинской организации до следующего осмотра, причем во время этого периода может потеряться документ;
• сотрудник получает листок от врача после выписки, так как именно он передает документацию работнику бухгалтерии или отдела кадров компании, в которой он официально трудоустроен, но всегда существует вероятность, что он потеряет документацию;
• сотрудники фирмы, ответственные за заполнение или хранение листков, могут нарушить разные правила, что приводит к потере документации.

В каждой ситуации восстановление обладает своими особенностями. Поэтому все участники процедуры должны знать, что делать, если утерян больничный лист. Создание дубликата данного документа является достаточно сложным процессом.

Как поступить непосредственно пациенту?

Потерять листок может сам гражданин, получивший больничный лист от лечащего врача. Документ должен передаваться в бухгалтерский отдел компании, в которой работает гражданин. По разным причинам листок может быть утерян. Если работник потерял больничный лист, что делать? Для этого придется обращаться в медицинское учреждение, где изначально оформлялась данная документация.

К правилам восстановления документа в этом случае относится:

• если непосредственно пациент теряет листок нетрудоспособности, то обращаться придется в ту поликлинику, где документация выдавалась впервые;
• в качестве основания для составления дубликата выступает не только утеря листка, но и наличие ошибок в тексте;
• для получения нового документа требуется составить заявление по форме медицинского учреждения, в котором указывается причина для формирования дубликата;
• предварительно на месте трудоустройства придется взять справку, подтверждающую, что листок не был передан работнику бухгалтерского отдела для расчета пособия по временной нетрудоспособности;
• с собой при обращении в медицинское учреждение надо иметь паспорт.

На основании такого документа в поликлинике будет собрана комиссия, решающая возникший вопрос. Для этого устанавливается номер листка, который был ранее выдан пациенту. Определяется, какие именно сведения были прописаны в этом документе. Каждый документ обладает своим уникальным номером, вносящимся в специальную базу организации. Это позволяет достаточно быстро восстановить больничный листок.

После выполнения всех действий, комиссия принимает решение о выдаче дубликата. Соответствующая информация передается лечащему врачу, который делает дубликат. После этого документация передается пациенту. Сотрудник потерял больничный лист: что делать? Для этого придется обращаться в медицинское учреждение, где был получен оригинал данного документа.

Как поступить при порче документа?

Нередко новый больничный требуется получить по причине порчи документации пациентом. В этом случае придется заменять листок, а иначе работники фирмы, в которой работает гражданин, не смогут им воспользоваться. Дело в том, что информация, содержащаяся в этом документе, считывается специальной программой. Поэтому все сведения в него должны вноситься аккуратно, а также не допускается наличие повреждений листка.

Для восстановления испорченного листка вновь придется обратиться в медицинскую компанию, где был получен оригинал. При составлении заявления указывается, что причиной получения дубликата выступает порча оригинала.

Правила составления дубликата

Если комиссия принимает решение о повторной выдаче документа пациенту, то данным процессом занимается лечащий врач. Он должен взять новый листок, в который вносятся те же сведения, которые были в оригинале. К правилам оформления дубликата относится:

• используются те же правила, что и при заполнении оригинала;
• каждая буква прописывается в отдельной ячейке, а иначе компьютер не сможет считать информацию;
• все данные вносятся с помощью печатных букв;
• не требуется переписывать все сроки, в течение которых продлевался период временной нетрудоспособности;
• указывается только дата закрытия листка;
• допускается заполнять данный дубликат от руки или с помощью компьютера;
• если остаются пустые ячейки, то они зачеркиваются;
• ставится галочка напротив строчки, где указывается, что создается именно дубликат данной документации;
• как только документ будет полностью заполнен, он подписывается врачом, а также указывается новая дата формирования;
• дополнительно подписывается дубликат членами врачебной комиссии, которые должны убедиться в отсутствии ошибок.

Если работница потеряла больничный лист по беременности и родам, то она должна вновь обратиться в перинатальный центр или другое учреждение, в котором состоит на учете, чтобы получить дубликат. Предварительно придется обратиться в бухгалтерский отдел фирмы, где она работает, чтобы взять справку о том, что лист не был передан в компанию.

Грамотно сформированный дубликат легко используется в качестве оригинала. На основании этого документа организация должна перечислить работнику положенное пособие.

Что делать, если организация потеряла больничный лист?

Потерять данную документацию может не только пациент, но и даже работники фирмы, где он работает. Гражданин должен передать листок сотрудникам бухгалтерского отдела, чтобы они направили нужные данные в ФСС, а также начислили пособие по временной нетрудоспособности. Но нередко по их вине теряется данная документация. Что делать, если утерян больничный лист организацией? Так как документ уже был зарегистрирован в компании, то процедура восстановления обладает некоторыми особенностями.

Первоначально устанавливается, что является причиной такой ситуации. Для этого может иметься вина какого-либо сотрудника, а также часто документация теряется в связи с чрезвычайными ситуациями, возникающими в компаниях.

Виновником является работник компании

Работодатель потерял больничный лист: что делать? Если устанавливается, что виновником является сотрудник бухгалтерского отдела компании, то выполняются следующие действия:

• первоначально создается в фирме комиссия, которая определяет виновника такого происшествия;
• если выявляется, что виновником является сотрудник бухгалтерского или кадрового отдела, то выплачивается сотруднику, рассчитывающему на пособие по временной нетрудоспособности, специальная компенсация;
• виновник обязан возместить компании понесенные расходы, для чего некоторая сумма средств удерживается с его зарплаты;
• после этого фирма составляет другие документы, на основании которых работник может получить положенные выплаты.

Фирма не может рассчитывать на получение дубликата от медицинской организации, поэтому придется формировать другие бумаги, выступающие основанием для начисления пособия.

Компания теряет документ в связи с чрезвычайной ситуацией

Нередко причиной потери многих документов в фирме выступает наступление сложных и непредвиденных чрезвычайных ситуациях. К таким ситуациям относятся наводнения, пожары или другие аналогичные ЧП. Для этого у компании должны иметься официальные подтверждения.

Если работодатель потерял больничный лист: что делать? Для этого фирме придется найти виновника и все равно перечислить выплаты работнику.

Потеря документации сотрудниками поликлиники

Что делать, если потерял больничный лист непосредственно лечащий врач? Даже сотрудники медицинской организации могут потерять документацию по разным причинам. Процедура восстановления делится на этапы:

• первоначально пациентом составляется заявление на получение дубликата;
• в заявлении указывается, что документ был утерян работниками поликлиники;
• создается комиссия, члены которой выявляют виновника и принимают решение о выдаче дубликата;
• виновник привлекается к ответственности;
• пациент получает дубликат, который выступает полноценной заменой оригиналу больничного листка.

При составлении нового документа учитываются все требования к его заполнению. Что делать, если потерял больничный лист работник медицинской организации? Для этого придется гражданину подождать, пока не будет сделан дубликат. На месте трудоустройства ему придется предупредить руководство о возникшей задержке.

Какие нужны документы?

Если организация потеряла больничный лист сотрудника: что делать? В этом случае фирма все равно должна выплатить работнику положенные выплаты, но она не сможет получить дубликат больничного листка. Для этого уполномоченными лицами фирмы составляются другие документы, выступающие основанием для получения средств от ФСС.

Если листок теряется непосредственно работником или сотрудником медицинской организации, то гражданин должен передать в поликлинику или больницу следующие документы:

• заявление на получение дубликата, в котором указывается причина утери или порчи оригинала;
• копия паспорта гражданина;
• справка, полученная с места работы и подтверждающая, что гражданин не получил пособие на основании оригинала документа.

Заявление составляется по форме медицинской организации, поэтому взять образец можно у работника поликлиники.

Особенности использования электронных бланков

Многие работодатели начинают переходить на использование электронного документооборота. Это относится даже к использованию электронных больничных листков. В этом случае документ составляется в электронном виде. После закрытия больничного, документация по специальным каналам связи направляется работодателю и в ФСС.

При таких условиях непосредствено пациент не получает на руки какие-либо документы. Работодатель получает листок в электронном виде, после чего на основании этого документа перечисляются из ФСС деньги в виде пособия по временной нетрудоспособности. При таких условиях невозможно потерять листок.

Заключение

Каждый гражданин должен знать, что делать, если потерял больничный лист. Потерять документацию может не только сам пациент, но и даже лечащий врачи или работодатель. Восстановить документ достаточно просто, для чего придется обращаться непосредственно в медицинскую организацию, где был выдан утерянный оригинал.

Многие работодатели начинают переходить на электронную систему, что позволяет не передавать документы в бумажном виде пациенту. В этом случае упрощается не только документооборот, но и начисление пособия работнику.

С 2009 года, после внесения изменений в Федеральный закон об обязательном социальном страховании (ФЗ № 255-ФЗ от 29.12.2006 г.), все пособия по временной нетрудоспособности, а также некоторые другие виды социальных пособий выплачиваются исключительно из средств Фонда социального страхования (ФСС). Естественно, делается это только после предоставления специального документа, подтверждающего наступления страхового случая.

В настоящий момент таким документом является «Лист временной нетрудоспособности», порядок выдачи и оформления которого регулируется Приказом Министерства здравоохранения РФ № 624н, изданным 29 июня 2011 года. К сожалению, нередко случаются ситуации, когда по той или иной причине лист нетрудоспособности теряется. Так как же получить пособие, если временная нетрудоспособность имела место, а вот документ, подтверждающий это, отсутствует?

Если лист нетрудоспособности был потерян самим работником

Если потеря документа случилась ещё до его сдачи в бухгалтерию предприятия, то по закону сотрудник имеет право получить его дубликат листа нетрудоспособности. Правда сделать это так просто, как хотелось бы.

Дело в том, что в Письме ФСС № 14-03-18/15-12956, от 28.10.2011 года, которое было издано специально, чтобы разъяснить некоторые моменты оформления больничных, написано: «В строке «дубликат W» листка нетрудоспособности проставляется отметка "V" в случае утери листка нетрудоспособности лечащим врачом и председателем врачебной комиссии ». В результате некоторые медучреждения стали трактовать это положение так - дубликат больничного может быть выдан только в том случае, если оригинал был утрачен самим лечебным учреждением.

К счастью в том же пункте Письма указано, то при заполнении графы «дубликат W» уполномоченные лица должны руководствоваться уже не действующими сейчас старыми Правилами, утверждёнными Минздравсоцразвитием Приказом № 514 ещё в 2007 году. В пункте 63 старых Правил указывается, что при утере больничного оформлять дубликат должен лечащий врач и председатель врачебной комиссии. То есть они должны именно оформлять документ, а не терять его.

Что касается процедуры выдачи дубликата, то официально она не прописана. Практика показывает, что для получения документа работник должен подать в лечебное учреждение письменный запрос о выдаче дубликата листа нетрудоспособности и приложить к нему справку с места работы о том, что выданный ранее больничный лист в компанию не предоставлялся и оплачен, соответственно, не был.

Обычно, письменного запроса и справки с места работы достаточно для выдачи дубликата без каких-либо осложнений и вопросов со стороны лечебного учреждения.

Если лист нетрудоспособности был потерян на предприятии уже послы выплаты пособия работнику

На первый взгляд эта ситуация кажется практически безвыходной - при отсутствии больничного листа или его дубликата ФСС категорически отказывается возмещать расходы предприятия на оплату пособия по временной нетрудоспособности. Для обоснования своей позиции ведомство даже выпустило специальное информационное Письмо № 15-03-11/12-7761 от 17 июля 2013 г.

В Письме сказано, что основанием для возмещения выплаченных работнику сумм может стать либо сам лист нетрудоспособности, либо его дубликат. Никакие другие документы основанием для выплат быть не могут. Кроме того, в Письме особо подчёркнуто, что дубликат может быть выдан только в том случае, если оригинал больничного листа работник ещё не предоставлял в бухгалтерию своего предприятия.

Впрочем, у предприятия всё-таки есть шанс вернуть выплаченные средства, но для этого придётся обратиться в суд и предоставить очень вескую причину утраты документов. Например, если лист нетрудоспособности был утрачен вследствие пожара, наводнения, кражи или каких-либо других форс-мажорных обстоятельств. В этом случае предприятие должно создать специальную комиссию по расследованию происшедшего.

Если комиссия сможет сформировать документальное подтверждение наступления тех или иных форс-мажорных обстоятельств (справки из МЧС, МВД, коммунальных, пожарных служб и т.д.), то руководитель компании имеет право направить в медучреждение письменный запрос о выдаче дубликата, а затем, в случае отказа медиков или ФСС, обратиться в суд для отстаивания своей позиции. Прецеденты, когда суд выносил решение в пользу предприятия, уже были.

Произвести расчет зароботной платы , и другие виды расчетов любой сложности, Вы сможете в бухгалтерской фирме "Омега".

Перед тем как понять, что делать если потерял больничный лист, следует разобраться в законодательной базе. Так, в 2009 году правительство внесло изменения в Федеральный закон №255-ФЗ, затрагивающий вопросы обязательного страхования. Согласно поправкам, любые виды социальных пособий, включая выплаты повременной нетрудоспособности, обеспечиваются средствами ФСС.

Для получения компенсации требуется предоставить соответствующий документ, подтверждающий факт страхового случая - больничный лист. Правила оформления и выдачи регламентированы Приказом Минздрава №624н, принятым в июне 2011 года. Законодательно предусмотрены случаи решения ситуаций, когда бюллетень утерян.

Если утеря работодателем произошла после предоставления документа, то на предприятии собирается соответствующая комиссия. Решается вопрос, по какой причине возникли сложившиеся обстоятельства. Причин бывает несколько:

• халатность ответственного лица;
• стихийные бедствия;
• форс-мажорные ситуации.

Для справки: предприятие обязано хранить больничные, подтверждающие факт временной нетрудоспособности сотрудника, в течение 5 лет. Поэтому работник не обязан отвечать за некомпетентность ответственных лиц.

Согласно письму ФСС №15-03-11/12-7761 от 17.07.2013, если потерян больничный лист на предприятии, работник может получить компенсацию по нетрудоспособности, предоставив дубликат. Но только если документ ещё не был учтён бухгалтерией.

Если во время проверки предприятия ФСС обнаруживает отсутствие листов нетрудоспособности без уважительной причины, то расходы на больничные вычёркиваются. Потеря документов во время переезда и прочее проявление халатности не может стать убедительным обстоятельством для оправдания.

В письме также подчёркивают, что получить дубликат может только сотрудник, предъявив паспорт на своё имя. В противном случае, когда документ был учтён бухгалтерией и утерян предприятием, повторная выдача не осуществляется.

Процедура повторной выдачи

Работодатель потерял больничный лист - что делать в такой ситуации? Сначала нужно дождаться решения рабочей комиссии. Если причиной порчи или утраты документа стала невнимательность ответственного лица, то сотрудник получает компенсацию в полном размере, а расходы предприятия ложатся на провинившегося.

Выделяют несколько непредвиденных обстоятельств, в результате которых может быть утерян или испорчен акт больничного:

• пожар;
• производственная травма;
• наводнение;
• прочие стихийные бедствия.

В этом случае также собирается соответствующая комиссия для вынесения решения. Председатель должен составить и заверить акт для передачи его в медицинское учреждение. На основании этого документа сотруднику выдадут дубликат больничного листа.

Полезно знать! Любое из форс-мажорных обстоятельств считается уважительным. Поэтому проблем с повторным оформлением не бывает. Тем не менее в медицинском учреждении могут потребовать подтверждение со стороны специалиста. Например, сотрудник МВД может подписать акт, удостоверив поликлинику в правдивости страхового случая.

Утрата или порча документа медицинским учреждением

Человеческий фактор срабатывает даже в больницах: врач может неправильно заполнить бланк или бумагу потеряют в регистратуре. Если в поликлинике потеряли больничный лист что делать сотруднику?

Утеря бланка по вине работника медицинского учреждения не опровергает факт наступления страхового случая. В случае возникновения конфликтной ситуации, необходимо запросить дубликат. Поликлиника обязана выполнить это требование. Для этого может понадобиться справка с места прохождения комиссии и паспорт гражданина.

Если же действия медицинского работника привели к порче документа (например, поля были заполнены шариковой ручкой), Министерством здравоохранения также предписана повторная выдача документа. Более того, существует соответствующий приказ «О порядке заполнения больничного листа», представляющий собой некоторый устав оформления.

• Заполнение осуществляется исключительно чёрной ручкой.
• Все буквы печатные, заглавные.
• Нельзя выходить за пределы ячеек бланка.
• Важно, чтобы правовая форма и название организации совпадали с информацией на печати.

Необходимо всех помнить, что лист нетрудоспособности - документ, подлежащий строгой отчётности. Его потеря или порча чреваты не только долгим восстановлением, но и риском лишиться компенсации. Поэтому не стоит относиться к листу небрежно.

К сожалению, человеческий фактор может сработать и даже в таком отделе как бухгалтерия, где всегда строгий учет всех бумаг и даже незначительных бумажек, происходят утери.

Но бывает, случается так, что некоторые документы теряются и что тогда делать?

Остается только путь поиска или восстановления такого утраченного документа. Но не все документы легко восстанавливаются и появляются даже порой некоторые ограничения по использованию таких восстановленных документов.

Как же быть, если потерялся листок нетрудоспособности на какого-нибудь сотрудника?

Можно ли применять дубликат листка нетрудоспособности?

А вот право на то, что бы получить пособие по такому листку сохраняется за сотрудником в течение полугода с момента его выдачи.

Если листок нетрудоспособности был потерян самим сотрудником еще до того момента, как он отдал его в бухгалтерию, то сотрудник может обратиться в медицинское учреждение, которое ему выдавало этот листок за получением дубликата.

Его может оформить лечащий врач, но заверить его должен председатель врачебной комиссии. На этом листке ставится специальная отметка дубликата, и то число когда он выдан.

А вот если организация потеряла листок уже после того, как выплатила сотруднику компенсацию или пособие, то ФСС эти расходы организации не будут подлежать возмещению. И это на основании того, что возмещение возможно только при предоставлении оригинала больничного листа или его дубликата, но организация не может получить дубликат, если она потеряла оригинал.

Ведь дубликат выдается только, если в листке были допущены ошибки или его потерял сам больной.

Также такой документ как справка из больницы, где будет содержаться информация о том, что такой листок выдавался, не считается тем документом, на основании которого может быть назначена компенсация.

Но при разбирательстве дел в суде, судьи выносят не такие однозначные решения, как чиновники, которые отказывают в возмещении расходов. Через суду получить возмещение по больничному, а точнее по его дубликату, вполне реально.

Как происходит подтверждение утраты документа

Если какой-то документ пропал, то руководитель организации с помощью своего приказа назначает комиссию, которая занимается расследованием причин такой потери. Комиссия должна выяснить причину и самое главное документально ее отразить, т.е. зафиксировать факт утраты.

Должны быть приложены все необходимые документы, например, если имел место пожар, то должны быть документы из пожарной службы и т.д.

После такой проверки нужно сделать запрос в организацию здравоохранения с просьбой о выдаче дубликатов.

Главная » Конституционное право » Что делать если утерян больничный лист. Можно ли восстановить больничный лист утерянный работодателем