Акт сверки по договору займа. Назначение и разновидности

В процессе ведения взаиморасчетов между контрагентами возможны разногласия относительно сроков и сумм погашения задолженностей. С целью урегулирования подобных споров стороны периодически сверяют взаиморасчеты и подписывают соответствующий акт. В статье разберем, как составить акт сверки взаиморасчетов, какую форму бланка следует использовать, а также приведем пример заполнения документа.

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов – документ, содержащий информацию о финансово-правовых взаимоотношениях между контрагентами в рамках действующего договора. Цель составления акта – сверить соответствие расчетов между сторонами соглашения.

Обязательные реквизиты

Законом не утвержден бланк, согласно которому предприятия и организации обязаны производит сверку взаиморасчетов. Согласно Письму Минфина РФ №07-05-04/2 от 18.02.2005, организации вправе составлять акт в свободной форме, но при наличии обязательных реквизитов:

• информация о сторонах, между которыми производится сверка (наименование организации/ФИО ИП, коды ЕГР, должности подписантов);
• период сверки;
• номера и даты договоров, в рамках которых производится сверка;
• дата составления акта.

Акт считается действительным при наличии подписей сторон и печатей организаций, между которыми производится сверка.

Форма акта сверки

Бланк акта сверки выглядит как таблица, в которой каждый из контрагентов заполняет свою часть в соответствие с данными учета на предприятии. Таблица содержит следующие данные для заполнения:

• входящее сальдо на начало периода;
• номер операции по порядку (№ п/п);
• наименование операция и документ-основание («Оплата за товар на основании счета-фактуры №___ от ___);
• сумма операции в рублях;
• исходящее сальдо на конец периода.

Следует отметить, что одни и те же операции у контрагентов будут иметь в акте сверки зеркальное отражение. К примеру, перечисление оплаты фирмой «Альфа» в пользу фирмы «Гамма» будет отражено у «Альфы» – по дебету, у «Гаммы» – по кредиту, в виде зачисления средств.

Как составить акт сверки взаиморасчетов: пошаговая инструкция

Ниже представлена пошаговая инструкция, согласно которой даже начинающий бухгалтер сможет без труда составить акт и произвести сверку взаиморасчетов с контрагентом.

Шаг-1. Утверждение бланка акта сверки

Прежде чем производить сверку взаиморасчетом, руководству необходимо утвердить бланк акта сверки, который будет использоваться на предприятии.

Организация вправе использовать унифицированную форму, либо разработать собственный бланк, с учетом особенностей деятельности компании.

Выбранную форму бланка следует утвердить в учетной политике в виде приложения.

Шаг-2. Определение порядка составления акта сверки

В учетной политике предприятия необходимо зафиксировать порядок, в рамках которого будут производится взаиморасчеты с контрагентами, а именно:

1. Периодичность проведения сверок . Большинство компаний сверяют взаиморасчеты с контрагентами ежегодно (например, на 1 октября каждого года). Также сверка может производиться единовременно с ежегодной инвентаризацией.
2. Порядок составления акта . На усмотрение компании, акт может быть составлен отдельно по каждому договору, либо в рамках всех договоров, действующих с контрагентом. Также организация вправе ограничить период составления акта (например, один акт может быть составлен на период не более 1-го года).
3. Обработка входящих актов сверки . В учетной политике целесообразно предусмотреть срок обработки актов сверки, полученных от контрагентов (например, заполнение, подписание и возврат входящего акта в срок не позже 10-ти рабочих дней с момента его поступления).
4. Подписант . Согласно действующему законодательству, подписантом акта сверки может выступать руководитель компании либо лицо, на которого возложено выполнение данных обязанностей согласно доверенности. Как правило, крупные компании оформляют доверенности на подписание акта сверки главным бухгалтером, в то время как в небольших фирмах акт сверки подписывает директор.

По усмотрению организации, учетная политика может быть дополнена иными положениями, касающимися порядка составления и подписания актов сверки взаиморасчетов.

Шаг-3. Заполнение акта сверки

На основании записей бухучета, бухгалтер вносит информацию в свою часть таблицы акта сверки. Данные по операциям отражаются в хронологическом порядке, в соответствие с периодом сверки.

Первоначально бухгалтер отражает входящее сальдо на начало периода, после чего вписывает все операции в течение отчетного периода (по одной строчке – на каждую операцию):

• номер по порядку (1, 2, 3..);
• описание операции (Отгрузка товара согласно накладной №___ от ___);
• сумма операции в рублях.

Операции по отгрузке товара, оказанию отражаются по кредиту, перечисление оплаты – по дебету.

После внесения всех операций бухгалтер отражает сумму исходящего сальдо на конец периода.

Шаг-4. Подписание акта сверки

Заполнив акт сверки, бухгалтер распечатывает его в двух экземплярах, подписывает собственноручно, как исполнитель, после чего передает на подпись руководителя. После заверения документа подписью директора, на акт сверки ставится печать.

Шаг-5. Передача акта сверки контрагенту

Оба экземпляра акта сверки, подписанного со стороны организации, передаются для заполнения и подписания контрагенту.

Бухгалтер может передать акт сверки контрагенту любым удобным способом. Как правило, обмен актами производится посредством отправки писем Почтой России. Предварительно бухгалтер может отсканировать документ и отправить его контрагенту на адрес электронной почты.

Если контрагенты находятся между собой в несущественной территориальной отдаленности, то возможна личная передача акта сверки «из рук в руки».

Шаг-6. Согласование расчетов

Получив акт сверки, контрагент вносит информацию о расчетах на основании собственных данных бухучета. Если данные у сторон совпадают, то контрагент подписывает его и передает один экземпляр компании-инициатору сверки. В таком случае взаиморасчеты считаются подтвержденными.

Нередки ситуации, когда у организаций возникают разногласия относительно отражения тех или иных операций. В случае если контрагент не согласен с суммой, датой операции, либо входящее/исходящее сальдо в бухучете контрагента не соответствует данным, отраженным в акте организации-инициатора сверки, то в такой ситуации:

• контрагент вносит в акт свои данные;
• прикрепляет к акту копии документов (счета-фактуры, накладные, банковские выписки), подтверждающих корректность внесенной в акт информации;
• передает инициатору сверки пакет документов для последующих взаиморасчетов (акт + подтверждающие документы).

После получения документов от контрагента, бухгалтер организации продолжает взаиморасчеты (выясняет разногласия) для момента их утверждения.

Как составить акт сверки взаиморасчетов в электронном виде

В настоящее время широко используется электронный способ составления акта сверки взаиморасчетов – с помощью программы 1С.

Предприятия, использующие 1С для ведения бухгалтерского учета, могут составить акт сверки в следующем порядке:

1. Выбор раздела «Расчеты с контрагентам» в избранном меню.
2. Добавление нового документа (Выбор документа «Акт сверки» – создание документа «Создать»).
3. Внесение информацию о взаиморасчетах (выбор в новом созданном документе «Контрагент», «Валюта счетов», «Номер договора»).
4. Заполнение информации о компании (автоматически через кнопку «Заполнить»).
5. Внесение данных о расчетах (автоматически через кнопки «Дебет» и «Кредит»).
6. Заполнение информации об ответственных лицах (ФИО, должности подписантов со стороны организации и контрагента).

После создания акта сверки, документ можно сохранить в электронном виде и распечатать для передачи контрагенту.

После завершения сверки и подтверждения расчетов в 1С напротив документа следует проставить галочку «Сверка согласована».

Взаимный учет, контроль и жесткое регулирование финансово-хозяйственной деятельности является основной чистоты, своевременности и отсутствия разногласий по расчетам с контрагентами. Для этих целей в современном документообороте используется акт сверки взаиморасчетов.

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов) – это бухгалтерский документ, который составляется для сверки взаимных расчетов между сторонами (организациями, индивидуальными предпринимателями т.п.) за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год). Данные, которые указывает в акте организация-инициатор, должны совпадать с информацией контрагента. При обнаружении расхождений в данных, это фиксируется в заключительной части документа.

В настоящее время законодательством не установлена официальная форма такого документа. Также не закреплена законом и обязательность составления акта сверки взаиморасчетов, однако, это один из распространенных и востребованных документов в деловом обороте, необходимый для соблюдения всех условий договоров. При необходимости, каждая организация может разработать собственный бланк акта сверки. Однако составлять его следует с учетом требований к первичной бухгалтерской документации.

В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций. Акт должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров. Конец формы должен содержать оборот за период и конечное сальдо.

Акт сверки взаиморасчетов является необходимым:

• при предоставлении продавцом продукции отсрочки платежа
• при предоставлении стандартных, регулярных услуг
• при высокой стоимости товаров и услуг
• при заключении большого числа договоров и дополнительных соглашений к ним

Бланк акта сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерским блоком организации и подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации. Акт составляет в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента. При отправке акта важно указать срок, в течение которого контрагент должен подписать акт и вернуть один экземпляр организации-инициатору. Если для подписания акта сверки от организаций направляются представители, то у них должны быть при себе доверенности.

Подписать акт сверки взаиморасчетов могут только главные бухгалтера компаний, но это возможно только в том случае, если в акте не найдено расхождений и организации не имеют разногласий. Стоит понимать, что в случае появления разногласий, акт, предоставленный в суд без подписи директора, не будет действительным.

Составляя акты сверки взаиморасчетов, необходимо проводить проверку несколько счетов:

• расчеты по доходам
• расчеты по выданным авансам
• расчеты по недостачам
• расчеты по принятым обязательствам

Акт сверки между организациями, не имеющими имущественных споров, является исключительно технической деталью. Сверка может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности коммерческих отношений с организацией-контрагентом за определенный период.

Форму акта сверки взаиморасчетов можно скачать по этой ссылке: Форма акта сверки взаиморасчетов (*.xls, 28Kb).

Пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов представлен на картинке ниже (кликабельно):

«Оплата (000506 от 25.09.2013)» — поступление/списание средств со счета
«Продажа (19 от 31.10.2013)» — подтверждение факта оказания услуги (акт об оказании услуг), передачи товара (накладная)

Скачать пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов можно по этой ссылке:

Для сверки взаиморасчетов юридические лица и индивидуальные предприниматели часто составляют соответствующий акт. Единого образца и обязанности использовать именно этот документ законодательство не предусматривает, поэтому каждая компания может разработать собственный бланк. Готовый пример и инструкция по заполнению представлены в статье.

Назначение и разновидности

Фиксирование расходных операций каждой компании производится в обязательном порядке. Для этого составляются платежные документы, квитанции, счета-фактуры, поручения и другие бумаги. Однако на практике возникает необходимость сравнения взаиморасчетов между двумя и более контрагентами, для чего и составляется акт сверки.

Как правило, его подписывают юридические лица, а также индивидуальные предприниматели. Наименования сторон аналогичны тем, что указываются в соответствующих договорах:

• «Заказчик»;
• «Исполнитель».

Документ отражает все виды операций между компаниями (или отдельные расчеты, выборочно) за конкретный период – месяц, квартал, год (отчетный период определяется по согласованию). Ответственными за оформление являются сотрудники бухгалтерии. Они производят:

• составление акта;
• сверку с теми данными, которые пришли от контрагента.

Документ может составляться как приложение к договору, так и в качестве отдельного документа. И в связи с этим можно условно выделить 2 разновидности:

1. Приложение к основному соглашению – например, к договору поставки. В этом случае документ является неотъемлемой частью этого договора и не имеет юридической силы сам по себе, в отсутствие основного соглашения. Как правило, в таких них фиксируется информация обо всех операциях, прошедших в рамках данного договора.
2. Самостоятельный документ, который используется вне привязки к конкретному договору. В нем объединяются взаимные финансовые расчеты за конкретный период времени (или по отдельным группам товаров и услуг).

В договоре поставки следует дополнительно прописать условия сверки взаиморасчетов, сроки и порядок подписания акта. В противном случае недобросовестный контрагент может уклониться от подписания бумаги.

Бланк и образец документа

Как правило, он представляет собой сводную таблицу с описанием каждого вида операции (услуги, работы), ее суммой. В документе обязательно отражают реквизиты и названия обеих сторон, фиксируют наличие/отсутствие задолженности заказчика перед исполнителем на конкретную дату.

Бланк и образец акта сверки взаиморасчетов представлены ниже.

Количество экземпляров определяется количеством сторон, поэтому минимально составляется 2 оригинальных документа, имеющих одинаковую юридическую силу.

Инструкция по составлению

Для начала необходимо обратить внимание на несколько рекомендаций:

1. В документе обязательно указывают отчетный период, за который производится сверка.
2. Всегда следует указать дату его составления. Она необязательно должна быть связана с отчетным периодом. Например, акт составлен 29 января 2018 года, в то время как отчетный период – с 1 января 2017 по 31 декабря 2017 года.
3. Стороны указывают не только виды операций (услуг), но и документы, на основе которых был произведен их учет (например, счет-фактуры).
4. Как правило, указывают не только итоговую сумму, но и начальный баланс (сальдо).
5. В конце страницы представители сторон ставят свои подписи. Как правило, право подписания имеет главный бухгалтер. Также он может быть подписан и руководителями – это особенно важно в тех случаях, когда между партнерами есть разногласия по поводу расчетных операций.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В некоторых случаях компания не использует обычную печать в виде синего оттиска. Тогда представителю достаточно поставить собственную подпись, расшифровать ее (фамилия, инициалы) и указать должность.

Таким образом, составление акта позволяет упростить процедуру сверки взаиморасчетов и подтвердить факт отсутствия претензий между заказчиком и исполнителем. Документ обычно составляется в печатном виде, помарки и исправления в нем не допускаются.

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

ФАЙЛЫ

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Главная » Конституционное право » Акт сверки по договору займа. Назначение и разновидности