Порядок формирования приходного ордера М4. Порядок формирования приходного ордера М4 Приходный ордер типовая форма м 4
Приходный ордер форма М-4 – первичный документ, на основании которого приходуются материалы на склад.
В качестве примера мы заполнили формы М-4, скачать заполненный образец ордера можно по ссылке внизу статьи.
Приходный ордер используется в качестве первичного документа для внесения записи в .
Заполнять приходный ордер должен работник склада, принимающий материалы от поставщика. Оформление бланка М-4 выполняется в день поступления материальных ценностей. Если поставок от одной и той же организации в течение дня несколько, то допускается все поступления за день от одного поставщика занести в один бланк приходного ордера.
Заполненный и подписанный приходный ордер передается в бухгалтерию в конце рабочего дня для произведения необходимых проводок по оприходованию материальных ценностей. Для бухгалтера форма М-4 – это первичный документ для совершения проводки.
В дальнейшем при отпуске материалов со склада следует определиться, установлены ли для данного наименования лимиты потребления. Если лимиты имеются, то при отпуске необходимо заполнять . Если же лимиты не устанавливаются, то отпускать ценности можно в неограниченном количестве на основании требования М-11 () для внутренних перемещений или накладной М-15 () для отпуска на сторону.
Образец заполнения
Инструкция по заполнению формы М-4:
Организация: название получателя материалов, код ОКПО, название подразделения.
Дата: дата заполнения приходного ордера.
Код вида операции: заполняется, если в организации принято присваивать коды различным операциям.
Склад: номер или наименование склада, куда поступили материалы.
Поставщик: название.
Счет: номер счета для учета материалов, а также номер субсчета.
Номер сопроводительного и платежного документа.
Таблица формы М-4 заполняется следующими данными:
1 – наименование материальных ценностей.
2 – номер по номенклатуре.
3,4 – сведения об единице измерения.
При получении материалов от поставщика, компания-покупатель должна оформить первичный учетный документ, подтверждающий не только поступление и прием материалов, но и их оприходование. Таким документом обычно служит приходный ордер. Форму данного документа компания имеет право разработать самостоятельно с соблюдением необходимых требований или применять унифицированную форму М-4. Данный документ заполняется при поступлении материалов в единственном экземпляре материально-ответственным лицом со стороны компании-покупателя. Например, это может быть кладовщик или начальник склада.
Бывают случаи, когда в течение одного дня поступает не одна партия материалов одного типа от одного и того же компании-продавца. В таком случае организация может оформить всего один приходный ордер М-4 за весь день в целом. Но в таком случае в течение дня на обороте документа понадобится указывать данные по каждой поставке материалов. По окончанию рабочего дня необходимо подвести итог: все записанные данные подсчитать, а общий итог внести в приходный ордер.
Штамп вместо приходного ордера
В некоторых случаях вместо приходного ордера кладовщик может использовать штамп. Это можно сделать в случае, если товары поступают на склад по счету, акту, товарному чеку. Образец штампа вместо приходного ордера М-4 будет содержать следующие графы для заполнения: дату, номер приходного ордера, наименование компании, данные принимающей стороны. Штамп в данном случае будет содержать те же реквизиты, что и в приходный ордер М-4. В штамп нет смысла добавлять реквизиты, которые будут отражать количество поступившего товара. Стоит иметь ввиду, что ставить штамп на приходный документ можно в случае, если документ не содержит исправлений, а количество поступившего товара соответствует обозначенному в документах.
Если, принимая товарно-материальные ценности, работник склада понимает, что заявленное количество товара отличается от количества, которое фактически прибыло на склад, или качество товара не отвечает предъявляемым к ним требованиям (например, товар приехал с повреждениями, царапинами, вмятинами и т.д.), то следует оформить акт о приемке материалов. Например, в таком случае можно использовать унифицированную форму № М-7.
Заполняем приходный ордер формы М-4
Форма М-4 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а. Бланк является двусторонним и включает в себя сведения о компании-продавце, покупателе и о самом приобретаемом товаре.
Сперва необходимо заполнить шапку документа. Проставьте порядковый номер бланка М-4, согласно внутреннему документообороту компании. Затем заполните название компании-покупателя полностью, с указанием организационно - правовой формы, код ОКПО и структурное подразделение компании.
На первой странице формы М-4 содержится 2 таблицы. Первая таблица содержит следующие сведения:
- дата заполнения бланка;
- код вида операции;
- наименование склада;
- сведения о поставщике: наименование и код;
- сведения о страховой компании;
- данные кор.счета: счет, субсчет и код аналитического учета;
- данные о документах: номер сопроводительного и платежного документа.
Вторая таблица содержит подробные данные о приходуемом товаре. Она включает в себя 12 колонок:
- название ценности, ее характеристики: цвет, сорт и т.д.
- номенклатурный номер ценности;
- далее указывается код единицы измерения;
- наименование единицы измерения;
- количество ценностей по документам;
- количество фактически принятых ценностей;
- цена приходуемого по форме М-4 товара;
- сумма в рублях без учета НДС;
- размер НДС;
- сумма, включающая в себя НДС;
- номер паспорта;
- номер по порядку согласно картотеке склада.
Таблица содержит довольно много строк. Незаполненные строки необходимо перечеркнуть – например, крест-накрест.
Последняя строка таблицы приходного ордера ф.М-4 подводит итоговые данные по количеству товара, цене товара (стоимость без налога на добавочную стоимость, величина НДС, общую сумму, которая включает налог).
Документ подписывает ответственный сотрудник, который принимал товар – указывается должность приемщика и расшифровка подписи. И ответственный сотрудник, который сдал товар - также с указанием должности и расшифровки подписи.
Короткое обозначение М-4 скрывает за собой бланк приходного ордера. Этот документ относится к документам первичного учета и выписывается тогда, когда на склад предприятия поступает какая-либо продукция от поставщиков, которую необходимо приходовать.
Кто оформляет приходный ордер
Поскольку непосредственный прием поступающих товаров происходит на складе, то и заполнением документа занимается работник склада – кладовщик или его начальник, т.е. лицо материально-ответственное. Приходный ордер является документальным подтверждением факта передачи товарно-материальных ценностей от одной стороны договора к другой.
ФАЙЛЫ
Основные правила по заполнению формы М-4
С 2013 года данная форма не является строго обязательной к применению, тем не менее, она по-прежнему широко используется на предприятиях и в организациях.
Приходный ордер имеет две стороны и содержит все необходимые сведения, касаемо поставщика, потребителя и самой продукции: ее наименование, сорт, размер, количество, стоимость и т. д. (при этом следует отметить, что часть ячеек можно оставлять пустыми). Если в составе товарно-материальных ценностей имеются драгоценные металлы или камни, то в данном документе необходимо указать сведения из сопроводительного техпаспорта.
При оформлении ордера следует избегать ошибок и помарок, а в случае допущения неточностей лучше заполнить новый бланк.
По правилам бланк можно заполнять как от руки, так и на компьютере, но в любом случае, документ должен обязательно содержать «живые» подписи представителя поставщика и потребителя.
После оформления, номер приходного ордера необходимо зарегистрировать в карточке учета материалов и передать на хранение в бухгалтерию предприятия, где он, как и другие первичные документы должен храниться не менее пяти лет.
Выписывается документ точно в день поступления товаров и отражает фактический приход. Оформляется приходный ордер в одном экземпляре, а если от одного и того же поставщика в течение одного дня бывает несколько поставок, их все можно вносить в один документ.
Инструкция по заполнению приходного ордера
Сказать, что данный вид документа может вызвать какие-то сложности при заполнении, нельзя, поскольку он имеет вполне простую и понятную форму. Стандартный бланк приходного ордера условно можно разделить на несколько частей, в которых содержится три таблицы.
Заполнение «шапки» и первой таблицы формы М-4
Первая таблица – это «шапка» документа. Сначала в ней указывается номер ордера по внутреннему документообороту компании. Затем вписывается наименование организации, принимающей товар, с указанием ее организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий им организаций – код содержится в учредительных бумагах фирмы), а также (по необходимости) структурное подразделение, которое выписывает ордер.
Далее в таблицу вносится дата составления документа, код вида операции (при использовании такого кодирования), номер склада поставщика, его полное наименование, код (при наличии) и страховщик (если товарно-материальные ценности застрахованы). Затем здесь же указываются номера бухгалтерского счета, кода аналитического учета (если таковая система применяется), номера сопроводительного и платежного документов.
Заполнение второй таблицы формы М-4
Вторая таблица приходного ордера относится непосредственно к приходуемой продукции . Сначала указывается наименование товара и его номенклатурный номер, затем единица измерения: ее код — в соответствии с Единым классификатором единиц измерения, и наименование (штуки, килограммы, кубы, метры и т.п.). Далее вносятся сведения о количестве принятых товарно-материальных ценностей (по документам и фактически) – они должны совпадать.
После этого идет информация о стоимости: в седьмой столбик вносится цена за штуку, потом — общая стоимость без учета НДС, затем — выделенный НДС, а потом общая цена уже с учетом НДС. Номер паспорта указывается, если товарно-материальные ценности имеют данный сопроводительный документ (например, ювелирные изделия). В последнюю очередь в таблицу вписывается номер карточки по складской картотеке.
Оставшиеся незаполненными строки необходимо перечеркнуть (в виде буквы Z или крест накрест).
Заполнение оборотной стороны формы М-4
На обратной стороне документа подводится итог по приходу : общее количество принятого товара, его общая стоимость без НДС, размер НДС и стоимость с НДС. Письменно расшифровывать суммы не нужно.
В завершение на приходном ордере должны быть поставлены подписи непосредственного приемщика товара (в данном случае, кладовщика) и представителя поставщика (в данном случае, экспедитора) с обязательной расшифровкой. Заверять ордер печатью нет необходимости, т.к. с 2016 года юридические лица могут не проштамповывать свои документы.
Среди документов первичной отчетности, которые удостоверяют получение товаров и сырья на склад организации, приходный ордер является основным. Форма документа М-4 установлена Госкомстатом, поэтому документация ведется только по утвержденному бланку, который представлен ниже.
Образец 2019 года
В текущем году форма документа нисколько не поменялась по сравнению с предыдущим годом. Ордер по форме М-4 составляется, как показано на рисунке:
- Пишется номер документа (по центру).
- Затем – полное название организации, а также структурного подразделения.
- В правом углу прописывается соответствующий код по ОКПО.
- В первой таблице заполняются все графы – дата прихода, код, номер склада, сведения о поставщике и страховой компании, корреспондирующий счет, а также номера сопроводительного и платежного документов.
- В основной таблице указываются все данные о пришедшем товаре – название, сколько штук, сумма с НДС и без, итоговая сумма.
- Все пустые строки прочеркиваются.
Подробная расшифровка всех граф представлена в таблице.
| название графы | правила заполнения |
| название компании или структурного подразделения | Указывается полное название фирмы или ИП, в распоряжение которого поступили соответствующие товары или сырье для производства. Важно указать название полностью, как оно значится в официальных документах, например Общество с ограниченной ответственностью «Прокси» или Индивидуальный предприниматель Бондаренко Александр Павлович.
В графе структурное подразделение имеется в виду внутренний отдел предприятия. Обычно прописывается «склад». |
| сведения о поставщике | Здесь прописывается название поставщика, как оно указано в договоре (допускаются сокращения ИП, ООО и т.п.). Номера документов переносятся соответственно из платежного и сопроводительного документа. |
| информация о счете | Приводятся реквизиты банковского счета, на основе которого зачисляются средства. По этому же счету составляются и бухгалтерские проводки. |
| сведения о товарах, полученных от поставщика | Основной информацией является полный перечень сведений о товарах, сырье, полуфабрикатах и других ценностях, которые были получены у поставщика. Вписывают номер, полное наименование, параметры, сорт, марка, в каких единицах измеряются товары, количество в этих единицах. Указывается стоимость за единицу, которая должна точно соответствовать договору. Приводится стоимость без НДС, затем сам НДС по каждому товару, после чего заполняется итоговая стоимость. Именно ее принявшая сторона и направляет поставщику. |
| код по виду операции | Такой параметр вписывается не всегда. Его следует зафиксировать только при условии, что в фирме установлен специальный классификатор, учитывающий разные хозяйственные операции. Если же этот документ не ведется, допустимо просто поставить прочерк. |
| код по поставщику | Здесь ситуация обратная. Такой код проставляется в соответствии с классификацией хозяйственных операцией, принятых в организации, поставившей товар или сырье. Если подобный документ не ведется, опять же ставится прочерк. |
| страховая компания | В некоторых случаях поставщик или принимающая сторона страхуют товар от разных рисков. Соответственно, в этом случае нужно написать полное наименование страховой компании, как она указана в договоре. Если же товар не был застрахован, ставится прочерк. |
| номер сопроводительного документа | В большинстве случаев сопроводительным документом является накладная на товар. Это может быть либо собственно накладная на товар, либо товарно-транспортная накладная, в которой среди прочего приводятся сведения о маршруте доставки. В данной графе требуется прописать только номер накладной |
| номер платежного документа | Здесь указывается номер документа, подтверждающий факт оплаты. Это поручение или требование. |
| графа 12 | номер карточки ставится в соответствии с тем, как он описан в форме М-17 |
Если ведется приемка драгоценных металлов и/или изделий из них, в таблице заполняется и графа 11, в которой указывается номер технического паспорта на каждую единицу товара.
Бланк и пример заполненного приходного ордера представлены ниже.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Бухгалтер не обязан распечатывать приходный ордер. Достаточно просто составить его в программе 1С. Без бумажной формы документа можно обойтись, если приемку и оприходование оформить на счете или накладной поставщика товара. Ставится штамп, заполняются его реквизиты, которые и считаются аналогом приходника.
Назначение
Оформляется в подтверждение всех операций, связанных с поступлением товаров от поставщика, а также материалов, использующихся впоследствии для производства продукции. В бухгалтерском учете определяется, что именно приходный ордер представляет основной документ, который отражает факт приемки товара для последующего складского учета.
При этом оформляют приходник во всех случаях, когда получают:
- собственно товар;
- сырье для производственных процессов;
- полуфабрикаты для дальнейшей реализации и/или использования в производстве, а также приготовления пищи.
Наряду с этим назначением приходник играет большую роль в случае постановки товаров на учет для хранения на складе. Именно на основании данных в этом документе составляется карточка учета хранения материалов (в законодательстве утверждена форма М-17).
При этом если приобретаются товары или сырье, технические материалы, которые в дальнейшем будут использоваться в производственных целях, то приходный ордер является единственным документом первичной отчетности, который подтверждает факт поступления.
Сроки оформления
Бывают случаи поставки товаров в течение дня большим объемом. Законодательство допускает составить один приходный документ, а все товары вписывать в него по мере поступления вплоть до окончания рабочего дня. Однако это должны быть однородные товары (например, сырье или полуфабрикаты определенной группы).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Ордер оформляется только в день прихода товара или сырья. Соответственно, он должен быть составлен по факту получения до окончания рабочего времени.
Таким образом, ордер в обязательном порядке составляется только в случае дальнейшего использования товаров и сырья для производства новых изделий . А если фирма занимается их реализацией, то достаточно просто воспользоваться накладными на товар и проставить штамп организации.
Кто может подписать документ
Заверение ордера подписью уполномоченного лица – обязательное требование. Причем ставится подпись материально ответственного сотрудника, который имеет право принимать товар. Если такое лицо отсутствует, полномочия передаются другому сотруднику. В случае длительного отсутствия (командировка, отпуск и т.п.) может составляться доверенность на совершение подобных действий.
Приходный ордер по форме М-4 оформляется во время приёмки материалов, товаров, полуфабрикатов и других ТМЦ на склад, поступивших от поставщика или из переработки.
Бланк и образец заполнения приходного ордера по форме М-4
Бланк М-4 заполняет материально ответственное за хранение лицо - обычно работник склада. Форма составляется в одном экземпляре, в день поступления ТМЦ на склад, на фактически поступившие материалы или товары.
В случае, если в течение дня от одного поставщика происходит несколько поставок, их можно оформить одним приходным ордером.
Если в составе материалов, товаров, сырья есть драгоценные камни или металлы, в ордере обязательно указываются данные технического паспорта, который сопровождает такие ТМЦ.
Как правильно заполнить приходный ордер в 2019 г.
Бланк ордера состоит из трёх таблиц.
- В «шапке» указывается номер карточки, наименование организации и структурного подразделения, если ТМЦ регистрируются там, а также код организации по ОКПО.
- В первой таблице содержатся сведения о структурном подразделении, наименование поставщика, номер счета и субсчета для учета ТМЦ, номера платежного и сопроводительного документов. Графы «Код вида операции», «Код поставщика», «Страховая компания» заполняются в том случае, если они есть, или ставятся прочерки.
- Во второй таблице описывается приходуемый товар, его код, единица измерения (в том числе по ОКЕИ), количество по документам и фактическое, цена и др.
Внизу таблицы подводится итог в денежном эквиваленте.
Оставшиеся пустыми графы перечёркиваются.
Бланк подписывают принимающее и сдающее ТМЦ лица.
