Сроки хранения документов в организации: это важно знать. Каждому документу свой срок хранения

В процессе работы у предпринимателя накапливается много разных бумаг: свидетельства, справки, бланки. Хранение документов ИП – сложная задача, но необходимая. А как их хранить: может быть, в столе или нужно иметь сейф с технологией лазерной защиты? Оказывается, в законе предусмотрены различные варианты. Мы расскажем о сроках хранения важных документов ИП.

Какие документы хранить

Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет, какие бумаги и сколько лет нужно хранить.

Различные статьи законов и кодексов регулируют срок хранения тех или иных документов, связанных с предпринимательской деятельностью:

1. Бухгалтерские документы, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет. Эта обязанность прописана в п. 8 ст. 23 НК РФ.
2. Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет, как говорится в п. 1 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ.
3. Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), на основании ч. 12 Приказа №86 Минфина России, индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
4. Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет, на основании п. 8 ст. 28 Федерального закона №212-ФЗ.
5. Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу, на основании Приказа №558 Минкультуры России, должны храниться 75 лет. В перечне, изложенном в данном приказе, вы сможете узнать срок хранения документа по его типу.

Личные дела и карточки работников, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.

Указанные сроки хранения документов относятся ко всем индивидуальным предпринимателям, включая тех, которые ликвидировали свою деятельность.

Где хранить документы

Место хранения документов индивидуальный предприниматель определяет сам. Это может быть часть офиса, отдельная комната (не подвал и не чердак) или сторонняя организация, занимающаяся архивированием (при большом количестве документации). В статьях 14 и 17 Федерального закона №125-ФЗ прописана обязанность предпринимателя соблюдать правила архивного дела , в том числе правила создания необходимых условий для размещения документов и их систематизации. Вы должны обеспечить сохранность самих бумажных носителей и их содержимого от внешних воздействий.

Если документы ИП утрачены или испорчены

Отсутствие у вас первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, счетов-фактур, а также неправильное отражение данных в финансовых документах в систематическом порядке (более двух раз за год) – это грубое нарушение, регламентируемое ст. 120 НК РФ. Штрафы в данном случае установлены от 10000 рублей.

Потерянные документы можно и нужно восстановить. Договоры, акты, товарные накладные вы можете запросить повторно у контрагентов. Если потерян учетный документ, то необходимо назначить расследование, возможно, с предоставлением справки о причине потери (потоп, кража, пожар) от соответствующей службы. Акт по результатам расследования отправляется с заявлением в свободной форме в налоговую инспекцию (ФНС) – там в свою очередь устанавливают сроки на восстановление бумаг.

Регистрационные документы ИП можно запросить в налоговой инспекции по отдельности каждый, подав заявление на выдачу дубликата и квитанцию об уплате госпошлины в размере 300 рублей.

За отсутствие первичных документов, регистров бухучета вы можете получить штраф в размере от 10000 рублей.

Хранящиеся документы по истечении срока архивирования можно утилизировать: сжечь или порезать на специальном оборудовании. Однако будьте предельно осторожны, чтобы случайно не уничтожить еще действующие или требующие хранения данные.

Закон не ограничивает индивидуального предпринимателя в перечне бумаг, которые можно архивировать. Если вам спокойно и удобно хранить все – храните, но не где вздумается, а в специальных местах, предназначенных для этого. Документы, надлежащим образом размещенные в архиве, как броня, защитят ваш бизнес в случае споров с налоговой инспекцией или контрагентами.

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 (далее - Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, - до замены новыми и т.д.

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ).

Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации определены в Перечне для:

• документов, которыми оформляются трудовые отношения, в частности:
• организация труда и служебная деятельность;
• нормирование труда, тарификация, оплата труда;
• охрана труда;
• документов, которыми оформляется кадровое обеспечение, в частности:
• прием, перемещение, перевод, увольнение работников;
• установление квалификации работников;
• повышение квалификации работников;
• награждение.

Кадровой документации в Перечне отведены разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Например, трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет; личные карточки работников, в том числе временных работников, хранятся 75 лет; характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет и так далее по перечню; подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, а невостребованные 75 лет.

Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 г. № 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6.02.02 г.).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России в письме от 24.07.08 г. № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Порядок хранения кадровой документации

Кадровые документы могут храниться в кадровой службе или архиве организации. Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования или утраты.

Законодательство не устанавливает конкретные требования к оборудованию помещения, где должны храниться персональные данные. Между тем во избежание несанкционированного доступа к персональным данным работников рекомендуется оборудовать помещение, где хранятся такие данные, запирающимися шкафами для хранения информации на бумажных носителях. Работодатель должен установить в локальном нормативном акте требования к помещению, где хранятся персональные данные работников, и условия их хранения. Следует также учитывать, что персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой также определяется работодателем.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

Виды документов и сроки их хранения

В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, - четыре года.

Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 5.07.05 г. № 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03.10 г. № ВАС-5/10.

Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

Утрата документов

Утрата документов в организации может произойти по разным причинам: в случае пожара, хищения, утери и пр.

В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 68 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.02 г. № 26-12/43411).

Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ.

Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.

Например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 4.08.04 г. по делу № А13-4401/03-11 указывает на правомерность применения штрафа по ст. 120 НК РФ по причине того, что общество не обеспечило сохранность и восстановление первичных бухгалтерских документов, уничтоженных пожаром. Аналогичной позиции придерживается ФАС Московского округа в постановлении от 23.09.08 г. № КА-А40/8513-08-2 по делу № А40-52908/07-115-325.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Однако следует учесть, что применение ответственности по ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Поэтому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от 300 до 500 рублей.

Е.В. Вайтман Эксперт журнала «Российский налоговый курьер», при участии специалистов ФНС России
Журнал «Российский налоговый курьер », №6 за 2009 год

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить

Бухгалтерские документы

Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.

Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.

Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.

Налоговые декларации и документы для расчета налогов

Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.

Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.

Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

Обратите внимание

Для акционерных обществ — особые правила

Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:

• документы о создании, реорганизации общества;
• устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
• свидетельство о государственной регистрации общества;
• решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
• протоколы общих собраний акционеров;
• протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
• списки аффилированных лиц общества;
• положения о филиалах и представительствах общества;
• протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
• бюллетени для голосования;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.

Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив.

Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.

Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов)

Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

Пример 1

ООО «Гиацинт» было зарегистрировано в апреле 2004 года. Организация применяет общую систему налогообложения.

Четырехлетний срок, в течение которого ООО «Гиацинт» должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 год, — это период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2008 года. Соответственно документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 год, организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

До 2008 года налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков — как квартал (ст. 163 НК РФ)

Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)

Убыток, выявленный по итогам 2001 года (до вступления в силу главы 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 года (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 № 110-ФЗ)

Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 года, может охватывать 2005-2007 годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 года. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону № 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.

Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в пунктах 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Его минимальная продолжительность — пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.

Отметим также, что согласно пункту 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.

Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 году запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 год, налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.

Пример 2

Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 года налоговым периодом по НДС для ООО «Гиацинт» являлся календарный месяц.

Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 года организация должна хранить до 30 апреля 2009 года (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 года).

Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, — с 1 января 2005 года. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 года, ООО «Гиацинт» обязано хранить до 31 декабря 2009 года.

Поскольку в 2004-2007 годах налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 года, — с 1 мая 2004 года по 30 апреля 2008 года.

Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 года, начинается с 1 апреля 2008 года и заканчивается 31 марта 2012 года. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 года компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 года (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 года), а счета-фактуры за этот период — до 31 декабря 2013 года.

Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.

Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее

В соответствии со статьей 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в пункте 4 статьи 283 НК РФ. В письме от 03.04.2007 № 03-03-06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.6 и пункте 7 статьи 346.18 Налогового кодекса соответственно.

Пример 3

ООО «Азалия» является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 года в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006-2008 годов по частям.

Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 год, организация обязана была хранить в течение четырех лет — до 31 декабря 2007 года. Поскольку на сумму убытка 2003 года уменьшены налоговые базы 2006-2008 годов, компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 года (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) — до 31 декабря 2012 года.

Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны безнадежные долги

Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.

Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.

Ситуация 3. Организация владеет основными средствами

Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек.

Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.

Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.

Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.

Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.

В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-02/84.

Хранение документов

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, — понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ)

В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в пункте 1 статьи 257 НК РФ

Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12. 95 № 208-ФЗ

Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в статье 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Организации, документы которых не подлежат приему в государственные или муниципальные архивы, уничтожают документы с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами (п. 3.9 Указаний)

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.

Другой вариант — передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В пункте 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.

Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?

Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ). Кроме того, в статье 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

В письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). В пункте 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.

Уничтожение и утилизация документов

Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен ниже.

Рисунок. Образец акта об отборе документов для уничтожения

Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам.

При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Это следует из положений пункта 2.4.5 Основных правил. В нем говорится, что однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, авансовые отчеты за 2000 год).

Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т.п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации (п. 2.4.7 Основных правил).

Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.

Ответственность за утрату документов

Налоговая . Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение в статье 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:

5000 руб., — если отсутствуют документы за один налоговый период;

15 000 руб. — при отсутствии документов более чем за один налоговый период;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., — если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база.

Кроме того, если налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Административная . Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Об этом сказано в статье 13.20 КоАП РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Уголовная . Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ)

В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создаетдокументы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия иналичия у него обособленных подразделений. Как общества с ограниченнойответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы.Это предусмотрено статьей 50 Федерального закона РФ от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и статьей 89 Федеральногозакона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Кроме того, обязанность организацииобеспечить сохранность бухгалтерских документов предусмотрена статьей 17Закона о бухгалтерском учете.

Первый и, пожалуй, наиболее важный вопрос, который возникаету бухгалтера, — сколько времени должны храниться бухгалтерские документы?

Срок хранения бухгалтерских документов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета ибухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен всоответствии с правилами организации государственного архивного дела, но неменее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Закона о бухгалтерском учете).

Для определения конкретных сроков хранения тех или иныхдокументов применяется перечень типовых управленческих документов, образующихсяв деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержденруководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года (далее —Перечень).

В графе 3 таблицы этого Перечня приведены сроки хранениядокументов, которые распространяются на все организации. При этом не имеетзначения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальныеархивы или хранят самостоятельно.

Обратите внимание! Перечень не содержит в статьях конкретныенаименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условноразделить на два вида:

• документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;
• документы, которые должны храниться постоянно.

Временные сроки хранения , то есть срокихранения, установленные в годах (например, 1 год, 5 лет, 75 лет), используютсяабсолютно всеми организациями.

Как правило, срок хранения бухгалтерских документовустановлен Перечнем в размере 5 лет .

Расчет срока хранения документов производится с 1 январягода, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например,исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 году,начинается с 1 января 2005 года.

Расчет срока хранения для некоторых документов имеет своиособенности.

Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов

Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения.

Например, лицевые счета работников предприятия должныхраниться в течение 75 лет. В случае отсутствия в организациилицевых счетов, в течение такого же срока хранятся документы:

• на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости);
• о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

В то же время образцы подписей материально ответственных лиц,утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минованиянадобности. Это значит, что указанные документы имеют толькопрактическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но онне может быть менее одного года.

В течение только 1 года необходимо также хранить месячныебухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности,переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.

Особое внимание необходимо обратить на срок хранения некоторых документов в случае, когда в организации начинается проверка,возникает спор или разногласие, заводится следственное или судебное дело.

Имеются в виду:

• бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т. д.);
• оборотные ведомости ;
• первичные документы и приложения к ним , в которых зафиксирован факт совершения хозяйственных операций (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме и сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и др.);
• документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности , контрольно-ревизионной работ, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка);
• документы на выдачу заработной платы, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные и расчетно-платежные ведомости);
• доверенности на получение материальных ценностей ;
• документы об инвентаризации имущества организации (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости);
• книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями, приходно-расходных кассовых документов, счетов, платежных поручений, депонированной заработной платы, доверенностей, имущества предприятия.

Документы с временным сроком хранения, которые имеютотношения к указанным событиям, нужно хранить до завершения проверки или допринятия окончательного решения по спорным ситуациям. Даже если срок хранения,установленный Перечнем по этим документам, уже истек.

Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являютсяисточниками комплектования архивов . К ним относятся:

• государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;
• негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.

Что касается организаций, которые не являютсяисточниками комплектования государственных и муниципальных архивов, тодокументы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом:

• государственные и муниципальные организации — 10 лет;
• негосударственные организации — не менее 10 лет.

Причем, дальнейший срок хранения таких документовнегосударственные организации определяют самостоятельно в соответствии сдействующим законодательством или с необходимостью практического использованияэтих документов.

К таким документам относятся:

Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации. Например:

• сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы);
• передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;
• документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения);
• документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки);
• паспорта сделок;
• книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.

Обратите внимание! Перечислены только тедокументы, которые указаны в разделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность»Перечня. В то же время количество документов, которые организация обязанахранить в течение срока своей деятельности, гораздо больше. Они располагаются вдругих разделах Перечня («Планирование деятельности», «Финансированиедеятельности», «Статистический учет и отчетность», «Правовое обеспечениедеятельности» и др.).

К ним относятся:

• учредительные документы;
• протоколы общих собраний акционеров;
• документы на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (свидетельствам, договорам),
• документы по регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.;
• документы по аттестации, аккредитации, сертификации;
• реестры акционеров;
• реестры владельцев ценных бумаг;
• списки аффилированных лиц и лиц, имеющих право на дивиденды;

Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может . В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс утверждено«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Вотношении бухгалтерских документов положением установлены следующие сроки.Документы бухгалтерского учета акционерного общества должны храниться не менее5 лет.

Документы бухгалтерской отчетности АО хранятся в зависимостиот вида отчетности. Сводная (консолидированная) годовая отчетности и годоваяотчетность подлежат постоянному хранению.Квартальные отчеты необходимо хранить не менее 5 лет, а месячнуюбухгалтерскую отчетность — не менее 1 года.

При этом в состав бухгалтерской отчетности включается:

• бухгалтерский баланс;
• отчет о прибылях и убытках;
• приложения к бухгалтерской отчетности;
• аудиторское заключение, подтверждающее достоверность годовой бухгалтерской отчетности;
• пояснительная записка.

Как видно из приведенных цифр, сроки хранения бухгалтерскихдокументов, которые установлены для акционерных обществ, соответствуют срокамхранения этих документов, установленных Перечнем.

Сроки хранения налоговых документов

Согласно первой части Налогового кодекса РФ налогоплательщикиобязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и другихдокументов, которые необходимы для расчета и уплаты налогов в течение 4хлет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Кроме того, в течение этогосрока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные расходы,произведенные расходы и уплаченные налоги.

Но это еще не все.

Превышение расходов организации над ее доходами означает, чтопредприятием получен убыток. В этом случае налоговая база по налогу на прибыльравна нулю. В то же время на сумму такого убытка организация может уменьшитьприбыль прошлых лет.

Правила переноса убытка на будущее установлены статьей 283 НК РФ.

Убыток переносится в полной сумме или частично. Главное,чтобы общая сумма налога на прибыль не была снижена более,чем на 30%. Если организации не удалось полностью списать все убытки за одингод, то воспользоваться правом переноса убытка на будущее можно в течение 10лет. Этот период рассчитывается со следующего года после получения убытка.

В течение всего срока переноса убытка на будущее организацияобязана хранить документы, которые подтверждают объем понесенного убытка. Речьидет не только о регистрах налогового учета, но и о первичных документахбухгалтерского учета.

Таким образом, в общем случае налоговое законодательствопредусматривает меньший срок хранения бухгалтерских документов, а в случаепереноса убытков на будущее — больший срок.

Как же быть бухгалтеру?

Как вы помните, для расчета сумм, подлежащих уплате в бюджетпо отдельным налогам (НДС, налог на имущество организаций, ЕСН, взносы в ПФР идр.), а также для составления налоговых регистров по налогу на прибыльиспользуются данные бухгалтерского учета. Согласно Закону о бухгалтерском учетепервичные документы и регистры бухгалтерского учета следует хранить в течение 5лет.

Кроме того, согласно Перечню отчеты по налогам и сборам(имеются в виду расчеты по налогам и налоговые декларации) отнесены кбухгалтерским документам. Для годовых отчетов по налогам установлен постоянныйсрок хранения, а для квартальных отчетов — 5 лет.

Следовательно, срок хранения документов в размере 4 лет,который установлен статьей 23 НК РФ, можно применять только к регистрамналогового учета. В то же время срок хранения этих документов следует увеличитьв случае переноса убытков на будущее.

Что касается бухгалтерских документов, то по ним необходимоприменять наибольший срок хранения бухгалтерских документов из тех, чтопредусмотрены действующим законодательством (как бухгалтерским, так иналоговым).

Это значит, что бухгалтерские документы, по которымустановлен срок хранения 5 лет, следует уничтожать не ранее этого срока, а вслучае переноса убытков на будущее — увеличивать срок их хранения до 10 лет.

Как организовать хранение документов

Организация может поручить ведение собственного архиваспециализированной организации (частному или государственному архиву). Дляэтого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указываютсясрок, в течение которого архив обязуется хранить документы. Обычно онсоставляет 75 лет.

В этом случае расходами организации по хранению документовбудет оплата услуг архива по указанному договору. Услуги по сохранению,комплектованию и использованию архивов, которые оказывают архивные учреждения,освобождены от НДС (подпункт 6 пункта 2 статьи 149 НК РФ). Поэтому вся сумма,перечисленная организацией специализированному архиву, будет уменьшатьналогооблагаемую прибыль.

Если же администрация организации решила самостоятельнохранить документы , то необходимо разработать и принять соответствующийвнутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранениядокументов.

Этим документом может быть, например, Положение охранение документов , утвержденное приказом генерального директора. В немнеобходимо определить:

• виды документов, подлежащих обязательному хранению;
• структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;
• порядок поступления документов на хранение;
• сроки хранения;
• порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
• меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;
• порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;
• другие вопросы.

Организация собственного архива предполагает и созданиесоответствующей архивной службы , а также закрепление заопределенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.

Затем необходимо разработать Положение об экспертнойкомиссии , которая будет проводить экспертизу ценности документов,образовавшихся в организации (пункт 3.1 Указания по применению Перечня).Положение утверждается руководителем. Он своим приказом должен утвердить составэкспертной комиссии.

В состав комиссии включаются, как правило, наиболееквалифицированные сотрудники организации в количестве не менее 3х человек.Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса изокружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения иуничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей схранением документов у организации не будет.

Экспертная комиссия создает номенклатуру дел сосроками хранения документов, то есть систематизирует все имеющиеся документы повидам и датам и составляет перечень наименований дел.

Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошитьих в хронологическом порядке.

По общему правилу обработанные первичные документы, которыеотносятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковскиедокументы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы вэтих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу. В деле может быть неболее 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см.

Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные отпоставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленныхпокупателям, необходимо хранить в специальных журналах. Такое требованиеустановлено постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 «Правилаведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок икниг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Когда все документы систематизированы и прошиты, составляетсяих опись , которая должны быть утверждена руководителемпредприятия.

Для хранения документов необходимо отвести специальноепомещение. Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах,обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пылии воздействия солнечного тепла.

Для организации, которая имеет собственный архив, основныезатраты по хранению документов включают расходы на аренду помещения,коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры, влажности и т.д.) ина оплату труда работников архива.

Эти расходы связаны с управлением организацией. Поэтому вбухгалтерском учете они учитываются на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Вцелях налогообложения указанные затраты учитываются в составе прочих расходоворганизации (подпункт 18 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссиявыделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, исоставляет на них Акты в произвольной форме. Документы отбираются путемпросмотра каждого листа дела.

Акты о выделении документов с истекшим сроком годности куничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации.После этого документы, перечисленные в Акте, отделяются от остальных дел ихранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Учтите, что использовать в хозяйственной деятельностидокументы, подлежащие уничтожению, нельзя. Дела, срок хранения которых истек,передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самойорганизацией.

Если документы отправляются в утиль, то передача делспециализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом илинакладной. В ней необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дели вес бумажной макулатуры.

Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можнонепосредственно в организации на бумагорезательной машине. В этом случаеэкспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения устаревшихдокументов, составив соответствующий Акт.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

Согласно Закону о бухгалтерском учете ответственность заорганизацию хранения бухгалтерских документов несет руководитель организации.

За нарушение архивного законодательства руководителяорганизации также могут привлечь к административной ответственности. Наказаниеможет быть в виде предупреждения или штрафа.Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. (статья 13.20 КоАП РФ).

Предприятие или его должностные лица могут оштрафовать такжеза отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых дляосуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговикии таможенники (статья 15.6 КоАП РФ, статья 126 НК РФ).

Ненадлежащее хранение документов бухгалтерского и налоговогоучета могут проверять налоговые органы. Так налоговики вправе наложить штраф(от 20 до 30 МРОТ) на должностных лиц организации за нарушение установленногопорядка и сроков хранения бухгалтерских учетных документов (статья 15.11 КоАПРФ).

Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Главная » Дети » Сроки хранения документов в организации: это важно знать. Каждому документу свой срок хранения