Образец претензии по недопоставке товара. Образец заполнения акта о недостаче или излишках при инвентаризации, пример объяснительной сотрудника

В процессе приемки товаров может быть обнаружена их недостача. Она может быть вызвана как ошибкой поставщика (к примеру, недовложение), так и пропажей товаров в процессе транспортировки. В любом случае, оприходовать покупатель должен фактически поступившее количество товаров, а на недостающее количество составить соответствующий акт. Этот акт в дальнейшем будет являться основанием для урегулирования возможных претензий с поставщиком и транспортной компанией. О том, как можно оформить такой акт, расскажем в нашей консультации.

Акт недостачи при приемке товара: бланк

Единой, обязательной к применению формы акта о выявленной недостаче товара нет. Поэтому организация может разработать такой акт самостоятельно, взяв за основу, к примеру, форму № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132). Какой бы вариант акта организация ни выбрала, важно обеспечить наличие в форме такой первички обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

— наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;

• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Как правило, акт будет подписываться организацией-покупателем и представителями транспортной организации. Конечно, было бы лучше привлечь к подписанию акта и представителя продавца, если есть такая возможность, а также включить в состав лиц, составивших акт, представителя независимой организации. Соответственно, и количество экземпляров необходимо столько, сколько задействовано сторон. Обычно такой акт составляется в 3 экземплярах - для покупателя, продавца и транспортной организации.

Форму применяемого организацией акта о выявленной недостаче товара необходимо закрепить в .

Пример бланка акта недостачи товара при приемке скачать можно по ссылке ниже.

Акт о недостаче товара при приемке (Word): .

Каждый субъект предпринимательской деятельности должен правильно организовать и вести документооборот . Это касается и вопроса оприходования товаров, при приемке которых ответственными лицами должны соблюдаться определенные инструкции. Если это требование не будет соблюдаться, то у коммерческой организации либо индивидуального предпринимателя могут возникнуть проблемы как с контролирующими органами, так и с персоналом.

Очень часто субъекты предпринимательской деятельности сталкиваются с недостачами товаров, которые возникают в процессе их получения от поставщиков. В этой ситуации должен составляться соответствующий документ , в котором следует отражать все недостающие товарно-материальные ценности. На основании этого акта будет осуществляться списание недостающих товаров либо предъявлена претензия к поставщику.

Общие сведения

Каждый субъект предпринимательской деятельности должен заключать с сотрудником, ответственным за получение товара, договор материальной ответственности . В этом соглашении должны быть прописаны все детали и нюансы, благодаря чему впоследствии можно будет привлечь виновного в недостаче к ответу.

Как правило, на такую должность назначаются сотрудники отдельным приказом руководителя . Они должны пройти специальное обучение или как минимум инструктаж.

В их обязанности будет входить не только получение товара от поставщиков, но и оформление соответствующей документации :

• актов приема-передачи;
• актов недостачи;
• накладных и т.д.

Данные работники несут ответственность за сохранность полученных товаров, а также за правильность выписки соответствующей документации.

Нормативное регулирование

Сотрудник организации, которого руководитель назначил ответственным за получение товарно-материальных ценностей, должен досконально изучить правила заполнения первичной документации . Если осуществляется прием товаров от отечественных поставщиков, то должна в четырех экземплярах заполняться форма ТОРГ-2 .

В том случае, когда осуществляется оприходование товара, поставленного иностранными компаниями, материально ответственное лицо обязано заполнять в пяти экземплярах форму ТОРГ-3 . Недостачи или товары, подлежащие возврату, описываются в акте формы ТОРГ-12 .

В случае недостачи, выявленной в ходе приема товара от поставщика, материально ответственное лицо должно составить акт . Это выявляется при сверке фактического количества поступивших товарно-материальных ценностей с данными, указанными в накладной.

Недостача товара может возникнуть по следующим причинам :

Акт, составленный при выявлении недостачи товаров, является первичным документом , который должен отражаться работником бухгалтерии в соответствующих учетных регистрах. При помощи такой документации осуществляется списание недопоставленных товаров, а также проводится взыскание с виновной стороны материальной компенсации.

Правильно составленный акт позволит коммерческой организации защитить свои интересы в судебном порядке, если виновник недостачи откажется добровольно урегулировать проблему.

Функции данного документа заключаются в следующем :

1. Позволяет определить организационный уровень субъекта предпринимательской деятельности. Показывает, насколько слажено взаимодействуют различные отделы предприятия. Если руководство компании будет придерживаться строгих правил во всех вопросах, то недостачи будут минимизированы.
2. Позволяет определить точную сумму убытков, которые понес субъект предпринимательской деятельности.
3. Отражает сумму, которую руководство организации может в досудебном или судебном порядке истребовать с виновника недостачи.
4. Используются для заполнения учетных регистров и составления отчетности как локальной, так финансовой и налоговой.

Акт о выявлении недостачи может задействоваться субъектом предпринимательской деятельности при проведении переучетов в торговых точках, а также при проведении инвентаризации на складах. Стоит отметить, что если переучет проводится в продуктовых магазинах, то при выявлении недостач будут учитываться нормы естественной убыли.

Многие продукты питания со временем теряют в весе. Соответственно, при проведении переучета будет выявлена определенная недостача. В таких случаях ответственные лица списывают недостачу в пределах этих норм, а оставшуюся сумму распределяют между материально ответственными лицами.

Если на складе проводится инвентаризация и по ее завершению выявляется недостача, то уполномоченные лица составляют соответствующий акт, на основании которого вся сумма будет взыскиваться с виновных . В данном случае будут нести ответственность кладовщики, которые принимали товар и не обеспечили ему должного хранения.

Также может произойти ситуация, при которой товарно-материальные ценности пострадали в результате стихийного бедствия или любого другого чрезвычайного происшествия. В этом случае должен составляться другой акт, на основании которого вся сумма недостачи будет списана работниками бухгалтерии .

Также на основании этого документа руководство компании может обратиться к страховщику (если товарно-материальные ценности были застрахованы) и потребовать законных выплат.

Чтобы избежать возможных проблем, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, либо на судебном разбирательстве, ответственные лица должны правильно составлять акт о недостаче :

1. Законодательство позволяет задействовать либо типовой бланк, либо форму, разработанную организацией, но содержащую все необходимые реквизиты.
2. Если недостача выявляется при приемке товара от поставщика, то документ составляется в присутствии его представителя. В том случае если доставку товара осуществляла сторонняя транспортная компания, то для оформления акта необходимо пригласить или экспедитора. Если не получается привлечь к оформлению акта ни водителя, ни сотрудника поставщика, можно пригласить независимого эксперта. В том случае если одновременно принимается товар от разных поставщиков и в каждой партии выявляется недостача, то составляются отдельные акты. Специалисты настоятельно рекомендуют проводить фото и видео фиксацию нарушений. В этом случае будет легче доказать вину поставщика в судебном порядке.
3. Составленный акт должен быть подписан материально ответственными лицами и представителями поставщика, либо независимыми экспертами.
4. Сразу после оформления документа бухгалтер или юрист должен составить претензию, которая передается под роспись виновной в недостаче компании. Решением данной проблемы может стать возврат поставщиком денежных средств, допоставка товара. Претензию следует передать в кратчайшие сроки, определенные Федеральным законодательством, иначе поставщик может отказаться от ее исполнения.
5. При оформлении акта необходимо в обязательном порядке указать все основные реквизиты и дату.

В том случае, когда материально ответственные лица при приемке выявили некомплектный товар, они могут оформить акт о недостаче . При этом таким товарно-материальным ценностям необходимо обеспечить отдельное место для хранения на случай, если поставщик согласится провести их доукомплектование.

Необходимая документация для оформления

Для составления акта о недостаче необходимы документы на товар , в которых указано количество отгруженного поставщиком товара.

После оформления акта и подписания его всеми ответственными лицами, один экземпляр вместе с претензией отправляется поставщику по почте. Также можно передать пакет документов лично, либо переслать по интернету, факсу или курьером.

Второй экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, недополучившей товар. Сотрудники этого отдела обязаны подшить этот документ в соответствующую папку. Он должен храниться на предприятии в течение 3 лет .

Стоит отметить, что подписывать акт должно не менее 3 человек . Если недостачу выявит индивидуальный предприниматель, то для него будет достаточно подписи одного ответственного лица. Также на этом документе должна ставиться круглая печать субъекта предпринимательской деятельности, оттиск которой не должен закрывать подписи.

Все претензии относительно истребования материальной компенсации с виновных организация может предъявлять в течение 30 дней с момента выявления недостачи.

Если недостача была выявлена в ходе проведения инвентаризации, то руководство может отстранить виновных от исполнения обязанностей . При этом они должны будут возместить всю сумму убытков, которые понесла организация из-за их халатности либо из-за умышленных действий.

Виновные могут попросить руководителя о том, чтобы с их заработной платы сумма недостачи высчитывалась частями. Если начальство не согласится пойти на такие уступки, то допустившим недостачу придется возвращать всю сумму единовременно.

Ситуация, когда получатель груза, ждавший прибытия товара, наконец-то с радостью получает его, знакома многим. Однако случается так, что такие моменты омрачены различными обстоятельствами.

Например, нехваткой части перевозимого груза, которые должны присутствовать в общем объёме. В таких случаях возникает необходимость правильно составить акт о недостаче груза при перевозке.

От выполнения всех необходимых действий, будет зависеть дальнейшая судьба недопоставленных вещей. В нашей статье мы поведаем об основных и наиболее важных элементах процедуры составления акта.

В этой статье:

Какие нужны документы при недостаче груза при перевозке

Документальная основа всегда является одной из необходимых составляющих. Все обстоятельства должны быть зафиксированы.

Кто знает, какое развитие событий ожидает получателя в дальнейшем? Может быть, транспортная компания признаёт свою вину без лишних вопросов, а может наоборот, будет делать все, чтобы избежать выплат за недостачу товара.

Исходя из таких положений, нужно проявить предельную внимательность и быть готовым к составлению акта, в случае если произошла недостача груза при перевозке.

Документы, которые необходимы для его правильного написания мы перечислили ниже:

1. Документы, подтверждающие полномочия лица, выполняющего приёмку груза.
2. Документ, имеющий в своём составе перечень (комплектность) перевозимого имущества (как правило, это товарная накладная, спецификация на товар и др.).
3. Документ, на основании которого производится перемещение товара (договор доставки, заказ-наряд).
4. Документ, подтверждающий право осуществлять перевозку, а также передачу груза (доверенность на водителя или экспедитора, на других лиц уполномоченных осуществлять такие действия).
5. В некоторых случаях, в зависимости от специфичности груза, могут потребоваться и другие документы.

Правила составления акта при недостаче груза

Во многих случаях, установлены определённые процедуры, прохождение которых должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством о грузоперевозках. В противном случае, документы, появляющиеся в результате таких действий, будут ничтожными.

Процедура написания акта тоже имеет свои обязательные моменты. Поэтому, когда обнаружена недостача груза при перевозке, следует действовать согласно утверждённому алгоритму.

Изначально нужно знать, что должен содержать акт. Среди его пунктов мы выделим наиболее важные, к ним относятся:

• Сведения о времени, дате и месте написания документа
• Ф.И.О. занимаемые должности лиц, производящих процедуру
• Упоминание об основаниях, в связи с которыми потребовалось составление акта
• Конкретное описание недостающего и в каком размере
• Подписи всех участвующих в процедуре лиц

Здесь следует уточнить, что содержание не является единственным требованием. Об остальных неотъемлемых обстоятельствах, мы проинформируем ниже. Читайте статью дальше.

На что ещё обратить внимание

Прежде всего, это временные промежутки, которые нужно соблюдать. Законодатель чётко даёт понять, что составление акта должно произойти в день обнаружения недостачи. Однако в случае невозможности осуществить фиксацию в вышеуказанный срок, это должно произойти в течение следующих суток.

Данная процедура предусматривает и отказ от участия представителей транспортной компании в составлении акта. Тогда, получатель груза вправе осуществить все необходимые действия без участия транспортников. Вместе с тем обязательно следует уведомить их о принятии такого решения.

Кроме всего прочего, законодателем предусмотрен, и отказ перевозчика поставить свои подписи на документе. В этом случае, должны быть изложены основания для отказа.

По завершении составления акта, в товарной накладной делается соответствующая отметка о совершённых действиях.

В случаях, проведения экспертиз, необходимых для установления всевозможных явлений, заключения экспертов прилагаются к акту, который, должен быть написан в количестве экземпляров, соответствующему числу участников, но не менее чем в двух.

Передача акта транспортной компании

Сам акт, со всеми прилагающимися к нему документами, является дополнением к претензии. А претензия перевозчику о недостаче груза, обычно должна быть написана и передана транспортникам в течение шести месяцев.

Претензионный порядок рассмотрения споров, вытекающих из перевозок, установлен законом и является обязательным. Обращение в судебные органы без соблюдения претензионного порядка не допускается.

Также законодательством установлен срок рассмотрения транспортными компаниями претензий, поступающих к ним. Как правило, это тридцатидневный отрезок времени. Если претензионный порядок не принёс ожидаемых плодов, у заинтересованной стороны появляется право на обращение в суд.

Вообще следует подчеркнуть, выяснение кто прав, а кто виноват, при разрешении споров с транспортными компаниями дело довольно хлопотное. Поэтому при возникновении таких ситуаций, лучше воспользоваться опытом грамотных юристов.

Ведь и процесс доказывания, различных обстоятельств, и составления документов, требует профессионализма и юридических знаний.

Итак, обнаружив несоответствие груза, не стоит пускать все на самотёк. Не следует верить транспортной компании на слово. В качестве страховки необходимо составить акт о недостачи груза. Образец вы можете скачать с нашего сайта.

Вместе с тем, нужно помнить, что составляя оговорённый акт, необходимо соблюдать все предписанные законодательством процедуры. Кроме того, необходимо чётко понимать, что сам акт это прилагаемый к претензии документ.

При осуществлении фиксации произошедшего нельзя допускать нарушения сроков, как при составлении акта, так и при подаче претензии, которая в свою очередь, является обязательным условием для разрешения возникшей ситуации.

Не лишним будет и напомнить о том, что помощь арбитражного юриста, при таких раскладах просто необходима. Упущение каких-либо важных моментов, может обернуться серьёзными убытками.

Акт о недостаче товара при инвентаризации, образец которого можно скачать ниже, является одним из средств для отражения разницы между фактическим наличием товара и тем значением, которое указано в документах.

ФАЙЛЫ 2 файла

Использование

Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.

Однако в некоторых ситуациях без отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации не обойтись. Например, акт о результатах инвентаризации (по ) не оформлен либо недоступен, а необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы.

Однако использование отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации – исключительный шаг, который используют в качестве страховки ответственности некоторых сотрудников, не более. К особо важной документации его никак не отнести. Все же инвентаризационную опись нужно сохранять единой, не разделяя ее на отдельные куски, как сделано в прикрепленном выше образце бланка.

Подготовка

Перед тем как приступить к формированию акта, необходимо созвать комиссию. Она должна включать в себя не менее трех человек. Чаще всего ими являются сотрудники организации. Замечательно, если все они состоят в комиссии по инвентаризации. Так не будет расхождений в определении ответственных за предоставленную информацию лиц.

Важность такого первичного документа, как акт о недостаче, сложно переоценить. На его основании формируются многие последующие документы, так что представленные данные должны быть достоверны. Об этом должны быть предупреждены лица, которые ставят свои подписи. Этим они подтверждают подлинность представленной информации.

Элементы

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

Удобнее расположить все в виде нескольких пунктов, при этом:

• Первый пункт посвящен данным об организации.
• Во втором перечисляются члены комиссии. Их должно быть не менее трех. Если это сотрудники организации, то, помимо ФИО, обязательно указание их должностей.
• Также во втором пункте указывается ссылка на накладную. Фиксируются ее дата, номер счета-фактуры, по которому она выписана. При наличии в этом же пункте указывается место, в котором должен был находиться товар.
• Третий пункт посвящен таре и упаковке товара. Важно отметить, была ли нарушена упаковка при первичном осмотре. Возможно, это обстоятельство поможет определить виновных в сложившейся ситуации. Однако о хищении или каких-либо злоупотреблениях сотрудников говорить рано.
• Четвертый пункт содержит подробное описание товара по артикулам, представленное в виде таблицы.

Последний пункт акта является основным. На нем необходимо остановиться подробнее.

Таблица

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

• Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
• Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
• Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
• Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
• Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
• Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Для того чтобы акт о недостаче товара при инвентаризации имел необходимую юридическую силу, поставить свои подписи должны все члены комиссии в количестве не менее трех человек.

Юридические тонкости

Стоит иметь в виду, что без принятия в учетную политику организации отдельным приказом руководителя этот документ не будет означать ровным счетом ничего.

Обычно акт о недостаче составляется при приемке товара от поставщика. Эта бумага составлена на его основе. Важно иметь в виду, что для отражения результатов инвентаризации существует более удобная форма 0504835. Она общепринята, ее использование поощряется.

Срок хранения

Акт о недостаче товара при инвентаризации относится к документации по ведению производственно-хозяйственной деятельности и сохраняется в течение 5 лет. Естественно, если он не является одним из «улик» при возникновении судебных споров, различных разногласий между контрагентами, следственных дел и прочих запутанных юридических вопросов. Уничтожить их можно будет, только если решение по поднятому вопросу вынесено и обжалованию не подлежит.

Прием товара – ответственная процедура, требующая полного внимания от производящих ее сотрудников. Необходимо не только принять, распределить и зарегистрировать поставку, но и проконтролировать качество доставленной продукции.

В случае несоответствия, порчи во время транспортировки или погрузки-выгрузки, поврежденный, бракованный или утерянный товар нужно также официально зарегистрировать. В большинстве случаев именно для этого составляется акт о недостаче товара.

Что собой представляет данный документ

Подобный акт – это официальный документ, в котором зафиксировано в четкой форме с цифрами, количеством и описанием несоответствие фактического наличия товара с заявленным в приходных накладных .

Он выполняет две основные функции:

• статистическую – показывает уровень организации производства, работу администрации и других сотрудников. Ведь если на предприятии установлены строгие порядки, и все процессы контролируются, недостачи минимальные;
• отражает сумму, на которую компания понесла убытки и которая должна быть компенсирована для поддержания баланса доходов и расходов предприятия.

Эта бумага необходима при составлении годовой отчетности и во многих других случаях.

О том, как оформляется поступление товара в программе 1С, смотрите на следующем видео:

Когда он используется

Акт о недостаче товара составляется не только при приеме или отправке товара. Он обязателен и при инвентаризации на производстве. Есть допустимые нормы, которые относятся к естественным расходам производства. Если они не превышены, недостающий товар списывается. Если превышены – вина возлагается на тех, кто несет ответственность за учет и сохранность продукции или же виноват в утере, порче и т. д. В этом случае убытки возмещает он.

Товар может пострадать вследствие стихийных бедствий и непредвиденных обстоятельств – пожаров, ограблений, наводнений и пр. В этом случае также необходимо составить бумагу.

После заверения директором предприятия документ можно передать в страховую компанию для возмещения убытков.

Если же недостаток обнаружен при получении продукции от поставщика, акт передается ему с целью получить разъяснения и компенсацию. В любом случае, документ должен быть составлен и заполнен аккуратно, грамотно и правильно, в соответствии с действующим законодательством Трудового Кодекса РФ. От этого зависит успех дела о возмещении убытков, особенно, если оно будет рассматриваться в судебном порядке.

Что в него нужно включить

В документе обязательно должны быть такие графы:

• место и дата составления акта;
• список участников комиссии, проверяющей товар;
• информация о грузоотправителе и грузополучателе;
• если товар доставлялся контейнером, информация о состоянии транспортного средства, наличие и состояние пломб;
• если он хранился на складе – условия хранения;
• описание и количество недостающего товара;
• его стоимость, в том числе и НДС;
• указание, на кого возлагается вина по недостаче полученного или инвентаризированного товара.

Он обязательно должен быть заверен подписями всех лиц, принимавших участие в проверке наличия товара и составлении документа. Их должно быть не менее трех . Для индивидуального предпринимателя достаточно одной подписи.

После того, как акт составлен по всем правилам, его передают в бухгалтерию предприятия. Если таковая отсутствует – лицу, исполняющему обязанности главного бухгалтера. Он проводит сверку, заверяет документ и дальше направляет его на подпись непосредственно к генеральному директору. На бумаге должна стоять круглая печать.

Если директор хочет взыскать убытки с ответчиков, заявление об этом должно быть составлено и подано не позднее чем через месяц после официального заверения данного акта.

Главная » Дети » Образец претензии по недопоставке товара. Образец заполнения акта о недостаче или излишках при инвентаризации, пример объяснительной сотрудника