Иногда в кадровой практике встречаются случаи, когда, отправляя работника в служебную командировку, организация не может по ряду причин обеспечить его транспортом. В связи с этим сотрудник может воспользоваться общественным транспортом, а может ехать и на своем автомобиле в служебных целях.

Закон разрешает ездить в служебные поездки на личной машине, необходимо только соблюсти предусмотренный им порядок и грамотно оформить все документы. Данная статья поможет в этом.

Оформление командировки на личном автомобиле

Что же необходимо, если работник едет в командировку на личном автомобиле? В первую очередь, сотруднику следует взять письменное разрешение у начальства на отправление именно на личной машине. Затем подписать с работодателем соглашение о всех предвиденных и непредвиденных расходах, связанных с эксплуатацией машины при проезде. К запланированным расходам по использованию личного автомобиля для проезда в рабочих целях относятся:

• расходы на бензин;
• иные, связанные с обеспечением функций машины, расходы, например, на покупку незамерзающей жидкости.

Согласно статье 167 ТК организация должна произвести сотруднику компенсацию всех финансовых затрат, связанных с командировкой по работе. к основным расходам относит:

• проживание;
• проезд;
• суточные.

Ремонт личного автомобиля, оплата денежной суммы за парковку, возмещение ущерба в случае возможного ДТП, иные затраты ТК относит к дополнительным, а дополнительные расходы подлежат оплате и последующему налогообложению только с ведома начальства. Поэтому, при проезде на личном автомобиле в интересах службы, в соглашении с работодателем нужно по максимуму прописать все непредвиденные затраты для дальнейшей оплаты фирмой.

Кстати, что касается ДТП, то организация производит оплату убытков только в случае вины другой стороны, в противном случае платить придется сотруднику.

Ст. 188 ТК обязывает работодателя возместить оплату расходов сотруднику при эксплуатации принадлежащего ему имущества в рабочих целях.

Какие документы нужны при командировке на личном автомобиле?

Самым главным и необходимым документом для отправления сотрудника в командировку является приказ. Приказ является главным основанием, если условия командировки изменяются, например, время проезда, то кадровый работник также должен издать приказ об этом.

Основанием для составления приказа является распорядительный документ руководства, т. е. разрешение на командировку сотруднику. Существует определенная категория граждан, отправление которых в рабочую поездку без согласия не возможно. Такое требование устанавливает трудовое законодательство, например, у работницы, воспитывающей ребенка до трех лет.

После подписи руководителя на приказе, работнику выдается под роспись командировочное удостоверение. Кадровику желательно вести журнал выездов.

По возвращению из поездки командированный работник составляет служебную записку, где отражает все обстоятельства:

• дни в дороге;
• вид транспорта;
• место проживания;
• перечень прилагаемых документов, свидетельствующих о понесенных им затратах, подлежащих оплате.

Особенностью пакета документов при отправлении на своей машине является то, что обязательно заполнить путевой лист при командировке на личном автомобиле. Путевой лист является наряду с квитанциями доказательством затрат на топливо. Он должен содержать:

• количество дней в дороге;
• маршрут движения;
• сведения о машине: государственный номер, марку;
• реквизиты водительских прав;
• данные о владельце автомобиля;
• показания одометра до проезда и после.

Путевой лист заполняется водителем и направляется сначала на утверждение начальнику организации, затем в бухгалтерию в качестве подтверждающего документа вместе с авансовым отчетом.

Оплата проезда производится ровно за столько дней, сколько указано в приказе и путевом листе. Все данные должны совпадать.

Образец приказа на командировку на личном автомобиле

Такой приказ можно оформить на бланке Т-9.

Обязательно нужно прописать:

• данные об отправляемом сотруднике: Ф.И.О., занимаемая должность;
• точное местонахождение точки пребывания;
• количество дней включительно с учетом движения туда и обратно;
• вид транспорта;
• сведения о машине.

Особенности оплаты проезда в командировку на личном автомобиле

Постановление Правительства № 92 от 2002 г. прописывает лимиты оплаты. Суммы законодатель привязывает к объему двигателя машины. Так, если он меньше 2 тыс. куб. см., то оплачивается 1200 р., если больше, то 1500 р.

Данные суммы устанавливаются за месяц. Если время проезда меньше месяца, то оплата производится пропорционально командированным дням.

Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?

ГСМ при проезде на своей машине учитываются точно также как и на транспорте компании.

• во-первых, представляются чеки и квитанции с АЗС;
• во-вторых, расчеты указаны в путевых листах.

Произведение простой арифметики позволит сопоставить указанные в бумагах данные и произвести расчет.

Оформление командировки во время отпуска

Отпуск – утвержденный законом, оплачиваемый срок освобождения работника от должностных обязанностей. Нередко случается такое, что руководство,…

Служебные командировки госслужащих в 2018

Нахождение в командировке является таким же исполнением своих служебных обязанностей, что и нахождение на своем…

Оформление командировки за свой счет

Командировка означает совершения сотрудником служебных действий за пределами нахождения организации. В любом случае, он действует…

Оформление декретного отпуска 2018

Для каждой женщины самым долгожданным событием является появление ребенка. Поэтому российское законодательство предусматривает возможность предоставления…

Как оплачивается командировка в выходной день 2018 год?

Командирование сотрудников всегда связано с текущей служебной необходимостью или прохождением обучения. При служебной поездке, перед…

Возмещение командировочных расходов в бюджетном учреждении в 2018 году

Командировка - служебная поездка сотрудника по просьбе работодателя. Чтобы выполнить поручение, устанавливается специальный срок. Именно…

Несмотря на то, что порядок оформления и возмещения расходов, связанных со командировкой и по производственной необходимости, в целом понятен и установлен, иногда возникают все-таки вопросы, обусловленные определенными обстоятельствами поездки.

Из этой статьи вы узнаете о таких аспектах оформления и учета командировок:

• в служебную командировку на служебном автомобиле: расходы;
• оформляем документы при направлении в служебную командировку на служебном автомобиле;
• в служебную командировку на служебном автомобиле: особенности учета.

Правила оформления, учета, компенсации и возмещения расходов во время служебной командировки регламентируются:

• Статьями 166, 167, 168 ТК РФ;
• Постановлением Правительства РФ № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», вступившим в силу 25 октября 2008 года;
• Постановлением Правительства РФ № 771 о внесении изменений в Положение № 749 от 29. 07. 2015 года.

В служебную командировку на служебном автомобиле: расходы

Оформляем документы при направлении в служебную командировку на служебном автомобиле

Любая служебная командировка начинается с письменного распоряжения руководителя предприятия или начальника структурного подразделения компании (абзац 2 п. 3 Положения № 749). Отдельно составлять служебное задание нет необходимости, так как эти данные указываются в приказе о направлении сотрудник в командировку.

Приказ создается по форме № Т-9 или на бланке, принятом в организации, где за основу взят данный шаблон документа. При оформлении документов сотрудника в служебную командировку на служебном автомобиле приказ необходимо немного изменить, добавив в него как минимум одну дополнительную строку. Основанием для такого формирования приказа является абзац 2 п. 7 Положения № 749, где указано, что поездка в командировку может осуществляться на автомобиле, находящемся в собственности предприятия, личной или третьих лиц (по доверенности).

Теперь можно не создавать отдельный документ об использовании служебного автомобиля, а указать данный факт в приказе. Если же поездка к месту командировки и обратно осуществляется поездом, самолетом или рейсовым автобусом, подобное уточнение в приказе делать не нужно.

В приказе указывается цель поездки, название и местоположение организации, куда направляется сотрудник, срок командировки. При поездке транспортными компаниями фактический срок командировки учитывается легко по дате и времени, указанным в билетах туда и обратно. При поездке на служебном автомобиле сотруднику выписываются специальные документы:

1. Служебная записка – документ, который удостоверяет факт командировки и помогает определить ее сроки (п. 2 Положения № 771). Унифицированной формы данного документа не разработано, поэтому в организации должна быть установлена собственная форма ее составления. Служебная записка составляется сотрудником на имя руководителя по возвращению из командировки, в ней указываются даты отъезда и приезда, марка, модель и регистрационный номер автомобиля. Записка подается в совокупности с документами, подтверждающими расходы и иные издержки.
2. Путевой лист – документ, формируемый кадровым отделом предприятия с учетом требований п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (Приказ Минтранса РФ №152 от 10. 09. 2008). В путевом листе указываются такие данные:

• Название с указанием типа транспортного средства и номер регистрации;
• Срок действия;
• Сведения о владельце автомобиля;
• Марка, модель и номер автомобиля;
• Сведения об автомобиле с указанием пробега на момент выезда, дату и время выезда с постоянного места стоянки;
• Количество выданного топлива при выезде;
• Расход топлива по норме и по факту;
• Данные водителя и его водительского удостоверения.

По окончании командировки в путевой лист вносятся данные о заезде автомобиля в гараж, данные об остатке топлива.

В служебную командировку на служебном автомобиле: особенности учета

По возвращению из командировки сотрудник обязан предоставить такие документы:

• Авансовый отчет по форме АО-1 (если выдавался аванс из кассы предприятия или на карту работника);
• Путевой лист с документами, подтверждающими все виды командировочных расходов (счета с заправок, платных стоянок);
• Документы об аренде жилого помещения;
• Документы на иные расходы.

В бухгалтерском учете производится списание ГСМ на основании данных о фактическом расходе топлива, который выводится из пробега автомобиля (по показаниям при выезде из гаража и при возвращении). На обратной стороне путевого листа необходимо отразить информацию о маршруте следования автомобиля с указанием пункта отправления и путевых остановок.

Утверждение отчета производится после проверки и подтверждения всех расходов. Расходы, связанные с решением вопросов производства, реализацией продукции/услуг/работ относятся к расходам по производственной деятельности и отражаются по дебету счетов учета затрат (п. 5 Положения по бухучету «Расходы организации» ПБУ 10/99 приказ Минфина РФ от 6. 05. 99 № 33н).

Вложенные файлы

• Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля (бланк).xls
• Положение о командировках (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Положение о командировках (образец).doc
• Приказ о направлении сотрудника в командировку (образец).doc

Если сотрудник едет в командировку на собственной машине, обязательно ли оформлять договор аренды или достаточно будет приказа о возмещении расходов на бензин на основании служебной записки?

Ответ

Ответ на вопрос:

Договор аренды транспортного средства заключать не обязательно.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 168 ТК РФ).

По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом ( положения, утвержденного ). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена. Служебную записку можно составить в .

Служебную записку необходимо оформить, только если:

• сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в , которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
• по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в командировке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Итак, трудовое законодательство не ограничивает виды транспорта, которыми работник компании может добираться до места командирования. Следовательно, поехать в командировку работник фирмы может и на личном автомобиле, если с этим согласен его работодатель.

В силу ст. ст. 167 и 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) организация обязана возместить своему командированному работнику расходы на проезд, в том числе и на личном транспорте. Причем сделать это можно с помощью двух вариантов - посредством выплаты работнику компенсации за использование им собственного автомобиля (ст. 188 ТК РФ) или же путем заключения с работником договора аренды.

Использование работником личного автомобиля в служебных целях можно оформить гражданско-правовым договором аренды транспортного средства:

1. С экипажем . По поводу возможности заключения такого договора с сотрудником организации единой точки зрения не сложилось. Согласно ГК РФ (п. 2 ст. 635 ГК РФ), при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях. Это прямо предусмотрено в ст. 635 ГК РФ.

2. Без экипажа . С владельцем автотранспортного средства можно заключить договор аренды автомобиля без экипажа (примерную форму договора см. в доп. материалах) .

В таком случае проведение медосмотра будет обязательным .

Если в трудовую функцию работника управление транспортным средством не входит, то работнику нужно оформить совмещение по должности водителя с установлением доплаты. Для этого нужно ввести должность водителя (если в штатном расписании ее нет).

Вместо заключения договора аренды можно включить в трудовой договор условие об использовании личного автомобиля работника и о выплате работнику компенсации . Данное условие может быть оформлено как дополнительное соглашение к трудовому договору (образец см. в доп. материалах) . Если функции по управлению автомобилем не входят в трудовую функцию работника, то эту дополнительную работу также, как было указано выше, нужно оформить как по должности водителя. Но в любом случае работник должен будет пройти медосмотр, проходить .

Медицинские осмотры для водителя обязательны при любом оформлении трудовых отношений. Путевые листы также нужны.

За нарушение порядка проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей организация и ее должностные лица могут быть оштрафованы (ст. 11.32 КоАП РФ). Кроме того, административная ответственность предусмотрена за допуск к работе водителя, не прошедшего соответствующий обязательный медосмотр (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

За нарушение трудового законодательства (в том числе в случае не оформления дополнительной работы должным образом) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 ТК РФ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Как в трудовом договоре закрепить условие о возмещении расходов сотруднику за пользование имуществом в служебных целях?

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную денежную компенсацию. Такая возможность предусмотрена Трудового кодекса РФ.

При использовании сотрудником имущества в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон в письменной форме.

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС , ). Аналогичный вывод следует из .

Кроме того, выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества, Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте. Об этом сказано в . Несмотря на то что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Формы: Дополнительное соглашение об использовании личного автомобиля работника

Дополнительное соглашение

к трудовому договору

г. Москва 14.06.2012

В дополнение к трудовому договору от 1 ноября 2011 г. № 20 , заключенному между ЗАО

«Альфа» (работодатель) и гр. А.С. Кондратьевым (работник) стороны договорились о

нижеследующем.

1. С 1 июля по 31 декабря 2012 года для служебных поездок А.С. Кондратьев использует

автомобиль ВАЗ-2109 с объемом двигателя 1500 куб. см , регистрационный номер - К 406 КН 97 ,

номер паспорта технического средства - 50 МТ 798305 , цвет - «мокрый асфальт» ,

принадлежащий ему на праве собственности согласно паспорту технического средства .

2. За использование личного автомобиля для служебных поездок ЗАО «Альфа»

ежемесячно выплачивает А.С. Кондратьеву компенсацию в размерах, предусмотренных

постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (1200 руб. в месяц) .

3. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 1 ноября

2011 г. № 20 . Соглашение составлено в двух экземплярах, один из которых хранится у

работодателя, второй у работника. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Работодатель:

Генеральный директор ЗАО «Альфа» А.В. Львов

Работник: А.С. Кондратьев

˂….˃

3. Формы: Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля работника

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 19

о назначении компенсации за использование личного автомобиля сотрудника

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить менеджеру А.С. Кондратьеву ежемесячную компенсацию за

использование его личного легкового автомобиля марки Ford Focus с объемом двигателя

2500 куб. см , регистрационный номер - К 406 КН 97 , номер паспорта технического средства

- 50 МТ 798305 , цвет - «мокрый асфальт» , в служебных целях с 3 июня 2013 года .

2. Утвердить сумму ежемесячной компенсации в размере 3000 руб. (согласно

расчету, приведенному в приложении 1 к настоящему приказу ).

4. Формы: Договор аренды транспортного средства

ДОГОВОР АРЕНДЫ

ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА БЕЗ ЭКИПАЖА N__

г. _____________ "__" ________ ____ г.

_____________________________________________________________________________________, именуем___ в дальнейшем "Арендодатель, с одной стороны, и ______________, именуем__ в дальнейшем "Арендатор", в лице ____________, действующ___ на основании ________, с другой стороны, именуемые вместе "Стороны", а по отдельности "Сторона", заключили настоящий договор (далее - Договор) о нижеследующем.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное владение и пользование транспортное средство (далее - Транспортное средство) без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Основные характеристики Транспортного средства:

- регистрационный знак _________________________________;

- идентификационный номер (VIN) ________________________;

- марка, модель ________________________________________;

- год выпуска __________________________________________;

________________________________________________________.

1.2. Передаваемое в аренду Транспортное средство является собственностью Арендодателя на основании (выбрать нужное)

- Договора купли-продажи N ___ от "_____" _________________ 20__ г.

- ______________________N ___ от "_____" _________________ 20__ г. (указывается иной правоподтверждающий документ).

1.3. Транспортное средство передается Арендатору со следующими принадлежностями: _________________________ (указываются наименование и количество передаваемых Арендатору принадлежностей)

(п. 1.4 включается в Договор, если обязанность осуществить страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств возложена на Арендодателя (при выборе соответствующего условия в рамках п. 2.1.4 Договора)/в ином случае п. 1.4 следует удалить, последующую нумерацию пунктов изменить)

1.4. Гражданская ответственность владельцев транспортного средства застрахована по договору обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств от "_____" _________________ 20__ г., что подтверждается страховым полисом серия ______ N ___________________ (далее - полис ОСАГО). Копия полиса ОСАГО прилагается (Приложение N 1).

1.5. Арендодатель передает Арендатору Транспортное средство со всеми документами, необходимыми для его эксплуатации, в том числе:

- свидетельство о регистрации транспортного средства серия ___ N ________, выданное "_____" _________________ 20__ г. Копия Свидетельства о регистрации транспортного средства прилагается (Приложение N 2);

(следующий абзац включается в Договор, если обязанность осуществить страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств возложена на Арендодателя (при выборе соответствующего условия в рамках п. 2.1.4 Договора)/в ином случае абзац следует удалить)

- полис ОСАГО.

Заключение о соответствии Транспортного средства обязательным требованиям безопасности транспортных средств содержится в Диагностической карте, регистрационный номер ________________________ со сроком действия до "_____" _________________ 20__ г. Копия Диагностической карты прилагается (Приложение N 3).

1.6. Транспортное средство предназначено для _________________________________ (указывается цель использования Транспортного средства Арендатором).

1.7. Арендодатель гарантирует, что на момент заключения Договора Транспортное средство в споре или под арестом не состоит, не является предметом залога и не обременено другими правами третьих лиц.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Арендодатель обязан:

2.1.1. Подготовить Транспортное средство к передаче, включая составление Акта приемки-передачи транспортного средства по форме, согласованной в Приложении N 4.

2.1.2. Передать Транспортное средство в техническом состоянии, соответствующем требованиям, установленным нормативно-правовыми актами для допуска в эксплуатацию Транспортного средства. Передаваемое Транспортное средство не должно иметь недостатков и неисправностей, при наличии которых в соответствии с нормативно-правовыми актами эксплуатация Транспортного средства запрещена.

2.1.3. Передать Арендатору Транспортное средство вместе со всеми принадлежностями и документацией по Акту приемки-передачи транспортного средства (выбрать нужное)

- в месте нахождения Арендатора по адресу: _______________________________

- в месте нахождения Арендодателя по адресу: _____________________________

- по адресу: ______________________________________________________________

в срок до "_____" _________________ 20__ г.

Акт приемки-передачи транспортного средства, подписанный Сторонами, является неотъемлемой частью Договора.

2.1.4. Нести расходы по страхованию (выбрать нужное/если обязанности по страхованию соответствующего вида возложены на Арендодателя/если обязанности по всем видам страхования возложены на Арендатора, данный пункт следует удалить)

- гражданской ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) в установленном законом порядке.

- Транспортного средства (каско) и гражданской ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) в установленном законом порядке.

2.2. Арендатор (выбрать нужное)

- вправе

- не вправе

без согласия Арендодателя сдавать арендованное Транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа.

2.3. Арендатор обязан:

2.3.1. Перед подписанием Акта приемки-передачи транспортного средства осмотреть Транспортное средство и проверить его состояние.

2.3.2. Вносить арендную плату в размере, сроки и в порядке, предусмотренные Договором.

(если п. 5.1 не предусмотрен последующий выкуп Транспортного средства/в ином случае следует выбрать другую редакцию п. 2.3.3)

2.3.3. Вернуть Транспортное средство с тем количеством топлива в баке Транспортного средства, с которым Арендатор его получил в момент передачи Арендодателем Транспортного средства.

В случае возврата Транспортного средства с меньшим количеством топлива Арендатор обязан оплатить Арендодателю стоимость недостающего количества топлива по цене ___ руб. (в том числе НДС_____ руб.) за 1 литр в момент возврата. Количество топлива указывается в Акте приемки-передачи транспортного средства и в Акте возврата транспортного средства.

(если п. 5.1 предусмотрен последующий выкуп Транспортного средства/в ином случае следует выбрать другую редакцию п. 2.3.3)

2.3.3. Оплатить в течение ____ календарных дней с момента выставления Арендодателем счета стоимость топлива, находящегося в баке, по цене ___ руб. (в том числе НДС ___ руб.) за 1 литр. Количество топлива указывается в Акте приемки-передачи транспортного средства.

2.3.4. Поддерживать надлежащее состояние Транспортного средства, включая осуществление его текущего и капитального ремонта.

2.3.5. Арендатор обязуется использовать Транспортное средство в целях, определенных в п. 1.6 Договора.

2.3.6. Нести расходы по страхованию (выбрать нужное/если обязанности по страхованию соответствующего вида возложены на Арендатора/если обязанности по всем видам страхования возложены на Арендодателя, данный пункт следует удалить)

- Транспортного средства (каско).

- гражданской ответственности владельцев Транспортного средства в установленном законом порядке (ОСАГО).

- Транспортного средства (каско) и гражданской ответственности владельцев Транспортного средства в установленном законом порядке (ОСАГО).

2.4. Доходы, полученные Арендатором в результате использования Транспортного средства в соответствии с Договором, являются его собственностью.

3. УЛУЧШЕНИЯ АРЕНДОВАННОГО ИМУЩЕСТВА

3.1. Произведенные Арендатором отделимые улучшения Транспортного средства являются собственностью (выбрать нужное)

- Арендатора.

- Арендодателя.

3.2. Арендатор вправе с согласия Арендодателя производить неотделимые улучшения Транспортного средства. После прекращения Договора (выбрать нужное)

- Арендодатель обязан возместить Арендатору стоимость неотделимых улучшений.

- стоимость неотделимых улучшений Арендатору не возмещается.

4. РАЗМЕР, СРОКИ И ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ АРЕНДНОЙ ПЛАТЫ

4.1. Арендная плата за пользование Транспортным средством устанавливается в размере _____ руб., в том числе НДС _____ руб., за __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

4.2. Арендная плата вносится (выбрать нужное)

- не позднее _____ дней по истечении очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

- не позднее _____ дней до начала очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

- в следующем порядке: _____ процентов арендной платы, установленной п. 4.1 Договора, что составляет _____ руб., в том числе НДС _____ руб., - не позднее _____ дней до начала очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.), _____ процентов арендной платы, установленной п. 4.1 Договора, что составляет _____ руб., в том числе НДС _____ руб., - не позднее _____ дней по истечении очередного __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.).

- в соответствии с Графиком платежей, являющимся неотъемлемой частью Договора (Приложение N 5).

Датой уплаты арендной платы по Договору считается дата зачисления денежных средств на расчетный счет Арендодателя, указанный в п. 11.3 Договора.

5. ПОСЛЕДУЮЩИЙ ВЫКУП АРЕНДОВАННОГО ИМУЩЕСТВА

5.1. Арендатор (выбрать нужное)

- вправе выкупить Транспортное средство по истечении срока аренды или до его истечения.

- не имеет права на последующий выкуп Транспортного средства.

(п. п. 5.2 - 5.4 включаются в Договор, если в рамках п. 5.1 Договора Стороны предусмотрели право Арендатора на выкуп Транспортного средства, в противном случае п. п. 5.2 - 5.4 следует удалить)

5.2. При выкупе Транспортного средства по истечении срока аренды выкупная цена составляет _____ руб., в том числе НДС _____ руб.

5.3. При выкупе Транспортного средства до истечения срока аренды выкупная цена, обусловленная п. 5.2 Договора, увеличивается на сумму арендных платежей за период с момента выкупа до окончания установленного срока аренды.

5.4. После внесения выкупной цены в соответствии с п. 5.2 или п. 5.3 Договора, а также при условии уплаты арендной платы за весь период пользования Транспортное средство переходит в собственность Арендатора.

6. ВОЗВРАТ ИМУЩЕСТВА АРЕНДОДАТЕЛЮ

6.1. Арендатор обязан за свой счет подготовить Транспортное средство к возврату Арендодателю, включая составление Акта возврата транспортного средства по форме, согласованной в Приложении N 6.

6.2. Арендатор обязан вернуть Арендодателю Транспортное средство вместе со всеми принадлежностями и документами в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа. Возврат Транспортного средства осуществляется (выбрать нужное)

- в месте нахождения Арендатора по адресу: ______________________________.

- в месте нахождения Арендодателя по адресу: ____________________________.

- по адресу: _____________________________________________________________.

Акт возврата транспортного средства, подписанный Сторонами, является неотъемлемой частью Договора.

6.3. В случае несвоевременного возврата Транспортного средства Арендодатель вправе потребовать от Арендатора внесения арендной платы за все время просрочки. В случае когда указанная плата не покрывает причиненных Арендодателю убытков, он может потребовать их возмещения сверх суммы штрафа, установленного п. 7.3 Договора.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

7.1. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая обязательства по Договору, обязана возместить другой Стороне причиненные убытки.

7.2. За несвоевременное перечисление арендной платы Арендодатель вправе требовать с Арендатора уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от неуплаченной суммы за каждый день просрочки.

7.3. За несвоевременную передачу Транспортного средства Сторона, нарушившая Договор, обязана будет уплатить другой Стороне штраф в размере _____ руб.

7.4. Взыскание неустоек и процентов не освобождает Сторону, нарушившую Договор, от исполнения обязательств в натуре.

7.5. Во всех других случаях неисполнения обязательств по Договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

8. ФОРС-МАЖОР

8.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору, если надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, под которыми понимаются: _________________________ (запретные действия властей, гражданские волнения, эпидемии, блокада, эмбарго, землетрясения, наводнения, пожары или другие стихийные бедствия).

8.2. В случае наступления этих обстоятельств Сторона обязана в течение _____ дней уведомить об этом другую Сторону.

8.3. Документ, выданный _________________________ (Торгово-промышленной палатой, уполномоченным государственным органом и т.д.), является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия непреодолимой силы.

8.4. Если обстоятельства непреодолимой силы продолжают действовать более _____, то каждая сторона вправе расторгнуть Договор в одностороннем порядке.

9. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

9.1. Все споры, связанные с заключением, толкованием, исполнением и расторжением Договора, будут разрешаться Сторонами путем переговоров.

9.2. В случае недостижения соглашения в ходе переговоров, указанных в п. 9.1 Договора, заинтересованная Сторона направляет претензию в письменной форме, подписанную уполномоченным лицом. Претензия должна быть направлена с использованием средств связи, обеспечивающих фиксирование ее отправления (заказной почтой, телеграфом и т.д.) и получения, либо вручена другой Стороне под расписку.

9.3. К претензии должны быть приложены документы, обосновывающие предъявленные заинтересованной Стороной требования (в случае их отсутствия у другой Стороны), и документы, подтверждающие полномочия лица, подписавшего претензию. Указанные документы представляются в форме надлежащим образом заверенных копий. Претензия, направленная без документов, подтверждающих полномочия лица, ее подписавшего, считается непредъявленной и рассмотрению не подлежит.

9.4. Сторона, которой направлена претензия, обязана рассмотреть полученную претензию и о результатах уведомить в письменной форме заинтересованную Сторону в течение ___ (_____) рабочих дней со дня получения претензии.

9.5. В случае неурегулирования разногласий в претензионном порядке, а также в случае неполучения ответа на претензию в течение срока, указанного в п. 9.4 Договора, спор передается в арбитражный суд по месту нахождения ответчика в соответствии с действующим законодательством РФ.

10. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

10.1. Срок окончания аренды "_____" _________________ 20__ г.

10.2. Срок Договора может быть продлен Сторонами по взаимному согласию путем заключения дополнительного соглашения к Договору.

10.3. Все изменения и дополнения к Договору действительны, если совершены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами. Соответствующие дополнительные соглашения Сторон являются неотъемлемой частью Договора.

10.4. Договор может быть досрочно расторгнут по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон в порядке и по основаниям, предусмотренным действующим законодательством РФ.

11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

11.1. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон.

11.2. К Договору прилагаются:

- копия полиса ОСАГО серия ___ N ______________________ (Приложение N 1) (указывается, если п. 1.4 Договора предусмотрена передача копии полиса ОСАГО/в ином случае данное приложение следует исключить, последующую нумерацию приложений изменить);

- копия свидетельства о регистрации транспортного средства серия ___ N ________, выданного "_____" _________________ 20__ г. (Приложение N 2);

- копия Диагностической карты, регистрационный номер ______________________ (Приложение N 3);

- форма Акта приемки-передачи транспортного средства (Приложение N 4);

- График платежей (Приложение N 5) (при выборе соответствующего условия в рамках п. 4.2 Договора/в ином случае данное приложение следует исключить, последующую нумерацию приложений изменить);

- форма Акта возврата транспортного средства (Приложение N 6);

- ________________________________ (указываются иные документы, передаваемые вместе с Транспортным средством).

11.3. Адреса, реквизиты и подписи Сторон:

Арендодатель Арендатор

˂…˃

Приема-передачи арендованного имущества

г. Москва 05.02.2013

Закрытое акционерное общество «Альфа» в лице генерального директора Львова Александра

Владимировича, действующего на основании Устава (далее - Арендодатель), с одной стороны, и

Гражданин Колесов Юрий Иванович (далее - Арендатор), с другой стороны, составили

Передаточный акт о нижеследующем.

В целях исполнения Договора аренды транспортного средства от 4 февраля 2013 г. № 20

Арендодатель передает, а Арендатор принимает следующее транспортное средство:

Марка - ВАЗ-21102 ;

Регистрационный знак - Т543НЕ99 ;

Идентификационный номер (VIN) - ХТА211020Х0325409 ;

Тип - легковой ;

Год выпуска - 2000 ;

Двигатель - № Х02395409 ;

Цвет - белый ;

Мощность двигателя (кВт/л. с.) - 51/70 .

Арендодатель передает, а Арендатор принимает следующие документы:

Паспорт транспортного средства серии 62АС № 776059 , выданный РЭО ГИБДД г. Москвы

Свидетельство о регистрации транспортного средства серии 45 ЕХ № 062540 , выданное МРЭО

Размер арендной платы составляет 5900 (Пять тысяч девятьсот) руб. ежемесячно.

Стороны подтверждают, что на момент приема-передачи транспортное средство находится в

Технически исправном состоянии, явных повреждений нет.

Адреса и подписи сторон:

19.05.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Наша организация приобрела земельный участок, административные здания и оборудование в другом регионе. Расстояние составляет 1000 км. Там не открыто обособленное подразделение, не открыт филиал, не созданы рабочие места, т.к. планируется сдавать это всё в аренду. Но сейчас необходим монтаж оборудования, подключение электросетей. Поэтому директор нашей организации ездит туда на служебном автомобиле 2 раза в месяц. Как правильно оформить его поездки? Как правильно списывать ГСМ, истраченные на поездку?

Для списания расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено путевыми листами.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору:

• составить приказ по унифицированной форме ;
• применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ).

При этом унифицированная форма не содержит места для указания служебного задания. Поэтому использовать ее нецелесообразно. Взамен этого лучше разработать и утвердить собственную форму.

Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание и командировочное удостоверение

Журнал учета командированных сотрудников

Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале ( Порядка, утвержденного ). В нем указываются:

• фамилия, имя и отчество командированного сотрудника;
• дата и номер командировочного удостоверения (в связи с тем, что удостоверение заполнять не обязательно, укажите, например, номер приказа о направлении сотрудника в командировку);
• наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации ( Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Сергей Разгулин,

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

• авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
• ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:

• наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
• подразделение;
• фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
• назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете .

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи (письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250). Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Важная деталь: сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от применяемой у вас системы налогообложения. Так, даже если применяете УСН, подтвердить расходы в командировке соответствующими документами все равно нужно. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198 .

Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:

• авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);
• в разработанном самостоятельно авансовом отчете должны быть указаны все необходимые реквизиты. А именно наименование и дата составления документа, название организации (Ф. И. О. предпринимателя), наименования и суммы расходов, должности и расшифровки фамилии, имени и отчества командированного и ответственных сотрудников – бухгалтера и руководителя, их подписи ( , п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);
• в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;
• принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Внимание: если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ . То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы.*

Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.

Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60 , от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66 , Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).

Организация может использовать:*

• унифицированные формы;
• самостоятельно разработанные путевые листы (см., например,упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице .

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 . При этом они не являются обязательными к применению .

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Главбух советует: Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

Ведь на практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела.

Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя ().

А за этим последует административный штраф:

• на должностное лицо (например, на руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
• на организацию или предпринимателя – от 30 000 до 50 000 руб.

Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.

Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:

• руководителя – на 5000 руб.;
• организацию или предпринимателя – на 30 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например,Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой . В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848 .

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243 .).

Данные приборов учета

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354 .

Бухучет: списание ГСМ

По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:*

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО , по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета , , , , ).

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

А.В. Соломаха, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

В командировку на личном авто? Легко!

В один прекрасный день ваш сотрудник собрался ехать в командировку на личном автомобиле. И директор решил, что это для организации выгоднее, чем поездка на общественном транспорте.

Давайте рассмотрим, какие документы могут понадобиться для подтверждения расходов.

Комплект документов: все как обычно

Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно. Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете - не выше экономкласса, при проезде на поезде - не выше купе и т. д.).

Закрепить эти условия необходимо в локальном нормативном акте, например в положении о командировка хст. 168 ТК РФ . При этом законодательными актами не установлено, каким именно видом транспорта сотрудник должен пользоваться. Следовательно, работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но с согласия руководителя организации.

Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке.

Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировк и должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложит ьп. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 :

• командировочное удостоверение с отметками;
• служебное задание с отчетом о проделанной работе;
• чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.

И вот тут важный момент. Как вы, наверное, уже поняли, еще до командировки требуется зафиксировать, какая именно сумма будет возмещаться работнику по расходам на проезд: все расходы по предоставленным работником чекам и иным подтверждающим документам или некая фиксированная сумма.

В связи с этим возможны два варианта.

«Налоговые» палки в колесах

ВАРИАНТ 1 (безопасный, но невыгодный). С сотрудником заключается соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

Тогда ему должны выплатить компенсацию в размере, определенном в соглашении. Причем может быть предусмотрено, что:

• <или> сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;
• <или> расходы на ГСМ компенсируются сверх суммы, определенной соглашением, по подтверждающим документам.

Но в целях налогообложения сумма компенсации учитывается лишь в пределах норм, установленных законодательн оподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92 . Такова позиция ФНСПисьмо ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199 .

Так, учитываемая в расходах сумма для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:

• до 2000 куб. см - 1200 руб. в месяц;
• свыше 2000 куб. см - 1500 руб. в месяц.

В установленных нормах уже учтены все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, материалы, ремонт). Обратите внимание на то, что нормы установлены за месяц. И если командировка длилась меньше месяца, то размер учитываемой в расходах компенсации придется рассчитывать пропорционально дням, проведенным в командировк еПисьмо Минфина от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 .

Выплаченная работнику сумма компенсации, превышающая установленные нормы, не уменьшает базу по налогу на прибыл ьПисьмо Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 .

Когда работники используют свой личный транспорт в служебных целях, налоговики рекомендуют оформлять путевые листы для подтверждения произведенных расходо вПисьма Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406 ; УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@ .

А вот суды считают, что в этом нет необходимости. Они отмечают, что оформление путевых листов в такой ситуации законодательством не предусмотрен оПостановления ФАС ПО от 30.05.2012 № А12-15477/2011 ; ФАС МО от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694 . Ведь путевые листы применяются в целях учета работы принадлежащего организации автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если это служебные поездки.

Но в нашем случае путевой лист лучше оформить. Такой документ позволит подтвердить реальные расходы на топливо, если он будет содержать информацию о фактическом пробеге автомобиля, расходе ГСМ, маршруте следования.

ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ № 1
за период с 16 декабря 2013 г. по 25 декабря 2013 г.

Регистрационный № 77 Серия РЕ № 654321

ВАРИАНТ 2 (более выгодный, но и более опасный). Никакое соглашение с работником не заключается, а ему возмещаются все потраченные на бензин суммы согласно отчету. Тут также имеет смысл оформить путевой лист. Все расходы на ГСМ, поскольку это обычные расходы на проезд в командировке, учитываем для целей налогообложения прибыли.

А вот какой позиции придерживается специалист Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Консультант Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“ Организация вправе учесть в составе расходов затраты на приобретение топлива в полном объеме, если расход топлива не превышал нормы, установленные методическими рекомендациями Минтранса «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте »утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23р . Если фактический расход топлива на поездку превышает установленные методическими рекомендациями нормы, то в составе расходов учитывается сумма, рассчитанная по норм е” .

Таким образом, следуя этим разъяснениям, вы можете учесть в расходах не все затраты на бензин, а лишь в пределах норм по конкретному автомобилю. Обратите внимание: хотя специалист Минфина и настаивает на применении норм, утвержденных Минтрансом, они все-таки рекомендованные. К тому же для автомобилей, выпущенных после 2008 г., нормы расхода ГСМ не установлены. В этом случае мы рекомендуем утвердить их самостоятельно, опираясь на техническую документацию к автомобилю.

Если сотрудник регулярно ездит в командировки на личном автомобиле, можно заключить с ним или договор аренды, или договор безвозмездного пользования. О том, какой вид договора выгоднее для организации, читайте в , .

Главная » Дети » Как установить ограничения командированному по использованию транспорта. В служебную командировку на служебном автомобиле