Составление акта о недостаче товара. Недостача при инвентаризации
На любом предприятии независимо от того, каким видом хозяйственной деятельности оно занимается, должен вестись строгий контроль соответствия количества материальных и денежных ценностей с имеющейся документацией.
Для обнаружения недостачи и проведения контроля регулярно организуется инвентаризация товаров или денежных средств.
В процессе инвентаризации может быть выявлена недостача. Это касается не только продуктовых магазинов, но и любого предприятия, складских помещений. Контролю и описи подлежат мебель, техника, трудовые книжки, документация.
Оформлять результат проведения инвентаризации в виде составления акта нужно только после того, как будет проведена полная ревизия.
Функции акта о недостаче следующие:
- Позволяет определить точную сумму убытка.
- Отображает сумму, которую руководитель может .
- Используется для составления отчетности.
- Позволяет определить уровень работы предприятия.
Если размер недостачи будет выше, чем допустимая норма, то в организации назначается служебная проверка для выявления виновного лица.
Как составить?
Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия , которая состоит из руководителя организации, бухгалтера и юриста.
Бланк должен быть заполнен в двух экземплярах.
Важно, чтобы все экземпляры содержали подписи материально-ответственного лица , бухгалтера и руководителя. Их отсутствие приведет к тому, что документ будет признан недействительным
При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации
Чтобы подготовить акт о недостаче товаров, необходимо приложить документы, подтверждающие затраты
. Это могут быть чеки на приобретение товара, договора поставки.
Законодательно разрешено использовать типовой бланк ИНВ-3 , а можно заполнять форму, разработанную организацией. Но при этом в ней должны отражаться обязательные пункты.
Акт при выявлении заполняется следующим образом:
- В шапке документа указывается полное и сокращенное наименование организации. Прописывается контактный телефон и наименование подразделения.
- Далее заполняется табличка, расположенная справа. В ней указывается код по ОКПО и ОКВЭД. Далее проставляется дата составления документа.
- В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть складское помещение . Акт можно составлять только после того, как комиссией будет проведена полная проверка.
- Если про инвентаризации обнаруживается брак или недостача груза, необходимо вызывать отправителя. Письмо отправляется по почте или факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
- В тексте указываются реквизиты груза, а также номер договора страхования. Также должны быть вписаны все номера сопроводительных бумаг.
- Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из накладной.
- Далее заполняются сведения о поставке товара. В таблице должна быть прописана информация об упаковке, весе груза.
- В следующей табличке прописываются фактические данные и прописываются все несоответствия.
Скачать образец заполнения
При выявлении недостачи денежных средств в кассе
По факту проверки денежных средств в кассе всегда составляется акт по форме ИНВ-15 .
Особенности заполнения бланка
при выявлении следующие:
- При оформлении формы ИНВ-15 обязательно должны быть указаны реквизиты предприятия, код КВЭД, дата и номер приказа, на основании которого проводится инвентаризация. Проставляется номер и дата акта, а также дата, когда проводилась проверка. При этом важно учитывать, что документ должен быть обязательно составлен в день ревизии денежных средств в кассе.
- В основной части документа должна быть прописаны фактическая сумма денежных средств и учетная . Все показатели должны быть прописаны с учетом видов наличных средств и документации. Все сумму прописываются как цифрами, так и прописью.
- По результатам проверки в акте должна отражаться информация о найденных излишках или недостаче. Если учетная сумма соответствует фактической, то в графах «Излишки» и «Недостача» проставляется прочерк.
- На обратной стороне бланка ИНВ-15 должна отображаться информация о даче объяснений материально-ответственного лица . А также здесь же указывается решение руководителя организации. Это может быть вынесение выговора, увольнение.
Пример оформления
В процессе приемки товаров может быть обнаружена их недостача. Она может быть вызвана как ошибкой поставщика (к примеру, недовложение), так и пропажей товаров в процессе транспортировки. В любом случае, оприходовать покупатель должен фактически поступившее количество товаров, а на недостающее количество составить соответствующий акт. Этот акт в дальнейшем будет являться основанием для урегулирования возможных претензий с поставщиком и транспортной компанией. О том, как можно оформить такой акт, расскажем в нашей консультации.
Акт недостачи при приемке товара: бланк
Единой, обязательной к применению формы акта о выявленной недостаче товара нет. Поэтому организация может разработать такой акт самостоятельно, взяв за основу, к примеру, форму № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132). Какой бы вариант акта организация ни выбрала, важно обеспечить наличие в форме такой первички обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
— наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.
Как правило, акт будет подписываться организацией-покупателем и представителями транспортной организации. Конечно, было бы лучше привлечь к подписанию акта и представителя продавца, если есть такая возможность, а также включить в состав лиц, составивших акт, представителя независимой организации. Соответственно, и количество экземпляров необходимо столько, сколько задействовано сторон. Обычно такой акт составляется в 3 экземплярах - для покупателя, продавца и транспортной организации.
Форму применяемого организацией акта о выявленной недостаче товара необходимо закрепить в .
Пример бланка акта недостачи товара при приемке скачать можно по ссылке ниже.
Акт о недостаче товара при приемке (Word): .
Прием товара – ответственная процедура, требующая полного внимания от производящих ее сотрудников. Необходимо не только принять, распределить и зарегистрировать поставку, но и проконтролировать качество доставленной продукции.
В случае несоответствия, порчи во время транспортировки или погрузки-выгрузки, поврежденный, бракованный или утерянный товар нужно также официально зарегистрировать. В большинстве случаев именно для этого составляется акт о недостаче товара.
Что собой представляет данный документ
Подобный акт – это официальный документ, в котором зафиксировано в четкой форме с цифрами, количеством и описанием несоответствие фактического наличия товара с заявленным в приходных накладных .
Он выполняет две основные функции:
- статистическую – показывает уровень организации производства, работу администрации и других сотрудников. Ведь если на предприятии установлены строгие порядки, и все процессы контролируются, недостачи минимальные;
- отражает сумму, на которую компания понесла убытки и которая должна быть компенсирована для поддержания баланса доходов и расходов предприятия.
Эта бумага необходима при составлении годовой отчетности и во многих других случаях.
О том, как оформляется поступление товара в программе 1С, смотрите на следующем видео:
Когда он используется
Акт о недостаче товара составляется не только при приеме или отправке товара. Он обязателен и при инвентаризации на производстве. Есть допустимые нормы, которые относятся к естественным расходам производства. Если они не превышены, недостающий товар списывается. Если превышены – вина возлагается на тех, кто несет ответственность за учет и сохранность продукции или же виноват в утере, порче и т. д. В этом случае убытки возмещает он.
Товар может пострадать вследствие стихийных бедствий и непредвиденных обстоятельств – пожаров, ограблений, наводнений и пр. В этом случае также необходимо составить бумагу.
После заверения директором предприятия документ можно передать в страховую компанию для возмещения убытков.
Если же недостаток обнаружен при получении продукции от поставщика, акт передается ему с целью получить разъяснения и компенсацию. В любом случае, документ должен быть составлен и заполнен аккуратно, грамотно и правильно, в соответствии с действующим законодательством Трудового Кодекса РФ. От этого зависит успех дела о возмещении убытков, особенно, если оно будет рассматриваться в судебном порядке.
Что в него нужно включить
В документе обязательно должны быть такие графы:
- место и дата составления акта;
- список участников комиссии, проверяющей товар;
- информация о грузоотправителе и грузополучателе;
- если товар доставлялся контейнером, информация о состоянии транспортного средства, наличие и состояние пломб;
- если он хранился на складе – условия хранения;
- описание и количество недостающего товара;
- его стоимость, в том числе и НДС;
- указание, на кого возлагается вина по недостаче полученного или инвентаризированного товара.
Он обязательно должен быть заверен подписями всех лиц, принимавших участие в проверке наличия товара и составлении документа. Их должно быть не менее трех
. Для индивидуального предпринимателя достаточно одной подписи.
После того, как акт составлен по всем правилам, его передают в бухгалтерию предприятия. Если таковая отсутствует – лицу, исполняющему обязанности главного бухгалтера. Он проводит сверку, заверяет документ и дальше направляет его на подпись непосредственно к генеральному директору. На бумаге должна стоять круглая печать.
Если директор хочет взыскать убытки с ответчиков, заявление об этом должно быть составлено и подано не позднее чем через месяц после официального заверения данного акта.
Ситуация, когда получатель груза, ждавший прибытия товара, наконец-то с радостью получает его, знакома многим. Однако случается так, что такие моменты омрачены различными обстоятельствами.
Например, нехваткой части перевозимого груза, которые должны присутствовать в общем объёме. В таких случаях возникает необходимость правильно составить акт о недостаче груза при перевозке.
От выполнения всех необходимых действий, будет зависеть дальнейшая судьба недопоставленных вещей. В нашей статье мы поведаем об основных и наиболее важных элементах процедуры составления акта.
В этой статье:
Какие нужны документы при недостаче груза при перевозке
Документальная основа всегда является одной из необходимых составляющих. Все обстоятельства должны быть зафиксированы.
Кто знает, какое развитие событий ожидает получателя в дальнейшем? Может быть, транспортная компания признаёт свою вину без лишних вопросов, а может наоборот, будет делать все, чтобы избежать выплат за недостачу товара.
Исходя из таких положений, нужно проявить предельную внимательность и быть готовым к составлению акта, в случае если произошла недостача груза при перевозке.
Документы, которые необходимы для его правильного написания мы перечислили ниже:
- Документы, подтверждающие полномочия лица, выполняющего приёмку груза.
- Документ, имеющий в своём составе перечень (комплектность) перевозимого имущества (как правило, это товарная накладная, спецификация на товар и др.).
- Документ, на основании которого производится перемещение товара (договор доставки, заказ-наряд).
- Документ, подтверждающий право осуществлять перевозку, а также передачу груза (доверенность на водителя или экспедитора, на других лиц уполномоченных осуществлять такие действия).
- В некоторых случаях, в зависимости от специфичности груза, могут потребоваться и другие документы.
Правила составления акта при недостаче груза
Во многих случаях, установлены определённые процедуры, прохождение которых должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством о грузоперевозках. В противном случае, документы, появляющиеся в результате таких действий, будут ничтожными.
Процедура написания акта тоже имеет свои обязательные моменты. Поэтому, когда обнаружена недостача груза при перевозке, следует действовать согласно утверждённому алгоритму.
Изначально нужно знать, что должен содержать акт. Среди его пунктов мы выделим наиболее важные, к ним относятся:
- Сведения о времени, дате и месте написания документа
- Ф.И.О. занимаемые должности лиц, производящих процедуру
- Упоминание об основаниях, в связи с которыми потребовалось составление акта
- Конкретное описание недостающего и в каком размере
- Подписи всех участвующих в процедуре лиц
Здесь следует уточнить, что содержание не является единственным требованием. Об остальных неотъемлемых обстоятельствах, мы проинформируем ниже. Читайте статью дальше.
На что ещё обратить внимание
Прежде всего, это временные промежутки, которые нужно соблюдать. Законодатель чётко даёт понять, что составление акта должно произойти в день обнаружения недостачи. Однако в случае невозможности осуществить фиксацию в вышеуказанный срок, это должно произойти в течение следующих суток.
Данная процедура предусматривает и отказ от участия представителей транспортной компании в составлении акта. Тогда, получатель груза вправе осуществить все необходимые действия без участия транспортников. Вместе с тем обязательно следует уведомить их о принятии такого решения.
Кроме всего прочего, законодателем предусмотрен, и отказ перевозчика поставить свои подписи на документе. В этом случае, должны быть изложены основания для отказа.
По завершении составления акта, в товарной накладной делается соответствующая отметка о совершённых действиях.
В случаях, проведения экспертиз, необходимых для установления всевозможных явлений, заключения экспертов прилагаются к акту, который, должен быть написан в количестве экземпляров, соответствующему числу участников, но не менее чем в двух.
Передача акта транспортной компании
Сам акт, со всеми прилагающимися к нему документами, является дополнением к претензии. А претензия перевозчику о недостаче груза, обычно должна быть написана и передана транспортникам в течение шести месяцев.
Претензионный порядок рассмотрения споров, вытекающих из перевозок, установлен законом и является обязательным. Обращение в судебные органы без соблюдения претензионного порядка не допускается.
Также законодательством установлен срок рассмотрения транспортными компаниями претензий, поступающих к ним. Как правило, это тридцатидневный отрезок времени. Если претензионный порядок не принёс ожидаемых плодов, у заинтересованной стороны появляется право на обращение в суд.
Вообще следует подчеркнуть, выяснение кто прав, а кто виноват, при разрешении споров с транспортными компаниями дело довольно хлопотное. Поэтому при возникновении таких ситуаций, лучше воспользоваться опытом грамотных юристов.
Ведь и процесс доказывания, различных обстоятельств, и составления документов, требует профессионализма и юридических знаний.
Итак, обнаружив несоответствие груза, не стоит пускать все на самотёк. Не следует верить транспортной компании на слово. В качестве страховки необходимо составить акт о недостачи груза. Образец вы можете скачать с нашего сайта.
Вместе с тем, нужно помнить, что составляя оговорённый акт, необходимо соблюдать все предписанные законодательством процедуры. Кроме того, необходимо чётко понимать, что сам акт это прилагаемый к претензии документ.
При осуществлении фиксации произошедшего нельзя допускать нарушения сроков, как при составлении акта, так и при подаче претензии, которая в свою очередь, является обязательным условием для разрешения возникшей ситуации.
Не лишним будет и напомнить о том, что помощь арбитражного юриста, при таких раскладах просто необходима. Упущение каких-либо важных моментов, может обернуться серьёзными убытками.
