План рабочего дня и плюсы планирования. Секретарь – ваш помощник

Закрытые группы, в которых проходит курс «Стодневка - экспедиция к новому Я» , превращаются в творческие лаборатории. Работа кипит, новые идеи и открытия возникают непрерывно.

Стодневщики публикуют свои отчеты о продвижении к целям, фиксируют и обсуждают опыт применения инструментов для интересной, продуктивной и радостной жизни. Получается такой насыщенный питательный бульон, поварившись в котором на протяжении 100 дней, «ты уже никогда не будешь прежним»:)

Чтоб вы представляли, как это выглядит, мы выбрали две недавних публикации участников экспедиции, чья стодневка заканчивается в канун Нового года. Речь шла о ежедневном планировании. Как известно, работе свойственно занимать все отпущенное на нее время. А ведь есть еще обучение, хобби, забота о здоровье, есть новые цели, которые хочется достичь. При этом нет никакого желания становиться бешеной белкой в колесе. Ведь главная цель стодневки - научиться проживать радость, испытывать удовольствие от процесса:)

Вот как с этой задачей справляются стодневщики.

Владимир Курсов : Как я составляю план дня

Планирование дня - один из важных элементов во всем этом процессе [в стодневке]. Вне зависимости от того, как выстраивается день, так же выстраивается и вся работа по моей самодисциплине в стодневке. Объясню, почему. Потому что количество задач и плотность, с которой их необходимо решать, превышает пределы времени, которое вообще в дне существует.

За вычетом времени на сон ежедневно мы имеем 16 часов продуктивного времени. Нужно распределить это время так, чтобы успеть выполнить задачи из моего обычного чек-листа и плюс к этому достигать цели, которые я поставил перед собой на эту стодневку. Одно совершенно не зачеркивает другое, по логике, дополняет. Но все задачи входят в некоторую конкуренцию между собой, и решаются те, которые необходимо решать в первую очередь.

Чтобы они решались эффективнее, работа велась безостановочно и я не попадал на большое количество штрафов, то чем я эффективнее организую свой день, тем меньше будет у меня факапов. Те же штрафы и баллы, которые я ставлю себе за сделанные или не сделанные пункты чек-листа, очень наглядно показывают, насколько эффективно я планирую. Это две взаимосвязанные вещи.

Сейчас я расскажу, как планирую свой день, что я для этого использую и каким образом это помогает мне делать большое количество дел.

В моем чек-листе самодисциплины 21 пункт:

1. Встаю в 7.30,
2. Ложусь в 00.00.
3. Веду дневник - 30 минут.
4. Медитация - 30 минут.
5. Книги, или видео, или блоги - 30 минут.
6. Спорт в течение 2 часов, бег или флайфит.
7. Английский язык 4 раза в неделю.
8. Пост в Facebook по поводу своей самодисциплины или стодневки.
9. 100 новых контактов в неделю (это 17 в день).
10. Тренирую шпагат.
11. Не опаздываю на встречи.
12. Делаю финплан каждый день.
13. Записываю по одному аудиокасту, который я сейчас пишу.
14. Тренирую 1 из 8 способов креативности.
15. Фокусируюсь на важных задачах не менее 3 часов в день.
16. Веду хронометраж.
17. Финалю одну важную задачу в день.
18. Пишу отчет по задачам раз в неделю.
19. Ответы на вопросы - 15 минут в день.
20. План на день.
21. Звонки друзьям.

Это задачи, которые я дал себе слово выполнять ежедневно. А еще у меня есть цели и задачи, которые нужно решать, чтобы достичь целей. И то, и другое складывается в план дня, в котором я должен распределить свой временной ресурс таким образом, чтобы успеть все.

Отдельная история - это встречи. Возможно, я просто выделю для них отдельный блок в плане недели. Но об этом позже. Сейчас я просто хочу для себя это отметить.

Для планирования дня я использую три источника необходимой мне информации.

1. Чек-лист

Это то, что я делаю ежедневно. Мои личные задачи, которые нужно выполнять для прокачки навыков, которые позволят мне потом достигать тех целей, которые я перед собой ставил, и эти навыки и цели соотносятся с семью направлениями в жизни, в которых мне хочется развиваться и расти.

Мои семь направлений для развития выглядят так:

Первое направление - это обучение, учеба и саморазвитие.

Второе направление - это личные отношения, семья, близкие, друзья, общение с ними.

Третье - это бизнес, для кого-то это работа и карьера.

Четвертое - это досуг, отдых и развлечения.

Пятое - это спорт и здоровье.

Шестое - общественная деятельность, помощь окружающим.

Седьмое - это финансы и материальные ценности.

На данный момент я прокачиваю не все направления, а те, которые у меня провисают.

2. План недели

Для каждого дня недели у меня есть план, состоящий из обязательных блоков.

Первый блок - это личное время. Туда входит учеба, спорт и саморазвитие.

Второй блок - это текучка, рабочее время. В текучку входит все, что нужно сделать срочно, или то, что отложено с другого дня.

Третий блок - это фокус на важных делах (он связан с блоком «Рабочее время»). Минимум три часа в день для решения важных задач, которые я сам себе определяю. Важные задачи складываются из целей, которые я себе поставил. У меня есть список задач, по целям, которые нужно достичь в ближайшее время.

Четвертый блок называется «буфер». Это паузы, которые нужны для того, чтобы разделять блоки рабочие, личные. Сюда входят перемещения по городу, еда и, возможно, какое-то короткое общение с людьми.

Пятый блок - «ООО». Это не общество с ограниченной ответственностью, как можно было подумать, а «общение, отдых и общественно-полезная деятельность». В этот блок входит общение с близкими - с семьей, друзьями плюс какая-то полезная деятельность. Я, к примеру, даю бесплатные консультации по маркетингу, три консультации в месяц. И это такая моя отдача в мир небольшая. Еще есть другие темы, но это неважно.

Блоки зависят от некоторых реперных точек, привязанных ко времени. Например, три раза в неделю у меня английский язык - по понедельникам, средам и пятницам. Начинается он в 19.00, и я от него отталкиваюсь, планируя блок «Личные дела», в который у меня входит обучение, спорт и здоровье. На этот блок я отвожу пять часов ежедневно.

Или, например, по средам я работаю директором по маркетингу в группе строительных компаний. Моя работа начинается в 10 утра, соответственно, формируя рабочий блок на среду, я отталкиваюсь от этого. Блок «Рабочее время» тоже занимает пять часов. Сюда входит текучка и фокус на важном.

На «ООО» я отвожу 3-4 часа.

То есть, получается три основных блока (это «Личное время», «Рабочее время» и блок «ООО»), а промежутки между ними занимает «Буфер». Буфер нужен для того, чтобы переключиться с одного блока на другой. И блоки по пять часов нужны для того, чтобы концентрироваться на каких-то задачах более четко. Если я начинаю перескакивать с одной задачи на другую, то не успеваю концентрироваться. Поэтому блоки разделены именно таким образом.

У самых важных блоков - «Рабочее время» и «Личное время» - еще есть некоторое разделение, такая матрица срочности и важности по Стивену Кови.

Квадрат важности

Существуют важные и неважные дела, существуют срочные и несрочные.
Если сделать ось вертикальную и горизонтальную, по вертикальной условно написать важные, неважные, а по горизонтальной написать срочные, несрочные, то у вас получится четыре квадрата:

первый квадрат - это будет срочные и важные,
второй квадрат - это будет важные, но несрочные,
третий квадрат будет срочные неважные
четвертый квадрат будет неважные несрочные.

Как правило, людей всегда тянет в четвертый квадрат и в третий: это срочные неважные и несрочные неважные. Например, зайти полистать Фейсбучек, или позалипать в Инстраграме, или поболтать ни о чем с коллегой.

Моя задача - сделать так, чтобы основное время я тратил на второй квадрат - это важные, но несрочные дела. Это действительно тот квадрат, который мы постоянно откладываем, но эти дела нужно делать. А в текучке я занимаюсь срочными важными делами, такими, как возникающие какие-то «пожары» плюс все дела, которые необходимо делать по работе, но они просто запланированы на это время.

Это то, что касается второго источника, исходя из которого, я планирую день.

3. Список задач на неделю

Он складывается из тех задач, которые ведут к достижению целей, которые я перед собой ставлю. Цели, в свою очередь, проистекают из моих жизненных принципов, из моих жизненных амбиций и установок, которые лежат в основе некоей идеологической платформы, которую я сам для себя составляю. Своего рода личная миссия.

Получается логичная система:

Миссия определяет цели.

Из целей появляются задачи.

Задачи, разбиваются на более мелкие подзадачи, все это идет в план на неделю.

Из плана на неделю составляется список важных дел и список текущих и срочных.

Эти дела все распределяются в течение дня по блокам.

Система выстраивания планов на день выглядит следующим образом.

Я беру свой чек-лист с 21 темами на прокачку.
Я беру список задач на неделю из важных и срочных.

Я беру свой шаблон дня на конкретный день недели.

Исходя из всего этого, в ПЛАН ДНЯ (специальную бумажку) вписываю все то, что мне нужно в течение дня решить.

План дня состоит из часовых блоков. Каждый час разделен по 15 минут.
В каждый пятнадцатиминутный отрезок я вписываю то, что мне нужно сделать за сегодня. Формирую блоки.

В блок «Личное время» я вписываю все, что связано с дневником, медитациями, чтением книг, спортом, английским языком и т.д.

В рабочий блоки вписываю задачи, которые мне необходимо решить, которые у меня записаны в моем ежедневнике в задачах на неделю и текущих задачах.

Получается единая табличка «План на день», а дальше я стараюсь по времени соответствовать тому, что записано в каждом часе.

Естественно, это получается не всегда. Но чтобы не расслабляться и не привыкнуть все списывать на форсмажор, я «штрафую» себя за невыполнение плана.

Чем это круто? Мне больше не нужно заморачиваться, что же мне сейчас делать. Когда у вас в башке куча задач и вы не можете определиться, что для вас на данный момент важно, приоритетно, вы берете свой план на день - а там уже все написано.

Плюс еще в плане на день я помечаю три важных дела, которые необходимо сделать обязательно сегодня, три важных задачи, чтобы они были перед глазами, и я не отвлекался, и мог на них сфокусироваться, и понимал, что конкретно у меня сегодня в моих задачах стоит.

Антон Королев : Немного об оперативном планировании

1. Я живу по календарю - недели, дни, время дня. Я ничего не помню и не держу в голове. Вернее, конечно, помню, но сделал так, что помнить мне не надо. Со мной всегда планшет или ноутбук, где я могу посмотреть.

Два устройства - потому что техника ломается. Мое прошлое - это продажа систем бесперебойного питания, где основной целью служило создание системы, которая позволяет непрерывно работать, несмотря на возможные непредвиденные события. Поэтому есть только один ответ - структурная избыточность. Другими словами, у машины должна быть «запаска»:)

Если меня спросят, могу ли я потратить свое время, я скажу: «Минуточку... мне надо посмотреть в календарь».

2. Я помню, что календарь - лишь форма, поэтому я легко меняю свои планы в зависимости от необходимости и собственных целей. За одним исключением. Мои пункты - это встречи, встречи - это ожидания людей, обещания и прочее. Если дело касается моих собственных обещаний, то такие встречи я стараюсь не двигать до последнего. Ну и стараюсь никому и никогда не обещать свое время! Поверьте, это очень хорошее правило. Время - актив, который должен быть максимально доступен нам самим. Если у вас нет времени, то вы ничего не сможете.

3. Я заканчиваю и начинаю день с ревизии собственных планов... Быстро, что за чем идет и почему, что необходимо сделать на перспективу. Я ничего не расписываю, я смотрю, насколько мое расписание согласуется во времени. Если у меня бизнес-ревью через пару недель, я резервирую дни на подготовку, за неделю назначаю нужные мне встречи и запрашиваю информацию.

Вся наша деятельность - это всегда баланс запланированного и непредвиденного, поэтому так же как в управлении проектами (а это, по сути, и есть управление проектом себя) у вас должен быть резерв, используя который вы сможете компенсировать непредвиденные события.

Чем выше уровень вашего личного мастерства, тем больший процент событий вы можете использовать себе в плюс. В этом надо становиться гуру. Если вы умеете обращать любые непредвиденные события себе на пользу, вы можете плевать на любые цели и планы. Вы преуспеете. Возможно, ценой отношений с близкими людьми, но лично преуспеете. Я не гуру и ценю отношения, поэтому я закладываю резерв и здесь.

Я выстраиваю в голове процесс, последовательность шагов в цели. Не абстрактно, а на уровне нотации IDEF0. Технология функционального моделирования, выученная в институте.

Смысл в том, что план - ничто, пока вы не знаете, что конкретно вы имеете на выходе каждого шага и что становится входом для шага следующего.

4. Я не сторонник механизации, я сторонник системности. Система остается системой, пока в порядке связи между компонентами. Большинство планов, которые я встречаю, не отличаются системностью, и где-то в середине вполне уместен классический вопрос: «А теперь скажите, господа, в каком году у швейцара умерла бабушка?» Много пунктов и ноль связей.

Я всегда следую правилу: оценивать свои планы по связям между пунктами. Это очень хорошо прочищает мозги. «Что конкретно произойдет со мной после недели фрирайтинга?» Если я этого не знаю, никто и никогда этого не узнает.

Всегда начинайте с вопросов «зачем? и для чего?» Ибо прогрессом движет лень. Мое понимание дисциплины - это отказ от всего лишнего. Потраченное непонятно на что время вернется к вам разве что снисходительной улыбкой вечности.

5. Вытекает из четвертого. Если встреча и пункт важны для меня, я фиксирую их результат. На западе это зовется minutes of meeting или MoM. И вот тут-то действительно нужен СМАРТ: что, кто, когда и как.

Открою секрет, а может, просто сотрясу воздух: я думаю, что технология СМАРТ-целей родилась для постановки целей другим, чтобы потом их было удобно проверять, а не себе. СМАРТ цели для себя - это раздвоение личности на цензора и жертву.

«А что если нет? Не сложилось».

Делать как в известной поговорке: «Опыт - это то, что вы получаете вместо того, что вы хотели». Заниматься самоуспокоением? :)

Есть отличный вопрос: «Если вы молодцы только тогда, когда достигаете целей, то кто вы, когда не достигаете?»

Я исхожу из этого и действительно стараюсь уважать себя и не зажимать тем, что мне не нужно. Не слишком выходит, но последнее время я списываю это на то, что слишком много у меня контактов, связей, а значит ожиданий, обязательств и прочего. Поэтому попадаются цели, которые нужны не мне. Я их воспринимаю как необходимое зло, ставлю их себе почти по СМАРТ, а основное время трачу на поиск выгоды для себя из нее.

Помимо опыта, конечно:)

Созрели для перемен? Осуществите их в проекте «Стодневка – экспедиция к новому Я

«Стодневка» - это среда для развития. Погрузившись в нее, за 100 дней вы сможете не только достичь цели, но и разобраться в себе, прояснить свои ценности, научиться радоваться жизни здесь и сейчас, а не когда-нибудь, когда исполнится желаемое.

Вам не придется прикладывать сверхусилия. Правило маленьких шагов помогает двигаться к целям спокойно и непрерывно.

• Автор и ведущий курса - .
• Курс проходит в закрытой социальной сети в команде единомышленников.
• На данный момент в проекте уже приняли участие 2259 человек, большинство - не по одному разу.
• Инструменты стодневки - фрирайтинг, работа с планом дня, трекинг привычек и многое другое.
• Оплатив курс однажды, вы получаете право проходить стодневку сколько угодно раз.
• Узнать подробности, задать вопросы и записаться на курс можно на http://stodnevka.ru .

Скачать бесплатно несколько писем курса можно .

Планирование дел на день - чтобы скачать файл "план рабочего дня", кликните по картинке

Планирование дел на день для компьютера примеры - чтобы скачать шаблон образец план дел на день кликните по картинке с примером выше.

План на день - подготовка бланка списка плана дел на день.

Всё, ваш рабочий блокнот план дел на день готов.

Почему удобнее сделать самому: потому что, вы можете учесть все хотелки в вашем плане дел на день . Просто внесите нужные вам изменения в скаченный шаблон excel-файл бланка "план дня".

Перед тем, как делать блокнот для вашего списка дел на день, попробуйте удобно ли вам как в файле или что-то нужно подкорректировать - изменить.

Для этого просто распечатайте несколько листов "план дня" на принтере. И планируйте каждый свой рабочий день на распечатанном вами листе.

Через несколько дней такого планирования Вам будет понятно оставляете так как есть, или что-то измените (например: изменить начало рабочего дня, или вам захочется вместо надписи "Лягушка", добавить картинку лягушки). После этого можно будет уже покупать блокнот и делать как описано выше, а полоска-закладка в сделанном блокноте задач на день будет вам просто напоминать, куда и что в этом блокноте записывать.

План на день - как пользоваться этим блокнотом со списком дел на день.

1. Лист прошедшего дня - в карман .
   Вечером перед уходом с работы лист сегодняшнего дня из блокнота вырываете и кладете в карман.
2. Вечером выпишите на новый лист план дня на завтра .
   Из файл ехсель планировщик задач планирования работы на неделю и месяц (файла excel на вашем ПК) выписываете на новый лист блокнота план дня на завтра. Линейка с датой, главными результатами дня и шкалой времени сделанной вами линейки-планировщика на блокноте будут для вас ориентирами что и куда на листе блокнота записывать. (Три главных наилучших результата дня это то, чего вы завтра хотите достичь-сделать, т.е. самые важные завтра дела для вас).
3. Закройте рабочий день в своей голове .
   Когда пришли домой, достаете из кармана вырванный лист сегодняшнего дня, подумаете над главным событием вашего дня , над тем, достигли ли Вы запланированных результатов дня, отпразднуете победу дня и с удовольствием выкидываете лист - день закрыт, завтра будет новый день, план дня на завтра у вас уже готов см. выше.

P.S. Эти странные на первый взгляд ритуалы вечером с вырванным листом помогают закрыть день в вашей голове, т.е. до завтрашнего дня можно обо всём забыть и расслабится. Каждый день как пятница.

P.P.S. Перед сном лучше почитать книгу и сделать упражнения для снятия напряжения это успокоит психику. Забудьте вечером про телевизор, FaceBook и VK (владельцы соц. сетей вряд ли вам доплачивают за наполнение соц сетей новым контентом).

P.P.P.S. Если вам лень делать блокнот - план дня, то можно просто каждый день распечатывать по новому листу этого шаблона бланка из скаченного файла и записывать план дел на завтрашний день прям на этом листе.

P.P.P.P.S. Основные принципы планирования своего времени рабочего и не только рабочего на странице

Пытаясь разобраться в вашей жизни, вы столкнулись с проблемой. А может, вы просто хотите упорядочить ваш день. И это всего лишь пара примеров, когда вам нужен план. На самом деле причин может быть бесконечное множество. На первый взгляд, составление плана может показаться очень сложной задачей. Но немного трудолюбия, небольшое количество творчества, и вы сможете составить хороший план для достижения своих целей.

Метод первый. Создайте план на день

1. Сядьте с листом бумаги

Это может быть блокнот, тетрадь или . Выберите то, что удобно вам. Составьте список того, что вам нужно выполнить за день. Включите в список каждую встречу и договорённости, которые у вас есть. Какие у вас цели на день? Желаете вы заняться спортом, или же, наоборот, это день релаксации? Какие задачи вам нужно абсолютно точно закончить?

2. Составьте себе расписание

Во сколько вы должны покончить с вашим первым заданием или проектом? Запишите каждую мелочь, начиная с той, которую нужно выполнить сначала, затем следующую и так напишите на целый день. Убедитесь, что вы ничего не забыли. Конечно же, каждый день разный, и поэтому каждый день план будет другим. Базовый план может выглядеть, например, так:

• 09:00– 10:00 - добраться до офиса, проверить почту, ответить на письма.
• 10:00– 11:30 - встреча с Максом и Катей.
• 11:30– 12:30 - проект № 1.
• 12:30– 13:15 - обед (здоровая пища!).
• 13:15– 14:30 - анализ проекта № 1, встретиться с Сергеем и обсудить проект № 1.
• 14:30– 16:00 - проект № 2.
• 16:00– 17:00 - начать проект № 3, подготовить вещи на завтра.
• 17:00– 18:30 - уйти из офиса, зайти в спортзал.
• 18:30– 19:00 - зайти за продуктами.
• 19:00– 20:30 - приготовить ужин, отдых.
• 20:30– … - в кино с Машей.

3. Переориентируйте себя каждый час

Очень важно воспользоваться удобным моментом после определённого времени, чтобы проанализировать, насколько продуктивным вы были на протяжении этого времени. Сделали ли вы всё, что вам нужно было сделать? Затем дайте себе минутку для перезагрузки, закройте глаза и расслабьтесь. Так вы сможете эффективно перейти к следующей задаче, которую вам нужно выполнить.

4. Проанализируйте ваш день

Когда вы покончите с большей частью вашего дня, найдите минутку, чтобы посмотреть, придерживаетесь ли вы вашего плана. Закончили ли вы всё, что было запланировано? Где вы сделали ошибку? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекает, и как вы можете бороться с отвлекающим вас фактором в будущем?

Метод второй. Создайте план на жизнь

1. Создайте общие цели, которые вы хотите достичь в вашей жизни

Как вы хотите развиваться? Чего вы хотите добиться в своей жизни? Думайте об этом, как о «списке жизни». Помните фильм «Достучаться до небес»? Вот именно это и есть список жизни. Это должны быть именно те цели, которые вы действительно хотите достичь, а не те, которые вы считаете нужными. Иногда бывает полезным разбить цели на категории для лучшей визуализации. Категории могут быть, например, такими:

• карьера;
• путешествия;
• семья/друзья;
• здоровье;
• финансы;
• знание;
• духовность.

Цели могут быть, например, такими:

• Написать и издать книгу.
• Побывать на каждом континенте.
• Создать семью.
• Похудеть на 10 килограмм.
• Накопить денег на образование моих детей.
• Закончить институт.
• Узнать больше о буддизме.

2. Создайте некоторые конкретные цели с определённой датой выполнения

Теперь, когда у вас есть общие цели, которые вы хотите достичь в своей жизни, пора создать некоторые определённые цели. И обязательно назначить дату выполнения цели. Пара примеров:

• Отправить книгу 30 изданиям до июня 2016 года.
• Отправиться в путешествие в Южную Америку в 2015 году, а в Азию - в 2016-м.
• Иметь вес 70 килограмм в январе 2015 года.

3. Оцените вашу реальность и где вы находитесь прямо сейчас

Будьте честны сами с собой и реально оцените вашу нынешнюю жизнь. С помощью целей, список которых вы составили, оцените точку, в которой вы находитесь прямо сейчас. Например, ваша цель - издать книгу, а конкретно - отправить её издателям в июне 2016 года. А сейчас у вас есть только половина рукописи, и вы не уверены, что вам нравится первая половина.

4. Определитесь с тем, как вы будете достигать своих целей

Какие шаги вы предпримете, чтобы быть в состоянии достичь своих целей? Определите шаги, которые вам нужно сделать, и запишите их. Например, для нашей книги с сегодняшнего дня и до ноября 2014 года нам нужно:

• повторно прочитать первую половину книги;
• закончить писать свою книгу;
• переработать аспекты книги, которые мне не нравятся;
• правка грамматики, пунктуации, орфографии и т. д.;
• дать почитать привередливым друзьям;
• найти издателей, которые рассмотрят мою книгу;
• отослать рукопись издателям.

5. Запишите шаги для достижения ваших целей

Вы можете сделать это в любом формате, который вам больше нравится, - написать от руки, на компьютере или нарисовать. Поздравляю! Вы только что создали свой жизненный план.

6. Пересматривайте свой план и корректируйте его

Как и всё в этом мире, ваша жизнь изменится, и ваши цели тоже могут измениться. То, что было важно для вас в 12 лет, может быть не так важно, когда вам 22 или 42 года. И это нормально - менять ваш жизненный план, потому что это показывает, что вы в курсе изменений, которые происходят в вашей жизни.

Метод третий. Решайте проблемы с помощью плана

Часть первая: определение проблемы

1. Осознайте проблему, с которой вы столкнулись

Иногда самой сложной частью создания плана является то, что вы не знаете, в чём проблема. Часто проблема, с которой мы столкнулись, создаёт ещё несколько проблем. Беда, как говорится, не приходит одна. То, что вам нужно сделать, - найти источник проблемы. И это именно то, с чем вам нужно разобраться.

Ваша мама не позволяет вам провести четыре недели у друга в горной хижине. Это проблема, но где же источник этой проблемы? Вы получили двойку по алгебре. И именно это является причиной, почему ваша мама не отпускает вас к другу на каникулы. И эта двойка - именно та проблема, которую вам нужно решить.

2. Определите, какого результата вы надеетесь добиться, решив вашу проблему

Какой цели вы надеетесь достичь, решая проблему? Сосредоточьтесь на достижении вашей цели. Остальное придёт само собой.

Вашей целью является улучшение вашей оценки по математике хотя бы до четвёрки. Параллельно с этим, улучшив свои познания в математике, вы надеетесь, что ваша мама отпустит вас к другу на каникулы.

3. Выясните, почему возникает эта проблема

Какие из ваших привычек поспособствовали возникновению проблемы? Выделите немного времени, чтобы проанализировать причины возникновения проблемы.

Ваша проблема состоит в том, что вы получили тройку по математике. Подумайте, что могло привести к этому: может, вы много разговаривали с другом на уроке. Или же не делали домашнее задание по вечерам из-за тренировок по футболу, например.

4. Рассмотрите внешние факторы, способствующие возникновению проблемы

Многие проблемы возникают из-за каких-либо ваших действий. Но не стоит забывать и о внешних факторах, работающих против вас. Рассмотрим пример. Вы получили по математике плохую оценку, которую необходимо исправить. Причиной тому может быть непонимание объяснений преподавателя по этой теме, а не то, что вы говорили с другом.

Часть вторая: найдите решение и создайте план

1. Найдите несколько возможных решений вашей проблемы

Вы можете просто записать все возможные варианты на клочке бумаги или воспользоваться одним из методов мозгового штурма. Таким, например, как ментальная карта. Какой бы способ вы ни выбрали, вы должны учесть обе возможности возникновения проблемы: ваша вина и факторы, не зависящие от вас.

Решение проблемы общения с другом на уроке:

• Сидите на уроках как можно дальше от ваших друзей.
• Объясните вашим друзьям, что вы не усваиваете информацию на уроке и получаете плохие оценки. Так что вам нужно сосредоточиться на уроке.
• Если вы сидите на закреплённом за вами месте, попросите учителя пересадить вас, чтобы вы могли лучше сосредоточиться.

Решение проблемы невыполненного домашнего задания из-за тренировки по футболу:

• Сделайте часть домашнего задания во время обеда или во время перерыва. Так вам останется меньше работы на вечер.
• Придерживайтесь распорядка. После тренировки вы должны поужинать и сделать домашнее задание. Поощрите себя просмотром телевизора после того, как сделаете уроки.

Решение проблемы непонимания алгебры:

• Пусть вам поможет одноклассник, который может прояснить все непонятные для вас моменты.
• Попросите помощи у учителя. Объясните, что вы не понимаете материал и нуждаетесь в дополнительном объяснении.
• Займитесь математикой с репетитором.

2. Создайте план

Итак, вы провели мозговой штурм и поняли, в чём ваша проблема. Теперь выберите наиболее действенные, по вашему мнению, решения проблемы и запишите план для себя. Повесьте план где-нибудь, где он чаще всего будет попадаться вам на глаза. Ваш план улучшения вашего уровня по математике должен выглядеть так:

План по улучшению в течение четырёх недель

1. Сказать Кате, что на уроках я не могу с ней говорить. Если это не поможет, то пересесть от неё.
2. Каждые вторник и четверг делать уроки во время обеда. Так у меня останется меньше заданий, которые нужно сделать после тренировки.
3. Каждые понедельник и среду посещать факультатив по математике. Цель: через четыре недели улучшить свой уровень с тройки минимум до четвёрки.

3. Проанализируйте первую неделю

Сделали ли вы всё, что планировали? Добились ли вы успеха? Какие ошибки вы допустили? Сделав хороший анализ, вы сможете избежать ошибок в дальнейшем.

4. Не теряйте мотивацию

Придерживайтесь своего плана до тех пор, пока не достигнете цели. Не стоит останавливаться на полпути. Если один день вы не придерживались плана, проследите, чтобы это не повторилось снова. Если же вы видите, что этот план не работает, подумайте, что же с ним не так, и напишите новый план.

Составление плана на день важная задача которая относится к сфере управления и распределения временем. Ранее мы рассматривали основные методики постановки жизненных целей, и как известно каждая цель должна быть разделена на более мелкие задачи, которые нужно выполнять для получения конечного результата и чем более правильно Вы будете распределять свои ресурсы для решения этих задач, тем быстрее Вы достигнете поставленной цели.

В каждом деле наш основной ресурс - это время. Мы всегда думаем, что имеем довольно большое количество времени и у нас есть большой его запас, но если посмотреть на это с другой точки зрения, каждая потраченная минута времени уходит безвозвратно, и главное то, насколько мы эффективно расходуем временный ресурс. Поэтому очень важно составить план работы на день, который поможет вам правильно расставить приоритеты.

В течение дня нам не всегда удается выполнить все поставленные задачи которые мы себе наметили и не всегда получается так, что самые важные задачи выполняются в первую очередь.

Нам попалась на глаза очень интересная методика которая помогает сформулировать и идентифицировать задачи распределяя их в зависимости от приоритетности, таким образом план работы на день составляется наиболее эффективно. Данная методика называется матрица Эйзенхауэра.

Основная идея этой матрицы, разделение всех задач на 4 блока. Возьмите чистый лист бумаги поделите на равных 4 пронумерованных квадрата которые в дальнейшем вы будете вписывать свои основные задачки на день.

Рассмотрим каждый квадрат по отдельности.

1. «Важно и срочно » - вообще в идеальном случае этот квадрат должен быть пуст. Потому что в этот квадрат следует вписывать самые срочные дела которые нужно выполнить как можно скорее. Сюда могут попадать те дела которые вы не выполнили вчера, дела невыполнение которых может привести к неприятным последствиям, либо не достижению поставленных целей.

2. «Важное, но не срочное » - самый основной квадрат на который нужно обратить, как можно больше своего времени. Сюда мы вписываем все дела которые не требуют спешки, которые составляют действительную важность и ценность, которые направленны на будущий результат.

Над этими делами мы можем работать не спеша, и тщательно сконцентрироваться над их выполнением. Это могут быть задачи абсолютно различного плана, например, сюда Вы можете записывать такие дела как посещение тренажерного зала либо бассейна, назначение встречи, разработка нового проекта, в общем все то что требует тщательных и обдуманных действий.

Спешка тут явно ни к чему, и поэтому важно выполнять задания из этого блока в первую очередь, а затем переходить к срочным залежавшимся делам.

3. «Срочное и не важное » - сюда мы вписываем все дела которые требуют от нас срочного выполнения, но с оговоркой на их необходимость. Например, если в разгар рабочего дня у Вас внезапно возникла необходимость какой-то маловажной не запланированной встречи, либо же вы выделяете 15 минут на срочный телефонный разговор. В общем все то, что никак не повлияет на Ваше продвижение по тропинке развития. Также следует оговориться по поводу того, что не следует путать задачи из этого квадрата с задачами из первого, последний будет приоритетнее.

4. «Не срочное и не важное » - на этом квадрате мы можем позволить себе полностью расслабиться, сюда вписываются все действия, которые только поглощают наше время не принеся нам никакой пользы, к ним относятся: просмотр телевизора, серфинг в интернете, чтение новостей, компьютерные игры, времяпрепровождение в социальной сети и многое другое, остальное додумаете самостоятельно, Вы ведь сами прекрасно знаете чем бы не хотели заниматься.

И напоследок, несколько советов:

• не забивайте свой мозг теми задачами которые вы «могли бы сделать, либо которые были не сделаны», выкиньте их, либо сделайте, либо забудьте.
• всегда ищите более разумные пути и не изобретайте велосипед, все когда-то уже сделано до нас
• привлекайте людей которые будут помогать вам в решении ваших дел, это поможет сэкономить вам время
• осознайте то, что вам действительно необходимо, и определившись с этим планируйте свой день легко и быстро

Вспомните свои самые большие провалы в жизни. Ссоры, недоразумения, которые изменили всю вашу жизнь в отрицательную сторону. Проваленные экзамены, собеседования на работу и т. д. Причины подобных неудач схожи, как правило, они являются следствием плохой подготовки и необдуманных поступков, ниже мы рассмотрим как все успеть и планировать день / неделю.

Что будет если спортсмен за месяц перед олимпиадой перестанет тренироваться - навыки и мышечная сила значительно ослабеют и он займет одно из последних мест. Как в спорте, в любом деле нужна хорошая подготовка, без которой шансы на успех сильно падают.

Ключевым фактором в подготовке является планирование, Существует «правило 6 П» : Правильно предпринятое планирование препятствует падению производительности.

Ниже я приведу 7 способов как все успевать с помощью правильного планирования дня, недели.

1 способ: Заведите список задач на день

Для чего нужен список задач?

Для начала разберем, как работает наш мозг. Было установлено, что мы можем держать в голове под контролем не более 7+-2 дел или важных мыслей. Чтобы в этом убедиться посчитайте сколько кружков изображено на картинках:

Рис. 1	Рис. 2	Рис. 3

Рис. 4	Рис. 5

Скорее всего, для того, чтобы определить количество объектов на рисунках 1, 3 и 4 достаточно одного взгляда.

А для 2 и 5 рисунка одного взгляда было недостаточно, необходимо было считать по отдельности. Чем меньше объектов, тем легче ими управлять. Предел у мозга наступает, когда количество Становится больше чем 7+-2.

Также обстоит дело и с мыслями, одновременно в нашей голове мы можем хранить не более 7+-2 задач, остальное забывается.

Представим ситуацию из жизни

Вам необходимо купить подарок к дню рождения близкого человека;
- Оплатить за интернет, пока не отключили.

Когда вы пришли на работу:

Узнаете, что вам необходимо сегодня подготовить отчет;
- Зашел, коллега попросил скинуть шаблон договора;
- После утренней планерки начальник попросил сделать 3 дела.

Голова уже заполнена, но время не останавливается, вам может позвонить клиент, близкий человек, коллега, может случиться непредвиденная ситуация и т. п. Что происходит в таком случае? Мы что-то забываем . Если мы забудем купить продукты в магазине, то ничего страшного, конечно же, не случится, но ведь можно забыть более важное: Не приехать на важную встречу, принять лекарства и т. д.

К тому же чем больше дел у нас находится в голове, тем хуже становятся наши аналитические способности, т. к. на запоминание информации тратится энергия.

Преимущества записной книжки

Записная книжка - снимает все описанные выше проблемы и имеет следующие преимущества по сравнению с работой по памяти:

1) Записать всегда быстрее, чем запомнить . Например, записать сотовый телефон в 10-100 раз быстрее, чем запомнить. Также и с делами.

2) Экономия энергии . Чтобы не забыть важное, мы часто вспоминаем, на это тратится энергия. Записная книжка снимает эту проблему.

3) Надёжность . Что написано пером - не вырубишь и топором. Любое дело можно забыть, на фоне усталости, эмоций или других дел. Но если задачи записать, то забыть куда сложнее.

Вы можете вести список задач на обычном листке, блокноте, но лучше если это будет записная книжка, т. к. в ней есть календарь. Список задач на день может быть на компьютере или бумажном носителе. Самое главное чтобы он у вас был т. к. это основа для планирования, как фундамент у дома. Если у дома нет фундамента, то максимум, что можно построить - это небольшую одноэтажную конструкцию без отопления из пластика или фанеры. Также и в планировании без списка задач на день или записной книжки, конечно же, можно обойтись, но вы будете сильно ограничены в возможностях.

Самое главное в списке задач или в записной книжке - перечень дел, которые нужно сделать в течение дня. 2-я по важности часть - это календарь, в нем можно посмотреть задачи, которые нужно выполнить в тот или иной день. Поэтому записная книжка предпочтительнее обычного списка, потому что там есть календарь.

2 способ: Работайте со списком задач каждый день

Самое важное при работе с органайзером времени или записной книжкой это работать в соответствии с ранее составленным планом. Для этого регулярно просматривайте записную книжку, чтобы выяснить все ли вы сделали, что запланировали на сегодня. Можно просматривать список после того, как завершите текущее дело. Очень важно заносить в свой органайзер важные дела, которые нужно обязательно сделать сегодня.

3 способ: Сначала записать, потом делать

Если поступает новая задача и она несрочная, то сначала запишите ее в записную книжку и приступайте, только когда до нее дойдет дело. Любые новые задачи кажутся очень важными и мы начинаем браться за все подряд: проверять почту, совершать телефонные звонки и т. д. Но как только вы начнете сначала записывать все входящие дела в записную книжку, то обнаружите, что по соседству с данной записью есть более важные задачи.

Все движения правой части тела контролируются левым полушарием мозга, отвечающим за логику. Когда мы записываем новую задачу правой рукой, то активизируем левое полушарие нашего мозга, отвечающего за логику. Активизация логики при записи правой рукой поможет нам принять более верные решения.

Записывая все дела в записную книжку, перед тем как приступить к работе, вы сможете выполнить в течение дня самые важные дела и сможете противостоять второстепенным задачам, которые постоянно вас отвлекают.

4 способ. Сначала важные, потом срочные задачи

Все запланированные дела следует выполнять в порядке их значимости, а потом уже по времени исполнения. Начиная с самых важных и постепенно переходить к менее значимым. Записывайте в свой план на сегодня дела в порядке их значимости, потом отсортируйте по срочности и начинайте работать с самыми приоритетными.

Например, вам позвонил знакомый поболтать. Звонок по телефону, срочное дело, т. к. телефон звонит прямо сейчас, но может быть неважным. Если у вас есть более значимые задачи, допустим, подготовить отчет по работе, то лучше сначала сделать все более важные задачи, в частности отчет, а потом, если будет время, перезвонить и поговорить со знакомым. Но не наоборот, иначе из-за незначимого звонка, можно не успеть сделать более важное дело.

Важность приоритетнее срочности. За срочные дела следует браться, только если вы контролируете ситуацию и уверенны, что успеете все более важные.

5 способ: Электронный органайзер

Существует огромное количество электронных записных книжек. Электронный ежедневник обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажными:

А. Экономия времени . На электронном ежедневнике не нужно заново переписывать задачи с прошлого дня на текущий, а также с ним можно работать как на компьютере, так и на телефоне или планшете, синхронизуя данные на всех устройствах.

Б. Объемы и скорость : В электронный ежедневник можно очень быстро скопировать большой объем информации для дальнейшей работы. Например: Вы хотите вечером испечь банановый пирог и вам необходим заранее записать, необходимые ингредиенты, перед тем, как вы пойдете в магазин. Если у вас электронный органайзер, то вы можете быстро скопировать весь рецепт из интернета в ежедневник, буквально за считаные секунды. В то же время, чтобы записать от руки на листочке только ингредиенты, вам потребуется больше времени, чем на весь рецепт в электронном виде. А в магазине будет достаточно включить ежедневник в телефоне, чтобы быстро понять, что покупать.

В. Удобство . Обычной записной книжкой неудобно пользоваться в транспорте, магазине, на отдыхе, в этих местах сложно записать и смотреть заметки т. к. бумажный ежедневник большой и нужно 2 руки, чтобы его открыть. А вот электронная записная книжка на телефоне всегда будет с вами, где бы вы ни находились: Транспорт, магазин, улица. Вы можете быстро сделать записи на компьютере, а затем сделать синхронизацию, чтобы эти заметки появились в вашем телефоне за считаные секунды.

6 способ: Планируйте следующий день с вечера

Составляйте план действий на следующий день заранее, лучшее время - это конец рабочего дня, перед тем как вы пойдете домой. Это простое действие поможет вам лучше высыпаться, т. к. часто причиной бессоницы бывает то, что мы вечером перебираем в памяти все важные дела, которые нужно завтра успеть сделать, чтобы не забыть их утром. И именно эти мысли мешают нам расслабиться и спокойно заснуть, но если вы запишите все свои планы, то обеспечите не только спокойный сон, но и вечер.

Помимо этого, когда вы заранее составите план, ваше подсознание будет постоянно всю ночь работать над тем как лучше сделать запланированное. Решение сложных задач может само приходить к вам за завтраком, по дороге на работу или даже среди ночи. Именно утром чаще всего приходят новые идеи и вы будете использовать это время с максимальной пользой, достаточно только написать список дел на следующий день заранее.

Кстати, если у вас есть вопросы, на которые вы хотите получить ответ, то перед тем, как заснуть и закрыть глаза задайте их самому себе, желательно вслух и сразу засыпайте. А утром приготовьтесь сразу записать все мысли, которые могут появиться в момент, когда вы проснетесь или позднее.

7 способ: Планируйте сложные задачи на пик вашей активности

Составляйте план на день так, чтобы работа требующую больших энергозатрат приходилась на пик вашей активности, когда у вас много сил и вы максимально продуктивны. Как правило, пик активности начинается утром, т. к. после сна у вас много сил и свежая голова, но бывает, что пик активности может приходиться и на дневные и даже вечерние часы.

Самыми энергозатратными занятиями являются дела, к которым нет таланта . Как правило, - это те занятия, которые больше всего не хочется делать . Эти дела в тайм-менеджменте называются лягушками, потому что эти задачи неприятно начинать выполнять. В тайм-менеджменте есть правило - начинать день с лягушки , т. е. с неприятного дела. Это правило позволит вам работать эффективнее, т. к. обычно именно утром больше всего сил, а эти силы крайне важны, чтобы сделать самую неприятную работу.

Приведу пример из жизни, у меня технический склад ума, поэтому точные науки такие как: Физика и математика у меня идут без труда, а вот с гуманитарными предметами тяжелее, поэтому, когда я учился в школе, нередко готовился к контрольной по английскому языку утром. Я вставал за 1-2 часа перед школой и учил английский. Именно утром у меня было больше всего энергии, поэтому в это время мне было проще сделать сложную задачу, к которой, у меня было меньше всего таланта. Результаты подготовки превосходили все мои ожидания, я получал отлично или хорошо по предмету, который не нравился.

Самые неприятные задачи планируйте на пик активности, например, наутро и вы увидите, как станете больше успевать и повысится ваша личная эффективность.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)

Подписывайтесь по email Добавляйтесь

Главная » Административное право » План рабочего дня и плюсы планирования. Секретарь – ваш помощник