На каких документах нельзя ставить факсимильную подпись. Подписание документов факсимильной подписью

Факсимиле на счетах-фактурах может лишить покупателя налогового вычета. В нашей статье мы расскажем, как избежать этой неприятности, что предпринять, чтобы факсимиле не усложняло коммерсанту жизнь, а также иные интересные подробности об использовании этого знака.

Факсимиле - от древности до наших дней

Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.

Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля - ими скреплялись торговые договоры.

В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов - от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.

Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

Факсимиле на договоре

Поясним на примере, можно ли ставить факсимиле на счете-фактуре и какие неожиданности могут его подстерегать, если он решит им воспользоваться.

Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.). Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать. Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.

Такое легкомыслие директора обернулось для него серьезными проблемами: один из его контрагентов долгое время не погашал свою задолженность, но при обращении в судебные органы для взыскания с него долга ООО «Бытовые приборы» оказалось проигравшей стороной, а долг - безнадежным к взысканию. Причина - проставление факсимиле на договоре и акте с указанным контрагентом в то время как соглашение о применении факсимиле отсутствовало, а договор соответствующей оговорки не содержал.

Суд признал договор, подписанный факсимиле, недействительным (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162 ГК РФ) из-за отсутствия надлежащих доказательств наличия договорных правоотношений (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 по делу № А55-16332/2007).

Важно! Факсимиле можно использовать для подписания тех документов, которые не возлагают на подписывающее лицо материальную ответственность (ч. 2 ст. 160, п. 3 ст. 2 ГК РФ).

Факсимиле на первичке и счетах-фактурах

Но это были еще не все сюрпризы, связанные с факсимиле: главбух ООО «Бытовые приборы» тоже был плохо осведомлен в вопросах правомерности применения факсимиле на счете-фактуре и первичке, поэтому допускал к учету такие документы от контрагентов. По этой причине после проверки налоговиками ООО «Бытовые приборы» часть налоговых вычетов и расходов сняли, доначислив НДС и налог на прибыль.

На первичных документах, по мнению Минфина, должна быть исключительно собственноручная подпись руководителя (письмо Минфина от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).

Подробнее о том, можно ли учесть расходы на основании первички с факсимиле, читайте в материале .

Не предусмотрено применение факсимиле на счете-фактуре и Налоговым кодексом. Это подтверждают чиновники (письмо Минфина России от 27.08.2015 № 03-07-09/49478).

О том, что делать с вычетом, если счет-фактура подписан факсимиле, читайте в материале .

Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле

Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).

При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).

Подробнее о том, при каких ошибках в счетах-фактурах не придется идти в суд для подтверждения права на налоговый вычет, читайте в материале .

Какие же коммерсанту нужно предпринять шаги, чтобы факсимиле на счете-фактуре не преподносило неприятных сюрпризов?

Снижаем риски при работе с факсимиле

Для снижения у покупателя рисков отказа в налоговых вычетах нужно, чтобы со счетами-фактурами правильно работал продавец. Именно на него возлагается обязанность по составлению счетов-фактур, соответствующих требованиям ст. 169 НК и служащих основанием для вычета у покупателя (постановление Президиума ВАС от 20.04.2010 № 18162/09).

Если руководитель и главбух не имеют возможности подписывать счета-фактуры, можно найти другие выходы из этой ситуации - например, передоверить право подписи счетов-фактур другим лицам. Для этого требуется оформить локальный акт (приказ, распоряжение и др.) или закрепить полномочия доверенностью и в счете-фактуре рядом с подписью и расшифровкой уполномоченного лица указать реквизиты приказа или доверенности. Если доверенность на право подписания счетов-фактур выдаст ИП, в счете-фактуре нужно будет указать реквизиты сразу двух документов - выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.

ВАЖНО! Налоговый вычет придется отстаивать в суде, если счет-фактура будет подписан неуполномоченным лицом. Исход предсказать затруднительно, так как одни судьи поддерживают в этом вопросе контролеров и отказывают в вычете (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08), а другие выступают за налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, АС Уральского округа от 07.11.2014 № А76-2528/2014).

Подробнее о том, какие неточности в счете-фактуре допустимы, читайте в материале .

Факсимиле и электронный документооборот

Применение факсимиле призвано сэкономить время, но при этом юридическая сила счета-фактуры как документа, обосновывающего налоговый вычет, резко снижается. В такой ситуации коммерсанта волнует, существует ли способ, при котором и время можно сэкономить, и с вычетом у покупателя проблем не возникнет.

На сегодняшний день проблему с факсимиле возможно разрешить с помощью перехода на электронный документооборот. При этом электронные документы, которыми обмениваются контрагенты, должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к первичным документам, и подписаны электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

О позиции Минфина, связанной с подписанием электронных первичных документов, читайте в материале .

О том, какие документы можно подписывать ЭЦП, читайте в материале .

Электронный счет-фактура - альтернатива факсимиле

Электронные счета-фактуры (ЭСФ) представляют собой обычные счета-фактуры, которые можно передавать по каналам связи. Для этого ЭСФ имеют утвержденный приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ формат, порядок их выставления описан в приказе Минфина от 10.11.2015 N 174н.

Возможность применять электронные счета-фактуры закреплена в п. 1 ст. 169 НК.

Подробнее о форматах электронных книг покупок и продаж читайте в материале .

Если коммерсант решит перейти на ЭСФ, то в первую очередь ему нужно согласовать со своими контрагентами техническую возможность такого обмена (п. 1.4 приказа № 174н). Затем потребуется получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письмо Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701) в удостоверяющем центре и заключить договор с оператором электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.12 № ММВ-7-6/253@). После того как это будет выполнено, все «факсимильные проблемы» со счетами-фактурами уйдут в прошлое.

Преимущества электронного счета-фактуры перед факсимиле

Во-первых, для подписания ЭСФ не требуется личного присутствия руководителя и главбуха (или уполномоченных лиц) - достаточно одной квалифицированной электронно-цифровой подписи (п. 6 ст. 169 НК). Факсимиле, конечно, тоже не требовало личного присутствия при подписании счета-фактуры, однако риски отказа в вычетах НДС при этом были высоки, в то время как ЭСФ лишен этого значимого недостатка.

Во-вторых, применение ЭСФ экономит значительно больше времени, чем использование для подписания счетов-фактур факсимиле. Кроме того, сокращаются расходы на распечатку бумажных экземпляров и отпадает необходимость тратиться на доставку счетов-фактур контрагенту - это берет на себя оператор ЭДО.

В-третьих, при запросах налоговиками счетов-фактур для проверки ЭСФ можно просто передать по ТКС (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871) - в случае с факсимиле такое невозможно.

Говоря о достоинствах ЭСФ, нельзя обойти его возможные недостатки. Поскольку обмен ЭСФ возможен только по каналам связи через спецоператора, при отсутствии доступа к Интернету или техническом сбое автоматизированных систем сторон сделки и оператора невозможным становится извещение о получении ЭСФ покупателем. ЭСФ в этом случае не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), вследствие чего продавцу приходится оформлять бумажный счет-фактуру.

Итоги

1. Факсимиле на счетах-фактурах использовать не рекомендуется, так как в этом случае право на налоговый вычет придется доказывать в суде, исход которого трудно предсказать.
2. Избавить коммерсанта от подписания счетов-фактур и при этом обойтись без факсимиле возможно, если передоверить эту обязанность уполномоченным лицам (на основании приказа или доверенности).
3. Еще один способ отказаться от факсимиле на этих документах - использовать электронные формы. Это позволит сэкономить время, избавиться от претензий контролеров, сэкономить на распечатке бумажных экземпляров и т. д.

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ . Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Факсимиле - клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Составить этот документ можно так.

Соглашение об использовании факсимиле

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Подписывать с помощью факсимиле договоры, счета, акты и т. д. можно, только если такая возможность письменно согласована с контрагентом.

Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключеннымПостановления ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009 ; ФАС УО от 06.10.2009 № Ф09-7622/09-С5 ; ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009 .

Возможность использования факсимиле для подписания документов, оформляемых в ходе исполнения договора, можно предусмотреть самим договором. Тогда именно его нужно подписать собственноручно.

Что нельзя подписывать факсимиле

Без соглашения подписывать факсимиле нельзя никакие используемые в работе документы. Именно поэтому не получится использовать факсимильную подпись:

• на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и судыПисьмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 ; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126 ;
• на бухгалтерской отчетности;
• на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т. п.)п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П . Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком Россиип. 7.2 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И ;
• на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие органыПисьмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ , и, как правило, судыПостановления ФАС УО от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3 ; ФАС ЦО от 09.10.2007 № А09-8896/06-4 ; ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164 .

В перечисленных случаях это соглашение просто не с кем заключать. К тому же к налоговым и другим финансовым и административным отношениям гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено самим законодательствомп. 3 ст. 2 ГК РФ .

Факсимиле на счетах-фактурах и первичке - вопрос спорный

Контролирующие органы считают, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур и первичных документов неправомерно. Обосновывают они это тем, что такая возможность не предусмотрена налоговым и бухгалтерским законодательствомПисьма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33 , от 17.09.2009 № 03-07-09/48 , от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 ; ФНС России от 07.04.2005 № 03-1-03/557/11 , от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11 ; УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297 . Есть судебные решения, подтверждающие позицию налоговиков

Вопрос о правомерности проставления в первичных учетных документах факсимильной подписи не имеет однозначного ответа. Позиция же Минфина РФ относительно использования факсимиле при заверении платежных документов и доверенностей вполне понятна. В данной статье постараемся разобраться, на какие документы можно ставить факсимильную подпись, а на какие – нельзя, основываясь на положениях действующих законов, официальных письмах ведомств и судебной практике.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись – документы, имеющие финансовые последствия

О возможности применения факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, можно сказать однозначно – проставление факсимильной подписи не допускается. Согласно положениям Письма Минфина РФ от 15.03.2010 № 03-02-08/13 , Письма Минфина РФ от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 , Письма МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 , использование факсимиле не допускается на платежных документах, доверенностях и иных документах, которые имеют финансовые последствия. Поэтому по данному вопросу споров возникать не должно.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись – первичные учетные документы

Факты хозяйственной жизни предприятия отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Сведения, содержащиеся в первичных учетных документах, используются также для расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в целях налогового учета (ст. 313 НК РФ).

БСО (бланк строгой отчетности) признается первичным учетным документом, посредством которого происходит оформление хозяйственной операции с определенной суммой денег (Информация Минфина РФ от 26.12.2002 № 16-00-24/61). БСО может быть приравнен к кассовому чеку на основании Постановления Правительства РФ от 30.07.1993 № 745 . Исходя из вышесказанного, бланк строгой отчетности, утвержденный на предприятии, должен включать в себя обязательные реквизиты, перечень которых содержится в тексте ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , начиная с 01.01.2013 года.

Поэтому в отношении БСО в обязательном порядке необходимо соблюдать нормы п. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , согласно которым первичный учетный документ должен содержать, помимо прочего, подписи каждой из сторон сделки (операции), которые отвечают за правильность ее оформления, или лиц, которые несут ответственность за правильность оформления имевшего место события. В законе уточняется, что подписи должны включать реквизиты, однозначно идентифицирующие личность данных лиц – фамилии, инициалы и т.д.

Каких-либо иных требований сверх того, о чем было сказано выше, упомянутый нами федеральный закон в отношении подписей на первичных документах не предъявляет. Ничего не говорится и о возможности применения факсимиле при заверении документов первичного учета, в частности, бланков строгой отчетности. Не говорится здесь и о необходимости проставления подписей собственноручно.

Важно! До 1 января 2013 года действовал Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ . В отличие от Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , действие которого началось позднее, он предусматривал требование о необходимости проставления личной подписи лиц в первичных учетных документах (пп. «ж» п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). Однако, в тексте закона не было раскрыто понятие личной подписи.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись – судебная практика

До 2011 года судебная практика по вопросу использования факсимиле для заверения документов на предприятии была противоречива. В отдельных случаях суды признавали факсимильную подпись надлежащей подписью на документах бухгалтерского учета и не считали за нарушение применение факсимиле при заверении документов. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 26.04.2005 № КА-А40-2975-05 и Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 № А42-4217/2006 .

Тем не менее, в большинстве случаев суды при принятии решений руководствовались тем фактом, что действующее законодательство о ведении бухгалтерского учета, а также о налогах и сборах не предусматривает применение факсимильной подписи в процессе оформления документов первичного учета. Соответственно, логично полагать, что факсимиле в данном случае применять неправомерно. Здесь примером могут служить Постановление ФАС Центрального округа от 09.10.2007 № А09-8896/06-4 , Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2008 № Ф04-3913/2008(7322-А03-25) .

Однако, с середины 2011 года абсолютно все суды приняли вторую позицию о невозможности применения факсимильной подписи при оформлении первичных учетных документов. Причиной тому стало вступление в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11 . В документе присутствовали ссылки на утративший силу Федеральный закон № 129-ФЗ и и запрет на использование факсимильного воспроизведения подписи при составлении документов бухгалтерского учета и счетов-фактур. Основанием для принятия такого решения послужило отсутствие разрешения в действующем законодательстве на применение факсимиле в рассматриваемых случаях. Вывод – закон не предусматривает возможности заверения документов таким способом.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись – выводы

Факсимильную подпись не следует использовать при заверении документов, имеющих финансовые последствия, поскольку это напрямую запрещают такие ведомства как Минфин РФ и МНС РФ. Что касается применения факсимиле при заверении первичных учетных документов, делать этого не следует по причине того, что суды определились во мнении и постановили, что подобные действия недопустимы.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: На бланках строгой отчетности, принятых в организации, отсутствовали обязательные реквизиты первичных учетных документов. Кроме того, БСО был заверен с использованием факсимиле.

Комментарий: Бланки строгой отчетности приравниваются к первичной учетной документации, а потому должны содержать обязательные для нее реквизиты. Заверение факсимильной подписью не допустимо с тех пор, как суды сошлись во мнении, что что возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных учетных документов законодательством не предусмотрена.

Ошибка: Бухгалтер заверяет платежные документы факсимильной подписью.

Факсимиле – переводится с латинского, как “делать подобное”, воспроизведение в точности и с подробностями графических оригиналов (подписи, чертежи, рисунки, рукописи). В старину оно делалось вручную, через прозрачную бумагу прорисовывали источник, а затем переносили на бумагу, дерево или металл. Так делали гравюры и литографии. В современном мире увеличились области, где можно использовать факсимиле и усовершенствовались методы воспроизведения.

С появлением фотографии процесс значительно упростился. С помощью светописи (фотографирования) факсимилирование стало проводиться механическим путем. Использование факсимиле в виде книг, летописей, карт, рисунков и картин имеет научное и культурное значение

Использование в гражданско-правовых сделках

Кроме этих видов графических копий, при оформлении различных бухгалтерских и договорных документов используется факсимиле подписи. Это значительно упрощает проведение некоторых сделок, но важно знать, где факсимильную подпись можно использовать, согласно законодательным документам. Законом предусмотрено не так много случаев, в которых использование факсимильной подписи в документах является допустимым. Факсимильные сделки очень удобны в случаях, когда занятость руководителей, имеющих право подписи, не дает возможности провести сделку. Использовать факсимиле может исключительно тот, кто указан в документе об использовании факсимиле подписи. Стоит только помнить, отсутствие руководителя по причине отпуска или больничного не дает право использования факсимильной подписи, так как в это время он не может исполнять свои должностные обязанности. В такие моменты право подписи на документах передается человеку, временно исполняющему обязанности. Если в документе будет стоять факсимильная подпись и дата, совпадающая с датами отпуска руководителя, то такой документ не будет обладать никакой юридической силой. Отсутствие, дающее право на печать – подпись – это служебная командировка или важное совещание.

Перед использованием факсимиле на документах следует тщательно ознакомиться со всеми нюансами гражданского законодательства и в спорных вопросах пользоваться только живой подписью. Так как документы с факсимиле не могут быть доказательством проведения сделки в суде.

При оформлении различных сделок (договоров), в которых участвуют одновременно несколько сторон использование факсимиле не запрещено, особенно если все участвующие стороны письменно подтверждают согласие на его использование. Также подпись факсимиле на документах может быть использована на односторонних сделках, направленных на прекращение или изменение гражданских обязанностей и прав.

В гражданском праве прописано, что подпись факсимиле на документах может являться аналогом “живой” подписи.

Но существуют некоторые моменты, которые нужно обязательно учитывать при заключении факсимильных договоров. Эти нюансы впоследствии могут стать определяющими и решаться судом не в пользу данного метода:

• стороны – участники соглашения не составляли письменный договор о согласии на использование факсимиле или хотя бы одна из сторон не участвовала в составлении этого договора;
• использование факсимильной подписи для конкретного документа прямо не предусмотрено законодательными актами (договора и акты, предусматривающие финансовую ответственность);
• факсимильный оттиск оставляет лицо, не имеющее документально оформленных и заверенных полномочий на это.

Напрямую в законе про бухучет не сказано, что возможно использование факсимиле, но звучит фраза «Подпись должна давать возможность проведения идентификации лица, проводящего операцию». С одной стороны нет четкого указания, что подпись должна быть собственноручной, но с другой – и не говорится о запрете пользоваться механическими средствами подписи, ведь они являются аналогами оригинальных инициалов и также дают возможность идентификации. Нет какого-то одного конкретного документа, четко регламентирующего правила использования факсимиле в первичной документации. Таким образом, в спорных моментах вопросы о законности таких документов может решать только суд.

Но, как показывает практика, на доверенностях, платежных накладных и других документах, несущих финансовую нагрузку, такие подписи не всегда признаются действительными и имеющими законную юридическую силу. Обычно судебные тяжбы по поводу таких спорных вопросов принимают решения не в пользу механических методов замены собственноручной подписи. Таким образом, не стоит рисковать, и на первичной документации всегда следует оставлять исключительно “живую” подпись, во избежание неприятных моментов.

Еще один документ, требующий к себе пристального внимания – это счет-фактура. Он представляет собой документ, предъявляемый для налогового учета НДС, и содержит информацию об оказании услуг либо же о стоимости определенных товаров.

В отношении счетов-фактур сложилось абсолютно однозначное мнение у лиц, представляющих налоговые отношения. Этот документ оформляется согласно Налоговому кодексу, где не предусмотрено использование факсимиле, поэтому должен быть заверен только собственноручной подписью.

В недавнем прошлом судебная практика не была однозначна по отношению к факсимильным счетам – фактурам, считая, что в налоговом законодательстве нет указаний о невозможности использования штампа – печати, а, следовательно, и нет оснований считать его недействительным. Но в последнее время все чаще суды склоняются к тому, что счет-фактура должен все же содержать “живые” подписи, так как несет финансовую ответственность. И только в случае письменного согласия сторон на применение механической подписи, суд может принять решение в сторону признания законности факсимильного документа.

При оформлении налоговой документации является недопустимым применение факсимиле, в противном случае компании, отступившей от данных правил, будет отказано по счетам-фактурам в налоговых вычетах. Так как именно первичный документ является основанием для вычета НДС, а использование штампов – печатей в них не разрешено.

При оформлении вексельных обязательств, порядок использования факсимиле не предусмотрен ни одним законодательным документом. Вексель является ценной бумагой, оформляемой по специальной форме. Так как он несет финансовую составляющую (долговые обязательства векселедателя либо другого лица по отношению к векселедателю) и является ордерным документом (то есть может заменяться индоссаментом с указанием нового держателя) и, таким образом, векселедатель совместно с векселедержателем является носителем солидарной ответственности.

При такой возможности неоднократной передачи, а также возможности начисления процентной ставки и оплате при предъявлении или по истечении определенного срока (ависто), нецелесообразно использовать штамп – подпись, гораздо надежнее будет применять собственноручную подпись, тем более что закон не предусматривает использование факсимильной подписи на векселях.

Трудовые отношения регламентируются нормами трудового законодательства, а в нем, в отличие от гражданско-правового, использование факсимильной подписи не предусматривается. Поэтому штамп – подпись в трудовых договорах не может использоваться, ни при каких обстоятельствах. Все положения о размере и порядке выплаты заработной платы, о рабочем месте, обязанностях и правах, продолжительности рабочего дня, рабочей неделе, премирования и т.п., должны заверяться исключительно “живой” подписью.

При наличии документов о приеме на работу с факсимиле, законной силы они иметь не будут. Такие документы суд не принимает в качестве доказательств, и в спорных ситуациях закон будет не на стороне работодателя.

Из всего видно, что факсимиле актуально исключительно в гражданско-правовых сделках, только в случаях, когда его использование предусмотрено документально всеми сторонами – участниками. Также использование штампа – печати может быть доступно ограниченному количеству лиц, с целью контроля доступа и незаконного использования.

Морские грузоперевозки сопровождаются коносаментом – документ на право собственности, которая отгружается. Этот документ является объединением сразу нескольких актов:

• расписка о получении с полным описанием груза;
• накладная товарно-транспортная;
• договор перевозки груза;
• документ товарораспорядительного характера.

Существует несколько видов коносамента: бортовой, для погрузки, чистый, с оговоркой, оборотный, именной, на предъявителя, линейный, чартерный, сквозной.

В конвенции ООН “О грузоперевозках” от 31.03.1978 года подпись на коносаменте может быть поставлена от руки, выгравирована, проштампована факсимильным штампом или сделана в электронном виде, в том случае, если в стране, где он выдается, нет законов, противоречащих данной конвенции.

В случае отсутствия генерального директора предприятия, на поздравительной грамоте можно оставить факсимильный оттиск и это не будет противоречить никаким законодательным актам. Рассылка поздравлений или приглашений также не является серьезным документом, требующим исключительно “живой” подписи.

На предприятиях (фирмах) количество факсимиле может изготовляться ровно столько, сколько лиц имеют право подписи документации. Во избежание несанкционированного использования таких печатей, стоит документально подтвердить разрешение на использование штампов и оговорить круг доступа к ним. Обязательно должны быть назначены люди, ответственные за использование факсимильных подписей. Их права и обязанности в мельчайших подробностях оговариваются и нужно учитывать, что за нарушение этих условий предусматривается ответственность.

Важно разработать соответствующую инструкцию, с перечнем документов, в которых могут использоваться факсимильные штампы, лица, имеющие доступ и право ими пользоваться. Такую инструкцию нужно утвердить приказом по предприятию.

Храниться такие подписи должны либо в сейфе, или в кабинете с ограниченным доступом. Принадлежит факсимиле не тому сотруднику, чья подпись на нем, а предприятию, хоть и несет информацию о конкретном человеке, но решения о его использовании может принимать только начальство.

Выдаваться такие штампы могут только под строгим контролем, подотчетно с занесением записи о выдаче в специальном журнале учета. Периодически должна проводиться проверка наличия всех зарегистрированных факсимиле на предприятии. При пропаже такого штампа нужно обратиться в правоохранительные органы с заявлением о краже или утере, и документально подтвердить недействительность документации с механической подписью с момента обнаружения пропажи факсимиле.

Изготавливают факсимильные штампы практически все фирмы, занимающиеся изготовлением печатей. Для этого необходим скан “живой” подписи. Подбирается цвет чернил и, после согласования, менее чем через сутки, печать готова.

Для изготовления не нужно никакой регистрации в органах милиции, ни разрешения. Современные технологии позволяют чернилам не растекаться и делать линии четкими, что дает максимально приближенную схожесть с оригинальной подписью. Чернила нужного цвета хорошо держатся и не размазываются. Линии на штампе абсолютно идентичны оригинальной подписи, что практически гарантирует невозможность подделать печать.

Выбирать производителя стоит с учетом репутации и опыта предприятия. От надежности изготовителя будет зависеть не только качество изготавливаемой печати, но и безопасность проведения сделок. Лазерная гравировка позволяет достигнуть наиболее тонких и четких линий, что делает подпись наиболее реалистичной.

Альтернатива факсимильной подписи

В законодательстве нет четких указаний по поводу использования механических подписей, поэтому возникают вопросы о законности документов, подписанных таким образом. В судах практика тяжб с факсимильными документами также неоднозначна.

Есть альтернатива таким подписям – это доверенность, дающая уполномоченному лицу право на подпись документов в отсутствие основного руководителя. Уполномоченных лиц может быть несколько, и они могут быть взаимозаменяемы. В таких случаях документация имеет неоспоримую юридическую силу.

Еще одним аналогом факсимиле может быть электронная цифровая подпись. Это последовательность символов, воспроизводящая оригинальную подпись руководителя, но в отличие от механических факсимильных методов, имеет высокую степень защиты за счет шифрования информации разнообразными ключами.

Такая подпись может ставиться на электронном документе. При малейшем изменении в документе вызовет несоответствия его подлинности в дайджесте. Таким образом, обладая закрытым ключом, можно добиться высокого уровня защиты подписи от подделки. Таким ключом владеет один человек, на имя которого выдается сертификат.

В том случае, если все же есть необходимость факсимильной подписи на договорах и некоторых других документах, то следует оформить приказ, который будет документировать согласие сторон на использование механической подписи на договорах. Приведенный ниже пример показывает вариант договора между двумя сотрудничающими сторонами, при наличии большего количества участников, в составлении такого приказа должны участвовать все стороны.

При наличии такого приказа все подписывавшие его стороны признают юридическую силу договоров, подписанных факсимильным методом, что может значительно упростить возникающие вопросы о законности таких документов.

Вариант приказа

Общество с ограниченной Открытое акционерное

Ответственностью общество

“Машпром” “Локомотив”

01.01.2015 № 210/151

О возможности и правилах использования факсимиле в заключении договоров

В целях эффективной работы ООО “Машпром” и ОАО “Локомотив”

Приказываем:

1. В случае необходимости (отсутствия или сильной занятости руководителя, обладающего правом подписи) использовать факсимильную подпись, которая имеет юридическую силу наравне с собственноручной для следующих документов: справки, письма, приглашения, заверенные копии.
2. Право на использование факсимиле возложить на первого заместителя председателя правления ООО “Машпром” Зайцева Н.И. с одной стороны и на заместителя генерального директора ОАО “Локомотив” Иванова Р.О. с другой стороны.
3. Ответственным за выполнением приказа назначить начальника отдела режима и делопроизводства ООО “Машпром” Сенчину Т.Н.

Председатель правления Генеральный директор

ООО”Машпром” ОАО “Локомотив”

Петрухин В.С. Ильченко И.И.

Как и все сотрудники, лица, отвечающие за подпись документов, иногда увольняются или уходят на пенсию. Если с их подписи были сделаны факсимильные штампы, то их следует списать и утилизировать.

Для этого собирается комиссия, которая определяет способ уничтожения печати. Это должно быть полное разрушение поверхности, на которой находится подпись, чтобы в дальнейшем невозможно было ее восстановить и воспользоваться. Резиновые и каучуковые изделия, а также фотополимерные разрезаются настолько мелко, чтобы было невозможно разобрать рисунок печати или же подлежат сжиганию. Изделия из металла необходимо опиливать либо оплавлять.

По факту уничтожения составляется акт, который утверждается начальством или высшим руководством. В нем должны быть указаны следующие моменты:

• состав комиссии по аннулированию и уничтожению;
• способ, которым решено производить уничтожение;
• основание для списания и уничтожения;
• наименование и описание оттисков, подлежащих уничтожению;
• место, дата и время уничтожения штампа;
• заключение комиссии о качестве проведения уничтожения и о состоянии поверхности оттиска;
• подпись каждого из членов комиссии.

После утилизации старых штампов, составляется приказ на использование факсимильной подписи на новых сотрудников с занесением в журнал учета.

Противоречия в законодательных актах

Факсимиле – очень удобный вариант быстрого заключения договоров в отсутствие руководства, но не самый надежный. При использовании механической подписи, не стоит забывать, что в случае судебной тяжбы решение суда может быть вынесено не в пользу стороны, использовавшей штамп – подпись. Поэтому перед его использованием следует внимательно изучить все законодательные акты, предусматривающие возможность использования таких подписей и возможные подводные камни в процессе спорных вопросов по данному предмету обсуждения.

Конкретно термин факсимиле не имеет четкого определения в законодательных актах. Поэтому судебные процессы протекают очень неоднозначно на этот счет. Если в законе нет четкой формулировки, что использование механической печати запрещено, то это еще не значит, что ее использование возможно. В то же время отсутствие формулировки о разрешении факсимиле, не налагает запрета на его использование. Такие интересные и противоречащие моменты возникают в процессе судебных тяжб по факту факсимильных документов.

Однако, при наличии согласия обеих сторон, составлявших договор, с оттиском подписи, на признание механического штампа законным, суд может согласиться с таким положением вещей, если это напрямую не противоречит законодательным актам в данном регионе.

Судебная практика в области факсимиле

Достаточно часто в судах возникают споры о законности факсимильных договоров.

Один из случаев состоял в споре об аренде. Одно предприятие выдало помещение в аренду другому, составлен договор с живыми подписями, в котором оговорена сумма арендной платы. Спустя год в суде всплыло дополнение к этому договору, где вместо “живой” подписи было проставлено факсимиле, а арендная плата значительно увеличена. Арендатор утверждал, что арендодатель не поставил его в известность об этом и сослался на отсутствие собственноручной печати. Согласно букве закона это дополнение договора было признано недействительным, так как нет прямых доказательств о противоположном. Но если все-таки арендатор знал о повышении арендной платы, то арендодатель недополучил значительную сумму денег за прошедший период.

Нередко возникают судебные споры о договорах – поставках. Например, между двумя компаниями был заключен договор о поставке. Поставка совершена и получена, но не оплачена. Поставщик обращается в суд и оказывается, что представитель получателя действовал на основании доверенности, в которой не было подписи руководителя, а только ее штамп – оттиск. По закону на доверенности не может стоять факсимильная подпись, так как это односторонняя сделка и не предусматривает никакого соглашения сторон. Таким образом, поставщик, не обратив на этот факт внимания, лишил себя оплаты поставки, так как суд признал сделку недействительной.

Есть интересный опыт судебного разбирательства по факту приемосдаточных работ. Исполнитель выполнил определенные строительные работы, заказчик оплатил. Но позже оспорил сделку, так как счел, что не может считать объект сданным, ведь на акте приемки стоит факсимиле его генерального директора. Так как основной договор не указывал никаких конкретных сроков сдачи объекта, а работы были выполнены в полном объеме, то суд не нашел причин в признании сделки недействительной, несмотря на механическую подпись.

Распространенной ошибкой использования штампа – подписи является его использование на счетах – фактурах. При проведении проверок и инспекций, обнаруживаются факсимильные счета. Путем судебных разбирательств, налогоплательщикам было отказано в праве на вычет НДС.

Случаи, когда факсимильная печать руководителя попадала в руки недобросовестных сотрудников, частое явление, поэтому в 2004 г. письмом Министерства по налогам и Сборам №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» было четко определены случаи, когда ее использование строго запрещено. Согласно этому письму, факсимильная подпись не ставится и не считается действительной на разного рода доверенностях, счетах-фактурах, платежных и иных финансовых документах. В письме оговорены и случаи, когда использование факсимиле считается допустимым.

Если в организации предусмотрено использование факсимиле, необходимо назначить ответственного за ее хранение сотрудника и закрепить эту обязанность в его должностной инструкции.

Когда факсимильную подпись можно использовать

В соглашении, предусматривающем возможность использования факсимильных подписей, необходимо обязательно оговорить срок его действия.

Это соглашение может касаться только одной конкретной сделки или оговаривать все последующие сделки, которые организация планирует заключить с данным . Обязательно в этом соглашении должны быть перечислены типы документов, на которые распространяются его нормы. В дополнение к соглашению руководитель организации должен позаботиться о строгом учете и контроле над этим факсимильным штампом. Своим приказом он назначает лиц, имеющих право пользоваться факсимильной подписью, оговаривает виды документации, где она может использоваться, и приводит перечень мероприятий и мер, обеспечивающих ее сохранность.

Главная » Административное право » На каких документах нельзя ставить факсимильную подпись. Подписание документов факсимильной подписью