Документооборот и порядок его организации. Основные правила организации документооборота в учреждении

Чтобы управлять любой компанией, нужно оперативно и на высоком уровне обрабатывать имеющиеся документы. При этом имеется в виду перемещение документации по всем путям следования: с момента составления до попадания в архив. Совокупность всех действий, связанных с обработкой входящей документации, называется документооборот в организации, о нём и пойдёт речь ниже.

Вы узнаете:

• Что такое документооборот и зачем он нужен на предприятии
• Какие существуют правила и принципы для бесперебойного документооборота
• Каким образом устроена система документооборота в организациях
• Что такое электронный документооборот и в чем его отличие от бумажного
• Как поэтапно внедрить электронный документооборот на предприятии и сколько это будет стоить

Что такое документооборот в организации и для чего он нужен

Документооборот в организации – это перемещения документов от их составления или получения до конца выполнения или дальнейшей отправки.

Заметим, что в раскрытии данного термина акцент падает на словосочетание “перемещение документов”, другими словами их полный цикл движения внутри организации (от отдела к отделу или от служащего к служащему). Документооборот в организациипроисходит поопределёнными правилами, актуальными для неё. То есть существуют особенности организации документооборота.

Часто происходит перемещение документов сверху вниз. При такой ситуации, начальник компании сам получает все документы, а уже затем по своему усмотрению выбирает тех, кто будет этим заниматься. Но есть и другой путь движения документов, который является эффективнее и быстрее. Он актуален тогда, когда управление документооборотоморганизации отлажено, существует чёткое делегирование между отделами и служащими. В данном случае основной объём документов попадает непосредственно к исполнителям. Процессы подписания, согласования и ряд других тоже зависят от правил, принятых внутри организации, внутренний документооборот организации не исключение.

Получается, что документооборот в организации подчиняется законам, по которым происходит управление, он показывает её преимущества и недостатки.

Перемещение документов можно разбить на несколько этапов:

• получение документов компанией, их первоначальная обработка;
• просмотр и сортировка;
• внесение документов в базу;
• наблюдение за исполнением;
• объём работ в информационно-справочном направлении;
• реализация документов, оформление, создание, корректировка;
• отправление или приобщение к делу.

Документопоток – это процесс, при котором несколько документов, объединённых по некоторым критериям, двигаются одним и тем же путём.

В любой компании существуют вот такие потоки документов:

• поток исходящей документации. Это такие документы, которые уходят в иные компании;
• потоки внутренней документации. Данный вид составляется в рамках компании и используется только внутри неё;
• поток входящей документации. Включает в себя все документы, которые попадают в компанию.

У документопотока существуют определённые параметры:

• плотность;
• структура;
• содержание или определённая направленность;
• направление;
• цикличность или режим.

Плотность документопотока – это тот объём документов, который обрабатывается в конкретном пункте за обозначенное время. При этом учитываются абсолютно все документы: любого способа доставки, всех способов составления. Например, полученные по e-mail, принятые факсом, доставленные людьми.

Структура документопотока, как правило, совпадает с целями и функционалом входящих в неё документов. Здесь происходит группировка по определённым признакам, особенностям и классам.

Направление документопотока зависит от способов оценки, ознакомления, утверждения, приёма, вида обработки (есть контроль или нет, нужно регистрировать или нет, и так далее) и иных событий.

Цикличность или режим документопотока – это все те перемены, которые произошли в области информационной нагрузки за определённое время. На данные изменения влияют многие цикличные факторы (результат, постановка задачи, сезонное понижение различных видов активности, работа компании и ряд других).

Объем документооборота в организации – это перечень документов, попавших в компанию, а также составленных внутри неё, за какое-то конкретное время.

Величина документооборота в организации помогает:

• определить степень занятости службы документационного обеспечения управления, а также руководителя и секретаря;
• вычислить нужное количество служащих для делопроизводства;
• рассчитать актуальность использования механизированных и автоматизированных инструментов.

Таким образом, документооборот в организации демонстрирует занятость не только всех управленцев компании, но и остальных сотрудников.

Документопотоки делятся на несколько уровней – первый и второй, для каждого существуют свои правила организации документооборота. Документы, которые попадают в компанию извне, нередко состоят из документов, составленных отдельными людьми, различными компаниями и другими организациями. Внутри компании документопотоки могут включать в себя докладные, служебные записки, протоколы, документы распорядительного характера и многие другие.

Все правила и принципы организации документооборота описаны в уставе компании, графике документооборота организации, инструкциях, приказах, положениях, структурах и иных актах, касающихсяорганизации системы документооборота. Для того чтобы процессы создания и работы с документами осуществлялись в компании по единому сценарию, составляется инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству должна содержать:

• методические указания для взаимодействия с документами;
• правила внесения документов в базу;
• указания на то, в течение какого времени не уничтожать файлы и документы;
• критерии, по которым оформляются и пишутся дела;
• последовательность действий, связанных с ликвидацией документов, следующей за актами комиссии и изучения описей;
• временные рамки, правила и список лиц, отвечающих за отправку и работу с документами;
• предписания, по которым руководству сообщается о том, на каком этапе находится работа с документами;
• правила, в соответствии с которыми, документы на время рассматриваются отдельно от дел;
• принципы создания номенклатуры дел компании, корректировка и согласование;
• законы, по которым происходят процессы хранения файлов;
• шаблоны и образцы документов, которые используются в компании;
• свод законов, придерживаясь которых, нужно работать с документами, все предыдущие версии которых удаляются;
• указания на то, как подготовить документы перед сдачей в архив.

При отсутствии инструкций по делопроизводству используйте «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" и "Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации”.

График документооборота. Все процессы, направленные на составление и рассмотрение документов, осуществляются исходя из правил и времени,описанных в графике документооборота ворганизации.

Данный график составляется в зависимости от методов управления в компании, её размеров, количества сотрудников, направления работы и других аспектов.Представляет собой полный список осуществлённых работ отделов компании, а также каждого работника, при этом учитываются сроки и связи.

Документооборот в организации входит в компетенцию работников бухгалтерии, они занимаются архивом и всем, что с этим связанно. Пока организация не слишком большая, всё хорошо, но с ростом компании, растёт и документооборот в организации, что влечёт за собой необходимость наличия определённых навыков (определение ценности, подготовка описей, специальная обработка и так далее).

Обычно за учётом документооборота в организации следит один работник, он, как правило, не обладает навыками, позволяющими правильно оформить архив. Чтобы исправить такое положение дел, многие организации привлекают специалистов и сдают документы к ним в архив.

В каждой крупной компании присутствует архивариус – профессионал, который занимается архивом документов, касающихся бухгалтерии. Но если архив расположен в значительном отдалении от непосредственного места работы, то это влечёт за собой ряд сложностей.

Чем электронный документооборот в организации отличается от обычного

Электронный документооборот (ЭДО) – это передвижение документов, возможность осуществления работы,исключивприменение бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.

Виды электронного документооборота:

• технический и технологический;
• складской;
• в сфере управления;
• в сфере производства;
• в сфере бухгалтерии;
• в сфере секретности и конфиденциальности;
• в сфере архива;
• в сфере кадров.

Иными словами,электронный документооборот в организации имеет такое количество видов, сколько существует различной деятельности. В связи с этим наблюдается стремительное развитие ИС в области частной организации системы документооборота.

Преимущества электронного документооборота:

Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: системы электронного документооборота в организации дарят руководству возможность видеть, что происходит с документом на всех стадиях передвижения. Плюс можно в секунды ознакомиться с любым файлом, его создателем, теми, кто его открывал и вносил изменения.

Более адекватное использование физического пространства и техники: теперь не нужно тратить место на сервера, а также шкафы, полки и другие предметы, которые используются для хранения многочисленных бумаг. Исходя из полной информации о документе, его можно своевременно удалить, когда придёт время. Всё это приводит к освобождению помещений и специальных электронных мест для хранения информации.

Повышение безопасности информации и документов: даже если по каким – то причинам файлы повредились или удалены, центральная база своевременно сохраняет копии всех документов. А если файл поменял место хранения, то его всё равно можно быстро и легко найти.

Экономия времени: не придётся тратить драгоценное время на поиск бумаг, которых не оказалось на положенном месте. Даже если документы сгорят в пожаре, у центральной базы всегда имеются резервные копии.

Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: теперь все эти процессы заменяет электронная отправка документов.

Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: психоэмоциональное состояние сотрудников улучшается в результате оптимизации каждодневных рабочих процессов. Вместо того, чтобы заниматься рутинной работой, связанной с перебиранием бумаг, работники выполняют другие процессы. В свою очередь руководство имеет больше возможностей для контроля сотрудников.

Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: открываются широкие возможности удалённой работы из любой точки на карте. Не нужно часами ждать того, что документ идёт к вам из соседнего здания.

Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД даёт возможность в считанные секунды регулировать взаимодействия между покупателями и продавцами. Достаточно просто открыть несколько файлов на компьютере.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота:

Обеспечение подлинности документов посредством юриспруденции (станет не актуально после вступления в силу закона касающегося электронной подписи).

Нежелание некоторых руководителей развиваться. Личная нелюбовь ко всему прогрессивному и новому, в том числе работе с компьютером. Старая технология организации документооборота вполне устраивает.

Необходимость работать с бумагами внутри различных компаний, с которыми происходит постоянное взаимодействие.

Регулярные структурные реформации внутри компании, низкое развитие бизнес-процессов.

Нежелание персонала знакомиться с новым, проходить обучение, повышать квалификацию. Страх перед внедрением электронных процессов, которые делают деятельность сотрудников прозрачной для руководителей.

Как организовать электронный документооборот в компании

С чего начать организацию электронного документооборота в компании, вы узнаете из статьи-инструкции от редакции журнала «Коммерческий директор».

Отсутствие документа может привести к катастрофе

Владимир Калинин ,

зам. председателя правления компании CostManagementGroup

Мудрый руководитель обязательно должен создать приказ, в котором будут отражены работники, отвечающие за оформление документов. Персонал обязан с уважением относиться к счетам, актам, предписаниям и другим бумагам. Если этого не наблюдается, то будьте готовы к: халатности сотрудников, наказаниям от контролирующих органов. Например, налоговая накладывает штраф, если в наличии нет соответствующего документа, касающегося крайне низкой суммы.

Неправильное составление или полное отсутствие какой – либо бумаги может негативно отразиться на вас и вашей компании, в случае отстаивания своих интересов в суде. Вот мой личный пример из жизни.

После того, как поставщик предоставил нашей компании товары ненадлежащего качества, мы написали заявление в арбитражный суд. Но в процессе формирования пакета документов выяснилось, что у нас нет подлинника акта приемки-передачи товаров, а в копии была допущена ошибка.

Чтобы одержать победу в суде, нам нужен был этот документ. На его восстановление понадобилось потратить немало времени и переживаний. Если бы изначально документооборот в организации был в порядке, то таких издержек удалось бы избежать.

Эффективная организация документооборота на предприятии: принципы и правила

Чтобы документооборот в организации осуществлялся оперативно и без лишних энергозатрат, он должен проходить в соответствии с некоторыми правилами/принципами. К принципам организации документооборота можно отнести:

уменьшение уровня, на котором заверяются документы;

создание правил перемещения документов, объединённых по определённым признакам;

конкретные инструкции с описанием задачи, лиц её выполняющих, сроков, данных на реализацию;

минимизацию отделов, через которые перемещается документ, ликвидацию возвращения бумаг в те отделы, в которых они уже были, только если это не связанно с деловыми требованиями;

ликвидацию нецелесообразных согласований, это должно происходить одновременно на разных уровнях, тогда организация документооборота на предприятии станет эффективной;

заблаговременную сортировку документов(предназначенных для руководителя, направленных заместителям, разработанных для конкретных отделов). Этим занимаются помощники руководителя или секретарь – референт;

внесение документов в базу один раз (все документы должны регистрировать только единожды: полученные – при поступлении, отправленные и внутренние – при написании);

обработку всех документов в службе документационного обеспечения управления.

Оптимальный документооборот в организации возможен при условиях, описанных ниже:

Чёткая постановка временных рамок при написании и рассмотрении документов, которые прописываются в соотношении с задачами производственного маркетинга;

Применение единой системы кодировки документов, группировки в соответствии с классами, а также общих принципов их исправлений;

Определение документации с точки зрения работы с информацией и материально – технической базы.

Основными правилами организации документооборота являются:

Единые принципы движения и обработки главных видов бумаг;

Минимизация отделов, по которым передвигается документ, исключить повторные перемещения;

Сокращение времени на прохождение документом всего цикла пути.

Используя на практике данные предписания, появляется возможность воплотить главный принцип службы делопроизводства в области организации – сообща заниматься однородными процессами в сфере технологии. Бумажные и/или электронные документы должны соответствовать общим правилам предоставления информации.

• Командообразование как способ идеального управления персоналом

Как осуществляется общая организация документооборота на предприятии

Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Документопоток полученных документов включает:

• претензии и обращения граждан;
• бумаги, пришедшие от различных компаний рамках осуществления совместных задач;
• документы из гос. организаций, наделённых властью, а также из тех, что стоят выше по должностной лестнице;
• бумаги из нижестоящих ведомств, касающиеся запросов, учётов и отчётов.

При получении документов общая организация документооборота компании основывается на действиях:

• направление ответа;
• изучение руководителями;
• внесение в базу;
• ознакомление и сортировка;
• начальная обработка;
• приём документов;
• реализация решений, принятых должностным лицом.

Чётко виден порядок организации документооборота. При составлении ответа, вместе с документом следует прикреплять материалы,исходя из которых он создавался. Такой шаг позволит исключить общение с исполнителем и сделает работу руководителя более эффективной. Подшивку всех материалов и документа делает канцелярский работник или секретарь – референт на самом заключительном этапе. Таким образом, организация документооборота учреждения дарит целый ряд преимуществ.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделенийобычнопроисходитвэтот же день, но документы, которые являются срочными, изучаются сразу по приходу. Ведение документооборота в организации происходит с учётом некоторых правил.

После того, как руководитель изучил документы, он пишет о результатах в резолюциях. Где, касаемо какого – либо документа, пишется полный перечень действий для исполнителя. Далее оригинал передаётся тому исполнителю, которого назвали первым, а для остальных делаются копии.

Документы, которые заносятся в базу, и которые нет, помечают штампом, который указывает на факт регистрации, а также записывают время получения и дату.

На этапе начальной обработки документы структурируются по отделам, для которых предназначены. Документы, которые не нужно заносить в базу, готовятся для отправления к адресату, все остальные – добавляют в базу. Документы для отделов раскладываются по названиям, а после попадают к их секретарям. Документы для руководителей направляются к секретарю – референту или в канцелярию.

Как правило, в небольших компаниях начальной обработкой полученных бумаг занимается секретарь – референт или секретарь.

Первоначальная обработка входящей документации нужна для того, чтобы приготовить документы для конечного адресата, а также убедитья в верном адресе доставки и сохранности того, что внутри. Обращается внимание на то, чтобы конверт был не повреждён, затем его открывают и проверяют всё ли в наличии. При отсутствии чего-либо или механических повреждениях, отправитель вводится в курс.

Прием входящей корреспонденции, неважно кто конечный получатель, подвергается обработке в канцелярии или секретарём – референтом.

Предварительное рассмотрение поступивших документов осуществляется для сортировки бумаг, адресованных руководству. Для экономии времени руководителей, эти документы внимательно изучаются до того, как попасть к ним на стол. К руководству должно доходить только 20 % от всех документов, они содержат информацию непосредственно для руководства или требуют его вмешательства.

Первоначально адресат должен получать срочные документы, а все остальные обязаны изучаться в этот же день, когда получены. На всех документах необходимо присутствие ФИО исполнителя, кода структурного подразделения.

Исполнение резолюции производится теми лицами, которые в ней обозначены. Если требуется, то весь процесс осуществления работ в соответствии с документом отображается на другой стороне карточки регистрации. Пока бумага не исполнена, она лежит в рабочей папке того, кто над ней работает.

Прохождение исходящих и внутренних документов

Речь идёт о видах документов, которые подразумевают ответ, таких как инициативные письма, отказы, предложения, пожелания, просьбы, согласие и ряда других.

Передвижение отправленного документа имеет ряд этапов:

• внесение в базу и отправка;
• утверждение;
• согласование, если нужно заверение;
• распечатка и создание проекта.

Заверение и согласование можно осуществить быстрее, если выслать копии заинтересованным людям и компаниям. Затем перенабрать документ с учётом их пожеланий.

Готовый документ передаётся секретарю – референту, который просматривает его на предмет оформления, присутствия вложений и соответствующих материалов, по которым документ писался. Если найдены несоответствия, то документ отдают исполнителю назад. После соблюдения всех правил документ попадает на подписание к руководителю. Если последний делает правку, то документ переделывается.

После подписи документы попадают в базу, а затем уходят в канцелярию или к секретарю для дальнейшей отправки. Здесь их раскладывают по адресам, запечатывают, если нужно объявляют вложенную стоимость, полностью готовят и отдают на почту. При этом все документы отправляются в тот же день, что и получены.

Если говорить о внутренних документах, то можно выделить такие стадии:

• предварительная подготовка;
• корректировка;
• согласование;
• заверение;
• подпись;
• реализация.

У полученных и отправленных документов наблюдается совпадение путей перемещения на стадиях реализации, корректировки и подготовки. Но отдельные виды документов внутри компании нередко пользуются своими путями. Например, распоряжения и приказы попадают в отдел к юристам; к протоколам не нужно делать проект, а документы, адресованные руководителю, направляются непосредственно в его кабинет.

Протоколы и приказы добавляет в базу секретарь или канцелярский работник, делает многочисленные копии, передаёт их во все отделы. Любые внутренние документы (справки, сводки, письма, записки и так далее), вслед за изучением их соответствующим работником, прикрепляются к делам или отправляются в отделы.

Работа с конфиденциальными документами

Если в документах содержится коммерческая и/или служебная тайна, то их называют документами конфиденциального характера.

В больших и средних компаниях такими документами занимается начальник канцелярии, а на маленьких – секретарь – референт.

Чтобы взаимодействие работников с конфиденциальными документами осуществлялось адекватно, необходимо обеспечить следующие три условия:

выдавать под роспись работнику документы данного вида более чем на два рабочих дня;

осуществлять отправку этих документов внутри и вне компании только с согласия руководства;

взаимодействовать с таким документами в специально подготовленном для этого кабинете, в который могут попадать только малое количество служащих.

Конфиденциальные документы вносятся в специальную базу, а также содержатся в специальных помещениях или в закрытых стальных шкафах. Самые нужные документы рекомендуется класть в сейфы и/или защищать сигнализацией и/или охраной.

В конце работы документы конфиденциального содержания просматриваются и отдаются в хранилище. Если по какой – то причине обнаружена пропажа документа, то об этом срочно информируется руководство.

Обязанность руководителей – познакомить работников с законами взаимодействия с документами конфиденциального характера. Новички ставят подпись в «Обязательстве о неразглашении служебной тайны», в соответствии со всеми правилами компании. Происходит информирование об административной, уголовной или другой ответственности в рамках законов РФ.

• Увольнение по собственному желанию: правила и подводные камни

Работа с письмами и обращениями граждан

Данные процессы значительно отличаются от остального делопроизводства и осуществляются отдельно. Секретарь-референт или иной работник, занимающиеся вопросами граждан, должны проводить андеррайтинг этих документов.

На плечах руководителей лежит личная ответственность в сфере работы с письмами и обращениями граждан. В их обязанности входит постоянное усовершенствование этих областей и доскональное их изучение.

Все бумаги, отправленные гражданами, обязаны быть получены, изучены, добавлены в базу в тот же день, что и пришли.

Если гражданин пришёл непосредственно на приём, то вся информация от него (устная и письменная) заносится в базу.

После того, как документы были добавлены в базу, они попадают к руководителю. В соответствии с законом и всех изложенных обстоятельств, руководитель выносит решение. Если решение отрицательное, то оно обосновывается ссылкой на законодательный акт или иной документ, а также в нём описываются причины отказа. Отрицательное решение обязательно составляется в письменном виде.

Руководство обязано отвечать гражданам как можно быстрее, но в зависимости от сложности задаваемых вопросов. Этот процесс обязателен для контроля, вся ответственность за него на руководителях.

Обычно жалобы и заявления, в рамках которых не требуется рассматривать дополнительные моменты, решаются за две недели после получения. В случае дополнительного изучения обстоятельств, возможно увеличение периода на решение, но не более чем на тридцать дней со дня получения.

Обратившейся гражданин информируется по поводу решения его вопроса в соответствии со всеми обстоятельствами и законами РФ. Если данная компания не компетентна дать ответ заявителю, то обязана в течение пяти дней вернуть отправителю (с указанием куда обратиться) или передать в компетентную организацию.

Правильность оформления документов доверяю людям

Игорь Тарасов, ген. директор и владелец ООО «Алтика», Казань

Лично у меня документами и поступлением их в нужное время занимаются бухгалтер, менеджеры и ком.директор. Всем нашим партнёрам и клиентам мы демонстрируем свой договор, составленный юристами и опирающийся на судебную практику. На моей памяти не было случаев, в которых мы бы не нашли компромисс. Поэтому обычно наш документ подписывают без проблем, либо мы вместе вносим какие-то правки и переходим квзаимовыгодному сотрудничеству.

В связи с тем фактом, что мы работаем по всем регионам РФ, бывают ситуации, когда проблематично получить назад счет – фактуры и накладные. Чтобы их стало намного меньше, стали производить расчёт с транспортными компаниями только после того, как они предоставляют нам счёт – фактуры и накладные с пометкой, что покупатель товар получил.

Я проверяю документы редко, только в случаях острой необходимости. В середине каждого месяца наш бухгалтер сверяет документы, полученные от клиентов, с документами переданного им товара. Когда чего – то не достаёт, он общается с менеджером, который работал в данном случае.

Схема документооборота в организации: маршруты движения

Чтобы сделать маршруты движения для всех документов максимально эффективными, создаются специальные схемы. Они представляют собой незаменимое приложение, которое входит в инструкцию по документационному обеспечению управления.

Естьтри основные формы организации работы с документами:

• смешанная;
• централизованная;
• децентрализованная.

Смешанная форма применяется в огромных компаниях, где запутанная структура и внушительный документооборот в организации. Централизованная форма используется на маленьких предприятиях, где документооборот в организации соответствующий. А децентрализованная форма актуальна для компаний, где весь список действий осуществляется в структурных подразделениях.

Главное – чётко понимать, что вы хотите от ЭДО

Михаил Егоров , руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва

Достижение результата почти всегда опирается на верно обозначенные требования. У нас работал финансовый директор – настоящий профессионал, всегда был в курсе всех тонкостей работы с системой документооборота в организации.

Так он требовал понятно и лаконично, а отдел IT успешно воплощал его требования. Маршруты, по которым проходили документы, контролировал сотрудник IT, он осваивал программу и, опираясь на информацию, полученную от финансового департамента, создавал подробные маршруты любого документа.

7 этапов, чтобы грамотно автоматизировать документооборот в организации

Если инициатива в данном вопросе не идёт от руководства, то возможность внедрения ЭДО стремится к нулю. Процесс автоматизации условно состоит из двух частей: непосредственно процесса и отчёта. Чтобы получить отлично функционирующую версию документооборота в организации,директорунужно привлечь к работе менеджеров ответственных за нужные технические процессы.

При автоматизации организации системы документооборота существуют следующие основные этапы.

Этап 1. Что автоматизировать

В первую очередь внедрять ЭДО нужно в бухгалтерию и отдел, занимающийся финансами, так как больше всего различных документов оседают именно в этих местах. Из – за больших объёмов, сотрудники часто не имеют возможности вовремя обрабатывать данные документы, в результате страдают все бизнес - процессы.

Этап 2. Описание бизнес-процессов

Перед внедрением ЭДО внимательно ознакомьтесь с текущими бизнес – процессами всей компании. Чтобы это сделать, нужно чтобы руководители отделов подробно описали пути, которые у них проходят документы, а также рассказали обо всех своих процессах, связанных с бизнесом. После этого рисуется таблица из этих данных, а затем определяется задача и те, кто её решит.

Этап 3. Планирование

Здесь создаётся план, по которому будет осуществляться работа, рассчитывается количество ресурсов, устанавливаются временные рамки и тому подобное. Этим занимается финансовый директор, управляющие отделами, и директор информационного отдела.

Этап 4. Выбор IT-решения

Если мы говорим о больших компаниях или холдингах, то внедрение ЭДО обойдётся дорого и займёт длительное время, даже при автоматизации нескольких процессов.

На маленьких предприятиях, в которых и документооборот соответствующий, для оптимизации документооборота в организации можно ограничиться обычной базой данных (Access, Excel или другой). IT – отдел должен выбрать какой доступ сотрудники будут иметь: внутри локальной базы данных, внутри специально разработанного сайта и так далее.

Самые главные документы лучше хранить в ограниченном доступе. Получается, что в небольших компаниях не нужно тратить много денежных средств, всё дёшево и просто.

Этап 5. Реализация

Всеми процессами, касающимися внедрения, обычно занимается руководитель проекта. От генерального директора требуется определить:

временные рамки,за которые документы преодолевают всю общую систему электронных согласований;

критические точки, где осуществляются конкретные изменения в системе передвижения документов.

Следить за внедрением ген. директору нужно «по отклонениям», а значит пригодятся такие данные:

• число откликов системы на определённый документ;
• данные о задержке документов в какой – то конкретной точке.

В результате эффективность ген. директора увеличивается, а нагрузка на него снижается.

Этап 6. Завершение

В этом месте происходит тестирование системы, нужно внимательно всё ещё раз изучить, дабы увидеть и устранить проблемы, связанные с автоматизацией. Это последний этап, на котором можно избавиться от ошибок в автоматизации.

Этап 7. Контроль использования системы

На этом этапе главная задача – устранить все ошибки, которые были выявлены пользователями в процессе эксплуатации. Программа должна быть популярна среди работников.

Сколько стоит внедрить электронный документооборот в организации

Окончательная цена проекта по внедрению ЭДО в компании может значительно отличаться от первоначальной стоимости. Сюда входят следующие затраты:

• на сопровождение;
• на внедрение;
• на лицензии (ключи).

Не стоит забывать о том, что при обеспечении документооборота организации могут возникнуть незапланированные траты, например, на программное обеспечение, операционную систему, электронику и так далее. Естественно это приведёт к удорожанию места работника.Помните о моменте, касающемся обучения персонала (курсы, конференции, семинары, учебные пособия, обучающие материалы и так далее).

Подведя итоги, отметим, что документооборот в организации – это неотъемлемый инструмент на пути эффективного управления и постановки задач.Чем больше у компании партнёров и клиентов, тем больше у неё документооборот.

При сложной структуре внутри компании, тяжелее осуществлять документооборот в организации. А значит, чтобы произвести андеррайтинг всей системы, учёт документооборота организации, следует изучить все компании и субъекты,с которыми она работает.

Информация об авторе и компании

Владимир Калинин , заместитель председателя правления компании CostManagementGroup, Москва. Компания CostManagementGroup работает на рынке пять лет. Занимается созданием систем управления промышленными предприятиями, инвестиционной деятельностью, разработкой стратегий развития муниципальных образований, оказывает консультационные услуги в области управления промышленными активами. За время работы компания реализовала 11 проектов. Сотрудничает с 12 регионами России. Численность работников - 50 человек, в том числе топ-менеджеры, имеющие 5-8-летний опыт работы на крупных промышленных предприятиях.

Игорь Тарасов, генеральный директор и собственник ООО «Алтика», Казань. ООО «Алтика» создано в 2001 году. Основной вид деятельности - оптовая торговля сырьем для кондитерского и молочного производства: растительными сливками «Соблазн» и молочными продуктами длительного срока хранения. Партнеры предприятия - более 200 производителей кондитерских и молочных продуктов Поволжья, Урала и Сибири. Штат - 23 человека.

Михаил Егоров, руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва. Группа компаний «Русагро» создана в 1995 году. Сегодня этот агропромышленный холдинг развивает три направления: сахарное, масложировое и сельскохозяйственное. В группу компаний входят семь сахарных заводов, четыре элеватора, комбикормовый завод, портовый элеватор, два масложировых комбината и четыре маслоэкстракционных завода в Белгородской, Воронежской, Ростовской, Тамбовской областях и Краснодарском крае.

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела - организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг , начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот - неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

• Входящие . Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
• Исходящие . Они составляются для следующих целей:
  • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
  • в виде запроса для последующего получения ответа.

  Они подготавливаются на основании внутренних документов.

• Внутренние . Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

• Регистрационный номер . Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
• Код по номенклатуре дел . Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
• Источник . Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих - название сторонней организации, отправившей запрос.
• Исполнитель . Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.


Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

• Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
• Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

• список исполнителей, то есть составителей;
• срок исполнения;
• перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

• список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
• срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
• основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

• Первичная обработка . На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
  • обратный адрес есть только на нём;
  • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
  • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
  • на конверте имеются пометки отправителя.

  Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

• Предварительное рассмотрение . На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
• Регистрация . На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
  • внутренняя;
  • входящая;
  • исходящая;
  • конфиденциальная;
  • коммерческая.

  Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

  • для внутренних и коммерческих - порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
  • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
• Рассмотрение руководителем . На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
  • фамилия и должность исполнителя;
  • сроки выполнения.

  Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

• Направление на исполнение . На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
• Контроль выполнения . На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
  • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
  • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
  • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

  Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

• Подшивка . Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
  В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной .

  Он должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
  • может быть представлен в бумажной форме;
  • содержит все обязательные атрибуты;
  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

  Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

  О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

Введение

1. Понятие документооборота

2. Общая структура документационного обеспечения управления

3. Классификация документов

4. Нормативная база делопроизводства

5. Автоматизация документооборота

6. Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»

Заключение

Список использованной литературы

Приложение 1

Введение

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен .Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

1. Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению :

Горизонтальные - связывают организации одного уровня

Вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются :

формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

2. Общая структура документационного обеспечения управления

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1).

Рис.1. Схема документационного обеспечения управления

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Рис. 2. Документооборот на предприятии

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2). В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 3).Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Рис. 3. Схема документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

3. Классификация документов

Существует целый ряд вариантов классификации документов.

По происхождению - Служебные, личные

По срочности - Срочные, несрочные

По гласности - Секретные, сов.секретные, для служебного пользования, несекретные

По форме - Типовые, индивидуальные

По срокам хранения - Временного хранения, долговременного, постоянного

По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние

По типу носителей - Бумажные, электронные

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:

· организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);

Раздел 3. Организация работы с документами

ТЕМА 7: ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Понятие документооборота. Правила его организации.

2. Основные операции по работе с документами.

3. Порядок регистрации документов. Информационно-поисковая система организации.

4. Контроль исполнения документов.

Наряду с документированием управленческой информации, которое мы изучали во втором разделе дисциплины, ещё одной, второй, составной частью ДОУ является организация работы с документами или технологии обработки документированной информации – технологии ДОУ.

Технологии ДОУ – это система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, систематизации и хранения документированной информации на основе единых методических приемов и правил. Основными блоками технологий ДОУ являются организация документооборота и система хранения документированной информации. В данной теме рассматривается организация документооборота; раскрывается значение таких терминов как «документооборот», «документопоток», «информационно-поисковая система», «регистрация» документов, и других, характеризующих процесс проектирования документооборота и основные операции по обработке документов.

Особенности порядка прохождения документов и операции, производимые с ними в федеральных органах исполнительной власти, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами, инструкцией по делопроизводству, создаваемой на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (см. разделы III, IY,Y,YI).

Понятие документооборота. Правила его организации

.Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Документооборот как совокупность технологий по обработке документов имеет определенные параметры. Прежде всего – это масштаб движения документов : документооборот государственного, отраслевого, корпоративного управления, организации как юридического лица, структурного подразделения, отдельного должностного лица. Нормативные и методические документы регулируют в качестве базового объекта документооборот организации.

Порядок движения документов в организации складывается в зависимости от ее структуры, внутреннего распределения работ, формальной и неформальной систем субординационных отношений.

Документооборот может складываться стихийно или быть организован, что является более предпочтительным, так как от скорости движения документов, качества выполнения каждой из технологических операций зависит оперативность и качество принимаемых решений, эффективность управленческой деятельности в целом.

Под организацией (проектированием) документооборота понимают оптимизацию движения документов и всех производимых с ними в процессе этого движения технологических операций. При оптимизации документооборота опираются на его определенные качественные и количественные параметры.

Основным количественным параметром является объём документооборота , который выражается дробным показателем: количество созданных в организации и полученных извне документов/количество изготовленных с них копий (в течение года, квартала). Объем документооборота учитывают при проектировании структуры, количественного состава и обеспечения службы ДОУ необходимыми средствами организационной техники.

К основным качественным параметрам относят состав и содержание, маршруты документов, плотность документооборота, состояние документопотоков.

Состав документов (виды документов) и их содержание рационализируются за счет унификации и стандартизации, что находит свое отражение в таких нормативных документах организации как Альбом и Табель форм документов, о которых мы уже говорили.

Изучение плотности документооборота , т.е. состава и количества документов, обрабатываемых в определенные периоды времени (недели, месяца, квартала, года), позволяет равномерно распределить рабочую нагрузку сотрудников организации.

Маршруты документов рационализируются на основе анализа отдельных операций, прямоточности и времени движения документа, соответствия маршрута документа задачам и функциям структурных подразделений и руководителей организации. Маршрут документа – это путь его движения, включающий все инстанции, в которых осуществляются операции по обработке документов с учетом времени на каждую операцию.

Из всех этих действий складывается рационализация документопотоков, представляющих собой в совокупности документооборот организации.

Документопоток определяется как движение документированной информации в пределах определенной информационной системы в одном направлении из одного источника или в один приемник.

По направлению движения в иерархически организованной системе различают горизонтальные и вертикальные потоки. Горизонтальные потоки документов складываются из движения между инстанциями одного иерархического уровня; вертикальные – (восходящий и нисходящий ) – различных уровней.

По отношению к объекту управления различают входящий (поступающие в организацию документы), исходящий (отправляемые документы) и внутренние потоки (документы, не выходящие в своем движении за пределы организации).

В качестве основных правил рациональной организации документооборота можно выделить следующие:

· регламентация путей (маршрутов) движения документов

· соответствие состава и содержания документов компетенции издающих и обрабатывающих их инстанций

· максимальное сокращение инстанций и времени прохождения по ним каждого документа

· максимальное ограничение возвратных движений документов на маршруте (в частности, за счет передачи учетно-информационных сведений с помощью учетных карточек, электронных и бездокументных сообщений (по телефону) в службу ДОУ)

· максимальное единообразие маршрутов движения основных видов документов

· параллельное выполнение операций.

В целом, главное правило организации документооборота можно сформулировать так: оперативное движение документов по наиболее короткому пути с наименьшими затратами ресурсов (хозяйственно-материальных, технических, трудовых, времени и иных).

Кроме того, в современных организациях должна быть создана единая система оборота документов как на материальных, так и на электронных носителях (движение, обработка, систематизация и хранение документов). На практике часто такая система отсутствует: документооборот разделяется на плохо увязанные между собой бумажную и теле-коммуникационную подсистемы, которые часто, с одной стороны, дублируют друг друга, а с другой, вторая из них может содержать базу несистематизированных и неучтенных данных.

Сокращение документооборота , имеющего постоянную тенденцию к возрастанию, является еще одним из важных направлений его оптимизации. Это обусловлено объективными и субъективными факторами. К объективным относятся: рост объема производства, номенклатуры продукции и услуг, усложнение структуры управленческой деятельности и в связи с этим увеличение количества документируемых операций и т.п. Среди субъективных факторов следует назвать следующие: некомпетентность управленческого персонала, нечеткое распределение полномочий и избегание личной ответственности за принимаемые решения, отсутствие регламентации документообразования и схем движения документов.

Итак, организация работы с документами представляет собой, прежде всего, работу по проектированию (рационализации) документооборота организации, состоящего из совокупности определенных документопотоков. Документы, образующие состав каждого из документопотоков, должны иметь достаточно стабильный маршрут движения, определяемый их видом и содержанием и отражающий структуру организации, соответствующие функции структурных подразделений, отдельных исполнителей, руководителей, а также принятые в организации технологии работы с документами.

Рассмотрим из каких операций складывается в каждом из документопотоков обработка документированной информации.

Ведение делопроизводства в организации подразумевает не только издание документов, но и их правильное оформление. Именно от правильности оформления зависит, будет ли данный документ иметь юридическую силу или нет. Именно поэтому так важно организовать правильное ведение документооборота в организации. Давайте рассмотрим подробнее, как сделать документооборот в организации правильным, а главное, эффективным.

В данной статье мы рассмотрим:

• требования к ведению документооборота;
• основные правила ведения документооборота;
• возможные нарушения при ведении документооборота.

Каждый руководитель организации стремится к тому, чтобы вся работа с документами осуществлялась на максимально высоком уровне. К сожалению, это невозможно, если сотрудники компании, осуществляющие оформление документов, не знают основ ведения документооборота. Поэтому давайте разберем, что такое документооборот и как его организовать.

Требования к ведению документооборота

Для начала давайте разберемся в понятиях. Документооборотом в организации можно назвать все стадии «жизни» деловой бумаги: от ее оформления и до отправления в архив. Также из самого названия процесса понятно, что подразумевается движение документа. То есть документооборот включает в себя все перемещения документа (не только внутри организации). Соответственно, ведение документооборота должно заключаться в создании слаженной работы с документами на всех этапах и во всех подразделениях организации.

Требования к ведению документооборота регламентируют всю работу с документацией. К ним можно отнести как требования по оформлению документов, так и требования к процессам ознакомления, хранения и уничтожения. Совокупность всех требований, предъявляемых в работе с документами, представляет собой основы документооборота. К примеру, единые требования к оформлению документов во всех подразделениях организации будет являться начальным этапом в построении правильного документооборота. Ведь именно на этапе оформления простая бумажка приобретает юридическую силу и становится документом, чтобы стать основой для решений, приказов, резолюций и прочих изменений в компании. Поэтому так важно не допускать на этом этапе ошибок, иначе уже с этого момента можно считать ведение документооборота неправильным.

Квалифицированное ведение документооборота в организации предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Данная задача заметно упрощается, если организация внедряет систему электронного документооборота. При этом в первую очередь необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации.

Следует отметить, что юридическая сила любого документа обеспечивается наличием всех необходимых реквизитов. Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все, описанные в ГОСТ Р 6.30-2003.

Например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не приводится реквизит «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен и другими, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Однако документ может содержать целый ряд дополнительных реквизитов, которые для отдельных видов документов могут становиться обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Правила ведения документооборота

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга­низации. Организация документооборота включает все опера­ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению, хранению и отправке документов.

Негласным правилом ведения документооборота в организации является уменьшение временных затрат на обращение документа среди сотрудников. То есть с момента создания и до момента завершения задачи, по которой создан данный документ, должно пройти как можно меньше времени. К примеру, если в компании разработана новая номенклатура дел, то ее согласование, утверждение и введение должны осуществляться максимально быстро. Эффективность документооборота в данном случае можно оценить по времени, которое прошло с момента издания новой номенклатуры дел и до ее применения во всех подразделениях организации.

Кроме того, при организа­ции движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (путь документа должен быть максимально коротким – из пункта А в пункт Б без каких-либо лишних инстанций, которые лишь тормозят оборот);
• исключение возвратных движений документов (подразумевает отсутствие возможных ошибок, из-за которых документ не смогут визировать, подписать, ввести в действие и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Данные правила ведения документооборота помогут создать в организации правильное движение (циркуляцию) документов без необоснованных задержек на чьем-нибудь столе.

Более того, соблюдение этих правил позволяет значительно улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

• прямоточности направления потоков документов, исключе­ния дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорцио­нальной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Нарушения при ведении документооборота

Нарушения при ведении документооборота могут возникнуть как на этапе оформления документов, так и при непосредственном движении документа. Чтобы исключить количество возможных ошибок, необходимо заранее позаботиться о создании и утверждении инструкций, которые будут регламентировать все процессы, осуществляемые с документами. Лучше всего, когда в организации есть служба ДОУ, которая занимается организацией и ведением документооборота, а также работает над выявлением и исключением возможных ошибок.

Правильная организация и ведение документооборота позволяют создать в компании циркуляцию документов, которая осуществляется в своем ритме и по отлаженной схеме. Как правило, чем больше организация, тем больше и количество документов, а значит, возрастают и требования к ведению документооборота. Избежать большинства ошибок можно путем внедрения систем электронного документооборота. Однако следует учитывать, что данная мера эффективна в больших организациях. В маленьких компаниях же электронный документооборот будет скорее тормозить процесс обращения документов. Поэтому следует изначально задуматься о необходимости такого внедрения и о последствиях, которые оно принесет.

Главная » Административное право » Документооборот и порядок его организации. Основные правила организации документооборота в учреждении